Dans son article Onboarding New Employees : Maximiser le succèsl'auteur Tayla Bauer a identifié quatre niveaux distincts d'intégration (les quatre C) :
La mesure dans laquelle chaque organisation tire parti des quatre C de l'intégration détermine l'efficacité de sa stratégie globale d'intégration. Plus votre stratégie d'intégration est efficace, plus le taux de rotation du personnel est faible et plus la productivité est élevée.
Mais il y a un hic : il est difficile de s'assurer que les quatre "C" sont bien utilisés.
Les enjeux étant importants, vous avez besoin d'une personne suffisamment compétente pour faire le travail - quelqu'un qui comprend l'état d'esprit de vos employés, qui sait comment les mettre à l'aise et qui peut exécuter toutes les tâches nécessaires à une intégration réussie.
Cette personne est un responsable de l'intégration des ressources humaines.
Comment cette personne peut-elle aider votre équipe ? Voyons cela de plus près.
Le responsable de l'intégration, également appelé spécialiste de l'intégration, est chargé d'organiser, de rationaliser et de superviser l'intégration des employés au sein d'une organisation.
Leur rôle principal est de faire en sorte que les nouveaux employés se sentent à l'aise dans l'entreprise, en les faisant passer du statut de débutant à celui de membre apprécié de la famille.
Cet article se concentre sur la description du poste et le rôle du spécialiste de l'intégration des employés. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment votre entreprise peut tirer profit de l'embauche d'un responsable de l'intégration des nouveaux arrivants.
(Et si vous souhaitez connaître les différences avec les spécialistes de l'accueil des clients, rendez-vous à la fin de cet article).
Le responsable de l'intégration des ressources humaines est entièrement responsable de l'intégration des employés, de la supervision des nouveaux employés et de la montée en puissance aussi rapide et efficace que possible pour donner de l'élan aux objectifs de l'entreprise.
Chez Zavvy, nous pensons que tout processus d'intégration digne de ce nom comporte au moins deux étapes : la préparation et l 'intégration.
Preboarding consiste à envoyer des dossiers de bienvenue et à organiser une réunion virtuelle pour familiariser les nouveaux employés avec leurs supérieurs. Ils doivent également avoir accès aux informations et aux systèmes de compte importants afin de rendre leur premier jour facile et moins stressant.
Le processus d'intégration peut durer plus de trois mois. Il s'agit de mesurer les performances des employés par rapport à des échéances spécifiques(le plan d'intégration 30-60-90 jours), à savoir le premier jour, la première semaine, les 30 premiers jours, les 60 premiers jours et les 90 premiers jours, afin de les rendre pleinement productifs plus rapidement.
Le responsable de l'onboarding assume l'entière responsabilité de preboarding et de l'onboarding.
En supervisant les procédures avant et après l'embauche de nouveaux employés, le responsable de l'intégration planifie la formation des nouveaux employés, élabore les politiques de l'entreprise et les documents d'emploi, et aide les nouveaux employés à s'adapter à l'environnement de travail. Tout en se conformant à la législation du travail en vigueur.
Voici la description du poste type d'un spécialiste de l'accueil des nouveaux arrivants :
La liste ci-dessus n'est pas exhaustive et couvre les responsabilités les plus importantes d'un spécialiste de l'intégration. Vous pouvez toujours modifier la description du poste pour l'adapter aux besoins de votre entreprise.
L'intégration est sans doute l'activité organisationnelle la plus cruciale, car elle détermine la productivité future des nouveaux employés. Elle permet de s'assurer que le nouvel employé n'est pas un employé mal formé qui freine la croissance de l'entreprise - ou pire, qui la paralyse.
L'embauche d'un responsable de l'intégration permet à vos nouveaux employés d'acquérir les compétences dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs tâches et de s'assurer que leurs performances sont conformes aux attentes de l'entreprise.
Bien que tout cela semble excellent, vous vous demandez probablement si le fait d'avoir un responsable de l'intégration à long terme en vaut la peine pour votre équipe. Pour vous aider à répondre à cette question, nous avons examiné quelques situations dans lesquelles il est judicieux d'avoir un responsable de l'intégration des nouveaux arrivants.
Le remplacement d'un employé coûte cher.
Selon la SHRM, le remplacement d'un employé coûte en moyenne à l'entreprise 6 à 9 mois de salaire. Ainsi, si votre employé gagne 80 000 dollars par an, attendez-vous à payer entre 50 000 et 65 000 dollars en frais de recrutement et de formation pour le remplacer.
S'il est normal qu'il y ait un certain roulement, votre objectif principal devrait être de maximiser la valeur de la durée de vie de vos employés.
Des études suggèrent que vous pouvez améliorer le taux de rétention des nouveaux employés de 82 % en mettant en place un programme d'intégration solide.
En recrutant un responsable de l'intégration, vous pouvez donner à vos nouveaux employés un bon départ dans votre entreprise et disposer d'une personne pour réfléchir à des stratégies efficaces de fidélisation des employés. En outre, il peut accueillir chaleureusement les nouveaux employés afin de renforcer leur enthousiasme et d'assurer une transition en douceur d'un candidat à un nouvel employé, puis à un employé pleinement productif et à long terme.
Si vous prévoyez d'embaucher prochainement un grand nombre de personnes, vous avez tout intérêt à vous entourer d'un responsable de l'intégration des nouveaux arrivants. En fait, il se peut qu'il n'y ait pas d'autre solution.
Lorsque votre équipe de recrutement s'agrandit, c'est le signe que vous devez commencer à vous interroger sur la manière de recruter ces personnes.
Dans les startups à croissance rapide, la fonction principale des RH est le recrutement. C'est donc là que tous les regards se tournent.
Mais que se passe-t-il une fois que ces personnes commencent à travailler ? Nous recommandons clairement d'engager une personne dédiée à la mise en place de processus d'intégration décents avant que les choses ne deviennent trop compliquées.
Un responsable de l'intégration peut vous aider à améliorer l'expérience des employés et à aider les nouvelles recrues à atteindre une productivité maximale plus rapidement. En retour, cela garantira que le projet qui vous a obligé à embaucher en masse sera exécuté et achevé à temps, ce qui conduira votre entreprise vers la croissance.
En outre, le responsable de l'intégration a un intérêt direct dans les performances des employés et, sous sa direction, les nouveaux employés peuvent aligner leurs performances sur les attentes de l'organisation.
L'engagement des salariés dans votre entreprise est l'élément qui change le plus la donne, car il permet d'obtenir des résultats étonnants tels qu'une productivité et une rentabilité accrues, ainsi qu'une diminution du taux de rotation et de l'absentéisme.
Le seul problème ? Seuls 20 % des employés dans le monde sont engagés au travail.
Heureusement, un responsable de l'intégration peut concevoir un fantastique programme d'intégration des employés qui contribue à renforcer leur engagement dès le premier jour. Il peut inclure des activités telles que la découverte intéressante de l'entreprise (par exemple, un déjeuner avec un responsable ou le PDG), la mise en relation avec un buddy ou un mentor, l'écoute et la mise en œuvre de leurs commentaires qui permettent aux nouveaux employés de se sentir plus proches de votre organisation et de sa mission, de sa vision et de ses valeurs.
Les nouveaux employés peuvent mettre plus d'un an à être pleinement productifs, ce qui est tout à fait compréhensible. Ils doivent comprendre un tout nouvel environnement de travail, nouer des relations pour former des équipes interfonctionnelles et atteindre leurs objectifs personnels.
Un spécialiste de l'intégration peut accélérer l'ensemble du processus, en réduisant le temps nécessaire à l'acquisition des compétences et en améliorant la productivité de plus de 70 %. Sous sa direction, les nouveaux embauchés s'acclimateront à la culture de l'entreprise et pourront établir de meilleures relations avec les employés dès le départ.
De plus, un spécialiste de l'intégration n'est pas seulement utile lorsque vous intégrez de nouveaux employés dans votre organisation - il peut également aider les employés existants à améliorer leur productivité.
Comment ? Un responsable de l'intégration s'acquitte de nombreuses responsabilités, notamment la fixation d'objectifs, la programmation de contrôles fréquents et la supervision du développement des employés, afin de les informer de ce que l'on attend d'eux et de leur situation. Il donne également des conseils aux employés pour les aider à s'améliorer et à devenir meilleurs dans leur travail. Certaines entreprises commencent par des fonctions hybrides qui combinent l'intégration et le développement du personnel.
Le recrutement d'un responsable de l'intégration est une affaire sérieuse. Vous voulez quelqu'un qui fasse le travail, qui soit détaillé, qui aime planifier et qui ait une approche empathique à l'égard des employés, entre autres choses.
Nous avons dressé ci-dessous une liste de sept qualités qui peuvent vous aider à trouver un responsable de l'intégration qui soit un véritable atout pour votre entreprise.
Lorsque vous recrutez des employés, votre futur responsable de l'intégration doit bien connaître les RH et les réglementations applicables à votre entreprise ( compliance ). C'est pourquoi vous aurez tout intérêt à faire appel à une personne expérimentée, capable de comprendre les règles applicables et de se tenir au courant des nouvelles réglementations afin d'actualiser vos processus au fil du temps.
Si vous disposez déjà d'une solide équipe de RH, vous pouvez travailler avec un responsable de l'intégration moins expérimenté, à condition qu'il connaisse les tâches essentielles à accomplir lors de l'embauche de nouveaux employés.
On n'insistera jamais assez sur l'importance d'excellentes compétences en communication écrite et orale pour un responsable de l'intégration. Pensez-y : quel est l'intérêt d'avoir un responsable de l'intégration s'il ne peut pas communiquer efficacement avec vos nouveaux employés ?
Exactement.
Vous avez besoin d'une personne possédant de solides compétences en communication verbale, car les sessions de formation des employés et les processus d'initiation reposent en grande partie sur une communication verbale efficace. En revanche, les compétences rédactionnelles sont essentielles pour communiquer succinctement les valeurs, les politiques et les procédures de l'entreprise dans les documents officiels.
Un bon responsable de l'intégration doit trouver le juste équilibre entre l'empathie et le respect du processus.
S'ils ne font pas preuve de suffisamment d'empathie, ils risquent de créer un processus trop efficace qui ne tient pas compte des craintes et des doutes des employés, typiques des personnes qui débutent dans une nouvelle fonction. Les nouvelles recrues risquent alors de patauger et de prendre plus de temps à s'intégrer.
En même temps, si le candidat n'est pas axé sur les processus, l'expérience d'intégration ne sera pas uniforme pour tous les employés. Certains employés auront une excellente expérience, d'autres non. Et lorsque le processus d'intégration doit être repris à zéro à chaque fois, la productivité globale de l'ensemble du personnel s'en ressent.
Mais si vous faites appel à un responsable de l'intégration capable de trouver le bon équilibre entre empathie et processus, vous obtiendrez sans doute plus rapidement de meilleurs résultats pour votre entreprise.
Une fois que l'onboarding a été conçu et mis en œuvre, il s'agit de l'optimiser.
Le responsable de l'intégration passera la majeure partie de son temps à prendre des nouvelles des cohortes précédentes, à les rappeler, à maintenir le programme d'intégration et à s'occuper des nouveaux employés. Ces tâches peuvent devenir répétitives si vous ne disposez pas d'un outil intelligent pour leur faciliter la vie.
Vous avez besoin d'un spécialiste capable de mettre en place un processus d'intégration solide, oui. Mais vous voulez aussi quelqu'un qui soit capable d'effectuer de petites itérations dans le programme et de maintenir le programme à long terme pour garantir des résultats toujours satisfaisants.
La seule exception à cette règle concerne les entreprises en hypercroissance, où chaque processus doit être entièrement revu après 6 à 12 mois pour s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise. Dans ce cas, vous devez trouver un responsable de l'onboarding motivé pour réinventer le processus d'onboarding et repartir régulièrement de zéro.
En règle générale, chaque responsable de service et chaque dirigeant a une opinion bien arrêtée sur l'intégration des nouveaux employés. Certains pensent qu'ils n'ont pas besoin d'être impliqués ; d'autres ont des processus étroitement structurés qui submergent, voire effraient, les nouveaux employés.
Un responsable de l'intégration doit être en mesure d'obtenir le retour d'information de chaque membre de l'équipe, puis d'établir un alignement autour d'un processus unique.
Vous trouverez des candidats qui ont les compétences et la persévérance nécessaires pour travailler en équipe, mais beaucoup ne le feront pas. Le mieux est de rechercher des personnes qui ont mené à bien des projets similaires dans le passé. Il peut s'agir de n'importe quel projet, tant qu'il s'agit de gérer plusieurs équipes ayant des points de vue différents pour parvenir à une solution idéale.
Si vous trouvez un responsable de l'intégration qui a pris en charge des projets similaires dans le passé, il y a de bonnes chances qu'il puisse mettre en place un processus d'intégration réussi qui réponde aux exigences de chaque département et que l'ensemble du personnel suivra.
L'élaboration et le maintien du processus d'intégration dans l'ensemble de l'entreprise constituent la partie la plus importante du travail d'un responsable de l'intégration. Le processus d'intégration a un impact significatif sur chaque département de l'entreprise, où le spécialiste aide à établir les valeurs de l'entreprise et supervise l'intégration rapide et efficace des nouveaux employés.
En outre, le spécialiste effectue de nombreuses autres tâches détaillées :
Toutes ces tâches ont un impact important, c'est pourquoi le responsable de l'onboarding n'a pas une marge d'erreur illimitée, surtout lorsqu'il s'agit de faire une bonne première impression aux nouveaux employés pour les garder plus longtemps dans l'entreprise.
Dans le monde hautement dynamique et technologique dans lequel nous vivons aujourd'hui, les méthodes et les principes d'intégration évoluent pour refléter les changements technologiques.
Dans cette optique, vous avez besoin d'un gestionnaire d'intégration capable de s'adapter rapidement au changement, c'est-à-dire de veiller à ce que vos nouveaux employés reçoivent une formation adéquate, indépendamment des changements technologiques et même pendant les périodes d'incertitude économique et politique. Le candidat doit également aider vos "anciens" employés à utiliser efficacement les nouvelles ressources disponibles.
Si vous souhaitez développer une culture florissante de l'apprentissage et de l'excellence, vous ne pouvez pas faire de compromis en matière d'intégration. Un bon gestionnaire d'intégration, de préférence un gestionnaire qui répond aux critères susmentionnés, peut s'assurer que chaque nouvel employé vit une expérience d'intégration soignée et uniforme, ce qui vous permettra d'avoir des employés très engagés et loyaux.
Le salaire d'un responsable de l'intégration varie en fonction de son expérience, de son expertise, du type d'entreprise et du secteur d'activité. Mais pour vous donner une idée, le salaire moyen d'un spécialiste de l'intégration aux États-Unis est de 43 875 dollars par an, ce qui correspond à 22,50 dollars de l'heure.
Les postes de débutants commencent à 35 100 dollars par an, tandis que les gestionnaires plus expérimentés gagnent jusqu'à 63 132 dollars par an.
Le salaire moyen d'un responsable de l'intégration est de 30 225 £ par an, soit 15,50 £ de l'heure au Royaume-Uni. Les postes de débutant commencent à 23 000 £ par an, tandis que les travailleurs plus expérimentés peuvent gagner jusqu'à 50 000 £ par an.
Comme toujours, les salaires dépendent de la taille de l'employé et varient d'un endroit à l'autre. En général, la rémunération devrait être proche de celle des autres fonctions de People Ops, en particulier L&D.
L'embauche d'un responsable de l'intégration des nouveaux employés peut améliorer considérablement l'expérience des employés, ce qui, à son tour, améliorera leurs performances et réduira le taux de rotation du personnel. Grâce à son expérience et à son expertise, le spécialiste peut concevoir un processus d'intégration fantastique qui aide les nouveaux employés à s'engager et à s'acclimater à la culture de l'entreprise et qui les familiarise avec les attentes de l'entreprise afin d'augmenter la productivité plus rapidement.
Vous voulez aider votre responsable de l'onboarding à devenir encore plus efficace ? Avec Zavvy, votre spécialiste de l'intégration peut automatiser les tâches manuelles répétitives des RH qui font partie de sa description de poste, ce qui lui permettra de consacrer son temps précieux à offrir une expérience d'intégration inégalée.
Qu'il s'agisse d'envoyer des courriels de bienvenue aux nouveaux employés, de les inviter à tisser des liens avec les employés actuels ou de planifier des réunions de suivi, Zavvy leur permet de tout faire pour favoriser le rendement, la culture et le bien-être des employés.
Nous avons déjà établi des partenariats avec des entreprises en pleine croissance. Voici quelques exemples de succès dont nous sommes fiers :
Donnez à votre responsable de l'onboarding les moyens d'agir grâce à une plateforme d'employee enablement de classe mondiale telle que Zavvy. Inscrivez-vous pour une démonstration en direct dès maintenant.
Dans toute entreprise, un spécialiste de l'onboarding doit suivre deux voies : l'onboarding des employés et l'onboarding des clients. Malheureusement, bien que ces deux termes se ressemblent, ils sont très différents.
Un spécialiste de l'intégration des employés fait partie du service des ressources humaines qui aide les nouveaux employés à faire leur travail correctement. Il permet aux nouveaux employés de s'adapter à la culture de l'entreprise, de comprendre ses outils et ses systèmes et d'être productifs le plus rapidement possible.
L'autre aspect du travail consiste à s'occuper des procédures techniques. Le spécialiste de l'intégration est également chargé de classer les documents d'embauche et de communiquer les politiques de l'entreprise aux nouveaux employés.
D'autre part, un spécialiste de l'intégration des clients se concentre sur l'intégration efficace et guide les nouveaux utilisateurs ou clients pour qu'ils obtiennent leur premier succès avec le produit ou le service de l'entreprise.
Les clients s'adressent à vos concurrents lorsqu'ils :
Grâce aux efforts d'un spécialiste de l'intégration des clients, ces problèmes sont réduits au minimum. En conséquence, les clients démarrent en douceur dans l'entreprise, où ils apprennent à utiliser le produit ou les services de manière simple et efficace, ce qui les rend moins susceptibles de se désabonner.
Pour mettre les choses en perspective, le responsable de l'intégration qui aide l'employé à s'intégrer dans l'entreprise en tant que nouveau venu est le spécialiste de l'intégration de l'employé, et le responsable qui accompagne le client de l'inscription initiale à la première réussite est le spécialiste de l'intégration du client.
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