Comment rédiger un message de bienvenue à un nouvel employé pour partir du bon pied ?

Il a été prouvé à maintes reprises que l'expérience d'intégration d'un employé le prépare à réussir dans ses fonctions.

Il peut être l'ingrédient secret qui 

• les maintient plus longtemps dans l'organisation...
• ...produire un travail de meilleure qualité.

L'un des premiers points de contact d'une expérience d'intégration de qualité est le message de bienvenue - un élément de communication qui donne le ton de la relation de l'employé avec l'entreprise.

Quelques mots aimables et enthousiastes peuvent avoir une grande influence sur la manière dont quelqu'un commence son travail. Le message d'accueil d'un nouvel employé est bien trop important pour être rédigé au hasard ; il doit être motivé.

Un bon message de bienvenue devrait être 

• accueillant
• informatif,
• réfléchi
• utile

Mais comment l'élaborer ?

Comment rédiger et transmettre votre message de manière à ce que la relation avec le nouvel employé parte du bon pied ?

Nous vous présenterons des exemples de certains des meilleurs messages de bienvenue dont nous pouvons tous nous inspirer. Nous expliquerons également pourquoi ils sont si efficaces pour donner à quelqu'un la confiance, l'encouragement et la motivation nécessaires pour démarrer sur les chapeaux de roue.

❗️ Pourquoi les messages destinés aux nouveaux employés sont-ils importants ?

Le message d'un employé est la première interaction réelle qu'il a avec votre entreprise.

L'entretien est leur expérience en tant que candidats, mais une fois qu'ils ont obtenu le poste, vous devez changer la façon dont vous interagissez avec eux et montrer qu'ils font désormais partie de votre équipe.

1. Elle donne le ton de leur relation avec l'entreprise - s'ils ne se sentent pas les bienvenus, cela peut compromettre leur capacité à s'intégrer dans le poste.
2. Il leur permet de démarrer de manière positive une nouvelle partie de leur carrière en leur apportant un soutien émotionnel pour ce changement de vie.
3. Il ouvre un nouveau chapitre pour eux, leur permettant de faire le premier pas pour rompre avec leur ancien emploi.
4. Elle les prépare à votre entreprise. Même si une personne est techniquement apte à occuper le poste, vous devrez toujours la former à la culture, à la perspective et au fonctionnement de votre entreprise.
5. Il leur donne un aperçu de votre culture et de l'ambiance à laquelle ils peuvent s'attendre en tant qu'employés.
6. Il vous permet de réitérer vos valeurs fondamentales afin que les personnes concernées sachent à quoi elles s'apprêtent à participer.
7. Cela les enthousiasme pour le travail qu'ils vont accomplir et les prépare à contribuer à la réalisation de votre mission.
8. Il leur permet de se familiariser avec l'entreprise et son fonctionnement.
9. Cela permet d'obtenir un employé plus engagé dès le départ.
10. Il répond aux questions qu'un nouvel employé se posera immédiatement dans les premières heures et les premiers jours, le préparant ainsi à la réussite.
11. C'est essentiel dans un monde à distance. De nombreuses fonctions devenant entièrement virtuelles, les employés ne rencontreront pas leur nouvelle équipe en personne dès le début.

🕐 Quand envoyer le premier message

Avant de commencer à rédiger votre message, vous devez répondre à une question importante : 

Quand l'envoyez-vous à l'employé ?

Cela détermine ce que vous devrez dire et le nombre de messages que vous enverrez (nous y reviendrons plus tard).

Comment cela se fait-il ?

Nous allons vous montrer.

Dès l'embauche

Même si l'emploi ne commence que dans quelques semaines ou quelques mois, le fait d'envoyer le message à ce moment-là permettra à l'employé de s'attacher à vous et de commencer à établir une relation.

En outre, plus vous engagez rapidement les nouveaux employés, moins ils seront enclins à chercher d'autres solutions avant même d'avoir commencé à travailler.

L'inconvénient est que vous devrez leur envoyer plus de messages à l'approche de leur date de début.

Une semaine avant le début des cours

Avant qu'il ne prenne ses fonctions, vous pouvez lui envoyer un message de bienvenue pour susciter l'enthousiasme et lui faire savoir que l'équipe est impatiente de l'accueillir.

Ce point est absolument crucial, car c'est la seule communication qui aide les gens à comprendre à quoi s'attendre le premier jour, quand commencer, etc.

Cela vous donne le temps d'échelonner plusieurs messages, mais d'un autre côté, cela peut aussi être accablant pour eux lorsqu'ils règlent les derniers détails de leur ancien emploi.

De même, si votre message contient des informations sensibles sur l'entreprise, il est préférable d'attendre qu'ils commencent.

Le premier jour

C'est une façon d'intégrer les nouveaux employés dès leur entrée en fonction.

Cela leur permet de s 'engager plus mentalement dans l'intégration, car ils ne sont pas confrontés à leur ancien rôle.

Cela signifie également que vous pouvez tout faire passer par les canaux de communication internes de l'entreprise.

🧠 L'état d'esprit qui sous-tend le message

Mettez-vous à la place du nouvel employé

Lorsqu'un nouvel employé rejoint votre organisation, il entre dans un territoire inconnu à bien des égards.

Ils sont anxieux à l'idée de faire bonne impression, de prouver qu'ils ont été embauchés à bon escient et sont nerveux à l'idée de faire un saut dans quelque chose de complètement différent.

Même si le poste pour lequel vous venez de l'embaucher est le même que celui qu'il occupait précédemment, votre entreprise, vos systèmes et votre culture sont autant d'éléments qu'il devra apprendre.

Ils ne savent pas 

• les personnes avec lesquelles ils travailleront
• s' ils s'entendent bien avec leurs nouveaux collègues
• la facilité avec laquelle ils peuvent apprendre le rôle,
• et s'ils réussiront dans leur travail.

Tout cela s'accompagne de beaucoup de pression et de doutes.

Un message de bienvenue ne répondra peut-être pas à toutes ces questions, mais il peut certainement les aider à se sentir mieux accueillis et moins seuls dans cette expérience.

Définir votre objectif

Pour rédiger un message de bienvenue convaincant à l'intention d'un nouvel employé, il est essentiel de définir un objectif et une intention clairs et de réfléchir en profondeur au sentiment que vous souhaitez que les nouveaux employés ressentent à la fin de la lecture du message.

Cela doit correspondre à vos valeurs fondamentales et à ce qui vous tient à cœur en tant qu'organisation.

Réfléchissez à trois objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre message.

Vous voulez peut-être 

• les inspirer
• refléter la chaleur de votre organisation
• éliminer l'anxiété
• les préparer pour le jour 1
• exprimez votre confiance dans leurs capacités et dans l'impact qu'ils auront sur l'organisation.

Quelle que soit votre intention, elle indiquera exactement ce que le message est censé dire.

Commencer en pensant à la fin

Lors de l'intégration d'un employé, on pense souvent à la manière dont on souhaite qu'il sorte du processus.

Vous ne voulez pas seulement qu'ils sachent comment faire le travail ; vous voulez qu'ils soient tellement alignés et bien formés qu'ils soient capables de former la personne suivante pour qu'elle réussisse dans l'organisation.

Votre message de bienvenue est similaire - il doit être si efficace que si vous leur demandiez de rédiger un message de bienvenue pour un futur nouvel employé, ils pourraient le faire sans effort.

📝 Ce qu'il faut inclure

Voici ce qu'il ne faut surtout pas manquer dans le message.

• Une ouverture chaleureuse et accueillante, montrant que vous êtes enthousiaste à l'idée de les accueillir (par exemple, "nous sommes heureux de vous accueillir !").
• Leur date de début
• Avec qui ils travailleront et à qui ils rendront compte
• Logins et introduction aux outils de gestion de projet et de communication
• Informations sur l'adresse électronique de l'entreprise et sur la façon dont elle sera configurée
• Un aperçu de ce à quoi ressemblera leur première semaine et de ce que l'on attend d'eux.

Vous pouvez également inclure d'autres éléments ;

• Organigramme de l'entreprise
• Liens vers un blog sur l'histoire de l'entreprise
• Présentation d'un buddy qui les soutiendra au cours des premières semaines.
• Photos de l'équipe en train d'interagir et captures d'écran des réunions virtuelles
• Une citation qui donne du pouvoir
• Une liste des membres de l'équipe et des faits amusants sur chacun d'entre eux
• L'état d'esprit que vous souhaitez qu'ils cultivent dans leur rôle - par exemple[Ogilvy and Mather] qui a cité le courage, l'idéalisme, la curiosité, l'espièglerie, la franchise, la liberté d'esprit et la persévérance.

❌ Pourquoi un seul message ne suffit pas

Un nouvel employé a beaucoup d'informations à assimiler et, pour être honnête, les diffuser en un seul message serait accablant, mais aussi inefficace.

Un seul message d'accueil ne suffirait tout simplement pas, et cela vous donne des informations qui vous permettent d'élaborer un véritable parcours d' apprentissage et de préparation à la réussite.

L'expérience moderne ressemble plutôt à une série de courriels où l'on dispense lentement des informations par petites bouchées, en aidant le lecteur à comprendre chaque concept avant de passer au suivant.

L'onboarding est un parcours, pas un message ponctuel.

Sur Zavvy, nous recommandons de considérer l'intégration comme un processus qui dure au moins 90 jours.

Une période de temps considérable remplie de messages, de célébrations, de rencontres sociales et de contenu informatif.

Voici un exemple de flux de travail pour les trois premiers jours sur notre plateforme.

✉️ Choisir les canaux de communication avec les employés

Le type de message de bienvenue que vous obtiendrez dépend en grande partie du canal ou de la plate-forme par lequel le message sera diffusé.

Courriel

Si le message est envoyé par courrier électronique, vous disposez de plus de mots, il peut donc être plus long et comporter plus de sections.

Outils de collaboration tels que Slack ou MS Teams

D'un autre côté, un message sur Slack peut également sembler plus amical et plus accessible, ce qui confère une dimension plus humaine à l'interaction.

Il crée également un espace pour l'engagement et la conversation à double sens, ce qui peut donner un sentiment de community dès le début.

➡️ Lisez notre tutoriel étape par étape sur la création de flux de travail pour l'onboarding via Slack

N'oubliez pas que vous n'êtes pas limité à un seul canal.

Il est possible d'avoir à la fois un e-mail de bienvenue plus long et un message Slack pour créer plus de points de contact. Slack vous permet également de présenter quelqu'un à un groupe, où tout le monde peut poster des messages d'encouragement, ce qui contribue également à créer une expérience positive.

Médias sociaux

Les médias sociaux de votre entreprise sont également un excellent moyen d'envoyer un message de bienvenue à un employé, en plus de l'e-mail et du site Slack. Ils sont tournés vers le public et témoignent de l'enthousiasme et de l'optimisme de l'ensemble de l'entreprise.

Vous pouvez utiliser LinkedIn pour publier un message de bienvenue simple, formel mais amical. 

Si votre marque publie sur des chaînes sur Instagram, vous pouvez vous amuser davantage avec le message. Dans cet exemple de everyone social, vous pouvez annoncer votre nouvelle embauche et donner à vos followers des détails sur eux, comme leurs loisirs et leurs centres d'intérêt.

L'essor du kit de bienvenue

Certaines entreprises vont plus loin.

Ils créent un dossier de bienvenue rempli d'informations utiles et d'objets amusants qui rendent l'expérience de l'entrée dans l'entreprise plus mémorable.

Ogilvy and Mather a remis aux nouveaux employés une boîte contenant une carte avec 

• ✉️ une lettre de bienvenue personnalisée
• 📓 un livre de marque
• 📖 journal intime
• 🖊️ stylo
• ✏️ crayon
• 💾 Clé USB

D'autres kits de bienvenue personnalisés comprennent 

• ☕ mugs
• 🍾 bouteilles
• 🎧 casque
• 🎒 sacs

...et d'autres éléments qui les aideront à réussir. 

Un kit est une surprise agréable qui permet à vos collaborateurs de se sentir valorisés dès le premier jour.

🏢 Bonnes pratiques et exemples

Félicitez-les

Apprendre que l'on est embauché est un sentiment très agréable.

L'enthousiasme, l'optimisme et la motivation sont au rendez-vous.

Mais plus on se rapproche de la date de départ, plus la nervosité s'installe.

Féliciter les nouveaux employés pour leur réussite leur redonne le sentiment de confiance et d'excitation qu'ils ont ressenti lorsqu'ils ont reçu la notification "vous êtes embauché".

Cela leur rappelle qu'ils ont de la valeur.

Il suffit de dire

"Nous avons appris par la rumeur qu'une superstar rejoignait notre équipe !

Peu de mots, mais ils ont une grande portée.

Les faire entrer dans le giron de l'Union européenne

Rejoindre une nouvelle entreprise est passionnant, mais cela peut aussi être source d'isolement.

On peut avoir l'impression de revivre le premier jour d'école.

L'employé quitte une organisation où il a travaillé pendant des années.

 Un endroit où ils se sont fait des amis.

Et maintenant, il est revenu à zéro.

Votre message de bienvenue doit les accueillir à bras ouverts et leur montrer qu'une équipe est prête à les aider à se sentir chez eux.

Leur donner les ressources dont ils ont besoin

L'une des choses qui rend les premières semaines si difficiles pour un nouvel employé est de se débattre avec tous les outils, toutes les ressources et toutes les choses qu'il ne connaît pas.

 En plus de cela, il y a

• ne pas savoir à qui demander
• comment demander,

Alors pourquoi ne pas le faire dans vos messages de bienvenue ?

Cet exemple de Sinc positionne l'ensemble de l'équipe comme une ressource disponible à tout moment pour répondre aux questions.

Quelques questions qu'un nouvel employé pourrait se poser ;

• Avec qui vais-je travailler au quotidien ?
• Que suis-je censé savoir à la fin de la semaine 1, 2, 3 ou 4 ?
• À qui dois-je m'adresser en cas de problème ?
• À quelles réunions dois-je assister ?
• Où puis-je accéder à mon courrier électronique et à d'autres applications essentielles ?

Un ton cohérent

Le ton est un élément essentiel de l'élaboration d'un message de bienvenue convaincant.

• Faut-il être formel ou plus décontracté?

• Voulez-vous parler la langue des jeunes membres de votre personnel ?

La réponse à cette question se résume essentiellement à votre marque employeur.

Posez-vous la question : Qui votre entreprise veut-elle être pour ses employés ?

Puis, continuez et laissez cette idée vous guider dans votre façon d'écrire. Tout ce que vous dites doit être authentique pour l'organisation et le type de voix.

Énoncez vos valeurs fondamentales

Le message de bienvenue est l'occasion d'énoncer vos valeurs fondamentales, de leur présenter votre vision globale et, surtout, de leur expliquer comment ils s'y intègreront.

Dans cet exemple d'Apple, le message n'est pas seulement accueillant ; il est inspirant et enthousiasmant - il fait savoir au nouvel employé qu'il contribue de manière significative à l'amélioration du monde.

Il ne s'agit pas seulement d'un travail ; il s ' agit de faire partie de quelque chose de plus grand, d'avoir la chance de rejoindre une équipe d'innovateurs de classe mondiale et de faire un travail qui a de l'importance.

Vous pouvez utiliser votre message de bienvenue pour faire connaître l'objectif général de votre organisation et susciter l'enthousiasme de vos interlocuteurs pour ce qu'ils feront chaque jour.

Voici un exemple tiré de notre propre message de bienvenue.

• Pendant preboarding, les nouveaux embauchés reçoivent une invitation à utiliser notre logiciel preboarding .
• Ce message est la toute première étape qu'ils voient sur le site.
• Et cela s'accompagne bien sûr de parcours attrayants qui guident les nouveaux embauchés pendant des semaines
  

Utiliser des guillemets

Pourquoi ne pas vous inspirer d'un peu de sagesse en commençant votre message de bienvenue par une belle citation ?

De Simon Sinek à Martin Luther King en passant par T.S Eliot, vous pouvez vous inspirer de quelques-uns des meilleurs esprits pour accueillir quelqu'un dans votre organisation et lui donner une motivation pour démarrer.

Quelques idées ;

Le visionnaire part d'une feuille blanche et réimagine le monde. Malcolm Gladwell

Faites le premier pas dans la foi. Il n'est pas nécessaire de voir tout l'escalier, il suffit de faire le premier pas. Martin Luther King, Jr.

Acceptez d'être un débutant chaque matin. Meister Eckhart

Un voyage de mille lieues commence par un seul pas. Lao Tzu

Ne vous contentez pas de dire, montrez

Vous pouvez y parvenir en partageant des instantanés et des captures d'écran de réunions et d'événements d'équipe, en montrant comment les membres de l'équipe communiquent et en les faisant participer à une blague interne.

N'oubliez pas que la culture n'est pas ce que vous leur dites ; c'est ce que l'équipe affiche même lorsqu'elle ne fait pas d'efforts.

Inclure des vidéos

Pour ce qui est de montrer et non de dire, vous pouvez intégrer une vidéo à votre message afin d'y ajouter un élément humain.

Même s'il s'agit d'une vidéo de 60 secondes leur souhaitant la bienvenue dans l'équipe, le fait de voir un visage sympathique peut contribuer à engager un employé dès le début de son parcours professionnel.

Vous pouvez créer une vidéo dans laquelle différents membres de l'équipe les accueillent et les encouragent.

➡️ Créez des expériences de navigation exceptionnelles avec Zavvy

Un message adressé à un nouvel employé peut sembler un détail insignifiant

Mais si vous réfléchissez au rôle important qu'il joue dans votre processus d'intégration, vous vous rendrez compte qu'il doit faire l'objet de plus d'attention et d'intention.

Curieux de donner à vos employés l'expérience d'accueil qu'ils méritent - et qui leur permet d'être productifs plus rapidement ?
‍
En savoir plus sur notre logiciel d'accueil des RH.