Política de trabajo híbrido: Cómo crearla (plantilla y ejemplos)

Muchas empresas están encontrando fórmulas de trabajo flexibles para atraer y retener el talento. 

Estos acuerdos pueden consistir en prácticas de conciliación que permitan a los empleados trabajar desde un lugar alejado de la oficina y a tiempo parcial, trabajo compartido, etc. Las políticas de trabajo flexible pueden atraer eficazmente el talento, diferenciar competitivamente a una empresa de otras y aumentar el compromiso en el lugar de trabajo. Pero con ello viene el reto de aplicar normas híbridas y crear políticas híbridas para que los empleados y la dirección trabajen con eficacia y sin problemas. 

En este artículo explicaremos cómo crear una política de trabajo híbrido y remoto, y le ofreceremos una plantilla gratuita que puede personalizar según las normas, procesos y ventajas de su empresa. 

📝 ¿Qué es una política de trabajo híbrido, remoto o flexible?

Una cultura de trabajo híbrida, remota o flexible define el grado de libertad que tienen sus empleados a la hora de

• Lugar de trabajo
• Horario de trabajo
• ...y cualquier otra cosa relacionada con el trabajo híbrido.

Política de trabajo a distancia: La política establece las expectativas de la dirección para los empleados remotos. Incluye las horas de trabajo previstas, las condiciones legales de trabajo, los requisitos de ciberseguridad, etcétera. Además, contiene los derechos legales de los empleados y los beneficios de la empresa, etc.

Política de trabajo híbrida: Es básicamente lo mismo, pero también incluye toda la información relacionada con el uso de la oficina: reserva de mesas, número mínimo de días que la gente debe estar en la oficina, etc.

Política de trabajo flexible: Igual que la anterior. Flexible se refiere a 1) el nivel de libertad que tienen los empleados a la hora de fijar su horario de trabajo - y 2) la libertad para elegir un lugar.

En la práctica, todos estos términos pueden utilizarse indistintamente.

La idea de una política de trabajo desde cualquier lugar es un sueño para muchos y una realidad para otros. Pero, desde la pandemia, es una práctica inevitable que está dejando una clara huella en las futuras condiciones de trabajo.

❓ Por qué tu empresa necesita una política de trabajo híbrido (o remoto)

El modelo de trabajo en cualquier lugar/trabajo en casa ha surgido como una forma de empoderar a los empleados y como una clave para ayudar a gestionar mejor las exigentes cargas de trabajo. En una encuesta reciente realizada por Accenture entre 9.326 empleados, el 83% de los encuestados eligió el modelo híbrido.

Un informe de Forbes muestra que el 63% de las empresas de alto rendimiento ya han permitido a sus modelos trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Por el contrario, la mayoría de las empresas que no crecen (69%) piden a sus empleados que vengan a trabajar físicamente.

No hay forma de evitar algún tipo de acuerdo flexible para que las organizaciones competitivas consigan los mejores candidatos y retengan a sus empleados.

Sin embargo, hay algunas cosas que debe tener en cuenta a la hora de introducir modelos de trabajo flexibles, para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo y de que se minimizan los riesgos de seguridad.

📋 Qué incluir en su política (Plantilla a utilizar)

A continuación se indican algunas secciones que debe incluir su plantilla:

Resumen de la política y objetivo

Esta sección resume la intención, la función y el funcionamiento de la política. 

Ejemplo: La política de trabajo flexible de [Nombre de la empresa] describe las expectativas laborales, de seguridad y de compliance de los empleados que trabajan a distancia. El objetivo de esta política de trabajo a distancia es salvaguardar tanto los intereses de los empleados como los de la organización definiendo las condiciones de trabajo y las expectativas.

Alcance

Contestación: ¿Quién puede acogerse a esta póliza?

Ejemplo: Esta política se aplica a cualquier empleado cuyas funciones laborales lo permitan. Sin embargo, los puestos que requieren un contacto físico directo con los clientes (como la sala de ventas) no pueden trabajar desde casa. Además, algunas circunstancias atenuantes pueden establecer excepciones cuando sea posible.

Horario de trabajo

Esta sección establece el horario de trabajo o el tiempo del empleado para toda comunicación oficial.

Ejemplo: El empleado debe estar disponible de lunes a viernes de 9 de la mañana a 3 de la tarde en todos los canales de comunicación de la oficina.

Trabajar desde casa (o desde cualquier sitio)

En esta sección se describen las condiciones de trabajo previstas cuando se trabaja a distancia del empleado.

Ejemplo:

Los miembros del equipo pueden trabajar desde casa:

• A tiempo completo
• A tiempo parcial (dividiendo el tiempo diario entre la oficina y casa)
• En días predeterminados de la semana

Queremos darle la oportunidad de rendir al máximo, trabaje donde trabaje.

Sin embargo, el trabajo a distancia conlleva algunas responsabilidades. Así que asegúrate de estar disponible.

Nos reservamos el derecho a revocar los derechos de trabajo a distancia en caso de problemas reiterados.

Derechos de los trabajadores

Esta sección trata de los beneficios o derechos laborales del candidato que trabaja a distancia.

Ejemplo: El trabajador con derecho a esta póliza que trabaje desde cualquier lugar obtiene las mismas prestaciones que un trabajador que acuda a la oficina, junto con una compensación por gastos de internet que puede solicitar al departamento de RRHH.

Comunicación

En esta sección se enumeran todos los canales de comunicación de la organización para relacionarse con los miembros del equipo, los candidatos y los proveedores.

Ejemplo: Todos los empleados deben utilizar los siguientes canales para todos los compromisos oficiales para los que se les conceda acceso:

• Slack
• Correo de Google
• WhatsApp
• Google Meet

Equipamiento

En esta sección se enumeran el hardware y el software que ofrece la empresa.

Ejemplo: [Nombre de la empresa] proporcionará un ordenador portátil xx, un módem, un teclado, un ratón e Internet, de cuya seguridad es responsable el empleado indicado en la política. El equipo debe estar protegido con contraseña en todo momento.

Seguridad

Hable de las normas y reglamentos para la seguridad de los datos de la empresa.

Ejemplo: Los equipos de los empleados deben estar protegidos en todo momento con una contraseña. Y todos los candidatos elegibles deben firmar el acuerdo NDA que se adjunta con esta política.

Compensaciones y prestaciones

En este apartado se describen los incentivos y otros beneficios retributivos del trabajador a distancia.

Ejemplo: La retribución de los empleados se determina en función de su función y sus KPI. Aparte de eso, todos los empleados pueden optar a la compensación por aprendizaje y desplazamiento que ofrece la empresa.

Consejos para trabajar eficazmente desde casa

Mantenga su rutina matutina

Que no vayas a la oficina no significa que debas saltarte las cosas que normalmente te preparan para el éxito. Así que levántate a la misma hora y sigue con la rutina que te funciona.

Aproveche el tiempo al trabajo para cuidarse

El trayecto medio al trabajo en Estados Unidos es de casi 27 minutos en cada sentido. No desaproveche este tiempo. Si leer, meditar, escribir un diario o practicar yoga no forman parte de tu rutina, ahora es un buen momento para probarlo.

Vestirse para el éxito

Que puedas ir en pijama no significa que debas hacerlo. Puedes seguir interactuando con compañeros, socios o clientes por vídeo. Además, vestir de forma cómoda pero profesional te ayuda a mantener la mentalidad adecuada para seguir siendo productivo.

Nutrición

Mantén la concentración y la energía evitando azúcares, ingredientes artificiales o calorías vacías. Las Cajas de Bienestar para el Trabajo desde Casa de SnackNation contienen una cuidada mezcla de barritas, patatas fritas, cecina, granola, frutos secos y dulces saludables para mantenerte bien alimentado durante tus días de trabajo a distancia.

Designe un espacio de trabajo específico 

Encuentre un entorno que fomente la productividad. Debe ser tranquilo, cómodo y libre de distracciones, y distinto del lugar donde sueles comer o relajarte.

Tómese su tiempo para salir al exterior

Tomarse descansos es bueno para la concentración y el bienestar. Recárgate dando una vuelta a la manzana o saliendo a un patio o balcón.

Celebrar un buen número de reuniones

La interacción cara a cara no tiene por qué ser una víctima del trabajo a distancia. Realiza reuniones diarias o reuniones virtuales de equipo a través de un software de videoconferencia para mantener esa conexión personal.

Establecer horarios de trabajo regulares

Si trabajas a distancia, es muy fácil que tu workday se te escape por la mañana temprano o por la noche. Para evitarlo, fija un horario de trabajo y cúmplelo. No veas la televisión. Trabajar cerca de un televisor inhibe nuestra capacidad de concentración. Resiste las ganas de tener la tele encendida, aunque sólo sea como ruido de fondo.

No veas la televisión

Trabajar cerca de un televisor inhibe nuestra capacidad de concentración. Así que resiste la tentación de tener la tele encendida, aunque sólo sea como ruido de fondo.

🏢 5 Ejemplos de políticas de trabajo a distancia e híbrido

Al cambiar con la pandemia la propia definición de normalidad, se redefinieron las condiciones y normas de trabajo. Pero el negocio tiene que continuar. 

Y si la empresa tiene que continuar, hay que seguir contratando regularmente a nuevos talentos para hacer frente a las nuevas condiciones. Y para apoyar la contratación y el trabajo a distancia, hay que establecer políticas, normas y reglamentos que garanticen una eficiencia y unas condiciones de trabajo óptimas.

Pero lo más emocionante fue ver los innovadores ejemplos de políticas de trabajo a distancia e híbrido que salieron a la luz para ayudar al bienestar general de los empleados mientras están atrapados en casa o, en otras palabras, los retos que plantea el modelo de trabajo flexible.

Echemos un vistazo.

1. Prometo apoyar a mis compañeros de IBM

Puede que hayas visto la campaña de IBM en tus redes sociales hace algún tiempo. La crearon los IBMers.

Esta iniciativa de base surgió en respuesta a los retos a los que se enfrentan los empleados en casa cuando intentan seguir el ritmo de su trabajo y necesitan una mano extra para hacer cualquier cosa en la oficina o en casa. 

El objetivo de la campaña #ISupport Fellow IBMer es proporcionar a estas personas la ayuda que necesitan, que de otro modo quedaría relegada a un segundo plano mientras navegan por la nueva realidad provocada por la pandemia.

2. Política de movilidad de GitLab

GitLab es una de las mayores empresas de modelo de trabajo a distancia y horario flexible, con más de 1500 empleados en todo el mundo.

Estos son algunos aspectos destacados de la política de GitLab para todos los remotos:

1. La contratación y el trabajo no se limitan a nivel central, sino que proceden de todo el mundo.
2. Horario flexible, lo que significa que puede elegir su horario de trabajo.
3. Todos los datos deben anotarse, registrarse y compartirse para la elaboración de informes.
4. Toda la formación y el trabajo implican procesos escritos. 
5. Facilitar el acceso público a la información cuando sea necesario.

3. Google 

Google ha optado por una política laboral híbrida.

Con esta nueva política

• El 60% de los empleados trabajarán desde el campus,
• 20% de las nuevas oficinas,
• y el 20% desde casa.

Para dar cabida a esto, Google ha optado por el método de la hoguera, en el que los empleados se sientan en la sala de conferencias para celebrar reuniones en un entorno circular o de hoguera que incluye tanto a participantes físicamente presentes como a participantes remotos en la reunión por igual a través de varias pantallas.

4. Facebook

Antes de que llegara la pandemia, Facebook tenía planes para que la mayoría de los empleados trabajaran desde casa. Y con su aparición, parece que siguen ampliando la política de trabajo totalmente a distancia. Sin embargo, tras la pandemia Facebook -al igual que Google- ha decidido optar por un modelo de trabajo híbrido para sus empleados.

5. La política de trabajo desde casa de Microsoft basada en datos

Microsoft tiene previsto optar por un modelo híbrido. Pero para garantizar el máximo nivel de productividad mientras los empleados trabajan desde casa, se creará una política basada en datos; por ejemplo, las reuniones consecutivas pueden ser muy agotadoras. Por eso, la política de trabajo híbrido de Microsoft prohíbe programar reuniones consecutivas.

Suena bien, ¿verdad?

📣 ¿Cómo comunicar tu política de trabajo flexible?

No basta con establecer y hacer firmar la política de trabajo híbrido por los empleados y la dirección.

Asegúrate de que la gente lo recuerde. Asegúrate de que lo vivan, para que no tengan que sentirse inseguros por tomarse ese merecido tiempo una vez cerrado el cuaderno.

Para ello, siga esta lista de comprobación:

• No se limite a comunicar la política una sola vez. Organice sesiones periódicas de formación por intervalos o establezca recordatorios sobre ventajas o normas específicas de la política.
• Consulte a los empleados si tienen algún problema y pídales su opinión con regularidad.
• Mantenga la política general de trabajo remoto e híbrido a disposición de todos en una base de conocimientos central o en el portal del empleado para que tengan acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Mantenga los registros de todos los acuerdos a su disposición para cualquier consulta de los empleados.
• Vívelo. Ayude a los directivos a vivirlo.
• Crea canales separados para preguntas y respuestas para que cualquier empleado que tenga alguna duda pueda preguntar a través del canal o DM directamente.

Recomendamos publicar la política de trabajo híbrido en un lugar accesible en todo momento.

El trabajo a distancia sirve para que la gente tenga cierta flexibilidad. Eso significa que está bien no estar disponible para recoger a los niños del colegio a determinadas horas. Y no pasa nada por abrir la puerta cuando suena durante una videollamada.

La forma en que sus compañeros vivan la política de trabajo híbrido afectará en gran medida al bienestar general.

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Con nuestro generador de viajes -que incluye una plantilla lista para usar para políticas de trabajo flexible- podrá configurar una atractiva política de trabajo híbrido en cuestión de minutos.

¿Por qué es mejor que rellenar un documento de Word?

• Más atractivo: Combinando gifs divertidos y elementos dinámicos como cuestionarios o vídeos de loom , ofrecerás a tu gente una experiencia que no les parecerá un castigo completar.
• Un único lugar para todo lo relacionado con la formación: De este modo, todos sus cursos internos y procedimientos normalizados de trabajo están reunidos en un único lugar. Desde el preembarque hasta compliance, pasando por la formación sobre resiliencia. Ya no perderá tiempo buscando nada.
• Autoasignar, comunicar y repetir: Las cosas se pierden en la bandeja de entrada todo el tiempo, y a veces ni siquiera llegan a la bandeja de entrada de todos, ya que es difícil hacer un seguimiento. Asígnalo automáticamente a cada nuevo empleado, promuévelo a través de sitios como Slack o Microsoft Teams y envía recordatorios periódicos.