Γιατί η ύπαρξη μιας βάσης γνώσεων της ομάδας είναι σημαντική για την ενίσχυση της παραγωγικότητας των νέων προσλήψεων

Οι νεοπροσληφθέντες είναι η αιμοδοσία κάθε οργανισμού, αλλά η γρήγορη και αποτελεσματική εισαγωγή τους μπορεί να αποτελέσει πρόκληση.

Έχετε όμως ποτέ νιώσει απογοητευμένοι από το χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για να αποκτήσουν οι νέοι υπάλληλοι ταχύτητα;

Βρίσκετε τον εαυτό σας να απαντά στις ίδιες ερωτήσεις ξανά και ξανά; Ή παρατηρείτε ότι οι νέοι υπάλληλοι δυσκολεύονται να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά τους;

Αν ναι, δεν είστε μόνοι. 

Τα σιλό γνώσης μπορεί να δημιουργήσουν κενά πληροφοριών, με αποτέλεσμα οι νέοι υπάλληλοι να δυσκολεύονται να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά τους. 

Το αποτέλεσμα; Μεγαλύτεροι χρόνοι εκκίνησης, χαμηλότερη παραγωγικότητα και υψηλότερα ποσοστά κύκλου εργασιών.

Τι θα γινόταν όμως αν υπήρχε ένας τρόπος να σπάσουν αυτά τα σιλό γνώσεων και να παρέχουν στους νέους υπαλλήλους ένα κεντρικό αποθετήριο πληροφοριών, στο οποίο θα μπορούν να έχουν πρόσβαση γρήγορα και εύκολα; 

Σε αυτό το σημείο έρχεται η βάση γνώσεων της ομάδας. 

Δημιουργώντας μια ολοκληρωμένη βάση γνώσεων, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι νέοι υπάλληλοι θα έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται για να είναι παραγωγικοί από την πρώτη μέρα. Και μειώνοντας το χρόνο και την προσπάθεια που χρειάζεται να καταβάλλουν οι νέοι υπάλληλοι για την αναζήτηση πληροφοριών, μπορείτε να τους βοηθήσετε να ενταχθούν ταχύτερα και να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους.

Win-win. 

Ανακαλύψτε:

• Πώς η γρήγορη πρόσβαση στη γνώση επιτρέπει την παραγωγικότητα.
• Πρέπει να διαθέτει στοιχεία για μια φιλική προς το χρήστη βάση γνώσεων.
• Συμβουλές για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας βάσης γνώσεων.
• Πώς το λογισμικό εισαγωγής μπορεί να σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη βάση γνώσεών σας. 

💽 Τι είναι η βάση γνώσεων μιας ομάδας;

Μια βάση γνώσεων είναι ένα κεντρικό αποθετήριο πληροφοριών που αποθηκεύει, οργανώνει και διαχειρίζεται βασικές πληροφορίες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα, προϊόν ή οργανισμό. 

Πρωταρχικός σκοπός του είναι να παρέχει στους χρήστες εύκολη πρόσβαση σε σχετικές και ακριβείς πληροφορίες, επιτρέποντάς τους να: 

1. Βρείτε απαντήσεις στις ερωτήσεις τους. 
2. Λύστε προβλήματα.
3. Αποκτήστε βαθύτερη κατανόηση του αντικειμένου.

Μια καλά δομημένη βάση γνώσεων θα περιέχει διάφορους τύπους περιεχομένου:

• Τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας (SOPs),
• βήμα-προς-βήμα οδηγοί,
• έγγραφα βέλτιστων πρακτικών,
• εγχειρίδια αντιμετώπισης προβλημάτων,
• Συχνές ερωτήσεις,
• σεμινάρια, 
• ροές εργασίας.

Η ύπαρξη ενός τόπου για πληροφορίες μπορεί να διευκολύνει και να επιταχύνει την εργασία, αλλά οι κακοοργανωμένες πληροφορίες σπαταλούν το χρόνο όλων μας για να αναζητήσουμε πράγματα .

Έτσι, δεν χρειάζεστε απλώς ένα μέρος για να πετάτε πληροφορίες. 

Αντίθετα, χρειάζεστε ένα μέρος για την αποθήκευση πληροφοριών με φιλικό προς το χρήστη και αξιόπιστο τρόπο.

Παράδειγμα ομαδικής βάσης γνώσεων: Airbnb

Η Airbnb προσφέρει ένα εξαιρετικό παράδειγμα μιας βάσης γνώσεων.

Δημιούργησαν ένα "Knowledge Repo" για να "δώσουν σε όλους τους υπαλλήλους τη δυνατότητα να λαμβάνουν αποφάσεις με βάση τα δεδομένα, να δώσουν σε όλους τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν πειράματα για να μετρήσουν σωστά τον αντίκτυπο των αποφάσεών τους και να μετατρέψουν τις γνώσεις σχετικά με τις προτιμήσεις των χρηστών σε προϊόντα δεδομένων που βελτιώνουν την εμπειρία χρήσης της Airbnb". AirbnbEng.

Η βάση γνώσεών τους βασίζεται σε πέντε βασικούς πυλώνες:

• Αναπαραγωγιμότητα (το αποτέλεσμα κάθε έργου μπορεί να αναπαραχθεί με συνέπεια χωρίς αποκλίσεις),
• Ποιότητα (εξασφαλίζεται με την αναθεώρηση πριν από τη δημοσίευση),
• Καταναλωσιμότητα (έμφαση στη σαφήνεια του περιεχομένου και στο ενιαίο ύφος),
• Αναγνωσιμότητα (έμφαση στην εμπειρία του χρήστη),
• Μάθηση (που επιτρέπει στον αναγνώστη να μαθαίνει από το έργο άλλων).

🧠 Πώς συνδέεται η γνώση με την παραγωγικότητα;

Η παραγωγικότητα είναι ένα μέτρο της απόδοσης των εργαζομένων που αναφέρεται στην παραγωγή που μπορεί να παράγει ένας εργαζόμενος μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα . Η παραγωγικότητα μετρά πόσο αποδοτικά και αποτελεσματικά μπορούν οι εργαζόμενοι να ολοκληρώνουν εργασίες, να εκτελούν έργα ή να παράγουν αγαθά και υπηρεσίες.

Ο απλός τρόπος για να σκεφτούμε την παραγωγικότητα είναι ο λόγος των εκροών προς τις εισροές. Όσο υψηλότερες είναι οι εκροές σε σύγκριση με τις εισροές, τόσο υψηλότερη είναι η παραγωγικότητα. 

Η γνώση είναι απαραίτητη για την παραγωγικότητα, διότι επιτρέπει στους εργαζόμενους να:

• Εργαστείτε πιο αποδοτικά και αποτελεσματικά. 
• Εντοπισμός προβλημάτων. 
• Δημιουργία νέων ιδεών. 

Οι επιχειρήσεις που επενδύουν στην ανάπτυξη των γνώσεων των εργαζομένων μπορεί να είναι καλύτερα εξοπλισμένες για να ανταγωνιστούν στον κλάδο τους. Όταν οι εργαζόμενοι διαθέτουν τις γνώσεις και τις δεξιότητες που απαιτούνται για να μείνουν μπροστά από τους ανταγωνιστές, μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρηση να διατηρήσει το ανταγωνιστικό της πλεονέκτημα, οδηγώντας σε αυξημένη παραγωγικότητα και ανάπτυξη.

Σε αυτό το σημείο έρχεται μια βάση γνώσεων (KB).

🏆 7 Οφέλη μιας εσωτερικής βάσης γνώσεων για τους νεοπροσλαμβανόμενους

1. Γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες

Μια βάση γνώσεων της ομάδας θα πρέπει να είναι το σημείο όπου οι νέοι υπάλληλοι μπορούν να βρουν όλα όσα πρέπει να γνωρίζουν για ένα συγκεκριμένο θέμα μέσα σε δευτερόλεπτα ή λεπτά. 

Δεν χρειάζεται να τηλεφωνούν στους συναδέλφους τους για να κάνουν ερωτήσεις ή να τους στέλνουν email και στη συνέχεια να περιμένουν την απάντηση. 

2. Πρόσβαση στην τεχνογνωσία έμπειρων συναδέλφων

Οι νεοπροσληφθέντες εργαζόμενοι μπορεί να έχουν πολλές ερωτήσεις, αλλά μπορεί να αισθάνονται άβολα να τις θέσουν. Το αποτέλεσμα; Μεγάλος χρόνος από την πρόσληψη νέων υπαλλήλων έως την παραγωγικότητα, που μεταφράζεται σε χρηματικές απώλειες. 

Στο άλλο άκρο υπάρχουν έμπειροι υπάλληλοι που γνωρίζουν πολλά, αλλά η γνώση αυτή τους βοηθάει μόνο. Αν μετακινηθούν αλλού ή εγκαταλείψουν την εταιρεία, η γνώση τους φεύγει μαζί τους. 

Μια ομαδική βάση γνώσεων διασφαλίζει ότι η γνώση παραμένει ακόμη και όταν ένας βασικός υπάλληλος αποχωρεί.

Επιπλέον, συμβάλλει στην αυτοματοποίηση της επιχειρηματικής επικοινωνίας εντός της εταιρείας. 

3. Αυξημένη δέσμευση των εργαζομένων

Οι εργαζόμενοι που αισθάνονται δεσμευμένοι με την εργασία τους παραμένουν σε μια εταιρεία περισσότερο και παράγουν εργασία υψηλότερης ποιότητας από τους αδιάφορους συναδέλφους τους. 

Σύμφωνα με τον μελετητή της οργανωτικής αποτελεσματικότητας Edward Lawler, υπάρχουν τέσσερα στοιχεία για την οικοδόμηση ενός συστήματος εργασίας υψηλής συμμετοχής: 

• Ισχύς: Οι άνθρωποι απολαμβάνουν τη δυνατότητα να λαμβάνουν αποφάσεις που είναι σημαντικές για την εργασία τους και την ποιότητα της εργασιακής τους ζωής.  
• Πληροφορίες: Δεδομένα σχετικά με τα έσοδα, το κόστος, την κερδοφορία, τις εκροές και την ανατροφοδότηση των πελατών του οργανισμού, που επιτρέπουν στους υπαλλήλους να λαμβάνουν αποτελεσματικές αποφάσεις.
• Γνώση: Προσφέροντας την ευκαιρία να αξιοποιήσετε τις υπάρχουσες δεξιότητες και να αποκτήσετε νέες δεξιότητες μέσω της δέσμευσης για κατάρτιση και ανάπτυξη. 
• Ανταμοιβές: Ανταμοιβή των εργαζομένων για τις προσπάθειες που καταβάλλουν για την ενίσχυση της οργανωτικής απόδοσης.

Αυτά τα τέσσερα στοιχεία θα δημιουργήσουν υψηλή συμμετοχή: εργαζόμενοι που νοιάζονται περισσότερο για τη δουλειά τους και καταβάλλουν μεγαλύτερη προσπάθεια για να βοηθήσουν την επιχείρησή τους να πετύχει.

4. Συνέπεια: Όλοι οι εργαζόμενοι έχουν τις ίδιες γνώσεις για το προϊόν/την υπηρεσία σας.

Η συνέπεια είναι απαραίτητη για την επιτυχία μιας επιχείρησης. Έτσι, όταν διαφορετικά τμήματα ή ομάδες λειτουργούν σε σιλό και βασίζονται σε πολλαπλές (ασυνεπείς) πηγές πληροφοριών, αυτό φαίνεται στους πελάτες. 

Το απλούστερο παράδειγμα: ο αντιπρόσωπος πωλήσεων κατά τη διάρκεια μιας πώλησης είπε ότι το προϊόν μπορεί να κάνει ΧΥΖ επειδή παρεξήγησε την τελευταία έκδοση του προϊόντος. 

Όταν ήρθε η ώρα της πραγματικής χρήσης, ο πελάτης απέτυχε να το κάνει να λειτουργήσει. Έτσι, απευθύνεται στην υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών, αλλά ο πράκτορας λέει ότι η XYZ δεν υπάρχει. Στη συνέχεια απευθύνονται επίσης στην τεχνική υποστήριξη - και ακούνε ότι η λειτουργία υπάρχει. Παρόλα αυτά, αποτελεί μέρος ενός διαφορετικού πακέτου με διαφορετικές τεχνικές απαιτήσεις. 

Θα μπορούσατε εύκολα να είχατε αποφύγει αυτή την ασύνδετη και ασυνεπή εμπειρία, αν υπήρχε μια ενημερωμένη βάση γνώσεων με επίκεντρο το προϊόν για όλα τα τμήματα. 

5. Καλύτερη εισαγωγή και κατάρτιση

Η προετοιμασία μπορεί να κάνει ή να καταστρέψει την εμπειρία των νέων εργαζομένων και να επηρεάσει το αν το άτομο αυτό θα παραμείνει στην εταιρεία.

Μια καλά σχεδιασμένη διαδικασία και μια βάση γνώσεων μπορούν να απλοποιήσουν και να βελτιώσουν την εμπειρία της εισαγωγής. 

Ακολουθούν ορισμένα στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε στη βάση γνώσεων της ομάδας σας για να βοηθήσετε τη διαδικασία εισαγωγής των υπαλλήλων σας:

• τα πρωτόκολλα ασφαλείας της εταιρείας σας, 
• μια εισαγωγή στη δομή και τις αρμοδιότητες των διαφόρων τμημάτων του οργανισμού, 
• μια εισαγωγή στην ισοπέδωση των θέσεων εργασίας και τις διαδρομές καριέρας στην εταιρεία σας,
• μια επισκόπηση της κουλτούρας ανατροφοδότησης και του συστήματος διαχείρισης των επιδόσεών σας.

6. Εξορθολογισμένες διαδικασίες που οδηγούν σε εξοικονόμηση χρόνου και αυξάνουν την αποδοτικότητα των εργαζομένων

Το 45% των εργαζομένων ξοδεύει πολύ χρόνο για την αναζήτηση σχετικών, ενημερωμένων πληροφοριών. Και το 39% ξοδεύει πολύ χρόνο για να βρει τα κατάλληλα άτομα που θα βοηθήσουν στην επίλυση ενός επιχειρηματικού προβλήματος.

Με τη συγκέντρωση πόρων, όπως οδηγών χρήσης, εγγράφων βέλτιστων πρακτικών και τεχνικών αντιμετώπισης προβλημάτων, τα νέα μέλη της ομάδας θα ξοδεύουν λιγότερο χρόνο αναζητώντας απαντήσεις και περισσότερο χρόνο κάνοντας τη δουλειά τους. 

7. Ενισχυμένοι απομακρυσμένοι υπάλληλοι

Ακόμη και πριν από το COVID-19, η απομακρυσμένη εργασία είχε αρχίσει να γίνεται τάση.

Μεταξύ των προκλήσεων που συνεπάγεται, η επικοινωνία και η συνεργασία καταλαμβάνουν το 20%, σύμφωνα με την έκθεση State of Remote Work του Buffer.

Τα απομακρυσμένα περιβάλλοντα καθιστούν προφανή την ανάγκη ανταλλαγής γνώσεων, με κάθε τμήμα να συνεισφέρει και να συνεργάζεται στον ίδιο χώρο. 

Όταν οι ομάδες έχουν τα σιλό γνώσης τους, πέφτουν θύματα του συνδρόμου "out of sight, out of mind" για οποιονδήποτε εκτός των ομάδων αυτών.

Φανταστείτε μια απομακρυσμένη ομάδα διασκορπισμένη σε διάφορες ηπείρους και ζώνες ώρας. Έχετε την πολυτέλεια να έχετε έναν υπάλληλο στην Αυστραλία να μένει κλειδωμένος μέχρι να πάρει την απάντηση από κάποιον στον Καναδά; 

Μια καλή βάση γνώσεων της ομάδας βοηθά στην επίλυση μιας τέτοιας κατάστασης.

🕵️‍♀️ Χαρακτηριστικά που πρέπει να έχετε για την εσωτερική σας βάση γνώσεων

Υπάρχουν μερικά βασικά χαρακτηριστικά που είναι σημαντικά για μια βάση γνώσεων ομάδας:

• Γρήγορη φόρτωση πληροφοριών εντός δευτερολέπτων από την έναρξη της αναζήτησης. 
• Ισχυρή μηχανή αναζήτησης ικανή να λειτουργεί με ανορθόγραφες λέξεις, όρους αναζήτησης δύο λέξεων αντί για τρεις, ασαφείς φράσεις για όρους αναζήτησης και πολλά άλλα. 
• Ετικέτες, λέξεις-κλειδιά και άλλες μέθοδοι επισήμανσης που λειτουργούν παράλληλα με τη μέθοδο της πρωτογενούς δομής. 
• Βιβλιοθήκες πολυμέσων και πολλαπλών μορφών, όπως κείμενα, εικόνες και βίντεο.
• Εκδόσεις, επαναφορά και άλλες δυνατότητες επεξεργασίας για τη δημιουργία, ενημέρωση ή αποκατάσταση πληροφοριών για την αποφυγή απώλειας περιεχομένου.
• Κέντρο μάθησης εργαζομένων: μια ενιαία στάση για εκπαιδευτικά βίντεο, μαθήματα κατάρτισης και εργαστήρια, καθώς και ενημερώσεις σχετικά με νέες ευκαιρίες και αλλαγές στο υπάρχον υλικό. 

💡 7 Πρακτικές συμβουλές για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας επιτυχημένης βάσης γνώσεων

1. Οργανώστε το περιεχόμενο: Δομήστε τη βάση γνώσεων σας ώστε να διευκολύνετε τους χρήστες να βρίσκουν και να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται. Χρησιμοποιήστε κατηγορίες, υποκατηγορίες και ετικέτες για να ομαδοποιήσετε σχετικό περιεχόμενο.
2. Διατηρήστε το ενημερωμένο: Να επανεξετάζετε και να ενημερώνετε τακτικά το περιεχόμενο για να διασφαλίζετε ότι παραμένει ακριβές και σχετικό. 

Συμβουλή: Ορίστε ένα μέλος της ομάδας ή μια ομάδα υπεύθυνη για τη συντήρηση και την ενημέρωση της βάσης γνώσεων.

1. Χρησιμοποιήστε σαφή και περιεκτική γλώσσα: Γράψτε το περιεχόμενό σας χρησιμοποιώντας απλή, κατανοητή γλώσσα. Αποφύγετε την ορολογία και τους τεχνικούς όρους που μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση στους χρήστες. Χρησιμοποιήστε οπτικό υλικό, όπως εικόνες και διαγράμματα, για να βοηθήσετε στην επεξήγηση πολύπλοκων εννοιών.
2. Συλλέξτε ανατροφοδότηση: Ενθαρρύνετε τους χρήστες να παρέχουν ανατροφοδότηση σχετικά με το περιεχόμενο και τη χρηστικότητα της βάσης γνώσεών σας. 

Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε τη συμβολή των εργαζομένων για να εντοπίσετε τους τομείς που χρήζουν βελτίωσης και να προβείτε στις απαραίτητες ενημερώσεις.

1. Παρακολουθήστε τη χρήση: Παρακολουθήστε τη συμπεριφορά των χρηστών και τα αναλυτικά στοιχεία για να κατανοήσετε πώς οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τη βάση γνώσεων. Εντοπίστε το δημοφιλές περιεχόμενο, τις τάσεις αναζήτησης και τα πιθανά κενά στις πληροφορίες.
2. Προωθήστε τη βάση γνώσεών σας: Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν τη βάση γνώσεων και τα οφέλη της. Ενσωματώστε την στο εκπαιδευτικό υλικό και προωθήστε την μέσω των εσωτερικών διαύλων επικοινωνίας.
3. Ενσωμάτωση με άλλα εργαλεία: Συνδέστε τη βάση γνώσεων με διάφορα εργαλεία και πλατφόρμες που χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας, όπως εργαλεία διαχείρισης έργων, υποστήριξης πελατών ή επικοινωνίας.

🚀 Οδηγήστε την παραγωγικότητα των νέων προσλήψεων με το Zavvy

Η χρήση λογισμικού για την εισαγωγή μπορεί να βοηθήσει τον νέο σας υπάλληλο να αποκτήσει πρόσβαση στην ακμάζουσα βάση γνώσεών σας. 

Δείτε πώς θα σας βοηθήσει η Zavvy:

1. Συγκεντρώστε τις πληροφορίες: Αποθηκεύστε και οργανώστε όλα τα σχετικά έγγραφα, τους οδηγούς και τους πόρους σε μια κεντρική τοποθεσία, διευκολύνοντας τους νέους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε κάθε απαραίτητη πληροφορία.
2. Αυτοματοποιήστε την παράδοση περιεχομένου: Παραδώστε αυτόματα σχετικό περιεχόμενο στους νέους υπαλλήλους με βάση το ρόλο, το τμήμα ή την πορεία μάθησης. Μπορείτε να προσαρμόσετε αν όλο το περιεχόμενο θα πρέπει να ξεκλειδωθεί την πρώτη ημέρα ή να επιλέξετε την παράδοση σταδιακά, με κάθε βήμα να ξεκλειδώνεται σε ένα συγκεκριμένο στάδιο του ταξιδιού εισαγωγής. Η δεύτερη προσέγγιση διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν τις σωστές πληροφορίες τη σωστή στιγμή κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής τους.
3. Παρακολουθήστε την πρόοδο: Παρακολουθήστε την πρόοδο των νεοπροσληφθέντων στο περιεχόμενο της βάσης γνώσεων, βοηθώντας σας να εντοπίσετε κενά στην κατανόηση ή τομείς στους οποίους μπορεί να χρειάζονται πρόσθετη υποστήριξη.
4. Προσαρμογή των μαθησιακών διαδρομών: Μπορεί να δημιουργήσει εξατομικευμένες διαδρομές μάθησης προσαρμοσμένες στις συγκεκριμένες ανάγκες και στόχους κάθε νέου μισθωτή.
5. Ενθαρρύνετε τη συνεργασία: Το Zavvy περιλαμβάνει χαρακτηριστικά που προωθούν τη συνεργασία και την ανταλλαγή γνώσεων μεταξύ των μελών της ομάδας, συμβάλλοντας στην προώθηση μιας κουλτούρας συνεχούς μάθησης και βελτίωσης. Ένας από τους πελάτες μας χρησιμοποιεί το Zavvy για τη διοργάνωση ημερών έρευνας, όπου οι νέοι υπάλληλοι αντιστοιχίζονται αυτόματα και ανατίθενται σε θέματα που πρέπει να ερευνήσουν και να συνεργαστούν. Ένας πολύ καλός τρόπος για τη δημιουργία εργασιακών σχέσεων, τη γνωριμία με τη γνώση του τομέα και την ανταλλαγή γνώσεων με τους συναδέλφους.

Ανακαλύψτε τα οφέλη του λογισμικού onboarding και enablement της Zavvy σε ένα δωρεάν demo .