Ekip Bilgi Tabanına Sahip Olmak Yeni İşe Alınanların Verimliliğini Artırmak İçin Neden Önemlidir?

Yeni işe alınanlar her kuruluşun can damarıdır, ancak onları hızlı ve verimli bir şekilde hızlandırmak zor olabilir.

Ancak yeni çalışanları işe alıştırmak için gereken zaman ve kaynaklar sizi hiç hayal kırıklığına uğrattı mı?

Kendinizi aynı soruları tekrar tekrar yanıtlarken mi buluyorsunuz? Ya da yeni işe başlayanların işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgileri bulmakta zorlandıklarını mı fark ediyorsunuz?

Eğer öyleyse, yalnız değilsiniz. 

Bilgi siloları bilgi boşlukları yaratarak yeni işe başlayanların işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgileri bulmakta zorlanmalarına neden olabilir. 

Sonuç mu? Daha uzun hazırlanma süreleri, daha düşük üretkenlik ve daha yüksek işten ayrılma oranları.

Peki ya bu bilgi silolarını yıkmanın ve yeni işe başlayanlara hızlı ve kolay bir şekilde erişebilecekleri merkezi bir bilgi deposu sağlamanın bir yolu olsaydı? 

İşte bu noktada bir ekip bilgi tabanı devreye girer. 

Kapsamlı bir bilgi tabanı oluşturarak, yeni işe alınanların ilk günden itibaren üretken olmaları için ihtiyaç duydukları bilgilere erişebilmelerini sağlayabilirsiniz. Ayrıca yeni işe alınanların bilgi aramak için harcamaları gereken zamanı ve çabayı azaltarak, daha hızlı yükselmelerine ve üretkenliklerini artırmalarına yardımcı olabilirsiniz.

Kazan-kazan. 

Keşfedin:

• Bilgiye hızlı erişim üretkenliği nasıl sağlar?
• Kullanıcı dostu bir bilgi tabanı için sahip olunması gereken unsurlar.
• Bir bilgi tabanı kurmak ve sürdürmek için ipuçları.
• İşe alım yazılımı bilgi tabanınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza nasıl yardımcı olabilir? 

💽 Ekip bilgi tabanı nedir?

Bilgi tabanı, belirli bir konu, ürün veya kuruluşla ilgili temel bilgileri depolayan, düzenleyen ve yöneten merkezi bir bilgi deposudur. 

Birincil amacı, kullanıcılara ilgili ve doğru bilgilere kolay erişim sağlayarak şunları yapmalarına olanak tanımaktır: 

1. Sorularına yanıt bulun. 
2. Problemleri çözün.
3. Konu hakkında daha derin bir anlayış kazanın.

İyi oluşturulmuş bir bilgi tabanı çeşitli içerik türlerini içerir:

• Standart Çalışma Prosedürleri (SOP'ler);
• adım adım kılavuzlar;
• en iyi uygulama belgeleri;
• sorun giderme kılavuzları;
• SSS;
• öğreticiler; 
• iş akışları.

Bilgi için gidilecek bir yer olması işi daha kolay ve hızlı hale getirebilir, ancak kötü organize edilmiş bilgiler herkesin bir şeyler aramak için zamanını boşa harcar .

Yani sadece bilgi dökmek için bir yere ihtiyacınız yok. 

Bunun yerine, bilgileri kullanıcı dostu ve güvenilir bir şekilde depolayabileceğiniz bir yere ihtiyacınız var.

Ekip bilgi tabanı örneği: Airbnb

Airbnb, bilgi tabanı için harika bir örnek sunuyor.

"Tüm çalışanları veriye dayalı kararlar alma konusunda güçlendirmek, herkese kararlarının etkisini doğru bir şekilde ölçmek için deneyleri kullanma becerisi kazandırmak ve kullanıcı tercihlerine ilişkin içgörüleri Airbnb kullanma deneyimini iyileştiren veri ürünlerine dönüştürmek" için bir "Bilgi Deposu" oluşturdular. AirbnbEng.

Bilgi tabanları beş temel sütun üzerine kurulmuştur:

• Tekrarlanabilirlik (her projenin sonucu tutarsızlık olmaksızın tutarlı bir şekilde yeniden üretilebilir);
• Kalite (yayınlamadan önce gözden geçirilerek sağlanır);
• Tüketilebilirlik (içeriğin netliğine ve birleşik stile odaklanma);
• Keşfedilebilirlik (kullanıcı deneyimine odaklanma);
• Öğrenme (okuyucunun başkalarının çalışmalarından bir şeyler öğrenmesini sağlama).

🧠 Bilgi üretkenlikle nasıl bağlantılıdır?

Verimlilik, bir çalışanın belirli bir zaman dilimi içinde üretebileceği çıktıyı ifade eden bir çalışan performansı ölçüsüdür. Üretkenlik, çalışanların görevleri ne kadar verimli ve etkili bir şekilde tamamlayabildiğini, projeleri teslim edebildiğini veya mal ve hizmet üretebildiğini ölçer.

Verimlilik hakkında düşünmenin basit yolu, çıktıların girdilere oranıdır. Girdiye kıyasla çıktı ne kadar yüksekse, verimlilik de o kadar yüksektir. 

Bilgi üretkenlik için gereklidir çünkü çalışanların şunları yapmasını sağlar:

• Daha verimli ve etkili çalışın. 
• Sorunları tanımlayın. 
• Yeni fikirler üretin. 

Çalışanlarının bilgi gelişimine yatırım yapan işletmeler, sektörlerinde rekabet edebilmek için daha donanımlı olabilirler. Çalışanlar rakiplerinin önüne geçmek için gereken bilgi ve becerilere sahip olduklarında, işletmenin rekabet üstünlüğünü korumasına yardımcı olarak üretkenliğin ve büyümenin artmasını sağlayabilirler.

İşte bu noktada bilgi tabanı (KB) devreye girer.

🏆 Yeni işe başlayanlar için şirket içi bilgi tabanının 7 faydası

1. Bilgiye hızlı erişim

Bir ekip bilgi tabanı, yeni çalışanların belirli bir konu hakkında bilmeleri gereken her şeyi saniyeler veya dakikalar içinde bulabilecekleri bir yer olmalıdır. 

Soru sormak için meslektaşlarını aramak ya da onlara e-posta gönderip yanıt beklemek zorunda kalmıyorlar. 

2. Deneyimli meslektaşların bilgi birikimine erişim

Yeni işe alınan çalışanların pek çok sorusu olabilir ancak bunları sormaktan rahatsız olabilirler. Sonuç mu? Yeni işe alınanların üretkenliğe geçme süresi uzar ve bu da parasal kayıplara yol açar. 

Diğer uçta ise çok şey bilen deneyimli çalışanlar vardır, ancak bu bilgi sadece onlara yardımcı olur. Başka bir yere transfer olurlarsa veya şirketten ayrılırlarsa, bu bilgi de onlarla birlikte gider. 

Bir ekip bilgi tabanı, önemli bir çalışan ayrıldığında bile bilginin kalmasını sağlar.

Ayrıca, şirket içindeki iş iletişimini otomatikleştirmeye yardımcı olur. 

3. Çalışan bağlılığında artış

İşlerine bağlı olduklarını hisseden çalışanlar, ilgisiz meslektaşlarına kıyasla bir şirkette daha uzun süre kalmakta ve daha kaliteli işler üretmektedir. 

Örgütsel etkinlik uzmanı Edward Lawler'a göre, yüksek katılımlı bir çalışma sistemi oluşturmak için dört unsur vardır: 

• Güç: İnsanlar, işleri ve çalışma hayatlarının kalitesi için önemli olan kararları alma becerisine sahiptir.  
• Bilgi: Kuruluşun gelirleri, maliyetleri, karlılığı, çıktıları ve müşteri geri bildirimleri hakkındaki veriler, çalışanların etkili kararlar almasını sağlar.
• Knowledge:  Offering the opportunity to build upon existing skills and learn new skills through a commitment to training and development. 
• Ödüller: Çalışanların kurumsal performansı artırmak için gösterdikleri çabalar için ödüllendirilmesi.

Bu dört unsur yüksek katılım sağlayacaktır: işlerini daha fazla önemseyen ve işlerinin başarılı olmasına yardımcı olmak için daha fazla çaba sarf eden çalışanlar.

4. Tutarlılık: Tüm çalışanlar ürün/hizmetiniz hakkında aynı bilgiye sahiptir

Bir işletmenin başarısı için tutarlılık esastır. Dolayısıyla, farklı departmanlar veya ekipler silolar halinde çalıştığında ve birden fazla (tutarsız) bilgi kaynağına dayandığında, bu durum müşterilere yansır. 

En basit örnek: Bir satış sırasında satış temsilcisi, en son ürün sürümünü yanlış anladığı için ürünün XYZ yapabileceğini söyledi. 

Gerçek kullanıma gelindiğinde, müşteri bunu çalıştırmayı başaramadı. Bunun üzerine müşteri hizmetlerine başvururlar, ancak temsilci XYZ 'nin mevcut olmadığını söyler. Daha sonra teknik desteğe başvururlar ve bu özelliğin var olduğunu öğrenirler. Yine de, farklı teknik gereksinimleri olan farklı bir paketin parçasıdır. 

Tüm departmanlar için ürün odaklı güncel bir bilgi tabanı mevcut olsaydı, bu birbirinden kopuk ve tutarsız deneyimden kolayca kaçınabilirdiniz. 

5. Daha iyi işe alım ve eğitim

İşe alıştırma, yeni çalışanların deneyimini değiştirebilir veya bozabilir ve o kişinin şirkette kalıp kalmayacağını etkileyebilir.

İyi planlanmış bir süreç ve bir bilgi tabanı, işe alım deneyimini basitleştirebilir ve kolaylaştırabilir. 

Çalışan işe alım sürecinize yardımcı olmak için ekibinizin bilgi tabanı unsurlarına dahil etmeniz gereken bazı unsurları aşağıda bulabilirsiniz:

• Şirketinizin güvenlik protokolleri; 
• Kurum içindeki farklı departmanların yapısı ve sorumluluklarına giriş; 
• Şirketinizdeki iş seviyelendirme ve kariyer yollarına giriş;
• geri bildirim kültürünüze ve performans yönetim sisteminize genel bir bakış.

6. Zaman tasarrufu sağlayan ve çalışan verimliliğini artıran kolaylaştırılmış süreçler

Çalışanların %45 'i ilgili ve güncel bilgileri aramak için çok fazla zaman harcıyor. 39'u ise bir iş sorununu çözmeye yardımcı olacak doğru kişileri aramak için çok fazla zaman harcıyor.

Nasıl yapılır kılavuzları, en iyi uygulama belgeleri ve sorun giderme teknikleri gibi kaynakları merkezileştirerek, yeni ekip üyeleri cevap aramak için daha az, işlerini yapmak için daha fazla zaman harcayacaklardır. 

7. Güçlendirilmiş uzaktan çalışanlar

COVID-19'dan önce bile uzaktan çalışma bir trend haline gelmeye başlamıştı.

Buffer'un Uzaktan Çalışmanın Durumu raporuna göre, bu durumun beraberinde getirdiği zorluklar arasında iletişim ve işbirliği %20'lik bir yer tutuyor.

Uzak ortamlar, her departmanın aynı yerde katkıda bulunması ve işbirliği yapması ile bilginin paylaşılması ihtiyacını belirgin hale getirir. 

Ekipler kendi bilgi silolarına sahip olduklarında, bu ekiplerin dışındaki herkes için "gözden ırak olan gönülden de ırak olur" sendromunun kurbanı olurlar.

Kıtalara ve zaman dilimlerine dağılmış uzak bir ekip düşünün. Avustralya'daki bir çalışanın Kanada'daki birinden cevap alana kadar kilitli kalmasını karşılayabilir misiniz? 

İyi bir ekip bilgi tabanı böyle bir durumu çözmeye yardımcı olur.

🕵️‍♀️ Dahili bilgi tabanınız için sahip olunması gereken özellikler

Bir ekip bilgi tabanı için önemli olan birkaç temel özellik vardır:

• Arama başladıktan sonra saniyeler içinde bilgilerin hızlı yüklenmesi. 
• Yanlış yazılmış kelimelerle, üç yerine iki kelimelik arama terimleriyle, arama terimleri için belirsiz ifadelerle ve daha fazlasıyla çalışabilen güçlü arama motoru . 
• Etiketler, anahtar kelimeler ve diğer etiketleme yöntemleri birincil yapı yöntemine paralel olarak çalışır. 
• Multimedya ve çok formatlı kütüphaneler , örneğin metinler, resimler ve videolar.
• İçerik kaybını önlemek amacıyla bilgi oluşturmak, güncellemek veya geri yüklemek için sürümler, geri alma ve diğer düzenleme özellikleri .
• Çalışan öğrenme merkezi: eğitim videoları, eğitim kursları ve atölye çalışmalarının yanı sıra yeni fırsatlar ve mevcut materyallerdeki değişiklikler hakkında güncellemeler için tek bir durak. 

💡 Başarılı bir bilgi tabanı oluşturmak ve sürdürmek için 7 pratik ipucu

1. İçeriği düzenleyin: Kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını ve bunlara erişmelerini kolaylaştırmak için bilgi tabanınızı yapılandırın. İlgili içeriği gruplamak için kategoriler, alt kategoriler ve etiketler kullanın.
2. Güncel tutun: Doğru ve ilgili kalmasını sağlamak için içeriği düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin. 

İpucu: Bilgi tabanının bakımı ve güncellenmesinden sorumlu bir ekip üyesi veya bir grup atayın.

1. Açık ve özlü bir dil kullanın: İçeriğinizi basit, anlaşılması kolay bir dil kullanarak yazın. Kullanıcıların kafasını karıştırabilecek jargon ve teknik terimlerden kaçının. Karmaşık kavramları açıklamaya yardımcı olması için resimler ve diyagramlar gibi görseller kullanın.
2. Geri bildirim toplayın: Kullanıcıları bilgi tabanınızın içeriği ve kullanılabilirliği hakkında geri bildir imde bulunmaya teşvik edin. 

İpucu: İyileştirme alanlarını belirlemek ve gerekli güncellemeleri yapmak için çalışan girdilerini kullanın.

1. Kullanımı izleyin: Çalışanların bilgi tabanınızı nasıl kullandığını anlamak için kullanıcı davranışını ve analizleri izleyin. Popüler içerikleri, arama trendlerini ve potansiyel bilgi boşluklarını belirleyin.
2. Bilgi tabanınızı tanıtın: Çalışanlarınızın bilgi tabanını ve faydalarını bildiğinden emin olun. Bunu eğitim materyallerine dahil edin ve şirket içi iletişim kanalları aracılığıyla tanıtın.
3. Diğer araçlarla entegre edin: Bilgi tabanınızı kuruluşunuzun kullandığı proje yönetimi, müşteri desteği veya iletişim araçları gibi farklı araç ve platformlara bağlayın.

🚀 Yeni işe alım verimliliğini artırın Zavvy

Using onboarding software can help your new hire access your thriving knowledge base. 

İşte Zavvy 'un nasıl yardımcı olacağı:

1. Bilgileri merkezileştirin: İlgili tüm belgeleri, kılavuzları ve kaynakları merkezi bir konumda saklayın ve düzenleyin, böylece yeni işe başlayanların gerekli bilgilere erişmesini kolaylaştırın.
2. İçerik dağıtımını otomatikleştirin: Yeni işe alınanlara rollerine, departmanlarına veya öğrenme yollarına göre ilgili içeriği otomatik olarak sunun. Tüm içeriğin ilk gün açılması gerekip gerekmediğini özelleştirebilir veya her adımın işe alım yolculuğunun belirli bir aşamasında açılacağı adımlı teslimatı tercih edebilirsiniz. İkinci yaklaşım, çalışanların işe alım süreçleri boyunca doğru bilgileri doğru zamanda almalarını sağlar.
3. İlerlemeyi takip edin: Yeni işe alınanların bilgi tabanı içeriğindeki ilerlemelerini takip ederek anlayış eksikliklerini veya ek desteğe ihtiyaç duyabilecekleri alanları belirlemenize yardımcı olun.
4. Öğrenme yollarını özelleştirin: Her yeni işe alınan kişinin özel ihtiyaçlarına ve hedeflerine göre özelleştirilmiş öğrenme yolları oluşturabilir.
5. Encourage collaboration: Zavvy includes features that promote collaboration and knowledge sharing among team members, helping to foster a culture of continuous learning and improvement. One of our clients uses Zavvy to organize research days, where new hires get automatically paired and assigned to topics they have to research and cooperate on. A great way of building work relationships, getting acquainted with domain knowledge, and sharing knowledge with peers.

Ücretsiz bir demo ile Zavvy'un işe alım ve etkinleştirme yazılımının avantajlarını keşfedin.