Företag Onboarding 101: Kultur, samarbete och Compliance för nyanställda

Vill du att dina nyanställda ska känna sig välkomna och bekväma från första dagen på ditt företag?

Självklart gör du det. Om man skapar en sådan här upplevelse för medarbetarna ökar deras engagemang och tillfredsställelse. Men det kommer inte från ingenstans.

En viktig aspekt för att utveckla en välkomnande miljö är företaget onboarding. Med en strukturerad och väl utformad introduktion till företaget känner sig de anställda mer bekväma på kontoret, vilket gör dem till bättre lagspelare.

I den här guiden beskriver vi processen för företaget onboarding från början till slut. Vi talar om vad det är och varför det är viktigt, samt om de viktigaste stegen och komponenterna i en plan för företaget onboarding .

✈️ Vad är företaget onboarding? 

Företag onboarding är processen att introducera nyanställda i organisationen som helhet. På så sätt får de nya medarbetarna en introduktion till företagets kultur, policyer och produkter.

Eftersom företaget onboarding inte är knutet till ansvaret för en specifik roll får praktiskt taget alla nya medarbetare samma erfarenhet. Den gemensamma erfarenheten skapar ett starkt första intryck och lägger grunden för en robust företagskultur. 

🆚 Företag onboarding vs rollbaserad onboarding

De första dagarna på ett nytt jobb kan kännas som en virvelvind av information för nyanställda. Med så mycket information om företaget, teamet och deras roll kan nyanställda snabbt bli överväldigade under onboarding -processen. 

Genom att separera företagets onboarding och rollbaserad onboarding i egna processer blir det lättare för nyanställda att komma ihåg och förstå den viktigaste informationen. 

Här är en snabb uppdelning av vad företag onboarding och rollbaserad onboarding innebär: 

Att skilja på dessa typer av onboarding för nyanställda är till fördel för alla. Ditt team för personaladministration kan skapa en enhetlig upplevelse för varje nyanställd, medan rekryterande chefer kan anpassa onboarding till teamets och medarbetarens behov .

Ta till exempel säljteamet och utvecklarna. Båda grupperna behöver samma introduktion till företagets kultur och policy. Men den rollbaserade onboarding som de behöver är mycket olika. 

• I en försäljningsprocess på onboarding fokuserar du på att lära dig produktfunktioner som är inriktade på kunden och öva på säljsamtal. 
• ‍Developer onboarding kräver däremot mycket mer komplex och teknisk produktkunskap. 

❓ Why is company onboarding important? 

Många företag rusar igenom företagets onboarding till förmån för rollbaserad onboarding. Men organisationer som hoppar över företaget onboarding går miste om en mängd fördelar för alla anställda. 

Allt handlar om att skapa en utmärkt upplevelse för alla nya medarbetare. Med ökningen av distansarbete och ett inflöde av yngre arbetstagare är det dags för företagen att ta medarbetarupplevelsen på allvar. På så sätt vinner alla på det.

Här är bara några av de fördelar som du kan dra nytta av när du utvecklar företaget onboarding som en del av din personalupplevelse: 

Enligt McKinsey är det åtta gånger mer sannolikt att nyanställda stannar kvar på företaget om de har en positiv upplevelse av sina medarbetare. Det är uppenbart att det lönar sig att investera i medarbetarupplevelsen. 

👀 Company onboarding process overview

Om du inte känner till idén om företaget onboarding kanske du undrar hur processen ser ut från början till slut. 

Här är en snabb översikt över faserna i företaget onboarding. Senare kommer vi att gå ännu djupare in på allt du behöver ta upp under en resa till företaget onboarding . 

Förberedelser

Att skapa en fantastisk upplevelse för de anställda genom företaget onboarding börjar redan innan den nyanställdes första dag. 

Kallas ofta preboarding, är det här skedet ett steg för att få bort en del pappersarbete och för att få nya medarbetare att bli entusiastiska över sin roll.

Att skapa spänning hjälper till att lugna nerverna hos nyanställda så att de kan känna sig trygga och förberedda när de börjar sin första dag på jobbet. Du kan öka upplevelsen av din anställning på preboarding genom att skicka välkomstpaket eller ordna möten med teamet innan de börjar jobba. 

Orientering

Låt nya medarbetare delta i en introduktionskurs under de första dagarna på företaget. 

New employee orientation is a brief and concentrated process where groups of recent hires learn about the company. It typically includes mandatory paperwork and training as well as information about company policies and procedures.  

Nöj dig inte med en dagslång introduktion för de anställda i stället för en riktig upplevelse för företaget onboarding . Att utvidga företaget onboarding bortom introduktionen är nyckeln till att skörda de fördelar som det ger för att behålla medarbetarna. 

Företag onboarding

Företaget onboarding fortsätter under de nyanställdas första vecka. Därefter kan du förlänga den ytterligare om det passar ditt företag. 

Under resten av onboarding -processen ska du lägga tonvikten på att bygga relationer med din nyanställde i hela organisationen. Även om de bör ägna mycket tid åt att lära känna sitt team, är det också viktigt att göra de nya teammedlemmarna bekanta med personer från andra avdelningar. 

Outlook

En formell process för företaget onboarding kan ta några dagar till en vecka, beroende på organisationens struktur. När företaget onboarding är avslutat kan du låta de nyanställda få en rollbaserad onboarding som leds av deras chef .

Under hela personalperioden på onboarding kan du förstärka de ämnen som behandlas under introduktionen med hjälp av mikrolärningsresor. Detta hjälper medarbetarna att verkligen ta till sig viktig information om ditt företag. 

📝 7 Essential parts of company onboarding

Det kan kännas överväldigande att ta fram en omfattande men kortfattad översikt över hela företaget. Vad ska du ta med? Vad vill nyanställda veta, och vad är inte så nyttigt? 

För att göra det så enkelt som möjligt för dig att skapa din egen checklista för företaget onboarding har vi skapat denna lista med viktiga komponenter.

Historia

Ge nya anställda en inblick i hur ditt företag startade. Detta är särskilt bra för små företag, nystartade företag och organisationer med ett uppdrag, där företagets historia är en viktig del av varumärket. 

Företagshistoria kan låta som ett torrt ämne, men det behöver det inte vara. Gör det i stället intressant genom att anspela på företagets historia, interna skämt eller andra delar av kulturen som nya anställda bör känna till. 

Kultur och värderingar

Hur ser det ut och hur känns det att arbeta på ditt företag?

Du måste besvara denna fråga när du diskuterar din företagskultur och dina värderingar. 

Det är bra att ge en översikt över företagets värderingar tillsammans med exempel på hur dessa värderingar tillämpas. 

För att förstärka företagets värderingar kan du utnyttja värdet av mikrolärande. Med Zavvy kan du ge korta lektioner om företagskulturen via Slack för att hålla nyanställda regelbundet engagerade och skapa återkommande kontaktpunkter för att internalisera värderingar.

Översikt över produkter och tjänster

Eftersom alla anställda är representanter för ditt företag är det viktigt att de kan representera ditt företag för andra. Därför bör alla nyanställda ha en god förståelse för vad ditt företag erbjuder och hur det är unikt jämfört med konkurrenterna.

Se till att du tar med denna information i din produktöversikt: 

• Viktigaste produkter eller produktkategorier 
• Unikt värde eller marknadspositionering
• Kärnpublik eller varumärkespersonligheter
  

I slutändan ska alla dina anställda lätt kunna identifiera en potentiell kund. 

Rollbaserad onboarding kräver också produktutbildning, men den utbildningen beror på rollens behov. Försäljare kanske behöver mer kunskap om de kundorienterade funktionerna, medan ingenjörer behöver mer teknisk kunskap. 

Regler för årlig ledighet

Det är inte förvånande att många nyanställda vill veta mer om företagets ledighetspolicy och andra förmåner från första dagen. Förmåner och ledighet är viktiga delar av många kompensationspaket, så se till att du ger detta ämne den uppmärksamhet det förtjänar. 

Se till att varje nyanställd förstår följande om semester: 

Det är viktigt att inkludera årlig semester i företagets onboarding, så att alla anställda förstår policyn på samma sätt. Med ett konsekvent budskap om semester kan du minska orättvisorna kring ledighet. 

Förmåner och förmåner

Årlig semester är inte den enda förmånen som anställda bör känna till. Ta upp allt annat som företaget erbjuder sina anställda så att nyanställda kan uppskatta att arbeta hos er. 

Förmånerna kan omfatta allt från sjukförsäkringar och aktieoptioner till medlemskap i gym eller veckoluncher. Oavsett vilka förmåner ditt företag erbjuder, se till att alla anställda vet hur de ska få tillgång till det de behöver. 

Det är smart att skapa resurser för den här typen av information så att medarbetarna kan hänvisa till den senare. Om vissa förmåner börjar gälla först efter en viss tid kan du skapa en automatiserad resa i Zavvy för att hjälpa den nyanställde att få tillgång till dessa förmåner så snart de är berättigade .

Tillgång till och inställning av verktyg

I vår digitala värld kan mycket av verktygsinställningen för ett kontor skötas i förväg eller till och med automatiskt. Under företagets webbplats onboarding kan du avsätta tid för felsökning, t.ex. för att återställa lösenord eller sakna API-nycklar - bara för säkerhets skull. 

Du kan skapa checklistor i Zavvy för att se till att nyanställda tar hand om alla grundläggande verktygsinställningar: 

Du ska inte behöva lära dina nya medarbetare att använda viktiga kontorsverktyg, men du kan hjälpa dem att förstå hur ditt företag använder dessa verktyg. Här är några exempel på verktygsrelaterade frågor som du kan hjälpa nyanställda att besvara:

• När ska jag skicka ett Slack -meddelande i stället för ett e-postmeddelande? 
• Hur får jag tillgång till delade kalendrar? 
• Vilken e-postadress använder jag för att logga in i vår HR-programvara? 
• Vem kontaktar jag för att återställa lösenordet? 
  

Nyanställda kommer att få mer detaljerad utbildning om verktygen i sitt team, så håll dig till företagsgemensamma verktyg som e-post, snabbmeddelanden och kalendersystem. 

Rundtur på kontoret och introduktion

Erbjud nyanställda en rundvandring på kontoret och viktiga introduktioner så snart du kan. Detta kan tyckas svårt om du har ett distanskontor eller en hybridarbetsmiljö, men det är lika viktigt oavsett miljö. 

Att hjälpa nyanställda att bekanta sig med kontorsmiljön är en viktig faktor för att få dem att känna sig bekväma och välkomna. Att veta vart man ska gå och se några vänliga ansikten kan göra underverk för att lugna en nervös nyanställd och skapa en välkomnande upplevelse.

Om du har ett hybridkontor kan du överväga att ge nyanställda en videorundtur på kontoret. Använd en smartphone för att genomföra ett mobilt videosamtal medan du går runt på kontoret och pekar ut viktiga eller intressanta saker.

Om ditt kontor är helt avlägset måste du vara lite mer kreativ. Tänk till exempel på videosamtal i webinar-stil med pausrum för att presentera nyanställda för anställda från andra avdelningar. Du kan också inrätta regelbundna virtuella möten med personer från hela företaget.

Håll virtuella rundturer och introduktioner avslappnade och roliga. Skicka isbrytare som de nyanställda kan svara på, eller skicka paket med kaffe och te så att även anställda på distans kan njuta av en kopp kaffe tillsammans. 

➡️ Vad kommer efter företaget onboarding? 

När det formella företaget onboarding är slut är det dags att övergå till rollbaserad onboarding. 

Från och med nu kommer den nya medarbetaren att arbeta nära sitt team för att förstå vilka processer och verktyg de behöver för att kunna prestera bra. En formell anställning på onboarding tar vanligtvis sex till tolv månader, beroende på organisationen och rollens komplexitet.

Även efter att onboarding avslutats är den rollbaserade utbildningen inte över. Fortlöpande utbildning och utveckling av anställda är avgörande för att utveckla hela din personalstyrka och planera för förändringar i verksamheten. 

Check out our new hire training checklist for a full breakdown of what comes after company onboarding. 

📈 Företag onboarding bästa praxis

När du utarbetar din plan för företaget onboarding bör du tänka på dessa bästa metoder. 

Var flexibel

Konsekvens är nyckeln till ett företag onboarding, men det betyder inte att du måste tillämpa strikta regler. Tänk på grupper med olika rollbaserade behov och låt dem vara flexibla i sin process för företaget onboarding .

Försäljningsteam tenderar till exempel att fokusera mer på tid till produktivitet eftersom de bidrar så direkt till resultatet. De kan behöva en ändrad plan för företaget onboarding för att möjliggöra mer rollbaserad utbildning under vecka ett. 

Automatisera med programvaran onboarding

Att tillhandahålla en konsekvent onboarding -upplevelse är en utmaning även för små företag, och det blir bara svårare i takt med att du växer. För att minska detta kan du investera i programvara för anställda onboarding som Zavvy. 

Med den här typen av plattform kan du bygga skräddarsydda resor på onboarding och automatiskt tilldela nyanställda dem. People Ops och rekryterande chefer får insikt i rollbaserade och företagets onboarding framsteg för alla.

Du kan till och med automatisera saker som

• 📅 Planera orienteringsmöten, introduktion av avdelningar,...
• 👬 Att skapa kontakter och engagera nyanställda och onboarding buddies
• 🎉 Fira milstolpar med motiverande meddelanden via Slack eller Teams
• 🔄 Samla in feedback varje steg på vägen för att förbättra processen.

Skapa en mall

Genom att ta fram en mall för företagets onboarding kan du vara konsekvent med varje nyanställd samtidigt som du har utrymme för ändringar när det behövs. 

Vår checklista för anställda onboarding går igenom allt du behöver göra för både företag onboarding och rollbaserad onboarding. Anpassa mallen onboarding till ditt företags behov och ladda sedan in den i ditt program för anställda onboarding för att göra det ännu enklare att hantera. 

⚙️ Make onboarding memorable with Zavvy

Är du redo att bygga upp företagets onboarding -program som du önskar att du hade haft som nyanställd? Bygg upp din resa onboarding i Zavvy, där du kan automatisera uppdrag och omedelbart spåra framsteg för nyanställda. 

Plattformar som Zavvy erbjuder en enhetlig upplevelse för alla nya medarbetare och bidrar till en gemensam företagskultur och en känsla av tillfredsställelse hos de anställda. Med ett enda verktyg kan du smidigt flytta de anställda från företagets onboarding till rollbaserad onboarding och till fortlöpande utbildning och utveckling. 

➡️ Är du nyfiken på hur det fungerar? Läs vidare för att ta reda på hur Storyblok sparar mer än 15 timmar varje vecka och samtidigt ger sina nya anställda den bästa onboarding -upplevelsen någonsin.