Hur man implementerar en effektiv Onboarding för ingenjörer/utvecklare för att öka produktiviteten

‍

Att anställa de bästa ingenjörerna och utvecklarna för din organisation är bara halva kampen - du vill också att de nyanställda ska förbli produktiva och nöjda för att bygga upp ett effektivt och välmående team.

Det är dock lättare sagt än gjort.

Många företag förlorar 25% av sina anställda under det första året, och de som stannar kvar är inte fullt produktiva under de första åtta månaderna av anställningen. Om du inte vill vara en del av den här statistiken behöver du ett effektivt system för onboarding av utvecklare/ingenjörer.

❓ Varför framgångsrik onboarding av utvecklare och ingenjörer är avgörande idag

Onboarding utvecklare och ingenjörer innebär att de nya medarbetarna ska arbeta med full kapacitet och integreras fullt ut i organisationen.

Med en framgångsrik onboarding -process på plats kan du:

• Ställ tydliga förväntningar på vad som förväntas av den nya mjukvaruingenjören.
• Ställ upp förväntningar på vad den nya programvaruingenjören kan förvänta sig av ditt företag.
• Bestäm i vilken takt den nya mjukvaruingenjören kommer att börja öka sitt bidrag för att uppnå organisationens mål.
  

Å andra sidan leder otillräcklig onboarding till att nyanställda blir underutbildade och desorienterade. Deras ständiga frågor gör att mer erfarna gruppmedlemmar blir långsammare (och irriterar dem), vilket leder till att gruppens produktivitet och effektivitet sjunker.

Trots konsekvenserna har 22 % av företagen fortfarande ingen formell onboarding -process. Och om de har en sådan har över 49 % av dem inte lyckats genomföra den på ett framgångsrikt sätt.

Onboarding är egentligen den första möjligheten du har att förbereda nya medarbetare för långsiktig framgång.

Även om utvecklare och ingenjörer har djupa tekniska kunskaper kan det vara en utmaning för dem att börja ett nytt jobb. Att lära sig namn och ansikten, att ta reda på ett berg av kod, att förstå nya arbetsprocesser och tekniska system... det finns så mycket mjukvara som de måste göra.

Onboarding av ingenjörer på distans har blivit svårare efter pandemin. Under hela 2020 kämpade företagen med att anställa och introducera ingenjörer på distans, främst för att de inte hade tillräckligt med resurser för att kommunicera på distans.

Lyckligtvis håller detta prejudikat snabbt på att förändras, och organisationer använder sig av ny teknik för att anställa, onboarding och utbilda personal.

Andra fördelar är att behålla den talang du har fått in och att utveckla ett givande arbetsförhållande. 69 % av de anställda är mer benägna att stanna kvar i företaget i tre år om de har upplevt en bra onboarding. Det faktum att det kan kosta 30-50 % av den anställdes lön att ersätta en utvecklare gör det också kostnadseffektivt att investera tid och kraft i att skapa en effektiv onboarding -process.

🆚 Hur skiljer sig onboarding av ingenjörer och utvecklare från andra anställda?

Status quo för rekrytering på onboarding ser ut så här: en hög med blanketter att fylla i, en kort genomgång av företagets historia och policyer, en introduktion till några kollegor och en snabb session med IT för att konfigurera e-post och andra användarkonton. 

När det gäller ingenjörer och utvecklare läggs ytterligare ett steg till där de får en checklista med länkar som de ska läsa och instruktioner om hur de ska arbeta sig igenom dem. 

Detta är fortfarande ett misslyckat tillvägagångssätt för utvecklare onboarding.

Utvecklare onboarding är en metod för att förmedla organisationens förväntningar - tekniska, processuella, produktmässiga och professionella - på ett sätt som gör all information användbar och möjlig för den nyanställde att agera. 

I denna artikel med titeln En dålig erfarenhet av utvecklare Onboarding kan döda din startupkallar Shawn Reisner utvecklaren onboarding för "organisatorisk socialisering", eftersom det handlar om så mycket mer än att bara lära sig den tekniska stacken. Han betonar hur du också vill att dina nyanställda ska känna sig uppskattade och trygga i att ställa frågor.

Hur gör man det?

Ett framgångsrikt program för ingenjörer och utvecklare onboarding bör omfatta fyra kritiska områden:

1. Produkt 
2. Process
3. Verktyg
4. Professionella förväntningar
   

Om ditt program inte täcker alla fyra områden kan det ta månader för den nyanställde att komma in i organisationen.

Du måste förstå dina mjukvaruingenjörers behov och underlätta hela onboarding -processen med utgångspunkt i de utmaningar som de står inför. Kom ihåg att kompetenserna är helt olika här, vilket är anledningen till att det är lika viktigt att undanröja tveksamheterna att be om hjälp och att undanröja kommunikationsbarriärer.

Jämfört med andra företagsanställda vill programvaruingenjörer och utvecklare ha effektivare och mer automatiserade rutiner och tydlig dokumentation som kan hjälpa dem att snabbare öka arbetet och ta ansvar för sin del.

🪜 De tre stegen i onboarding av mjukvaruutvecklare 

Effektiv onboarding är avgörande för att era nya mjukvaruingenjörer och utvecklare ska bli produktiva, lojala och engagerade medarbetare. Den består av tre omfattande steg, som vi har diskuterat i detalj nedan:

Steg 1: Lägg ribban högt

Först och främst vill du att ingenjören ska känna till ditt företag och förstå din produkt och sin roll.

• För att göra de anställda bekanta med företaget: Berätta om företagets kultur och värderingar, dynamik och system.
• För att göra de anställda bekanta med produkten: Låt dem använda den precis som din målgrupp skulle göra. Detta skapar empati hos kunden och gör dem bättre på att koda.
• För att hjälpa de anställda att förstå sin roll på företaget: Låt dem delta och kommunicera med kollegor, intressenter och andra intressenter.
  

Det här steget kan ta några dagar eller månader, beroende på företagets storlek. Här är några riktlinjer:

1. När ska du berätta för programvaruingenjören om företaget och dess kultur och värderingar?

Den första dagen för små och medelstora företag och inom de tre första dagarna för stora företag.

2. När ska du berätta för programvaruingenjören om produkten och dess funktioner, målgrupp och värdeerbjudande?

Inom de två första dagarna för små och medelstora företag och inom de fem första dagarna för stora företag.

3. När ska du berätta för programvaruingenjören om deras roll och vad som förväntas av dem?

Inom de tre första dagarna för små och medelstora företag och den första veckan för stora företag.

Steg 2: Att öka processen

Nya mjukvaruingenjörer måste lära sig hur man får koden till kunderna, hur man utnyttjar befintliga system och tekniker som finns inom företaget och hur man blir en lagspelare. Du vill inte heller att de ska slösa tid på saker som redan har gjorts eller definierats tidigare.

Tidsplanen för att börja kodning varierar beroende på företagets storlek. Låt oss ta en snabb titt på hur du ska gå tillväga i detta skede.

1. När ska en ny programvaruingenjör kallas in för sina tjänster?

Om du är ett SMB kan du börja sätta en ny tekniker på jour inom den första månaden, särskilt om företaget tillämpar YBIYRI-modellen (You Built It You Release It). 

Å andra sidan är väntetiden längre för stora företag. Det rekommenderas att nya utvecklare får jour efter att de har följt en jourrotation, vilket kan ta flera månader.

2. När ska man låta en ny mjukvaruingenjör driva en drömverksamhet? 

En ny programvaruingenjör kan driva teamaktiviteter efter att ha sett dem genomföras minst två gånger. Detta gäller både små och medelstora företag och stora företag.

3. När kan en ny programvaruingenjör godkänna någon annans pull request?

Inom de första 15 dagarna för små och medelstora företag och inom två månader för stora företag.

4. När ska man berätta för en ny programvaruingenjör om bygg- och frisläppningsprocessen?

Inom den första veckan för nystartade företag och inom de tre första veckorna för stora företag.

5. När kan en ny programvaruingenjör börja bidra till tekniska diskussioner?

På ungefär tre månader för små och medelstora företag och sex månader för stora företag.

6. När kan en ny programvaruingenjör aktivt delta i gillen och charters?

Anställda i nystartade företag kan delta i gillen och charters som Frontend Guild och Technical Architecture Guild på en månad, medan anställda i stora företag kan delta på ungefär tre månader.

Steg 3: Låta dem koda

Det här onboarding -stadiet är varje ny programvaruingenjörs och utvecklares bekvämlighetszon, där de gör det de är bäst på: kodning. Det faktum att du anställde dem innebär att du är säker på deras tekniska kapacitet för rollen, så du kan luta dig tillbaka och slappna av (på sätt och vis).

Så här kan du gå tillväga:

1. När ska man låta en ny mjukvaruingenjör installera utvecklingsinstansen på sin dator?

Den första dagen för små och medelstora företag och inom de första två veckorna för stora företag.

2. När ska en programvaruingenjör göra sin första commit?

Inom de tre första dagarna för små och medelstora företag och inom de första fjorton dagarna för stora företag?

3. När kan en ny programvaruingenjör förvänta sig att få se sitt arbete i produktion?

Medan mjukvaruingenjörer som arbetar på ett litet eller medelstort företag kan förvänta sig att se sitt arbete i drift inom de första tio dagarna, är lanseringscykeln för stora företag i allmänhet efter den första månaden.

4. När bör en ny programvaruingenjör förstå systemets arkitektur som han eller hon ska programmera?

Under den första veckan för små och medelstora företag och under den första månaden för stora företag.

5. När kan en ny mjukvaruingenjör börja bidra till storybedömningen?

Efter den första sprinten för små och medelstora företag (två veckor) och efter två sprintar för stora företag (fyra veckor). 

6. När ska en ny programvaruingenjör självständigt ta upp och slutföra en uppgift från backloggen?

Inom den första sprinten, vilket innebär två veckor för små och medelstora företag och inom den första månaden för stora företag.

Observera: Alla ovanstående tidsramar är bara uppskattningar. Varje arbetsstyrka har unika medarbetare med egna processer och inlärningsmöjligheter.

💻 Hur man tar ombord (fjärrstyrda) utvecklare

Onboarding för programvaruingenjörer behöver inte vara komplicerat - allt du behöver är rätt vägledning. Det yttersta målet för onboarding utvecklare och ingenjörer är att hjälpa dem att bli produktiva så snabbt som möjligt. 

Här följer en stegvis genomgång av en framgångsrik process för ingenjörer onboarding för att hjälpa dig att undvika misstag:

Steg 1: Introduktion

Det första steget är att göra den nya programvaruingenjören bekant med företaget, inklusive företagskulturen, kollegorna och verktygen som de kommer att använda. 

Kännedom om företaget och projektet

Dina nya medarbetare bör veta vilket projekt de kommer att arbeta med och vart det är på väg. Ge dem svaren på följande frågor för att få dem att komma igång:

• Vad gör ditt företag? 
• Vilket projekt har du anlitat dem för och vad är syftet med projektet?
• Vilka är de långsiktiga och kortsiktiga målen?
• Vilka uppgifter är mest kritiska för projektet?
• Uppstod några problem under prospektet? Om ja, hur löste du dem?
• Vilka problem står projektet inför för närvarande - eller kommer att stå inför i framtiden?
  

Om du känner till ovanstående kan du göra utvecklare och ingenjörer säkrare på projektet.

Bekantskap med nya kollegor 

Presentera de nyanställda för resten av teamet. Du behöver inte göra det alltför formellt - håll det enkelt och personligt. 

Så här gör du:

• Presentera utvecklarna för sin framtida teamledare under förhandlingarna. Uppmuntra båda parter att ställa frågor till varandra.
• Presentera utvecklarna för resten av teamet den första dagen. Om du bestämmer dig för att tilldela en mentor eller buddy, se till att presentera dem särskilt.
• Ge utvecklarna en virtuell rundtur på ditt kontor.

Steg 2: Inställning

Därefter vill du att dina nya mjukvaruutvecklare och ingenjörer ska komma in i det faktiska arbetsflödet och börja öka produktionen. För att göra detta på rätt sätt måste du se till att de har allt de behöver för att börja arbeta, t.ex:

• All nödvändig dokumentation, riktlinjer, handböcker och mötesplan.
• Tillgång till projektledningssystemet, med redigeringsrättigheter.
• Tillgång till testmiljön och API-nycklarna
• Lösenord för att använda interna tjänster och verktyg
• Inträde till företagets chatt och privata chattrum
  

Naturligtvis behöver du bara göra ovanstående när behovet uppstår. Det är bättre att lägga lite extra tid på att ge de anställda tillgång senare än att riskera att de blir överväldigade direkt.

Steg 3: Dokumentation

Det är nu som det blir mer specifikt.

Nya utvecklare behöver teknisk dokumentation för att kunna fastställa bästa praxis och eliminera smärtsamma punkter i samband med ditt projekt. Annars har de ingen referensram för att bedöma det på ett effektivt sätt. 

Efter att ha arbetat med företag med stora programvaruteam har vi funnit att följande uppgifter är viktigast för att lyckas med onboarding för utvecklare/ingenjörer:

• Källkod och databas (inklusive installationsmanual).
• Projektets beroenden
• API-nycklar och autentiseringsuppgifter för de verktyg som krävs för att börja arbeta.
• Provdata, plus handboken för dess inmatning och testsviter.
• Uppgifter om distributionsuppgifter för scenografiska servrar och produktionsservrar.
  

Distributionen är en skriptbaserad process och utvecklarna bör känna till varje steg för att undvika att de bryter ner befintliga funktioner. Ge nya utvecklare och ingenjörer för pågående projekt utvecklaranteckningar för att hålla dem uppdaterade om projektets egenheter och tidigare misstag.

📈 5 bästa praxis för onboarding av utvecklare/ingenjörer

Du kan optimera onboarding för programvaruingenjörer ytterligare - allt du behöver göra är att ställa några frågor till dig själv före den första dagen på onboarding:

• Vilken information, hårdvara och mjukvara behöver ingenjören bland annat innan han/hon börjar?
• Hur lång tid tar onboarding ?
• Vilket intryck vill du ge dina nya medarbetare i slutet av den första dagen?
• Hur kommer du att sätta upp mål för nya medarbetare för att kontrollera deras framsteg?
• Vad behöver ingenjören veta om er företagskultur och arbetsmiljö?
• Vad kan du göra för att undvika de vanligaste misstagen på onboarding , t.ex. otydliga förväntningar på jobbet, bristande organisation och bristande kommunikation?
  

Om du har svar på alla ovanstående frågor är du redan på väg att lyckas med onboarding en ny medarbetare. Men du kan effektivisera processen genom att tillämpa följande onboarding bästa praxis:

Ordna med pre-onboarding 

Preboarding handlar om att ge de nyanställda allt de behöver - tillgång till system, introduktion och fastställande av företagets förväntningar - för att de ska känna sig bekväma första dagen på jobbet.

Först och främst vill du att utvecklaren ska förstå din företagskultur. Dela med dig av din digitala handbok för anställda och visa dem presentationer och videor som lyfter fram företagets värderingar, uppdrag och visioner.

Ett välkomstpaket är visserligen frivilligt, men det är ett bra tillägg till din checklista för ingenjörer på onboarding . Det kan innehålla följande:

• Ett välkomstbrev från vd:n eller teamet
• Varumärkesvaror, t.ex. kaffemuggar, T-shirts, anteckningsblock och brevpapper.
• Några personliga gåvor som böcker, presentkort och smarta hem-apparater.
  

Hjälp dem sedan med personaladministrationen och ordna med logistiken. Se till att få bort det tekniska i förväg genom att ge dem tillgång till företagets projektledningssystem, chattappar, e-post och system för inlärning.

Tillhandahålla rätt verktyg

Du kan använda en rad olika kommunikations- och projektledningsverktyg för att få in utvecklare på distans. 

Till exempel, Slack och Basecamp hjälper till att underlätta samarbete och säkerställa smidig kommunikation. Codeshare och GitLab är ett annat verktyg som vi rekommenderar starkt för fjärrutvecklare. Dina teammedlemmar kan använda dem för att dela kod i realtid.

Investera i alla nödvändiga verktyg som gör det möjligt för fjärrutvecklare att ha samma nivå av diskussioner som om de hade varit på plats. Ge dem också tillräckligt med tid för att lära sig att använda verktygen och programvaran. Var tålmodig och tillmötesgående.

Automatisera onboarding

Onboarding Med hjälp av automatisering kan du vägleda dina nya programvaruingenjörer och utvecklare genom onboarding utan att behöva göra något manuellt arbete.

Nedan följer några idéer om hur du kan använda automatisering i dina processer för ingenjörer onboarding enligt SHRM:s rekommendationer:

• Compliance: Undervisning av nya ingenjörer i juridiska och politiska regler och bestämmelser.
• Förtydligande: Hjälpa nya ingenjörer att förstå sina nya roller och jobbspecifika förväntningar.
• Kultur: Ge nya ingenjörer en känsla för företagets kultur - formell och informell. 
• Anslutning: Att ge nya ingenjörer möjlighet att etablera mellanmänskliga relationer och informationsnätverk.
  

Med en enkel engångsinställning för vanliga processer som att utbilda nya medarbetare, koppla dem till mentorer och buddies och skicka påminnelser kan du hjälpa personalavdelningen att spara tid och ge rekryter ett personligt välkomnande. Automatisering gör också onboarding -processen mer strömlinjeformad, vilket minskar kostnaderna och ökar produktiviteten. 

Till exempel kan du automatisera när du använder Zavvy:s mallar för att få in utvecklare:

• Arkivering och uppdatering av handlingar.
• Lägga till nya anställda på onboarding arbetsflöden
• Utbilda dina medarbetare på autopilot 
• Schemaläggning av automatiska påminnelser för att kontrollera nya ingenjörer
• Det är också möjligt att spåra individuella framsteg.

Tilldela en mentor eller kompis

Över 87 % av företagen anser att ett mentorskapsprogram eller buddy -program under onboarding -processen bidrar till att påskynda den nyanställdes kompetens. Detta är logiskt eftersom varje nyanställd garanterat har någon som de kan vända sig till med frågor eller be om hjälp om de inte känner sig bekväma med att prata om det med sin chef.

Hur man gör genomföra ett program på buddy ? Välj ut en erfaren anställd som tar emot och orienterar en ny utvecklare och tittar till honom eller henne varje vecka under den första månaden och därefter en eller två gånger. För att se till att den nyanställde tar sig till den nya arbetsplatsen på ett effektivt sätt kan du be en tilldeladbuddyatt:

• Beskriv detaljerna i pågående projekt. 
• Svara på projektspecifika frågor och frågor om företagets utvecklings- och teststandarder.
• Presentera den nya utvecklaren för de andra teammedlemmarna.
• Ge och be om ärlig feedback
• Kontrollera om den nya utvecklaren har allt som behövs för att börja arbeta.
  

En buddy eller mentor har som främsta uppgift att se till att de nya medarbetarna känner sig bekväma direkt. Detta kommer i sin tur att uppmuntra de senare att snabbt börja bidra till pågående projekt. 

Zapierhar till exempel ett "Zap Pal"-program där varje nyanställd tilldelas en Zap Pal som:

• når ut till dem under den första veckan
• upprättar minst ett Zoom-samtal med dem, och 
• planerar upprepade kontroller under den första månaden.
  

Detta 1:1-förhållande underlättar onboarding och inger förtroende för den nyanställde.

Tillåt parprogrammering för de första uppdragen

Parprogrammering är en populär metod för mjukvaruutveckling där två programmerare arbetar tillsammans - en av dem skriver den faktiska koden medan den andra granskar varje rad när den skrivs.

Du kan låta de nyanställda utvecklarna arbeta med samma kod tillsammans i realtid, vilket ger dem möjlighet att diskutera beslut och dela med sig av feedback. Detta kan göras i ett videosamtal via skärmdelning eller på plats, beroende på hur ditt team arbetar.

Parprogrammering är särskilt användbart under onboarding -processen för nya ingenjörer. Det hjälper dem inte bara att lätt acklimatisera sig till företagets processer, utan leder också till effektivare kod. Dessutom fungerar det som korsutbildning som frigör kunskap från de silos av erfarenheter som vanligtvis finns i ett team.

👉 Fallstudie: Hur Google tar in ingenjörer på sitt eget sätt att lära sig praktiskt

Introduktion

Googles onboardingprocess är lika exemplarisk som företaget självt. Drivna av motivet att hjälpa nya ingenjörer att uppnå sin fulla potential skapade de NEHEN, även känt som "Noogler Engineers Helping Engineering Nooglers".

Det här tvåveckorsprogrammet bygger på insikten att nykomlingar är rädda för att ställa "dumma frågor" och tar ingenjörer genom organisationsstrukturen, kärntekniken och programmeringsmetoderna. Ledande ingenjörer håller liveföreläsningar om Googles metoder och kultur, där de delar med sig av "ingenjörsperspektivet" och svarar på alla nykomlingars frågor.

Introduktion till företagskulturen 

Googles ingenjörer är vanligtvis organiserade i små team som skapar möjligheter till samarbete och nätverkande mellan nyanställda och etablerade teammedlemmar. Ett internt verktyg som kallas "MOMA" används för att dela information om hur man blir en produktiv ingenjör på Google.

Kunskapsmaterial

För ingenjörer består en stor del av orienteringsprocessen av att bekanta sig med den kunskapsbas som skapats av ingenjörsavdelningen. Den består av avsnitt som är avsedda för enskilda ingenjörer, virtuella institutioner och yrkesspecifika kurser.

Codelabs

För att hjälpa nya ingenjörer att acklimatisera sig med ny teknik deltar Nooglers i praktiska handledningar som kallas Codelabs för att komma igång. Detta är dock inte begränsat till nykomlingar. Erfarna ingenjörer kan också dra nytta av dessa handledningar för att hålla sig uppdaterade med den senaste tekniken och programvaran.

Efter introduktion

‍ NärNoogler-programmet är avslutat skickar medarbetarna varje vecka en kortfattad redogörelse för sina framsteg och de projekt de har arbetat med. I slutet av varje kvartal deltar de i självbedömningar som kallas Mål och nyckelresultat.

Varje Noogler uppmuntras att sätta upp mätbara mål under denna orienteringsperiod. Även om det kan låta skrämmande vid tillfället är målet att uppnå 70 % av sitt mål.

⬇️ Effektiv onboarding av utvecklare/ingenjörer = Framgångsrika relationer och bättre resultat

En bra onboarding låter dig använda dina resurser fullt ut. Du kommer äntligen att se den nya personalens fulla kapacitet samtidigt som du minskar omsättningen och ökar produktiviteten. 

Även om det inte finns något standardiserat onboarding -system som du kan använda direkt från början hoppas vi att våra riktlinjer och bästa praxis hjälper dig att skapa ett eget system som är anpassat till din organisations exakta krav. 

Vill du göra onboarding enklare?

‍Använd vår programvara för onboarding för att automatisera arbetet och låta era nyanställda komma igång snabbare och mer effektivt. Med Zavvy kan du ta bort friktionen vid onboarding av utvecklare och hjälpa teknikteam att bygga de bästa produkterna.

Den har också massor av roliga integrationer, och du vet redan hur mycket ingenjörer älskar det. Kontakta våra experter för en kostnadsfri konsultation!