Hur man implementerar AI inom HR: En handfast guide för HR-chefer

81% av HR-cheferna har redan utforskat lösningar för artificiell intelligens för att förbättra organisationsprocesser och medarbetarupplevelser - och sett imponerande resultat. Ett exempel: 64 % av företagen instämmer i att de såg betydande tidsbesparingar när de använde AI-verktyg för att automatiskt sålla bort okvalificerade kandidater.

Men låt er inte luras att tro att det är en dans på rosor att implementera AI inom HR. Så var ska DU börja? 

Den här artikeln handlar inte bara om varför du bör implementera AI inom HR - den handlar om hur du gör det effektivt, ansvarsfullt och på ett sätt som stämmer överens med din organisationskultur och dina mål. 

🤖 Behöver HR-avdelningar AI?

När vi närmar oss 2024 handlar det inte bara om att ta till sig tekniken, utan också om att på djupet omvärdera HR:s roll i en digital värld. Theresa Fesinstine, Keynote Speaker på Founder International, sätter fingret på det: "Att integrera AI i kärnan av verksamheten kräver mer än teknik - det är en omdefiniering av själva kärnan i HR."

HR-chefer som vill förbättra sin avdelnings effektivitet och produktivitet och öka medarbetarnas engagemang bör anamma HR-automatisering.

• Effektivitet: AI kan effektivisera och automatisera olika processer, t.ex. screening av CV:n och sökning efter potentiella kandidater, så att HR-personalen kan fokusera på strategiska uppgifter som kräver mänskliga färdigheter, t.ex. interpersonell kommunikation. 

"Denna förändring förbättrar inte bara effektiviteten utan öppnar också vägar för kreativitet och innovation, vilket främjar miljöer där idéer blommar och samarbete blomstrar", tillägger Theresa Fesinstine.

• Produktivitet: AI går längre än traditionell automatisering och hanterar rutinuppgifter som dagliga administrativa processer, löneutbetalningar och onboarding av medarbetare. Genom att automatisera HR-arbetsflöden kan teamen fördela resurserna (och sin tid) mer strategiskt.
• Engagemang: AI-system kan analysera stora mängder data för att identifiera trender, mönster och insikter relaterade till medarbetarnas prestation, engagemang och retention. Detta datadrivna tillvägagångssätt gör det möjligt för HR-avdelningar att fatta välgrundade beslut, implementera effektiva strategier och optimera personalstyrkan.

Genom att integrera AI i HR-avdelningar kan HR-medarbetare i slutändan fokusera på aktiviteter med högre värde som bidrar till organisationens övergripande framgång och välbefinnande, vilket leder till bättre resultat.

✅ Hur börjar jag implementera AI i HR-avdelningar och HR-processer? Din checklista för implementering

"Även med den ökande tekniken är kärnan i HR fortfarande att bygga mänskliga kontakter och vårda empati", betonarTheresa. "När vi inför AI i våra processer är det viktigt att vi fortsätter att förespråka mänsklig interaktion och ser till att empati och medkänsla står i centrum."

Med detta i åtanke finns här en praktisk checklista som hjälper dig att sömlöst integrera AI samtidigt som du bevarar den speciella mänskliga kontakten som får organisationer att blomstra.

Definiera era AI-mål

Innan ni inför AI i HR bör ni fundera över vilka mål och utmaningar ni vill lösa med hjälp av AI. 

Om personalomsättningen är ett problem kan ni till exempel använda AI för att förutse potentiella avgångar genom att analysera historiska data och identifiera riskfaktorer. Ett annat mål kan vara att förbättra medarbetarnas utveckling genom personligt anpassade utbildningar som skräddarsys efter individuella behov och inlärningsstilar. 

Du kan också använda AI för att identifiera och åtgärda fördomar vid rekrytering och befordran för att säkerställa en rättvis och opartisk talanghantering.

Genom att definiera dessa mål får ni en tydlig färdplan för AI-integrationen, som säkerställer att tillämpningen anpassas till specifika HR-mål och ger mätbara förbättringar när det gäller att behålla och utveckla medarbetarnas kompetens.

Tänk på den viktiga-brådskande matrisen

En annan rekommendation är att prioritera AI-applikationer genom att klassificera dem som viktiga eller oviktiga - och sedan klassificera dem ytterligare utifrån hur brådskande de är.  

Börja med att kategorisera de identifierade målen utifrån hur viktiga de är. Skilj mellan de som är avgörande för att hantera högprioriterade utmaningar och de som är mindre avgörande, och organisera sedan informationen i ett tabellformat som liknar det nedan:

Prioritera därefter dessa applikationer efter angelägenhetsgrad:

På så sätt kan ni effektivt identifiera och prioritera AI-tillämpningar och se till att brådskande ärenden hanteras snabbt och att viktiga, strategiska initiativ får den uppmärksamhet de förtjänar.

Undersöka tillgängliga AI-drivna HR-verktyg och plattformar på marknaden

Undersök sedan vilka AI-drivna verktyg för HR-processer som finns tillgängliga på marknaden. Gör en grundlig research för att säkerställa att du förstår varje potentiellt verktygs kapacitet, funktioner och kompatibilitet med andra AI-verktyg och lärplattformar.

Så här går du tillväga:

• Genomföra en omfattande marknadsanalys: Identifiera och utvärdera olika AI-lösningar som är utformade för HR-ändamål. Leta efter leverantörer som är specialiserade på områden som medarbetarengagemang, talangutveckling, prestationshantering och personalanalys.
• Utvärdera möjligheterna till anpassning och integration: Undersök varje lösnings anpassningsalternativ för att säkerställa att de överensstämmer med HR-avdelningens specifika behov och mål. Tänk också på hur enkelt verktyget kan integreras med befintliga HR-system och databaser.
• Beakta användarvänlighet och krav på utbildning av anställda: Prioritera användarvänliga verktyg som kräver minimal utbildning av HR-personal. Bedöm vilken teknisk expertis som krävs för att implementera och hantera de valda AI-verktygen på ett effektivt sätt.
• Utvärdera datasäkerhet och efterlevnad: Välj lösningar som följer standarderna för datasäkerhet och regelefterlevnad. HR hanterar känslig information om anställda, så de AI-verktyg ni väljer ut måste uppfylla de högsta standarderna för dataskydd.
• Gör en kostnads- och intäktsanalys: Gör en omfattande kostnads- och intäktsanalys för att förstå de ekonomiska konsekvenserna av varje lösning. Tänk på de initiala implementeringskostnaderna, löpande underhåll, utbildning och eventuella dolda kostnader.

Håll dig också informerad om de senaste trenderna och innovationerna inom AI för HR. När det är möjligt bör du välja AI-lösningar som innehåller ny teknik som naturlig språkbehandling, maskininlärning och prediktiv analys.

Uppskatta kostnader och definiera en budget - och få den godkänd

Beskriv de kostnader som är relaterade till AI-integration, inklusive verktyg, utbildning och löpande driftskostnader. Det är en hel process där du måste:

• Utvärdera kostnader för verktyg, licenser och integration.
• Uppskatta utbildningskostnader för HR-personal.
• Bedöm kostnader för systemuppgraderingar och integration.

Du måste också räkna ut den initiala investeringen kontra löpande kostnader. 

Beskriv först de initiala kostnaderna för att förvärva och implementera AI-verktyg och system. Inkludera engångskostnader för utbildning, uppgraderingar av infrastruktur och eventuella konsulttjänster. Beräkna sedan återkommande kostnader, t.ex. förnyelse av abonnemang, underhåll och uppdateringar. Glöm inte att ta hänsyn till teamutbildning och kompetensutveckling.

Få godkännande från intressenter

Utan intressenternas godkännande kan du inte bana väg för en väl understödd och ekonomiskt sund AI-implementering på din HR-avdelning. Lyckligtvis är det inte svårt att få stöd - förutsatt att du använder ett strategiskt tillvägagångssätt.

• Presentera tydligt de beräknade kostnaderna och deras fördelning i ett omfattande budgetförslag.
• Kommunicera med viktiga intressenter, inklusive chefer, finans- och IT-avdelningar. 
• Formellt presentera budgeten för beslutsfattare för godkännande. 
• Svara på frågor och var noga med att betona de förväntade fördelarna med AI för HR-processer och övergripande organisatorisk effektivitet.

Välj AI-lösningar som bäst överensstämmer med era mål och HR-funktioner

Slutligen bör ni välja AI-lösningar som ni anser bäst överensstämmer med era HR-mål. Vi kommer att diskutera detta mer i detalj om en stund.

Säkerställ skalbarhet och enkel integration med befintliga arbetsflöden, och prioritera användarvänliga gränssnitt för ett smidigt införande. Det är bäst att välja etablerade leverantörer med starkt stöd och, om möjligt, köra pilotprogram för praktiska utvärderingar.

Tidslinje för implementering av AI-integration i HR

‍

🕵️‍♀️ Hur används AI i HR-livscykeln? 6 HR-områden där du kan implementera AI

Här är sex viktiga HR-områden där AI-implementering kan ha en betydande inverkan:

Rekryteringsprocesser 

AI i rekrytering fungerar som en kraftfull allierad vid talangrekrytering genom att automatisera uppgifter som screening av CV. Den identifierar effektivt kvalificerade kandidater och förutspår deras lämplighet baserat på historiska data. Avancerade algoritmer tar det ett steg längre och analyserar profiler på sociala medier för att bedöma kulturell passform, vilket säkerställer en heltäckande strategi för talanganskaffning.

Medarbetarnas engagemang

Om du någonsin har önskat att du hade ett magiskt verktyg som kunde känna av stämningen på din arbetsplats, är AI din trollstav. 

Genom att analysera sentimentdata kan AI-drivet medarbetarengagemang upptäcka vibbar och trender som möjliggör proaktiva åtgärder för en gladare och mer engagerad personalstyrka.

Natural Language Processing (NLP) kan mäta stämningar i olika kommunikationskanaler. 

Prestationsstyrning

AI Performance Management ger feedback i realtid, analyserar viktiga resultatindikatorer och identifierar områden som kan förbättras. Det går längre än traditionella utvärderingar och använder maskininlärningsalgoritmer för att förutsäga framtida prestationer baserat på historiska data. 

Lärande och utveckling

Från att rekommendera det perfekta utbildningsinnehållet till att identifiera individuella kompetensbrister - implementering av AI förenklar medarbetarnas lärande och utveckling och tar det till nästa nivå.

Algoritmer för maskininlärning kan till exempel analysera enskilda medarbetares resultatdata för att föreslå anpassade kurser, vilket främjar kontinuerligt lärande. 

Behålla medarbetare

Tack vare AI är det inte längre en komplicerad uppgift att förutse risken för personalomsättning. Genom att analysera historiska data kan man identifiera mönster och faktorer som bidrar till avgångar. Detta inkluderar insikter om demotiverade medarbetare och medarbetare med lägre moral. Med hjälp av tidiga varningar kan du implementera riktade strategier för att behålla medarbetare. 

➡️ Läs mer om AI:s omvälvande potential för att behålla medarbetare.

Introduktion av anställda

AI-driven onboarding för nyanställda är framtidens onboarding. AI effektiviserar onboardingprocessen genom att automatisera pappersarbetet, tillhandahålla personliga onboardingplaner och säkerställa en smidigare övergång för nyanställda.

Dessutom använder AI NLP för att svara på frågor, och coola verktyg som AI-drivna chatbots ser till att alla passar in i företagskulturen.

➡️ Implementera AI i dina HR-processer med Zavvy

Som en kunnig HR-chef vet du att spelet förändras, och Zavvy är här för att hjälpa ditt team att komma upp i nivå.

• 🧭 Du kan använda vårt systems generativa AI-funktioner för att skapa detaljerade karriärramverk för alla dina avdelningar, team och senioritetsnivåer. För varje rollnivå kan du länka obligatoriska utbildningsresurser. 
• 🧑🎓 Och om du inte har några till hands kan du utnyttja Zavvys AI-baserade LMS kapacitet att skapa mikrokurser. 
• 📊 För att hjälpa dina chefer och medarbetare att navigera bland olika feedbackinsikter kommer Zavvy AI automatiskt att skapa sammanfattningar av feedbacken i slutet av varje feedbackcykel. Använd dessa för att identifiera dina medarbetares styrkor och kritiska kompetensbrister.

Men dessa exempel skrapar bara på ytan av vår produkts AI-kapacitet. 

🤖 Den verkliga magin sker när du använder Zavvys 360° tillväxtsystem med AI som en bindande kraft mellan dina viktigaste talanghanteringsprocesser: 

• Karriär- och kompetensramar; 
• feedback och utvärdering av prestationer; 
• utveckling och lärande. 

Med Zavvys tillväxtsystem kommer dina medarbetare att få individuella rekommendationer baserade på deras nuvarande roll och kompetensmodell, nästa nivå på karriärvägen och den feedback de fick i den senaste utvärderingscykeln. Dina medarbetare får rekommendationer för lärande och utvecklingsaktiviteter som hjälper dem att överbrygga kompetensgap och förbereda dem för nästa steg i karriären.

📅 Nyfiken på att se hur allt detta fungerar? Boka en kostnadsfri Zavvy-demo och låt vårt team guida dig genom hur du implementerar AI i dina HR-processer och får din avdelning att glänsa utan att bli svettig.