14 steg och bästa praxis för att möjliggöra en kultur för kunskapsdelning och undvika informationssilos

Din största tillgång är den expertis, kompetens och erfarenhet som dina anställda bidrar med till organisationen. Men hur ser du till att kunskapen inte är isolerad utom räckhåll? 

Med rätt tillvägagångssätt kan du uppmuntra dina avdelningsgrupper att skapa en kultur för kunskapsutbyte för att dela information och innovativa idéer.

Upptäck de steg och strategier som hjälper dig och din ledningsgrupp att skapa en arbetskultur som bygger på kunskapsutbyte och ett djupare samarbete mellan chefer inom din organisation.

📚 Vad är en kultur för kunskapsdelning?

En kultur för kunskapsdelning är en kultur där de anställda fritt delar med sig av sina idéer och sin expertis .

Ett typiskt exempel: Antag att ditt team håller på att byta till ett nytt program för uppgiftshantering. En annan avdelning har dock redan testat övergången och har redan erfarenhet av att använda det nya verktyget för arbetsledning.

Istället för att vara osäker på hur verktyget ska användas, ber du någon som redan har erfarenhet av produkten att dela med sig av sina insikter om hur man optimerar användningen och undviker misstag. 

Detta tillvägagångssätt är motsatsen till att hamstra kunskap.

Ett annat exempel: Antag att en anställd använder kunskapsbasen för att undersöka hur en konkurrents produkt fungerar och hittar ett bättre sätt att göra något liknande i ert företag. Då kan de dela denna information med andra team eller avdelningar.

En kultur för kunskapsdelning har tre viktiga komponenter:

• Metoder och processer som gör det möjligt att dela information och data. 
• Förtroende är en förutsättning för att människor ska känna sig bekväma nog att öppna sig om sina egna erfarenheter och de lärdomar de dragit av dessa erfarenheter.
• Ledare som är starka nog (och villiga) att dela med sig av sin visdom till andra och som inte är rädda för att förlora makten eller kontrollen över sina organisationer.

Forskning om fördelarna med kunskapsdelning avslöjas: "I dag anses kunskapsdelning allmänt vara nödvändigt för de flesta företags hälsa. Forskning visar att en 'vilja att dela med sig' är positivt relaterad till lönsamhet och produktivitet och negativt relaterad till arbetskraftskostnader."

Att dela med sig av kunskap gynnar ditt företag och dina medarbetare:

• Att dela idéer med andra stärker ens självkänsla och uppmuntrar en att dela idéer med andra.
• Medarbetarna delar med sig av sina tankar och erfarenheter, vilket leder till bättre sätt att nå målen.
• Nyanställda gör färre misstag eftersom alla delar med sig av sin expertis och sina erfarenheter.
• Att lära sig av intern bästa praxis leder till arbete av högre kvalitet.
• En kultur för kunskapsdelning möjliggör en hög grad av tillit bland de anställda. 
• Medarbetarna kommer att känna sig mer engagerade i ditt företag och dess uppdrag.

🏆 4 Viktiga fördelar med en kunskapsbas för anställda

a) Hjälper till att minska stress och utbrändhet genom att minska de anställdas tid för att söka efter svar.

b) Bidrar till att minska tiden till nya anställda: När din organisation har en tydlig bild av sina kunskapstillgångar är det lättare att identifiera de anställdas behov av tillgång från första dagen.

Som ett resultat av detta kommer dina chefer och HR-team att stressa mindre när det gäller att sammanställa all den information som nyanställda behöver innan de börjar sin första dag.

c) Hjälper organisationer att hantera förändringar. När de anställda är medvetna om kommande förändringar och hur de kommer att påverka dem är de mer benägna att acceptera dem som en del av livet i organisationen. Resultatet? Mindre motstånd från de anställda och ökad tillfredsställelse.

d) En teammedlem som har en idé för att förbättra din produkt eller tjänst kan använda kunskapsbasen för att snabbt ta reda på om någon annan redan har implementerat den eller, ännu bättre, få ett försprång i utvecklingen av sin egen version.

Richard Nolan, personalchef på Epos Now, lovordar kulturen för kunskapsdelning och främjar den aktivt inom

: "Vi skapar en kultur för kunskapsdelning genom att ge befogenheter och samarbeta. Vi anser att varje anställd bör ha tillgång till resurser och verktyg som hjälper dem att utveckla sina färdigheter, hålla sig informerade om branschtrender och nå framgång. inom sin roll."

🆚 Kunskapsdelning vs. kunskapshantering

I de flesta företag är det särskilda kunskapsansvariga som ansvarar för att all relevant kunskap om företaget skapas, lagras och är lätt att hämta. Därför är det viktigt att avdelningarna omedelbart överför den kunskap som erhållits till relevanta medlemmar i organisationen.

Forskning om hur kunskapsdelning påverkar kunskapshantering visade att kunskapsdelning skapar en effektivare miljö för kunskapshantering i företag.

Vi kan dela upp kunskapshantering i fyra huvuddelar:

• samla in och arkivera information;
• organisera och lagra information;
• Att ge enkel tillgång till information, inklusive tyst kunskap;
• använda denna kunskap för att förbättra beslutsfattandet.

Kunskapshantering i sig gör det dock inte möjligt för alla anställda att få tillgång till och dela information.

Många anställda känner ofta att det inte är värt deras tid att dela med sig av information. Många trodde att de skulle få sina arbetsgivare att tycka att de var viktigare om att sitta inne med värdefull information. 

Det är här som en kultur för kunskapsdelning ger ett mervärde till det långvariga kunskapshanteringssystemet. 

Låt oss sammanfatta de viktigaste skillnaderna för tydlighetens skull:

• Kunskapshantering är en organisatorisk process som fokuserar på att samla in, organisera, lagra och hämta information för att förbättra beslutsfattandet.
• Kunskapsdelning är en social process för att skapa kunskap där människor delar med sig av sina erfarenheter för att lära av varandra (och bygga relationer). Det skapar en samarbetsinriktad arbetsmiljö.

💸 8 sätt för en kunskapsdelande kultur att förbättra ditt resultat

1. Ökad innovation och produktivitet

När människor känner sig kopplade till varandra är de mer benägna att samarbeta - detta gäller särskilt om din organisation har en stark kultur för kunskapsdelning. 

När medarbetarna kan få tillgång till organisationens kollektiva visdom kan de förnya sig och utveckla nya idéer.

Tomasz Niezgoda, marknadschef och medgrundare av Surfer SEO, förnyar genom aktiva kunskapsutbyten. Han förklarar sin process:

"För att ytterligare främja kunskapsdelning har vi inrättat ett antal initiativ och metoder. Vi har till exempel skapat en veckovis "kunskapsdelnings"-session där alla kan samlas för att diskutera sina aktuella projekt och ställa frågor.

Vi har också ett internt nyhetsbrev där de anställda kan publicera artiklar och dela med sig av sina insikter. Dessutom har vi infört ett "Lunch and Learn"-program där de anställda kan träffas för att diskutera ämnen som SEO, innehåll och analys."

2. Förbättra personalbindningen 

Ett företag förbättrar andelen anställda som stannar kvar genom att skapa en samarbetsvillig, engagerande och stödjande företagskultur. 

Och i den stora uppsägningens och den stora omorganisationens tid har dålig kultur mer än någonsin drivit bort anställda. 

En studie från MIT Sloan visar att: "En giftig företagskultur är till exempel 10,4 gånger mer kraftfull än kompensation när det gäller att förutsäga ett företags avgångsfrekvens jämfört med dess bransch." 

Så för att ligga steget före måste du skapa en positiv företagskultur som bygger på samarbete. 

💪 Lär dig av 7 exempel på enastående företagskultur.

3. Möjliggöra utveckling för de anställda

Kunskapsdelning möjliggör lärande i arbetsflödet. 

Arbetsgivare som investerar i sina anställdas tillväxt och utveckling med hjälp av utbildningsmöjligheter utvecklar högpresterande team, oavsett om det rör sig om interna eller fjärrstyrda team. 

💡 Tillgång till utvecklingsmöjligheter skapar större engagemang hos medarbetarna.

Resultatet blir att de anställda känner sig gladare, värderade, uppskattade och mer villiga att investera energi i organisationen.

4. Förhindra upprepade misstag

Förmågan att lära sig av andras misstag och undvika att upprepa dem är en fördel av att ha tillgång till en kunskapsbas. 

När människor delar med sig av erfarenheter och insikter som inte har fungerat med sina lagkamrater förhindrar de andra från att göra samma misstag. 

5. Att bygga upp en inlärningskultur

Community medlemmarna kan dela med sig och hjälpa varandra genom samarbete och feedback. Kollegornas insikter kan vara till stor hjälp för andra när de utför sitt arbete.

6. Öka dina kunders tillfredsställelse och lojalitet

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

📈 73 % av alla människor anger kundupplevelsen som en viktig faktor vid köpbeslut. 

Snabbare svarstider är en del av hela kundupplevelsen. Så om du som kund kämpar för att få den information du behöver från 9 av 10 företag, men ett företag visar sig vara hjälpsamt och svarar snabbt på dina frågor, så är det detta företag du väljer. 

Det spelar ingen roll om priset är högre, eftersom kundupplevelsen är den viktigaste aspekten som kunden kommer ihåg.

Anta att din personal som arbetar med kundkontakter har tillgång till en uppdaterad kunskapsbas som innehåller alla sannolika frågor från potentiella kunder och kunder. I så fall kan de erbjuda dina kunder en positiv upplevelse. Och som en bonus kommer dina kundrepresentanter också att få en bättre upplevelse av att arbeta för ditt företag. Alla vinner på det. 

Om en kund får vänta i telefon och undrar om informationen kommer, konkurrerar du inte ens med företag som ger snabba svar med hjälp av interna kunskapsdatabaser.

7. Förbättra den organisatoriska anpassningen

Ju mer de anställda känner till företagets produkter, tjänster och strategier, desto bättre kan de anpassa sitt beslutsfattande till företagets mål. 

Anpassning är avgörande i stora organisationer med flera avdelningar eller platser. Det bidrar också till att förbättra förändringshanteringen eftersom det minimerar de anställdas motstånd genom att dokumentera förändringar i hela företaget.

➡️ Är ditt företag på väg att genomgå en stor förändring? Ta en titt på vår guide om hur du driver en effektiv förändringshantering.

8. Minskning av utbildningskostnaderna 

Många företag kräver att anställda deltar i formella utbildningsprogram för att lära sig en färdighet i detalj. 

Nya uppgifter visar att de globala utgifterna för utbildning av anställda uppgick till 370 miljarder dollar under 2019, och den genomsnittliga utgiften per deltagare var nästan 1 300 dollar.

Men ett företags utbildningskostnader är inte bara ekonomiska. De omfattar även den tid som de anställda ägnar åt att lära sig nya färdigheter under en utbildningskurs.

För nyanställda finns det också en kostnad i form av begränsad produktivitet när de kämpar med inlärningskurvorna och arbetar för att lära sig att hantera sina nya roller, verktyg och ansvarsområden. 

Kunskapsdelning gör det möjligt för de anställda att få tillgång till relevant information på jobbet i stället för att behöva lämna skrivbordet för att delta i utbildningstillfällen.

🔍 7 Faktorer som påverkar kunskapsdelning i team

Viljan att dela information och data mellan avdelningar bidrar till företagets framtid.

Människor tar med sig sina personligheter och arbetsstilar in på arbetsplatsen. Därför måste företagen reagera på de beteendestörningar som står i vägen för en kultur för kunskapsutbyte.

Detta är de främsta hindren som försvårar kunskapsutbytet.

1. Bristande förtroende

Förtroende är grunden för en kultur för kunskapsdelning. Att lita på sina kollegor, anställda, personal och överordnade är nödvändigt för att nå nästa nivå i ett företag.

➡️ Upptäck 17 sätt att skapa förtroende på din arbetsplats och lägga grunden för en arbetsplats som delar kunskap.

2. Kulturella hinder 

Din företagskultur kan uppmuntra eller motverka kunskapsdelning. Här är några exempel på kulturella hinder:

• Hierarkisk kultur: I företag med en starkt hierarkisk kultur kan anställda på lägre nivå vara ovilliga att dela med sig av kunskap till sina överordnade och vice versa. Denna attityd kan bero på bristande förtroende, rädsla för att bli dömd eller brist på upplevt värde i att dela med sig av kunskap.
• Konkurrenskultur: Vissa organisationers konkurrenskultur kan motverka kunskapsdelning, eftersom de anställda kan känna att det kan vara till nackdel för dem att dela information med andra.
• Rädsla för att bli avvisad och dömd: I en kultur som inte uppmuntrar till feedback eller där människor är rädda för avvisningar och domar kan anställda tveka att dela med sig av sina idéer eller kunskaper öppet. Som ett resultat av detta kan människor känna en bristande motivation att erbjuda eller be om hjälp. Om människor är rädda för att se dumma ut eller göra misstag kan de vara mindre villiga att dela med sig av sina kunskaper till andra.

3. Håruppsamling av kunskap

Vissa ledare är villiga att dela med sig av sin visdom. Men det finns några som inte vill dela med sig av information.

Vissa ledare vill hålla det de vet hemligt för att behålla sin topposition och skörda alla fördelar. Men tyvärr är detta tankesätt en väg till misstro, hamstring och en silomentalitet.

Att hamstra kunskap är inte gynnsamt för ett tillväxtmedvetande som underlättar en långsiktig kultur för kunskapsdelning. Tvärtom - kunskapshamstring leder till destruktiv intern konkurrens och maktstrider. 

4. Brist på ledarskap

Avdelningschefer och chefer behöver ledarskapsförmåga för att kunna upprätthålla kunskapsutbytet mellan grupperna.

All personal måste förstå vilka kunskapsbehov som finns på olika avdelningar och hur andra kan tillgodose dessa behov i hela organisationen.

➡️ Lär dig hur du använder ledarskapsförmåga för att främja innovation på din arbetsplats och upprätthålla en stark kultur av lärande.

5. Brist på verktyg för att dela information och data

Utan stöd från teknik eller plattformar för kunskapsdelning kan det vara svårt för de anställda att dela och få tillgång till information på ett effektivt sätt. 

Du bör göra det enkelt för dina anställda att dokumentera och dela med sig av sina kunskaper. Du bör dock inte klandra de anställda för att de inte vill göra en stor insats för att dokumentera sitt lärande.

6. (Geografiskt) avstånd mellan lagen

När ditt team arbetar virtuellt kan vissa särskilda utmaningar uppstå:

• Kommunikationshinder: Det kan vara svårare att kommunicera och samarbeta effektivt. Därför blir det svårare för gruppmedlemmarna att dela idéer och information och bygga upp förtroende och starka arbetsrelationer.
• Kulturella skillnader: Geografiskt avstånd kan förvärra kulturella skillnader och göra det svårare för gruppmedlemmarna att förstå varandra och samarbeta effektivt.

Här är några lösningar för att hantera dessa utmaningar: 

• Uppmuntra videokonferenser och annan teknik för att hjälpa teammedlemmarna att hålla kontakten och samarbeta effektivt.
• Uppmuntra teammedlemmarna att skapa regelbundna virtuella möten och kontaktpunkter.
• Erbjuda utbildning och resurser för att hjälpa teammedlemmarna att hantera kulturella skillnader.
• Överväg att rotera teamets medlemmar till olika kontor eller platser för att främja personliga kontakter.

7. Bristande kommunikation mellan avdelningscheferna

Bristande kommunikation mellan avdelningschefer kan hindra kunskapsdelning inom ett företag genom att skapa siload information, vilket leder till: 

• bristande förståelse för vad andra avdelningar arbetar med;
• dubbelarbete; 
• bristande samordning; 
• Svårigheter att samordna insatser och anpassa strategier;
• svårigheter att bygga upp förtroende och dela känslig information;
• ineffektiv användning av resurser (dvs. slöseri med tid, ansträngning eller resurser).

Om du känner igen dig i det här fallet kan du se här hur du kan övervinna dessa utmaningar: 

Tips nr 1: Skapa effektiva kommunikationskanaler mellan avdelningscheferna, t.ex. regelbundna avdelningsmöten och tvärfunktionella gruppmöten.

Tips nr 2: Använd samarbetsverktyg och teknik för att underlätta kommunikation över avdelningsgränserna.

Tips nr 3: Överväg att utse en särskild person eller ett särskilt team som ska hålla kontakten mellan de olika avdelningarna.

🪜 9 steg för att skapa en kultur för kunskapsdelning i din organisation

Låt oss titta på hur du kan skapa en kultur för kunskapsdelning i din organisation. 

Processerna kommer att bidra till att undanröja hinder som t.ex. kunskapshamstring, där anställda är ovilliga att dela information med andra gruppmedlemmar och avdelningar.

Målet: Skapa en kultur av öppenhet och samarbete som uppmuntrar de anställda att öppet dela med sig av sin expertis, sina idéer och sin erfarenhet till andra.

1. Identifiera experter i teamet som kan hjälpa till med kunskapsutbytet.  

De experter som valts ut på lämpligt sätt kan vägleda de anställda om hur och varför de ska dela med sig av kunskap. Denna expert måste främja kunskapsdelning från arbetstagarens första dag på jobbet. 

Nyanställda kan följa den experten. 

Den här processen gör det möjligt för den nyanställde att lära sig mer om din organisations kultur, processer och rutiner på egen hand. 

Tips: Lär dig av interna experter för att motivera dina medarbetare att växa.

➡️ Upptäck 12 andra faktorer som driver motivation hos anställda och sätt att utnyttja dem.

Genom att observera hur mer erfarna medarbetare interagerar med kollegor kan nyanställda se att det är acceptabelt att dela med sig av sina åsikter. 

Expertens långsiktiga mål är att uppmuntra nya medarbetare att ge sina åsikter och samtidigt respektera andras åsikter och problem.

2. Dela med dig av kunskap från toppen

Genom att dela idéer från toppen och neråt bidrar du till att skapa en kultur där alla välkomnar samarbete och kunskapsdelning, även ledningen.

Ett av de bästa sätten att uppmuntra andra att dela med sig av kunskap är att göra det själv.

Anställda som ser att deras ledare aktivt delar med sig av sin expertis är mer benägna att följa efter. Se till att dina ledare delar med sig av information om utvecklingen inom branschen, bästa praxis och fallstudier, samt ger utbildning och handledning till yngre medarbetare.

3. Införa en molnbaserad plattform för kunskapsdelning.

Fördelarna med ett verktyg för kunskapshantering är dubbla: 

• Minska efterfrågan på personlig utbildning. 
• Spara tid, pengar och resurser genom att låta de anställda lära sig på sin egen tid, dvs. utbildning på begäran. De kan till exempel lära sig att använda ett nytt verktyg. 

Ett delat molnbaserat informationssystem förbättrar din organisation genom att organisera filer som wikis, e-post och kalendrar. 

Direkt tillgång till en kunskapsbas gör det enkelt att samarbeta med dina medarbetare i projekt, oavsett var de befinner sig. Därför måste systemet innehålla alla relevanta interna kunskapskällor, t.ex. en databas, seminarier eller webbplatser.

Lindsay Karny, karriärcoach och HR-proffs på CV 2023, gör kunskapsdelning till ett dagligt ansvar för medarbetarna:

"En av de viktigaste sakerna vi gjorde var att klargöra att kunskapsdelning var ett ansvar för alla i företaget. Vi såg till att alla förstod att de var ansvariga för att dela med sig av vad de visste - och hjälpa andra att dela med sig av vad de visste - och sedan höll vi dem ansvariga för att göra det."

Lindsays personal använder sig av en intern wiki för att få tillgång till uppdaterad information, vilket stärker deras kultur för kunskapsdelning:

"Vi har en intern wiki med information om alla våra produkter och en intern plattform för sociala medier där de anställda kan ställa frågor eller föreslå förbättringar av våra processer eller produkter."

4. Inför en politik för öppna dörrar

Skapa en miljö där människor känner sig bekväma med att dela med sig av idéer och samarbeta och där det inte är farligt att göra misstag.

Medarbetarna ska kunna vända sig till vem som helst på företaget för att få hjälp. De ska känna sig bekväma med att ställa frågor eller erkänna okunskap utan att straffas.

När någon ber om hjälp på ett möte ska han eller hon känna sig stött och förstådd. Detta leder till att de blir mer villiga att dela med sig av sina kunskaper.

5. Ta fram en lista över aktiviteter för kunskapsutbyte (uppmuntra de anställdas bidrag).

Uppmuntra de anställda att träffas och utbyta idéer.

Öka motivationen med ett incitament, t.ex. erkännande eller pengar, för att uppmuntra dem att tala om vad de vet och dela med sig av det till resten av teamet.

Erbjud bidragsgivarna en liten gåva, t.ex. ett presentkort, i slutet av varje period.

6. Anordna möten för att diskutera ny information.

Du bör regelbundet träffa avdelningschefer och projektgrupper för att utbyta information.

Dessa regelbundna möten är ett utmärkt tillfälle att ställa frågor och dela med sig av ny kunskap som lagts till i kunskapsbaserna.

Richard Nolan, Chief People Officer på Epos Now, representerar en personalavdelning som har ett kommunikationssystem där de anställda delar idéer och uppmuntrar till insikter mellan avdelningarna:

"Vi stödjer våra team i deras utveckling genom att upprätthålla en öppen kommunikationsstil i hela företaget. Detta innebär:

- att vi ofta anordnar avdelningsmöten där personalen kan utbyta idéer öppet och ärligt mellan varandra;
- att vi uppmuntrar teammedlemmar att dela relevanta insikter från externa källor med andra;
- att vi ser till att information är fritt tillgänglig via digitala kanaler som Slack eller Google Docs;
- att vi genomför månadsvisa utbildningar om viktiga ämnen som rör verksamheten;
- att vi underlättar möjligheter till skuggning så att individer kan lära sig bästa praxis från olika avdelningar inom organisationen;
- samt att vi erbjuder tillgängliga mentorskapsmöjligheter för anställda som vill ha ytterligare vägledning."

7. Välj en plattform för kunskapsutbyte med omsorg - känn till de bästa funktionerna

System för kunskapshantering kan hjälpa dig att förbättra din organisations produktivitet, effektivitet och samarbete. Och det finns många SaaS-baserade lösningar. Så hur väljer du ett?

Här är tre funktioner som du bör tänka på när du väljer ett system för kunskapsdelning.

A. Det är viktigt att dina anställda kan komma åt ditt kunskapshanteringssystem var som helst, dvs. plattformsoberoende. Att få tillgång till information oavsett var du befinner dig är avgörande för dagens kunskapsarbetare.

B. Plattformen bör göra det enkelt att dela information genom att använda etiketter och nyckelordstaggar och göra det enkelt att lyfta fram viktiga punkter och lägga till kommentarer. 

C. Du behöver rapporter och analysdata för att kunna fatta välgrundade beslut om hur du ska förbättra ditt kunskapshanteringssystem, dvs. statistik över användning, populära ämnen, engagemangsperioder och områden som behöver förbättras.

➡️ Ta en titt på Zavvy:s många resemallar som kan användas gratis och som hjälper till att upprätthålla samarbete och produktivitet.

8. Använd effektiva verktyg för kunskapsdelning.

Det finns olika verktyg och tekniker som gör det lättare att dela kunskap inom företaget.

Du kan till exempel använda företagets sociala nätverk eller samarbetsplattformar för att dela information och dokument eller videokonferensverktyg för att hålla virtuella möten och utbildningssessioner.

Dessutom kan du överväga att investera i ett system för kunskapshantering, som kan hjälpa till att centralisera och organisera information, vilket gör det lättare för de anställda att hitta och använda den kunskap de behöver.

9. Använd ett system med mätvärden för att mäta effekterna av dina insatser. 

Metriska rapporter visar hur dina kunskapsbasfunktioner utvecklas. Med hjälp av mätvärden kan du förutse och förbättra kunskapsdelningssystemets prestanda över tiden.

Du kan använda mätvärden som användningsgrad, antal visningar, klick på inlägg och mest aktiva delningsanvändare.

Eftersom tiden för att lagra och hämta information är en betydande del av de flesta företags budgetar, mäter många företag denna tid och dess kostnadsbesparingar genom sitt kunskapshanteringssystem.

Systemet kan spåra den tid som spenderas på användbara respektive onödiga uppgifter, den tid som går åt för att hitta rätt information och utbildningstiden per nyanställd under onboarding. 

Under mötena bör du göra dessa uppgifter tillgängliga och även samla in synpunkter på kunskapsbasens kvalitet, dvs. hur användbar den delade informationen är.

🌟 5 Bästa praxis för att förbättra din process för kunskapsdelning

Kunskapsdelning är nyckeln till framgång för företag. 

Vissa företag förlitar sig på att deras anställda delar med sig av kunskap, medan andra har strukturerade processer för kunskapsdelning.

Dessa strategier kommer att förbättra processen för kunskapsdelning och göra det lättare för dina anställda att lära sig nya färdigheter och öka produktiviteten.

1. Fråga de anställda om deras synpunkter

Gör en enkätundersökning om vad de behöver för att göra sitt arbete bättre och införliva det i ditt kunskapshanteringssystem.

➡️ Upptäck fördelarna med en gedigen medarbetarundersökning för att få feedback och öka engagemanget. Använd vår kostnadsfria mall för att komma igång med din pulsenkät.

2. Uppmuntra och belöna anställda som regelbundet (t.ex. veckovis eller månadsvis) delar med sig av kunskap. 

Ge de anställda tid under mötena att diskutera relevanta ämnen.

Erbjud incitament till anställda som använder ditt kunskapssystem effektivt.

3. Para ihop nyanställda med en mentor och en buddy

Som en del av ett stödjande förfarande på onboarding kan du se till att nyanställda får följa en mentor, en erfaren anställd, som kan hjälpa till med kunskapsutbytet. 

Mentorn bör vara någon som:

• Är villig och kan dela med sig av kunskap, idéer och expertis.
• Uppmuntra dina nya medarbetare att ge sina synpunkter.

Mentorn ger den nyanställda en fortlöpande resurs som kan ta itu med deras problem när de delar med sig av kunskap.

Ett program på buddy kommer att: 

• Hjälp nyanställda att känna sig välkomna. 
• Gör det möjligt för dem att lära känna sina nya medarbetare bättre och snabbare.
• Uppmuntra dem att söka och dela med sig av användbar kunskap. 

➡️ Skapa en positiv och produktiv arbetsstyrka med hjälp av ett onboarding buddy program med vår kostnadsfria mall och checklista.

4. Planera sociala evenemang för de anställda. 

Aktiva sociala evenemang kan fokusera på att bygga upp förtroende och sammanhållning i teamet. 

Förtroende och gruppsammanhållning är den fasta grunden för en kultur för kunskapsdelning på arbetsplatsen, oavsett om det sker fysiskt eller virtuellt. 

Sammanhållna band och arbetsstrategier är avgörande för ett framgångsrikt företag.

När gruppmedlemmarna är skickliga inom kompletterande områden kan de bygga på varandras styrkor för att nå sina mål genom att dela idéer och erfarenheter.

5. Skapa ritualer för kunskapsdelning

Uppmuntra nya medarbetare att dela med sig av sina kunskaper genom att skapa ritualer. Låt till exempel alla i teamet skriva i slutet av varje dag vad de lärt sig den dagen.

Deras lärdomar kan vara något de upplevt eller observerat under ett möte eller projekt eller en ny idé som de fått under brainstorming med kollegor. Eller något annat som är relevant.

När alla har skrivit ner sina tankar och upplevelser från dagen kan du dela med dig av dem under ett gruppmöte. 

Denna övning är ett utmärkt tillfälle för att komma ikapp med de anställda och för att uppmuntra till att dela med sig av eventuella framgångshistorier.

Prata om misstag, t.ex. om utmaningar som inte har klarats av under veckan och varför. Genom att dela med sig av detta kan andra anställda ge sina synpunkter på hur man kan ta sig an utmaningar och ge insikt genom erfarenhet.

Ritualer hjälper till att förebygga kunskapshamstring innan den börjar smygas in.

På Zavvy håller marknadsföringsteamet en veckovis utbildningssession för att diskutera olika ämnen, läsa akademiska artiklar och dela med sig av kunskap och bästa praxis som kan vara till nytta internt och för kunderna. Dessutom deltar kollegor från andra team ibland i dessa möten för att främja kunskapsutbyte över avdelningsgränserna. 

Så snart du har fler än en person i ditt team finns det en risk att vissa av dem kommer att hamstra kunskap. Skapa en intern wiki på Notion eller använd verktyg som Slack där folk kan dela med sig av kunskap utan att behöva prata ansikte mot ansikte.

Lindsay Karny, karriärcoach och HR-expert på Resume 2023, förklarar vikten av regelbundna möten för att dela idéer:

"Vi håller också regelbundna möten där de anställda kan ställa frågor om alla ämnen som har med arbetet att göra, och sedan ser vi till att frågorna besvaras av någon som har expertisen för att besvara dem."

💪 När det gäller möten kan du läsa om hur vi möjliggjorde Freeletics' ledarskapsutbildningsprogram. Deras People Manager Roundtable är en aktivitet för kollegialt lärande där man diskuterar ledarskapsutmaningar och delar med sig av bästa praxis.

➡️ Gör det möjligt att dela med sig av kunskap från dag 1 genom att Zavvy

Våra lösningar hjälper företag inte bara att introducera nya medarbetare utan även att skapa innehållsresor för utbildning och produktuppdateringar.

Med Zavvy:s resebyggare kan du:

• Skapa steg-för-steg-guider som hjälper nyanställda genom de första veckorna på företaget.
• Dokumentera företagsförändringar så att alla anställda får tillgång till uppgifterna.
• Utbilda de anställda i de verktyg och programvaror som behövs för att de ska kunna utföra sitt arbete. Zavvy verktygen ger en tydlig väg för nya anställda att sätta sig in i företagets kultur, värderingar och mål.

Produktmarknadsföringsteamet hos vår kund, DataGuardanvänder Zavvy för att skicka ut månatliga uppdateringar om sina produkter. På så sätt har säljare och andra som hänvisar till detta dokument alltid tillgång till de senaste ändringarna.

Upplev en livevisning av vår plattform och se hur Zavvy kan hjälpa till med kunskapsdelning och onboarding nyanställda. 

Vi ger dig rådgivning och går igenom hur Zavvy kan användas för ditt företag.

Prova en demo av Zavvy, så visar vi dig hur våra verktyg kan hjälpa ditt företag att hantera kunskap, processer och personal.