En effektiv onboarding är den bästa möjliga start du kan ge en nyanställd i din organisation.
Pandemin har förändrat vårt sätt att arbeta, men det har blivit allt viktigare att få till en bra introduktion på distans.
Det beror på att 80 % av företagsledarna är villiga att tillåta distansarbete under en tid efter pandemin.
Även om distansarbete har flera fördelar - ökad produktivitet, större självständighet och bättre balans mellan arbete och privatliv - kan det samtidigt vara en stor utmaning. Överarbete, brist på tydlighet och fragmenterad kommunikation med teammedlemmar och intressenter kan i hög grad påverka en medarbetares upplevelse på ditt företag.
Och det finns inget bättre sätt att övervinna dessa utmaningar än att ha en effektiv onboarding-process för distansanvändare!
Onboarding på distans definieras som processen att integrera nya medarbetare i organisationen och göra dem bekanta med företagskulturen, arbetsrutinerna, teknikstacken och teamkollegorna. Detta hjälper dem att effektivt börja bidra till era affärsmål med hjälp av tekniska verktyg på distans.
Tänk på att en effektiv onboarding inte bara beror på innehållet i själva resan, utan också på hur lätt den är att använda. Nyanställda måste kunna tillgodogöra sig materialet och enkelt navigera i systemet. Om det är för komplicerat eller ostrukturerat kommer de inte att hitta "aha!"-ögonblicket.
Konceptet med virtuell onboarding blev populärt under covid-19-pandemin. Sedan dess har flera videokonferensverktyg, webbseminarier och andra onlineresurser använts konsekvent för att skapa en sömlös onboardingupplevelse på distans.
I praktiken är det samma sak som onboarding på distans. Så kan man koka ner allt till en enkel checklista? Ja och nej.
Remote onboarding är mer än att skapa e-postkonton för nya medarbetare och se till att de har tillgång till rätt verktyg. Faktum är att detta kan skapa en negativ upplevelse för dem. Som framgår av denna HBR-artikel finns det fyra komponenter för en framgångsrik onboarding på distans:
33,37% av nyanställda lämnar sin nya roll under de första 6 månaderna, enligt en rapport från Bamboo HR . Den överväldigande höga siffran beror på en enda sak - en ineffektiv onboardingprocess.
Tvärtom kan en bra onboarding-upplevelse avsevärt förbättra den genomsnittliga medarbetarretentionen. Enligt en undersökning från Glassdoor kan en effektiv onboarding öka medarbetaromsättningen med hela 82 % och produktiviteten med över 70 %.
Kort sagt: En bra introduktion får människor att känna sig uppskattade. Och det sätter tonen för hur saker och ting fungerar när det gäller distansarbete.
Gör ett bestående första intryck redan innan deras första dag. Gör nyanställda bekanta med er företagskultur genom att skicka användbara videor, gratis företagsprylar och nödvändig utrustning. Detta kommer att minska nervositeten inför det nya jobbet och få dem att känna sig självsäkra och organiserade innan de börjar sin nya roll.
Ta en titt på Hubspots onboarding-akademi - Foundations. Den inkluderar distansarbete och har uppdaterats med nya guider för att underlätta distansarbete.
Ta emot dina medarbetare på deras första dag med ett informellt introduktionsmöte. På så sätt får de möjlighet att interagera virtuellt med dina medarbetare, vilket skapar en avslappnad arbetsmiljö. Här är ett exempel på Disneys onboardingprocess som kombinerar kreativitet och företagshistoria på ett förtjusande sätt. Nyanställda behandlas som cast members där de deltar i roliga, triviala spel och frågesporter för att lära sig mer om företaget.
Ordna ett virtuellt möte som inkluderar följande:
37 % av HR-medarbetarna och 56 % av de anställda som tillfrågades av BambooHR förespråkade ett mentor- eller kompisprogram.
Bonustips: Förbered dina mentorer i förväg genom att ge dem en dagordning och viktiga samtalsämnen inför mötet.
Introducera nyanställda till deras HR-avdelning, där de kan lära sig mer om företagets policyer och förmåner, eller ställa frågor om sabbatsår och ersättning. Det är bra att ha verktyg som HelloSign eller DocuSign där alla dokument kan undertecknas virtuellt och snabbt. Om du inte har erfarenhet av onboarding på distans kan du skapa en struktur för att samla in feedback om medarbetarnas upplevelse. Detta hjälper dig att förbättra din process för framtida rekryteringar.
Ju mer administrationstungt detta steg är, desto mer tidskrävande blir det. Vår rekommendation är att bara dela med sig av det viktigaste materialet i förväg. Och använd tiden effektivt till att svara på frågor och knyta kontakter på en mänsklig nivå.
En färsk studie visar att 28 % av medarbetarna föredrar att en HR-avdelning visar dem vägen, medan 33 % röstar på sin chef. Den rätta vägen bör alltid inkludera båda.
Beroende på hur komplex rollen är är det viktigt att ge medarbetarna en genomgång av de verktyg de kommer att använda. Det är också viktigt att kommunicera de digitala säkerhetsprotokollen för installation av programvara för att förhindra eventuella dataintrång eller dataförluster. Glöm inte att ge dem tillgång till företagets intranät och andra viktiga verktyg.
Få dina nyanställda att känna sig som en del av familjen genom att dela med dig av årliga eller kvartalsvisa mål för teamet, KPI:er som används för att mäta team och deras prestationer. Att ge tillgång till viktiga dokument, organisationsscheman, kalendrar och kontaktuppgifter bidrar till att skapa en smidigare medarbetarupplevelse.
Det är viktigt att ge en tydlig bild av vad ditt företag gör, produkten/tjänsten och hur supporten fungerar. Drift har till exempel ett supportsystem där alla anställda registrerar sig för chattjänst. Genom att göra detta får de en nära koppling till ditt företags uppdrag och skapar en möjlighet att prata med kunden - ett viktigt steg för målgruppsundersökningar. Ge dem tillgång till ett demokonto eller en sandlåda så att de får förstahandserfarenhet av din produkt eller tjänst.
Enligt HCI varar de flesta onboardingprocesser bara en vecka. Detta leder till att nyanställda känner sig förvirrade och vilsna. En effektiv onboarding-plan bör helst pågå i minst 90 dagar. Den kan till och med sträcka sig upp till ett år, med tanke på den nuvarande arbetssituationen.
Samordna med dina chefer för att skapa en 30/60/90 dagars introduktionsplan med regelbundna avstämningar via videosamtal. Eftersom onboarding på distans är ett nytt koncept bör ditt företag uppmuntra tvåvägsfeedback och dela med sig av synpunkter längs vägen. Qualtrics använder detta tillvägagångssätt för att konsekvent uppdatera sitt onboardingprogram på distans genom att samla in data vid varje kontaktpunkt.
Du kan använda våra lättanvända mallar eller till och med anpassa dem så att du når dina viktigaste mål snabbare. Här hittar du råd om 30/60/90 dagars steg.
Här hittar du också råd om olika faser i introduktionen av nya medarbetare.
Genom att integrera dina favoritverktyg för samarbete som Slack, Microsoft Teams kan du enkelt skapa en känsla av community bland dina medarbetare på distans. Här kan de presentera sig själva och få kontakt med andra teammedlemmar på den nivå som passar dem bäst.
Onboarding i små grupper är ett effektivt sätt att minska redundans och onödigt arbete med onboarding av nya medarbetare. Salesforce gör detta bra genom att skapa möjligheter för nyanställda att nätverka med andra medarbetare i alla regioner.
Uppskattningsvis 37 miljarder dollar spenderas varje år i USA och Storbritannien på att behålla medarbetare som är inkompetenta och inte förstår sin roll. Detta är ett resultat av ineffektiv utbildning under onboardingen. Att introducera nyanställda till viktiga verktyg, teamarbetsflöden och engagerande kurser banar väg för effektiv inlärning. När man tittar på vilka krav som ställs på nyanställda under den första veckan hamnar rollspecifik utbildning högst upp på listan.
> Låt dina medarbetare gå igenom alla pre-onboarding-resurser i sin egen takt. Var noga med att upprätthålla balansen mellan arbete och privatliv, överdriven outsourcing kommer bara att leda till improduktivitet och dåliga resultat.
> Se till att de är utrustade med rätt hårdvara i förväg. Netflix ser till att alla deras anställda har sin arbetsstation installerad i god tid före deras första dag.
> Dela upp onboardingen på flera dagar istället för att klämma in allt på en dag. Enligt Sapling kräver en genomsnittlig onboardingupplevelse att nyanställda genomför 54 aktiviteter. Det kan vara både påfrestande och engagerande - beroende på hur välplanerat ditt onboardingprogram är.
> Uppmuntra feedback och frågor under hela onboardingprocessen. Endast 12 % av medarbetarna i Gallups undersökning anser att deras organisation genomför en effektiv onboarding. Att få feedback från medarbetarna är avgörande för att vända statistiken på huvudet.
> Ge nyanställda tillräckligt med tid för att komma på plats och bekanta sig med nya verktyg. Se till att de känner sig bekväma med sin mentor och introduktionskompis. Enligt HCI rapporterar 87% av organisationerna att detta steg ökar de nyanställdas kompetens.
> Fråga dem hur du kan bidra till deras karriärutveckling och anpassa din onboardingplan därefter. Ha ett nära samarbete med den rekryterande chefen för att få 1:1-feedback.
Distans- och hybridarbetsmiljöer är här för att stanna. Enligt Buffer:s rapport - "2021 State of Remote Work", nämnde 55% av de till frågade att distansarbete var ett resultat av pandemin. Och om de fick välja skulle de gärna fortsätta att arbeta på distans, åtminstone på deltid.
Men de vill också fortsätta att arbeta på distans åtminstone under en del av sin karriär, även efter pandemin - och att upprätthålla en bra medarbetarupplevelse är inte så lätt.
Distansarbete är här för att stanna - och i viss utsträckning är varje team nu ett distansteam. Hur du anpassar din personliga onboarding för att passa en hybridarbetskultur och förbättrar din nuvarande onboarding för distansarbete handlar om att ha en robust onboardingprocess för distansarbete.
Ladda ner vår kostnadsfria PDF-checklista nu och se till att du inte glömmer något.
Zavvys verktyg för onboarding på distans är utformat för att stödja dig, varje steg på vägen.
Med anpassningsbara mallar och utbildningsprogram har det blivit enklare än någonsin att automatisera hela onboarding-planen, vilket resulterar i en smidigare medarbetarupplevelse och en högre retention rate.
Här är ett exempel från Roadsurfer, en storanvändare av Zavvy. De lyckades effektivt onboarda 82 kollegor på 3 månader på 36 orter med ett genomsnittligt användarbetyg på 4,85/5.
Läs mer om Roadsurfer:s framgångsrika arbete med att introducera upp till 30 personer per månad på distans.
Det bästa med att välja Zavvy är att onboarding bara är början på dina nyanställdas resa med ditt företag. Med Zavvys omfattande People Enablement Platform introducerar du dem inte bara till organisationen - du skapar förutsättningar för framgång i varje steg:
Att välja Zavvy innebär att välja en tillväxtpartner - från onboarding till ledarskapsutveckling och vidare, Zavvy ser till att nyanställda blir en integrerad del av ditt företags framgångssaga.
📅 Boka en demo för att se allt i aktion.
Ett bra sätt att göra det mer engagerande är att spelifiera inlärningsupplevelsen, organisera virtuella häng och isbrytare i utbyte mot priser.
Alla aktiviteter som organiseras under remote onboarding-processen, från att skicka resurser till nyanställda till att skapa en 90-dagarsplan - faller under onboarding-aktiviteter.
En färsk undersökning från BambooHR visar att 75 % av de nyanställda behöver utbildning på arbetsplatsen, 73 % föredrar en genomgång av företagets policyer, 59 % vill ha en genomgång av administrationsprocessen och 56 % skulle gärna ha en kompis eller mentor som de kan koppla till sig under den första veckan.
Det finns fyra steg för att introducera nyanställda:
Notera: Du kan göra din onboarding-process så detaljerad som möjligt, med flera steg under varje fas. Samtidigt är det också vanligt att tänka på två faser - pre-boarding och onboarding.
För det första bör du vara väl förberedd i förväg. Organisera dina mallar för onboarding på distans som är lättillgängliga för nyanställda. Därefter kan du fundera på hur du kan spelifiera upplevelsen, skapa automatiska påminnelser och check-ins. Detta kommer att spara dig massor av tid och ansträngning i varje steg.
De flesta organisationer avslutar onboarding-processen efter en vecka, men det rekommenderas att man åtminstone har en 90-dagars onboarding-plan samtidigt som man fortsätter med den behovsbaserade utbildningen. Förenkla det på ett sätt som dina distansmedarbetare kommer att älska att använda. För att få ett mer utförligt svar, läs"Hur lång tid bör onboarding ta - Bästa praxis och idealisk tidslinje".
Det finns en marginell skillnad mellan de två. Medan traditionell onboarding är enklare att implementera, ger remote onboarding dig flexibiliteten och friheten. I övrigt är alla steg som följs vid traditionell onboarding mer eller mindre desamma vid remote onboarding - förutom att det är virtuellt.
.png)
.png)
