Um processo de integração eficaz não se limita a colocar uma série de benefícios nos braços dos seus empregados e a mostrar-lhes a sua organização sofisticada. Pode dar-se a todo esse trabalho e mesmo assim eles não se sentirão entusiasmados com o novo emprego.
Se o processo de integração parecer uma rotina e não tiver objectivos claros, não conseguirá integrar adequadamente os empregados nas culturas e operações organizacionais. Como resultado, 25% dos trabalhadores abandonarão a empresa antes do final do ano.
Um bom processo de integração garante que os empregados
Esta publicação aborda os seus pontos principais e a forma como estes se traduzem num maior retorno do investimento (ROI).
Factors that influence ROI are:
Numa próxima secção, iremos analisá-los como pilares sólidos do ROI da integração dos trabalhadores.
Mas, primeiro, o que é o ROI da integração de funcionários?
O onboarding é o processo de integração de novos funcionários numa organização. Implica apresentá-los aos colegas de trabalho e aos clientes, dar-lhes formação, fazer-lhes uma visita às instalações e uma série de outras actividades.
O objectivo da integração é ajudar os trabalhadores a compreender o seu novo cargo e prepará-los para um bom desempenho profissional.
O ROI do onboarding é o dinheiro que recebe de volta quando os colaboradores começam a ter lucro e a produzir resultados inovadores para a organização.
Em termos simples, o ROI da integração de colaboradores refere-se ao dinheiro ganho com o investimento em processos de integração.
Eis quatro indicadores-chave que pode utilizar para obter uma estimativa do ROI do seu onboarding:
As estratégias de integração eficazes evitam que os seus empregados saiam da empresa nos primeiros meses. Isto pode evitar taxas de rotatividade dispendiosas para as organizações.
Quando um empregado se despede, a sua substituição por um novo custa 20% do seu salário. Com uma estratégia de integração deficiente, é mais provável que se registem taxas de rotatividade mais elevadas. Isto impossibilitará a obtenção de qualquer ROI.
Uma estratégia de integração eficaz caracteriza-se por uma experiência envolvente. Não se trata apenas de os gestores dizerem aos recrutas "eis o que deves fazer. Liga-me se precisares de alguma coisa" e depois abandona-os. Mais tarde, o empregado começa a enviar-lhes spam com pedidos de ajuda ou assistência.
Em vez disso, existe uma cultura de colaboração em que todos trabalham em conjunto para criar uma experiência significativa. Os novos contratados compreendem claramente as suas funções e a forma como estas se alinham com a visão e a missão da organização. As expectativas são definidas e as regras que orientam os comportamentos são estabelecidas.
Quanto mais depressa isto acontecer, mais depressa o empregado se torna produtivo. Aquele projecto de design de IU que normalmente demora um mês será concluído em três semanas.
O seu resultado final significa simplesmente o seu rendimento líquido.
É o dinheiro que sobra quando se deduz todas as despesas ou custos da receita total - por exemplo, impostos e encargos com empréstimos. Os números devem aparecer na parte inferior da sua declaração de rendimentos.
Sem um processo de integração de qualidade, os empregados não terão uma compreensão correcta da organização. Ficarão privados dos recursos intelectuais e físicos necessários para um melhor desempenho. Isto equivale a trabalhadores improdutivos e desmotivados.
A tecnologia está a mudar rapidamente a forma como as organizações funcionam. Actualmente, há mais pressão do que nunca para que os empregados aprendam a adaptar-se. Ter um processo de integração digitalizado evitará que isso aconteça.
Se tem mantido estratégias de formação de há nove ou dez anos atrás, chegou a altura de apimentar as coisas. Aqui estão cinco componentes essenciais para criar a sua nova estratégia de integração:
Se não preparar os seus empregados, está a prepará-los para falhar.
Antes do processo de integração, envolva os empregados em actividades que lhes dêem uma vantagem inicial. Poupará tempo e reduzirá o stress do primeiro dia.
Eis algumas ideias para as actividades do preboarding :
O processo de integração é a primeira impressão que causa nas novas contratações, pelo que é importante que se apresente como um actor de topo. Os funcionários que passam por um processo de integração eficaz tornam-se empenhados e 18 vezes mais comprometidos com a sua organização. Se o processo for mau, perderá talento para a concorrência.
Nos EUA, o custo médio da substituição de empregados que se despedem é de 15 000 dólares por trabalhador, o que representa 33% do salário.
Para criar o processo de integração de sonho para os funcionários, Adelle Archer, co-fundadora e CEO da Etherneva, afirma que:
"Olhar para os pontos fortes pessoais de cada contratado, compreender os seus interesses e utilizar os seus objectivos como uma métrica, proporcionará a oportunidade de adaptar o processo de integração em torno do seu novo membro da equipa, em vez de tentar forçar os objectivos da empresa que o empurrarão para fora da sua zona de conforto.
Ao fazer do empregado e não da empresa o foco do seu processo de integração, irá integrá-lo na empresa, enquanto utiliza os seus talentos para aumentar as hipóteses de sucesso."
Algumas organizações cometem o erro de não documentar os seus processos. Para grandes organizações com escritórios geograficamente dispersos, este é um enorme problema, uma vez que não haverá uniformidade. O processo de integração para um recruta hoje será diferente para outro amanhã.
Todos os recém-contratados devem começar com as mesmas informações básicas que os seus colegas para uma colaboração e eficiência fáceis.
Create a checklist. A checklist acts as a reminder of the activities you need to complete in their right order and stops you from going off-course.
Use automation. Record videos and design courses that will contain every information new hires need to know. Then upload them to your onboarding solution or Learning Management System (LMS) so employees can access them anytime.
A maioria das soluções LMS são actualmente baseadas na nuvem ou na Web, pelo que podem armazenar as suas informações de forma segura e evitar a perda de dados.
Storyblok poupa mais de 15 horas todas as semanas ao executar uma experiência de integração automatizada:
Estudo de caso ➡️: Como Storyblok passou de 33 para 140 empregados em 1 ano
Idealmente, a integração dos colaboradores deve durar, no mínimo, três meses. A duração restante do programa deve ser adaptada às necessidades da sua organização.
As organizações com muitas partes móveis (vários locais, montras ou territórios de vendas) podem ter dificuldade em reservar tempo para uma integração adequada. Os colaboradores serão então pressionados a terminar a sua formação e o processo termina rapidamente.
Christa Reed, Directora de Pesquisa de Mercado de Trabalho da JobSearcher, dá a seguinte dica sobre como criar tempo para a integração:
"Lembre-se que os primeiros dias de integração são um momento crítico para os novos contratados. Certifique-se de que lhes dá toda a sua atenção e de que os faz sentir bem-vindos.
Uma forma de o fazer é associar o novo funcionário a um colega buddy que lhe possa mostrar as redondezas, apresentá-lo aos principais membros da equipa e ajudá-lo a adaptar-se à sua nova função. Também deve fornecer ao recém-contratado um calendário detalhado da sua primeira semana, incluindo quando e onde tem de estar, para que não haja surpresas."
Associar os trabalhadores a um trabalho buddy durante os seus primeiros 30-60-90 dias afectará significativamente o seu desempenho. O programabuddy da Microsoft é prova disso, uma vez que os gestores levam a sério as interacções individuais com os novos contratados.
É atribuído a cada pessoa um parceiro de trabalho a quem pode recorrer para obter ajuda informal. Isto ajuda-os a criar um sistema de apoio e a aumentar a produtividade. 56% dos empregados que se reuniram com o seu buddy apenas uma vez nos primeiros 60 dias tornaram-se produtivos mais rapidamente. 97% dos que se reuniram mais de oito vezes disseram o mesmo.
Christen Steele, consultora de recrutamento de RH, afirma que:
"The goal of creating a positive experience is to build connections with colleagues and company culture. This means that successful onboarding happens when new hires can establish effective working relationships early on."
"Para além das refeições e das conversas de café mencionadas anteriormente, estas também podem incluir as redes sociais ou canais de comunicação como Slack, onde os funcionários podem estabelecer ligações pessoais e profissionais. Na Yello, temos canais Slack dedicados a animais de estimação, bebés, desportos e outros interesses comuns, onde podemos partilhar e ter um espaço para fazer perguntas, receber ajuda e simplesmente estabelecer contacto."
A nossa investigação revelou estes cinco pilares fortes que constituem o ROI da integração dos trabalhadores:
Os processos manuais apresentam estrangulamentos e elevados riscos de erro humano. Por exemplo, envia acidentalmente a sua lista de verificação pessoal aos novos contratados em vez da lista de verificação dos documentos importantes que devem trazer consigo.
Depois, o seu empregado aparece no escritório com os documentos errados na mão, causando atrasos no primeiro dia. Mas e se pudessem fazer tudo isto em linha?
A substituição dos métodos tradicionais por ferramentas automatizadas elimina essas ineficiências e simplifica o processo de integração. Ferramentas como Zavvy ajudá-lo-iam a programar automaticamente a entrega da mensagem de correio electrónico correcta dias antes.
As organizações com processos de integração eficazes registam mais 54% de lucro do que as que não os têm. O rácio tempo-produtividade também é mais elevado. 77% dos seus empregados atingem a sua primeira etapa antes do período esperado de oito meses.
77% dos empregados despedem-se porque se sentem sozinhos na progressão das suas carreiras. Este é um problema que a integração eficaz resolve. Demonstra empenho no crescimento da equipa e faz com que os funcionários se sintam apoiados.
Os empregados começam a ver-se como um só com a organização e tornam-se apaixonados por atingir as suas metas e objectivos. Esses funcionários permanecerão mais tempo na organização.
A cultura da empresa Netflix caracteriza-se por uma comunicação livre e aberta, sem regras e transparente. Os funcionários adquirem conhecimentos fora da sua especialidade, mas, em geral, todos estão empenhados em fazer o que é melhor para a empresa porque isso também os afecta.
Uma lição que pode aprender com isto é construir uma cultura que comunique os seus valores. Incentivar a partilha de ideias, recompensando as contribuições inovadoras. Dê feedback eficaz para ajudar os empregados a saber o que estão a fazer bem ou mal.
Acima de tudo, mostre esta cultura durante o processo de integração e mantenha-a a longo prazo. Não deve ser um evento único que termina quando os novos contratados já aprenderam tudo.
Todas as actividades de integração devem seguir o devido processo. Por isso, é essencial manter-se actualizado sobre as leis que regem o emprego na sua região.
Por exemplo, a Lei de Reforma e Controlo da Imigração (IRCA) estabelece que todos os empregadores dos EUA devem preencher um formulário I-9 para qualquer pessoa que contratem. Este formulário prova que o seu novo funcionário está autorizado a trabalhar nos EUA e que não está a gerir um caso de imigração. Se não o fizer, incorre em penalizações e multas de $234 a $2.332.
Tirar partido da automatização, melhorar a cultura da sua empresa e automatizar actividades fazem parte do processo de integração de sonho. Uma vez executado correctamente, pode transformar rapidamente os novos empregados em minas de ouro. Pode utilizar uma calculadora de ROI de integração de colaboradores para medir a eficácia da sua estratégia e determinar o seu ROI.
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