O melhor guia das PME para a formação dos trabalhadores: 11 formas económicas de melhorar a sua força de trabalho

É fácil ignorar a importância da formação dos trabalhadores nas pequenas empresas. 

Recursos, tempo e fundos limitados podem tornar difícil dar prioridade à I&D, especialmente se não tiver um departamento de recursos humanos dedicado ou uma equipa de aprendizagem para apoiar o crescimento profissional. 

Mas a questão é: a sua pequena empresa pode dar-se ao luxo de não investir na formação dos trabalhadores? 

Desde a aquisição de competências de liderança e de competências transversais até às competências digitais e ecológicas, o investimento no desenvolvimento de competências irá preparar a sua organização para o futuro, reter os empregados e garantir que se mantém competitivo no mercado.

Este guia explica os benefícios da formação para as PME, os desafios típicos que poderá enfrentar ao longo do processo e 11 formas económicas de melhorar as competências da sua força de trabalho, incluindo dicas de especialistas de empresas como a sua. 

Quais são os benefícios a longo prazo da formação dos trabalhadores para as pequenas empresas? 

Ainda está indeciso sobre se a formação empresarial vale o investimento para as PME?

Considere as seguintes vantagens ao ponderar esta questão.

Melhoria da produtividade e do desempenho dos empregados 

A Associação para o Desenvolvimento de Talentos conclui que as empresas com programas de formação estruturados podem aumentar a rendibilidade individual dos trabalhadores em 218%.

O mesmo estudo revela que estas empresas tiveram uma margem de lucro 24% superior à das empresas que gastaram menos no desenvolvimento dos trabalhadores. 

Aumento da retenção de funcionários 

Segundo o LinkedIn, 94% dos trabalhadores permanecerão mais tempo numa empresa se esta oferecer oportunidades de crescimento.

É difícil argumentar contra isso e também poupa dinheiro em custos de recrutamento. 

Melhoria da imagem de marca do empregador 

Na era da Grande Demissão, os candidatos a emprego procuram o óbvio: mais dinheiro para fazer face ao aumento do custo de vida.

Mas, para além do apelo do bom e velho dinheiro, 20% dos candidatos procuram activamente funções que ofereçam oportunidades de crescimento na carreira, de acordo com um inquérito da Jobvite. 

Além disso, o facto de as PME demonstrarem que estão empenhadas na formação reforçará a sua marca de empregador e atrairá os melhores dos melhores. 

Acompanhar a evolução do sector

O desenvolvimento dos trabalhadores pode ajudar as PME a acompanhar o ritmo acelerado da mudança nos respectivos sectores. Manter-se à frente da curva significa ter uma força de trabalho equipada para se adaptar e responder rapidamente às novas tecnologias e ao clima empresarial em geral.

🤯 7 Desafios da formação dos trabalhadores nas pequenas empresas

Mas a aprendizagem e o desenvolvimento podem ser assustadores para os proprietários e gestores de PME.

Muitos referem os seguintes aspectos como os maiores obstáculos a uma formação adequada.

Não existe uma equipa de I&D dedicada 

Com um número limitado de funcionários, muitas PME não se podem dar ao luxo de ter uma equipa dedicada de RH ou de L&D para investigar, desenvolver e gerir programas de formação de qualidade. 

Em vez disso, têm de confiar em gestores regulares e líderes empresariais que podem não estar bem familiarizados com as técnicas de formação. 

Tempo e dinheiro limitados 

Os proprietários de pequenas empresas não têm tempo ou dinheiro para uma formação formal. Têm de fazer malabarismos com outros prazos prementes e tarefas urgentes que acrescentam valor à empresa. 

Consequentemente, a formação pode ser interrompida, dar prioridade durante um mês e depois ser esquecida durante vários meses. 

Michael Nemeroff, director executivo e co-fundador da empresa de vestuário Rush Order Tees, sugere como garantir a consistência da formação:

"A forma como ultrapassámos este desafio foi definir o nosso orçamento e calendário para a formação no início do ano. Ao reservar tempo para atribuir recursos e estabelecer um plano que abrangesse todo o ano, conseguimos garantir que a formação ocorria regularmente, em vez de apenas uma ou duas vezes por ano, como acontecia anteriormente."

Difícil de acompanhar o ritmo da mudança 

Há sempre mudanças rápidas na indústria para acompanhar, desde avanços na tecnologia, mudanças no comportamento do consumidor, mudanças nos regulamentos e o surgimento de novos concorrentes. Uma forma de enfrentar este desafio é criar um programa de formação flexível que se adapte às suas necessidades. 

Desafio de avaliar as competências com exactidão 

Os proprietários de pequenas empresas devem identificar com exactidão os pontos fortes e fracos dos empregados, destacando as lacunas de competências e as áreas específicas de crescimento. Esta tarefa exige um conhecimento profundo das responsabilidades profissionais e das competências e conhecimentos necessários para um desempenho eficaz.  

Esta tarefa pode ser morosa e exigente.

No entanto, a gestão do desempenho e os planos de desenvolvimento dos trabalhadores são essenciais para o crescimento e o sucesso da empresa.

Conseguir a adesão 

A formação e o desenvolvimento só podem ser um sucesso estrondoso se todos os empregados estiverem a par do programa. Os proprietários de PMEs devem garantir a adesão de toda a equipa e fornecer amplos recursos para apoiar as iniciativas de formação. ‍

Ken Marshall, Director de Crescimento da Revenuezenexplica como este compromisso promove uma relação positiva e contínua com L&D.

"Eu diria que o desafio número um para a formação de funcionários é conseguir a adesão necessária para ajudar a formação a desencadear uma mudança comportamental permanente. Se um colaborador não compreender ou não concordar com algo, não será totalmente aceite e a formação não se manterá.

Uma coisa é intimidar ou coagir um membro da equipa a realizar uma tarefa com uma lista de verificação. Outra coisa é ensinar e treinar esse mesmo membro da equipa a descarregar a informação e a criar um hábito em torno da formação." 

Melhorar a participação na aprendizagem 

Da mesma forma, suponhamos que os esforços de formação anteriores falharam. Nesse caso, os proprietários de pequenas empresas precisam de examinar por que razão os níveis de envolvimento são baixos e como podem melhorar. 

Algumas estratégias implicam simplesmente a alteração do método de prestação ou do calendário da formação. No entanto, podem também incluir a utilização de técnicas mais sofisticadas, como a microaprendizagem, a realidade virtual ou as funcionalidades de gamificação. 

O Director de Marketing, Alvin Wei, relata uma experiência difícil com L&D na SEO Ant e a solução que utilizaram para criar uma cultura de aprendizagem vibrante e empenhada.

"Alguns funcionários estavam desmotivados a nível cognitivo, emocional e comportamental. A maioria não se importava em aprender, pois achava os cursos inúteis e desinteressantes.

O principal problema era o facto de os programas de formação serem demasiado gerais e precisarem de ter em conta elementos contextuais como a idade, a cultura, a especialização ou o posto. A maior parte deles deixou de prestar atenção às aulas, deixou de aprender activamente e rejeitou obstinadamente todas as possibilidades que lhes surgiam. Acrescentei cenários realistas e relacionáveis ao currículo para desafiar as suas capacidades de resolução de problemas." 

Adaptação à aprendizagem à distância 

Um novo desafio para as empresas é a adaptação a um ambiente de aprendizagem à distância. 

A adaptação à aprendizagem à distância pode exigir investimentos em tecnologia, fornecedores de formação em linha e métodos de comunicação como a videoconferência, webinars e eventos virtuais para criar uma experiência de aprendizagem eficaz para além da sala de aula tradicional. ‍

Lisa Richards, CEO e criadora da Dieta da Cândidadiz-nos:

"Tivemos de trabalhar incessantemente para descobrir como manter os nossos funcionários empenhados enquanto aprendiam e trabalhavam à distância. Também se tem revelado difícil personalizar as nossas estratégias de aprendizagem quando toda a formação está a decorrer à distância.

Além disso, a falta de supervisão presencial e a maior probabilidade de desafios técnicos e distracções tornam a formação à distância ainda mais difícil." 

7 Necessidades específicas de formação das pequenas empresas

Não existem duas PME iguais e as necessidades de formação variam consoante a dimensão da empresa, o sector e os objectivos. No entanto, eis oito áreas de formação típicas em que a sua empresa poderá ter de se concentrar.

Formação contínua 

Para se manterem competitivos, os empregados devem manter-se actualizados com formação adicional que acrescente valor à empresa e, ao mesmo tempo, melhore o desenvolvimento profissional. O seu programa de actualização de competências pode incluir cursos em:

• tecnologia; 
• comunicação; 
• competências transversais;
• conhecimentos específicos do sector.

Diversidade

A formação em diversidade tem como objectivo educar os funcionários sobre diferentes culturas, origens e perspectivas, incluindo o seu impacto no local de trabalho. Também identifica preconceitos inconscientes e aborda quaisquer barreiras ou discriminação que possam estar presentes. A formação DEI pode assumir várias formas, incluindo: 

• oficinas; 
• webinars; 
• módulos em linha; 
• microaprendizagem.

➡️ Consulte o nosso modelo de aprendizagem DEI para começar.

Políticas de formação no local de trabalho 

Todas as empresas devem ter um manual do pessoal, incluindo políticas e directrizes que os funcionários devem seguir para garantir a segurança, a justiça e o sucesso da organização. A formação dos funcionários sobre políticas como as seguintes manterá um local de trabalho harmonioso e eficaz:

• cultura da empresa; 
• ausências; 
• formação em sistemas;  
• assédio no local de trabalho; 
• denúncia de irregularidades; 
• expectativas de comunicação. 

Compliance 

Dependendo do seu sector de actividade, poderá ter de cumprir os regulamentos, fornecendo formação de segurança adequada ou compliance ao seu pessoal sobre tópicos como: 

• RGPD;
• cibersegurança; 
• saúde e segurança; 
• anti-terrorismo; 
• branqueamento de capitais; 
• violações de dados. 

➡️ Precisa de um exemplo? Veja o nosso curso de formação em segurança de dados.

Produto e vendas 

Para conquistar mais clientes e aumentar os seus resultados, a sua equipa de vendas e marketing tem de conhecer a fundo o seu produto, serviços, vantagens competitivas e preços. 

Simplifique a sua formação em técnicas de serviço ao cliente e nas características básicas ou vantagens dos seus produtos para fechar mais negócios e servir melhor os seus clientes.

Produtividade 

Uma gestão eficaz do tempo ajuda os empregados a serem mais eficientes e produtivos, aumentando os resultados e as receitas. Além disso, os empregados podem realizar mais em menos tempo, aprendendo a dar prioridade às tarefas, a definir objectivos e a eliminar distracções. 

Assim, a formação em produtividade irá aumentar o resultado final, aumentando as receitas e reduzindo os custos. 

➡️ Consulte mais dicas de produtividade no nosso curso de formação gratuito sobre produtividade.

Planeamento da liderança e da sucessão 

A formação em liderança e planeamento de sucessão garantirá que a sua pequena empresa continue a funcionar eficazmente se os seus principais líderes estiverem ausentes ou incapacitados. 

O conjunto de potenciais líderes pode ser mais pequeno numa PME. Ainda assim, deve haver sempre alguém disponível para assumir um papel de liderança quando necessário.

Este passo proactivo salvaguardará o futuro da sua pequena empresa e torná-la-á mais resistente a mudanças inesperadas.

➡️ Aprenda a tomar decisões e a liderar com confiança utilizando as nossas microlições sobre liderança. 

💰11Sugestões de formação a preços acessíveis para as PME

A formação dos empregados não precisa de ser dispendiosa. 

No entanto, se o orçamento for uma consideração para a sua empresa, consulte estas 11 formas económicas de manter a sua equipa a progredir. 

Proporcionar uma aprendizagem baseada em competências

A aprendizagem baseada em competências ajuda os empregados a desenvolverem as competências de que necessitam para serem bem sucedidos. Esta estratégia baseia-se na avaliação dos conhecimentos, competências e aptidões necessários para o desempenho das suas funções. Também é essencial para a formação para novas funções ou promoções. 

A principal vantagem da aprendizagem de competências é o facto de se concentrar apenas nas competências de que necessita, em vez de sobrecarregar os seus empregados com tópicos menos relevantes que não são necessários na sua pequena empresa. 

Incentivar a formação cruzada 

A formação cruzada é um método de emparelhar os trabalhadores mais fracos com os mais fortes. O objectivo é que cada par atinja um nível de proficiência semelhante, para que possa criar uma cobertura para os seus empregados e eliminar as lacunas de produtividade durante uma falta de pessoal ou em caso de catástrofe.

E se os funcionários tiverem funções diferentes? 

A formação cruzada pode ainda ser benéfica porque os seus empregados desenvolverão novas competências observando os outros nas suas respectivas áreas de negócio. O resultado será uma força de trabalho mais resiliente. 

Utilizar recursos gratuitos 

Se tiver um orçamento de zero dólares para formação, pode desenvolver os seus funcionários tirando o máximo partido dos cursos gratuitos. ‍

Rafal Mlodzki, Director Executivo da US Passport Photoexplica:

"Existem muitos recursos de formação gratuitos disponíveis, como webinars, cursos em linha e tutoriais. Investimos em alguns deles e criámos um catálogo aberto de cursos que os nossos funcionários podem utilizar em qualquer altura." 

Organizar webinars, palestras e conferências remotas 

Para as PMEs distribuídas, os webinars e as palestras em linha são uma excelente forma de unificar a sua equipa a baixo custo e sem ter de repetir as mesmas coisas. 

Jarir Mallah, especialista em RH na Linguma aplicação linguística gamificada, explica:

"Trabalhando numa empresa que, em grande parte, contrata membros da equipa à distância e em diferentes fusos horários, o nosso maior desafio é conseguir sessões de formação eficientes. É importante evitar a necessidade de repetir processos de formação.

Sempre que possível, pedimos à nossa equipa de base que programe as sessões de formação em horários que permitam uma maior participação. Para os funcionários que podem faltar às sessões, gravamo-las com gravadores de ecrã ou através de vídeo. Estas são carregadas para a nuvem e partilhadas." 

A formação à distância é uma alternativa rentável aos cursos presenciais por algumas razões:

• Custos mais baixos: A formação à distância elimina a necessidade de despesas de deslocação e alojamento, aluguer dispendioso de salas de aula ou outras instalações de formação.
• Maior flexibilidade: Os colaboradores participam na formação em qualquer lugar e a qualquer hora, o que pode beneficiar significativamente os colaboradores com restrições de horário.
• Maior alcance: Muitos funcionários podem aceder à formação à distância, independentemente da sua localização. 
• Auto-didacta: Os colaboradores concluem a formação ao seu próprio ritmo e podem rever o material conforme necessário.

Contactar a sua rede 

Suponhamos que a formação externa está fora de questão. Porque não aproveitar o valioso conjunto de conhecimentos que já possui internamente? 

Rafal Mlodzki explica: "Incentivamos os funcionários a partilharem as suas competências e conhecimentos com os colegas através de sessões de orientação ou de formação informal."

Dica n.º 1: Contacte especialistas internos na matéria e peça-lhes que partilhem a sua sabedoria com o resto da sua força de trabalho.

Dica n.º 2: Utilize estudos de caso para demonstrar como servir melhor os seus clientes. 

Concentrar-se num tema de cada vez 

É mais eficiente para os empregados concentrarem-se numa competência de cada vez, em vez de tentarem aprender várias competências em simultâneo. E a repetição espaçada de um único tópico favorece a retenção de conhecimentos. 

O psicólogo Hermann Ebbinghaus criou a "Curva do Esquecimento" para demonstrar a queda exponencial da recordação ao longo do tempo.

Uma forma prática de incorporar a repetição espaçada no seu fluxo de trabalho diário é alinhar a sua formação com as competências necessárias para cada função na sua organização. Coloque-as por ordem de prioridade e percorra a lista de formação, uma de cada vez. 

Adaptar os conteúdos de aprendizagem 

Qualquer força de trabalho é composta por trabalhadores com diferentes estilos de aprendizagem inerentes.

Exemplos típicos incluem: 

• Aprendizes visuais: aqueles que preferem aprender através de imagens, estudos e diagramas.
• Alunos auditivos: aqueles que respondem melhor a instruções verbais, como palestras, podcasts ou tutoriais.
• Alunos que aprendem a ler e a escrever: aqueles que aprendem lendo calmamente o material, tomando notas e reescrevendo secções para reforçar a sua compreensão.
• Cinestésicos: aqueles que gostam de se familiarizar com exercícios de formação prática e actividades que os envolvam fisicamente.

Lucjan Suski, director executivo e co-fundador da Surfistarevela como adaptar um programa de formação com base no comportamento de aprendizagem natural do indivíduo.

"Cada funcionário tem diferentes estilos de aprendizagem, pontos fortes e fracos, pelo que pode ser difícil encontrar uma abordagem única que funcione para todos. Para ultrapassar este desafio, implementei uma abordagem individualizada - concentrando-me no desenvolvimento das competências de cada membro da equipa de acordo com as suas capacidades e necessidades. Desta forma, todos recebem a formação específica de que necessitam e, ao mesmo tempo, são capazes de trabalhar eficazmente em equipa." 

Incorporar formatos de aprendizagem inovadores 

Em consonância com o acima exposto, os diferentes formatos de aprendizagem podem adaptar-se a estilos de aprendizagem específicos. Por exemplo: 

• Testes interactivos: podem envolver alunos visuais e auditivos 
• Microaprendizagem: para informações escritas em pequenas porções durante o fluxo de trabalho 
• Formação no local de trabalho: para se adaptar aos alunos cinestésicos. 

➡️ Consulte o nosso guia para a criação de um sistema de gestão da formação personalizado.

Aprender em grupo 

A formação entre pares ou as sessões ao vivo devem ser incentivadas para fomentar o espírito de equipa e normalizar uma cultura de aprendizagem contínua. 

Denise Hemke, Directora de Produtos da Checkrdescreve como "fazer com que toda a equipa frequente os cursos em conjunto dá a oportunidade de se motivarem uns aos outros, de pedirem ajuda uns aos outros quando necessário e de competirem entre si. Isso ajuda-os a manterem-se no caminho certo e elimina uma parte do distanciamento da aprendizagem".

Exemplo: A Zavvy trabalhou com Freeletics, um treinador de IA baseado em aplicativos, para renovar seu programa de L&D. Introduzimos as Mesas Redondas de Gestores de Pessoas - uma actividade de aprendizagem colaborativa para partilhar as melhores práticas actuais e debater os desafios de liderança. 

➡️ O nosso estudo de casoFreeletics explica em pormenor como a nossa equipa de experiência de aprendizagem criou um programa personalizado que incorpora informações práticas dos especialistas. 

Envolver os colaboradores no seu percurso de aprendizagem  

Quer que os seus empregados se comprometam com os seus planos de formação? ‍

Adrienne Couch, Analista de Recursos Humanos na LLC.Servicesrecomenda a recolha de feedback para colocar os funcionários no centro da sua experiência de aprendizagem:

"Em vez de lhes dizer apenas o que devem aprender, prefiro pedir-lhes a opinião sobre o que seria mais útil para eles. Isto não só me ajuda a adaptar a formação às suas necessidades específicas, como também os faz sentir que têm uma palavra a dizer no seu próprio desenvolvimento."

Incentivar os empregados a concluir a sua formação 

Se não for suficiente obter o seu contributo, um pequeno incentivo pode ajudar a empurrar os empregados relutantes na direcção certa. Não precisa de ser dispendioso - um cartão-presente para o primeiro empregado a concluir a formação pode ser suficiente para estimular a competitividade. 

Lucjan Suski, director executivo e co-fundador da Surferdescreve a sua experiência:

"Para garantir que todos estão empenhados e a aprender, implementei um sistema de recompensas por completarem a formação com sucesso ou mostrarem um aumento de conhecimentos após cada sessão de formação. Isto incentiva os membros da equipa a levarem a sério a formação e motiva-os a aprender mais sobre as suas funções e as operações da empresa como um todo."

🪜 Criar o seu primeiro programa de formação para funcionários Em 7 passos simples

Os programas de formação dos empregados são fáceis de criar quando se segue a lista de verificação de formação abaixo.

Identificar as necessidades de formação da sua organização 

Start by creating a priority list of everything you want to achieve with your training program. 

Pode incluir qualquer coisa, desde melhorar o serviço ao cliente, melhorar o desempenho e a produtividade do trabalho ou introduzir novas competências técnicas no local de trabalho.

Defina metas e objectivos de formação para a equipa e utilize-os como um roteiro para alcançar o resultado desejado.

Determinar o orçamento e os recursos disponíveis 

Está na altura de definir um orçamento para a formação e compreender os recursos disponíveis. A orçamentação dar-lhe-á uma ideia dos tipos de materiais e tecnologias de formação a que pode aceder e de quaisquer fornecedores externos de formação que possam apoiar a sua equipa.

Fazer perguntas como: 

• Que verba deve ser atribuída para criar um programa que satisfaça as suas necessidades de formação? 
• Quantas horas pode dedicar à formação? 
• Alguns temas de formação devem ter prioridade sobre outros? 
• Tem acesso a formadores internos? 
• Terá de formar primeiro um funcionário sénior para que este possa dar formação ao resto da sua força de trabalho? 

Escolha os seus métodos de formação 

Seleccione os diferentes métodos e materiais que irá utilizar para ministrar a formação. Pode incluir: 

• cursos tradicionais ministrados por um professor;
• cursos personalizados em linha;
• workshops interactivos;
• seminários;
• microaprendizagem.

Desenvolver um plano de formação 

Um plano de formação dos trabalhadores deve incluir o calendário, os recursos, os materiais e os métodos de formação. 

🏋️‍♀️ Dependendo das suas necessidades organizacionais, a Zavvy oferece uma vasta gama de modelos de planos de formação para dar início ao seu programa de L&D.

Comunicar a sua iniciativa de formação

É altura de espalhar a palavra. 

Informe os funcionários sobre o seu programa de formação e o que este envolve. Pode fazê-lo através de um e-mail para toda a empresa, uma publicação na intranet, uma avaliação de desempenho ou durante uma reunião individual. 

Lembre-se: explique por que razão a formação é fundamental e como irá beneficiar a organização.

O mais importante? Esclareça sempre quais as partes da formação que são obrigatórias, para que não haja margem para falhas de comunicação.

Implementar o seu programa de formação

Crie um sistema para acompanhar o progresso dos seus empregados e atribua sessões de formação conforme necessário. Certifique-se de que todos se sentem à vontade com o programa e compreendem o que é esperado. 

Não se esqueça: recolha regularmente as opiniões dos trabalhadores para apoiar a sua equipa e fornecer recursos ou informações adicionais sempre que necessário.

Acompanhar o progresso e corrigir o rumo quando necessário 

Como saberá se o seu itinerário de formação é um sucesso? 

Defina métricas que possa utilizar para medir o sucesso, incluindo pontuações de satisfação do cliente, inquéritos de envolvimento dos empregados ou avaliações do desempenho da equipa. 

Sugestão: Poderá ter de comunicar estes dados aos principais interessados ou utilizá-los para justificar as suas despesas de I&D para o próximo ano. 

➡️ Precisa de inspiração? Consulte o nosso guia completo para medir a eficácia da formação. 

Adrienne Couch explica: "Ao medir o sucesso da nossa formação, podemos determinar quais os programas que estão a funcionar e quais os que não estão e fazer os ajustes necessários. Isto garante que a nossa formação está realmente a satisfazer as necessidades dos nossos funcionários e, em última análise, a fazer crescer o nosso negócio." 

Avalie a eficácia da formação utilizando uma matriz de formação que lhe dá uma visão geral dos programas de L&D da sua pequena empresa. 

➡️ Zavvy partilha conhecimentos especializados em formação para pequenas empresas 

A Zavvy oferece um software inovador de gestão de aprendizagem desenvolvido pelos nossos cientistas comportamentais para executar programas envolventes em piloto automático. Seleccione opções de formação avançadas, incluindo:

• Aprendizagem social: melhorar a moral dos empregados e reforçar as ligações neuronais com a formação baseada nos pares. 
• Microaprendizagem: formação frequente ministrada em pequenos blocos que podem ser completados durante as pausas ou no decurso do trabalho. 
• Aprendizagem espaçada: aumenta os conhecimentos até 50% e aumenta a retenção até 2 anos.

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