Hoe werknemers met succes opnieuw aan boord nemen in de post-pandemische omgeving (en daarna)?

‍

Traditioneel ging het bij reboarding vooral om de introductie van werknemers op de werkplek na terugkeer van bijvoorbeeld ouderschapsverlof, een sabbatical of bij promoties.

De pandemie heeft er echter een nieuwe betekenis aan gegeven:

Naarmate de beperkingen worden opgeheven, blijven organisaties op afstand werken of vragen zij hun werknemers terug te keren naar kantoor. Hoe dan ook, werknemers moeten voortdurend worden ondersteund tijdens het overgangsproces.

En dat gebeurt met een effectief reboardingplan.  

In dit artikel wordt uitgebreid ingegaan op het reboardingproces - van het opzetten van een reboardingsysteem tot de uitvoering ervan.

Wat is reboarden (of re-onboarden)?

Reboarding is het proces van het vertrouwd maken van bestaande werknemers met uw organisatie, het beleid en hun rol na een tijdje afwezigheid - of na grote veranderingen. Re-onboarded werknemers zijn zich beter bewust van de structuur, cultuur en administratieve processen van uw organisatie. 

Het re-integratieproces wordt bepaald door de bedrijfstak en de organisatie in kwestie. Reboarding omvat echter drie consistente elementen: 

• Werknemers weer integreren op de werkplek 
• Veiligheidstraining
• Communiceren van relevante wijzigingen

Zie reboarding als gerichte onboarding van werknemers. Terwijl reboarding vooral bedoeld is voor bestaande werknemers, is onboarding de eerste stap om nieuwe werknemers kennis te laten maken met uw organisatie. Het wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat werknemers worden wegwijs gemaakt in het beleid van uw bedrijf, compliance, de werkcultuur en het leggen van contacten tussen nieuwe en bestaande werknemers.

Doelstellingen van succesvolle herintreding

• Motiveren, prikkelen - en de productiviteit verbeteren 
• Een gevoel van community
• Werknemers afstemmen op de visie, missie, waarden en cultuur van de organisatie
• Zorg ervoor dat werknemers zich comfortabel en veiligvoelen.
  

Waarom is reboarden nu essentieel?

De pandemie heeft het arbeidslandschap veranderd en opnieuw gedefinieerd hoe werknemers werken en met hun baan en collega's omgaan. De door de gezondheidscrisis georkestreerde veranderingen vereisten dat organisaties een nieuwe werknemerservaring ontwierpen op basis van het 'nieuwe normaal'. 

Als HR-manager is het uw taak om bedrijfscontinuïteitsplannen te implementeren, interne processen en procedures aan te passen en te zorgen voor een soepele overgang naar telewerken/hybride werken. Dit omvat het zo goed mogelijk reboarden van uw werknemers. De belangrijkste redenen om uw werknemers opnieuw in te werken zijn:

Verhoogt de productiviteit

Door uw werknemers onmiddellijk na hun terugkeer op de hoogte te brengen, kunnen ze zich snel aanpassen en weer aan het werk gaan. Bovendien helpt het bieden van duidelijkheid over hun positie en verwachtingen hen zich te concentreren op de taken die voor hen liggen.

Breidt emotionele steun uit

Reboarding bevordert dat werknemers zich betrokken, welkom en opnieuw verbonden voelen met uw organisatie. Wanneer we weer aan het werk gaan, kunnen werknemers zich ongemakkelijk voelen om na een lange periode weer aansluiting te vinden bij hun collega's. Een reboardingproces biedt uw nieuwe en bestaande werknemers de broodnodige emotionele ondersteuning.

Vermindert angst

Terugkerende werknemers zullen verschillende vragen of zorgen hebben, zoals

• "Wat gebeurt er met mijn contract?"
• "Zijn er nieuwe veranderingen in mijn rol?"

Een gestructureerd reboardingplan verduidelijkt kleine details en voorkomt stress bij de werknemers.

Een kans om opnieuw te innoveren

Door reboarding kunnen uw werknemers zich weer richten op werk dat er toe doet. In ruil daarvoor bevordert deze eigenschap positiviteit en productiviteit, omdat werknemers gewend raken aan de nieuwste versie van normaal.

Stelt nieuw beleid vast

Aangezien veel bedrijven hun werkmodellen aan het herdefiniëren zijn, is een bedrijfsbreed reboardingproces hun kans om hun nieuwe hybride werkbeleid of flexibele werkmodellen te communiceren en vast te leggen.

Re-onboarding van nieuwe medewerkers die tijdens de pandemie in dienst zijn gekomen

Veel mensen zijn tijdens de pandemie aan een nieuwe baan begonnen - en hebben hun teamgenoten nooit persoonlijk ontmoet. In feite was de verschuiving naar telewerken voor veel bedrijven nogal turbulent - en de inwerkprocedures hadden eronder te lijden.

Nu uw bedrijf terugkeert naar stabielere manieren van werken, is het uw kans om uw collega's die ervaring terug te geven.

Dit is krachtig om twee redenen:

Ten eerste integreert het hen in uw systeem en bouwt het community. En ten tweede helpt het herintreden van nieuwe werknemers om uw organisatiedoelstellingen af te stemmen op die van hen.

Werknemers verbinden

De kans is groot dat dit de stap is die mensen het meest gemist hebben.

Cohorten van mensen die op hetzelfde moment beginnen zijn meestal verbonden door een sterke band. Ze zijn allemaal even onzeker en beginnen allemaal aan een nieuw leven. Gezamenlijke onboarding kan vriendschappen creëren voor de komende jaren. Dit heeft uiteraard een sterke invloed op de algemene ervaring van de kandidaat.

Dus: Zoek manieren om mensen informeel met elkaar in contact te brengen.

Koppel ze aan medewerkers van verschillende afdelingen en achtergronden.

Begin bij de basis

Wanneer u nieuwe werknemers opnieuw in dienst neemt, zullen zij vragen hebben over hun rol en verantwoordelijkheden, medische voordelen en het tijdsbeleid. Overweeg daarom regelmatige communicatie en actualisering van het beleid.

Werknemers kennis laten maken met de werkplek

Uw externe nieuwe medewerkers zijn misschien nog nooit in uw kantoor geweest. Als dit het geval is, leid hen dan rond! Geef ze een rondleiding langs de plaatsen die ze moeten kennen, lunchlocaties en maak gewoon een wandeling. Afhankelijk van de plaatselijke voorschriften en de sector moet u hen misschien ook een veiligheidsopleiding geven.

Individuele inwerksessies houden

Een persoonlijk inwerkgesprek kan doeltreffender zijn tussen de manager en de werknemer. Een manager kan bepalen hoe goed de nieuwe werknemer in zijn rol begint te wennen. De manager kan indien nodig ook alternatieve middelen aanbieden om de nieuwe werknemer te helpen zich te vestigen. Vergemakkelijk dat gesprek door beide partijen een paar richtlijnen te geven om te overwegen.

Focus op beroepsopleiding

Richt je op onderwerpen die nieuwe werknemers helpen om taken productief uit te voeren. Ze hebben een duidelijk carrièrepad en uitgebreide checklists nodig om efficiënt te kunnen werken. Managers kunnen ook praktische beoordelingen uitvoeren om ervoor te zorgen dat werknemers tijdens hun afwezigheid presteren op basis van de gestelde verwachtingen.

Hoe herintreedt u uw werknemers na een pandemie?

Re-boarding in een post-pandemische omgeving gaat verder dan werknemers op de hoogte brengen van de laatste ontwikkelingen in uw organisatie. In plaats daarvan moet de aanpak van de organisatie uw werkbeleid vastleggen en de gezondheid van uw werknemers waarborgen. 

Tijdens de post-pandemie, kan reboarding van toepassing zijn op: 

• Heropening van uw kantoren 
• Heraangenomen werknemers na ontslagen 
• Verandering in de functie/rol 

In het algemeen heeft de Covid-19 pandemie veranderd hoe organisaties werken en effectieve manieren vinden om werknemers terug te verwelkomen. Daarom is het herintreden van werknemers geen gemakkelijke taak. Of u nu op afstand werkt of een hybride werkmodel hebt omarmd, het is cruciaal om uw bijgewerkte beleid, communicatiemethoden, kantoorstructuur (voor nieuwe werknemers) en geherdefinieerde rollen te communiceren.

Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij herintreding na een pandemie 

1. Fysieke werkplek: Als werkgever moet u ervoor zorgen dat de faciliteit veilig is en elk infectierisico minimaliseren als u van plan bent fysiek werk te hervatten. Zorg voor voldoende ruimte voor sociale afstand en adequate sanitaire voorzieningen voordat u het werk hervat.

Houd voor de veiligheid rekening met factoren als: 

• Stel regels op voor persoonlijke contacten
• Moedig waar nodig het delen van items aan
• Reorganiseer uw plattegrond
• Weg met de standaard verzamelsecties
• Pauzes sluiten
• Handontsmettingsstations creëren
• Regels voor het schoonmaken van gemeenschappelijke apparatuur delen
• Passende mandaten voor gezichtsmasker creëren
• Beperk het aantal werknemers in een gesloten ruimte
• Maak gespreide werkdagen en
  

2. Geestelijke gezondheid: Het begin van de pandemie heeft voor de meeste mensen een mentale tol geëist als gevolg van hun isolement. Een organisatie die herintreedt, moet zich richten op een eerstehulpmechanisme voor geestelijke gezondheid. Toon steun aan uw werknemers door wellness-activiteiten te initiëren zoals therapie, meditatie, fitnesslessen en meer.  

3. Communicatiestrategie: Een organisatie moet een open communicatiekanaal hebben en de nodige feedback geven wanneer dat nodig is. Het communicatiesysteem moet nieuw beleid of wijzigingen in het bestaande beleid duidelijk verwoorden. Bovendien moeten werknemers zich vrij voelen om hun mening te geven.

Hoe verloopt het reboarden van werknemers na de pandemie?

1. Een plan voor terugkeer naar het werk opstellen: Herintreding na een pandemie is een uitdaging, aangezien terugkerende werknemers zich overweldigd en angstig kunnen voelen. Wij raden organisaties aan een team op te richten dat toezicht houdt op het ontwerp van het terugkeer-werkplan. Deze eenheid kan het programma uitvoeren en controleren. Naast het vaststellen van een strategie voor terugkeer naar het werk, moet uw project zich beperken tot het helpen van werknemers om te wennen aan hun reguliere taken. U moet ook rekening houden met risicobeoordeling, sociale afstand en het Covi-19 actieplan.
   
   
2. Ontwerp een inwerkplan op basis van ervaring. Er is geen pasklaar plan, omdat plannen verschillende gevolgen hebben voor werknemers. Nieuwe werknemers zullen bijvoorbeeld logistieke informatie nodig hebben, naast extra begeleiding bij hun nieuwe fysieke werkomgeving.
   
   
3. Training en ondersteuning. Na hun afwezigheid kunnen werknemers behoefte hebben aan een opfriscursus voor verschillende aspecten van hun functie. Je kunt bronnen verspreiden over onder andere het bijgewerkte beleid, veiligheidsinformatie en informatie over geestelijke gezondheid. Elders, als de rollen van werknemers zijn veranderd, moeten ze worden bijgepraat over de primaire verantwoordelijkheden van hun rol. Medewerkers van wie de specifieke rol is veranderd, moeten worden bijgeschoold zodat ze over de nodige vaardigheden beschikken om efficiënt te kunnen werken.
   
   
4. Versterk de doelstellingen van uw organisatie. Werknemers moeten begrijpen dat hun werk voor uw organisatie er toe doet en bijdraagt tot het bereiken van de algemene doelstellingen. Communiceer tijdens het herintreden duidelijk het doel van de organisatie. Breng hen op de hoogte en communiceer uw doelstellingen. Dat schept vertrouwen tussen werkgever en werknemer en versterkt de werkcultuur.
   
   
5. Consistente communicatie. Wanneer een werkgever en werknemer regelmatig contact hebben, helpt dit om doelen in kaart te brengen, vermindert het angst en ondersteunt het de werkcultuur. Een werknemer kan een goed inzicht hebben in de doelstellingen van de organisatie, maar de kans bestaat dat deze doelstellingen tijdens zijn afwezigheid zijn veranderd. In dit stadium moet u ook de verwachtingen van de organisatie communiceren.
   
   
6. Communiceer uw verwachtingen. Managers moeten ernaar streven de prioriteiten opnieuw te evalueren en de verwachtingen met het personeel te bespreken naast het verzamelen van feedback. Merk op dat het personeel zich neerlegt bij de extra druk van de lockdown.
   Het aanpassen van hun input- en outputverwachtingen wordt veel gunstiger beoordeeld dan degenen die tijdens de pandemie business as usual eisten. Wanneer u de verwachtingen van uw organisatie opnieuw kenbaar maakt, moet u de uitdagingen waarmee mensen worden geconfronteerd erkennen en medeleven tonen door te erkennen dat iedereen onder verschillende druk staat.
   

7. Organiseer teambuildingactiviteiten. Vergeet niet dat werknemers hun collega's lang niet hebben ontmoet, dus zorg ervoor dat ze zo vroeg mogelijk aan elkaar wennen. Focus op het sociale aspect van het werk en organiseer activiteiten zoals leuke quizzen of bedrijfsbijeenkomsten om werknemers opnieuw vertrouwd te maken met hun collega's.
   

7. Bepaal wie opnieuw moet worden ingewerkt. Sommige werknemers voelen zich misschien nog ongemakkelijk bij hun terugkeer na de pandemie. Als ze bezwaren hebben, luister dan naar hen. Het beste zou zijn om een enquête te houden onder de werknemers om te begrijpen waar te beginnen, wie terug wil komen, wie niet, en wie zou moeten. Met name moet een organisatie er rekening mee houden dat sommige werknemers productiever zijn als ze op afstand werken.
   
   
8. Versterking van het bewustzijn van de risico's van cyberbeveiliging. Te midden van de pandemie hebben cyberbeveiligingsdreigingen hoogtij gevierd. Kwaadwillenden hebben het gemunt op werknemers. Herinner uw werknemers eraan waakzaam te blijven om te voorkomen dat ze het slachtoffer worden van phishing-aanvallen. Een organisatie kan informatie verstrekken over beveiligingstrainingen en de bescherming van gevoelige gegevens. Moedig werknemers aan om tools zoals Virtual Private Networks (VPN) te gebruiken.
   
   
9. Impact meten. Reboarding is een continu proces. U moet de resultaten van uw reboardingproces meten om te begrijpen hoe u het kunt verbeteren. Richt u op meetgegevens zoals medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en het beoordelen van de kracht van het reboardingproces.
   

In het algemeen kan het handmatig onboarden voor de meeste organisaties een uitdaging zijn vanwege het vervelende werk dat erbij komt kijken. Zavvy biedt verschillende onboarding oplossingen die zich richten op vastgestelde doelen, waardoor handmatig werk geëlimineerd wordt.  

Checklist voor opnieuw aan boord gaan na een pandemie

De post-pandemische reboarding checklist van een organisatie is gebaseerd op twee factoren: voordat u weer aan het werk gaat en wanneer u het werk hervat. De checklist moet voldoen aan de volgende aspecten:  

• Verzamel relevante bronnen. Bereid een snelle FAQ-gids voor over fundamentele factoren die van invloed zijn op de werkplek. U kunt waardevolle middelen voorbereiden om eventuele beleidswijzigingen te communiceren, waaronder richtlijnen voor het gedrag van werknemers.
  
  
• Houd u aan de gezondheidsrichtlijnen. Zorg ervoor dat uw kantoor voldoet aan alle Covid-19 inperkingsrichtlijnen. De richtlijnen richten zich voornamelijk op vaccinatie, maskers en sanitaire punten. Zorg ervoor dat het gebouw gezuiverd is en dat hygiëneproducten beschikbaar zijn. Pas de sociale afstandseisen aan.
  
  
• Verduidelijking van de voordelen na de pandemie. De pandemie heeft de financiële vooruitzichten van de meeste organisaties veranderd. In sommige gevallen hebben organisaties winst gemaakt, terwijl andere nog in de herstelmodus zitten. Ongeacht de situatie zullen werknemers graag willen weten of hun secundaire arbeidsvoorwaarden zijn veranderd. Bereid daarom een gedetailleerde gids voor over de extraatjes van elke werknemer en deel ze mee zodra ze hun werk hervatten.
  
  
• Communiceer de veranderingen. Breng de werknemer voordat hij weer aan het werk gaat op de hoogte van de veranderingen. U kunt dit doen via een videogesprek of een e-mail. Bovendien, als uw organisatie nieuwe werknemersinstrumenten onthult, communiceer deze dan vooraf en bied relevante training aan.
  
  
• Pas de doelstellingen van uw organisatie aan en communiceer ze. Bij terugkeer van de pandemie kunnen de bedrijfsprioriteiten zijn veranderd om het nieuwe normaal te weerspiegelen. Ontwerp daarom een communicatiemodel om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is.
  
  
• Open communicatielijnen. Maak duidelijk hoe u de werknemers op de hoogte houdt en waar ze terecht kunnen met hun vragen. Zorg ervoor dat de gekozen communicatielijn effectief is voor zowel de organisatie als de werknemers.
  
  
• Feedback van werknemers. Streef ernaar regelmatig feedback van werknemers te verzamelen, omdat dit blijk geeft van empathie en zorg. Gebruik de feedback om ervoor te zorgen dat werknemers gemotiveerd en productief blijven in hun taken.
  
  

⏯️ Hoe kunnen mensen die een tijdje afwezig waren weer aan boord gaan?

Deze is vooral bedoeld voor mensen die terugkeren van zwangerschaps-/vaderschapsverlof, sabbatical, langer ziekteverlof, enz.

Als je langer dan een paar maanden weg bent, is de kans groot dat je heel wat gemist hebt.

Dit is waar je rekening mee moet houden:

Bereid relevant materiaal en middelen voor. Uw werknemers kunnen verschillende vragen hebben over het traject van de organisatie en uw verwachtingen. Daarom kunt u waardevol materiaal voorbereiden, waaronder FAQ-documenten over herintreding, naast het openen van communicatiekanalen om eventuele vragen te beantwoorden.  

Communiceer wat er veranderd is. Probeer de werknemers essentiële informatie te geven over de mogelijke gevolgen van hun afwezigheid voor de organisatie. Communiceer alle veranderingen die zich tijdens de pauzeperiode hebben voorgedaan, zoals nieuwe aanwervingen, vertrek, veranderingen in de organisatiestructuur, kostenbesparingen en meer. Communicatie zal werknemers met name geruststellen dat ze gewaardeerd worden, wat bijdraagt aan hun algehele productiviteit.

Stuur een pre-reboarding e-mail.Stuur een e-mail naar de terugkerende werknemers voordat ze zich melden. De e-mail moet alle details bevatten om ervoor te zorgen dat ze alles hebben wat ze nodig hebben om aan de slag te gaan.

Let op: Als je een tijdje weg bent geweest en merkt dat het ook zonder jou op de een of andere manier gelukt is, kan dat onzekerheid veroorzaken. Zorg ervoor dat je de eerdere bijdragen van je herintreders benadrukt. Laat hen zien dat je om hen geeft. Laat hen zien dat uw team blij is dat ze terug zijn.

❌ Vermijd deze fouten bij het opnieuw aan boord gaan

1. Het niet opnieuw in dienst nemen van interne medewerkers
2. Een plan voor herintreding op korte termijn 
3. Vertraagd instappen 
4. Gebrek aan evaluatie van het reïntegratieproces
5. Gebrek aan feedback 

📈 Volg deze best practices

• Zorg voor opleidingsmiddelen
• Werknemers betrekken
• Let op constante communicatie
• Focus op feedback van werknemers
• Houd u aan de gezondheidsrichtlijnen van de overheid
• Doelstellingen van de organisatie na de pandemie delen  

➡️ Re-boarding gemakkelijk gemaakt, met Zavvy

Herintreding is geen eenmalige activiteit. Organisaties moeten begrijpen dat herintreding een langzaam proces is dat zorgvuldig moet worden gepland en uitgevoerd. Re-boarding wordt steeds meer een cruciaal onderdeel van de reis van de werknemer, hoewel de meeste organisaties het vaak over het hoofd zien. 

Als je graag wilt weten wat een reboardingoplossing voor jouw organisatie kan betekenen, kun je je richten op oplossingen van derden.

Zavvy is de eenvoudigste manier om prestaties, cultuur en welzijn te bevorderen. Of je team nu op afstand, hybride of op kantoor werkt, met onze oplossingen kun je het onboarding en reboarding regelen of een unieke hybride werkomgeving creëren.