Hoe externe werknemers integreren in cultuur, team en processen

De door WFH veroorzaakte pandemie heeft geleid tot een nieuwe golf van easy come-easy go-trends op de arbeidsmarkt. Enorme delen van de bevolking verlaten hun vaste baan, ondanks de heerlijke salarissen en extraatjes. Volgens het Labor Department hebben in april 2021 bijna vier miljoen mensen hun baan opgezegd - het hoogste aantal ooit.

Een van de grootste redenen voor deze verschuiving is het gebrek aan integratie van werknemers in de werkcultuur, teams en processen van het bedrijf.

"Als je op een werkplek of een baan bent waar niet de nadruk ligt op gehechtheid, is het makkelijker om van baan te veranderen, emotioneel...." - Bob Sutton, een organisatiepsycholoog en professor aan de Stanford Universiteit.

Hierdoor is het voor HR's en bedrijven een uitdaging geworden om duurzame hybride werkmodellen te creëren. Dus hoe kan een organisatie als de uwe een sterke, inclusieve werkcultuur opbouwen om toptalenten te behouden?

In dit artikel verkennen we de belangrijkste uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het creëren van een allesomvattende werkruimte op afstand, samen met oplossingen van Zavvy om de productiviteit, het welzijn en de cultuur van uw organisatie te herstellen.

1. Ervaringen met onboarding op afstand nemen een duik

Managers hebben het gezegd, en werknemers bewijzen het:

Slechte inwerkprocessen hebben een negatieve invloed op de ervaring van een nieuwe werknemer in een organisatie. Hoewel het versturen van formeel papierwerk en welkomstvideo's een mandaat is - zijn ze niet voldoende om een persoonlijke onboarding ervaring.

Vooral wanneer uw externe inwerkprogramma slechts een aanpassing is van een persoonlijk programma. Het resultaat is een verwarde ervaring met overwerk, onduidelijkheid en gefragmenteerde communicatie tussen uw mensen. 

En voor je het weet hebben je toptalenten hun papieren al ingeleverd. 

Laat uw externe werknemers zich meer betrokken voelen met deze inwerksjabloon

Een inclusief inwerkprogramma op afstand is een sterke start die u uw nieuwe werknemer kunt geven. Het ontspant niet alleen de angst voor de eerste dag, maar creëert ook een kans om een persoonlijke band met de collega's op te bouwen. Elke twijfel, onzekerheid of vraag die een nieuwe werknemer heeft, wordt weggenomen met een inclusief inwerkprogramma. 

Om u op weg te helpen, hebben we een checklist voor inwerken opgesteld - gebaseerd op gegevensgestuurd onderzoek en resultaten van personeelsenquêtes. 

Organisaties hebben een gemeenschappelijk doel - werknemers vanaf de eerste dag voorbereiden op succes. En onze inwerksjabloon is ontworpen om precies dat te doen. Na gesprekken met deskundigen uit de sector en geïnspireerd door topbedrijven als Google en Microsoft, hebben wij onboarding-sjablonen ontwikkeld waarmee u een gestructureerde en naadloze ervaring kunt bieden. 

Bekijk onze inwerksjabloon in actie!

Van developer onboarding tot marketing onboarding, wij zorgen ervoor dat elke ervaring is aangepast voor elke medewerker, elk team en elke afdeling. Dit zorgt voor een gastvrije ervaring die uw employer brand versterkt en nieuwe teamleden sneller en overal productief laat worden. 

Hier is een kort overzicht van uw onboarding reis met Zavvy:

• Selecteer onze bestaande inwerksjabloon 
• Of maak een nieuwe in enkele minuten
• unieke inwerktaken toewijzen over een bepaalde periode (bv. 30/60/90 dagen)
• Volg de vooruitgang van uw werknemers en verzamel feedback
• Maak het boeiend met tools als Loom, Slack, Loom, en meer.

Met topfuncties zoals geautomatiseerde herinneringen en opdrachten - de voordelen van het gebruik van onboarding software zijn van onschatbare waarde. Wij zorgen ervoor dat elke werknemer een soortgelijke ervaring heeft, terwijl u kosten en tijd bespaart. 

Zie hoe topbedrijven hun onboardingprocessen toevertrouwen aan Zavvy . De uwe kan de volgende zijn, begin met een gratis demo!

2. Leiders staan los van hun medewerkers

78 procent van de werknemers gelooft niet dat hun leiders een duidelijke richting hebben voor de organisatie. Maar als een bedrijf wil gedijen in een concurrerende markt of in tijden van crisis, is het zo belangrijk dat de verwachtingen van een leider overeenkomen met die van de werknemers.

Hoewel leiderschap een continu en uitdagend proces is, moet het mettertijd worden versterkt. Net als ieder van ons hebben ook leiders training nodig die vertrouwen wekt bij hun medewerkers - de sleutel tot het opbouwen van een succesvolle organisatie op afstand.

"In traditionele organisaties kunnen leiders managen door aanwezigheid - je kunt je mensen zien en je kunt zien dat het werk gedaan wordt. Maar als je je team niet kunt zien, als je niet zeker weet wat er gebeurt, of je weet letterlijk niet of ze aan het werk zijn of niet... moet je de manier waarop je je personeel beheert van de grond af herontwerpen. Dat dwingt je om een betere leider en een betere manager te zijn.." Wade Foster, CEO bij Zapier

Exclusieve programma's voor leidinggevenden

Leiderschapstechnieken moeten worden geoefend, herhaald en beheerst.

Daarom hebben we een micro-coaching programma ontworpen waar uw managers regelmatig kunnen leren over leiderschapstechnieken die worden vertrouwd door succesvolle thought leaders van bedrijven zoals: N26, Deezer en Google. 

Via deze template worden leiders aangemoedigd om deze technieken in hun routines toe te passen. Zodat zij door oefening en zelfreflectie efficiënte leiders worden.

Dit is hoe Zavvy's leiderschap micro-les sjabloon eruit ziet: 

Kleine, hapklare inhoud van 10 tot 15 minuten per week gedurende maximaal 3 maanden kan de leiderschapsvaardigheden en -praktijken van uw manager versterken. Ze zijn gestructureerd en gemaakt om naadloos in hun drukke schema's te passen. 

Hier is een voorbeeld van een leiderschapstraject dat kan worden toegewezen en aangepast aan de rol en afdeling van uw manager. Van het begeleiden van hen om de juiste beslissing op het juiste moment te nemen, tot het voorbereiden van hen om sneller te reageren op uitdagingen, spreek met onze experts over hoe te beginnen met deze leiderschap template!

3. Geïsoleerde werknemers zijn minder productief

79% van de werknemers voelt zich meer geïsoleerd sinds ze op afstand werken. Hoewel WFH voor velen een droom is die uitkomt, ervaren veel werknemers onverwachte gevolgen voor hun geestelijke gezondheid, zoals isolatie en burn-out.  

Bedrijven die er niet in slagen hun werknemers verbonden te houden, hebben 5,6 keer meer kans op een lagere productiviteit sinds ze op afstand werken.

Hoe belangrijk het ook is dat werknemers hun volledige potentieel bijdragen aan een project, organisaties moeten evenzeer ondersteuning bieden bij hun geestelijke gezondheid. 

Om gevoelens van isolatie te verlichten, moedigen bedrijven zoals GitLab het instellen van 'virtuele koffiepauzes' tijdens werkuren aan voor hun team dat alleen op afstand werkt. Dit bevordert niet alleen een gezamenlijke werkomgeving, maar moedigt werknemers ook aan tot meer participatie en motivatie.

Revelry heeft ook een specifiek "watercooler"-kanaal ingericht om gesprekken tijdens de pauze aan te moedigen. 

Maak Meetup rituelen met Zavvy

Het veranderende werklandschap vraagt om een verandering van structuren en praktijken, idealiter gevolgd in traditionele kantoorruimtes. Door hybride werkmodellen wordt het voor organisaties steeds belangrijker om mogelijkheden te creëren die hoogwaardige verbindingen en psychologische veiligheid onder hun mensen opbouwen.

Voeg een nieuw ritueel toe aan uw workflow dat uw mensen dichter bij elkaar brengt met ons Meetup Ritueel sjabloon. Van een ontmoeting bij een kop koffie tot een gesprek op Zoom, bouw kwaliteitsrelaties op die een vriendelijke en vertrouwde werkomgeving creëren. Om het meeste uit dit programma te halen, implementeert u het binnen teams of in het hele bedrijf.

Het creëren van een inclusieve werkcultuur op afstand is slechts de helft van de gewonnen strijd. Hoe zorgt u ervoor dat uw werknemers profiteren van dergelijke verbindingsprogramma's?

Een manier om dat te weten te komen is: het versturen van feedbackenquêtes voor werknemers, die cruciaal zijn om onschatbare inzichten te krijgen in de behoeften van uw werknemers. 

Met Zavvy kunt u dit proces eenvoudig automatiseren en feedbackformulieren versturen via Slack of Teams. 

Enkele belangrijke elementen om te overwegen voordat u uw programma's voor inclusiviteit op afstand uitvoert:

• Begrijp de kwetsbaarheid van uw werknemer
• Praat met hen over hun gevoelens en ervaringen
• Wat zijn hun verwachtingen? 
• Wat voor soort steun hebben ze nodig?
• Hoe heeft WFH uw teamdynamiek beïnvloed?

Verder gaan dan oppervlakkige werkplekken is een uitdaging op zich. En sociale tijd toevoegen aan de agenda van uw werknemers is gewoon niet genoeg. Of u nu een betrokken of gemotiveerd team wilt opbouwen - onze verbindingsprogramma's zoals 'Conversations that Matter', 'Walk and Talk' en 'Meet-up Rituals' zijn ontworpen om een verbonden personeelsbestand te bevorderen.

4. Bedrijven moeten WFH burnout bestrijden

Het gemak van thuiswerken leidt niet alleen tot stress bij de werknemers, maar doet ook de grenzen tussen hun privé- en beroepsleven vervagen. Dit heeft zaken als overbelasting, gebrek aan autonomie, een zwak gevoel van community en gebrek aan betrokkenheid in de hand gewerkt. 

Om burn-out te compenseren, kondigden bedrijven als Hootsuite (een social media platform) in mei aan dat ze het werk een week zouden stilleggen omdat ze "een toename van depressie, angst, onderdompeling in eenzaamheid en onzekerheid" hadden opgemerkt als gevolg van de verschuiving naar werk op afstand."

Ondanks de allure van wellnessweken waren mensen toch bang om weer aan het werk te gaan en twee keer zoveel e-mails te beantwoorden - met een snellere burn-out tot gevolg. 

Gelukkig zijn er ook met zulke uitdagingen mogelijkheden om burn-out tegen te gaan!

Laat WFH weer voelen als een extraatje met Zavvy

Onze veerkrachtige ruggengraatsjabloon voegt welzijnsprogramma's naadloos in de routine van uw werknemer. Het biedt hen niet alleen een broodnodige oppepper, maar stelt hen ook in staat om uit te blinken in hun professionele en persoonlijke leven. 

Deze wetenschappelijk onderbouwde template pakt belangrijke pijnpunten aan zoals stress, overwerken, gefragmenteerde communicatie en disconnectie. Deze template, die zich uitstrekt over 8 weken, maakt gebruik van LIVE-video's, kritische denksessies en meer - die werknemers begeleiden bij het beheren en overwinnen van factoren die een burn-out veroorzaken. 

Enkele belangrijke stappen die u kunt nemen om uw werknemers met een burn-out te helpen:

• Waar mogelijk hybride werk aanbieden
• Let op tijd en mentale pauzes
• En bovenal, check-in met uw werknemers

Met Zavvy kunt u uw werknemers automatisch aansporen om prioriteit te geven aan hun geestelijke gezondheid, regelmatig te pauzeren, activiteiten te ondernemen die het algemene welzijn bevorderen en nog veel meer. 

Uw mensen ondersteunen tijdens een stressvolle periode begint met naar hen te luisteren en vervolgens eerlijke en passende praktijken te implementeren waar zij van kunnen profiteren. Als u niet zeker weet hoe u moet beginnen, praat dan met onze experts om uw teams op afstand te versterken!

Kennis is meer verspreid dan ooit

WFH volgt ons tot in 2022. Dit maakt het nog belangrijker voor HR-leiders om cruciale informatie zoals bedrijfsbeleid, inwerkpraktijken, buddy programma's, virtueel toegankelijk te maken.

Geen duidelijke sturing over wie wat doet, waar en wanneer kan leiden tot onduidelijkheid en gevoelens van oneerlijkheid, vooral bij nieuwe werknemers. Het is bovendien een risico dat bedrijven nemen - meer dan de helft van hen (57%) werkt zonder beleid voor werken op afstand.

Centraliseer al uw bedrijfsinformatie met Zavvy's sjablonen

De eenvoudige handeling van het communiceren van alle belangrijke informatie aan uw werknemers, kan leiden tot een gestructureerde, en een soepele stroom van werk. Dit is mogelijk wanneer u al uw informatie en documenten centraliseert met behulp van ons WFH-beleidssjabloon.

Het introduceert niet alleen nieuwe medewerkers in uw organisatie, maar bevrijdt uw HR-managers ook van overbodige processen, onnodig papierwerk en het versturen van extra e-mails. 

Ons WFH-beleidssjabloon is volledig aanpasbaar, en dit is wat het zou moeten communiceren:

• Wat is het WFH-beleid van uw organisatie? 
• Hoeveel dagen moet een werknemer thuis en op kantoor werken?
• Met wie kan ik contact opnemen als er vragen zijn?
• Hoe kun je productief zijn terwijl je thuis werkt?
  

"Een goed beleid voor telewerken legt niet noodzakelijk regels vast en wat een bedrijf van werknemers verwacht. In plaats daarvan moet het autonomie geven en uw werknemers in staat stellen te werken op de manier die voor hen het beste is, wat uiteindelijk de productiviteit en het bedrijfssucces bevordert," aldus Paul Burrin, Vice President bij Sage People.

Om nog een stap verder te gaan, kunt u zelfs voor elk gebied een apart beleid opstellen, zoals:

• WFH-apparatuur
• Werkuren
• Communicatie
• Cyberbeveiliging
• Doelen stellen
• Welzijn

We moesten ons allemaal aanpassen aan het werken op afstand. En elke werknemer heeft zijn eigen unieke behoeften. Organisaties moeten tegenwoordig transparant zijn over alle bedrijfsgerelateerde documenten, alleen dan kan uw model voor werken op afstand slagen op schaal. 

Zinvolle relaties creëren in hybride tijden

De wijdverbreide verschuiving naar werk op afstand heeft leiders opgeroepen om op grote schaal operationele veranderingen door te voeren. Het is zo belangrijk om inclusieve en samenwerkende werkplekken op afstand te ontwerpen. Anders kan dit leiden tot angst, lagere productiviteit en zelfs vertrek uit het arbeidsproces. 

Leiders en HR-managers moeten begrijpen en kunnen vaststellen welke van hun werknemers met een burn-out kampen, en proactief stappen ondernemen om hen daarvoor te behoeden. Dit komt niet alleen de werknemer ten goede, maar ook de organisatie als geheel. 

Op Zavvy streven we ernaar u te helpen de beste werknemerservaring te bieden met onze onboardingdiensten, verbindingsprogramma's en nog veel meer. Praat met onze experts over alles wat u wilt weten over het creëren en implementeren van sjablonen voor robuuste, hybride teams.

‍