De toekomst van werk vraagt om een nieuw soort HR dat weet hoe het moet. Personeelsafdelingen moeten twee cruciale ontwrichtende trends omarmen om talent te behouden en te ontwikkelen:
Deze trends hebben automatisering nodig om volledig te kunnen werken. Met behulp van de cloud, data science, kunstmatige intelligentie en robotica zorgt HR-automatisering ervoor dat de ervaring van werknemers het middelpunt van activiteit en inzicht wordt.
Dit is vooral belangrijk voor de steeds complexere beroepsbevolking, die gebaat is bij gestroomlijnde, transparante en efficiënte instrumenten die hun vaardigheden en carrièredoelstellingen ondersteunen.
HR-automatisering maakt gebruik van een groot aantal digitale hulpmiddelen zoals software, dashboards, chatbots en cloudgebaseerde platforms om een evenwicht te bereiken tussen zelfbediening en effectieve samenwerking.
Wat als onboarding en offboarding processen op afstand kunnen worden gedaan via apps? Wat als trainingsplannen mini-journeys kunnen zijn die boeiend en hyperaangepast zijn op basis van profielen?
Vier belangrijke gebieden profiteren het meest van HR-automatisering:
Adviesbureau McKinsey beschouwt "klantenservice" als de kern van talentbehoud. Het is het cultiveren van professionele en waardegerichte relaties waardoor werknemers willen blijven, niet het eindeloos invullen van papierwerk en het praten met meerdere mensen om één taak gedaan te krijgen.
HR-automatisering gaat echter niet over het programmeren van menselijke relaties. Het gaat om het elimineren van repetitieve, handmatige taken, zodat werknemers zich kunnen richten op het opbouwen van zinvolle partnerschappen.
In wezen zijn er 5 grote voordelen:
Preboarding is de cruciale fase waarin bedrijven zich proactief met nieuwe werknemers bezighouden om ervoor te zorgen dat zij zich verzekerd, welkom en opgenomen voelen. Dit is vooral belangrijk omdat 65 procent van de werkgevers meldt dat zij ervaren dat nieuwe werknemers niet komen opdagen op de eerste dag.
De week voor de eerste dag is vaak een tijd van kriebels voor nieuwkomers, die misschien nog twijfelen aan hun beslissing. Zelfs het sturen van een welkomstpakket kan al veel helpen.
Remote-first bedrijven investeren vaak zwaar in een online preboarding systeem dat goed integreert met de rest van hun onboarding proces. Integreren in een bedrijfscultuur is minder eenvoudig als je je teamgenoten nooit ontmoet. Dit is de uitdaging die de Oostenrijkse scaleup Storyblok wist op te lossen met de preboarding software van Zavvy.
Storyblok breidde zijn personeelsbestand uit met bijna 270 procent in 12 maanden door zich te concentreren op een cruciaal doel: de angst voor de eerste dag wegnemen door nieuwe werknemers vooraf voor te bereiden.
De checklist omvat:
Het resultaat: Het team bespaarde bijna 2.500 euro aan repetitief werk per maand en bespaarde 2 uur aan preboarding.
➡️ Lees de volledige casestudy hier
Een succesvolle preboarding-ervaring gaat soepel over in onboarding. Traditioneel is onboarding het proces waarbij nieuwe werknemers kennismaken met de bedrijfsmissie, de cultuur, het beleid en de dagelijkse taken.
Deze oriëntatiemethode is echter vaak onpersoonlijk, vervelend en kan leiden tot een overdaad aan informatie. De werknemers van vandaag hebben behoefte aan een vereenvoudigde, op ervaring gebaseerde onboarding die hen enthousiast en georganiseerd houdt.
Een op ervaring gebaseerde onboarding creëert een gestroomlijnd en toch flexibel programma voor nieuwe werknemers. Ze weten precies wat ze van het proces kunnen verwachten en kunnen hun reis in elke fase gemakkelijk volgen. De startup Alasco uit München gebruikte de onboardingsoftware van Zavvy om een boeiende, op maat gemaakte ervaring te creëren waardoor werknemers binnen twee weken in plaats van vier weken productief konden zijn.
Dit is hoe al hun zorgen werden aangepakt toen ze het inwerken van werknemers automatiseerden:
Het resultaat: 67 procent werknemersgroei binnen 12 maanden en een 4,7/5 gemiddelde werknemerswaardering.
Een goed salarissysteem is nauwkeurig, betrouwbaar en transparant. Een foutief salarissysteem kan echter leiden tot te veel of te weinig betaalde belasting, te late betalingen en rechtszaken.
Onderbetaling (opzettelijk of onopzettelijk) is een ernstig probleem: het Amerikaanse ministerie van Arbeid meldt dat het gemiddelde loon dat werknemers verschuldigd zijn (achterstallig loon) in 2021 meer dan 1.200 dollar bedroeg. Werknemers hebben een systeem nodig dat hen helpt hun loon nauwkeurig bij te houden.
Geautomatiseerde loonlijstsystemen kunnen bedrijven jaarlijks tot 24.500 dollar besparen. Bedrijven kunnen werknemers aanmoedigen hun aanwezigheid bij te houden en hun verlof nauwkeurig in te dienen door een gebruiksvriendelijk gecentraliseerd systeem. Dit maakt het ook gemakkelijker voor werknemers om gebruik te maken van voordelen zoals het 401(k)-plan in de VS, een door het bedrijf gesponsorde pensioenrekening. Werknemers hebben de mogelijkheid om de bijdragen van hun bedrijf te matchen via salarisinhouding.
Om hun werknemers aan te moedigen gebruik te maken van hun voordelen, werkte Boutique hotelbedrijf Martin Resorts samen met Paylocity uit Illinois. Zij vernieuwden het payroll dashboard om naadloos te integreren met het 401(k) systeem van de overheid, waardoor het gedoe van inloggen op verschillende platforms werd voorkomen.
De resultaten:
Er zijn veel voordelen aan werken op afstand, maar er zijn er maar weinig die zich richten op het isolement en de eenzaamheid die ermee gepaard gaan. In een onderzoek van Buffer, een bedrijf dat sociale media beheert, naar werknemers op afstand, gaven respondenten eenzaamheid, samenwerking en communicatie aan als de grootste problemen waarmee ze te maken hebben.
Voor bedrijven die eerst op afstand werken, kan het een uitdaging zijn om werknemers aan zich te binden. Dit betekent echter niet dat volledig online banen contactloos en onpersoonlijk moeten zijn.
Kickstarter creëerde al in 2014 een computerprogramma voor lunchroulette dat werknemers willekeurig aan elkaar koppelde om samen te lunchen. Extra vereisten waren dat de lunchparen niet tot dezelfde sub-specialiteit behoorden en niet meer dan één leidinggevende. Kickstarter deelde de open-source code met het publiek, en de koffie/lunch roulettes werden al snel opgepikt door andere bedrijven.
Zavvy heeft koffie/lunch roulettes makkelijk gemaakt voor iedereen. Als onderdeel van de Connection Programs functie hebben we templates gemaakt binnen Slack en Microsoft Teams voor het plannen van casual meetups en betekenisvolle gesprekken tussen collega's. Voorbeelden van templates zijn coffee roulettes, walk and talk en meetup rituelen.
Andere manieren waarop automatisering zinvolle verbindingen kan vergemakkelijken zijn:
Ongeveer 67 procent van de organisaties die verbindingen en samenwerking ondersteunden, zagen een productiviteitsverhoging bij hun personeel.
Offboarding ziet toe op het systematische en ordelijke vertrek van werknemers en beperkt tegelijkertijd de risico's voor het bedrijf. Tenminste, dat is het idee. In werkelijkheid hebben veel bedrijven echter offboardingprocessen die ongeorganiseerd en verwarrend zijn, om nog maar te zwijgen van het feit dat ze moeilijk te volgen zijn.
Dit is wat er gebeurt als er geen geautomatiseerd systeem is dat het offboardingbeleid strikt handhaaft. Een handmatig offboardingproces is uiterst riskant. Volgens cyberbeveiligingsbedrijf CyberArk steelt 88 procent van de IT-medewerkers gevoelige gegevens en wachtwoorden als ze ontslagen worden.
Met een offboardingsysteem dat automatisch in werking treedt zodra de werknemer ontslag neemt, kunnen bedrijven er zeker van zijn dat niets over het hoofd wordt gezien. Enkele cruciale stappen zijn:
Net zoals Zavvy een ordelijke en boeiende onboarding-ervaring faciliteert via onze software, stellen we HR-teams ook in staat om een offboarding-systeem te creëren dat pijnloos is en gemakkelijk kan worden gevolgd. Een uitstekende offboarding-ervaring kan er immers toe leiden dat hoogopgeleide werknemers in de toekomst terugkeren.
Uit een case study van softwarebedrijf ServiceNow blijkt dat volledig geautomatiseerd offboarden een besparing oplevert van maar liefst 200.000 dollar (en 4.400 uur per jaar).
De ontwikkeling van werknemers omvat leren en trainen, prestatie-evaluatie en feedback, en mentorschap. Traditioneel werden trainingen voor werknemers live of klassikaal gegeven. De pandemie heeft bedrijven echter gedwongen om opnieuw na te denken over gepersonaliseerde, individuele training.
Opleiding is cruciaal voor de tevredenheid van werknemers. Volgens een onderzoek van Sitel Group, een outsourcingbedrijf voor bedrijfsprocessen, zei 37 procent van de respondenten dat als hun huidige werkgever hen niet de mogelijkheid biedt om nieuwe vaardigheden te leren, zij waarschijnlijk zouden opstappen. Bovendien zei bijna 80 procent dat een formeel trainingsprogramma voor hen belangrijk is wanneer zij besluiten bij een bedrijf in dienst te treden.
Een voorbeeld is toen fitnessbedrijf Freeletics samenwerkte met Zavvy om hun leerprogramma te automatiseren. Hun grootste uitdaging is dat hun werknemers zelden genoeg tijd hebben om te gaan zitten en te leren.
Bovendien was de kennisoverdracht niet effectief omdat er onvoldoende gelegenheid was om het geleerde in de praktijk te brengen. Zavvy pakte deze problemen aan door drie programma's aan te bieden:
Het resultaat was dat nieuwe people managers meer tijd hadden om hun unieke uitdagingen met hun mentoren en collega's te bespreken. Belangrijker nog, een intern en flexibel leiderschapsprogramma bespaarde Freeletics op dure traditionele workshops.
➡️ Volledige casestudy: "Het creëren van een programma voor leiderschapstraining op Freeletics "
Een geautomatiseerd ontwikkelingsprogramma verzorgt alle onderdelen die nodig zijn voor een samenhangend loopbaanontwikkelingsprogramma.
Dit omvat zaken als
Om ervoor te zorgen dat al deze zaken lopen zonder dat managers er handmatig aan moeten worden herinnerd of versnipperde spreadsheets moeten worden beheerd, zorgt ontwikkelingssoftware voor de terugkerende taken en stelt het de belanghebbenden in staat meer uit het proces te halen.
Als je benieuwd bent hoe dat werkt, bekijk dan hier onze tool voor de ontwikkeling van mensen.
Vergoedingen kunnen problematisch worden als ze niet correct worden ingediend. Klantgerichte sectoren hebben vaak veel reis- en representatiekosten. Nu werken op afstand steeds meer de norm wordt, hebben werknemers bovendien extra vergoedingen voor internet en kantoormeubilair aan huis als onderdeel van hun voordelen.
Veel bedrijven hebben echter geen duidelijke richtlijnen of beleid over wat als vergoedbare kosten kan worden beschouwd. Als gevolg daarvan is de procedure voor het indienen van onkosten vaak verwarrend en vervelend. Bovendien, volgens een enquête uitgevoerd door cloud computing bedrijf Oracle Netsuite, gebruikt 46 procent van de respondenten nog steeds handmatige spreadsheets om onkostendeclaraties te beheren.
Een HR-systeem met geïntegreerde mogelijkheden voor vergoedingen kan het archiveren eenvoudig en intuïtief maken. Uitgaven kunnen duidelijk worden gecategoriseerd en naar de juiste goedkeuringslijn of afdeling worden geleid. Managers kunnen eenvoudig de uitgaven van hun teams bijhouden en analyseren welke soorten transacties het meest voorkomen.
Voor bedrijven die altijd op het terrein zijn, is automatische onkostendeclaratie een levensredder. Ingenieursbureau Holland LP had ongeveer 800 maandelijkse onkostendeclaraties die zij automatiseerden. Ze wilden ook een systeem dat kon worden aangepast voor soorten onkosten die uniek zijn voor het bedrijf.
De resultaten waren:
Het indienen van werknemers- en bedrijfsbelastingen is repetitief en bewerkelijk - van het verzamelen van gegevens tot het invullen van formulieren en de daadwerkelijke betalingen. Sommige overheidsinitiatieven, zoals Making Tax Digital, zijn erop gericht het proces voor belastingbetalers te vereenvoudigen, maar het vergt nog steeds veel handmatig werk.
Bovendien kan zelfs de kleinste rekenfout rampzalige gevolgen hebben.
In de VS kunnen de belastingwetten bijvoorbeeld per staat verschillen, en te late betalingen kunnen een maximale boete van 15 procent hebben. Om fouten te voorkomen en het proces te vereenvoudigen, kunnen uw mensen tools gebruiken zoals de kwartaalbelastingcalculator van Keeper.
Naleving van de belastingwetgeving omvat een nauwkeurige loonberekening (inclusief overwerk), het juiste bedrag aan ingehouden belastingen (bijvoorbeeld sociale premies) en tijdige stortingen aan de bevoegde belastingdiensten.
De meeste bedrijven automatiseren de belastingaangifte door middel van robotic process automation (RPA), software die gecodeerd is om regelgebaseerde taken uit te voeren. Regelgebaseerde taken worden gedefinieerd door elementaire, repetitieve stappen, zoals kopiëren en plakken, het invullen van formulieren en het maken van specifieke berekeningen.
RPA is het perfecte automatiseringsinstrument voor belastingaangifte omdat het zeer nauwkeurig is en het proces kan standaardiseren. Volgens Deloitte kan belastingautomatisering de kosten met maar liefst 90 procent verlagen.
Uit een diepgaand onderzoek naar belastingautomatisering door adviesbureau PwC blijkt dat RPA de volgende stappen in de belastingaangifte kan stroomlijnen:
Het resultaat is een vermindering van handmatig werk tot 25 procent, verbeterde nauwkeurigheid en effectieve organisatie van financiële informatie.
Dit moet worden benadrukt:
Automatisering gaat niet over het elimineren van menselijke interacties; het gaat over werknemers de middelen geven om beter samen te werken en uit te blinken in hun rol. De vervelende processen die leiden tot overwerken en minder tijd overhouden om te netwerken en contacten te leggen, verdwijnen.
Het automatiseren van systemen om een positieve werknemerservaring te bevorderen is de tijd en investering waard. Volgens HR-experts zijn er 3 componenten voor een positieve werknemerservaring:
De beste manier om uw reis naar HR-automatisering te beginnen, is te bepalen welke processen u moet stroomlijnen. Hier zijn enkele van onze voorgestelde tools.
Met Zavvy kunt u alle ervaringen op de automatische piloot uitvoeren:
Bovendien kunt u met onze slimme workflowbouwer elk programma ontwikkelen dat u maar kunt bedenken.
Niet zeker waar te beginnen?
Geen nood, we hebben sjablonen die als leidraad en inspiratie kunnen dienen. Bovendien kan ons systeem worden geïntegreerd in de bestaande tools van uw bedrijf, zoals Slack, Microsoft Teams en Notion. Onze toegewijde customer success managers en ons supportteam staan ook klaar voor eventuele vragen.
.png)
.png)
