9 Box Performance Review : La valeur de l'engouement ?

Le fait de mettre vos employés dans une boîte peut-il contribuer à l'évaluation de leurs performances ?

McKinsey a développé le système d'évaluation des performances en 9 cases comme outil pour les managers. Il a depuis évolué pour devenir un outil largement utilisé par les départements des ressources humaines :

• Déterminer la force de leur réservoir de talents.
• Attribuer des ressources.
• Évaluer les parcours de carrière au sein de l'entreprise. 

Comme tous les autres systèmes d'évaluation des performances, la grille à 9 cases présente des avantages et des inconvénients. 

À la fin de cet article, vous aurez.. : 

• Sachez si l'évaluation des performances en 9 cases convient à votre équipe, compte tenu de ses avantages et de ses inconvénients. 
• Son impact potentiel sur votre stratégie de gestion des talents.
• Si vous devez vous tourner vers d'autres méthodes d'évaluation des performances, telles que les évaluations à 360° et les tableaux de bord prospectifs.

📈 Qu'est-ce qu'un examen de performance en 9 cases?

Un examen des performances en 9 cases est un système d'évaluation des performances et du potentiel des employés. Il s'agit d'un type d'évaluation des employés qui porte sur les performances actuelles et le potentiel futur.

La grille à 9 cases est divisée en trois niveaux de performance (faible, moyen et élevé) et trois niveaux de potentiel (faible, moyen et élevé), ce qui donne neuf combinaisons.

La case en bas à gauche indique une faible performance et un faible potentiel, tandis que la case en haut à droite indique une performance élevée et un fort potentiel. 

Les managers placent les employés dans l'une de ces cases en fonction des résultats de l'évaluation de leurs performances et de leur potentiel d'évolution.

On pourrait penser que, dans l'idéal, un employeur souhaiterait que tous les employés se trouvent dans la case supérieure droite - haute performance et haut potentiel. 

Cependant, il est important de se rappeler que ces personnes (communément appelées "all-stars") sont avides de promotion. C'est pourquoi vous devez disposer de postes à responsabilité. 

Pour cette raison, il pourrait être préférable d'avoir un mélange de joueurs étoiles et de joueurs très performants avec un potentiel moyen, connus sous le nom de "core players".

Les neuf catégories sont les suivantes

• Faible performance, faible potentiel : Mauvaises embauches
• Faibles performances, potentiel moyen : Le dilemme du haut ou du bas
• Faible performance, fort potentiel : Des diamants bruts
• Performance moyenne, faible potentiel : Broyeurs à la hausse ou à la baisse
• Haute performance, faible potentiel : Les chevaux de trait
• Performance moyenne, potentiel moyen : Joueurs principaux
• Performances élevées, potentiel moyen : Performances élevées
• Performance moyenne, potentiel élevé : Potentiel élevé
• Performances élevées, potentiel élevé : Toutes les étoiles

Aux extrêmes, on trouve les mauvaises recrues et les vedettes.

Les mauvais recrutements peuvent sembler sévères, mais ils vous donnent un retour d'information sur les points à améliorer dans le processus de recrutement. En général, vous souhaitez investir moins dans ces employés, car d'autres embauches offrent un meilleur retour sur investissement.

Peu performants et dotés d'un faible potentiel, ils tirent généralement l'équipe vers le bas : 

• leur performance, ce qui implique que les autres membres de l'équipe fassent le ménage ;  
• leur moral. 

Cependant, vous pouvez également vous interroger sur les raisons de leurs faibles performances et de leur faible potentiel. Il peut s'agir d'un problème personnel plus profond dont vous n'êtes pas conscient.

Les "all-stars" sont les futurs dirigeants de votre organisation : 

• Ce sont les personnes dans lesquelles vous voulez le plus investir. 
• Ils sont plus performants et désireux d'être promus, il est donc important d'identifier des voies de croissance claires et d'investir dans leur évolution.

Les personnes recrutées avec des performances et un potentiel modérés sont vos joueurs de base.

🚨 Il est essentiel d'évaluer les performances dans le cadre d'un système de gestion des performances plus complet. Un tel système de gestion intègre également l'apprentissage et le développement.

Par exemple, il est naturel qu'un employé qui n'a pas reçu la formation appropriée évolue plus lentement qu'une personne formée récemment.

Avantages de l'utilisation de la grille à 9 cases pour l'évaluation des performances

Quels sont les avantages de l'utilisation de la grille à 9 cases pour l'évaluation des performances ? 

• Il s'agit d'une méthode normalisée d'évaluation d' un employé dans ses fonctions actuelles. Les évaluations standardisées permettent de comparer plus facilement les employés que, par exemple, les commentaires écrits. 
• Il simplifie l'identification des employés à haut potentiel et des leaders potentiels. Lorsque quelqu'un a un fort potentiel de croissance, il faut s'assurer qu'il y a une suite logique au sein de l'organisation afin de ne pas perdre l'employé au profit d'un concurrent.  
• Si votre entreprise applique des budgets proportionnels aux scores de performance individuels, la grille à 9 cases permet de guider la distribution des fonds. Par exemple, un employé moyennement performant recevra moins de formation qu'un employé très performant. 
• Elle permet d'améliorer la planification de la relève. 

💡 Pour plus d'informations, consultez notre article sur l'utilisation de la grille des 9 cases pour la planification de la succession.

L'évaluation des performances en 9 cases peut encourager le développement des employés. Le développement des employés s'inscrit dans une perspective à plus long terme de croissance de l'employé au sein de l'organisation. Pour en savoir plus sur les programmes de développement des employés, consultez notre article. 

🙅 Inconvénients de l'utilisation de la grille à 9 cases pour l'évaluation des performances

Simplification excessive de la performance des employés

La performance des employés est un sujet complexe. Il est difficile de trouver le juste milieu : 

• D'une part, être trop détaillé dans les évaluations risque de faire perdre l'objectivité.
• Par ailleurs, une profondeur trop faible entraîne une perte de précision. 

Alors que la performance traditionnelle utilise neuf cases, certaines organisations utilisent 16 cases pour inciter les managers à choisir entre un niveau supérieur ou inférieur à la moyenne.

Risque de partialité

Les préjugés inconscients peuvent donner aux groupes privilégiés un avantage injuste sur le lieu de travail et dans les évaluations de performance. 

Par exemple, les managers peuvent percevoir les employés qui sont extravertis ou qui expriment de l'enthousiasme dans leur travail comme plus performants que leurs collègues silencieux. Mais le fait d'être franc n'est pas synonyme de meilleures performances. 

Limites de la prise en compte des situations particulières des salariés

Qualifier quelqu'un de "mauvaise recrue" peut être exact du point de vue des performances et du potentiel. Cependant, elle ne tient pas compte de l'être humain et des raisons qui sous-tendent son comportement. 

Par exemple, une personne normalement très performante peut être distraite si elle est confrontée à des difficultés personnelles dont son supérieur n'est pas au courant. Par conséquent, avant de tirer des conclusions hâtives et de supposer qu'il s'agit d'une baisse de moral, il est essentiel d'examiner les facteurs à l'origine d'une "mauvaise embauche". 

Difficultés à évaluer avec précision le potentiel

L'évaluation précise du potentiel est particulièrement douteuse lorsqu'un seul gestionnaire procède à l'évaluation et au classement. 

Souvent, les managers n'ont pas une vision complète des performances quotidiennes de chaque individu. C'est pourquoi de nombreuses entreprises ont opté pour des évaluations à 360°, dans le cadre desquelles chaque employé bénéficie de l'avis de ses pairs et du retour d'information de son chef d'équipe et de son supérieur hiérarchique. 

Ce type d'évaluation donne une image plus précise et plus juste de chaque personne.

Risque de démotivation des employés

Personne ne veut être un mauvais recruteur ou se retrouver dans les catégories inférieures. De plus, chacun accepte la critique à sa manière :

• Les personnes très performantes peuvent être stimulées par un retour d'information constructif.
• Les personnes peu performantes peuvent se décourager et être tentées d'abandonner. 
• Il peut s'agir d'une personne très performante mais à faible potentiel. Comme son moral est bon et qu'elle donne le meilleur d'elle-même, elle pourrait se sentir démotivée en sachant que l'entreprise ne voit pas son potentiel.

Pour atténuer ces inconvénients, certaines entreprises ne communiquent à leurs employés que la note de performance, et non la note potentielle.

🏆 6 Bonnes pratiques pour l'utilisation de la grille à 9 cases pour la gestion de la performance

Si vous avez pesé le pour et le contre et que vous avez conclu que le 9 box performance review est la bonne solution, la question reste de savoir comment tirer le meilleur parti de ce modèle.

A. Établir des critères et une méthode d'évaluation clairs

Le manager doit savoir ce que l'on entend par performances - et potentiel - faibles, moyennes et élevées. Les critères exacts dépendent des valeurs de l'entreprise, des ressources et des rôles évalués. 

Conseil : le logiciel d'évaluation des performances de Zavvy vous permet de concevoir des évaluations des performances en fonction de vos besoins. 

B. Former les gestionnaires à une utilisation efficace

Il est également essentiel de former l'équipe de direction et les cadres intermédiaires à l'utilisation de la grille à 9 cases. 

La signification des termes "potentiel" et "performance" peut sembler relever du bon sens mais peut être interprétée différemment, ce qui conduit à des évaluations incohérentes entre les managers. 

Conseil : définissez clairement ce que chaque case représente pour votre organisation et conservez une documentation actualisée que vos responsables pourront consulter. 

La deuxième partie de l'évaluation des performances en 9 cases consiste à créer un plan d'action pour chaque employé en fonction de son score. 

Récompensez-vous régulièrement les employés les plus performants ? 

Et créer des plans pour ceux qui ont des problèmes de performance ? 

C. Réviser et mettre à jour régulièrement le processus

Au fur et à mesure que votre personnel se développe, vos processus doivent suivre. Par conséquent, avant chaque évaluation, révisez les critères pour chacune des neuf cases. 

Evaluez-vous correctement le potentiel de croissance de chaque employé ? 

Vos employés ont-ils bénéficié d'une formation et d'un développement qui ont modifié les attentes en matière de performances ?

Vos responsables sont-ils informés des changements apportés aux critères de performance ?

Voilà quelques questions pour vérifier que votre cadre d'évaluation des performances en 9 boîtes est à jour.

D. Intégrer le retour d'information des salariés

Comme nous l'avons déjà mentionné, les responsables n'ont généralement pas d'informations précises sur les performances quotidiennes d'un employé. 

Pour obtenir un retour d'information plus complet, vous pouvez inclure le retour d'information des pairs dans l'étape d'évaluation des performances qui permet de déterminer dans quelle case l'employé sera placé. 

Cet ajout créera un hybride entre le retour d'information à 360° et l'évaluation des performances à 9 cases.

E. Garantir la confidentialité et la transparence

En règle générale, les résultats de l'évaluation des performances de la boîte 9 restent entre le manager et l'employé. Les employés peuvent se sentir plus à l'aise en discutant de leurs résultats en privé avec le manager qu'au cours d'une réunion d'équipe. 

La transparence implique de faire l'inventaire et d'examiner les pratiques de gestion des talents qui ont pu conduire une personne à se retrouver dans l'une des cases inférieures.

Comment puis-je minimiser les préjugés et garantir l'équité en utilisant l'évaluation des performances en 9 cases ? 

Lorsque vous évaluez les performances afin de déterminer dans laquelle des 9 cases votre employé entrera, privilégiez la gestion des performances plutôt que la mesure pure et simple des indicateurs de performance clés (KPI). Alors que cette dernière ne fait que comparer les résultats de l'employé à ses objectifs, la gestion des performances adopte une approche plus large et comprend des aspects tels que :

• retour d'information ;
• des plans d'action ;
• fournir aux employés les outils dont ils ont besoin pour évoluer.

La prise de conscience est le premier pas vers le changement, mais elle ne suffit pas. 

Grâce à une formation adéquate, vos managers seront conscients du rôle néfaste des préjugés inconscients et sauront comment éviter les évaluations injustes.

Conseil : Les réunions d'étalonnage sont un autre excellent moyen pour les cadres de se réunir avec leurs pairs et de discuter des biais potentiels et des définitions de la performance organisationnelle. 

🕵️‍♀️ 4 Alternatives à l'examen des performances de la grille à 9 cases

Comme nous l'avons vu, l'examen des performances en 9 cases présente des avantages, tels que la simplicité. Mais cela peut se faire au détriment de la précision. Les entretiens d'évaluation jouant un rôle important dans la motivation des employés, il convient de trouver l'option optimale pour votre équipe. 

Gestion continue des performances (et retour d'information)

L'évaluation des performances en 9 cases a généralement lieu une ou deux fois par an. Cela signifie qu'entre deux évaluations, le salarié ne reçoit pas de retour d'information. Supposons qu'il s'améliore considérablement la semaine suivant l'évaluation. Il ne recevra pas de retour d'information positif - et la direction n'envisagera peut-être pas de lui accorder une promotion - avant près d'un an.

Avec un retour d'information continu, vous évaluez les performances en permanence, ce qui est plus équitable et accroît la motivation à s'améliorer immédiatement.

🔬 Consultez une discussion plus détaillée sur l'évaluation des performances et le retour d'information continu. Nous vous aiderons à trouver la meilleure approche pour votre équipe, ce qui peut signifier combiner les deux méthodes. 

Examens de performance à 360 degrés

Une perspective à 360° sur le processus d'évaluation signifie que tout le monde évalue tout le monde. 

Plus précisément, les employés reçoivent des évaluations de leurs coéquipiers, de leur chef d'équipe et de leur supérieur hiérarchique. Les évaluations à plusieurs évaluateurs permettent d'obtenir un retour d'information plus complet, moins sensible aux préjugés et à la relation de l'employé avec son supérieur. 

Dans le cas d'un examen des performances à 360 degrés, les informations proviennent d'évaluateurs issus de toute la hiérarchie de l'organisation. (Les valeurs aberrantes peuvent être supprimées afin de dresser un tableau précis).

OKR (objectifs et résultats clés)

Les objectifs et résultats clés (OKR) sont un cadre de fixation d'objectifs et de gestion des performances qui se concentre sur la définition, le suivi et la réalisation d'objectifs ambitieux.

Les OKR sont un élément clé de l'évaluation des performances des employés chez Google.

Au début de chaque trimestre, les cadres supérieurs fixent les objectifs de l'entreprise pour les trois mois à venir. Cela permet à chaque employé de voir les priorités pour la période à venir et la manière dont ses tâches individuelles peuvent contribuer à atteindre ces objectifs. Il s'agit d'une méthode positive et tournée vers l'avenir qui stimule la motivation. 

Chez Google, les OKR doivent être stimulants : 

• Atteindre 70 % des objectifs est considéré comme une bonne chose.
•  Atteindre 100 % est considéré comme un " échec ", ce qui signifie que l'équipe de direction doit fixer des objectifs plus ambitieux pour la période à venir. 

L'objectif est d'utiliser les objectifs extensibles comme une carotte pour la croissance future.

Les OKR offrent une alternative plus dynamique et axée sur les objectifs que l'examen des performances en 9 cases, en se concentrant sur la définition et la réalisation d'objectifs ambitieux qui s'alignent sur la mission et la stratégie de l'organisation.

En mettant en œuvre les OKR, les organisations peuvent promouvoir la transparence, la collaboration et l'amélioration continue de leurs processus de gestion des performances.

Carte de pointage des employés

Un tableau de bord des employés est une autre méthode d'évaluation des performances des employés. Il s'agit d'examiner différents paramètres et de leur attribuer une note, généralement comprise entre 1 et 5. 

Les qualités examinées appartiennent à l'une de ces catégories : performances, développement et valeurs. 

Un tableau de bord est facile à réviser régulièrement. Il sert de base aux plans d'action visant à améliorer les performances.

En outre, il fournit une évaluation détaillée des performances, répartie en différents domaines, ce qui permet de déterminer facilement les points sur lesquels se concentrer, étant donné que de nombreux facteurs sont à l'origine des performances.

➡️ Accroître le potentiel et les performances avec Zavvy

En fin de compte, c'est à vous de décider si la grille à 9 cases convient à votre organisation pour atteindre les objectifs de performance des employés. 

Avec Zavvy, vous pouvez facilement adapter notre logiciel d'évaluation des performances à vos besoins spécifiques. 

Grâce à la fonction intégrée d'analyse du retour d'information, vous pouvez facilement activer une grille à 9 cases sur Zavvy. 

Le plus intéressant, c'est que vous avez un pouvoir de personnalisation total :

• Vous pouvez également personnaliser la grille de 9 cases et la faire évoluer vers 16 cases ou vers ce qui convient à votre organisation. 
• Vous pouvez également modifier les échelles d'évaluation dans le modèle à 9 cases.
• Vous pouvez entièrement personnaliser les axes X et Y de votre grille à 9 cases (avec des questions posées par des pairs, des managers ou des auto-évaluations).

Ce qui est formidable avec Zavvy , c'est que nous offrons des solutions de suivi pour gérer réellement la performance et ne pas se contenter de l'évaluer.

🌱 Notre logiciel de développement des employés vous aide à créer des plans de croissance de carrière pour les dirigeants et les contributeurs individuels. Vos employés peuvent également ajouter des objectifs de performance futurs.

📅 Le logiciel de réunion individuelle facilite les conversations de développement et les contrôles de performance pour les équipes à distance.

Enfin, notre bibliothèque de centaines de ressources d'apprentissage provenant de dizaines de fournisseurs vous aidera à combler les lacunes en matière de compétences.

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❓ FAQ

Qu'est-ce qu'une procédure d'examen à 9 cases ?

Un processus d'évaluation à 9 cases est un système d'évaluation des performances des employés. Le système comporte neuf cases, chacune représentant une combinaison d'une note de performance et d'une note potentielle. 

Chaque employé est placé dans l'une des neuf boîtes en fonction des résultats du processus d'évaluation. 

Le processus d'évaluation comprend deux parties : l'évaluation des performances actuelles et du potentiel futur. La manière exacte dont les performances et le potentiel sont évalués dépend des processus d'évaluation au sein de l'entreprise et des paramètres pertinents.

Comment la grille des 9 cases peut-elle améliorer la gestion des performances des employés ?

Une grille de 9 cases permet de visualiser la valeur de chaque employé pour l'entreprise et la hiérarchie interne entre les employés. 

L'outil des 9 cases permet de gérer les performances des employés puisque chacune des neuf cases nécessite un type de plan d'action légèrement différent. 

Par exemple, pour les employés très performants et à fort potentiel, il est essentiel de s'assurer qu'ils se sentent stimulés dans leur fonction actuelle et qu'ils ont une perspective d'évolution claire. 

Pour ceux dont les performances et le potentiel sont faibles, l'accent doit être mis sur les raisons pour lesquelles l'employé n'est pas à la hauteur des attentes, sur ce qui peut être fait pour accroître sa motivation ou sur le fait qu'il est temps de prendre une décision difficile.

Comment utiliser la grille des 9 cases pour identifier les salariés à haut potentiel ? 

Toute personne située dans la rangée supérieure est un employé à haut potentiel dont le niveau de performance est variable. 

S'ils se trouvent dans la colonne de gauche, leur potentiel est élevé, mais leurs performances sont faibles. Ces personnes sont souvent désireuses d'apprendre mais ne sont pas encore en mesure d'apporter de la valeur à l'entreprise.

Les jeunes diplômés de l'université en sont un exemple. 

Un autre exemple est celui d'une entreprise qui ne communique pas et ne documente pas les responsabilités, de sorte que l'employé ne comprend pas son rôle et les attentes en matière de performances.

Il est important d'être transparent avec ces employés et de leur dire que vous êtes satisfait de leur potentiel mais que vous attendez d'eux qu'ils améliorent leurs performances.