Comment utiliser le plan de succession en 9 cases pour transformer les meilleurs talents en futurs leaders ?

La planification de la succession est comme le compte d'épargne d'une entreprise. Vous souhaitez disposer d'un site buffer pour vos finances personnelles en cas de dépenses imprévues. Si certains de vos meilleurs talents vous quittent, vous aurez besoin d'un plan de secours pour votre organisation. ‍

La plupart des dirigeants en sont conscients, mais la réalité est que la plupart des entreprises ne disposent pas d'un plan de succession solide.

Le plan de succession 9-box est un moyen d'identifier les candidats potentiels pour les postes à responsabilité au sein d'une organisation. 

Mais est-ce la meilleure solution pour votre entreprise ? 

Comme toujours, cela dépend. 

Cet article : 

• Expliquez ce qu'est le modèle à 9 boîtes.
• Expliquez comment vous pouvez l'utiliser pour la gestion des talents de votre organisation.
• Analyser les avantages et les inconvénients de l'utilisation du modèle à 9 boîtes. 

🔍 Qu'est-ce que la planification de la succession en 9 cases ?

La grille à 9 cases dans la planification des successions est un outil utilisé pour évaluer et cartographier le vivier de talents d'une organisation sur la base de deux dimensions clés : les performances et le potentiel. Cette matrice comporte généralement trois niveaux de performance (faible, modéré, élevé) et trois niveaux de potentiel (faible, modéré, élevé), ce qui crée neuf cases dans lesquelles les employés peuvent être placés.

Le plan de succession à 9 cases indique qui reprendra le trône pour vos fonctions les plus importantes.

Le système est divisé en neuf cases, chacune correspondant à une combinaison spécifique de performance et de potentiel : La case inférieure gauche correspond à une performance et un potentiel faibles, tandis que le coin supérieur droit représente une performance et un potentiel élevés. 

📈 Comment utilisez-vous la grille à 9 cases pour la planification de la succession ?

Définir les rôles pour lesquels vous devez planifier la succession

En règle générale, vous devez planifier la succession pour les postes clés pour lesquels il est impossible de trouver un candidat adéquat du jour au lendemain. Il s'agit également des postes pour lesquels un autre collègue ne peut pas prendre la relève avec une formation minimale, car la fonction exige des connaissances et des compétences plus approfondies. 

Créer les critères de classement pour la matrice à 9 cases

Définissez les performances et le potentiel de leadership de chaque employé. Idéalement, vous choisirez des leaders potentiels résidant dans la case supérieure droite. 

Certaines cases mettent en valeur des personnes susceptibles d'évoluer vers des postes de direction clés. Si une personne obtient un score élevé en termes de potentiel et un score plus faible en termes de performance, il se peut qu'elle soit sous-stimulée dans son poste actuel. 

En confiant à ces personnes des tâches plus stimulantes, vous augmenterez leurs performances, car elles sont naturellement avides de croissance. Vous trouverez ces employés dans la rangée supérieure, dans les cases les plus à gauche et au centre, ce qui indique des individus dont les performances sont faibles ou modérées, mais qui ont un potentiel élevé. 

L'un des aspects essentiels de la planification des successions à 9 cases est qu'elle doit être flexible. Il faut être ouvert à la possibilité de faire passer les employés d'une case à l'autre en fonction de l'évolution de leur potentiel ou de leurs performances.

Créer 9 questions d'évaluation pour la planification de la succession 

La question demeure : qu'est-ce qui détermine la case dans laquelle vous placerez chaque employé ? 

Vous devrez définir une méthode d'évaluation appropriée. 

💡 Conseil : N'oubliez pas que si une seule personne procède à l'évaluation, les résultats risquent d'être biaisés. 

Même pour les personnes bien intentionnées, il existe un risque de partialité inconsciente. Le risque que des préjugés inconscients faussent les résultats diminue à mesure que le nombre de personnes impliquées dans le classement augmente, car chacun a des préjugés différents, et les effets négatifs se diluent. 

Une possibilité est d'utiliser des évaluations à 360° qui donnent une vue d'ensemble des performances des employés. En outre, vous pouvez poser la question directement à vos employés afin d'éviter de sélectionner des personnes qui pourraient ne pas être intéressées. 

En outre, les enquêtes sur l'engagement des salariés permettent d'identifier les employés les plus motivés au travail et les plus désireux de relever de nouveaux défis.

Évaluer les employés

Vous devriez à présent disposer de suffisamment d'informations pour procéder à l'évaluation et identifier vos futurs leaders. Évaluez les employés et classez-les dans l'une des neuf cases. 

💡 Conseil : vous pouvez ajouter une note de préparation pour mieux classer et hiérarchiser les personnes à fort potentiel.

Discuter avec les employés 

Organisez un entretien individuel avec les employés susceptibles d'assumer des rôles stratégiques afin de déterminer s'ils sont intéressés par cette opportunité. 

💡 Conseil : Soyez aussi transparent que possible en leur disant qu'ils ne quitteront peut-être pas immédiatement leur poste actuel, mais qu'ils recevront une formation pour être bien préparés le jour venu.

Ces réunions motivent souvent les futurs dirigeants, car ils ont quelque chose à attendre et une raison de continuer à bien travailler.

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Plan de développement 

Vous aurez besoin d'un plan d'action de développement du leadership lorsque vous aurez repéré des candidats appropriés. Un plan de développement du leadership est une stratégie d'entreprise dans le cadre de laquelle les employés reçoivent une formation en vue d'occuper de futurs postes de gestion ou de direction.

La nature exacte de cette formation dépend du poste actuel du salarié et de ses compétences.

Planifier les rattrapages

Il est essentiel de prévoir des séances de rattrapage pour s'assurer que vos successeurs sont toujours en phase. 

Vérifiez qu'ils sont motivés, qu'ils suivent le programme de formation et répondez à toute préoccupation qu'ils pourraient avoir concernant la formation ou leur futur rôle.

🔍 Pour en savoir plus sur la manière dont vous pouvez mettre en place des systèmes de planification de la relève, consultez le modèle de compétences en matière de leadership.  

🕵️‍♀️ Avantages et inconvénients de l'utilisation du modèle des 9 boîtes pour la planification de la succession

Avantages de l'utilisation du modèle à 9 cases pour la planification de la succession

• Tous les membres de l'équipe sont évalués selon les mêmes critères. En supposant que nous puissions déterminer avec précision le potentiel, les niveaux de performance et le potentiel futur sont de bons prédicteurs des successeurs adéquats. (Toutefois, le potentiel présente des inconvénients en tant que facteur d'évaluation, comme nous le verrons ci-dessous).
• Utilisé à bon escient, il permet une comparaison aisée entre les membres de l'équipe. En supposant une évaluation précise de chaque employé, vous obtiendrez un aperçu clair et visuel du candidat le plus approprié, du deuxième candidat le plus pertinent, et ainsi de suite.
• Il permet de suivre l'évolution dans le temps .
• Le modèle à 9 cases est équilibré puisqu'il tient compte du passé, du présent et de l'avenir. La performance concerne le passé et le présent, tandis que le potentiel évalue l'avenir.

Les inconvénients de l'utilisation du modèle à 9 cases pour la planification des successions

• Si le fait que tous les membres de l'équipe soient évalués selon les mêmes critères est un avantage, cela peut aussi être un inconvénient, car lesdifférents postes et unités d'entreprise requièrent des aptitudes et des compétences différentes. Une personne peut avoir un potentiel élevé pour un rôle, mais un potentiel modéré ou faible pour un autre. Une solution pourrait consister à utiliser un modèle à 9 cases pour chaque poste à pourvoir.
• Il n'existe pas de méthode fiable pour mesurer le potentiel. On peut déterminer les performances en examinant les indicateurs clés, mais le potentiel est plus vague et subjectif. Il s'agit d'une lacune générale du modèle à 9 cases, mais surtout lorsqu'il est utilisé pour la planification des successions, car le potentiel est le pilier central de l'identification des successeurs. 
• En fin de compte, c'est le manager qui décide dans quelle case placer chaque employé. Le modèle à 9 cases est donc très subjectif et les préjugés inconscients sont réels, ce qui signifie que les employés issus de milieux divers ou marginalisés sont plus susceptibles d'être moins bien notés. Le modèle à 360° brosse un tableau plus varié de chaque employé et évite que des éléments tels que les relations personnelles ou le degré de bavardage d'une personne n'influencent l'évaluation. 
• S'il met en évidence le potentiel de succession d'une personne, il ne mentionne pas la motivation de l'employé. Le modèle de planification de la succession à 9 cases doit donc être utilisé avec des outils d'évaluation des performances, par exemple des enquêtes de motivation et d'engagement.
• Personne ne veut être étiqueté comme une mauvaise recrue en étant placé dans les cases correspondant à un faible potentiel ou à de faibles performances. Des frictions inutiles peuvent survenir si les employés ne sont pas d'accord avec leur classification. C'est pourquoi certains employeurs choisissent de ne pas divulguer les notes de performance à leurs employés, car les notes inférieures peuvent être décourageantes et démotivantes. 
• Les baisses temporaires de performance peuvent brouiller la vision du manager. Par exemple, un employé peut être tout à fait apte à prendre la relève, mais il traverse une épreuve personnelle et ne donne pas le meilleur de lui-même. Les étiquettes ont tendance à rester gravées dans notre esprit. Ainsi, si un employé est étiqueté "faible potentiel", il peut être difficile pour le manager d'effacer mentalement cette étiquette et d'évaluer objectivement son potentiel pour l'avenir.

⏭️ 5 raisons pour lesquelles la planification de la relève est vitale pour votre organisation

La planification de la succession est essentielle au sein de votre entreprise pour plusieurs raisons :

1. Elle permet d'économiser du temps et de l'argent. Certes, la planification demande un peu de temps, mais vous vous en féliciterez si quelqu'un démissionne ou tombe malade de manière inattendue. Les embauches d'urgence peuvent être très coûteuses. La nécessité d'interrompre des activités et des projets peut vous faire perdre de l'argent et des clients.
2. L'intégration du successeur est plus rapide, car vous pouvez le former au poste. En cas de changement de personnel inattendu, il sera mieux préparé à rejoindre l'équipe dirigeante.
3. La planification de la succession indique à votre personnel qu'il est en sécurité et qu'il ne se retrouvera pas soudainement sans chef. Les employés qui se sentent en sécurité sur leur lieu de travail sont plus susceptibles de rester. 
4. Elle vous aide à poursuivre les projets même lorsque quelqu'un démissionne de manière inattendue - elle est bénéfique pour votre personnel, votre réputation et vos finances. 
5. Cela incite vos employés à rester, car les successeurs peuvent voir un plan de carrière clair et recevoir une formation pour s'y préparer. 

Malgré ces avantages, de nombreuses entreprises ne disposent pas d'une excellente planification de la relève. Une étude de Deloitte a montré que 86 % des dirigeants pensent que la planification des successions est essentielle, mais que seulement 14 % d'entre eux pensent qu'ils la font bien. 

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Que vous choisissiez le modèle des 9 boîtes ou tout autre système, la planification de la succession est un filet de sécurité important pour votre organisation. De nombreuses entreprises hésitent à le faire en raison de l'inévitable administration qui s'ensuit. 

Et c'est là que nous entrons en scène ! 

Zavvy s'occupe de l'organisation de votre planification de la relève afin que vous puissiez vous concentrer sur la sélection des critères d'évaluation appropriés et sur la communication avec vos employés.

Avec Zavvy, vous pouvez utiliser stratégiquement les 9-boxes pour la planification de la relève grâce à notre logiciel d'évaluation et à l'analyse de la rétroaction.

Si vous aimez l'idée du système à 9 cases mais que vous souhaitez qu'il soit plus granulaire, vous pouvez concevoir votre propre modèle de planification de la succession à 9 cases avec plus de cases (par exemple 16 ou 25 cases). 

Vous pouvez également procéder à des évaluations moins biaisées et plus complètes en adoptant une approche d'évaluation à 360°. 

Nous avons fait le plus gros du travail pour vous - vous pouvez "brancher et jouer" et commencer à utiliser les évaluations 9-box ou 360 pour la planification de la succession !

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