Los 9 mayores retos de la incorporación en 2024 y cómo superarlos

¿Usted o su empresa se han enfrentado este año a retos de incorporación (a distancia)?

Si es así, no está solo. Según una encuesta reciente de Gallup, solo el 12 % de los empleados cree que su empresa tiene un buen proceso de incorporación.

En la era de la Gran Resignación, esto es motivo de alarma empresarial.

Los empleados empiezan a buscar en otra parte si sienten que su empresa no les facilita satisfactoriamente el desempeño de sus funciones. A su vez, su integración en la infraestructura de la empresa se hace más difícil.

Pero, ¿cuáles son los retos de la incorporación virtual a los que más se enfrentarán los empleados y las operaciones de personal en 2022? 

¿Y qué puede hacer para superarlos?

⚠️ Retos en la incorporación de empleados

Del mismo modo que una empresa realiza estudios de mercado sobre los deseos y necesidades de los consumidores, la investigación interna rutinaria sobre la satisfacción de los empleados resulta igualmente útil.

Como era de esperar, las empresas que llevan a cabo este tipo de investigación sobre los empleados han descubierto algunos retos de la incorporación remota que parecen aparecer constantemente.

Consulte a continuación algunas de las más frecuentes.

😪 1. Salvando las distancias entre la firma y la fecha de inicio

En algunos países, la diferencia entre la firma del contrato y la fecha de inicio puede ser alarmante. En Alemania, por ejemplo, el periodo intermedio medio es de tres meses. Desgraciadamente, durante este periodo pueden ocurrir muchas cosas, desde que los nuevos empleados no confíen en la empresa hasta que busquen otros puestos.

¿Cómo pueden las empresas aliviar los temores de los recién contratados durante este periodo provisional?

Consejo nº 1: Empiece con buen pie gracias a un sólido proceso de preinclusión. 

Consejo nº 2: Mejor aún, toma nota de empresas como Continu. Envían a sus nuevos empleados paquetes de bienvenida junto con los primeros pasos del proceso de incorporación, intercalados con mensajes motivadores. 

Incluso compromisos tan sencillos como estos pueden aumentar enormemente los índices de retención de empleados en el futuro.

😫 2. Un proceso de incorporación incoherente y desestructurado

Un sólido proceso de incorporación remota puede suponer un astronómico aumento del 70% en la productividad de los nuevos empleados. Sin embargo, muchas nuevas contrataciones se enfrentan a incoherencias, lagunas de información y falta de claridad.

Un plan de incorporación a distancia no estructurado está condenado al fracaso. 

Consejo #1: Planifique su plan de incorporación en incrementos de 30, 60 y 90 días para establecer objetivos claros a la hora de incorporar virtualmente a los nuevos empleados. En Zavvy, cada segmento de nuestro plan de incorporación 30-60-90 viene con tareas únicas para completar y los hitos para alcanzar cada etapa del proceso de incorporación.

Consejo #2: Ofrezca a sus nuevos empleados acceso a un centro de recursos asíncrono que pueda abordar y responder de forma transparente a sus inquietudes de incorporación. Este tipo de apoyo permanente puede contribuir en gran medida a aliviar los temores de los nuevos empleados a la hora de incorporarse a la empresa.

🤯 3. Sobrecarga de información

Con tanto papeleo que los recién contratados tienen que completar antes de empezar formalmente, no es de extrañar que la sobrecarga de información sea uno de los principales factores que contribuyen a la sobrecarga. uno de los principales factores a una mala experiencia de incorporación. Sin embargo, hay un par de soluciones para gestionar esta avalancha de información.

Sugerencia: Para empezar, envíe el papeleo y otra información relevante gradualmente para reducir las posibilidades de abrumar a sus nuevos empleados. Sentirse abrumado desde el principio puede provocar una mayor rotación de personal en el futuro.

Otra solución es automatizar ciertos aspectos del papeleo de las nuevas contrataciones.

‍eLearning descubrió que los procesos de incorporación con tareas manuales automatizadas disfrutaban de una tasa de retención de empleados un 16% superior a la media. Además, descubrieron un aumento del 18% en el rendimiento de las tareas iniciales dentro de la función.

En resumen, la automatización ofrece resultados cuando se trata de afrontar los retos de la incorporación remota.

😕 4. Roles poco claros

Entre las principales razones por las que los empleados suelen dejar un nuevo trabajo en los seis meses siguientes a su contratación, una de ellas son las funciones poco claras, como descubrió Zippia. Sin embargo, aquí es donde un poco de estructuración puede ayudar mucho en tu proceso de incorporación remota.

Consejo nº 1: Para empezar, define claramente las tareas y responsabilidades de cada función. 

Consejo nº 2: La estructura y la claridad de las funciones son un potente truco a la hora de incorporar a los nuevos empleados. Un proceso estructurado ofrecerá respuestas a las preguntas específicas de cada función. Esto deja a los empleados más tiempo para desarrollar las habilidades que necesitarán para tener éxito.

Consejo nº 3: La claridad de funciones no se refiere estrictamente a enumerar las responsabilidades del puesto, sino también a establecer objetivos e hitos claros.

Consejo nº 4: Celebre cuando los empleados alcancen objetivos e hitos clave. Las pequeñas victorias de este tipo pueden levantar la moral de los empleados a largo plazo. Por ejemplo, puedes crear un canal en slack para celebrar los hitos clave. 

😢 5. La conexión humana que falta

No se puede negar que el núcleo de un excelente proceso de incorporación virtual es una sólida conexión humana. Una incorporación eficaz debe hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, comprendidos y totalmente claros sobre las tareas que conllevan sus funciones. 

En un mundo post-COVID en el que la incorporación a distancia se ha convertido en la norma, la necesidad de conexiones humanas es más crucial que nunca.

Es casi inevitable sentirse aislado y alienado cuando se trabaja solo día tras día. 

¿Cómo pueden los recién contratados sentirse parte de un nuevo equipo y una nueva empresa si todo es tan intangible?

Construir un proceso de incorporación de empleados remotos sobre la base de una conexión humana compartida es una excelente manera de preparar a sus nuevos empleados para el éxito.

Sugerencia: Por muy crucial que sea la formación en funciones para los nuevos empleados, no olvide que también debe ayudarles a generar confianza, cohesión y colaboración con sus nuevos equipos. A programa de compañeros es una buena forma de ponerlo en marcha.

➡️ Descubra más consejos para integrar empleados remotos en la cultura, el equipo y los procesos de su empresa.

❗ Retos en el onboarding para las operaciones de personas y las empresas

Como personal de RR.HH. u operaciones de personal, sabemos que también se enfrenta a múltiples retos a la hora de garantizar un proceso de incorporación gratificante.

Al fin y al cabo, son ustedes los que estructuran y gestionan el proceso de principio a fin.

A continuación se enumeran algunos de los obstáculos más comunes a los que se enfrentan los empleados de operaciones de personal a la hora de incorporar a nuevos empleados. Es posible que te encuentres con muchos de estos retos, así que consulta nuestras propuestas para superarlos.

✍️ 1. Gestión de tareas manuales

Como suele decirse, el diablo está en los detalles, que suelen tomar forma de tareas manuales en el proceso de incorporación virtual.

Algunas de las tareas manuales de incorporación más comunes (¡y posiblemente las más tediosas!) son las siguientes:

• Envío periódico de correos electrónicos a cada nuevo empleado.
• Programar presentaciones, orientaciones y otras reuniones con diversos departamentos para cada nueva contratación.
• Redactar y compartir actualizaciones periódicas de los progresos.
• Envío de recordatorios diarios a nuevas contrataciones, empleados y jefes de departamento.
• Ofrecer actualizaciones mensuales de contenidos sobre el uso de diversas herramientas de la empresa.

La lista es interminable, y no exenta de estrés para quien dirige toda la producción. 

Consejo #1: Precisamente por eso automatizar tareas manuales como las mencionadas anteriormente puede ahorrar tiempo, esfuerzo y energía a todo el mundo.

Consejo #2: La automatización también evita que surjan incoherencias y garantiza que su experiencia del nuevo empleado no se vea afectada.

🧑🏻‍💻 2. Crear una sólida cultura de trabajo a distancia

No se puede negar que el trabajo a distancia presenta retos únicos cuando se trata de fomentar una cultura de empresa viva y auténtica.

Irónicamente, algunos sistemas de trabajo a distancia pueden hacer que los empleados se sientan más agotados que en una oficina, como descubrió Business Insider. 

Por tanto, una cuestión central para un entorno de trabajo remoto próspero es: ¿cuál es la mejor manera de atraer a personas que están sentadas solas en el mismo sitio durante ocho horas al día?

Consejo #1: Según nuestra experiencia, no puede equivocarse con una partida de ruleta del café o del almuerzo.

Como su nombre indica, la ruleta del café o del almuerzo es una forma divertida e informal de ayudar a los nuevos empleados a conocerse. Estas reuniones informales pueden celebrarse antes, durante o después del horario oficial de trabajo. El cielo es el límite cuando se trata de temas. 

Consejo #2: Considere la gamificación de la incorporación para implicar a sus empleados remotos. Por ejemplo, recomendamos juegos de trivial o entrevistas del tipo 21 preguntas. Kahoot es ideal para todo lo relacionado con concursos y trivias.

➡️ Descubra más ideas interesantes para que la incorporación de los empleados sea divertida.

Pero los beneficios de estas reuniones informales van más allá de la diversión desenfadada: llevarlas a cabo con regularidad puede ser una forma excelente de establecer un sentido de la rutina a distancia. 

Al fin y al cabo seguridad psicológica es uno de los factores más importantes para cultivar un entorno de trabajo a distancia sólido y auténtico.

Consejo nº 3: Las reuniones rutinarias en el "refrigerador" pueden ofrecer a los nuevos empleados oportunidades de conexión y compromiso muy necesarias. Éstas, a su vez, fomentan la confianza de los nuevos empleados en la empresa en su conjunto. También pueden ser una forma divertida y orgánica de reiterar los valores de la empresa a lo largo del proceso de incorporación remota.

📈 3. Falta el seguimiento del progreso

Puede resultar difícil medir el progreso si no se dispone de un plan estructurado para hacerlo. Aquí es donde entra en juego un plan detallado de seguimiento del progreso. Sin él, puedes perder oportunidades cruciales para mejorar ciertos aspectos de tu proceso de incorporación virtual (y ver también qué está funcionando).

Consejo #1: Tanto si crea una práctica lista de comprobación de las tareas a realizar como una hoja de Excel en la que describa las actividades diarias y sus resultados, tiene muchas opciones para estructurar el plan de seguimiento del progreso de sus nuevos empleados.

Consejo #2: Con Zavvy, puedes seguir fácilmente el progreso de tus nuevos empleados y las tasas de finalización a lo largo de sus itinerarios de aprendizaje.

🚀 4. Informar sobre los beneficios de la incorporación

Supongamos que quiere convencer a la alta dirección de la necesidad de una solución de incorporación. Sin embargo, puede ser difícil obtener la aprobación si no puedes demostrar claramente el ROI de una nueva solución. 

Supongamos que ha obtenido la aprobación, pero la dirección aún no está convencida del valor de pagar por una solución de software de RR.HH. más. Por lo tanto, debes empezar a recopilar datos para defender tus argumentos.

Consejo #1: Comience por medir los puntos de dolor actuales de sus nuevos empleados. Probablemente querrá medir algunos (si no todos) de los siguientes KPI de incorporación:

• tasa de finalización del trayecto de los nuevos contratados;
• tiempo de productividad de los nuevos empleados;
• eficacia de la formación de nuevos empleados;
• índice de satisfacción de la incorporación;
• tasa de compromiso de los recién contratados;

Consejo #2: Manténgase en contacto con sus empleados a lo largo de su proceso de incorporación mediante una encuesta. Mida su satisfacción y su percepción del apoyo que han recibido hasta ahora. ¿Dispone de datos históricos para comparar?

➡️ Supera los retos de la incorporación con Zavvy

La buena noticia es que todos estos retos pueden abordarse y superarse con una sola herramienta: el software de incorporación de empleados de Zavvy. 

Nuestra plataforma de software se encarga de las tareas manuales de incorporación para que usted pueda centrarse en construir su marca e impulsar la productividad. 

Sabemos que el éxito es mejor cuando se consigue juntos, por eso vamos más allá para proporcionar recursos que refuercen el proceso de incorporación virtual de su empresa desde el principio.

Zavvy le garantiza que dedicará menos tiempo a las tediosas tareas manuales y más a establecer conexiones significativas con sus nuevos empleados.

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