Cómo dominar su próxima presentación de estrategia de personal: Guía para líderes de RRHH

"¿Cuál es nuestra estrategia de personal para el primer semestre de este año?", pregunta tu Director General.

"No puedo decírtelo en una frase", respondes,"pero estaré encantado de enseñártelo una tarde de la semana que viene. ¿Por qué no te traes al equipo ejecutivo?".

Aunque sería agradable reducirlo todo a unas pocas palabras, su estrategia de Personas puede tener múltiples elementos complejos. 

Probablemente querrá desglosar los diferentes aspectos de RRHH, contratación y cultura corporativa.

Tendrás ideas generales y planes concretos. Pero necesitarás su apoyo ejecutivo si quieres que tus proyectos den fruto.

¿Cuál es la mejor manera de ejercer su influencia estratégica? Una excelente presentación.

Una presentación de la estrategia de personal es una de las herramientas más eficaces para comunicar su visión y sus planes. 

A continuación le explicamos cómo funcionan y cómo puede hacer que el suyo sea de primera clase.

🕵️‍♀️ ¿Qué es una presentación de estrategia de personal?

Una presentación de estrategia de personal es una ayuda visual utilizada para comunicar los objetivos y planes de su organización para su personal.

Es una herramienta inestimable para convencer a todo el mundo de que tus planes son sólidos y educarles en los principios básicos de su funcionamiento.

Las presentaciones de diapositivas tienen fama de ser un poco áridas. 

Pero los asistentes deben salir de la sesión inspirados y con ganas de contribuir.

Deben tener claro qué ocurre a continuación y por qué.

Y tú también deberías estar emocionado. 

En lugar de repartir documentos y correos electrónicos que la gente quizá nunca lea, conseguirás 20 minutos más o menos de atención concentrada.

Las operaciones con personas pueden ser complicadas, y puede haber mucha información que transmitir a todas las partes interesadas, por lo que es esencial ser conciso.

Para lograr el máximo impacto, su presentación de la estrategia de personal debe tratar de abordar algunas áreas principales:

• Los retos y oportunidades de RRHH a los que se enfrenta la organización: ¿Qué está ocurriendo dentro de su plantilla? ¿Existen fuerzas económicas o de mercado externas que la afecten?
• Sus principales planes estratégicos: En unos pocos puntos concisos, ¿cuál es su plan para las operaciones con personas?
• Cómo se alinea la estrategia con los objetivos empresariales más amplios: Los RR.HH. no existen en el vacío, sino que son la base de toda la organización. Nadie debe quedarse preguntándose: "¿Qué tiene que ver esto conmigo?".
• Quién va a impulsar la ejecución estratégica: ¿Qué personas y departamentos van a impulsar las cosas y cómo van a compartir la responsabilidad?
• Cómo medirá el éxito: Esboza los objetivos propuestos y los parámetros para determinar si las cosas han funcionado (incluyendo plazos concretos).
• ¿Cuáles son los riesgos potenciales? ¿Qué retos espera encontrar durante la implantación? ¿Cuál es tu plan de contingencia si surge algún imprevisto?
• Cómo evolucionará el plan: Nada permanece inmóvil en las empresas, los mercados y las sociedades. Es probable que se produzcan perturbaciones económicas o tecnológicas, y su empresa (con suerte) crecerá: ¿cómo evolucionará el plan para adaptarse a estas condiciones?
• Ejemplos de que sus ideas han funcionado en otros lugares: Puede incluir estudios de casos de estrategias aplicadas con éxito en otras organizaciones.
• Sus planes para poner en marcha el plan: Explique cómo comunicará la estrategia a los empleados y otras partes interesadas. De este modo, aclarará sus expectativas y responsabilidades.

🏆 7 Buenas prácticas para una presentación convincente

1. Centrar la presentación

Empieza por lo obvio: establecer una agenda clara antes de empezar. 

Defina sus puntos clave y cúbralos en el tiempo disponible. 

Consejo nº 1: No caigas en la tentación de salirte por la tangente o dedicar demasiado tiempo a presentarte.

Consejo nº 2: También es una buena idea dejar un cronómetro visible mientras avanzas.

Consejo nº 3 : Divide la presentación en bloques de 10 minutos para mantener el ritmo.

Consejo nº 4: Para no salirte del tema, asegúrate de que el contenido es relevante para el público al que te diriges. 

Aunque la estrategia de personal afecta a casi todos los miembros de la empresa, es posible que tenga que adaptar algunas diapositivas para evitar malentendidos. 

Max Benz, fundador y consejero delegado de BankingGeek, sugiere que las distintas funciones tendrán diferentes perspectivas que hay que tener en cuenta:

"Al presentar una estrategia de personal es importante tener un plan de acción claro que se adapte a las necesidades de la audiencia. Asegúrese de comprender quién asistirá a la presentación - ¿son decisores o asesores? ¿Son técnicos o no técnicos? - Esto ayudará a definir el contenido y el estilo de la presentación".

2. Haga que su presentación se base en datos

Cuando se argumenta a favor de un cambio organizativo, resulta muy útil justificar los planes. Los datos son la mejor forma de hacerlo, sobre todo si son fácilmente comprensibles.

Karolina Kijowska, Jefa de Personal de PhotoAiDsugiere que los argumentos no solo se apoyen visualmente, sino también lógicamente:

"Las diapositivas deben ser bastante sencillas y fáciles de leer, pero eso no significa que no haya que incluir datos. Al contrario, yo recomendaría incluir representaciones visuales de los beneficios de las distintas partes de tu estrategia para que no parezca que solo hay palabras vacías.

También debe asegurarse de que su estrategia se presenta de forma que presente las causas y los efectos de cada idea porque es la forma más eficaz de explicar por qué es crucial para una estrategia eficaz".

Explicar lo que hará la función de personal de su organización es una obviedad. Pero si quiere que el mensaje cale hondo, explique por qué y cómo repercutirá.

Consejo: si respaldas tus afirmaciones con datos, tendrán mucho más impacto.

3. Utilizar los elementos visuales con prudencia

¿Qué datos utilizará para respaldar sus argumentos? 

Comunicar con eficacia es el camino a seguir si quiere que los puntos concretos calen hondo. 

La mejor forma de hacerlo es haciendo que su presentación sea visual.

Puede hacerlo a través de:

• gráficos;
• gráficos;
• diagramas;
• memes;
• vídeos.

Pero ten en cuenta también el diseño general. Una plantilla por defecto con un fondo blanco liso hará que todo el mundo se duerma. Definitivamente, no es lo ideal. 

Aunque no seas diseñador, hay muchas formas de animar un poco las cosas. Ya hemos superado la época de montar manualmente presentaciones de PowerPoint con aburridas fuentes predeterminadas.

Por ejemplo, si utilizas imágenes en tus diapositivas, puedes utilizar una herramienta gratuita de eliminación de fondos para mejorar el aspecto de tus imágenes y hacer que tus diapositivas sean más atractivas visualmente.

También puedes utilizar Tome, un creador narrativo asistido por IA para tus presentaciones.

✊ O, si quieres una plantilla lista para usar, te cubrimos las espaldas. 

4. Practique su entrega

Para que la presentación fluya bien, hay que practicarla al menos una vez.

Emma Williams, Directora de Investigación de HIGH5sugiere que practicar la presentación complementará tu capacidad de oratoria, que es igualmente importante:

"Practica tu presentación varias veces antes del gran día para sentirte cómodo con el material. Sé seguro, apasionado y elocuente a la hora de hablar. Habla con voz clara y asegúrate de mantener el contacto visual con el público, haciendo pausas para dar énfasis".

Aunque tenga experiencia hablando ante un público de alto nivel, siempre vale la pena recordar los conceptos básicos.

5. Atraiga a su público

Tus ideas tienen que poder sostenerse por sí solas. 

El mérito estratégico de su presentación es lo más importante. La gente no debería tener muchos problemas para prestar atención si está a la altura.

Dicho esto, también es importante mantener el interés con algunos aspectos prácticos.

Lisa Dietrich, socia de girokonto.io, sugiere que la estructura de tu presentación es fundamental para mantener el interés de los oyentes:

"Para compartir eficazmente mi estrategia de personal en una sala llena de gente, siempre me aseguro de que mi presentación esté bien estructurada y organizada, centrándome en una idea principal por diapositiva o sección de la presentación. Esto ayuda a mantener el interés del público conceptos complejos en trozos de información manejables, destacando los puntos más importantes. los puntos más importantes.

Además, siempre que puedo me aseguro de incorporar a mis presentaciones elementos como actividades interactivas o encuestas para fomentar la participación de los asistentes."

Consejo nº 1: Si vas a hacer una presentación para más de unas pocas personas, es aconsejable incluir una sesión de preguntas y respuestas al final y un debate más abierto.

Consejo n.º 2: Incluir un elemento de debate mantendrá a la gente interesada y le proporcionará valiosos comentarios que pueden orientar tus decisiones empresariales y el formato de futuras presentaciones.

6. Utilizar un lenguaje claro y conciso

Las palabras rimbombantes pueden hacer que te sientas al mando, pero no suelen ayudar a comunicar tu mensaje.

Un simple repaso de las diapositivas bastará. Compruebe si hay alguna jerga del sector con la que sus ejecutivos no estén familiarizados. Siempre puedes mantenerla entre corchetes (así) o con un asterisco y una nota explicativa. O puedes cambiarla por una explicación más directa.

Consejo: amplía las siglas la primera vez que las menciones (a menos que sean obvias para todos, como RRHH).

Una anécdota del libro del cofundador de Netflix Reed Hastings Sin reglas: Netflix y la cultura de la reinvención destaca la necesidad de hablar en un lenguaje claro. 

Al recordar su entrevista con Patty McCord (que se convertiría en uno de los pilares de las modernas prácticas de personal de Netflix), Reed se sintió totalmente confuso por su uso de términos como "cociente de inteligencia emocional": "Mi cabeza empezó a dar vueltas. Yo era joven y sin pulir, y cuando paró, me dije: '¿Así es como hablan todos los de RRHH? No entendía nada. Si vamos a trabajar juntos vas a tener que dejar de hablar así'". 

7. Anticipar posibles preguntas

Podrás prever algunas preguntas, normalmente en torno a los detalles de la ejecución de la estrategia. 

Algunas personas pueden sentirse inseguras sobre el cambio de responsabilidades o sobre cómo una nueva dirección puede afectar a su función actual.

Prepárate las respuestas y avisa a los compañeros que tengan que aportar una respuesta si tienes que cederles la palabra para temas concretos.

Siempre existe la posibilidad de que surja una solicitud de datos sorprendente que no te viene a la cabeza. Acuérdate de hacer un seguimiento después de la reunión. 

📝 Ejemplo de presentación de estrategia de personas que puedes utilizar

Si tiene previsto realizar su presentación ejecutiva sobre estrategia de desarrollo de personal, es posible que no quiera hacerla desde cero. Por suerte, nosotros te ayudamos.

Estos son los elementos que creemos que debe abordar. 

Parte 1 - Situación actual

1. Estrategia empresarial

• Presentación de la empresa y su misión
• Importancia de las personas en la consecución de los objetivos empresariales

2. Estado de las operaciones de RR.HH. y personal

• Quién es responsable de impulsar la estrategia de personal
• Jerarquía o diagrama del departamento de RRHH

3. Plantilla actual: ¿Dónde estamos ahora?

• Tamaño y composición de la plantilla actual (por ejemplo, número de empleados, desglose por departamentos).
• Principales tendencias, retos y oportunidades a los que se enfrenta la organización (por ejemplo, alta rotación de empleados en departamentos específicos, dificultad para atraer a los mejores talentos en determinadas áreas).

Parte 2 - Visión

1. Necesidades de talento: ¿Dónde nos gustaría estar?

Describa el estado futuro deseado de su organización y las metas y objetivos clave de su estrategia de personal. Explique cómo se alinea la estrategia de personal con los objetivos empresariales generales.

• Habilidades y capacidades necesarias para el crecimiento futuro (por ejemplo, análisis de datos, aprendizaje automático, atención al cliente).
• Lagunas en la mano de obra actual (por ejemplo, falta de empleados con conocimientos técnicos específicos, escasa diversidad en determinados departamentos).

2. Diversidad e inclusión

Si está comprometida con la diversidad y la inclusión, ¿cómo lo enfoca? (por ejemplo, cómo trata la empresa este tema y cómo se refleja en las decisiones de contratación).

• Objetivos e iniciativas en este ámbito (por ejemplo, creación de grupos de recursos para empleados, organización de sesiones de formación sobre diversidad e inclusión).

3. 3. Áreas de interés

¿Cuáles son los principales pilares de su estrategia de personal? Incluya 3 o 4 áreas de enfoque que lo expliquen en términos sencillos. 

Parte 3 - Iniciativas

1. Atracción y contratación

• Estrategias para atraer a los mejores talentos (p. ej., anuncios de empleo en sitios web relevantes, actos para establecer contactos, programa de recomendación de empleados).
• Iniciativas para mejorar la marca del empleador (por ejemplo, actualización del sitio web de la empresa y de los perfiles en las redes sociales para destacar la cultura y los valores de la empresa, creación de vídeos testimoniales de los empleados).

2. Retención y compromiso

• Estrategias para mantener a los empleados motivados y comprometidos (por ejemplo, reuniones periódicas con los jefes, oportunidades de desarrollo profesional, programa de reconocimiento de los empleados).
• Iniciativas para reducir la rotación (por ejemplo, ofrecer salarios y prestaciones competitivos, realizar entrevistas de salida para identificar áreas de mejora).
• 3. Desarrollo y formación
• Inversión en el desarrollo y la formación de los empleados (por ejemplo, presupuesto para programas y talleres de formación, sesiones de formación internas).
• Programas e iniciativas en marcha (por ejemplo, programa de mentores, programa de desarrollo del liderazgo)

Parte 4 - Evaluación

• 1. Medición y evaluación (Describa cómo medirá el éxito de la estrategia y cómo hará un seguimiento de los avances e informará sobre ellos).

PREGUNTAS Y RESPUESTAS: Deje tiempo para las preguntas del público.

También puede descargar una plantilla de presentación de personas lista para usar. 

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