8 buenas prácticas para una incorporación eficaz en tiempos de teletrabajo

A medida que empiezan a distribuirse las vacunas contra el covirus, los empleados totalmente vacunados vuelven parcialmente a las oficinas. Keryn Koch, de RRHH de CommonBond, lo llama "miércoles de trabajo desde el trabajo".

Al igual que CommonBond, muchas más organizaciones prefieren los modelos híbridos por razones como el acceso al talento global, el aumento de la productividad y la reducción de costes. Un análisis más detallado del estudio de Bloomberg muestra que los empleados también comparten una preferencia similar: el 40% de ellos cambiaría de trabajo si se viera obligado a renunciar al trabajo remoto.

Planificar una configuración híbrida es una cosa. Pero conseguir que toda la organización se sume al proyecto y aplicarlo sin problemas es mucho más difícil. 

Las organizaciones corren el riesgo de perder su talento por una práctica de incorporación confusa, desde una incorporación deficiente hasta sentirse aisladas y desconectadas. 

Lo que se supone que es "lo mejor de ambos mundos" ha provocado que el 31% de los empleados dimitan en los primeros 6 meses. Considere esto como una señal para reimaginar sus prácticas de incorporación, de forma que se consiga un equilibrio perfecto entre los nuevos talentos y la cultura de la organización. He aquí algunas ideas para empezar:

1. ✈️ Comience con el preabordaje

Si está invirtiendo tanto tiempo y dinero en encontrar el talento adecuado, ¿por qué no dar un paso más y darles la bienvenida con un paquete de bienvenida? Una parte esencial de su práctica de incorporación, un gran paquete de preincorporación ayuda a causar una primera impresión memorable. 

He aquí algunas cosas que puede incluir en su paquete de empresa:

• Manual de empresa 
• Equipos WFH 
• Tecnología y gadgets 
• Datos de acceso a todas las cuentas
• Aperitivos y dulces
  

Dar la bienvenida a los nuevos empleados con un kit personalizado ayuda a crear impulso, entusiasmo y, en cierta medida, tiende un puente entre ellos y su organización. Les hace saber que esto es solo el principio de muchas otras actividades divertidas que están por venir. 

Por qué debería enviar un botín de empresa:

• Refuerza la cultura de su organización
• Refleja la voz y el espíritu de su marca
• Hace que los nuevos empleados se sientan acogidos e integrados
• Genera entusiasmo 
  

Si eres nuevo en esto, lee nuestra guía completa sobre el envío de paquetes de bienvenida a los nuevos empleados, ¡para empezar! 

2. 📝 Estructurar la experiencia

Los mejores líderes han pasado por ello y han experimentado la ansiedad del nuevo trabajo. Qué te hace pensar que tu gente no sentirá lo mismo? 

Los recién contratados se encuentran en una posición vulnerable al incorporarse a un entorno de trabajo totalmente nuevo. Y un proceso de incorporación poco estructurado solo tendrá un impacto negativo en su experiencia, una de las principales razones por las que el 31 % de los recién contratados abandonan su trabajo antes de seis meses.

Una de las mejores prácticas consiste en agilizar todo el proceso de incorporación mediante la creación de listas de control para las nuevas contrataciones, recordatorios automatizados para directivos y contratados, y tener todos los documentos en una única plataforma. 

Esto ahorrará en gran medida procesos redundantes a tus RRHH, que pasarán menos tiempo respondiendo correos electrónicos que podrían haber sido preguntas frecuentes. Mientras tanto, los nuevos empleados ganarán confianza en su papel y empezarán a asumir responsabilidades desde el primer momento. 

Formas de ofrecer un proceso de incorporación estructurado:

• Entender sus retos: ¿A quién tienen que rendir cuentas? ¿Necesitan equipos de trabajo a domicilio? ¿Necesita formación externa? Asegúrate de incluir respuestas y soluciones a todos los retos a los que tu nuevo empleado podría enfrentarse en su primer día. 
• Impulsa su aprendizaje: Asigna a un jefe/gerente que pueda guiar al nuevo empleado en diferentes tareas y aprendizajes sobre los productos, clientes, tecnologías y sistemas de tu organización.
  
• Incluya proyectos de grupo: Intente combinar actividades y proyectos de creación de equipos durante las primeras semanas de la nueva contratación. Preséntales a tu equipo y deja claro que se espera que todos ayuden al recién contratado a ascender en la curva de aprendizaje.
  
• Dales instrucciones: Establece expectativas específicas para el puesto, como: ¿Qué tienen que hacer? ¿Cómo deben hacerlo? ¿Cómo puedes motivarles para que realicen una tarea?
  
• Automatice lo que sea necesario: Quiere que los nuevos empleados dediquen más tiempo a conectar con su equipo en lugar de sentirse atascados en montones de papeleo. Automatiza los procesos repetitivos para que puedan centrarse en el trabajo que importa.
  

Encuentre aquí nuestra lista de control de incorporación remota para diseñar un proceso de incorporación que funcione tanto para usted como para su personal. 

3. ⏱ Proporcionar información práctica pieza por pieza

Aunque es importante contar con un proceso de incorporación detallado, una sobrecarga de información puede resultar demasiado abrumadora para el nuevo empleado. Distribuye el contenido -desde la política de la empresa hasta información sobre tu misión y objetivos- en vídeos de tamaño reducido, seminarios web y actividades divertidas como "caminar y hablar". 

Esto no sólo hace que todo el proceso sea más atractivo, sino que sus nuevos empleados podrán retener la información crítica de la mejor manera posible. 

A continuación, asegúrese de que sus empleados puedan navegar con éxito por cada paso. Para ello, programe recordatorios y tareas automatizados. Siempre es una buena idea informar al responsable designado y a los miembros de su equipo sobre la nueva contratación. Y comparte siempre una lista de temas de conversación para evitar cualquier incomodidad el primer día.

El uso de herramientas como Slack y Teams ayuda a entregar eficientemente todo el contenido de manera oportuna y estructurada. Son fácilmente accesibles y escalables, al tiempo que te permiten hacer un seguimiento del progreso de tu nuevo empleado. 

Formas eficaces de transmitir la información de la empresa:

• Trivias y rompecabezas
• Vídeos con Loom
• Slack canales
• Reuniones 1:1 con directores / compañeros
  

4. 👥 Asignar compañeros de incorporación.

La incorporación de empleados remotos es un momento emocionante y estresante tanto para el nuevo empleado como para su jefe. Aunque una práctica de incorporación eficiente alivia la ansiedad del primer día, siempre es aconsejable nombrar a un "amigo"que pueda presentar la empresa a la persona recién contratada.

Saber que tienen un aliado personal ayuda a crear seguridad psicológica entre los nuevos empleados que trabajan a distancia. Para validar aún más este beneficio, leamos la experiencia personal de Cindy Xinyi Zhang con el programa de compañeros de incorporación de Pinterest:

"Celebramos reuniones 1:1 cada semana para hablar de los detalles del proyecto y de la cultura de Pinterest. El Buddy Onboarding Program estaba previsto para 6 semanas, pero decidimos mantenerlo en este nuevo mundo virtual. Es un alivio saber que un compañero de equipo con experiencia me cubre las espaldas cuando estoy explorando nuevos territorios."

Algunas ventajas inestimables de contar con un compañero de incorporación:

• Pone en marcha el proceso de creación de redes
• Mayor tasa de retención
• Experiencia de incorporación positiva
• Aumenta la satisfacción y la productividad de los empleados
• Mejora la base de conocimientos de los compinches 
• Asistencia 1:1 para los recién contratados
  

Tan importante como implantar un sistema de compañeros es designar al compañero adecuado. Uno que entienda perfectamente los valores de su organización y ayude a inculcar un sentimiento de orgullo y lealtad entre los nuevos empleados. 

Descargue nuestras Listas de control de compañeros de incorporación que le ayudarán a encontrar al compañero perfecto y a diseñar un programa que funcione para usted.

5. 👨 Mezcla las cosas con el aprendizaje combinado

Conectar a su gente a través de llamadas virtuales es innegablemente difícil. Pero no tiene por qué ser mundano ni aburrido. Para este consejo de incorporación remota, mezcla las llamadas de tu equipo con actividades divertidas y temas de videoconferencia, por ejemplo:

• Mesas redondas en directo
• Mostrar y contar
• Café con colegas
• Juegos de cartas para los viernes informales
  

El uso de estos formatos creativos fomenta una cultura de confianza, armonía y transparencia en su organización. Especialmente durante las reuniones a distancia, cuando la gente no se siente animada a tomar iniciativas o hacer preguntas.

Siempre es una buena forma de profundizar en el aprendizaje de un recién contratado y, al mismo tiempo, facilitar su recuerdo. Si tus empleados viven en zonas horarias diferentes, es mejor fijar unas ventanas comunes para las comunicaciones en tiempo real y evitar así cualquier conflicto.

6. ❤️ Crear vínculos duraderos con eventos virtuales

Los empleados pasan casi el 40% del día trabajando para su organización. Por eso es tan importante crear un entorno de trabajo relajado, en el que puedan colaborar sin problemas en los proyectos. Todo ello mientras disfrutan de lo que hacen. 

La combinación de eventos virtuales refuerza el rendimiento de un empleado, lo alinea con los objetivos de su organización y elimina la ansiedad del recién contratado.

Formas de crear vínculos entre los miembros del equipo y los recién contratados:

• Programe una reunión 1:1 al azar entre un miembro del equipo y el recién contratado con preguntas desenfadadas: ¿Cuál es tu combinación de comida favorita? ¿Cuál es la película más infravalorada? 
• Organice "paseos y charlas", rituales de café o almuerzos que creen un espacio seguro para que la gente se abra. 
• Organice noches de trivial, happy hours, juegos los viernes después del trabajo y mucho más.
  

"En Humu hemos creado un canal Slack llamado #cheersforpeers. Cada mes, cualquier persona que haya sido mencionada en el canal o que haya reconocido a otra persona puede optar a un premio del sorteo." Joyce, responsable de contenidos de Humu

Este es tu espacio para ser creativo, prescindir de todas las formalidades y crear espacio para conversaciones divertidas y desenfadadas. Disney, por ejemplo, trata a los recién contratados como miembros del reparto, donde participan en divertidos juegos de preguntas y respuestas para conocer mejor la empresa.

Aunque los rompehielos informales de este tipo forman una pequeña parte de la rutina de sus empleados, no cabe duda de que dejan una impresión duradera. 

7. 🔄 Recoger opiniones constantemente

Aunque no es la única práctica recomendada para la incorporación de empleados remotos, es una buena forma de improvisar el proceso existente. A veces, lo que usted puede ver como la práctica de incorporación adecuada para su organización, puede no traducirse en la mejor experiencia para los empleados. 

Esto ocurre cuando no consigue comunicar y comprender las necesidades de su personal. Tanto si quiere diseñar un programa de incorporación eficaz como si quiere mejorar el actual, hágase siempre preguntas como:

• ¿Qué futuro le espera aquí a un empleado?
• ¿Cuáles son sus funciones/personalizar y cómo se puede personalizar?
• ¿Cómo se seleccionan los contenidos?
• ¿Quién dirigirá la formación y durante cuánto tiempo?
• ¿Cómo se medirán los resultados?
  

Después de implantar el programa, lo más importante es hablar con los nuevos empleados. He aquí algunas preguntas muy útiles:

• ¿Fue fácil seguir el proceso de incorporación?
• ¿Cuál ha sido el mayor reto?
• ¿Qué se puede mejorar?
• ¿Cómo fue la experiencia en general?
• ¿Se sintió confuso en algún momento? ¿Se resolvió?
• ¿Ha comunicado claramente las expectativas específicas de cada función?
  

Recoger las opiniones de los empleados le ayudará a obtener información valiosísima sobre su proceso actual y sobre cómo puede mejorarlo. Envíe encuestas, programe sondeos automáticos, recordatorios de reuniones, etc., para recibir opiniones. 

8. 📱 Crear fuertes vínculos de producto

Al incorporar a sus empleados remotos, esta información se pierde fácilmente en la traducción. Por ejemplo, los procesos no estructurados no ofrecen una visión completa de su oferta. De este modo, los empleados tienen que rellenar los huecos y asumir muchas cosas. Para evitarlo, hay que tener en cuenta tres buenas prácticas

• Disponga de toda la información relacionada con los productos en una sola plataforma
• Asigna un responsable o un colega que pueda resolver dudas sobre tu oferta
• No complique en exceso sus contenidos

Pequeños pasos como estos pueden ayudar a sus empleados a largo plazo, especialmente a los del departamento de ventas. Algunas formas de presentar su producto a los nuevos empleados son:

• Deje que experimenten el producto por sí mismos 
• Haz que experimenten de cerca el proceso de venta
• Organice reuniones 1:1 entre su nuevo empleado y un miembro del equipo
• Crear un chatbot que responda a las preguntas más frecuentes sobre los productos
  

Crear un vínculo sólido con el producto no es un proceso que se realiza una sola vez. Con la evolución de los mercados y las necesidades de los clientes, siempre es necesario poner al día a sus empleados sobre los nuevos cambios. Disponga de un manual del empleado, una directriz de marca o un manual (cuando sea necesario) para compartir toda la información. Cuanto más transparente y coherente sea, mejor conseguirán alcanzar sus objetivos. 

📈 ¿La forma más fácil de cubrirlos todos?

Contar con un proceso de incorporación estructurado ofrece gratificaciones a sus empleados en términos de satisfacción laboral, sensación de valoración y de ser escuchados. Al mismo tiempo, recompensa a su organización con mayores tasas de retención, un aumento de la productividad y crecimiento. 

El uso de nuestra plataforma de capacitación de empleados ayuda a sentar las bases adecuadas entre su personal. Con funciones como plantillas personalizables, recordatorios automáticos e integración de aplicaciones, te ayudamos a ofrecer una experiencia de incorporación duradera.

• Su personal conocerá mejor su organización
• Estarán estrechamente alineados con sus objetivos
• Fomentar una cultura de empatía, confianza y bienestar
• Cree un ciclo continuo de desarrollo entre su personal   

Ofrecer un proceso de incorporación fluido no tiene por qué ser complicado ni estar excesivamente planificado de antemano. Eche un vistazo al escenario actual, vea dónde surgen sus mejores talentos y cuál sería la mejor manera de llegar a ellos. 

Puede empezar por crear un esqueleto de sus prácticas de incorporación y seguir improvisándolo a medida que cambien los tiempos. Siempre estamos aquí para ayudarle en cada paso de este proceso:

• Definir el mensaje
• Entrega a tiempo a las personas adecuadas
• Reunirlos bajo un mismo techo virtual
  

Si se enfocan correctamente, los modelos híbridos pueden ayudarle a ampliar su organización sin aumentar los costes. Todo ello mientras se refuerza la cultura de trabajo y la conexión entre los empleados. Si no está seguro de por dónde empezar con sus prácticas de incorporación, a continuación encontrará estudios de casos de empresas que han dominado el proceso. 

🏢 Las 3 empresas con mejores prácticas de onboarding híbrido

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Hubspot, una empresa siempre a la vanguardia de las nuevas tecnologías, siguió los pasos de Apple y creó su propia plataforma de onboarding de marca: Foundations. Incluye todo lo que un nuevo empleado necesita para conocer la empresa.

"Rápidamente pivotamos nuestra programación de nuevas contrataciones para ser más inclusivos a distancia de varias maneras, incluyendo la introducción de guías de trabajo a distancia para gerentes y nuevas contrataciones, la incorporación de evaluaciones de estudio de caso de nuevas contrataciones en nuestra experiencia de incorporación y el seguimiento de la participación en vivo a través de los datos de finalización en nuestro sistema operativo de educación, Learn@HubSpot." 

También se anima a los participantes de la incorporación remota a que tengan su cámara Zoom "encendida" para fomentar la participación activa y el compromiso.

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El sitio web de streaming online Netflix cuenta con un sólido programa de incorporación cultural y de liderazgo. Recibió un gran reconocimiento en una reciente respuesta en Quora de Poorna Udupi, ingeniera de Netflix:

Esto es lo que hacen bien:

• Pila tecnológica avanzada y compañeros de trabajo siempre serviciales 
• Presentación directa a los directivos de la empresa en el primer trimestre
• Comunicación clara de los valores y aspiraciones de Netflix
• A los nuevos empleados se les asignan importantes responsabilidades desde el principio

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Fundada en 2016 por 5 amigos, Roadsurfer se ha convertido rápidamente en el mayor experto en autocaravanas de Europa, con una flota de más de 2.500 vehículos. Y su programa de incorporación ha sido nada menos que excelente.

Esto es lo que hacen bien:

• A los recién contratados se les asigna un viaje por toda la empresa que les guía durante sus primeros días en el trabajo.
• Combina cuestionarios interactivos y otros ejercicios que ayudan a retener los conocimientos
• Utilice recordatorios automáticos para seguir el progreso de las nuevas contrataciones
• Utilizar una plataforma central que garantice que todos reciben la misma información.
  

Si necesitas más ideas, aquí tienes nuestro artículo sobre las excepcionales prácticas de incorporación de las empresas. ¡O puedes consultar con nuestros expertos en Zavvy!

Para llevar

Las mejores prácticas de incorporación no se dominan en un día. Hay que pensar en ellas, comunicarlas y aplicarlas después de comprender las necesidades de ambos: directivos y empleados. Pregúnteles:

• ¿Qué le ayudará a sentirse apoyado socialmente?
• ¿Qué nuevas oportunidades podemos crear para establecer conexiones más sólidas?
• ¿Cómo podemos establecer mejores formas de trabajar en una configuración híbrida?
• ¿Qué está "bien" hacer? (Por ejemplo: hacer pausas entre reuniones)
• ¿Cómo podemos garantizar que los compañeros que trabajan desde casa sigan teniendo voz?

La comunicación con su equipo/compañeros le proporcionará información sobre las mejores formas de reincorporar a su personal. Esto ayudará a los directivos a aumentar la cohesión, el rendimiento y el bienestar del equipo.

Si ha decidido implantar su programa de incorporación remota siguiendo las prácticas mencionadas, ¡nos encantaría conocer su propuesta! Póngase en contacto con nuestros expertos en incorporación si necesita ayuda, en cualquier momento.