Los 5 mejores y más versátiles programas de reuniones individuales para potenciar a sus equipos

Las reuniones individuales son la base del rendimiento, la felicidad y la productividad de los empleados, e incluso de la cultura de su empresa. Son el pasadizo para descubrir cómo se sienten sus empleados, en qué se quedan cortos y qué necesitan para alcanzar su punto álgido.

Pero, ¿cómo elegir el software adecuado que no sólo facilite estas reuniones, sino que realmente las mejore? Piense en un software que se integre a la perfección con sus sistemas existentes, garantizando que sus interacciones individuales sean algo más que un simple evento del calendario:son un catalizador para el crecimiento y el desarrollo.

Este artículo desglosa las 5 mejores herramientas para gestionar los check-ins 1 a 1 que puede utilizar para recuperar su tiempo, compartir comentarios específicos, decir adiós a los confusos registros en papel y fomentar la comunicación y la colaboración en toda la organización. 

Este artículo es más que una lista; es una guía para elegir un software de reuniones individuales que resuene en su equipo y eleve su gestión al siguiente nivel.

🧰 Principales características que debe tener un programa de reuniones individuales

Las soluciones para reuniones individuales no se construyen igual. 

Estas son algunas de las cualidades cruciales que debe tener en cuenta cuando busque entre las distintas opciones para asegurarse de que se queda con una herramienta que le ofrece la mejor relación calidad-precio.

Agenda de colaboración

Las reuniones cara a cara son una vía de doble sentido, y se debe animar a los empleados -y no sólo a los directivos- a que acudan con temas de conversación sobre los que quieran hablar. 

Una herramienta que le permita planificar en colaboración el orden del día de las reuniones con cada subordinado directo puede impulsar el compromiso. En lugar de perder un tiempo precioso tratando de pensar en temas de conversación durante la reunión, puedes establecer un objetivo claro para el debate con antelación. 

Así, todo el mundo viene preparado para contribuir significativamente a la conversación y abordar eficazmente los puntos planteados.

Toma de notas y documentación

Aunque las reuniones 1:1 sólo duren 30 minutos, es mucho lo que se puede hablar en ese tiempo. No caigas en la trampa de pensar que recordarás todas las cuestiones clave planteadas por ti mismo para no tener que escribirlas.

Por muy buena que sea tu memoria, siempre se te escapa algo. Por eso, tomar notas es una de las funciones más importantes que puede tener un programa de reuniones individuales. 

La herramienta que elijas debe ofrecerte un medio para registrar las conclusiones y los puntos más destacados tratados en cada reunión 1:1. De este modo, dispondrás de una ubicación centralizada para almacenar las notas de la reunión y realizar un seguimiento de las acciones específicas que quieras llevar a cabo en futuras reuniones.

Capacidad de integración

Su software de reuniones individuales debe ser compatible con otras herramientas de RR.HH., soluciones de gestión de proyectos y plataformas de comunicación que utilice actualmente. De lo contrario, tendrías que cambiar tu pila tecnológica, lo que interrumpiría los flujos de trabajo, reduciría los niveles de productividad y disminuiría el compromiso de los empleados. 

Ahórrele problemas a su organización eligiendo una herramienta con capacidades de integración que se ajusten a sus necesidades, y no al revés.

Algunas plataformas van más allá y le permiten integrar sus reuniones 1:1 con sus procesos de gestión del talento y del rendimiento. Así, las notas, las acciones, los objetivos y los OKR tomados o creados durante las 1:1 aparecerán cuando el gestor redacte la evaluación del rendimiento del empleado.

Mecanismos de retroalimentación

Si no está recopilando comentarios después de las reuniones individuales, está perdiendo oportunidades de perfeccionar sus controles y su proceso de revisión. 

Es posible que algunos miembros del equipo no se sientan escuchados o piensen que sus esfuerzos y su rendimiento no se representan correctamente en estas reuniones. Tal vez el enfoque de un determinado jefe de equipo en sus sesiones 1:1 contribuya más a desalentar el compromiso de los empleados que a aumentarlo.

No podrá reunir información tan valiosa sin la ayuda de una herramienta de retroalimentación. 

En lugar de invertir en una tecnología independiente para recopilar opiniones, busque un software de reuniones individuales con esta función.

¿Cuál es el resultado? Un proceso de evaluación más ágil, eficiente y justo. En lugar de tener que esforzarse por recordar los éxitos y las dificultades más importantes de un empleado cuando llega la temida temporada de las revisiones anuales, los directivos pueden analizar con precisión el rendimiento extrayendo datos de anteriores reuniones 1:1.

➡️ Conozca las estrategias que utiliza Adobe para crear un proceso de comprobación del rendimiento de primera clase.

Seguimiento de objetivos

Utilice un software de check-in 1:1 con funciones de seguimiento de objetivos integradas en la agenda de la reunión para facilitar el seguimiento de las tareas y medir el progreso de los empleados.

Así, cuando cree elementos de acción, puede vincularlos a los objetivos de desarrollo profesional de los empleados, a los objetivos empresariales y a los hitos. 

Cuando los objetivos y los resultados clave se esbozan junto con la agenda, los directivos estarán mejor situados para evaluar rápidamente el rendimiento de los empleados e identificar formas de apoyar su crecimiento.

Programación sencilla

La herramienta ideal para reuniones individuales debería facilitar y hacer más cómoda la gestión de sus apretadas agendas para usted y los demás miembros del equipo. Debe integrarse con sus calendarios compartidos para que pueda alinear sus citas y elegir las horas de reunión que mejor se adapten a cada empleado. 

Gracias a la integración y a los recordatorios automáticos, no tendrás que introducir la misma información dos veces: en el programa y en tu calendario.

Puedes crear eventos de reunión con antelación y definir su frecuencia en función de la frecuencia con la que quieras sincronizarte con tu equipo. A continuación, el software lo añadirá automáticamente al calendario de cada participante y enviará recordatorios cuando se acerque la reunión.

With automated scheduling and notifications, you will no longer forget to show up to a meeting or accidentally double book a time slot, causing unnecessary confusion, delays, and cancellations.

Seguridad

A la hora de evaluar un software para reuniones cara a cara, hay que centrarse en plataformas que den prioridad a la protección de datos y ofrezcan medidas de seguridad sólidas, como controles de acceso, autenticación de dos factores y cifrado. 

Elegir un servicio con cifrado estándar o cifrado de extremo a extremo dificulta que terceros malintencionados vulneren el sistema y accedan a la información confidencial y sensible de sus empleados o de su empresa. 

Revise la política de privacidad del software para asegurarse de que la seguridad y las prácticas de datos satisfacen sus necesidades. Comprueba que cumplen el GDPR y cualquier otra normativa pertinente para no exponer a tu empresa a consecuencias legales. 

💬 5 Principales soluciones de software para reuniones 1 a 1

"La reunión individual ilustra el difícil equilibrio necesario para promover el crecimiento individual y la eficacia empresarial en el mundo analógico-digital. Para maximizar estos encuentros profesionales cercanos, debemos combinar el feedback individualizado y la tecnología. A través de la sinergia, podemos conectar lo humano y lo digital, creando un continuo sin fisuras que impulsa a individuos y equipos hacia un éxito sin precedentes." Adam Young, CEO de Events Tickets Center.

Ahora que ya sabe qué características debe priorizar a la hora de elegir su software para reuniones cara a cara, exploremos algunas de las mejores herramientas del mercado actual que incorporan estas características.

Zavvy

4,8/5 valoración de los usuarios (G2)

Zavvy es una herramienta de gestión de reuniones personalizadas basada en IA que te permite hacer de las reuniones productivas algo natural, estructurando y agilizando los check-ins 1:1. 

Tanto si diriges un equipo remoto, híbrido o presencial, Zavvy facilita las conversaciones sinceras sobre el bienestar y el rendimiento de los empleados de forma continua. No más caos y confusión de notas dispersas, reuniones saltadas y discusiones unilaterales. Se acabó el dejar que algunos trabajadores se sientan alienados y poco apreciados.

Características destacadas 

Programación de reuniones

Sincroniza tus calendarios, crea una serie de reuniones y personaliza sus nombres, frecuencias, duraciones y fechas de inicio y fin para adaptarlas a tus preferencias con el software de reuniones 1:1 de Zavvy.

Los empleados de distintos niveles pueden utilizar Zavvy para configurar y gestionar:

• saltar reuniones de nivel;
• revisiones entre iguales;
• reuniones de fin de año para mantener a los equipos alineados y comprometidos;
• Reuniones de integración entre los compañeros, los mentores y los nuevos empleados para garantizar una transición más fluida.

Con Zavvy, los directivos pueden hacer que las reuniones individuales pasen de ser una comprobación del estado de la empresa a conversaciones sobre el desarrollo de la carrera profesional.

Esto es posible mediante la automatización de múltiples check-ins con la misma persona. Por ejemplo, puedes hacer una revisión mensual de objetivos, una trimestral de rendimiento y una bimensual de desarrollo con los miembros de tu equipo. 

Los directivos y los empleados tienen acceso a un panel contextual que contiene el plan de crecimiento del empleado, el nivel de su trayectoria profesional, sus objetivos y los comentarios de ciclos de revisión anteriores.

Agendas conjuntas

Antes de cada reunión, los responsables y los informes pueden preparar conjuntamente una agenda en la que se destaquen los temas que desean tratar durante el check-in con Zavvy. Esto reduce la pérdida de tiempo y da a los empleados un papel activo en el proceso.

Puedes utilizar las plantillas de reuniones y preguntas de registro predefinidas de Zavvy o diseñar las tuyas propias.

➡️ Eche un vistazo a estos ejemplos de preguntas de conversación sobre el desarrollo de los empleados y preguntas para reuniones de nivel saliente preparadas por nuestros científicos del aprendizaje.

Gestión de tareas 

Zavvy te permite crear notas antes, durante y después de las reuniones 1:1 para documentar discusiones, comentarios y decisiones para una fácil referencia en el futuro. Utiliza los elementos de acción de Zavvy para definir los siguientes pasos, fijar objetivos SMART, establecer KPI y supervisar el progreso para asegurarte de que tus empleados van por el buen camino.

Con la función de notas ocultas, puedes anotar pensamientos, sugerencias o preguntas para un miembro del equipo y guardarlos sólo para tus ojos hasta que estés preparado para hacerlos públicos.

✅ ¿Qué casos de uso adicionales ofrece Zavvy?

Zavvy es también una plataforma completa de capacitación de empleados, por lo que viene con una serie de otras características para

• Recopilación de opiniones de 360°.
• Diseñar programas de incorporación eficaces.
• Elaboración de mapas de carrera y matrices de competencias.
• Crear planes de crecimiento y desarrollo.
• Desarrollo y automatización de atractivos cursos de formación y sesiones en directo.
• Seguimiento y mejora del compromiso de los empleados.

👍 Lo que les ha gustado a los usuarios

• Procesos de control y desarrollo de las personas justos, normalizados y transparentes.
• Automatización y plantillas para ahorrar tiempo en las reuniones 1:1 y en muchos otros procesos, desde la formación hasta las revisiones del rendimiento.
• Funciones todo en uno para la gestión de 1:1, incorporación, comentarios, encuestas, planes de crecimiento y progreso profesional.
• Los gestores de cuentas y el personal de asistencia escuchan atentamente las sugerencias y responden a los problemas en cuestión de minutos.

👎 Lo que no gustó a los usuarios

• Dado que Zavvy es una herramienta joven y en crecimiento, algunos procesos pueden requerir ajustes de vez en cuando.
• Los diversos casos de uso pueden hacer que el software parezca abrumador al principio.

💸 Precios

Los precios de Zavvy empiezan en 4 dólares por empleado y mes, con un paquete mínimo total de 300 dólares al mes.

⏳ ¿Prueba gratuita?

Sí. Zavvy ofrece una prueba gratuita. Sin embargo, tendrá que reservar una llamada con nuestros consultores para que puedan personalizar su cuenta de prueba para satisfacer sus necesidades.

Google Meet

4,6/5 valoración de los usuarios (G2)

Vale la pena considerar Google Meet si buscas un software de programación de reuniones individuales sencillo y sin complicaciones para mejorar tu flujo de trabajo. 

Se integra sin esfuerzo con una amplia gama de herramientas de productividad y HRIS y aplicaciones de Google Workspace como Calendar, Docs, Gmail, Sheets, Forms, etc., lo que te permite colaborar y compartir información con tu equipo fácilmente.

Características destacadas 

• Google Meet incorpora herramientas de comunicación de audio y vídeo de alta calidad. 
• Puede albergar hasta 100 asistentes de una sola vez, perfecto para reuniones 1:1 y otras reuniones de empresa. 
• Puedes programar reuniones y enviar invitaciones automáticas a los participantes con antelación.
• Con la pantalla compartida, los participantes pueden colaborar en las agendas y el establecimiento de objetivos y demostrar sus ideas, retos o logros en tiempo real.
• Puedes grabar tus reuniones 1:1 y guardarlas en la nube para futuras consultas.

👍 Lo que les ha gustado a los usuarios

• Los usuarios interactúan fácilmente con la herramienta gracias a su interfaz amigable con botones y funciones de fácil navegación.
• La herramienta puede utilizarse con una conexión a Internet débil y no consume muchos datos.
• El servicio de atención al cliente ofrece muchas instrucciones y recursos útiles. 

👎 Lo que no gustó a los usuarios

• La función de compartir pantalla puede tener fallos a veces.
• La calidad del vídeo no siempre es estable o constante durante las reuniones.
• Las funciones de reunión y las opciones de personalización no son tan sólidas como las de las plataformas de la competencia.

💸 Precios

Gratis Durante todo el tiempo que quieras con limitaciones:

• Sin función de grabación
• Las reuniones no pueden durar más de 60 minutos por sesión

Principiante - 6 $ por usuario y mes con un compromiso mínimo de un año

Estándar - 12 $por usuario y mes con un compromiso mínimo de un año

Plus - 18 $ por usuario y mes con un compromiso mínimo de un año

Empresa - Precios personalizados

⏳ ¿Prueba gratuita?

Disponible.

Hipercontexto

4,4/5 valoración de los usuarios (G2)

Hypercontext promete ayudar a los directivos a deshacerse de los innumerables Google Docs y hojas de cálculo y avanzar hacia conversaciones equilibradas y atractivas con reuniones 1:1. 

Le ofrece una plataforma específica para compartir con su equipo la propiedad de las reuniones, los órdenes del día, los comentarios y los pasos siguientes, con el fin de aumentar la moral y el éxito individual, del equipo y de la empresa.

Características destacadas 

• Los usuarios pueden utilizar plantillas ya preparadas para distintos tipos de reuniones 1:1, como las reuniones a distancia o las reuniones de incorporación de nuevos empleados.
• Hay más de 500 sugerencias para facilitar la fluidez de la conversación durante las sesiones 1:1.
• Los gestores pueden asignar tareas, añadir fechas de vencimiento, enviar recordatorios y evaluar rápidamente el progreso mediante elementos de acción rastreables.
• La función de recomendaciones inteligentes sugiere temas que no se han tratado en una reunión en función de los puntos que quedan en el orden del día y del tiempo que queda en el reloj. 

👍 Lo que les ha gustado a los usuarios

• Existen diversas opciones para medir los objetivos y los progresos.
• Las notas de las reuniones están siempre organizadas y al alcance de la mano.
• Existe una creciente biblioteca de preguntas para reuniones y plantillas de orden del día.

👎 Lo que no gustó a los usuarios

• El software puede experimentar fallos cuando dos personas colaboran simultáneamente en una nota o agenda, lo que provoca errores y confusión. 
• Los objetivos creados durante las reuniones no pueden compartirse entre varios equipos y deben medirse por separado. 
• Cuesta acostumbrarse a la interfaz de usuario y al diseño.

💸 Precios

Plan gratuito: Para hasta 1 usuario con limitaciones

• No existen plantillas de agenda personalizadas o colaborativas.
• Hay una cantidad limitada de almacenamiento de fuego, sólo 2 GB.
• No hay funciones de análisis de reuniones ni de gestión de tareas.
• La búsqueda en el historial de reuniones se limita a los últimos 30 días.
• No hay elementos de acción ni capacidad para fijar objetivos. 

Plan de inicio para equipos pequeños - 5 $/mes facturados mensualmente para equipos de hasta 5 personas.

Plan Pro - 5,60 $/ 7 $ por persona y mes facturados anual o mensualmente.

Empresas - 8,80 $ o 11 $ por persona y mes facturados anual o mensualmente.

⏳ ¿Prueba gratuita?

Disponible.

Clavado

4,7/5 valoración de los usuarios (G2)

Nailted proporciona a los directivos y a los equipos de RRHH las herramientas eficaces para llevar a cabo reuniones 1-1 productivas con los miembros de su equipo y descubrir señales de alarma antes de que se agraven. 

Este software está diseñado para automatizar y optimizar los elementos esenciales de las reuniones, como la programación, la frecuencia, los recordatorios, los temas de conversación, la toma de notas, la puesta en común y el seguimiento de los hitos.

Características destacadas 

• Un panel de control específico para ver las reuniones 1:1 anteriores, futuras y por programar.
• Integración con Google Calendar para programar reuniones 1:1 cómodamente sin necesidad de salir de la plataforma.
• Recordatorios inteligentes para que directivos e informes nunca se pierdan una reunión o asistan a una sin orden del día.
• Puedes crear y compartir notas con otros miembros del equipo o guardarlas en tus borradores privados.

✅ ¿Qué casos de uso adicionales ofrece Nailted?

Nailted incluye un módulo de reconocimiento para convertir el agradecimiento a los empleados en un hábito para su equipo. También puedes medir las competencias individuales desde distintas perspectivas y crear una plantilla ágil con la función de evaluación del rendimiento del software. 

Con la herramienta de análisis de personal de Nailted, obtendrá información valiosa sobre el impacto de sus políticas culturales en los empleados a través de encuestas anónimas. 

👍 Lo que les ha gustado a los usuarios

• Fácil de configurar y gestionar.
• Diferentes formas de implicar a los miembros del equipo mediante reuniones 1:1, evaluaciones del rendimiento, reconocimiento, etc.
• Los mapas de humor y los gráficos de KPI son estupendos para tomar la temperatura del equipo cada semana. 

👎 Lo que no gustó a los usuarios

• La implantación de algunas funciones puede suponer un reto para las organizaciones pequeñas. 
• Integraciones limitadas con otras plataformas de RRHH.

💸 Precios

Sólo disponible previa solicitud. 

⏳ ¿Prueba gratuita?

No.

Compañero

4,7/5 valoración de los usuarios (G2)

Fellow es una aplicación para reuniones individuales que permite a los equipos agilizar las reuniones, crear agendas claras, intercambiar opiniones y mejorar los resultados del trabajo. 

Permite a los directivos automatizar las actividades previas a las reuniones, como la programación, el envío de recordatorios y la lluvia de ideas. Así, dedican menos tiempo a la administración y más a cultivar relaciones sólidas con sus subordinados.

Características destacadas 

• Fellow proporciona herramientas que los participantes en la reunión pueden utilizar para tomar notas y crear objetivos factibles que podrán seguirse en futuras reuniones 1:1. 
• Capacidades de IA para transcribir conversaciones, generar resúmenes y recoger las opiniones de los empleados después de la reunión.
• Puedes fijar plazos para las tareas asignadas y hacer un seguimiento de las mismas para asegurarte de que todos rinden cuentas de sus responsabilidades y objetivos. 
• La herramienta de análisis de Fellow le permite obtener información sobre los comportamientos en las reuniones de su empresa.

✅ ¿Qué casos de uso adicionales ofrece Fellow?

Fellow proporciona capacidades adicionales más allá de la gestión de reuniones, como:

• planificador de tareas;
• documentación sobre los hitos de la carrera profesional;
• Evaluaciones de rendimiento de 360° ;
• objetivos y seguimiento de los resultados clave.

👍 Lo que les ha gustado a los usuarios

• Opción de segmentar las notas para que sean más fáciles de encontrar más tarde.
• Compatibilidad multiplataforma de primer nivel, que permite crear y revisar notas en cualquier dispositivo, incluidos los móviles.
• La documentación centralizada reduce la necesidad de cambiar constantemente de pestaña.

👎 Lo que no gustó a los usuarios

• El calendario falla y a menudo no está sincronizado, lo que provoca errores inesperados.
• Las opciones de personalización no son tan generosas como cabría esperar.
• La interfaz puede resultar tosca.

💸 Precios

Plan gratuito - Para hasta 10 usuarios, con limitaciones:

• Historial limitado de notas de reunión
• No hay fechas límite para las acciones
• No se pueden crear plantillas de notas y comentarios para toda la empresa
• Las integraciones de aplicaciones son limitadas y no se pueden establecer fechas de vencimiento para las acciones. 
• No se pueden crear solicitudes de comentarios

Plan Pro - 7 $ por usuario al mes con un mínimo de 5 usuarios y un máximo de 35 usuarios.

Empresas - 10 $ por usuario y mes con un mínimo de 10 usuarios.

Empresa - Precios personalizados.

⏳ ¿Prueba gratuita?

Sí

➡️ Alinear, conectar y motivar con el software de reuniones 1:1 de Zavvy.

El truco para crear una cultura de mejora continua y aumentar el compromiso y la participación durante las reuniones 1:1 es hacerlas divertidas, sencillas, flexibles y eficaces. 

Zavvy puede ayudar a unificar y agilizar el proceso de reuniones, desde la programación hasta el seguimiento de tareas. Puede facilitar conversaciones significativas entre sus directivos y sus subordinados directos, lo que conduce a una mayor satisfacción de los empleados y mejores resultados empresariales.

Con Zavvy, no sólo obtienes una herramienta más para añadir a tu pila tecnológica. Obtendrá una plataforma de servicio completo para gestionar y hacer crecer a su personal, en lugar de depender de varias herramientas y tener que aprender cómo funciona cada una de ellas. 

📅 ¿Preparado para mejorar tus flujos de trabajo 1-on-1 y de gestión del talento con Zavvy? Reserva tu demo gratuita para empezar.