Auditoría de aptitudes 101: cómo descubrir los talentos ocultos en su alineación

Las competencias son el alma de cualquier empresa, y los responsables de la contratación les dan cada vez más prioridad sobre los antecedentes y la formación de los candidatos a la hora de captar talentos. 

El número de ofertas de empleo que mencionan habilidades, competencias y responsabilidades clave específicas aumentó un 21% entre 2020 y 2021. 

Al mismo tiempo, el número de empleos que no requieren titulación también aumentó un 40% durante el mismo periodo. 

Las cualificaciones, incluidas las técnicas(cualificaciones duras), las blandas, las del lugar de trabajo y las transferibles, son muy demandadas. 

Pero la gestión de las competencias puede resultar complicada para RRHH. 

• ¿Cómo pueden los líderes hacer balance de la variedad de competencias existentes en su organización? 
• ¿Cómo se identifican las carencias de competencias y se descubren habilidades ocultas que ni siquiera sabías que existían? 

La respuesta es realizar una auditoría de competencias. 

Este artículo cubre todo lo que necesita saber sobre el seguimiento de las competencias y cómo permitir que sus empleados mejoren sus habilidades mientras trabajan para usted. 

🧐 ¿Qué es una auditoría de competencias?

Una auditoría de aptitudes es una evaluación exhaustiva de las aptitudes, conocimientos y competencias de una persona o un equipo. 

Puede utilizar auditorías de competencias personales y de grupo para identificar áreas de mejora y potenciar las habilidades de los empleados. 

Guía de liderazgo Mike Ashie explica: "Las auditorías periódicas de competencias pueden ofrecer a los empleados la inestimable oportunidad de aprender y desarrollarse; el feedback ayuda al personal a identificar sus puntos fuertes, colmar lagunas de conocimientos o habilidades y, además, es una gran inyección de moral. Todo el mundo gana cuando los empleados están comprometidos y motivados".

Las organizaciones pueden utilizar una auditoría de competencias para realizar un análisis general de las carencias de competencias.

¿Cuál es la diferencia? 

Su auditoría de competencias se centrará en las competencias actuales de sus equipos.

Por el contrario, un análisis de la brecha de competencias utiliza sus datos de auditoría como referencia, identifica los conjuntos de competencias necesarios para el crecimiento futuro y determina cómo salvar la brecha entre A y B.

⏰ ¿Cuál es el mejor momento para una auditoría de competencias?

Una auditoría de competencias no es un acto aislado ni algo que se ejecute semanalmente. 

Como regla general, lleve a cabo una auditoría de competencias al menos una vez al año o siempre que su organización esté en proceso de cambio:

• Actualización de los procesos de I+D;
• periodos de cambios significativos; 
• proyectos que requieran competencias especializadas; 
• nuevas funciones e iniciativas de gestión del talento; 
• incumplimiento de los objetivos de rendimiento. 

Actualizaciones de los procesos de I+D 

El aprendizaje y el desarrollo van de la mano de las competencias. 

Cuando planifique sus próximas estrategias de formación, realice una auditoría para identificar las competencias básicas que desea desarrollar. La mejora de las competencias implicará a sus empleados, mejorará las tasas de retención e impulsará la productividad.

Sylwia Smietanko, especialista en RR.HH. y responsable de contratación de Passport Photo Online, describe el enfoque de la empresa a la hora de llevar a cabo una auditoría de competencias. Nos lo cuenta: 

"Nuestra auditoría de competencias cambió nuestra estrategia de asignación de recursos de formación y desarrollo. Antes tomábamos decisiones basándonos en las tendencias del momento y en la experiencia de otras empresas. Pero, a pesar de nuestras mejores intenciones, parte de la formación era una pérdida de tiempo, ya que no todas las competencias eran necesarias para nuestra empresa. Ahora, gracias a una auditoría de competencias, podemos tomar decisiones meditadas y basadas en datos. Desde que cambiamos nuestro enfoque, nuestra inversión en formación ha empezado a retornar a medida que los empleados ofrecen mejores resultados."

Periodos de cambios significativos 

Los actuales despidos en los sectores de la tecnología y los servicios financieros hacen que ex empleados de empresas como Meta, Twitter, Amazon, Spotify y Salesforce abandonen sus empresas y se lleven consigo sus conocimientos. 

Los responsables de RR.HH. de sus antiguas empresas deberían llevar a cabo una auditoría de competencias para comprender mejor el nivel actual de competencias de sus equipos desde las salidas, sobre todo en equipos y departamentos considerablemente alterados.

Del mismo modo, las fusiones y adquisiciones presentan otra oportunidad para hacer balance de las posiciones actuales. Cuando dos empresas se unen, el personal de ambas partes aportará distintas competencias y experiencias. 

Realizar una auditoría de competencias es la forma ideal de identificar qué conjuntos de competencias permanecerán y cuáles debe desarrollar.

Proyectos que requieren competencias especializadas 

Las empresas de cara al futuro suelen emprender nuevos proyectos o ampliar sus operaciones a ámbitos nuevos o adyacentes, como Walmart en el sector sanitario. En estos casos, es fundamental conocer los conjuntos de competencias existentes en la empresa y los nichos de competencias que pueda necesitar en el futuro. 

Supongamos que su empresa está a punto de entrar en el mundo de la IA y las tecnologías de aprendizaje automático. Una auditoría de competencias identificará qué miembros del equipo ya tienen los conocimientos necesarios o detectará a quién más podrías formar rápidamente en estas áreas. 

Nuevas funciones e iniciativas de gestión del talento 

Utilice su auditoría de competencias para definir las habilidades y atributos deseados de su candidato ideal. 

Con una auditoría de competencias, podrá dirigirse a las personas adecuadas con sus mensajes de contratación y asegurarse de que está ampliando su reserva de competencias en lugar de contratar más de lo mismo. 

A la hora de diseñar nuevas iniciativas de gestión del talento y estrategias de personal, su auditoría de competencias le revelará lo que necesita sobre el terreno, para que pueda ser consciente de lo que debe buscar.

Incumplimiento de objetivos 

Si observa un incumplimiento frecuente de los objetivos de rendimiento en uno o más departamentos, utilice los datos de la auditoría para identificar qué competencias pueden faltar y dónde podría invertir en formación.

Su objetivo no es culpar a nadie. En su lugar, deberá adoptar un enfoque basado en los datos para comprender la posible causa raíz de un problema y poner en marcha medidas para mejorar el rendimiento de los empleados y alcanzar sus objetivos en el próximo ciclo. 

🤩 5 Ventajas de realizar auditorías periódicas de competencias

La auditoría de competencias ofrece resultados tangibles para su organización. Eche un vistazo a estas cinco razones principales para comprometerse con el proceso.

Descubrir las carencias de competencias 

Los datos de McKinsey revelan que el 87% de las organizaciones saben que ya tienen carencias de competencias o esperan tenerlas en los próximos cinco años. 

El reto consiste en comprender dónde están las lagunas o prever dónde podrían existir en un futuro próximo. 

Karolina Kijowska, responsable de personal de PhotoAiD, nos lo cuenta: "El beneficio más importante de realizar una auditoría de competencias para su organización es comprender realmente qué puntos fuertes y débiles posee su equipo. A partir de ahí, las auditorías pueden servir para poner en marcha estrategias que mejoren el rendimiento y la moral de los empleados y, al mismo tiempo, subsanen cualquier deficiencia."

Adecuar las competencias a funciones específicas 

Encontrará a los mejores empleados para funciones o proyectos específicos si conoce las competencias actuales de su equipo. 

Aunque las auditorías de competencias suelen asociarse a lagunas, también pueden revelar un excedente de competencias no utilizadas que pueden ser valiosas ahora o en el futuro. Documéntalas y relaciónalas con los puestos actuales o futuros. 

➡️ Más información sobre cómo alinear las competencias de los empleados con los objetivos de la empresa. 

Reutilizar el talento para garantizar el futuro de su organización 

Las empresas irán eliminando progresivamente algunas funciones organizativas a medida que avance la tecnología. Llevar a cabo una auditoría recurrente de competencias garantiza la agilidad de su reserva de talento, lo que le permite reutilizar rápidamente las competencias de un puesto desaparecido en una nueva función.

Alinear los objetivos del equipo con las competencias 

Cuando se dispone de las competencias adecuadas para apoyar los objetivos del equipo, es más fácil que la organización alcance sus metas. 

Matthew Ramirez, Director General de Rephrasely, amplía: 

"Una auditoría de competencias muestra las lagunas en los conocimientos de su equipo, lo que puede ayudarle a crear un plan de formación. Puede trabajar con su equipo para desarrollar el mejor plan de formación para colmar esas lagunas de conocimientos. Esta formación puede ser formal o informal, en función de sus necesidades. Si la auditoría de habilidades revela un déficit de habilidades, entonces es posible que desee considerar la contratación de nuevos talentos que tengan esas habilidades."

Identificar las prioridades de L&D 

Una auditoría de calidad le ayudará a diseñar sus próximos programas de formación. 

Nos lo cuenta Lisa Dietrich, socia de GiroKonto: "Al comprender lo que pueden ofrecer los empleados actuales y potenciales, las empresas pueden crear descripciones de puestos más eficaces y gestionar el desarrollo de los empleados de forma más efectiva."

Su auditoría también puede orientar los formatos específicos de formación de L&D en los que centrarse, por ejemplo, cursos en línea, microaprendizaje y oportunidades de tutoría. 

➡️ Consulte aquí nuestra guía de evaluación de las necesidades de formación.

💪 9 habilidades que necesitas auditar cuanto antes

"Habilidades" es un término amplio, así que ¿en qué habilidades específicas debe centrarse para maximizar el ROI de su auditoría? 

Echa un vistazo a esta lista de competencias que debes valorar como prioritarias. 

Capacidad de comunicación 

Las habilidades interpersonales como la comunicación y la escucha activa son esenciales para construir una marca fuerte y promover una reputación positiva. La comunicación eficaz es crucial para establecer y mantener relaciones con clientes, empleados, socios y partes interesadas. La capacidad de comunicar: 

• genera confianza;
• aumenta la transparencia;
• fomenta la colaboración;
• resuelve los conflictos;
• garantiza un mensaje claro y coherente. 

Empatía 

Las habilidades de empatía también desempeñan un papel fundamental en la construcción de relaciones. Cuando los líderes y los empleados comprenden y responden a las emociones y experiencias de los demás, están mejor equipados para hacerlo: 

• Tomar decisiones basándose en las perspectivas de los demás.
• Crear un entorno de trabajo integrador y solidario. 
• Fomentar una cultura de innovación y resolución de problemas. 
• Gestionar el cambio organizativo.

La empatía, una de las competencias interpersonales esenciales, sitúa a las organizaciones en una posición de fuerza al promover un mayor compromiso, motivación y satisfacción laboral de los empleados, lo que se traduce en una mejora del rendimiento y una mayor ventaja competitiva.

Capacidad de organización

Las habilidades organizativas incluyen estar al día de las tareas, pensar estratégicamente y trabajar con eficacia. Las empresas necesitan personal con capacidad de gestión del tiempo y productividad para garantizar que las tareas se realizan a tiempo y con la máxima calidad. La capacidad de organización ayuda a las empresas a: 

• Gestione varios proyectos a la vez.
• Planificar y programar las tareas según su prioridad.
• Identifique y aborde rápidamente los posibles problemas.
• Racionalice los procesos para lograr una mayor eficacia.

Habilidades ecológicas

• Las organizaciones se enfrentan a una presión cada vez mayor para abordar el impacto de sus operaciones en el medio ambiente y la sociedad. 
• La capacidad de comprender y responder a los retos de la sostenibilidad es crucial para el éxito.
• Las competencias ecológicas ayudan a las organizaciones a: 
• Identificar y priorizar las prácticas empresariales sostenibles.
• Reducir su impacto medioambiental.
• Crear operaciones más eficientes y eficaces.
• Mejorar su reputación comprometiéndose con la responsabilidad social de las empresas.

Pensamiento crítico y capacidad de análisis

La capacidad de analizar información, identificar tendencias y pautas, y evaluar las posibles consecuencias de las distintas líneas de actuación es crucial para tomar decisiones eficaces y mantenerse a la vanguardia. Las habilidades de pensamiento analítico y crítico permiten a los líderes: 

• Evaluar los puntos fuertes y débiles de los distintos argumentos y enfoques.
• Tomar decisiones acertadas sobre inversiones, operaciones y otros aspectos empresariales clave.
• Evitar los prejuicios y los puntos ciegos.
• Evaluar riesgos y oportunidades. 

En un entorno empresarial complejo, estas competencias permiten a las organizaciones adaptarse al cambio utilizando decisiones basadas en datos para impulsar el crecimiento y la innovación. 

➡️ Aprenda a fomentar el pensamiento crítico en el lugar de trabajo para obtener mejores resultados. 

Trabajo en equipo 

Aprovechar los puntos fuertes y las habilidades de varias personas permite a las organizaciones alcanzar metas y objetivos comunes. El trabajo en equipo es esencial para: 

• Fomentar la innovación. 
• Reunir perspectivas y experiencias diversas.
• Abordar problemas complejos.
• Fomentar un entorno de trabajo positivo.
• Aumentar la productividad y la eficacia.
• Retener a los mejores talentos. 

Habilidades locas 

Habilidades o aficiones de ocio, a menudo denominadas "habilidades locaspueden tener un impacto positivo en el lugar de trabajo al aportar perspectivas únicas, creatividad y experiencia. 

Por ejemplo, un empleado aficionado a la fotografía puede aportar una perspectiva única a un proyecto de marketing. 

Al mismo tiempo, alguien a quien le guste el teatro aficionado puede tener la confianza necesaria para hacer una presentación. 

Animar a los empleados a aportar sus diversas experiencias e intereses externos al lugar de trabajo ayuda a:

• Fomentar un entorno de trabajo más dinámico e integrador en el que los empleados se sientan valorados y comprometidos.
• Equilibran mejor el trabajo y la vida, ya que ofrecen oportunidades de crecimiento y realización personal fuera del trabajo. 
• Mejorar la satisfacción en el trabajo, reducir el estrés y aumentar la productividad.

Puede ser necesario indagar un poco para descubrir las habilidades adicionales ocultas de los empleados. ‍

Consejo: Utilice encuestas de opinión o autoevaluaciones para animar a su equipo a hablar de su vida fuera del trabajo.

Perspicacia empresarial 

La perspicacia empresarial es la comprensión y la capacidad de desenvolverse en el funcionamiento de una empresa, incluidas sus dinámicas financieras, operativas y de mercado. Es esencial para ayudar a dirigentes y empleados a comprender las consecuencias de sus acciones en el contexto empresarial general.

Unas sólidas competencias empresariales permiten a las organizaciones 

• Responder con rapidez y eficacia a las cambiantes condiciones del mercado y a las necesidades de los clientes.
• Tome decisiones basadas en datos.
• Mejorar sus resultados financieros.
• Comprender las compensaciones entre los objetivos a corto y largo plazo.

Capacidad de liderazgo 

Las aptitudes de liderazgo marcan la dirección, el tono y la visión de la organización. Son cruciales para guiar a las organizaciones a través de la incertidumbre y el cambio, creando al mismo tiempo un entorno de trabajo positivo e integrador.

Los líderes fuertes también pueden crear una visión e inspirar a los demás para que trabajen en pos de ella, lo que es fundamental para crear impulso e impulsar los resultados. 

Utilizarán muchas de las habilidades anteriores, destacando en empatía, comunicación, pensamiento crítico, trabajo en equipo y perspicacia empresarial. 

💡 5 Pasos para completar tu operación de auditoría de competencias 

Siga estos cinco pasos y las mejores prácticas para completar su auditoría interna de los empleados.

Establezca objetivos para su auditoría de competencias 

Al igual que con cualquier proceso de RR.HH., establezca metas y objetivos mensurables para garantizar que su auditoría tenga un propósito real. 

Piense qué quiere ganar con el proceso y cómo le ayudará a alcanzar sus objetivos organizativos. 

Utiliza el marco SMART para establecer objetivos que sean: 

• Específico 
• Mensurable
• Asignable 
• Realista 
• Tiempo específico 

➡️ Comprueba cómo el marco SMART dirige a los equipos hacia sus objetivos.  

Aclarar las funciones  

Enumere todas las funciones de su organización y las competencias imprescindibles asociadas a cada una de ellas. Este paso le anima a profundizar en las tareas y responsabilidades específicas de cada puesto.

Max Benz, director general y cofundador de Banking Geek, explica cómo hacerlo: 

"El primer paso consiste en crear un inventario de las funciones requeridas en la empresa, así como de las cualificaciones o certificaciones necesarias para esos puestos. Una vez que haya identificado todas las funciones necesarias en su organización, evalúe qué competencias se requieren para cada función en función de los requisitos del puesto y otros criterios pertinentes.

Además, considere qué empleados poseen actualmente estas habilidades frente a cuáles necesitan formación adicional para cumplir las expectativas. Al evaluar los niveles de cualificación del personal actual, asegúrese de incluir los comentarios de los directivos que trabajan estrechamente con ellos. Por último, utilice estos datos para desarrollar un plan de mejora de las competencias de los empleados o de contratación de nuevo personal cuando sea necesario."

➡️ Utilizar un modelo de competencias para construir un marco claro de progresión profesional para cada función.

Elija su método de evaluación

Normalmente, utilizará preguntas de encuestas o reuniones 1:1 para comprender la amplitud de competencias de su organización y cómo podría reorientarlas, según sea necesario.

Alternativamente, es posible utilizar evaluaciones basadas en competencias, como simulaciones de trabajo o muestras de trabajo, para evaluar la profundidad de un conjunto de habilidades específicas. La documentación de apoyo, como certificaciones, evaluaciones históricas del rendimiento o revisiones de los directivos, también puede aportar valor. 

Encueste a sus empleados 

Abhishek Shah, director de RRHH de la plataforma de evaluación Testlify, explica: "Involucrar a los empleados en la auditoría de competencias puede aportar información valiosa y aumentar su aceptación de los programas de desarrollo y formación."

Toda la organización debe considerar la auditoría de competencias como una necesidad empresarial crítica respaldada por RR.HH. en lugar de un proyecto paralelo de RR.HH. llevado a cabo por líderes de auditoría interna. 

RRHH encuestará directamente a los empleados o contará con la ayuda de los superiores jerárquicos para recopilar datos sobre competencias. 

Recoger opiniones sobre las competencias 

Antes de empezar, asegúrese siempre de que cumple la normativa y de que puede recopilar legalmente datos de los empleados para presentarlos en su informe de auditoría.

Explique a los empleados el sistema de recogida de datos y explíqueles lo que necesita de ellos. 

Consejo nº 1: Recomendamos encarecidamente correlacionar la auditoría de competencias con un proceso más amplio de análisis de carencias de competencias.

Consejon.º 2: Utilice la información generada para crear planes de contratación, formación y desarrollo (incluidas iniciativas de reciclaje y mejora de las competencias). 

➡️ Consulte la explicación de nuestro proceso de análisis de carencias de competencias.

➡️ Haga crecer su personal y su negocio con Zavvy

Zavvy ofrece las siguientes formas de comprender la amplitud de competencias en su organización:  

• 👂 Encuestas a empleados: recopilan una amplia gama de datos sobre competencias de tus empleados y analizan los resultados para mejorar los procesos internos. Por ejemplo, podría incluir un análisis del nivel actual de competencias de tu plantilla. 
• 🤝 Entrevistas 1:1: las entrevistas periódicas permiten a los directivos relacionar las competencias pertinentes con los proyectos en curso o futuros. Estas entrevistas individuales también permiten a los subordinados directos hablar de las habilidades adquiridas en trabajos anteriores y de sus intereses externos. 
• 🪞 Autoevaluación: los empleados pueden valorar honestamente sus puntos fuertes actuales y sugerir vías de mejora para alcanzar sus objetivos profesionales. 
• evaluaciones de 360 grados: este enfoque holístico permite recabar opiniones de colegas, jefes y subordinados directos para que aporten ideas sinceras y orientación sobre las capacidades de cada uno.

Descubre cómo puedes hacer crecer las habilidades de tu gente con Zavvy. Reserva una demo gratuita de nuestra suite de herramientas de RRHH.