Cómo utilizar los planes de sucesión de 9 casillas para convertir a los mejores talentos en futuros líderes

La planificación de la sucesión es como la cuenta de ahorros de una empresa. Usted quiere tener un buffer para sus finanzas personales en caso de gastos inesperados. Si alguno de tus mejores talentos se marcha, querrás un plan de reserva para tu organización. ‍

La mayoría de los directivos son conscientes de ello, pero la realidad es que la mayoría de las empresas no cuentan con un plan de sucesión sólido.

La planificación de la sucesión en 9 casillas es una forma de identificar a los candidatos potenciales para los puestos más altos de una organización. 

Pero, ¿es lo mejor para su empresa? 

Como siempre, depende. 

Este artículo lo hará: 

• Explique en qué consiste el modelo de las 9 cajas.
• Explique cómo puede utilizar lo para la gestión del talento de su organización.
• Analice los pros y los contras de utilizar el modelo de 9 casillas. 

🔍 ¿Qué es el plan de sucesión de 9 casillas?

La matriz de 9 casillas en la planificación de la sucesión es una herramienta utilizada para evaluar y mapear la reserva de talento de una organización en función de dos dimensiones clave: el rendimiento y el potencial. Esta matriz suele tener tres niveles de rendimiento (bajo, moderado, alto) y tres niveles de potencial (bajo, moderado, alto), lo que crea nueve casillas posibles donde colocar a los empleados.

La planificación de la sucesión en 9 casillas esboza quién ocupará el trono de sus funciones más importantes.

El sistema se divide en nueve casillas, cada una de las cuales corresponde a una combinación específica de rendimiento y potencial: La casilla inferior izquierda es de bajo rendimiento y potencial, mientras que la superior derecha representa un alto rendimiento y potencial. 

📈 ¿Cómo se utiliza la tabla de 9 casillas para planificar la sucesión?

Defina las funciones en las que necesita planificar la sucesión

Normalmente, debe planificar la sucesión para los puestos clave en los que no se puede encontrar un candidato adecuado de la noche a la mañana. Estos son también los puestos en los que otro compañero de trabajo no puede saltar y tomar el relevo con una formación mínima, ya que el papel requiere conocimientos y habilidades más profundas. 

Crear los criterios de clasificación para la matriz de 9 casillas

Defina el rendimiento y el potencial de liderazgo de cada empleado. Lo ideal es elegir líderes potenciales que residan en la casilla superior derecha. 

Algunas casillas mostrarán a personas que pueden llegar a desempeñar funciones clave de liderazgo. Si alguien obtiene una puntuación alta en potencial y baja en rendimiento, es posible que esté poco estimulado en su puesto actual. 

Si se les asignan tareas más exigentes, aumentará su rendimiento, ya que están ávidos de crecimiento por naturaleza. Encontrará a estos empleados en la fila superior, en las casillas más a la izquierda y en el centro, lo que indica individuos con un rendimiento bajo o moderado pero con un alto potencial. 

Una parte esencial de la planificación de la sucesión en 9 casillas es que debe ser flexible. Hay que estar abierto a mover a los empleados de una casilla a otra a medida que cambie su potencial o su rendimiento.

Crear 9 preguntas de evaluación para la planificación de la sucesión 

La pregunta sigue siendo: ¿qué determina en qué casilla colocará a cada empleado? 

Tendrá que definir un método de evaluación adecuado. 

💡 Consejo: Recuerda que si una sola persona realiza la evaluación, los resultados pueden estar sesgados. 

Incluso para las personas con buenas intenciones, existe el riesgo de sesgo inconsciente. El riesgo de que el sesgo inconsciente sesgue los resultados disminuye cuantas más personas participen en la clasificación, ya que cada cual tiene sesgos diferentes, y los efectos negativos se diluyen. 

Una posibilidad es utilizar las evaluaciones de rendimiento 360 que ofrecen una visión completa del rendimiento de los empleados. Además, puede preguntar directamente a sus empleados para evitar seleccionar a personas que podrían no estar interesadas. 

Además, utilice las encuestas de compromiso de los empleados para identificar a los empleados más motivados en el trabajo y deseosos de asumir nuevos retos.

Evaluar a los empleados

Ya deberías tener suficiente información para hacer la evaluación e identificar a tus futuros líderes. Evalúa a los empleados y asígnalos a una de las nueve casillas. 

💡 Consejo: Es posible que desee añadir una calificación de preparación para clasificar y priorizar aún más aquellos que muestran un alto potencial.

Discutir con los empleados 

Mantenga una reunión individual con los empleados que muestren potencial para asumir funciones estratégicas para determinar si están interesados o no en la oportunidad. 

💡 Consejo: Sé lo más transparente posible diciéndoles que es posible que no dejen sus puestos actuales inmediatamente, pero que recibirán formación para estar bien preparados cuando llegue el día.

Estas reuniones suelen motivar a los futuros líderes, ya que tienen algo que esperar y una razón para seguir rindiendo bien.

📝 Echa un vistazo a nuestra colección de plantillas de reuniones individuales para tener conversaciones más significativas y productivas. 

Plan de desarrollo 

Necesitará un plan de acción de desarrollo del liderazgo cuando haya localizado a los candidatos adecuados. Un plan de desarrollo del liderazgo es una estrategia empresarial en la que los empleados reciben formación para futuros puestos directivos o de liderazgo.

El contenido exacto de esta formación depende del puesto actual del empleado y de sus competencias.

Programar puestas al día

Es crucial programar puestas al día para asegurarse de que sus sucesores siguen alineados. 

Compruebe que están motivados, que siguen el programa de formación y aborde cualquier preocupación que puedan tener en relación con la formación o con su futura función.

🔍 Para saber más sobre cómo establecer sistemas de planificación de la sucesión, consulte el modelo de competencias de liderazgo.  

🕵️‍♀️ Ventajas e inconvenientes de utilizar el modelo de 9 casillas para planificar la sucesión

🙌 Ventajas de utilizar el modelo de 9 casillas para planificar la sucesión

• Todos los miembros del equipo se miden con la misma métrica. Suponiendo que podamos determinar con precisión el potencial, los niveles de rendimiento y el potencial futuro son buenos predictores de los sucesores adecuados. (Sin embargo, el potencial tiene inconvenientes como factor de evaluación, como se verá más adelante).
• Bien utilizado, permite comparar fácilmente a los miembros de un equipo. Suponiendo una evaluación precisa de cada empleado, obtendrá una visión clara y visual del candidato más adecuado, el segundo más relevante, etc.
• Permite controlar los cambios a lo largo del tiempo.
• El modelo de 9 casillas es equilibrado, ya que contempla el pasado, el presente y el futuro. El rendimiento habla del pasado y el presente, mientras que el potencial evalúa el futuro.

🙅 Contras de utilizar el modelo de 9 casillas para planificar la sucesión

• Si bien hemos enumerado los miembros del equipo que se miden por la misma métrica como una ventaja, también puede ser una desventaja, ya quelos diferentes puestos y unidades de negocio requieren diferentes conjuntos de habilidades y competencias. Una persona puede tener un alto potencial para un puesto pero un potencial moderado o bajo para otro. Una forma de evitarlo podría ser utilizar un modelo de 9 casillas para cada puesto que se vaya a cubrir.
• No hay una forma fiable de medir el potencial. Se puede determinar el rendimiento observando las métricas clave, pero el potencial es más vago y subjetivo. Se trata de una deficiencia general del modelo de las 9 casillas, pero sobre todo cuando se utiliza para planificar la sucesión, ya que el potencial es el pilar central para identificar a los sucesores. 
• En última instancia, el directivo es quien decide en qué casilla colocar a cada empleado. El modelo de 9 casillas es, por tanto, muy subjetivo, y el sesgo inconsciente es real, lo que significa que los empleados de entornos diversos o marginados tienen más probabilidades de recibir puntuaciones más bajas. Un modelo 360 ofrece una imagen más polifacética de cada empleado y evita que cosas como las relaciones personales o lo hablador que sea alguien afecten a la valoración. 
• Si bien esboza el potencial sucesorio de alguien, no menciona la motivación del empleado. Por tanto, el modelo de planificación de la sucesión de 9 casillas debe utilizarse junto con herramientas para evaluar el rendimiento, por ejemplo, encuestas de motivación y compromiso.
• Nadie quiere que se le etiquete como un mal contratado por haber sido colocado en las casillas de bajo potencial o rendimiento. Pueden producirse fricciones innecesarias si los empleados no están de acuerdo con su clasificación. Por eso algunos empresarios optan por no revelar las puntuaciones de rendimiento a sus empleados, ya que las calificaciones más bajas pueden ser descorazonadoras y desmotivadoras. 
• Los bajones temporales de rendimiento pueden nublar la visión del directivo. Por ejemplo, un empleado puede ser muy adecuado como sucesor, pero está atravesando una pérdida personal y no rinde al máximo. Las etiquetas tienden a quedarse grabadas en nuestra mente, por lo que si un empleado es etiquetado como de "bajo potencial", puede resultar difícil para el directivo eliminar mentalmente esa etiqueta y evaluar objetivamente su potencial de cara al futuro.

⏭️ 5 razones por las que la planificación de la sucesión es vital para su organización

La planificación de la sucesión es esencial en su empresa por varias razones:

1. Ahorra tiempo y dinero. Claro que la planificación requiere tiempo, pero se lo agradecerá si alguien dimite o cae enfermo inesperadamente. Las contrataciones de emergencia pueden ser muy costosas. La necesidad de interrumpir actividades y proyectos puede hacerle perder dinero y clientes.
2. Esto agiliza la incorporación del sucesor, ya que puede formarle para el puesto. Cuando se produzca un cambio inesperado de personal, estará mejor preparado para incorporarse al equipo directivo.
3. La planificación de la sucesión indica a sus empleados que están seguros y que no se quedarán repentinamente sin líderes. Los empleados que se sienten seguros en su lugar de trabajo tienen más probabilidades de quedarse. 
4. Le ayuda a mantener los proyectos en marcha incluso cuando alguien abandona inesperadamente: beneficia a su personal, su reputación y sus finanzas. 
5. Incentiva a sus empleados a quedarse, ya que los sucesores pueden ver una trayectoria profesional clara y recibir formación para estar preparados para ella. 

A pesar de estas ventajas, muchas empresas no cuentan con una excelente planificación de la sucesión. Un estudio de Deloitte reveló que el 86% de los directivos cree que la planificación de la sucesión es esencial, pero solo el 14% piensa que lo está haciendo bien. 

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Tanto si elige el modelo de las 9 cajas como cualquier otro sistema, la planificación de la sucesión es una importante red de seguridad para su organización. Muchas empresas lo evitan por la inevitable administración que conlleva. 

Y ahí es donde entramos nosotros en escena. 

Zavvy se encarga de la organización de su planificación de la sucesión para que usted pueda centrarse en la selección de los criterios de evaluación adecuados y en la comunicación con sus empleados.

Con Zavvy, puede utilizar estratégicamente las 9 casillas para planificar la sucesión con nuestro software de revisión y análisis de opiniones.

Si le gusta la idea del sistema de 9 casillas pero quiere que sea más granular, puede diseñar su propia plantilla de planificación de la sucesión de 9 casillas con más casillas (por ejemplo, 16 o 25 casillas). 

También puede realizar evaluaciones menos sesgadas y más exhaustivas con un enfoque de evaluación 360. 

Hemos hecho el trabajo duro por usted: ¡puede "enchufar y jugar" y empezar a utilizar las evaluaciones 9-box o 360 para la planificación de la sucesión!

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