Μια προσεκτικά σχεδιασμένη διαδικασία εισαγωγής των εργαζομένων είναι ζωτικής σημασίας για να νιώσουν οι νέοι εργαζόμενοι σίγουροι για τους νέους ρόλους τους και να βελτιωθεί η διατήρηση και η δέσμευση των εργαζομένων.
Αλλά αυτό το ξέρετε ήδη. Αυτό που θέλετε να μάθετε είναι πώς να βελτιώσετε την εμπειρία της εισαγωγής των υπαλλήλων σας. Ή πώς να φτιάξετε ένα καλό πρόγραμμα εισαγωγής, αν δεν έχετε ήδη ένα τέτοιο πρόγραμμα.
Η απάντηση για περισσότερη κοινωνική ενσωμάτωση είναι η πραγματοποίηση συναντήσεων.
Πώς; Οι προσωπικές και εικονικές συναντήσεις για την εισαγωγή βοηθούν στην ενίσχυση της κοινωνικής ενσωμάτωσης και στο να νιώθουν οι νέοι εργαζόμενοι πιο άνετα στην εργασία τους. Μέσω αυτών των συναντήσεων, οι νεοπροσληφθέντες μπορούν να συμπληρώσουν τα χαρτιά τους, να συστηθούν στους συναδέλφους και να κατανοήσουν τι αναμένεται από αυτούς.
Μπορείτε να πετύχετε πολλά αν το κάνετε σωστά, γι' αυτό και δημιουργήσαμε αυτόν τον οδηγό. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τις συναντήσεις που θα πρέπει να περιλαμβάνει η διαδικασία εισαγωγής σας για να δεσμεύσετε τους νέους σας υπαλλήλους.
Η ένταξη των εργαζομένων αναφέρεται σε στρατηγικές δραστηριότητες που αποσκοπούν στην ενσωμάτωση των νέων εργαζομένων στην εταιρεία και την κουλτούρα της. Περιλαμβάνει την παροχή στους νέους υπαλλήλους πρόσβασης σε εργαλεία και πληροφορίες που θα τους βοηθήσουν να κάνουν τη δουλειά τους με αυτοπεποίθηση και παραγωγικότητα.
.png)
Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού συμφωνούν ότι η αποτελεσματική εισαγωγή πρέπει να διαρκεί τουλάχιστον τρεις μήνες. Στη Zavvy, πιστεύουμε ότι η διαδικασία onboarding θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στις απαιτήσεις του οργανισμού και των εργαζομένων σας.
Η διαδικασία αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει διάφορες συναντήσεις για την ένταξη, ώστε να αναδείξετε τον καλύτερο εαυτό των νέων υπαλλήλων σας, οι οποίες θα διαρκέσουν τις τέσσερις κύριες φάσεις της ένταξης: προσανατολισμός νέων υπαλλήλων, εκπαίδευση σε ρόλο, μετάβαση σε ρόλο και συνεχής ανάπτυξη.
Έχοντας αυτό κατά νου, ας εξετάσουμε τις συναντήσεις που πρέπει να πραγματοποιηθούν για να προσφέρουμε μια εξαιρετική εμπειρία εισαγωγής.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Πρώτη ημέρα
Η συνάντηση προσανατολισμού επικεντρώνεται στους νεοπροσληφθέντες κατά την πρώτη ημέρα ή εβδομάδα παρουσίας τους στο γραφείο. Σας επιτρέπει να διαχειριστείτε τις προσδοκίες και να παρέχετε γενική υποστήριξη και καθησυχασμό για να νιώσουν άνετα στο νέο περιβάλλον.
Δώστε τους μια ξενάγηση στο γραφείο και μια ρεαλιστική προεπισκόπηση της εργασίας για να αποφύγετε τις παρεξηγήσεις και να περιορίσετε τις μη ρεαλιστικές προσδοκίες. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης προσανατολισμού, παρέχετε στους υπαλλήλους πρόσβαση στο υλικό και το λογισμικό που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά τους. Εξηγήστε τους πώς μπορούν να χρησιμοποιήσουν το λογισμικό για να απομακρύνετε κάθε άγχος ή αβεβαιότητα.
Εάν έχετε ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας, ορίστε αμέσως σαφείς προσδοκίες για τους απομακρυσμένους και τους προσωπικούς υπαλλήλους. Ο διατμηματικός συντονισμός είναι επίσης σημαντικός για την άρση της διοικητικής σύγχυσης και τη διασφάλιση ότι οι νέοι υπάλληλοι έχουν στη διάθεσή τους ό,τι χρειάζονται, όπου το χρειάζονται και οτιδήποτε άλλο θα χρειαστούν για να είναι παραγωγικοί από την 1η ημέρα.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Εντός των τριών πρώτων ημερών
Προγραμματίστε μια συνάντηση για τους νεοπροσληφθέντες ώστε να γνωρίσουν και να χαιρετήσουν τα άλλα μέλη της ομάδας και να δημιουργήσουν σχέσεις. Αν και μπορείτε να επιλέξετε μια επίσημη οργάνωση, συνιστούμε να δημιουργήσετε ένα πιο χαλαρό περιβάλλον όπου οι ομάδες θα μπορούν να συνδεθούν. Η διοργάνωση ενός ομαδικού γεύματος ή ενός πάρτι μετά το τέλος της ώρας, για παράδειγμα, είναι ένα δοκιμασμένο σκηνικό για περιστασιακές συστάσεις της ομάδας.
Βεβαιωθείτε ότι το υπόλοιπο εργατικό δυναμικό σας γνωρίζει πότε φτάνουν οι νέοι υπάλληλοι και ενθαρρύνετέ τους να προγραμματίσουν λίγο ποιοτικό χρόνο. Μπορείτε επίσης να διοργανώσετε διασκεδαστικά παιχνίδια για να κάνετε μια μόνιμη εντύπωση. Για παράδειγμα, παίξτε το Photo Hunt, όπου θα δώσετε στους νέους υπαλλήλους φωτογραφίες των συναδέλφων τους μαζί με έναν κατάλογο ονομάτων που πρέπει να ταιριάξουν.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Στην αρχή της πρώτης εβδομάδας, ακολουθούμενη από επαναλαμβανόμενες εβδομαδιαίες συναντήσεις
Η εισαγωγή είναι εξίσου συναρπαστική και αγχωτική, αλλά ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα για τους φίλους της εισαγωγής μπορεί να απομακρύνει το μεγαλύτερο μέρος του άγχους του νέου μισθωτή και να εξασφαλίσει μια θετική και παραγωγική εμπειρία με την εταιρεία σας.
Τα "φιλαράκια" είναι συνάδελφοι που βοηθούν τους νεοπροσληφθέντες για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, κάνοντάς τους να αισθάνονται άνετα στην ολοκαίνουργια εταιρική κουλτούρα. Εναλλακτικά, μπορείτε να αναθέσετε μέντορες στους νεοπροσληφθέντες. Οι μέντορες είναι μη ομότιμοι ή ανώτεροι υπάλληλοι της εταιρείας, οι οποίοι θα είναι υπεύθυνοι για τη βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη εξέλιξη της σταδιοδρομίας των νέων υπαλλήλων.
Προγραμματίστε ατομικές συναντήσεις με τον μέντορα ή τον φίλο του νέου υπαλλήλου για να τον εξοικειώσετε με τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας σας και να του παρέχετε χρήσιμα σχόλια για να κάνει καλύτερα τη δουλειά του.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Στην αρχή της πρώτης εβδομάδας, ακολουθούμενη από επαναλαμβανόμενες μηνιαίες ή εξαμηνιαίες συναντήσεις
Οι νέοι υπάλληλοι μπορεί να έχουν ή να μην έχουν τακτική πρόσβαση στον Διευθύνοντα Σύμβουλο ή την εκτελεστική ομάδα, ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας σας.
Εάν η εταιρεία σας είναι μικρότερη, οργανώστε μια συνάντηση τετ-α-τετ μεταξύ των νεοπροσληφθέντων και του διευθύνοντος συμβούλου. Εάν αυτό δεν είναι εφικτό λόγω τοποθεσίας ή χρονικών περιορισμών, εξακολουθείτε να χρειάζεστε μια συνάντηση που να επιτρέπει στους νέους υπαλλήλους να αλληλεπιδρούν με τον CEO ή την εκτελεστική ομάδα. Σκεφτείτε: να διοργανώσετε μια ομαδική συνάντηση για να συγκεντρωθούν όλοι μαζί.
Βάλτε τον Διευθύνοντα Σύμβουλο να συνομιλήσει με τους νεοπροσληφθέντες, θέτοντας τις προσδοκίες και παρακινώντας τους να δώσουν τον καλύτερό τους εαυτό. Αυτό θα ενσταλάξει ένα αίσθημα εμπιστοσύνης στο νέο εργατικό δυναμικό σας, το οποίο θα το κάνει πιο ενεργό και προνοητικό στην εργασία του.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Στην αρχή της πρώτης εβδομάδας, ακολουθούμενη από κάθε ενδοτμηματική συνάντηση
Προγραμματίστε σύντομες διατμηματικές συναντήσεις μεταξύ των νεοπροσληφθέντων και των επικεφαλής των τμημάτων και των μελών των ομάδων με τις οποίες θα ασχοληθούν οι νέοι υπάλληλοι κατά τη διάρκεια της θητείας τους.
Χρησιμοποιήστε το ως ευκαιρία για να μοιραστείτε ενημερώσεις και μελλοντικά σχέδια. Ενθαρρύνετε τους νέους υπαλλήλους να συμμετέχουν στις συναντήσεις και να θίγουν τυχόν θέματα και ανησυχίες που μπορεί να έχουν. Αυτό θα συμβάλει στην εμβάθυνση των διατμηματικών σχέσεων και στην αύξηση της συνεργασίας, ενώ θα κάνει τους νεοπροσληφθέντες να αισθάνονται πιο άνετα μέσα στη νέα εργασιακή ατμόσφαιρα.
Εκτός από τους επικεφαλής των τμημάτων, μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε συναντήσεις με εσωτερικούς ειδικούς σε θέματα (ΜΜΕ) για να τους ενημερώσετε και να κατανοήσετε καλύτερα τον σκοπό τους στην εταιρεία.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Δεύτερη ή τρίτη εβδομάδα
Συχνά, οι εργαζόμενοι έχουν εξαιρετικές ιδέες που αναβλύζουν κάτω από την επιφάνεια, αλλά δεν έχουν το βήμα για να τις εκφράσουν. Οι συσκέψεις προϊόντων τους δίνουν τη δομή για να μοιράζονται και να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά.
Η πρόσκληση των νέων εργαζομένων να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις προϊόντων τους κρατά ενήμερους και ανοίγει τις γραμμές επικοινωνίας μεταξύ των μελών. Τους δίνει επίσης μια πηγή έμπνευσης για να σκέφτονται πιο ελεύθερα και να παρέχουν νέες προτάσεις.
Για παράδειγμα, ζητήστε από κάθε νέο υπάλληλο να μοιραστεί 1-3 ιδέες που πιστεύει ότι θα είναι χρήσιμες και παραγωγικές για τη συνάντηση. Αυτή η κίνηση όχι μόνο θα τους κάνει να νιώσουν πιο άνετα, αλλά και θα εφοδιάσει τους διευθυντές με εύχρηστες και καινοτόμες ιδέες.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Στην αρχή της πρώτης εβδομάδας, ακολουθούμενη από επαναλαμβανόμενες συναντήσεις
Δεδομένου ότι ένα πρόγραμμα εισαγωγής και κατάρτισης βοηθά στην εξοικείωση των νέων εργαζομένων με την εταιρεία και τις αρμοδιότητές τους, η διεξαγωγή εκπαιδευτικών συναντήσεων είναι ένα κρίσιμο βήμα.
Οι συναντήσεις αυτές μπορούν να αφορούν την εισαγωγή, την εκπαίδευση σε θέματα συμμόρφωσης, την εκπαίδευση σε θέματα διαδικασιών, την εκπαίδευση σε συγκεκριμένους ρόλους και την επιλεκτική εκπαίδευση που θα ωφελήσει τους νέους υπαλλήλους καθ' όλη τη διάρκεια της θητείας τους. Για παράδειγμα, η εκπαίδευση για συγκεκριμένο ρόλο και η εκπαίδευση διαδικασιών τους βοηθά να εγκλιματιστούν στις επιμέρους θέσεις εργασίας τους, ενώ η επιλεκτική εκπαίδευση επιτρέπει στους υπαλλήλους να αναπτύξουν ικανότητες και δεξιότητες που τους ενδιαφέρουν περισσότερο.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Δύο φορές την εβδομάδα
Οι συναντήσεις σύνδεσης επιτρέπουν στους υπαλλήλους να δημιουργούν ουσιαστικές συνδέσεις, ανεξάρτητα από τη γεωγραφική τους θέση και τη θέση τους στον οργανισμό.
Για παράδειγμα, η Zavvy προσφέρει προγράμματα σύνδεσης που συνδέουν αυτόματα τους συναδέλφους μέσω του Slack ή άλλων εργαλείων για περιστασιακές συναντήσεις, συναντήσεις με τα πόδια και ουσιαστικές συζητήσεις για τη βελτίωση του ομαδικού πνεύματος, της ψυχικής υγείας και της παραγωγικότητας. Αυτού του είδους οι συναντήσεις προετοιμασίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους, κάνοντάς τους να αισθάνονται λιγότερο αγχωμένοι, εξαντλημένοι και μοναχικοί.
Ιδανική ώρα για τη διεξαγωγή της συνάντησης: Κάθε τρεις ή έξι μήνες
Η διενέργεια αξιολόγησης της απόδοσης των νέων εργαζομένων προετοιμάζει το νέο σας εργατικό δυναμικό για επιτυχία στις αντίστοιχες θέσεις του, γεγονός που μειώνει επίσης τον κύκλο εργασιών.
Αυτές οι συναντήσεις αποτελούν πρώιμες αξιολογήσεις για να δώσετε στους υπαλλήλους να καταλάβουν ότι ενδιαφέρεστε να τους βοηθήσετε να υλοποιήσουν τους επαγγελματικούς τους στόχους και να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους. Επίσης, σας δίνουν τη δυνατότητα να εντοπίσετε και να διορθώσετε τις ελλείψεις στην απόδοση, διασφαλίζοντας ότι δεν θα αποτελέσουν εμπόδιο για την ανάπτυξή τους και την εργασία τους.
Ένα άλλο πλεονέκτημα της διεξαγωγής συναντήσεων ανατροφοδότησης είναι ο έλεγχος των εργαζομένων σχετικά με την πρόοδο και την ευημερία τους. Τους δίνει επίσης μια πλατφόρμα για να εκφράσουν τις προτάσεις τους και να παρέχουν ανατροφοδότηση.
Χρησιμοποιήστε την παρακάτω ατζέντα προσανατολισμού για τους νεοπροσληφθέντες ως πρότυπο για μια συνάντηση προσανατολισμού την πρώτη ημέρα.
Στο τραπέζι εγγραφής, δώστε στους υπαλλήλους όλα τα απαραίτητα έγγραφα και το απαραίτητο υλικό, ενώ στη συνέχεια θα ακολουθήσει ένα πρωινό με γεύματα όπου οι νεοπροσληφθέντες θα μπορούν να συναντηθούν μεταξύ τους και με τους υπάρχοντες υπαλλήλους για να δημιουργήσουν μια φιλόξενη πρώτη εντύπωση.
Συγκεντρώστε τους νεοπροσληφθέντες σας για μια παρουσίαση εισαγωγικής εκπαίδευσης, δίνοντάς τους μια επισκόπηση του τι μπορούν να περιμένουν από τον προσανατολισμό και πώς να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες για την επιτυχή εκτέλεση των αρμοδιοτήτων τους.
Σε αυτό το στάδιο, καλύψτε το ιστορικό του οργανισμού σας, την αποστολή και τις βασικές αξίες της εταιρείας και εμβαθύνετε στην εταιρική σας κουλτούρα. Ενθουσιάστε τους νεοπροσληφθέντες που θα εργαστούν με την ομάδα σας.
Χωρίστε τους νεοπροσληφθέντες σε ομάδες συγκεκριμένων τμημάτων για να τους γνωρίσετε καλύτερα με τα μέλη της ομάδας τους. Αυτό δημιουργεί επίσης ένα λιγότερο εκφοβιστικό περιβάλλον για να γνωρίσουν τους άμεσους προϊσταμένους τους.
Δώστε στους νεοπροσληφθέντες ένα ψυχικό διάλειμμα και παρέχοντάς τους ένα γεύμα με κέτερινγκ, προετοιμάζοντάς τους για την επόμενη φάση του προσανατολισμού.
Βάλτε τα μέλη της εκτελεστικής ομάδας να μιλήσουν με τους νέους υπαλλήλους και να τους καλωσορίσουν στην εταιρεία. Εναλλακτικά, μπορείτε να αναπαράγετε ένα βίντεο καλωσορίσματος από την εκτελεστική ομάδα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Καλύψτε τις πιο σημαντικές πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία σας, όπως οι βασικές πολιτικές και διαδικασίες σας. Παραδώστε τα εγχειρίδια στους νέους υπαλλήλους και βάλτε τους να υπογράψουν μια βεβαίωση παραλαβής μετά τον προσανατολισμό.
Δώστε στους υπαλλήλους την ευκαιρία να ξεμουδιάσουν, κάνοντάς τους μια ξενάγηση στο γραφείο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον χρόνο για να δώσετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εταιρική κουλτούρα και το εργασιακό περιβάλλον.
Ολοκληρώστε τον προσανατολισμό των νεοπροσληφθέντων καλύπτοντας τις βασικές διαδικασίες και ζητώντας από τους υπαλλήλους να συμπληρώσουν τα απαιτούμενα έγγραφα. Εξετάστε τις συνήθεις συχνές ερωτήσεις και φροντίστε να απαντήσετε σε τυχόν αναπάντητες ερωτήσεις. Επίσης, ενημερώστε τους για το τι θα φέρουν οι επόμενες εβδομάδες όσον αφορά την ένταξη.
Έχουν περάσει ανεπιστρεπτί οι εποχές όπου ο προσανατολισμός των νέων υπαλλήλων περιλάμβανε τη χειροκίνητη παρακολούθηση των εργασιών στο Excel και την προβολή παρωχημένων διαφανειών εισαγωγής - εργασίες που συχνά οδηγούσαν σε ασυνεπή ποιότητα εισαγωγής.
Ευτυχώς, τα πράγματα έχουν αλλάξει προς το καλύτερο.
Ακολουθεί ένα σύντομο περίγραμμα του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να πραγματοποιήσετε την πρώτη σας συνάντηση με τον υπάλληλό σας για να οικοδομήσετε μια υγιή σχέση μεταξύ διευθυντή και υπαλλήλου:
Ενημερώστε τους νέους υπαλλήλους σας σχετικά με την πρώτη συνάντηση προσανατολισμού, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας και της ώρας.
Στείλτε μια πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να εξηγεί τον σκοπό και να κοινοποιεί την ημερήσια διάταξη της συνάντησης, στην οποία θα περιγράφετε τι θα συζητήσετε στη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι θα γνωρίζουν τι να περιμένουν και θα μπορούν να προσέλθουν προετοιμασμένοι.
Δημιουργήστε ένα κεντρικό, κοινόχρηστο έγγραφο στο οποίο θα καταγράφονται όλες οι συζητήσεις από την 1η ημέρα. Κρατήστε σημειώσεις, μοιραστείτε ημερήσιες διατάξεις, αναθέστε εργασίες, καταγράψτε ανατροφοδότηση και τεκμηριώστε αποφάσεις.
Αυτό παρέχει στους νεοπροσληφθέντες πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες ανά πάσα στιγμή και από οπουδήποτε, διατηρώντας όλους στην ίδια σελίδα, ώστε να διασφαλίζεται η υπευθυνότητα και να αποφεύγονται οι παρεξηγήσεις. Επιπλέον, η ύπαρξη ενός αρχείου προηγούμενων συνομιλιών χρησιμεύει ως σημείο αναφοράς, διευκολύνοντας την παρακολούθηση θεμάτων.
Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα λογισμικό συναντήσεων εργαζομένων όπως το Zavvy για να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία.
Η ατζέντα προσανατολισμού των νέων υπαλλήλων θα πρέπει να καλύπτει τα ακόλουθα βασικά σημεία:
Βεβαιωθείτε ότι τα θέματα και οι προτεραιότητες στις οποίες εστιάζετε είναι συναφή με το νέο σας εργατικό δυναμικό. Σχεδιάστε εκ των προτέρων μια ευέλικτη ατζέντα, ώστε να μην σας διαφύγει τίποτα.
Πρέπει να πραγματοποιήσετε διάφορες εφάπαξ και επαναλαμβανόμενες συναντήσεις για να παρέχετε μια ομαλή εμπειρία εισαγωγής στους υπαλλήλους σας. Το πρόβλημα είναι ότι ο προγραμματισμός αυτών των συναντήσεων απαιτεί σημαντικό χρόνο.
Μια υπεύθυνη πλήρους απασχόλησης για την εισαγωγή δήλωσε στην ομάδα της Zavvy ότι ξοδεύει το 50% του χρόνου της για τον προγραμματισμό συναντήσεων - καιαυτό δεν περιλαμβάνει την παρακολούθηση και τη διαχείριση αυτών των συναντήσεων. Φανταστείτε πόσος χρόνος θα της απομείνει για να επικεντρωθεί στα πιο σημαντικά μέρη της δουλειάς της, αν αυτοματοποιήσει τον προγραμματισμό συναντήσεων.
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αυτοματοποίησης συμβάντων προετοιμασίας του Zavvy για να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις -προσανατολισμός νέων υπαλλήλων, συναντήσεις, γεύμα και ξεναγήσεις στα γραφεία- οι οποίες προγραμματίζονται αυτόματα στα ημερολόγια των νέων υπαλλήλων. Απλώς ορίστε μια προτιμώμενη ημέρα και ώρα, μετά την οποία η πλατφόρμα μας θα ελέγξει τη διαθεσιμότητα των νέων υπαλλήλων σας πριν προγραμματίσει αυτόματα μια συνάντηση για εσάς.
➡️ Πάρτε ένα demo και θα σας δείξουμε πώς λειτουργεί.
.png)
.png)
