Συναντήσεις κατ' ιδίαν: (με παραδείγματα από τον πραγματικό κόσμο και δωρεάν πρότυπο)

Η δουλειά των διευθυντών είναι 10 φορές πιο δύσκολη από ό,τι πριν από την πανδημία.

Τι συμβαίνει όταν οι μάνατζερ ή οι ηγέτες αποτυγχάνουν να αποδώσουν;

➡️ Η απόδοση της ομάδας μειώνεται, επηρεάζοντας τους στόχους του οργανισμού και τη βαθμολογία των μάνατζερ.

Αυτός ο οδηγός που βασίζεται σε δεδομένα και δημιουργήθηκε με βάση τις γνώσεις ειδικών σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού και έμπειρων ηγετών, μάνατζερ ή οποιουδήποτε που ηγείται μιας ομάδας, θα σας δείξει

• τι είναι οι κατ' ιδίαν συναντήσεις,
• γιατί είναι σημαντικές,
• και τον τρόπο διεξαγωγής τους. 

Οι επαγγελματίες του People Ops και του HR μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το ιστολόγιο ως εγχειρίδιο για να το μοιραστούν με τους διευθυντές των οργανισμών τους.

👥 Τι είναι η συνάντηση ένας προς έναν;

Μια συνάντηση ένας προς έναν (που ονομάζεται επίσης συνάντηση ένας προς έναν, 1 προς 1 ή 1:1) είναι μια συνάντηση ελέγχου μεταξύ ενός εργαζομένου και του προϊσταμένου ή του διευθυντή του. Χρησιμοποιείται για την κατανόηση των ανησυχιών του άλλου, την επίλυση ζητημάτων και την ανταλλαγή ανατροφοδότησης.

Η συνάντηση είναι επίσης μια ευκαιρία να πάρουν μια ιδέα για τη ζωή των μελών της ομάδας τους πέρα από τη δουλειά. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτή τη συνάντηση για να συζητήσουν την ανάπτυξη της καριέρας τους. 

Υπήρξε μια αύξηση 500% στις κατ' ιδίαν συναντήσεις μετά την πανδημία, γεγονός που σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι τις χρειάζονται περισσότερο από ποτέ. 

❗️ Γιατί είναι σημαντικές οι κατ' ιδίαν συναντήσεις;

Ο Μαρκ Ζούκερμπεργκ και οι ιδρυτές εταιρειών όπως η Airbnb και η Shopify έχουν καθαρή αξία δισεκατομμυρίων.  

Ξέρετε τι άλλο κοινό έχουν αυτοί οι επιτυχημένοι επιχειρηματίες;

Ένα βιβλίο που επηρέασε μαζικά το στυλ διαχείρισης τους: "High Output Management" του Andy Grove.

"Ενενήντα λεπτά από το χρόνο σας μπορούν να βελτιώσουν την ποιότητα της εργασίας του υφισταμένου σας για δύο εβδομάδες ή για περίπου ογδόντα και πλέον ώρες και επίσης να αναβαθμίσουν την κατανόησή σας για το τι κάνει". Andy Grove στο High Output Management.

Ο Grove ήταν διευθύνων σύμβουλος και πρόεδρος της Intel. Ήταν μεγάλος υποστηρικτής των κατ' ιδίαν συναντήσεων και τις θεωρούσε ζωτικής σημασίας για την αύξηση της απόδοσης των εργαζομένων, κάνοντάς τους παράλληλα να αισθάνονται ότι τους εκτιμούν. 

Ακολουθούν πέντε λόγοι για τους οποίους οι κατ' ιδίαν συναντήσεις είναι σημαντικές :

1. Βελτιώνει τη δέσμευση των εργαζομένων
2. Βοηθά στη διατήρηση
3. Βελτιώνει τη διαδικασία ανατροφοδότησης
4. Ενισχύει την καινοτομία και αυξάνει την απόδοση της ομάδας 
5. Ενισχύει την επαγγελματική σχέση

Βελτιώνει τη δέσμευση των εργαζομένων

Οι περισσότεροι μάνατζερ πρέπει να συμμετέχουν σε συσκέψεις με διάφορους ενδιαφερόμενους - πελάτες, ανώτερα στελέχη ή εσωτερικές ομάδες έργου. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι τους σέβονται όταν αφιερώνουν χρόνο από το πολυάσχολο πρόγραμμά τους για να έχουν κατ' ιδίαν συναντήσεις.

Μια μελέτη της Gallup αναφέρει ότι οι εργαζόμενοι που συναντώνται τακτικά με τους διευθυντές τους έχουν σχεδόν τρεις φορές περισσότερες πιθανότητες να είναι αφοσιωμένοι στη δουλειά τους σε σχέση με τους εργαζόμενους που δεν το κάνουν.

Επίσης, οι άνθρωποι σε ηγετικές θέσεις κατανοούν καλύτερα τους στόχους και το όραμα ενός οργανισμού. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, μπορούν να εξηγήσουν στους εργαζόμενους γιατί και πώς η δουλειά τους (όσο ασήμαντη κι αν φαίνεται) παίζει ζωτικό ρόλο στην επιτυχία της εταιρείας. Η δέσμευση στην εργασία αυξάνεται όταν οι άνθρωποι θεωρούν ότι η εργασία τους έχει νόημα.

Βοηθά στη διατήρηση

Οι διευθυντές διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στη διασφάλιση μιας καλής εταιρικής κουλτούρας. Μια κατ' ιδίαν συνάντηση τους επιτρέπει να κατανοήσουν τα προβλήματα των εργαζομένων και να προτείνουν μια λύση.

Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος με κορυφαίες επιδόσεις μπορεί να αισθάνεται ότι έχει κολλήσει στην καριέρα του και δεν βλέπει καμία εξέλιξη στην καριέρα του στην εταιρεία σας. Ο προγραμματισμός μιας κλήσης με τον διευθυντή για να συζητήσουν την ανησυχία τους τον κάνει να αισθάνεται άβολα. Επιπλέον, ο οργανισμός σας δεν διαθέτει συστήματα για την αντιμετώπιση τέτοιων ζητημάτων.

Τέλος, ο εργαζόμενος αποδέχεται προσφορά από ανταγωνιστική εταιρεία. 

Σας θυμίζει κάτι;

Ένα προγραμματισμένο τετ-α-τετ μπορεί να βοηθήσει τον διευθυντή σε τέτοιες περιπτώσεις. Σας επιτρέπει, ως διευθυντής, να αντιμετωπίσετε τις ανησυχίες των συναδέλφων σας και θα μπορούσε να τους κάνει να παραμείνουν.

Η έρευνα της Hypercontext υποδηλώνει το ίδιο: οι διευθυντές που είχαν 1:1 είχαν 1,5 φορές περισσότερες πιθανότητες να διατηρήσουν ολόκληρη την ομάδα τους σε σχέση με εκείνους που δεν είχαν. 

Βελτιώνει τη διαδικασία ανατροφοδότησης

Οι εργαζόμενοι σε πολλούς οργανισμούς λαμβάνουν ανατροφοδότηση μόνο στο τέλος του κύκλου αξιολόγησης.

Ποια είναι λοιπόν η παγίδα;

Ένας εργαζόμενος με χαμηλή απόδοση δεν θα γνωρίζει ότι η εργασία του δεν ήταν στο ύψος των περιστάσεων μέχρι το τέλος της διαδικασίας αξιολόγησης. 

Αποτέλεσμα;

Υποβαθμισμένη εργασία και αποτελέσματα. 

Οι τακτικές προσωπικές συναντήσεις μπορούν να σπάσουν αυτόν τον κύκλο και να επιτρέψουν σε έναν διευθυντή να μοιράζεται συχνά ανατροφοδότηση, επιτρέποντας την ταχύτερη λήψη αποφάσεων και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Οι εργαζόμενοι είναι ανοιχτοί στην ανατροφοδότηση σε τέτοιες συνεδρίες επειδή δεν υπάρχει κίνδυνος να γελοιοποιηθούν από άλλους εργαζόμενους.

Ενισχύει την καινοτομία και αυξάνει την απόδοση της ομάδας 

Πολλοί εργαζόμενοι διστάζουν να κάνουν ερωτήσεις ή να μοιραστούν τις απόψεις τους σε μια ομαδική συνάντηση. Και όταν το μεγαλύτερο μέρος της ομάδας εργάζεται εξ αποστάσεως, αυτό γίνεται ακόμη πιο περίπλοκο- το να προτείνετε ιδέες σε έναν συνάδελφο ή διευθυντή που κάθεται στο διπλανό γραφείο είναι πολύ πιο εύκολο.

Κατά τη διάρκεια ενός τετ-α-τετ, οι διευθυντές μπορούν να ζητήσουν από τους υπαλλήλους να συζητήσουν τις προκλήσεις που εμποδίζουν την απόδοση της ομάδας. Οι άνθρωποι νιώθουν μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση να μοιράζονται τις ιδέες τους επειδή δεν φοβούνται τις κρίσεις των συναδέλφων τους. 

Επίσης, όταν μοιράζεστε τακτικά συγκεκριμένη ανατροφοδότηση και προτείνετε εφαρμόσιμα βήματα για τη βελτίωση της απόδοσης, η παραγωγικότητα των εργαζομένων αυξάνεται. 

Ενισχύει την επαγγελματική σχέση

Η γνώση της καθημερινής εργασίας κάθε μέλους του έργου μπορεί να γίνει δύσκολη για έναν διαχειριστή μεγάλης ομάδας. Οι κατ' ιδίαν συναντήσεις τους επιτρέπουν να δώσουν ατομική προσοχή σε ένα μέλος του έργου και να κατανοήσουν τυχόν εμπόδια.

Ο εργαζόμενος αισθάνεται πιο άνετα να συζητά θέματα όπως:

• Πολιτική γραφείου 
• Έλλειψη υποστήριξης από τους ηλικιωμένους
• Έλλειμμα γνώσεων
  

Ο διευθυντής μπορεί στη συνέχεια να κάνει προτάσεις ή να αντιμετωπίσει άμεσα τα ζητήματα αυτά. 

Η συνάντηση δίνει επίσης στους εργαζόμενους και τους διευθυντές την ευκαιρία να συζητήσουν για τη ζωή τους εκτός εργασίας. Κάτι τέτοιο εδραιώνει τον επαγγελματικό σας δεσμό, επειδή συνδέεστε καλύτερα με ένα άλλο άτομο. Σας επιτρέπει να συμπάσχετε με τα προβλήματα της ζωής ενός εργαζομένου και πώς αυτά επηρεάζουν την απόδοσή του. 

💬 Θέματα που πρέπει να καλυφθούν σε μια συνάντηση ένας προς έναν

Είναι σύνηθες να βλέπουμε ανθρώπους να ενθουσιάζονται αρχικά με τις κατ' ιδίαν συναντήσεις, αλλά τελικά να χάνουν τη δυναμική να τις παρακολουθήσουν. Ως διευθυντής, είναι η μεγαλύτερη πρόκληση για εσάς να διατηρήσετε αυτές τις συνεδρίες συναρπαστικές για να παραμείνουν οι εργαζόμενοι.

Ενώ η ευελιξία ως προς τα θέματα των συνεδριάσεων επιτρέπει την ελεύθερη ροή των ιδεών, ηJulie Zhuo, συγγραφέας του The Making of a Manager και πρώην αντιπρόεδρος του τμήματος σχεδιασμού στο Facebook, λέει ότι η προετοιμασία είναι το κλειδί για να έχετε εξαιρετικές συναντήσεις.

"Οι συναντήσεις 1:1 θα πρέπει να επικεντρώνονται στην έκθεσή σας και στο τι θα τον βοηθήσει να είναι πιο επιτυχημένος, όχι σε εσάς και στο τι χρειάζεστε. Αν ψάχνετε για μια ενημέρωση κατάστασης, χρησιμοποιήστε άλλο κανάλι. Ο σπάνιος προσωπικός χρόνος ένας προς έναν είναι προτιμότερο να δαπανάται για θέματα που είναι πιο δύσκολο να συζητηθούν σε μια ομάδα ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Julie Zhuo.

Προτείνει οι κατ' ιδίαν συναντήσεις να επικεντρώνονται σε αυτούς τους τέσσερις πυλώνες σε γενικές γραμμές: 

• Προσδιορίστε τι σημαίνει "σπουδαίο"
• Συζητήστε τις κορυφαίες προτεραιότητες
• Σκεφτείτε πώς πάνε τα πράγματα
• Μοιραστείτε τα σχόλιά σας

Θα συζητήσουμε την ατζέντα και τις ερωτήσεις της συνάντησης κατ' ιδίαν στις επόμενες ενότητες. 

⚙️ Πώς να διεξάγετε συναντήσεις 1:1 με τους ανθρώπους σας; (+ συμβουλές από τον πραγματικό κόσμο)

1. 📅 Ορίστε ένα πρόγραμμα
2. 🗒️ Δημιουργία ημερήσιας διάταξης συνάντησης
3. 💺 Κάντε τον εργαζόμενο να αισθάνεται άνετα
4. 👂 Ακούστε περισσότερο απ' ό,τι μιλάτε
5. ❓ Κάντε σχετικές ερωτήσεις
6. 🔄 Μοιραστείτε και ζητήστε ανατροφοδότηση

1. 📅 Ορίστε ένα πρόγραμμα

"Οι τακτικά προγραμματισμένες κατ' ιδίαν συναντήσεις σας επιτρέπουν να μάθετε πώς τα πάνε οι άμεσοι αναφερόμενοι σας, πού πετυχαίνουν ή αγωνίζονται και τι χρειάζονται από εσάς", λέει ο Marla Cormier, επαγγελματίας L&D με εμπειρία άνω των δύο δεκαετιών και ιδρύτρια της εταιρείας Emerging Leader Training.

Αλλά πώς μπορείτε να εμφανίζεστε με συνέπεια όταν εκατοντάδες πράγματα απαιτούν την προσοχή σας;

Ζητήστε από τον εργαζόμενο να προγραμματίσει μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση. 

Αν δείτε μια πρόσκληση για ένα άτομο στο ημερολόγιό σας, θα σας κάνει να την αντιμετωπίσετε όπως άλλες σημαντικές συναντήσεις. Ένα χρονοδιάγραμμα θα σας επιτρέψει επίσης να προγραμματίσετε τις άλλες υποχρεώσεις σας.

Ενώ μπορείτε να ζητήσετε από τον εργαζόμενο να προγραμματίσει την επαναλαμβανόμενη συνάντηση, είναι ευθύνη του διευθυντή να:

• Προγραμματίστε το πρώτο τετ-α-τετ
• Προώθηση μιας κουλτούρας τακτικών συναντήσεων
• Αύξηση ή μείωση της συχνότητας των συναντήσεων ανάλογα με τις ανάγκες του εργαζομένου

Πόσο συχνά θα πρέπει να έχει ο διευθυντής ατομικές συναντήσεις;

Οι περισσότεροι έμπειροι ηγέτες σας προτείνουν να έχετε εβδομαδιαίες προσωπικές συναντήσεις με τους άμεσους αναδόχους σας, αλλά η συχνότητα των συναντήσεων θα πρέπει να εξαρτάται από τις ανάγκες.

Ο Cormier λέει: " Η συχνότητα αυτών των συναντήσεων εξαρτάται από τη δομή της ομάδας σας και τη δουλειά που κάνετε. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εβδομαδιαίες συνεδριάσεις έχουν το μεγαλύτερο νόημα, ενώ σε άλλες περιπτώσεις οι μηνιαίες είναι πιο λογικές".

Ξεκινήστε με εβδομαδιαίες συναντήσεις

Κατά τη διάρκεια του πρώτου τετ-α-τετ, εντοπίστε τους τομείς στους οποίους ο εργαζόμενος χρειάζεται βοήθεια. Στη συνέχεια, αποφασίστε τη συχνότητα των συναντήσεων για την αντιμετώπιση αυτών των αναγκών. 

"Ανακάλυψα ότι είναι ωφέλιμο να ξεκινάμε από νωρίς με μια πιο συχνή συχνότητα, όπως μια εβδομαδιαία κλήση. Μπορείτε να τροποποιήσετε το χρόνο σε δεκαπενθήμερο ή μηνιαίο, καθώς οι εργαζόμενοι εξοικειώνονται περισσότερο με το νέο τους ρόλο, την ομάδα, το έργο και τους ενδιαφερόμενους", λέει Gerrid Smith, επικεφαλής μάρκετινγκ στην Joy Organics.

Όμως, ανεξάρτητα από το πόσο φορτωμένο είναι το πρόγραμμά σας, να έχετε κατ' ιδίαν συναντήσεις με τους υπαλλήλους σας τουλάχιστον μία φορά το μήνα για 30 έως 60 λεπτά. Μπορείτε να κάνετε αυτές τις συναντήσεις στο γραφείο σας, σε ένα εστιατόριο ή εικονικά, αν η ομάδα σας εργάζεται εξ αποστάσεως.

2. 🗒️ Δημιουργία ημερήσιας διάταξης συνάντησης

Αφού συμφωνήσετε σε ένα πρόγραμμα, είναι ώρα για λίγη προετοιμασία. 

Μια ατομική ατζέντα θα σας βοηθήσει να παραμείνετε στο σωστό δρόμο και να διασφαλίσετε ότι οι συμμετέχοντες θα πάρουν αυτό που χρειάζονται από τη συζήτηση - είτε ανατροφοδότηση απόδοσης είτε λύση στις προκλήσεις τους.  

Ποιος είναι υπεύθυνος για τον καθορισμό της ημερήσιας διάταξης μιας συνάντησης κατ' ιδίαν;

Οι εργαζόμενοι είναι κατά κύριο λόγο υπεύθυνοι για τη δημιουργία της ημερήσιας διάταξης, διότι η συνάντηση υποτίθεται ότι θα επιλύσει τα θέματά τους. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να έχετε λόγο στη λήψη αποφάσεων για το θέμα της συνάντησης. ‍

Διατήρηση ενός κοινού εγγράφου 

Και τα δύο μέρη μπορούν να διατηρούν ένα κοινό έγγραφο στο οποίο μπορούν να προσθέτουν τα σημεία της συζήτησης. 

Για παράδειγμα, ο Smith αφήνει τους άμεσους αναπληρωτές του να καθορίζουν την ατζέντα, επειδή πιστεύει ότι "η συγκέντρωση είναι γι' αυτούς". Αλλά διατηρεί επίσης ένα κοινό σημειωματάριο OneNote για κάθε συμμετέχοντα στη συνάντηση και περιμένει από αυτούς να: 

1. Κατατάξτε την ικανοποίηση από την εργασία (σε κλίμακα 1-5)
2. Κατάταξη του σημερινού φόρτου εργασίας (1-5)
3. Μοιραστείτε τις τρεις κορυφαίες προτεραιότητες εργασίας: Ρωτά τους υπαλλήλους για τυχόν εμπόδια και αν μπορεί να βοηθήσει στην υπέρβασή τους.
4. Ανοιχτή θέση: Για να συζητήσουμε διάφορα θέματα. 
   

Τι πρέπει να περιλαμβάνει η ημερήσια διάταξη μιας συνάντησης ένας προς έναν;

Ακολουθούν ορισμένα σημεία που μπορείτε να καλύψετε στην ατζέντα μιας συνάντησης κατ' ιδίαν:

• Διάρκεια συνάντησης
• Σκοπός
• Ερωτήσεις
• Προκλήσεις ή ανησυχίες στο χώρο εργασίας
• Πρόοδος στους στόχους
• Νέες ιδέες/ανατροφοδότηση

Προσθέστε σχετικές ερωτήσεις one-on-one

Ο Cormier πιστεύει ότι η ανταλλαγή ερωτήσεων εκ των προτέρων διασφαλίζει ότι ακόμη και ο πιο δειλός υπάλληλός σας θα έρθει έτοιμος να μοιραστεί τις απόψεις του. 

Λέει να προσθέσετε ερωτήσεις που επιτρέπουν στους εργαζόμενους να μοιραστούν τα συναισθήματά τους σχετικά με:

• Φόρτος εργασίας
• Προκλήσεις στο χώρο εργασίας
• Επιτυχίες ή νίκες
• Νέες ιδέες ή απόψεις 
  

Αυτό θα κάνει τη συνάντηση πολύτιμη και για τους δύο.

Η Nimisha Kunnath Chatterjee, μια έμπειρη επαγγελματίας του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού, πιστεύει επίσης ότι τα τετ-α-τετ είναι εξίσου ζωτικής σημασίας για τους διευθυντές. Λέει ότι οι μάνατζερ μπορούν να δομήσουν την ατζέντα μέσω αυτών των ανοιχτών ερωτήσεων:

• Τι σας απασχολεί αυτή την εβδομάδα;
• Πόσο ευτυχισμένοι ήσασταν την περασμένη εβδομάδα;
• Πόσο παραγωγικοί ήσασταν την περασμένη εβδομάδα;
• Τι σχόλια έχετε για μένα;
  

Θα μάθετε περισσότερα για τις ερωτήσεις της συνάντησης στις επόμενες ενότητες.

💺 3. Κάντε τον εργαζόμενο να αισθάνεται άνετα

Οι κατ' ιδίαν συναντήσεις δεν χρειάζεται να είναι εκφοβιστικές και είναι μια ευκαιρία να οικοδομήσετε σχέσεις με τα μέλη της ομάδας σας. Μην βιάζεστε στη συνάντηση και μην επικεντρώνεστε αποκλειστικά στα αρνητικά σχόλια. 

Ξεκινήστε τη συνάντηση με θετικό πρόσημο

Ξεκινήστε κάθε συνάντηση μοιραζόμενοι μια νίκη ή κάνοντας ανοιχτές ερωτήσεις για τη ζωή του εργαζομένου εκτός εργασίας. Δημιουργήστε ένα περιβάλλον όπου οι εργαζόμενοι αισθάνονται άνετα να μοιράζονται τις απόψεις τους χωρίς το φόβο της κρίσης ή των αντιποίνων.

"Χρησιμοποιήστε τα μέσα που σπάνε τον πάγο για να κάνετε τους υπαλλήλους να μιλήσουν για τη ζωή τους εκτός εργασίας.
‍
Αυτό θα σας δώσει τη δυνατότητα να τους καταλάβετε καλύτερα ως άτομο και θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν ισχυρότερο δεσμό μεταξύ εσάς και των υπαλλήλων σας". Gergo Vari, Διευθύνων Σύμβουλος της Lensa.

Ποιες είναι μερικές καλές ερωτήσεις για την έναρξη της συνάντησης;

• Πώς πάνε τα πράγματα με εσάς στο γραφείο και στο σπίτι;

Σημείωση: Η απλή ερώτηση "Πώς είσαι;" μπορεί να προσελκύσει αόριστες απαντήσεις όπως "Καλά", "Όλα καλά", οι οποίες μπορεί να βοηθήσουν ή όχι να προχωρήσει η συζήτηση.

• Σας θυμάμαι να μοιράζεστε την αγάπη σας για το [χόμπι του υπαλλήλου]. Είχατε χρόνο να το κάνετε τελευταία; 
• Εάν η συνάντηση γίνεται κατά τη διάρκεια των διακοπών: Πώς σκοπεύετε να περάσετε το ρεπό σας κατά τη διάρκεια [των διακοπών]; Σκοπεύετε να επισκεφθείτε τους γονείς σας αυτή τη φορά;
• Εάν μόλις έχουν επιστρέψει από οικογενειακό ταξίδι ή διακοπές: Πώς ήταν [Όνομα του τόπου]; Άρεσε στα παιδιά σας;
  

Αφού περάσετε τις πρώτες στιγμές ανταλλάσσοντας ενημερώσεις για τη ζωή σας, μπορείτε σιγά σιγά να ασχοληθείτε με την κεντρική ατζέντα της συνεδρίας.

Σημείωση: Να ενδιαφέρεστε πραγματικά για τις ζωές των άμεσων υφισταμένων σας. Το να είστε επιφανειακοί ή να κάνετε ερωτήσεις ως αντικείμενο εργασιών είναι χάσιμο χρόνου. 

👂 4. Ακούστε για να λύσετε προβλήματα 

"Η ακρόαση είναι μια κρίσιμη ικανότητα που πρέπει να μάθουν οι μάνατζερ. Δώστε μεγάλη προσοχή σε αυτό που λέγεται και στην απάντηση που λαμβάνεται", λέει Jamie Opalchuk, διευθύνων σύμβουλος και ιδρυτής της HostPapa.

"Να θυμάστε ότι δεν ακούτε απλώς για να είστε ευγενικοί- ακούτε επίσης για να διασφαλίσετε ότι ο άμεσος αναπληρωτής σας λαμβάνει την καλύτερη δυνατή υποστήριξη".

Αποτελεσματική ακρόαση στην πράξη

Ακολουθεί μια μικρή μελέτη περίπτωσης για το πώς η αποτελεσματική ακρόαση κατά τη διάρκεια τετ-α-τετ μπορεί να βοηθήσει τους διευθυντές. 

Η Roselin Minj, επικεφαλής προγράμματος στο Ινστιτούτο Παγκόσμιων Πό ρων, μιλάει για το πώς ένας άμεσος αναφερόμενος της ανοίχτηκε κατά τη διάρκεια του εβδομαδιαίου τετ-α-τετ.

Ο Minj αποκαλεί τον υπάλληλο "πολύ έξυπνο και συνήθως με λαμπερά μάτια". Παρόλα αυτά, η συνάδελφος δεν βρήκε την εργασία της ουσιαστική, καθώς απλώς έφτιαχνε PPTs. "Δεν είναι αυτό που πίστευα ότι θα έκανα όταν ήθελα να εργαστώ στον κοινωνικό αντίκτυπο", είπε στη Minj.

Ο επικεφαλής του προγράμματος αντιμετώπισε την ανησυχία της εργαζόμενης με ενσυναίσθηση και εξηγώντας πώς η εργασία της έπαιζε πιο σημαντικό ρόλο.

Εάν δεν αντιμετωπιστούν αυτά τα ζητήματα, η απόδοση των εργαζομένων μειώνεται ή οι άνθρωποι αρχίζουν να αναζητούν θέσεις εργασίας όπου "πιστεύουν" ότι θα έχουν αντίκτυπο. 

❓ 5. Κάντε ερωτήσεις και συζητήστε τα βασικά σημεία

Ενώ είναι ζωτικής σημασίας να νιώθει ο εργαζόμενος άνετα και να ακούγεται, οι διευθυντές πρέπει να είναι σε θέση να κάνουν ερωτήσεις που κάνουν τους υπαλλήλους τους να μιλούν.

"Αν και δεν είναι δουλειά του διευθυντή να καθορίζει την ατζέντα ή να μιλάει, ο διευθυντής θα πρέπει να προσπαθήσει να βγάλει τα βασικά θέματα από τον εργαζόμενο.

Όσο πιο εσωστρεφής είναι ο εργαζόμενος, τόσο πιο σημαντικό γίνεται αυτό. Αν διαχειρίζεστε μηχανικούς, η ανάδειξη των θεμάτων θα είναι μια σημαντική δεξιότητα που πρέπει να κατακτήσετε". Ben Horowitz.

Κάντε ερωτήσεις ανοικτού τύπου 

Κάντε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης που απαιτούν κάτι περισσότερο από μια απάντηση με ναι ή όχι. Αυτό θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τις απόψεις του εργαζομένου και θα τον κάνει να σκεφτεί τι θέλει από την επαγγελματική του πορεία. Η σαφήνεια είναι επωφελής και για τα δύο μέρη μακροπρόθεσμα.

Οι σωστές ερωτήσεις οδηγούν σε καλύτερες λύσεις

Ο Gergo Vari προτείνει στους διευθυντές να ζητούν από κάθε εργαζόμενο να μοιραστεί τη γνώμη του για ένα θέμα.‍

"Αυτό θα τους δώσει την ευκαιρία να μιλήσουν και θα οδηγήσει στην πρόταση πιθανών λύσεων", προσθέτει.

Για παράδειγμα, η Vari είχε κάποτε έναν εξαιρετικά ντροπαλό πωλητή, ο οποίος ήταν πολύ ήσυχος κατά τη διάρκεια των ατομικών συναντήσεων. Στην επόμενη συνάντηση, ζήτησε από τους υπαλλήλους να μοιραστούν τις απόψεις τους για ένα θέμα. 

Μαντέψτε τι συνέβη; 

Ο ντροπαλός πωλητής πρότεινε κάτι τόσο καταπληκτικό που βελτίωσε πλήρως το ποσοστό ικανοποίησης των πελατών της εταιρείας Vari .

Εάν έχετε θέσει στόχους για κάθε μέλος της ομάδας, είναι σημαντικό να ελέγχετε από καιρό σε καιρό πώς τα καταφέρνουν. Αν κάποιος υστερεί ή δυσκολεύεται με μια εργασία, είναι προτιμότερο να αντιμετωπίσετε το ζήτημα πριν γίνει μεγάλο πρόβλημα για όλη την ομάδα.

Ποιες είναι οι καλές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε στους υπαλλήλους σας σε κατ' ιδίαν συναντήσεις;

Σύμφωνα με τον Ben Horowitz, κεφαλαιούχο επιχειρηματικών κεφαλαίων και συγγραφέα του μπεστ σέλερ The Hard Thing About Hard Things, αυτά είναι τα αποτελεσματικές ερωτήσεις για έναν προς έναν:

• Αν μπορούσαμε να βελτιωθούμε με οποιονδήποτε τρόπο, πώς θα το κάναμε;
• Ποιο είναι το Νο1 πρόβλημα του οργανισμού μας; Γιατί;
• Τι δεν είναι διασκεδαστικό να δουλεύεις εδώ;
• Ποιος είναι πραγματικά ο καλύτερος στην εταιρεία; Ποιον θαυμάζετε;
• Αν ήσασταν στη θέση μου, ποιες αλλαγές θα κάνατε;
• Τι δεν σας αρέσει στο προϊόν;
• Ποια είναι η μεγαλύτερη ευκαιρία που χάνουμε;
• Τι δεν κάνουμε που θα έπρεπε να κάνουμε;
• Είστε ευχαριστημένος που εργάζεστε εδώ;
  

Η Noelle Pittock, Director, Onboarding Operations at Remote, λέει ότι οι παρακάτω ερωτήσεις είναι οι αγαπημένες της:

• Ποιο ήταν το μοναδικό πράγμα που κάνατε πρόσφατα, όπου εκπλήξατε τον εαυτό σας; Τι μάθατε από εκείνη τη στιγμή;
• Ποιο είναι το πιο τρομακτικό πράγμα ή αυτό που σας αγχώνει περισσότερο για να αντιμετωπίσετε την επόμενη εβδομάδα; Ας το αναλύσουμε και ας το προλάβουμε τώρα!
• Τι έγινε σαφές (ή πιο σαφές) για εσάς αυτή την εβδομάδα στο ρόλο σας, και στην αντίθετη πλευρά αυτού.... τι παραμένει το πιο συγκεχυμένο;
• Αισθάνεσαι ποτέ νευρικότητα όταν μου μιλάς για ορισμένα πράγματα; Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα περιβάλλον που να σας επιτρέπει να αισθάνεστε ανοιχτοί στο να μοιραστείτε μαζί μου; Πώς φαίνεται αυτό για εμάς;

🔄 6. Μοιραστείτε και ζητήστε ανατροφοδότηση

"Συμπεριλάβετε την ανατροφοδότηση σε κάθε συζήτηση. Φροντίστε να κάνετε την αναγνώριση μέρος της συζήτησης, επισημαίνοντας τις συγκεκριμένες συμπεριφορές της αναφοράς και τον αντίκτυπο στους πελάτες, την ομάδα ή τους στόχους του τμήματός σας" λέει ο Cormier.

Συζητήστε τους τομείς για βελτίωση και κάντε καταιγισμό ιδεών για εναλλακτικές λύσεις για κάθε εργασία που δεν πήγε όπως είχε προγραμματιστεί. Αλλά η αλυσίδα της ανατροφοδότησης πρέπει να είναι πάντα αμφίδρομη. Μοιραστείτε τις παρατηρήσεις σας με τους υπαλλήλους και ζητήστε τη γνώμη τους σχετικά με τις διαδικασίες, τα συστήματα και τα έργα. 

Αυτό σας δίνει μια ιδέα για το πού χρειάζεστε και οι δύο καλύτερη συνεργασία ή αν κάποιος από τους δύο υπολείπεται σε προσπάθειες κάπου. Κρατήστε αυτό το μέρος στο τέλος για να ολοκληρώσετε τη συνάντηση με ένα εφαρμόσιμο βήμα.

Να είστε διαφανείς κατά τη διάρκεια της συνάντησης, μοιραζόμενοι κάθε πληροφορία που μπορεί να βοηθήσει τον υπάλληλό σας να κάνει καλύτερα τη δουλειά του (όπως νέες πολιτικές/διαδικασίες στην εργασία). Αυτό θα του επιτρέψει να κατανοήσει καλύτερα τις αποφάσεις σας και να βελτιώσει την απόδοσή του. 

❌ Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφεύγονται κατά τη διάρκεια συναντήσεων ένας προς έναν

Οι κατ' ιδίαν συναντήσεις αποτελούν βασικό στοιχείο της εργαλειοθήκης του μάνατζερ. Αλλά μπορεί να είναι χάσιμο χρόνου και αγχωτικές αν δεν τις προσεγγίσετε με τον σωστό τρόπο.

Ακολουθούν τα συνήθη λάθη που κάνουν οι διευθυντές κατά τη διενέργεια κατ' ιδίαν συναντήσεων:

Συχνός επαναπρογραμματισμός ή ακύρωση

Μια προσωπική συνάντηση είναι μια ευκαιρία να δείξετε στους υπαλλήλους ότι νοιάζεστε γι' αυτούς. 

Η συχνή αναβολή ή, ακόμη χειρότερα, η ακύρωση της συνάντησης θα μεταφέρει στους υπαλλήλους σας το αντίθετο. Ακυρώστε τη συνάντηση μόνο αν βρίσκεστε σε διακοπές ή αν είστε απασχολημένοι με κάποια άλλη απρογραμμάτιστη επείγουσα εργασία στο γραφείο.

Να μην έχετε σαφή στόχο ή ατζέντα

Είναι σημαντικό να έχετε έναν ξεκάθαρο στόχο πριν από την έναρξη μιας συνάντησης. Αν δεν ξέρετε γιατί συναντάτε κάποιον, μπορεί να αισθανθείτε αντιπαραγωγική και αμήχανη. 

Ας υποθέσουμε ότι έχετε πολλαπλά τετ-α-τετ κατά τη διάρκεια της ημέρας με διαφορετικούς ανθρώπους. Σε αυτή την περίπτωση, είναι εύκολο να μπερδευτείτε σχετικά με το τι συζητείται και πώς σχετίζεται με άλλες συζητήσεις χωρίς δομή ή ατζέντα.

Μη παρακολούθηση

Μην περιμένετε μέχρι την επόμενη συνεδρίαση για να δώσετε συνέχεια στις κρίσιμες εργασίες που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Μπορεί να μην επηρεάζει πολύ αν έχετε εβδομαδιαίες συναντήσεις ελέγχου, αλλά θα ήταν προβληματικό αν έχετε μηνιαίες συναντήσεις. 

Αυτό σας επιτρέπει να επιβεβαιώσετε όσα συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης και να διασφαλίσετε ότι και τα δύο μέρη κατανοούν σαφώς τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια.

Το να είσαι υπερβολικά αυταρχικός

Ενώ είναι σημαντικό να δίνετε θετικά σχόλια και εποικοδομητική κριτική, οι συναντήσεις δεν προορίζονται για να υπαγορεύουν. Ακούστε με ενσυναίσθηση τις απόψεις των υπαλλήλων σας και προτείνετε πολλαπλές λύσεις, όπου είναι δυνατόν. Η τήρηση τέτοιων πρακτικών κάνει τους συμμετέχοντες να αισθάνονται πιο άνετα. 

Μη τήρηση σημειώσεων

"Πολλά μπορούν να συμβούν μεταξύ των συναντήσεων 1:1, γι' αυτό κρατήστε σημειώσεις για να τεκμηριώσετε τη συζήτηση. Αυτό σας επιτρέπει να τις επανεξετάζετε πριν από την επόμενη συνάντηση και να παρακολουθείτε τους στόχους ή τα αιτήματα. Το να κρατάτε σημειώσεις δείχνει επίσης ότι ακούτε και ότι αυτά που μοιράζονται οι εργαζόμενοι είναι αρκετά σημαντικά για να τα καταγράψετε", λέει ο Cormier.

Διατήρηση της συνάντησης σε αυστηρά επαγγελματικό επίπεδο

Παρόλο που είναι σημαντικό να δείχνετε σεβασμό κατά τη διάρκεια της συνάντησης, το να μοιράζεστε τα διδάγματα και τις εμπειρίες σας μπορεί να κάνει τον εργαζόμενο να νιώσει πιο συνδεδεμένος. 

Marc Stitt, Διευθύνων Σύμβουλος Μάρκετινγκ (CMO) της FMX, λέει ότι μπορεί να ωφελήσει η ανταλλαγή ανέκδοτων σε μια κατ' ιδίαν συνάντηση.

"Μοιραζόμενοι την προσωπική σας εμπειρία, μπορείτε να παρέχετε καθοδήγηση και υποστήριξη στο άτομο για να το βοηθήσετε πιο αποτελεσματικά.

Γίνετε προσωπικοί με τους άμεσους υφισταμένους σας και θα τους ενθαρρύνετε να ανοιχτούν και να μοιραστούν τυχόν προβλήματα που αντιμετωπίζουν και δεν είναι σίγουροι πώς να τα λύσουν".

📩 Πρότυπο email για το πρώτο σας τετ-α-τετ με έναν υπάλληλο

—----------------------------------------------------------------

Θέμα: Πρώτη κατ' ιδίαν συνάντηση

Γεια σου [όνομα υπαλλήλου], 

Χαίρομαι που σας έχω στην ομάδα μου και είμαι πρόθυμος να μάθω τους επαγγελματικούς στόχους και τις φιλοδοξίες όλων των μελών του έργου. 

Στο πλαίσιο αυτής της διαδικασίας, έχω τακτικές ατομικές συναντήσεις με όλους τους άμεσους αναδόχους μου, και αυτή είναι η πρόσκληση για την πρώτη μας συνάντηση. Θα αποφασίσουμε τη συχνότητα των συναντήσεων αφού κατανοήσουμε τους τομείς που χρειάζονται εστίαση. 

Για να σας δώσω περισσότερα στοιχεία, να τι σκέφτομαι και τι κάνω στις συναντήσεις ένας προς έναν:

Εσείς είστε το επίκεντρο της συνεδρίας: Η συνάντηση προγραμματίζεται για να κατανοηθούν οι ανησυχίες σας, οι επαγγελματικές σας φιλοδοξίες ή οτιδήποτε εμποδίζει την απόδοσή σας. Δεν θα την αντιμετωπίσω σαν μια συνάντηση ενημέρωσης για την κατάσταση.

Ημερήσια διάταξη: Θέλω να επικεντρωθώ στην επίλυση των θεμάτων σας. Θα διατηρήσουμε ένα κοινό έγγραφο ημερήσιας διάταξης στο οποίο θα προσθέτω εκ των προτέρων τα θέματα που θα συζητήσω κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Το κοινό έγγραφο θα περιλαμβάνει το βασικό θέμα/σκοπό της συνάντησης, τις ερωτήσεις και τα θέματα που πρέπει να αντιμετωπίσουμε. 

Ανατροφοδότηση: Θα μοιραστώ ανατροφοδότηση μετά τον καθορισμό των προτύπων απόδοσης και περιμένω να με διορθώσετε όταν κάνω λάθος. Ο στόχος εδώ είναι να σας βοηθήσω να κάνετε τη δουλειά σας καλύτερα.

Ας συνδεθούμε για μία ώρα για το πρώτο τετ-α-τετ, και στη συνέχεια μπορούμε να αποφασίσουμε τη συχνότητα και τη διάρκεια των επόμενων συναντήσεων. 

Παρακαλώ προγραμματίστε τη συνάντηση κάποια στιγμή μέσα στην επόμενη εβδομάδα. Εδώ είναι η διεύθυνση URL του [εφαρμογή κράτησης συναντήσεων].

Ανυπομονώ για τη συζήτησή μας. Παρακαλώ ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις. 

Ευχαριστώ, 

[Όνομα διευθυντή}

—----------------------------------------------------------------------

❓ Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τις συναντήσεις one-on-one

Ποιος είναι ο σκοπός της κατ' ιδίαν συνάντησης με τους εργαζόμενους;

Οι κατ' ιδίαν συναντήσεις βοηθούν τους διευθυντές να κατανοήσουν καλύτερα τους υπαλλήλους τους, να δώσουν ανατροφοδότηση σχετικά με την απόδοση και να συζητήσουν θέματα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την εργασία τους. Οι συνεδρίες καθιστούν ισχυρότερη τη σχέση εργαζόμενου-διευθυντή και αυξάνουν τη δέσμευση των εργαζομένων.  

Τι πρέπει να συζητήσετε κατά τη διάρκεια του πρώτου τετ-α-τετ με τον υπάλληλό σας;

Κατά τη διάρκεια αυτής της αρχικής συνάντησης, ρωτήστε τον εργαζόμενο τι θέλει από την καριέρα του και τι θέλει από τον τρέχοντα ρόλο του. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε τι εκτιμούν σήμερα οι εργαζόμενοι περισσότερο στη δουλειά τους και τι ελπίζουν να επιτύχουν στην πορεία της καριέρας τους. Μπορείτε επίσης να συζητήσετε τυχόν ανησυχίες τους κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης- αυτό θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τι τους παρακινεί ή τους αποθαρρύνει από το να τα πηγαίνουν καλά στην εργασία τους.

Μετά από αυτή την αρχική συνάντηση, δημιουργήστε ένα σχέδιο δράσης με συγκεκριμένους στόχους για τους οποίους μπορείτε να εργαστείτε εσείς και ο άμεσος αναπληρωτής σας με την πάροδο του χρόνου (π.χ. βελτίωση των επικοινωνιακών δεξιοτήτων).

Πώς προετοιμάζεται ένας μάνατζερ για ένα τετ-α-τετ;

Οι διευθυντές μπορούν να προετοιμάζονται για συναντήσεις κατ' ιδίαν, επιβεβαιώνοντας τη διαθεσιμότητά τους για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις και συνεργαζόμενοι για την ημερήσια διάταξη. Μπορούν επίσης να επινοήσουν ερωτήσεις για το ένα προς ένα με βάση το προηγούμενο check-in και την απόδοση του εργαζομένου από την τελευταία συνάντηση.