Διαχείριση Αλλαγής Ανθρώπινου Δυναμικού: Εμπειρία των εργαζομένων

Η αλλαγή είναι αναπόφευκτη. Είναι παντού γύρω μας, είναι συνεχής και αναπόφευκτη. Και ο τρόπος με τον οποίο οι οργανισμοί διαχειρίζονται την αλλαγή είναι κρίσιμος για την επιτυχία τους.

Ωστόσο, οι περισσότερες πρωτοβουλίες αλλαγής στους οργανισμούς αποτυγχάνουν.

Γιατί; Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι οργανισμοί αποτυγχάνουν να αγκαλιάσουν την αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής.

Η διαχείριση της αλλαγής δεν αφορά μόνο τις λειτουργίες ή τις διαδικασίες - στον πυρήνα της βρίσκεται η εμπειρία των εργαζομένων.

Επομένως, η διαχείριση της αλλαγής λειτουργεί καλύτερα όταν καθοδηγείται από μια προσέγγιση με επίκεντρο το ανθρώπινο δυναμικό. 

Σε αυτό το άρθρο, θα αποκαλύψουμε γιατί η διαχείριση της αλλαγής του ανθρώπινου δυναμικού κάνει τη διαφορά για τους οργανισμούς: τι είναι, γιατί αξίζει να γίνει σωστά και πώς φαίνεται όταν γίνεται σωστά.

❓Τι είναι η διαχείριση της αλλαγής;

Η διαχείριση της αλλαγής είναι η συστηματική προσέγγιση και εφαρμογή γνώσεων, εργαλείων και πόρων για την αντιμετώπιση της αλλαγής - Society for Human Resource Management (SHRM).

Το πεδίο εφαρμογής της διαχείρισης αλλαγών είναι τεράστιο -οι αλλαγές μπορεί να είναι μικρές ή μεγάλες, εσωτερικά ή εξωτερικά καθοδηγούμενες- και εκτείνεται σε πολλά τμήματα ενός οργανισμού, επηρεάζοντας τις τεχνικές και ανθρώπινες πτυχές του.

Καθώς όμως πολλές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν την αλλαγή, ένα πράγμα γίνεται σαφές: η διαχείριση της αλλαγής είναι μια συνεχής διαδικασία.

Η Gartner υπογραμμίζει ότι ο τυπικός οργανισμός έχει υποστεί πέντε σημαντικές αλλαγές σε ολόκληρη την επιχείρηση τα τελευταία τρία χρόνια και σχεδόν το 75% αυτών αναμένει ότι αυτό θα αυξηθεί μέσα στα επόμενα τρία χρόνια.

Η γνωστή ρήση ότι "η μόνη σταθερά είναι η αλλαγή" δεν ήταν ποτέ πιο αληθινή για τους οργανισμούς από ό,τι σήμερα.

Αρχές της διαχείρισης της αλλαγής

Σύμφωνα με το Mind Tools, έναν κόμβο πόρων για τη σταδιοδρομία, υπάρχουν τέσσερις βασικές αρχές διαχείρισης της αλλαγής:

1. Κατανόηση της αλλαγής - ποιοιείναι οι στόχοι, τα οφέλη, οι επιπτώσεις και οι συνέπειες της αλλαγής;
2. Σχεδιάστε την αλλαγή - ποιοςθα χρηματοδοτήσει, θα εφαρμόσει και θα υποστηρίξει την αλλαγή και πώς θα φανεί η επιτυχία;
3. Εφαρμογή της αλλαγής - κατανοήστετα απαιτούμενα βήματα, συμφωνήστε σε κριτήρια επιτυχίας, προσδιορίστε τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη, οργανώστε εκπαίδευση των εργαζομένων και της διοίκησης, ορίστε τους φορείς αλλαγής, αποσαφηνίστε τους ρόλους της διοίκησης και εξασφαλίστε επαρκή υποστήριξη για όλους τους εμπλεκόμενους.
4. Επικοινωνήστε την αλλαγή - ασχοληθείτε μετην ευαισθητοποίηση, την αποδοχή, τη γνώση, τη συνεχή μάθηση και την ενίσχυση της αλλαγής μέσω των διαύλων επικοινωνίας.

Υπάρχουν διάφορα μοντέλα που βοηθούν στη διαχείριση της οργανωτικής αλλαγής με βάση αυτές τις αρχές.

Μοντέλα διαχείρισης αλλαγών

Κατά τη διαχείριση της αλλαγής σε ολόκληρο τον οργανισμό, δεν αρκούν οι δεξιότητες αποτελεσματικής ηγεσίας και διαχείρισης - μιασυστηματική προσέγγιση συμβάλλει στη μεγιστοποίηση του δυνητικού αντίκτυπου του προγράμματος αλλαγής. Τα μοντέλα διαχείρισης της αλλαγής παρέχουν τα πλαίσια για να συμβεί αυτό.

Υπάρχουν διάφορα μοντέλα διαχείρισης αλλαγών που χρησιμοποιούνται σήμερα ως εξής:

• Το Μοντέλο ADKAR της Prosci(ακρωνύμιο των πέντε αποτελεσμάτων της επιτυχημένης αλλαγής(Ευαισθητοποίηση, Επιθυμία, Γνώση, Ικανότητακαι Ενίσχυση) αναδεικνύει τις επιχειρηματικές στρατηγικές που χρειάζονται οι ομάδες διοίκησης και οι εργαζόμενοι για την επιτυχή εφαρμογή της αλλαγής.
• Το μοντέλο αλλαγής Burke-Litwin ορίζει12 παράγοντες για την αξιολόγηση της αλλαγής, οι οποίοι ομαδοποιούνται σε εξωτερικές, στρατηγικές, λειτουργικές, ατομικές και μικροκατηγορίες.
• Το Μοντέλο Αλλαγής 8 Βημάτων του Kotter -όπωςυποδηλώνει το όνομα- περιγράφει τη διαδικασία αλλαγής σε οκτώ βήματα: δημιουργία επείγοντος, δημιουργία ενός καθοδηγητικού συνασπισμού, διαμόρφωση ενός στρατηγικού οράματος, στρατολόγηση εθελοντών, ενεργοποίηση της δράσης, δημιουργία βραχυπρόθεσμων κερδών, διατήρηση της επιτάχυνσης και θεσμοθέτηση της αλλαγής.
• Το Μοντέλο Αλλαγής του Lewin περιλαμβάνειτρία στάδια: ξεπάγωμα (προετοιμασία για την αλλαγή), αλλαγή και πάγωμα (ενσωμάτωση νέων τρόπων εργασίας).
• Μοντέλο διαμαντιού του Leavitt - Εξετάζειτις επιπτώσεις ενός προγράμματος αλλαγής στα καθήκοντα, τους ανθρώπους, τη δομή και την τεχνολογία.
• Το Μοντέλο Μετάβασης του Bridge-επικεντρώνεταισε τρία στάδια μετάβασης κατά τη διάρκεια της αλλαγής: το τέλος, η ουδέτερη ζώνη και η νέα αρχή.

Με αυτές τις αρχές και τα μοντέλα κατά νου, η Dr. Debra Cohen, βετεράνος και κορυφαία σύμβουλος Ανθρώπινου Δυναμικού με 25ετή πείρα, εξηγεί ότι το Ανθρώπινο Δυναμικό έχει πολλαπλούς ρόλους στη διαχείριση της αλλαγής.

Ποιοι είναι αυτοί οι πολλαπλοί ρόλοι; Θα τους συζητήσουμε στη συνέχεια, με βάση την ανατροφοδότηση από προγράμματα ΜΒΑ Ανθρώπινου Δυναμικού.

❗️ Γιατί το HR είναι σημαντικό για τη διαχείριση της αλλαγής

Στο σημερινό συνεχώς εξελισσόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον, υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι οργανισμοί πρέπει να αλλάξουν, όπως:

• Ευκαιρίες ανάπτυξης,
• Κύκλοι της αγοράς και οικονομικές υφέσεις,
• Τεχνολογικές εξελίξεις,
• Αλλαγές στη στρατηγική διαχείρισης και την οργανωτική δομή,
• Διοικητικές πρωτοβουλίες που επηρεάζουν την εταιρική στρατηγική,
• Κυβερνητικές και κανονιστικές αλλαγές.

Και δεδομένων των εκτεταμένων συνεπειών της οργανωτικής αλλαγής, είναι δύσκολο να αποφευχθούν τα δυσμενή αποτελέσματα. 

Για παράδειγμα, το Πανεπιστήμιο Villanova προτείνει ότι η αλλαγή μπορεί:

• αντίκτυπο στις επιχειρησιακές ροές εργασίας, 
• μειώνουν το ηθικό των εργαζομένων, 
• υποβαθμίζουν την ποιότητα των προϊόντων ή των υπηρεσιών, 
• και οδηγούν σε απώλεια πελατών εάν δεν γίνει σωστή διαχείριση.

Όμως, η αλλαγή είναι δύσκολο να διαχειριστεί - μόνοτο ένα τρίτο περίπου των πρωτοβουλιών αλλαγής πετυχαίνει, σύμφωνα με πρόσφατη παγκόσμια έρευνα της Gartner. 

Τα οφέλη της διαχείρισης αλλαγών

Η διαχείριση της αλλαγής συμβάλλει στην αντιμετώπιση των προκλήσεων της οργανωτικής αλλαγής διευκολύνοντας τη διαδικασία αλλαγής και προωθώντας τα θετικά αποτελέσματα. Βοηθά με τη διαχείριση των βασικών ζητημάτων που μπορεί να προκύψουν από ένα πρόγραμμα αλλαγής και βοηθά το εργατικό δυναμικό -από τους σημερινούς εργαζόμενους έως τα διοικητικά στελέχη- κατά τη διάρκεια της μετάβασης.

Παρ' όλα αυτά, η διαχείριση της αλλαγής είναι μια απαιτητική διαδικασία με πολλές διαστάσεις - από την επικοινωνία έως τη διαχείριση του έργου, την εταιρική κουλτούρα, την εναλλαγή του προσωπικού και πολλά άλλα. 

Από αυτά, η Qualtrics, μια παγκόσμια εταιρεία λύσεων για το εργατικό δυναμικό, θεωρεί ότι η καθοδήγηση των ανθρώπων μέσω της αλλαγής είναι μία από τις πιο δύσκολες πτυχές της διαχείρισης της αλλαγής και θεμελιώδης για την επιτυχία ενός οργανισμού. Ωστόσο, το ανθρώπινο δυναμικό μπορεί να διαδραματίσει κρίσιμο ρόλο ως παράγοντας αλλαγής.

Το ανθρώπινο δυναμικό ως παράγοντας αλλαγής

Το ανθρώπινο δυναμικό βρίσκεται συχνά στην πρώτη γραμμή των σημαντικών πρωτοβουλιών αλλαγής στους οργανισμούς. 

Η αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής είναι συχνά μία από τις βασικές αρμοδιότητες του ανθρώπινου δυναμικού.

Η χρησιμότητα των Ανθρωπίνων Πόρων στη διαχείριση της αλλαγής γίνεται εμφανής όταν εξετάζεται ο πιθανός αρνητικός αντίκτυπος στο εργατικό δυναμικό ενός οργανισμού - τη δέσμευση, τα κίνητρα και την ευημερίατων εργαζομένων - πουμπορεί να προκύψει από ένα πρόγραμμα αλλαγής.

Όπως επισημαίνει η SHRM, η ανεπαρκής διαχείριση των ανθρώπων μέσω μιας διαδικασίας αλλαγής μπορεί να κοστίσει ακριβά σε μια επιχείρηση: οι εργαζόμενοι που είναι δυσαρεστημένοι με την αλλαγή είναι γενικά λιγότερο παραγωγικοί. Το ανθρώπινο δυναμικό μπορεί να βοηθήσει, ωστόσο, υιοθετώντας μια προληπτική προσέγγιση και αποτελώντας παράγοντα αλλαγής, προωθώντας τα ακόλουθα:

• Κατανόηση της αλλαγής από τους εργαζόμενους,
• Επικοινωνία των πληροφοριών που σχετίζονται με την αλλαγή,
• Εμπιστοσύνη μεταξύ διοίκησης και εργαζομένων,
• Εντοπισμός και μετριασμός κινδύνων,
• Ενισχυμένη ικανοποίηση των εργαζομένων,
• Βελτίωση των δεξιοτήτων των εργαζομένων μέσω εκπαιδευτικών σεμιναρίων που σχετίζονται με την αλλαγή.

Από επιχειρηματική άποψη, μια καλά διαχειριζόμενη διαδικασία αλλαγής μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη απόδοση της επένδυσης για ένα πρόγραμμα αλλαγής.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, για παράδειγμα, η ανάπτυξη αποτελεσματικών ηγετών αλλαγής είναι θεμελιώδους σημασίας για την επιτυχία της διαχείρισης της αλλαγής.

✅ Οι ρόλοι του ανθρώπινου δυναμικού στη διαχείριση της αλλαγής

Όμως, για να είναι αποτελεσματικό το ανθρώπινο δυναμικό στο ρόλο του, πρέπει να υιοθετήσει την προοπτική ενός σύγχρονου ανθρώπινων επιχειρήσεων λειτουργίας -ενόςσυνηγόρου των εργαζομένων, υποστηρίζοντας τη δέσμευση, την παρακίνηση, την ευεξία και την παραγωγικότητά τους σε έναν οργανισμό- και όχι μιας πιο παραδοσιακής, προσανατολισμένης στα καθήκοντα προσέγγισης.

Επαναπροσδιορισμός των ρόλων και των αρμοδιοτήτων των εργαζομένων

Οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των εργαζομένων πρέπει μερικές φορές να επαναπροσδιορίζονται στο πλαίσιο ενός προγράμματος αλλαγής. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε αλλαγές στην οργανωτική δομή, σε ένα αναπροσαρμοσμένο όραμα εταιρικής ανάπτυξης ή στην εφαρμογή νέων τεχνολογιών και διαδικασιών.

Κατά τον επαναπροσδιορισμό των ρόλων και των αρμοδιοτήτων, πρέπει να συνεργαστείτε με τους εργαζομένους και να εξετάσετε τις επιπτώσεις στους βασικούς δείκτες απόδοσης και στα πλαίσια διαχείρισης των επιδόσεων που σχετίζονται με τις νέες θέσεις.

Συμβουλή #1: Σε πολλές περιπτώσεις, τα εκπαιδευτικά προγράμματα μπορούν επίσης να βοηθήσουν τους εργαζόμενους που έχουν επηρεαστεί να μεταβούν ομαλά στους νέους τους ρόλους.

Μείωση της αντίστασης στην αλλαγή μέσω της επικοινωνίας

Η Charece Newell, διευθύντρια ανθρώπινου δυναμικού και προπονήτρια ζωής σε επιχειρήσεις, εξηγεί ότι η αλλαγή είναι ανησυχητική και προκαλεί άγχος και φόβο στους εργαζομένους. Το κλειδί για την καταπολέμηση αυτού του φαινομένου, λέει η Newell, είναι η διαχείριση της αλλαγής έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να τη βλέπουν ως ευκαιρία και όχι ως απειλή. 

Συμβουλή #2: Ένα στρατηγικό σχέδιο επικοινωνίας που αφορά ειδικά την αλλαγή μπορεί να βοηθήσει στην αλλαγή των προοπτικών των εργαζομένων σχετικά με την αλλαγή.

Οι συχνές επικοινωνίες που εισάγουν και παρέχουν συνεχή ανατροφοδότηση σχετικά με την αλλαγή μπορούν να μειώσουν το στρες και το άγχος που συνδέονται με την αλλαγή. 

Συμβουλή #3: Πρέπει να ηγηθείτε αυτού του εγχειρήματος λαμβάνοντας υπόψη τις συναισθηματικές επιπτώσεις της αλλαγής στους εργαζομένους και μεταφέροντας ένα όραμα για το πώς η αλλαγή θα ωφελήσει τους εργαζομένους και την εταιρεία στο σύνολό της.

Παροχή συστημάτων υποστήριξης και προγραμμάτων κατάρτισης για την αλλαγή

Ο Mark Murphy, ιδρυτής της LeadershipIQ, τονίζει ότι η αλλαγή δεν είναι εύκολη και ότι το 62% των ανθρώπων δεν τους αρέσει να εγκαταλείπουν τη ζώνη άνεσής τους. 

Ως ανθρώπινο δυναμικό, έχετε μια μοναδική θέση να παρέχετε υποστήριξη μέσω ενός προγράμματος αλλαγής λόγω:

• Ηκατανόηση των χαρακτηριστικών συμπεριφοράς των εργαζομένων,
• Τις γνώσεις σας σχετικά με τις πιθανές προσαρμογές στην ετοιμότητα του προσωπικού για αλλαγή που μπορεί να απαιτηθούν,
• Ο ρόλος σας στη διευκόλυνση της ανατροφοδότησης των εργαζομένων μέσω της διαδικασίας αλλαγής.

Τα σχετικά προγράμματα κατάρτισης μπορούν επίσης να βοηθήσουν το προσωπικό να κατανοήσει και να αποδεχτεί την αλλαγή. Αυτά μπορούν να λάβουν διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένων των εκπαιδευτικών συνεδριών στην εργασία, της εθελοντικής κατάρτισης, των υποχρεωτικών σεμιναρίων και της προηγμένης κατάρτισης για τη διαχείριση της αλλαγής για τις ηγετικές ομάδες. 

➡️ Ανακαλύψτε 6 στρατηγικές κατάρτισης στην εργασία που μπορείτε να εφαρμόσετε στον οργανισμό σας.

Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού θα πρέπει να ηγηθεί των εκπαιδευτικών προσπαθειών και να διασφαλίσει ότι είναι διαθέσιμη η κατάλληλη εκπαίδευση για τους επηρεαζόμενους υπαλλήλους.

Παρακολούθηση του προγράμματος αλλαγής

Τα προγράμματα αλλαγής συχνά εφαρμόζονται σταδιακά, επιτρέποντας χρόνο για λειτουργικές και τεχνολογικές προσαρμογές και για να νιώσουν οι εργαζόμενοι άνετα με την αλλαγή και να την υποστηρίξουν. Το ανθρώπινο δυναμικό συνήθως επιβλέπει ή έχει άμεση εμπλοκή στη σταδιακή εφαρμογή των προγραμμάτων αλλαγής.

Όπως επισημαίνει η SHRM, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού διαδραματίζει επίσης καθοριστικό ρόλο στον υπολογισμό της απόδοσης των προγραμμάτων αλλαγής μετά την εφαρμογή τους, στον προσδιορισμό των σχετικών βασικών δεικτών απόδοσης και στην παρακολούθηση και κοινοποίηση των αποτελεσμάτων στην εκτελεστική ηγεσία και σε άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.

💡 5 βήματα για την αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής για το ανθρώπινο δυναμικό

Δεδομένου του πολύπλευρου ρόλου των ανθρώπινων πόρων στη διαχείριση της αλλαγής, ποια είναι τα πρακτικά βήματα που μπορούν να λάβουν οι ανθρώπινοι πόροι για την προώθηση της επιτυχούς αλλαγής;

Η Stacey Browning, εκτελεστική αντιπρόεδρος της Paycor, μιας μεγάλης εταιρείας συστημάτων μισθοδοσίας και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, προτείνει 4 βασικά βήματα για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής διαχείρισης της αλλαγής -ας τα δούμε.

1. Ξεπεράστε την αντίσταση

Η αντίσταση των εργαζομένων στην αλλαγή είναι μια φυσική αντίδραση, αλλά μπορεί να ξεπεραστεί με:

• Ξεκάθαρη επικοινωνία της αλλαγής - προετοιμάστετους εργαζόμενους για την αλλαγή πολύ πριν από την έναρξή της και με συχνή επικοινωνία καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας αλλαγής.
• Βοηθώντας τους εργαζόμενους να κατανοήσουν την ανάγκη για αλλαγή - διατυπώστετο σκεπτικό της αλλαγής, τους βασικούς ρόλους που εμπλέκονται, τυχόν συναφείς αλλαγές στη διοικητική δομή και τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να επηρεαστούν οι εργαζόμενοι.
• Ορισμός πρωταθλητών αλλαγής - διαδώστεθετικά μηνύματα σχετικά με την αλλαγή και αξιολογήστε την ανατροφοδότηση των εργαζομένων.
• Παροχή υποστήριξης - εξασφαλίστεότι η σχετική κατάρτιση και οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες στους υπαλλήλους και τη διοίκηση και βοηθήστε τους υπαλλήλους να αγκαλιάσουν την αλλαγή καλλιεργώντας μια νοοτροπία ανάπτυξης μέσω μιας κουλτούρας μάθησης.

2. Ενεργοποίηση των εργαζομένων

Οι αφοσιωμένοι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να αποδεχτούν την αλλαγή και να εργαστούν για την επιτυχή εφαρμογή των προγραμμάτων αλλαγής. 

Ενισχύστε τη δέσμευση των εργαζομένων με:

• Υιοθέτηση ομαδικής προσέγγισης -να λαμβάνετε υπόψη την ποικιλομορφία των εργαζομένων στον οργανισμό και να εξετάζετε ένα ευρύ φάσμα προοπτικών.
• Ξεκάθαρη ανάθεση ρόλων - αποφύγετετην ασάφεια και διατυπώστε τις αρμοδιότητες.
• Αύξηση της εστίασης στους εργαζόμενους που επηρεάζονται περισσότερο από την αλλαγή - υποστηρίξτετους παρακολουθώντας προσεκτικά την εμπειρία τους και προσφέροντας εξατομικευμένες συναντήσεις ένας προς έναν.
• Κατανόηση των διαφόρων παραγόντων παρακίνησης - προσδιορίστεπώς οι εργαζόμενοι ανταποκρίνονται στην αλλαγή με βάση τα κίνητρά τους.

3. Εφαρμογή της αλλαγής σε φάσεις

Η εφαρμογή ενός προγράμματος αλλαγής χρησιμοποιώντας μια σταδιακή προσέγγιση συμβάλλει στην προώθηση μιας ομαλής μετάβασης και μιας απρόσκοπτης εμπειρίας αλλαγής. Υπάρχουν τρεις μεγάλες φάσεις που πρέπει να υιοθετηθούν:

• Προετοιμασία-καθορισμόςτης στρατηγικής διαχείρισης της αλλαγής, διαμόρφωση σχεδίου έργου, σύσταση ομάδας έργου και περιγραφή των βασικών ρόλων που εμπλέκονται.
• Διαχείριση - Εκτελέστετην αλλαγή με βάση τις προετοιμασίες που έχουν γίνει, παρακολουθήστε την πρόοδο και, όπου απαιτείται, χρησιμοποιήστε τη διοικητική εμπειρογνωμοσύνη.
• Ενίσχυση-συλλέξτεκαι αναλύστε την ανατροφοδότηση σχετικά με την αλλαγή και αναλάβετε διορθωτική δράση όταν χρειάζεται.

4. Επικοινωνήστε την αλλαγή

Ο Maarten Westermann, ανώτερος διευθυντής της CEB, μιας παγκόσμιας εταιρείας παροχής επιχειρηματικών συμβουλών, υποστηρίζει ότι τα δύο τρίτα των εργαζομένων δεν λαμβάνουν επαρκείς πληροφορίες όταν οι εταιρείες τους περνούν από σημαντικές αλλαγές. Με βάση την έρευνα της CEB, αυτό είναι αποτέλεσμα κακής επικοινωνίας και μπορεί να αυξήσει τον κίνδυνο παραπτωμάτων έως και 42%.

"Οι εταιρείες που επικοινωνούν με τους εργαζομένους πριν από τις νέες πρωτοβουλίες και εκείνες που επαναλαμβάνουν με συνέπεια τη σημασία της ηθικής συμπεριφοράς θα δουν τη μικρότερη αύξηση του παραπτώματος κατά την εφαρμογή της αλλαγής", λέει ο Westermann.

Μια αποτελεσματική επικοινωνιακή προσέγγιση δίνει και λαμβάνει πληροφορίες, δηλαδή αμφίδρομη επικοινωνία, και είναι θεμελιώδης για την επιτυχία ενός προγράμματος αλλαγής. Ένα καλό στρατηγικό σχέδιο επικοινωνίας που σχετίζεται με την αλλαγή θα πρέπει

• Διεξάγετε έρευνες πριν και μετά την εφαρμογή της αλλαγής για να μετρήσετε τα σχόλια.
• Εμπλέξτε τους εργαζόμενους που αντιστέκονται στην αλλαγή σε ατομικές συνεδρίες για να ακούσετε τις ανησυχίες τους
• Επικοινωνήστε με σαφήνεια, συνέπεια και πληρότητα σχετικά με την αλλαγή, ιδίως όσον αφορά τα χρονοδιαγράμματα και τις ευθύνες.
• Χρησιμοποιήστε επίσημες και ανεπίσημες προσεγγίσεις επικοινωνίας, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ενδοδίκτυο, προσωπικές συναντήσεις κ.λπ.
• Ζητήστε τα σχόλια των εργαζομένων και χρησιμοποιήστε τα για να καθοδηγήσετε τη διαδικασία σχεδιασμού.
• Εξερευνήστε τα χειρότερα σενάρια με τους εργαζόμενους και αναπτύξτε στρατηγικές μετριασμού.

Εκτός από τα τέσσερα βήματα που περιγράφονται παραπάνω, ένα βασικό πέμπτο βήμα επισημαίνεται από την Kelsey Miller, συγγραφέα της έκδοσης Business Insights του Harvard Business School:

5. Επανεξέταση της προόδου και ανάλυση των αποτελεσμάτων

Η επιτυχής εφαρμογή μιας αλλαγής δεν σημαίνει (ακόμη) ότι το πρόγραμμα αλλαγής είναι επιτυχές. ‍

Η ανάλυση και η ανασκόπηση μετά την αλλαγή μπορεί να βοηθήσει στη σωστή αξιολόγηση της αλλαγής, να διασφαλίσει τη συνεχή επιτυχία της και να επιτρέψει την επιτυχία μελλοντικών προσπαθειών αλλαγής.

❌ Κοινά εμπόδια στην αλλαγή

Έργα αλλαγής αποτυγχάνουν σχεδόν δύο φορές συχνότερα λόγω οργανωτικής αντίστασης και όχι λόγω τεχνικών ή επιχειρησιακών λόγων.

Η αντίσταση των εργαζομένων στην αλλαγή αποτελεί σημαντικό εμπόδιο για την επιτυχία των προγραμμάτων αλλαγής. Η Rosabeth Moss Kanter, καθηγήτρια επιχειρησιακής στρατηγικής στο Harvard Business School, εξηγεί ότι "η αντίσταση στην αλλαγή εκδηλώνεται με πολλούς τρόπους, από την κωλυσιεργία και την αδράνεια μέχρι το μικροπρεπές σαμποτάζ και τις ευθείες εξεγέρσεις".

Είδαμε ήδη πώς μπορείτε να ξεπεράσετε την αντίσταση στην αλλαγή χρησιμοποιώντας σαφείς στρατηγικές επικοινωνίας, διορίζοντας πρωταθλητές αλλαγής και υποστηρίζοντας τους εργαζόμενους. 

Συμβουλή #1: Είναι σημαντικό να αναγνωρίζετε τους εργαζόμενους που αποδέχονται την αλλαγή ανταμείβοντάς τους με απτά και άυλα οφέλη.

Ένα άλλο σημαντικό εμπόδιο στην αλλαγή είναι η διακοπή της επικοινωνίας λόγω της απώλειας σαφήνειας καθώς τα μηνύματα μετακινούνται από την ανώτερη διοίκηση στην ευρεία βάση των εργαζομένων. Όπως έχουμε συζητήσει, μπορείτε να το μετριάσετε αυτό χρησιμοποιώντας μια ποικιλία επικοινωνιακών προσεγγίσεων. Αλλά είναι επίσης χρήσιμο να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα προέρχονται από πολλαπλές πηγές, όχι μόνο από το τμήμα σας (HR). 

Συμβουλή #2: Εμπλέξτε την εκτελεστική διοίκηση και άλλα τμήματα - και όχι μόνο την ηγεσία του οργανισμού.

Άλλα κοινά εμπόδια στην αλλαγή που μπορεί να προκύψουν και για τα οποία πρέπει να είστε προσεκτικοί περιλαμβάνουν:

• Ανεπαρκής χρόνος που διατίθεται για την κατάρτιση ή ανεπαρκής συμμετοχή των εργαζομένων σε αυτήν,
• Κύκλος εργασιών του προσωπικού λόγω της αλλαγής,
• Υψηλό κόστος αλλαγής,
• Μη ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα υλοποίησης αλλαγών,
• Δυσμενείς συνθήκες αγοράς ή οικονομικές συνθήκες.

🏢 Διαχείριση αλλαγών που γίνεται καλά

Όπως είδαμε, η διαχείριση της αλλαγής είναι μια πολύπλοκη και απαιτητική διαδικασία. Μπορεί όμως να είναι επιτυχής. Ας δούμε ένα αξιοσημείωτο παράδειγμα διαχείρισης αλλαγών στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού.

Ο μετασχηματισμός της British Airways

Από το 1983 έως το 1987, η British Airways (BA) μετατράπηκε από μια ελάχιστα κερδοφόρα αεροπορική εταιρεία με κακή εξυπηρέτηση πελατών σε μια από τις πιο ευημερούσες και προσανατολισμένες στις υπηρεσίες αεροπορικές εταιρείες στον κόσμο.

Η ΒΑ το πέτυχε αυτό μέσω ενός ισχυρού προγράμματος αλλαγών που περιείχε μια ανθρωποκεντρική προσέγγιση με γνώμονα το ανθρώπινο δυναμικό.

Τα κρίσιμα στοιχεία του προγράμματος διαχείρισης αλλαγών της BA ήταν:

• Μια ομάδα αλλαγής διορίστηκε για να προωθήσει το πρόγραμμα: έμπειροι επαγγελματίες, ένας διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού και σύμβουλοι.
• Αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης της εταιρείας, από την οποία προέκυψε το όραμα για την αλλαγή και καθορίστηκαν οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας.
• Εστίαση σε τρεις ροές: αμοιβές στελεχών για την ευθυγράμμιση των αμοιβών των στελεχών με τα αποτελέσματα, αξιολόγηση της απόδοσης για την ευθυγράμμιση όλων των εργαζομένων με τον μισθό και τα αποτελέσματα, και κατάρτιση στην ηγεσία και την υπηρεσία για την επικοινωνία της κατεύθυνσης της αλλαγής και τη βελτίωση των δεξιοτήτων των εργαζομένων.

Ακολουθώντας τις αρχές του αποτελεσματικού σχεδιασμού και της χορηγίας, της ευθυγραμμισμένης και υποστηρικτικής διαχείρισης των ανθρώπων, της σχετικής κατάρτισης και της σαφούς επικοινωνίας, η εμπειρία της ΒΑ στην αλλαγή συνεχίζει να αποτελεί ένα από τα πιο επιτυχημένα παραδείγματα πρωτοβουλιών διαχείρισης αλλαγών στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού στη σύγχρονη εποχή.

⚙️ 6 Εργαλεία για την υποστήριξη της αλλαγής

Οι αρχές και τα πλαίσια από μόνα τους, όσο σημαντικά και αν είναι, δεν οδηγούν στην αλλαγή. Αντίθετα, τα στοχευμένα εργαλεία είναι απαραίτητα για την επιτυχή εφαρμογή ενός προγράμματος διαχείρισης αλλαγών.

Η Arcoro περιγράφει τα ακόλουθα βασικά εργαλεία για τη διευκόλυνση της αποτελεσματικής διαχείρισης της αλλαγής:

• Διατύπωση των προσδοκιών - αξιολόγηση της τρέχουσας έναντι της μελλοντικής κατάστασης του οργανισμού για τον καθορισμό των προσδοκιών και την προώθηση μιας επικοινωνιακής στρατηγικής.
• Έρευνες ετοιμότητας για αλλαγή - κατανοήστετις ανησυχίες και τα κίνητρα των εργαζομένων μέσω ερευνών κατά το στάδιο του σχεδιασμού.
• Αξιολογήσεις επιδόσεων - αξιοποίησητων μετρήσεων αξιολόγησης επιδόσεων για τον εντοπισμό των καλύτερων υποψηφίων πρωταθλητών αλλαγής των εργαζομένων.
• Σύστημα διαχείρισης μάθησης (LMS)-βοηθήστε τους εργαζόμενους να περάσουν μέσα από την αλλαγή με ένα αποτελεσματικό LMS που περιλαμβάνει ευέλικτα μαθήματα μικροεκπαίδευσης, σχεδιασμένα για να οδηγούν σε θετική συμπεριφορά.

• Μηχανισμός ανατροφοδότησης - μάθετεγια τον αντίκτυπο της αλλαγής στους εργαζομένους.
• Σύστημα παρακολούθησης της απόδοσης - μέτρησηκαι ανάλυση των μετρήσεων για τη μέτρηση της επιτυχίας του προγράμματος αλλαγής.

➡️ Υποστηρίξτε τους εργαζόμενους σε όλη τη διάρκεια της αλλαγής και οδηγήστε την επιτυχία με το Zavvy

Η διαχείριση της αλλαγής έχει πολλές διαστάσεις και δεν είναι πάντα εύκολο να γίνει σωστά. Όμως η αλλαγή είναι αναπόφευκτη, οπότε η αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής είναι κρίσιμη για την επιτυχία ενός οργανισμού.

Στη Zavvy, είμαστε παθιασμένοι με την αλλαγή! Όταν γίνεται σωστά, η αλλαγή φέρνει δυναμισμό, πρόοδο και την υπόσχεση ενός καλύτερου μέλλοντος.

Ξεκινήστε με την ανάπτυξη των ηγετών αλλαγής σας με αποτελεσματικά μαθήματα κατάρτισης.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Zavvy για την τεκμηρίωση αλλαγών σε ολόκληρη την εταιρεία:

• Μπορείτε να δημιουργήσετε μια διαδρομή που θα περιγράφει λεπτομερώς τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών, ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να είναι ενήμεροι για το πώς θα επηρεαστούν οι καθημερινές τους δραστηριότητες από τις αλλαγές.
• Μπορείτε να εμπλουτίσετε τα ταξίδια με βίντεο-διδασκαλίες, ειδικές οδηγίες ή επαναλαμβανόμενες συναντήσεις.
• Και εξίσου σημαντικό, μπορείτε να παρακολουθείτε τη δέσμευση των εργαζομένων σχετικά με το ταξίδι: πρέπει να γνωρίζετε αν οι εργαζόμενοι διαβάζουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στείλατε ή παρακολουθούν τα εκπαιδευτικά βίντεο που δημιουργήσατε.

Και ενώ έχουμε συζητήσει πολλές πτυχές της θετικής διαχείρισης της αλλαγής, στη Zavvy, καταλαβαίνουμε ότι η πιο σημαντική είναι να η υποστήριξη των εργαζομένων με αποτελεσματική ανατροφοδότηση που αναγνωρίζει τις ανησυχίες τους, τους φέρνει στο πλευρό της αλλαγής και προωθεί τις προοπτικές τους σε έναν οργανισμό μετά την αλλαγή.

Η επιτυχής διαχείριση οργανωτικών αλλαγών είναι συνώνυμη με την εμπειρία των εργαζομένων. Όταν οι εργαζόμενοι πετυχαίνουν μέσω της αλλαγής, το ίδιο κάνει και ο οργανισμός.

Κάντε κράτηση για ένα δωρεάν 30λεπτο demo τώρα και γίνετε ηγέτης της αλλαγής στον οργανισμό σας.