Küçük İşletmeniz İçin 5 Kolay Adımda Bir Performans Sistemi Tasarlayın

Yükselen enflasyon, tedarik zinciri kaosu, işgücü sıkıntısı ve artan enerji faturaları... Tüm bunların ortak noktası nedir?

Hepsi de küçük işletme sahiplerinin geceleri uykusunu kaçırıyor. 2022 Goldman Sachs araştırması, KOBİ'lerin %91'inin ekonomik iklimin kendi sektörleri üzerindeki etkisiyle mücadele ettiğini ortaya koyuyor. 

Bu nedenle, bu kadar çok dış kesinti varken, küçük işletme liderlerinin performans yönetimi gibi dahili İK konularını genellikle göz ardı etmeleri anlaşılabilir bir durumdur. 

Çalışan sayınız 25'in altında olduğunda, "herkesin ne yapması gerektiğini ve bu işte iyi olup olmadığını bilmesi gerekmez mi?" gibi bir his oluşabilir. 

Ancak bir performans sisteminin yürürlükte olması, herkesin ortak hedefler doğrultusunda çalışmasını ve gelişim alanlarını belirlemesini sağlamanın kesin bir yoludur. 

Bu kılavuz, KOBİ'ler için performans yönetim sistemleri kurmanın faydalarını derinlemesine inceliyor ve kendi sisteminizi sıfırdan nasıl kuracağınıza dair ipuçları içeriyor. 

Hatta özel bir İK ekibi olmadan performans yönetiminin zorluklarını anlayan küçük işletme sahiplerinin uzman görüşlerine de yer veriyoruz.

📈 Performans yönetim sistemi nedir?

Performans yönetim sistemi, bir kuruluş içinde çalışan performansını geliştirmek ve yönetmek için yapılandırılmış bir yaklaşımdır. Kurulduktan sonra, çalışanların hedeflerine ne kadar iyi ulaştığını ölçecek ve iyileştirme alanlarını ortaya çıkaracaktır.

Etkili bir performans yönetim sistemi aşağıdakilerin bir karışımını içerir: 

• stratejik geri bildirim; 
• kolaylaştırılmış uygulamalar; 
• otomatik iş akışları;
• Yukarıdakilerin tümünü destekleyecek İK araçları.

➡️ Performans yönetim sistemi kurmaya yönelik kapsamlı kılavuzumuzda tüm ayrıntıları bulabilirsiniz.

🏢 Küçük işletmelerde performans yönetiminin zorlukları nelerdir? 

Performans yönetimini düşündüğümüzde, büyük kurumsal kuruluşların bir önceki performans değerlendirme döngüsü için çalışanlarını değerlendirmek üzere katı, bürokratik prosedürler izlediğini hayal edebiliriz. 

Ancak küçük işletmenizde sadece bir avuç personel çalışıyorsa, bu kadar katı bir şeyi takip etmek zor olabilir. 

Bunun nedeni KOBİ'lerin genellikle sahip olmasıdır: 

• Özel bir İK ekibi yok.
• Kaynak yok.
• Belgelenmiş İK süreçleri yok.

Özel bir İK ekibi yok

Startup'larda veya KOBİ'lerde İK sorumluluğu genellikle daha önce insan yönetimi deneyimi olmayan ancak aynı anda birden fazla şapka takan bir kurucuya veya iş liderine düşer. 

Yenilikçi olmak ya da sermaye artırma konusunda son derece yetenekli olmak, bir kişiyi çalışan performansını idare edecek becerilerle donatmak zorunda değildir. 

Kuruluşunuz büyüdükçe ve İK sorumlulukları birden fazla İK dışı personele yayıldıkça, her birinin insan yönetimini nasıl ele aldığı konusunda büyük farklılıklar olabilir. 

Kaynak yok 

Küçük işletmeler genellikle performans yönetimi de dahil olmak üzere İK'nın herhangi bir alanına ayıracak zaman ve paradan yoksundur. 

Sylvain Roy, İK teknoloji çözümünün CEO'su ve Kurucusu Milletbize anlatıyor:

"Performans değerlendirmelerini düzenlemek zaman alan bir süreçtir ve performans yönetimi uygulamalarımızı optimize etmek için genellikle gerekli kaynak ve zamandan yoksun olduğumuz KOBİ'lerde düzenli performans değerlendirmeleri yapmak özellikle zordur."

Bir işletmenin kurum içi becerileri yoksa, doğal adım dış kaynak kullanımıdır. 

Örneğin, İK performans yönetimi söz konusu olduğunda, dış eğitim İK temsilcilerine etkili performans değerlendirmelerinin nasıl yapılacağı konusunda yol gösterecektir. 

Ancak bu strateji yine KOBİ'lerde zaten az olduğunu bildiğimiz iki şeye dayanıyor: 

• Zaman: Eğitim kaç iş günü sürecek? 
• Para: Eğitimin maliyeti nedir?

Belgelenmiş İK süreçleri yok 

Küçük işletmeler doğaları gereği organiktir, içgüdülerini takip ederler, hatta ayakta kalmak için canlarını dişlerine takarlar. 

" içindeİnsan Kaynakları Yönetimi" Brian S Klaas ve diğerleri KOBİ İK bilgisinin nasıl zımni, gayri resmi ve belgelenmemiş olma eğiliminde olduğunu açıklamaktadır.

Buna karşılık, daha büyük işletmeler İK karar verme sürecini rasyonelleştirmek için mekanik süreçleri takip edecektir.

Argüman, küçük işletmelerin "İK karar alma kalitesini ve ayrıca İK kararlarının nasıl algılandığını iyileştirme potansiyeline" sahip daha yapılandırılmış bir yaklaşımı kaçırdıkları yönündedir.

🔍 Küçük işletmelerin bir performans yönetim sistemine ihtiyaç duymasının 5 nedeni 

İngiltere'de Capterra tarafından yapılan bir araştırmada, KOBİ'lerin %45 'inin süreçlerini desteklemek için kurumsal performans yönetimi araçları da dahil olmak üzere İK yazılımları kullanmadığı ortaya çıkmıştır. 

🤔 Neden? 

Bütçe kesinlikle göz önünde bulundurulması gereken bir husus, ancak teknolojinin küçük iş güçleri için aşırıya kaç acağına dair yanlış bir inanç da var.

Eğer siz de bu kampta yer alıyorsanız, destekleyici teknoloji de dahil olmak üzere yapılandırılmış bir performans yönetim sistemi kullanmaktan her boyuttaki şirketin önemli ölçüde fayda sağlayabileceğine dair şu beş ikna edici nedene göz atın. Bu doğru - sadece bir avuç çalışanınız olsa bile. 

Uzun vadeli bir stratejik vizyon sağlayın 

İK'ya yönelik yapılandırılmamış bir yaklaşım KOBİ'ler için oldukça sınırlayıcı olabilir ve dahili ekipleri reaktif bir duruş sergilemeye zorlayabilir - yangınları söndürmek ve bir sonraki acil konuyla dikkatlerini dağıtmak. 

"Uluslararası Üretim Araştırmaları Dergisi" Fredrickson ve Mitchell, kısa vadeli öncelikler peşinde koşmanın kısa vadeli vizyona yol açtığını ve geleceğe dönük bir kuruluş olmalarını engellediğini belirtmektedir. 

Buna karşılık, performans yönetim sistemleri daha verimli, yapılandırılmış ve amaca yönelik olma potansiyeli yaratmakta ve geniş kapsamlı faydalar sağlamaktadır.

Çalışanları şirket hedefleriyle uyumlu hale getirin 

İşletme sahipleri için bazı kötü haberler: Liderlerin %54 'ü, çalışanlarının %0-40'ının şirketlerinin temel değerlerini ezbere bilmediğine inanıyor. 

"Kuzey yıldızı" zihniyetine sahip olmayan çalışanlar, kişisel hedeflerini temel iş hedefleriyle uyumlu hale getiremeyecektir. 

Performans yönetim sistemleri bu çerçeveyi sağlayarak herkesin aynı sayfada olmasını sağlayabilir.

Çalışan iletişimini etkinleştirin 

Performans değerlendirmeleri, çalışanların yöneticilerine değerli geri bildirimler sağladıkları ve karşılaştıkları engelleri açıkladıkları iki yönlü açık bir diyaloğa katılmalarına olanak tanır. 

Matthew Ramirez, Kurucusu ve CEO'su Tekrar ifade edersekBunun KOBİ'ler için neden kritik olduğunu şöyle açıklıyor:

"Küçük işletmelerdeki pek çok çalışan, sadakatsiz olarak görülecekleri veya yöneticilerinin şikayetlerini kuruma tam olarak bağlı olmadıklarının bir işareti olarak algılayacakları korkusuyla memnuniyetsizliklerini ifade etmekte isteksizdir.

Bir performans yönetim sistemi, çalışanlara endişelerini ifade edebilecekleri güvenli bir alan sağlayarak ve yöneticilerin memnuniyetsizliklerini gidermek için harekete geçmelerine olanak tanıyarak bu sorunların ele alınmasına yardımcı olabilir." 

Çalışan bağlılığını artırın 

Düzenli kontroller çalışanların gelişimini teşvik eder ve ödül ve tazminatların performansa bağlanması için bir fırsat sağlar. 

Net performans hedefleri belirlemek, çalışanları işlerine en iyi hallerini getirmeleri için motive eder ve elde tutma oranlarını artırır. 

Workday'nin Çalışan Beklentileri Raporu 2022, büyüme görüşmeleri ile elde tutma kararları arasında net bir bağlantı kuruyor. 

Rapor şunu açıklıyor: "Birçok kişi yeni fırsatlar bulmak için kurumlarından ayrılırken, kalmaya karar verenlerin kendi büyüme planlarını tartışmaya yeniden ilgi gösterdikleri görülüyor."  

Lucjan Suski, CEO ve Kurucu Ortak Sörfçü SEOçalışan bağlılığını ve üretkenliğini artırmak için performans değerlendirmelerine yönelik hedef temelli yaklaşımlarını özetliyor.

"Başarılı bir startup'ın kurucu ortağı olarak, çalışan değerlendirmeleri için performans yönetiminin önemini anlıyorum. Bizimki OKR çerçevesine dayanıyor. Bu, her çalışanın rolü için net ve ölçülebilir hedeflere ve temel sonuçlara sahip olmasını sağlar.

Çalışanların bu hedeflere yönelik ilerlemelerini ayda en az bir kez güncellemeleri beklenmektedir. Bire bir toplantılar iki haftada bir gerçekleşiyor, bu da ilerleme hakkında geri bildirim sağlamamıza ve gelecek için ulaşılabilir hedefler belirlememize yardımcı oluyor.

Bu yaklaşım ekibimiz için son derece faydalı oldu - sadece yönetim kurulu genelinde yüksek düzeyde üretkenlik sağlamamıza yardımcı olmakla kalmadı, aynı zamanda çalışanlara kendilerinden ne beklendiği konusunda daha fazla netlik kazandırdı, kendi gelişim planlarını sahiplenmelerine ve şirket içinde kendi kariyer ilerlemelerini daha iyi yönetmelerine olanak tanıdı."

Performans konularında netliği teşvik edin 

Çalışanlarınız onlardan ne beklediğinizi anlamıyorsa, onlardan hedefe ulaşmalarını nasıl bekleyebilirsiniz? 

Belki de bir terfi ya da maaş zammı alabilmek için neleri başarmak zorunda olduklarını anlamaları gerekiyordur.

Ya da sürekli geç kalmalarını artık bir performans sorunu olarak görüyorsunuz çünkü bu durum ekibin moralini etkiliyor. 

Performans yönetim sistemleri yöneticilere performans konusunda net ve tutarlı standartlar sunarak iyileştirme alanlarının belirlenmesini ve çalışanların hedeflerini anlamalarını kolaylaştırır.

Bir aile işletmesi olan Rush Order Tees'in CEO'su ve kurucu ortağı Michael Nemeroff, performans yönetiminin "düşük performans gösteren, beklenen düzeyde performans gösteren veya yüksek performans gösteren çalışanlar için eşit derecede yararlı olduğunu" söylüyor.

Bu sistem, çalışan performansını daha uzun süreler boyunca ve bunu destekleyecek verilerle takip etmemizi sağlıyor. Bu da çalışanlarımıza performans değerlendirmelerine dayalı olarak daha iyi destek sağlamamıza yardımcı oldu." 

➡️ Performans yönetiminin nasıl artırılacağına ilişkin daha fazla ipucuna göz atın.

🪜 Küçük işletmeniz için bir çalışan performans sistemi oluşturmanın 5 adımı

Performans yönetim sisteminizi başlatmaya hazır mısınız? 

İşte küçük işletmeniz için yüksek performanslı bir ekip oluşturmanın beş adımı. 

Rolleri ve yetkinlikleri netleştirin 

Çalışanlarınızı gözden geçirmeye başlamadan önce, rollerini ve sorumluluklarını netleştirmek faydalı olacaktır. 

Ekibinizdeki her rol için kristal netliğinde gereksinimler oluşturmak için kariyer yolu yazılımını kullanın.

Role özgü yetkinliklerin her biriyle ilişkilendirilmesi sağlar: 

• Netlik: Görevler veya hesap verebilirlik hakkında yanlış yorumlara yer yoktur. 
• İlerleme: Şeffaflık sunarak çalışanlarınıza kalmaları için bir neden verin. Ekibiniz, kariyerlerinde alt kademeden orta kademeye ve üst kademeye doğru nasıl ilerleyebileceklerini anlayacaktır. 
• Bağlılık: Ekibinizi profesyonel hedeflerine doğru yönlendirirken motivasyonun yükselişini izleyin.
• Anlamı: rol kartlarını büyüme planları ve performans değerlendirmeleriyle ilişkilendirin. 

Henüz kariyer çerçeveniz yok mu? Endişelenmeyin. Zavvy ilham almak için yetkinlik şablonları sunuyor.

Kimin objektif girdi sağlayacağına karar verin 

Şimdi bir performans değerlendirmesi oluşturmanın inceliklerine giriyoruz. Değerlendirmeye kimin liderlik edeceğine karar vermeniz gerekecek. 

Yöneticinin konuştuğu ve doğrudan raporlayanın dinlediği sıkıcı bir yıllık performans değerlendirmesi mi olacak? 

Yoksa birden fazla perspektiften zengin geri bildirim içeren daha modern ve eyleme dönüştürülebilir bir şey mi arıyorsunuz? 

Kitabında, "Çalışma Kuralları" Google'ın eski İnsan Operasyonları Kıdemli Başkan Yardımcısı Laszlo Bock görüşlerini aktarıyor:

"Küçük bir şirket olsanız bile, değerlendirmeler tek bir yöneticinin kaprisleri yerine bir grup tartışmasına dayanırsa daha iyi sonuçlar ve daha mutlu çalışanlar elde edersiniz."

Burada, Zavvy adresinde, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan anlamlı geri bildirimler içeren 360 derecelik bir performans değerlendirmesi yapılmasını öneriyoruz (uygun olduğu şekilde): 

• yöneticiler;
• eşler;
• doğrudan raporlar; 
• öz değerlendirme;
• iş ortakları; 
• Müşteriler. 

Zavvy'un 360 geri bildirim yazılımı ile, aday gösterilen değerlendiricilerden anlamlı, objektif içgörüler toplayabilirsiniz. Ayrıca, yöneticileriniz ve idarecileriniz soru türlerini, zaman çizelgelerini ve görünürlük ayarlarını tamamen kontrol eder. 

Örneğin, geri bildirimleri anonim olarak toplamayı tercih edebilirsiniz. Ancak ekibinizin büyüklüğüne bağlı olarak, açık geri bildirim toplamak ve bunları şeffaf bir şekilde tartışmak daha mantıklı olabilir.

Gözden geçirenleri ve gözden geçirilenleri eğitin

Performans yönetimi çalışanlarınız ve liderleriniz için tamamen yeniyse, herkesin yeni yaklaşımınızı destekleyen aynı sayfada olması gerekir. Zavvy eğitim yolculukları sunarak bu uyumu basitleştirir. 

Yönetici eğitim programımız, performans değerlendirmeleri öncesinde, sırasında ve sonrasında yöneticilere yardımcı olmak için "tam zamanında" sunulan bir dizi otomatik tetikleyici, ipucu ve dürtme kullanır.

Benzer şekilde, öğrenme yönetim sistemimiz küçük işletmelerin ilgi çekici eğitim programları başlatmasına ve bunları otomatik pilotta çalıştırmasına olanak tanır. 

🤖 Otomasyon özelliği, yenilikçi kurs formatınızı doğru zamanda doğru kişilere ulaştırmanızı sağlar.

Beceri eksikliklerini belirleyin 

İş gücünüzü düzenli olarak geliştirerek kurumunuzu geleceğe hazırlayın ve dışarıdan işe alımlarda tasarruf edin. 

İpucu #1: Kadronuzdaki beceri eksikliklerini belirleyerek işe başlayın.

İpucu #2: Bir LinkedIn raporu, iletişim ve problem çözme becerileri de dahil olmak üzere insan sermayenizi güçlendirecek en çok talep gören becerileri vurgulamaktadır. 

Ancak becerilerle ilgili olan şey, bunların sürekli değişiyor olmasıdır ve kurum içi becerilerinizi buna ayak uyduracak şekilde uyarlamanız gerekir. 

İşte bu noktada Zavvy'un beceri matrisi yazılımı size rekabet avantajı sağlar. 

Güçlü yönleri ve fırsatları daha iyi anlamak için roller, departmanlar veya tüm şirket için beceri matrislerinize eksiksiz bir görsel genel bakış sağlar.

Sürekli büyüme planlarını uygulamak 

Etkili performans değerlendirmeleri sadece yansıtmakla kalmaz, ileriye de bakar. Zavvy'in performans değerlendirme yazılımı, kuruluşunuzun stratejisiyle uyumlu kalırken çalışanlarınızın güçlü yönlerini geliştiren bireysel ve grup büyüme planları oluşturmanıza yardımcı olur. 

Sadece performans trendlerini ve başarı hikayelerini takip etmekle kalmaz, aynı zamanda herkesin tam potansiyeline ulaşmasını sağlarsınız. Çalışanlarınızı kendi gelişimlerinin sürücü koltuğuna oturtacak ve anahtarları onlara vereceksiniz. 

➡️ Küçük işletmeniz için bir performans sistemi kurmak üzere Zavvy ile ortaklık kurun

Küçük işletmeniz için modern, interaktif bir sistem oluşturmaya hazırsanız, sunduğumuz performans değerlendirme yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için Zavvy adresinden ekibimizle iletişime geçin. Yenilikçi bir sistem oluşturarak işe başlamanıza yardımcı olabiliriz: 

• 📈 Performans değerlendirmeleri
• 🧭 Kariyer yolları 
• 🧰 Beceri matrisleri
• 💪 Eğitim yolculukları 
• 🎯 Hedef yönetimi

Kapsamlı araç paketimizi keşfetmek ve gurur duyabileceğiniz ilgi çekici bir performans sistemi oluşturmak için bugün ücretsiz bir Zavvy demosuna kaydolun!

❓ SSS

Küçük işletmeniz için nasıl bir performans yönetim sistemi kuracağınız konusunda hala sorularınız mı var? Ya da kurmalı mısınız? Sizi teminat altına aldık. 

Performans yönetim sistemi küçük bir işletme için işe yarar mı?

Evet, kesinlikle. İyi tasarlanmış bir performans yönetim sistemi, her büyüklükteki işletmenin ekibinin performansını en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olabilir. İşletmenizin büyüklüğüne bağlı olarak, performans yönetim sisteminizin kapsamını ayarlamanız gerekecektir; örneğin, daha küçük işletmeler daha resmi değerlendirmeler yerine düzenli kontrolleri ve 1: 1 toplantıları tercih edebilir.

KOBİ'ler ve yeni girişimler için bazı performans değerlendirme yöntemleri nelerdir?

Performans değerlendirmelerinin birçok şekli ve boyutu vardır, bu nedenle işletmeniz için doğru yaklaşımı bulmak önemlidir. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için bazı popüler yöntemler şunlardır: 

• 360 derece geri bildirim: yöneticilerden, akranlardan ve doğrudan raporlardan çok kaynaklı geri bildirimleri içerir. 
• Çalışanın kendi kendini değerlendirmesi: Gözden geçirilen kişilerin kendi performanslarını değerlendirmelerine ve düşüncelerini gözden geçiren yöneticileriyle paylaşmalarına izin verin. 
• Performans kontrol listeleri: Performansı ölçmek için önceden tanımlanmış bir kriter ve soru listesi kullanın.

Küçük işletme liderleri performans yönetimi süreçlerinin benimsenmesini nasıl sağlayabilir? 

Küçük işletme çalışanlarınızın performans yönetim sisteminize tam olarak bağlı kalamayacak kadar meşgul olmasından mı endişe ediyorsunuz? 

Tomek Mlodzi, CEO'su PhotoAiDbeklentilerinizi iş gücünüzle paylaşmanın önemini ortaya koyuyor.

"Böyle bir sistemi uygularken önemli bulduğum şeylerden biri, sistemin açık ve kolay anlaşılır olmasını sağlamaktır. Çalışanlar süreci ve kendilerinden ne beklendiğini anladıklarında, bunu benimsemeleri ve performanslarını artırmak için aktif olarak çalışmaları daha olasıdır." 

Son olarak, performans yönetiminin asla ayarla ve unut süreci olmadığını unutmayın. 

Süreciniz için hedefler belirleyin ve hedeflerinize ulaştığınızdan emin olmak için düzenli olarak gözden geçirin.