İK Otomasyonu Zorlukları: Dijital Dönüşümlerde Bilmeniz Gereken 9 Barikat

Şirketinizde İK otomasyonunu uygulamayı düşünüyor musunuz? Yalnız değilsiniz.

Danışmanlık firması McKinsey tarafından seçkin şirketler üzerinde yapılan bir ankette, katılımcıların %56 'sı en az bir işlevde yapay zeka teknolojilerini benimsediklerini belirtmiştir. İnsan kaynaklarında otomasyonu benimseyen katılımcıların %40'ı yüzde 20'den fazla maliyet tasarrufu sağladığını bildirdi. 

SHRM ayrıca üyelerine anket uygulamış ve katılımcıların yaklaşık dörtte birinin İK ile ilgili görevleri desteklemek için akıllı otomasyon kullandığını ortaya çıkarmıştır. 

Dijital dönüşüm birçok fayda sağlayabilirken, ortaya çıkabilecek potansiyel zorlukların da farkında olmak önemlidir. Veri gizliliği endişelerinden maliyet değerlendirmelerine kadar, İK otomasyon teknolojilerinin bu dokuz zorluğu, dikkat etmek isteyeceğiniz barikatlardır.  

🤖 İK otomasyonu nedir?

İnsan kaynakları otomasyonu, işe alım, eğitim, geri bildirim ve geliştirme dahil olmak üzere işgücü yönetimindeki tekrarlayan manuel görevleri otomatikleştiren araçlardan oluşur.

Otomasyon çabalarının ve İK otomasyon araçlarının başlıca hedeflerinden bazıları şunlardır:

• Tekrarlayan ve sıradan iş görevlerini yerine getirme yükünden kurtulun.
• Özellikle bordro ve vergi dosyalama gibi istihdam yasaları kapsamındaki hassas görevler için insan kaynaklı manuel hataları ortadan kaldırın.
• Çalışanların İK hizmetlerine 7/24 erişmesini sağlayın.
• Kesintisiz ve anlamlı işbirliklerini teşvik edin.
• İnsan Kaynaklarının yalnızca idari görevlere odaklanmak yerine daha stratejik görevleri yerine getirmesini sağlayın. 
• Yoğun bir dizi faaliyet ve birden fazla paydaş içeren karmaşık süreçler için süreç iyileştirme sağlar.

Temelde İK otomasyonu, insan etkileşimini önceden programlamak için değil, daha anlamlı profesyonel ilişkiler kurabilmeleri için insanları serbest bırakmak içindir.

😟 İK otomasyonunun 9 ana zorluğu nedir?

İK departmanları için asıl zorluk, teknolojik gelişmeler ile çalışanların ihtiyaçlarını dengelemekte yatıyor.

Farklı işlevlere hizmet eden bu kadar çok rakip teknoloji ve araç varken, İK departmanlarının tüm olasılıklar karşısında bunalmış hissetmesi anlaşılabilir bir durumdur.

McKinsey'in dijital dönüşüm üzerine yaptığı bir araştırmaya göre, kilit rollerdeki kişilerin dijital dönüşümlerin başarısını sağlamak için işbirliği yaptığı şirketler, yapmayanlara göre 1,8 kat daha yüksek bir başarı oranı yakaladı. Buna ek olarak, üst yönetimi dijital dönüşümün uygulanmasında aciliyet duygusunu teşvik etmeyenlerin başarı oranı yalnızca yüzde 12'ydi.

Yapay zeka girişimlerinin finansmanı

Ne yazık ki, birçok küçük ve orta ölçekli işletme (KOBİ) yapay zeka çözümlerine ayıracak yeterli kaynağa sahip değil. Otomasyon için bütçe ayıran yönetim ekipleri ise bu konuya ürün geliştirme ve pazarlama kampanyaları kadar önem vermeyebiliyor. 

Yapay zeka yatırımları genellikle başlangıçta maliyetlidir çünkü bazı eski teknolojilerin elden geçirilmesi gerekebilir.

İyi haber şu ki, KOBİ'lerin keşfedebileceği abonelik tabanlı çözümlerin sayısı giderek artıyor. 

Birçok araç ücretsiz deneme sürümleri sunar, böylece daha pahalı bir yazılım çözümüne tamamen bağlanmadan önce bazı işlevlerini test edebilirsiniz.

Yapay zeka çözümlerinin mevcut kurum içi altyapılara entegre edilmesi

Bu zorluk, kurum içi bir otomasyon uzmanının en iyi şekilde yardımcı olabileceği yerdir. Şirketin mevcut dijital ekosistemini ve yeni araçların bunlarla nasıl entegre olabileceğini anlamak çok önemlidir. 

Ayrıca, firmalar gerektiğinde eski sistemlerini bırakmaya hazır olmalıdır. 

Aslında, eski teknoloji altyapıları siber saldırılara en açık olanlardır çünkü eski siber güvenlik çözümlerini kullanırlar.

İK firmalarının otomasyon tedarikçilerine sorması gereken sorulardan bazıları şunlardır:

• Entegrasyon süreci neye benzeyecek? 
• Geçiş sırasında dosyalarımız ne kadar güvende olacak?
• Bu platform başka ne tür teknolojileri destekliyor?

Ölçeklenebilirlik eksikliği

Bir İK sisteminin gelişmeyeceğini ve şirketin büyümesini desteklemeyeceğini gösteren işaretlerden bazıları şunlardır:

• Çalışanların kendi zaman takibi ve devamsızlık yönetimlerini yönetmelerine izin vermek de dahil olmak üzere, hala esas olarak manueldir.
• Serbest çalışanlar ve yükleniciler gibi farklı çalışan türlerini barındırmak gibi esneklik için yer yoktur.
• Sistemler senkronize değildir ve görevleri çakışır. Örneğin, eğitim ve beceri geliştirme için bir araç ve geri bildirim için bir araç kullanabilirsiniz. Ancak eğitimin etkinliğine ilişkin geri bildirimi geliştirme ve eğitim aracıyla senkronize edemezsiniz. 
• Süreçlerin kolaylaştırılıp kolaylaştırılamayacağını/otomatize edilip edilemeyeceğini belirlemek için tutarlı bir denetim yapılmamaktadır.
• Çalışan değişimi durumunda bilgi transferi ve esneklik planları bulunmamaktadır.

Bu sorunlar, İK departmanlarının herhangi bir girişimi uygulamaya koymadan önce net bir otomasyon stratejisine sahip olmalarının nedenidir.

Pahalı ve karmaşık BT desteği 

Abonelik tabanlı hizmet olarak yazılımın (SaaS) artan popülaritesiyle birlikte şirketler farklı platformları deneme konusunda daha fazla özgürlüğe sahip oldu. Bu gelişme, İK ekiplerinin potansiyel satıcıları değerlendirmesi için de iyi bir yoldur. Firmaların çözüm sağlayıcılarını değerlendirmek için kullanabilecekleri sorulardan bazıları şunlardır:

• Müşteri destek hizmetleriniz nelerdir? Acil durumlar için size nasıl ulaşabiliriz?
• Yeni güncellemeler çıktığında müşterilerinize ne sıklıkla eğitim veriyorsunuz ve bunlar ücretsiz mi?
• Siber güvenlik planlarınız nelerdir?

Bazı satıcıların gizli ücretleri vardır veya geliştirmeler ve sorun giderme dahil olmak üzere ek özelliklerin ne kadara neden olabileceği konusunda açık değildir.

Satıcı yönetimi

İK sistemleri, işletmenin ihtiyaçlarına bağlı olarak farklı tedarikçilerden oluşabilir. 

Teknoloji sağlayıcılarının yanı sıra, şirketlerin ofis ve ekipman tedarikçileri gibi operasyon sağlayıcılarıyla da mücadele etmesi gerekir. Bu alan otomasyonun en çok fayda sağlayabileceği yerdir çünkü envanter ve tedarik zinciri kontrolleri de dahil olmak üzere birçok görev programlanabilir.

Buradaki temel zorluk, farklı tedarikçi türlerini barındıracak çok yönlü bir araç seçmektir. Aksi takdirde, her bir tedarikçiyi denetlemek ve beklentileri tutarlı bir şekilde karşıladıklarından emin olmak çok zaman alıcı olabilir.

Güvenlik ve gizlilik endişeleri

2022 McKinsey anketine göre, Yapay Zekanın Durumu, siber saldırılar 2019'dan bu yana artmaya devam ettiğinden, çoğu firma siber güvenliği ana otomasyon engeli olarak tanımlamaktadır. 

İK sistemleri için, bu dosyalar adresler ve performans değerlendirmeleri de dahil olmak üzere hassas çalışan bilgilerini içerdiğinden veri ihlalleri felakettir. 

Siber saldırıların yanı sıra, İK departmanları çalışanlara müşteri hizmeti sunma ve özellikle sağlıkla ilgili konularda gizliliklerine saygı gösterme arasında denge kurmalıdır.

Siber güvenlik, uçtan uca şifreleme ve çok faktörlü kimlik doğrulama dahil olmak üzere herhangi bir otomasyon sisteminin ana satış noktalarından biri olmalıdır. Buna ek olarak, çalışanların dijital sistemlerde güvenli ve sorumlu bir şekilde gezinmeleri için sürekli eğitime ihtiyaçları vardır.

🔐 Zavvy'nin Veri Güvenliği eğitim kursuna göz atın. Kendiniz ve ekibiniz için 14 günlük ücretsiz deneme sürümümüzü deneyebilirsiniz. 

Compliance endişeler

Hiçbir şey İK departmanlarında vergi dosyalama hataları veya eksik ödemeler gibi compliance aksaklıklardan daha fazla korku uyandıramaz. İşleri daha da karmaşık hale getirmek için, farklı ülkelerin farklı çalışma yönetmelikleri vardır. 

Örneğin, ABD'de her eyalet kendi yasalarını uygulayabilir ve bu politikalar hızla değişebilir. 

Birçok İK ekibinin mevzuatla ilgili bilgiler için dağınık kaynak merkezleri vardır. Daha da kötüsü, bu portallar genellikle olması gerektiği kadar güncel değildir. 

Çoklu veri toplama ve raporlama araçları

Farklı teknoloji türleri farklı oranlarda geliştiğinden, İK sistemlerinin belirli ihtiyaçlar için ayrı gösterge tablolarına ihtiyaç duyması anlaşılabilir bir durumdur. Bununla birlikte, mevcut araçları düzenli olarak değerlendirmek veya birden fazla karmaşık görevi yerine getirebilecek sistemler için piyasayı taramak önemlidir. Çoğu zaman, birçok yazılım çözümü temelde aynı şeyi yapar. 

Ayrı sistemlere sahip olmanın bir diğer dezavantajı da standartlaştırılmış bir raporlama metodolojisinin olmamasıdır. Bu sorun, şirketlerin verileri etkili bir şekilde harmanlamasını ve doğru raporları çalıştırmasını zorlaştırır. İK ekiplerinin kendileri için en uygun çözümü belirlemeleri ve sistemlerini buna göre oluşturmaları gerekir.

Örneğin, çalışan işe alım süreciniz için bir araç ve çalışan anketleri için başka bir araç kullanabilirsiniz. Ancak işe alım anketinizin sonuçlarını, işe alım aracı aracılığıyla oluşturulan işe alım raporlamanızla ilişkilendiremezsiniz. 

Karmaşık çalışan yaşam döngüsü yönetimi

Yalnızca işe alım aşamasında, çalışanlar çok fazla zaman ve çaba gerektiren gereksiz evrak işlerine boğulabilir. Bu uygulama sadece yeni katılanları hayal kırıklığına uğratmakla kalmaz, aynı zamanda personel tarafından yapılan manuel işleri de artırır. 

Bunun yerine, İK ekiplerinin tüm süreçleri tek bir gösterge tablosunda düzenleyebilecek bütünsel bir kurumsal kaynak planlama (ERP) aracına odaklanması gerekir. Bu tür araçlarla ilgili herhangi bir deneyime sahip değillerse, araçlarını çalışır hale getirmek için güvenilir bir ERP danışmanlık firmasından profesyonel yardım alabilirler.

Çalışan deneyimi yönetimi araçlarının karmaşık olması gerekmez. Sadece kullanıcı dostu, erişilebilir ve kullanımı ve bakımı kolay olmaları gerekir.

😱 İK süreçlerinin otomatikleştirilmemesinin sorun olmasının 3 temel nedeni

Her dijital dönüşüm projesinde çeşitli engeller olsa da, potansiyel otomasyon çözümlerini keşfetmek yine de zaman ayırmaya değer. 

Örneğin, SHRM'ye göre, işe alım için otomasyon kullanan şirketlerin %69 'u, pozisyonları doldurmak için geri dönüş sürelerinin iyileştiğini söyledi.

Uzun vadeli maliyet tasarruflarının yanı sıra, İK süreçleri otomatikleştirilmezse aşağıdaki sorunlar artabilir:

• Hata eğilimli. Bazı hatalar affedilebilir, bazıları ise pek affedilemez. ABD Çalışma Bakanlığı, 2021 mali yılında ortalama geri ödenen ücretlerin (ödenmeyen maaşlar) üç haftalık çalışmaya eşit olduğunu keşfetti. Bu olay, bordro yönetiminin otomatikleştirilmesi gereken ilk işlevlerden biri olmasının nedenidir.
• Verimlilik kaybı. Tekrarlayan iş faaliyetlerinin en az %45 'i otomasyon yazılımı tarafından gerçekleştirilebilir ve İK iş yükü azaltılabilir. Bazı şirketler, robotik süreç otomasyonu (RPA) algoritmasının dakikalar içinde halledebileceği sıkıcı işler için aylarca emek kaybediyor. Buna ek olarak, çalışanlar manuel süreçleri tamamlamak için vardiyalarını uzatmak zorunda kaldıklarında tükenmiş hissediyorlar.

➡️ Müşterimiz Storyblok'un Zavvy'nin otomatik işe alım çözümü ile çalışan deneyiminden ödün vermeden ayda 68 saat nasıl tasarruf ettiğini inceleyin. 

• Kötü aday başvuru deneyimi. İşe alım süreci şirketin en iyi reklam kampanyasıdır. Adaylar, başvuru sürecini nasıl ele aldığına bağlı olarak bir firma hakkında uzun süreli bir izlenime sahip olabilir. İş arayanların çoğu, sürecin çok karmaşık olduğunu veya şeffaflıktan yoksun olduğunu düşündüklerinde işe alım şirketlerini hayaletler veya kötü yorumlar yaparlar.

🤔 Otomasyon çözüm mü? Sadece doğru yapıldığında

Cevabım hem evet hem de hayır. 

Her şey, bir firmanın işini geleceğe hazırlama konusunda ne kadar istekli olduğuna bağlıdır. 

Otomasyon projelerini üstlenmek için çok dikkatli bir planlama ve yatırım gerekir. Bu çabalar, iş liderlerinin şirketlerinin nasıl gelişmesini istediklerini belirlemeleriyle başlar. 

Kesintiler kalıcıdır, ancak bir şirketin hayatta kalması büyük ölçüde değişimi benimseme kapasitesine bağlıdır. 

Bir İK otomasyon projesine başlamadan önce, şirketinizin neye ihtiyacı olduğunu belirlemeniz ve her seferinde bir çözüme odaklanmanız gerekir (çevik metodoloji). Ayrıca liderlik ve çalışanların katılımını da unutmayın.

Otomasyon yalnızca işletmeniz önündeki engebeli yolu kabul ettiğinde ve buna hazırlandığında işe yarar. 

Zavvy ile yalnızca bir yazılım aracına değil, yolculuğunuz boyunca size rehberlik edecek ve özel zorluklarınızı aşmanıza yardımcı olacak bir ortağa sahip olursunuz. 

Çalışan deneyimi uzmanlarımız, çalışanlarınızın ve işletmenizin ihtiyaçlarını karşılamak için sektördeki ve akademik en iyi uygulamaları kullanır.

İK süreçlerinizi otomatikleştirmek için Zavvy kullanmanın birçok faydasını keşfetmek için 30 dakikalık ücretsiz bir demo rezervasyonu yapın.