Hibrit Çalışma Politikası: Nasıl Oluşturulur (Şablon ve Örnekler)

Birçok şirket, yetenekleri çekmek ve elde tutmak için esnek çalışma düzenlemeleri buluyor. 

Bu düzenlemeler, çalışanların ofisten uzak bir yerde ve yarı zamanlı olarak çalışmasına olanak tanıyan iş-yaşam uygulamalarından, iş paylaşımından vb. oluşabilir. Esnek çalışma politikaları yetenekleri etkili bir şekilde çekebilir, bir şirketi diğerlerinden rekabetçi bir şekilde farklılaştırabilir ve işyeri bağlılığını artırabilir. Ancak bununla birlikte, çalışanların ve yönetimin verimli ve sorunsuz çalışması için hibrit kuralları uygulama ve hibrit politikalar oluşturma zorluğu da beraberinde gelir. 

Bu makalede, şirketinizin kurallarına, süreçlerine ve avantajlarına göre özelleştirebileceğiniz ücretsiz bir şablon sunmanın yanı sıra, bir hibrit ve uzaktan çalışma politikasının nasıl oluşturulacağını ele alacağız. 

📝 Hibrit, uzaktan veya esnek çalışma politikası nedir?

Hibrit, uzaktan veya esnek bir şirket çalışma kültürü, çalışanlarınızın aşağıdakiler söz konusu olduğunda sahip oldukları özgürlük miktarını tanımlar

• Çalışma yeri
• Çalışma saatleri
• ...ve hibrit çalışmayla ilgili diğer her şey.

Uzaktan çalışma politikası: Politika, yönetimin uzaktan çalışanlar için beklentilerini belirtir. Beklenen çalışma saatlerini, yasal çalışma koşullarını, siber güvenlik gereksinimlerini vb. içerir. Ayrıca, çalışanların yasal haklarını ve şirket avantajlarını vb. içerir.

Hibrit çalışma politikası: Temelde aynıdır, ancak ofis kullanımıyla ilgili tüm bilgileri de içerir - masa rezervasyonu, insanların ofiste olması gereken minimum gün sayısı vb.

Esnek çalışma politikası: Yukarıdakiyle aynı. Esneklik, 1) çalışanların çalışma saatlerini belirlerken sahip oldukları özgürlük düzeyini ve 2) yer seçme özgürlüğünü ifade eder.

Pratikte tüm bu terimleri birbirinin yerine kullanabilirsiniz.

Her yerden çalışma politikası fikri birçokları için bir hayal, bazıları içinse bir gerçek. Ancak, pandemiden bu yana, gelecekteki çalışma koşulları üzerinde net bir iz bırakan kaçınılmaz bir uygulama.

❓ Şirketinizin neden bir hibrit (veya uzaktan) çalışma politikasına ihtiyacı var?

Her yerde çalışma/evde çalışma modeli, çalışanları güçlendirmenin bir yolu ve zorlu iş yüklerini daha iyi yönetmeye yardımcı olacak bir anahtar olarak ortaya çıkmıştır. Accenture tarafından 9.326 çalışanla yapılan yakın tarihli bir ankette, ankete katılanların %83'ü hibrit modeli seçmiştir.

Forbes tarafından hazırlanan bir rapor, yüksek performanslı şirketlerin %63'ünün modellerin her zaman ve her yerden çalışmasına olanak sağladığını gösteriyor.

Buna karşılık, büyümeyen şirketlerin çoğu (%69) insanlardan işe fiziksel olarak gelmelerini istemektedir.

Rekabetçi kuruluşların en iyi adayları bulmaları ve çalışanlarını ellerinde tutmaları için bir tür esnek düzenlemeden kaçınmanın yolu yoktur.

Bununla birlikte, esnek çalışma modellerini uygulamaya koyarken dikkat etmeniz gereken birkaç husus vardır, böylece herkesin aynı sayfada olduğundan ve güvenlik risklerinin en aza indirildiğinden emin olabilirsiniz.

📋 Poliçenize neleri dahil etmelisiniz (Kullanılacak şablon)

İşte şablonunuzun içermesi gereken birkaç bölüm:

Politika özeti ve amaç

Bu bölümde politikanın amacı, işlevi ve işleyişi özetlenmektedir. 

Örnek: [Şirket Adı]'nın esnek çalışma politikası uzaktan çalışanların iş, güvenlik ve compliance beklentilerini ana hatlarıyla belirtir. Bu uzaktan çalışma politikasının amacı, çalışma koşullarını ve beklentileri ana hatlarıyla belirleyerek hem çalışanların hem de kuruluşun çıkarlarını korumaktır.

Kapsam

Cevap Bu poliçeden kimler yararlanabilir?

Örnek: Bu politika, iş görevleri buna izin veren tüm çalışanlar için geçerlidir. Ancak, müşterilerle doğrudan fiziksel temas gerektiren pozisyonlar (satış katı gibi) evden çalışmaya uygun değildir. Buna ek olarak, bazı hafifletici koşullar mümkün olduğunda istisnalar getirebilir.

Çalışma programı

Bu bölüm, tüm resmi iletişim için çalışma zamanlarını veya çalışanın zamanını belirler.

Örnek: Çalışan Pazartesi'den Cuma'ya sabah 9'dan öğleden sonra 3'e kadar tüm ofis iletişim kanallarında ulaşılabilir olmalıdır.

Evden (veya herhangi bir yerden) çalışma

Bu bölüm, çalışandan uzaktan çalışırken beklenen çalışma koşullarını ortaya koymaktadır.

Örnek:

Ekip üyeleri evden çalışabilir:

• Tam zamanlı
• Yarı zamanlı (günlük zamanı ofis ve ev arasında bölüştürme)
• Haftanın önceden belirlenmiş günlerinde

Nerede çalışıyor olursanız olun, size en iyi performansınızı sergileme şansı vermek istiyoruz.

Bununla birlikte, uzaktan çalışma bazı sorumlulukları da beraberinde getirir. Bu yüzden lütfen müsait olduğunuzdan emin olun.

Tekrarlanan sorunlarda uzaktan çalışma haklarını iptal etme hakkımızı saklı tutuyoruz.

Çalışan hakları

Bu bölümde uzaktan çalışan adayın özlük hakları veya hakları ele alınmaktadır.

Örnek: Bu poliçe kapsamında herhangi bir yerden çalışan uygun çalışan, İK departmanından yararlanılabilecek internet ücretleri için bir ödenek ile birlikte ofise gelen bir çalışanla aynı faydaları elde eder.

İletişim

Bu bölümde kuruluşun ekip üyeleri, adaylar ve tedarikçilerle iletişim kurmak için kullandığı tüm iletişim kanalları listelenmektedir.

Örnek: Tüm çalışanlar, kendilerine erişim izni verilecek tüm resmi görevler için aşağıdaki kanalları kullanmalıdır:

• Slack
• Google posta
• WhatsApp
• Google Meet

Ekipman

Şirketin sağladığı donanım ve yazılımlar bu bölümde listelenmiştir.

Örnek: [Şirket Adı], politikada belirtilen çalışanın güvenlikten sorumlu olduğu xx dizüstü bilgisayar, modem, klavye, fare ve internet sağlayacaktır. Ekipmanın her zaman parola korumalı olması gerekir.

Güvenlik

Şirket verilerinin güvenliğine ilişkin kurallar ve düzenlemeler hakkında konuşun.

Örnek: Çalışan ekipmanı her zaman şifre korumalı olmalıdır. Ve tüm uygun adaylar bu politikaya ekli Gizlilik Sözleşmesini imzalamalıdır.

Tazminatlar ve yan haklar

Bu bölüm, uzaktan çalışan çalışanın teşviklerini ve diğer tazminat avantajlarını ortaya koymaktadır.

Örnek: Çalışanın tazminatı rolüne ve KPI'sına göre belirlenir. Bunun dışında, tüm çalışanlar şirket tarafından sağlanan öğrenme ve seyahat tazminatına hak kazanır.

Evden etkin bir şekilde çalışmak için ipuçları

Sabah rutininizi sürdürün

Bir ofise gitmiyor olmanız, normalde sizi başarıya hazırlayan şeyleri atlamanız gerektiği anlamına gelmez. Bu yüzden aynı saatte uyanın ve sizin için işe yarayan rutine devam edin.

İşe gidip gelme zamanını kişisel bakım için yeniden değerlendirin

Ortalama bir Amerikalı her yöne yaklaşık 27 dakikada gidip geliyor. Geri kazanılan bu zamanın boşa gitmesine izin vermeyin. Eğer okumak, meditasyon yapmak, günlük tutmak veya yoga yapmak şu anda rutininizin bir parçası değilse, şimdi bunları denemek için harika bir zaman.

Başarı için giyinin

Pijamalarınızı giyebiliyor olmanız bunu yapmanız gerektiği anlamına gelmez. İş arkadaşlarınızla, ortaklarınızla veya müşterilerinizle yine de video aracılığıyla etkileşim kurabilirsiniz. Ayrıca, rahat ama profesyonel giyinmek, üretkenliğinizi sürdürmek için doğru zihniyete sahip olmanıza yardımcı olur.

Beslenmeye odaklanın

Şekerlerden, yapay içeriklerden veya boş kalorilerden kaçınarak odağınızı ve enerjinizi koruyun. SnackNation'ın Evden Çalışma Sağlıklı Yaşam Kutuları, uzaktan çalışma günleriniz boyunca yeterli şekilde beslenmenizi sağlamak için daha sağlıklı barlar, cipsler, kurutulmuş etler, granola, iz karışımı ve tatlılardan oluşan bir karışım içerir.

Özel bir çalışma alanı belirleyin 

Üretkenliği teşvik eden bir ortam bulun. Sessiz, rahat ve dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırılmış olmalı ve genellikle yemek yediğiniz veya dinlendiğiniz yerlerden farklı olmalıdır.

Dışarı çıkmak için zaman ayırın

Mola vermek odaklanmanız ve sağlığınız için harikadır. Bloğun etrafında yürüyerek veya bir verandaya ya da balkona çıkarak yeniden şarj olun.

Yeterli miktarda toplantı düzenleyin

Yüz yüze etkileşim uzaktan çalışmanın bir kaybı olmak zorunda değil. Bu kişisel bağlantıyı korumak için video konferans yazılımı aracılığıyla günlük stand-up'lar veya sanal ekip toplantıları düzenleyin.

Düzenli çalışma saatleri belirleyin

Uzaktan çalışırken workday adresinizin sabahın erken saatlerine ve akşamlara kaymasına izin vermek özellikle kolay olabilir. Çalışma saatlerini belirleyerek ve bunlara bağlı kalarak bundan kaçının. Televizyon izlemeyin. Bir televizyonun yanında çalışmak konsantre olma yeteneğimizi engeller. Sadece arka plan gürültüsü için bile olsa televizyonu açık tutma dürtüsüne direnin.

Televizyon seyretme

Televizyonun yanında çalışmak konsantrasyon yeteneğimizi engeller. Bu nedenle, sadece arka plan gürültüsü için bile olsa, televizyonu açık tutma dürtüsüne direnin.

🏢 5 Uzaktan ve hibrit çalışma politikalarına örnekler

Pandemi ile birlikte normalliğin tanımı değişirken, çalışma koşulları ve normlar da yeniden tanımlandı. Ancak iş devam etmek zorunda. 

Ve eğer şirketin devam etmesi gerekiyorsa, yeni koşullarla başa çıkmak için yeni yeteneklerin düzenli olarak işe alınması devam etmelidir. Uzaktan işe alım ve uzaktan çalışmayı desteklemek için, optimum verimlilik ve çalışma koşullarını sağlamak üzere politikalar, kurallar ve düzenlemeler belirlenmelidir.

Ancak daha heyecan verici olan, çalışanların evde sıkışıp kalırken genel refahını desteklemeye yardımcı olmak için ortaya çıkan yenilikçi uzaktan ve hibrit çalışma politikaları örneklerini veya başka bir deyişle esnek çalışma modelinin getirdiği zorlukları görmekti.

Bir göz atalım.

1. IBM'li arkadaşlarımı destekleyeceğime söz veriyorum.

IBM 'in kampanyasını bir süre önce sosyal medya akışlarınızda görmüş olabilirsiniz. IBM'ciler yarattı.

Bu taban inisiyatifi, çalışanların işlerine yetişmeye çalışırken evde karşılaştıkları zorluklara ve ofiste veya evde herhangi bir işi halletmek için fazladan bir ele ihtiyaç duymalarına yanıt olarak şekillendi. 

ISupport Fellow IBMer kampanyasının amacı, tam da bu insanlara ihtiyaç duydukları yardımı sağlamaktır; aksi takdirde pandeminin getirdiği yeni gerçeklikte yol alırken bu yardım geri planda kalacaktır.

2. GitLab'ın tamamen uzaktan politikası

GitLab, dünya çapında 1500'den fazla üyeyi istihdam eden, tamamen uzaktan ve esnek çalışma saatleri modeline sahip en büyük şirketlerden biridir.

İşte GitLab'ın tüm uzaktan politikasından bazı önemli noktalar:

1. İşe alımlar ve çalışmalar merkezden değil, dünyanın her yerinden yapılmaktadır.
2. Esnek çalışma saatleri, yani çalışma zamanlarınızı seçebilirsiniz.
3. Tüm veriler yazılmalı, kaydedilmeli ve raporlama için paylaşılmalıdır.
4. Tüm eğitim ve çalışmalar yazılı süreçleri içerir. 
5. Kamuya açık bilgi paylaşımı için bilmesi gerekenlere erişim sağlayın.

3. Google 

Google hibrit bir çalışma politikasını tercih etti.

Bu yeni politika kapsamında

• Çalışanların %60'ı kampüsten çalışacaktır,
• Yeni ofislerden %20,
• ve %20'si evden.

Google bunu sağlamak için kamp ateşi yöntemini tercih etti - çalışanların dairesel bir ortamda toplantılar için konferans salonunda oturacağı veya çeşitli ekranlar aracılığıyla hem fiziksel olarak mevcut hem de uzaktan toplantı katılımcılarını eşit şekilde içeren kamp ateşi ortamı.

4. Facebook

Pandemi başlamadan önce Facebook 'un çoğu çalışanının evden çalışmasına yönelik planları vardı. Salgının başlamasıyla birlikte, tamamen uzaktan çalışma politikasını genişletmeye devam edecek gibi görünüyorlar. Ancak, salgın sonrası Facebook - Google gibi - çalışanları için hibrit bir çalışma modelini tercih etmeye karar verdi.

5. Microsoft'un veri odaklı evden çalışma politikası

Microsoft hibrit bir model uygulamayı planlıyor. Ancak çalışanlar evden çalışırken en üst düzeyde üretkenlik sağlamak için veriye dayalı bir politika oluşturulacaktır; örneğin, arka arkaya toplantılar çok yorucu olabilir. Bu nedenle Microsoft'un hibrit çalışma politikası arka arkaya toplantıların planlanmasını yasaklıyor.

Kulağa hoş geliyor, değil mi?

📣 Esnek çalışma politikanızın iletişimini nasıl yapmalısınız?

Hibrit çalışma politikasının oluşturulması ve çalışanlar ile yönetim tarafından imzalanması yeterli değildir.

İnsanların bunu hatırladığından emin olun. Bunu yaşadıklarından emin olun ki defter kapandıktan sonra hak ettikleri zamanı ayırdıkları için kendilerini güvensiz hissetmek zorunda kalmasınlar.

Bunu yapmak için bu kontrol listesini izleyin:

• Politikayı sadece bir kez iletmeyin. Düzenli aralıklarla eğitim seansları düzenleyin veya poliçedeki faydalar veya belirli kurallarla ilgili hatırlatıcılar belirleyin.
• Çalışanların herhangi bir sorunu olup olmadığını kontrol edin ve düzenli olarak geri bildirimlerini isteyin.
• Genel uzaktan ve hibrit politikasını herkesin 7/24 erişebileceği merkezi bir bilgi tabanında veya çalışan portalında bulundurun.
• Çalışanların soruları için tüm sözleşmelerin kayıtlarını hazır bulundurun.
• Yaşayın. Yöneticilerin bunu yaşamasına yardımcı olun.
• Sorular ve cevaplar için ayrı kanallar oluşturun, böylece herhangi bir sorusu olan herhangi bir çalışan kanal aracılığıyla sorabilir veya doğrudan size DM gönderebilir.

Hibrit çalışma politikasını her zaman erişilebilir bir yerde yayınlamanızı öneririz.

Uzaktan çalışma, insanların belirli bir esnekliğe sahip olmasını sağlamak için vardır. Bu, çocukları okuldan almak için belirli saatlerde müsait olmamanın sorun olmadığı anlamına gelir. Ve bir video görüşmesi sırasında kapı çaldığında kapıyı açmakta da bir sakınca yoktur.

İş arkadaşlarınızın hibrit çalışma politikasını nasıl yaşadıkları genel refahı büyük ölçüde etkileyecektir.

➡️ Hibrit çalışma politikanızı neden Zavvy adresinde oluşturmalısınız?

Esnek çalışma politikaları için kullanıma hazır bir şablon da içeren yolculuk oluşturucumuzla dakikalar içinde ilgi çekici bir hibrit çalışma politikası oluşturabileceksiniz.

Bu neden bir word dokümanı doldurmaktan daha iyi?

• Daha ilgi çekici: Komik gifler ile testler veya loom videoları gibi dinamik unsurları bir araya getirerek, kullanıcılarınıza tamamlamaları gereken bir ceza gibi hissettirmeyen bir deneyim sunabilirsiniz.
• Eğitimle ilgili her şey için tek bir yer: Bu şekilde, tüm dahili kurslarınız ve SOP'leriniz tek bir yerde toplanır. preboarding adresinden compliance adresine, esneklik eğitimine ve daha fazlasına kadar. Artık bir şey aramak için zaman kaybetmenize gerek yok.
• Otomatik atayın, iletişim kurun ve tekrarlayın: İşler her zaman gelen kutusunda kaybolur - ve bazen takip etmek zor olduğu için herkesin gelen kutusuna bile ulaşmazlar. Her yeni işe alınan kişiye otomatik olarak atayın, Slack veya Microsoft Teams gibi yerler aracılığıyla tanıtın ve düzenli hatırlatıcılar gönderin.