Çalışan Karnesi: En İyi Uygulamalar, Örnekler ve Şablonlar

Eskiden birçok kurumsal alan çalışan verimliliğiyle mücadele ederdi. Çoğu çalışan ya tatminsizdi ya motivasyon eksikliği yaşıyordu ya da her ikisini birden yaşıyordu. Bu durum, puan kartının icadıyla değişti.

1990'ların sonlarında kullanılmaya başlanmasından bu yana birçok şirket performans artışı ve çalışan devir oranlarında düşüş bildirmiştir. Büyük ölçekte kullanılabilen ve bireysel çalışanlar için özelleştirilebilen dinamik bir araçtır.

Sadece bu da değil, karne aynı zamanda kişisel gelişimi de teşvik eder. Çalışan karneleri, faydaları ve nasıl oluşturulacakları hakkında derinlemesine bir inceleme yaparken bize katılın. Bonus olarak, çalışan karnesi örneklerine de yer verdik.

💳 Çalışan karnesi nedir?

Çalışan karnesi, bir çalışanın performansını izlemek için kullanılan bir yönetim aracıdır. Mükemmel bir organizasyon aracıdır çünkü bireylerin gerekli projeleri planlamasına, önceliklendirmesine ve uygulamasına olanak tanır.

Her bireyin rolünü ve işyerine katkısını ana hatlarıyla belirtir.

Ayrıca, insanların rollerine odaklanmalarını sağlayarak üretkenliklerini artırır. Bir çalışan karnesi aynı zamanda çalışanların refahına (netlik ve onaylama yoluyla) katkıda bulunur ve kişisel gelişimi teşvik eder.

Çalışan karnelerini kimler kullanır?

Çalışan karneleri, aşağıdakiler de dahil olmak üzere farklı sektörlerde yaygın olarak kullanılmaktadır:

• Yüksek öğrenim kurumları
• Hükümetler
• Üretim 
• Telekomünikasyon
• Bilgi teknolojisi
• Bankalar

🏆 Çalışan karnesinin faydaları

Organizasyonel stratejilerinize yapı kazandırır

Farklı şirketler, bireysel çalışan performans ilerlemesini ölçmek için benzersiz ölçüt setlerine sahiptir.

Bir çalışan karnesi bu yaklaşımları tüm kuruluş üyelerinin kullanabileceği tek bir birimde birleştirir. Her çalışanın uyacağı açık ve mantıklı bir yapı sağlar.

İletişimi kolaylaştırır

Bir çalışan karnesi, herkesin aynı hedef doğrultusunda çalışmasını sağlayarak iletişimi kolaylaştırır. Çalışanların önemli kararlar alırken başvurabilecekleri net bir yapı sağlar. Benzer şekilde, tüm işlemleri puan kartları üzerinde merkezileştirerek şirket performansını ve gelişimini yönetmeyi kolaylaştırır.

Departmanları tek bir birim halinde harekete geçirir

Performans karnesi, tüm departmanları şirketin hedefleri doğrultusunda birlikte çalışmak üzere bir araya getirir. Belirli bir stratejinin uygulanması için gerekli adımları özetleyen bir çerçeve sağlar. Böylece çalışanlar aynı performans ve gelişim hedeflerine ulaşmak için bir birim olarak çalışır.

Çalışanları kişisel gelişimlerine odaklanmaya teşvik eder

Bir KPI karnesi, her bireyin işte ve kişisel yaşamlarında oyunun zirvesinde olmasını gerektirir.

Bireyler, performanslarını izlemek için kişisel puan kartları oluşturmaya teşvik edilir. Bu onlara becerilerini geliştirme dürtüsü verir ve kendilerini geliştirmelerini teşvik eder. 

Ayrıca, zaman yönetimi ve hedef belirleme gibi kişisel gelişim uygulamalarını tamamlar. 

Çalışanların sektörle birlikte gelişmesine olanak tanır

Bir puan kartı, çalışanların uygulamalarını gelecekteki eğilimlerle tahmin etmelerini ve uyumlu hale getirmelerini sağlar. Böylece rakiplerinden bir adım önde olabilirler. Çalışanlar ayrıca gelecekteki zorlukları tahmin edebilir ve gelişim ve performansı etkilemeden önce çözümler geliştirebilir.

Stratejilerin uygulanmasını geliştirir

Eylem planı, performans karnesinin hayati bir bileşenidir. Gelişim stratejilerinin uygulanmasını kolaylaştırmak için gerekli çerçeveyi sağlar.

🗂️ Bir çalışan karnesinde neler olmalıdır?

İsim ve rol gibi standart bilgilerin yanı sıra, tipik bir çalışan karnesi aşağıdaki temel unsurları içermelidir:

• Performans göstergeleri (ve eylemler)
• Kalkınma göstergeleri (ve eylemler)
• Değerler

Hedefler

Bunlar, bireyin ulaşmak için çalıştığı hedeflerdir. 

Stratejik harita

Bir çalışan karnesi, iş hedeflerinize ve amaçlarınıza genel bir bakış içermelidir. Bu genel bakış strateji haritası olarak bilinir. Bir şirketin politikalarının planlanması ve yürütülmesi sırasında faydalıdır. Strateji haritanız dört önemli perspektifi içermelidir:

Finansal

Finansal perspektifiniz aşağıdaki gibi çalışan performans ölçütlerini içermelidir:

• Gelir Artışı
• Yatırım Getirisi
• Ekonomik Katma Değer
• Dönüşüm oranı
• Hemen çıkma oranı

Bunlar, çalışanın performansını mali açıdan değerlendirmek ve ölçmek için kullanılabilir. Genel hedeflerinize bağlı olarak geniş veya spesifik olabilirler ve çeşitlilik gösterebilirler. 

Müşteri

Tüketiciler her ticari işletmenin bel kemiğidir. Bu nedenle, bir çalışan karnesi oluştururken onları da hesaba katmalısınız. Aşağıdakiler gibi çeşitli müşteri ölçümlerini içermelidir:

• Müşteri memnuniyeti
• Marka bilinirliği
• Müşteri sadakati
• Sipariş doğruluğu
• Ortalama yanıt süresi

Bu önlemler müşteri tabanınızı anlamanıza yardımcı olarak onların ihtiyaçlarını daha iyi karşılamanızı sağlar.

Dahili

Bir puan kartının iç perspektifi şirketin organizasyonuna odaklanır. İç süreçlerinin ne kadar verimli olduğunu ve hedeflerine ulaşmada ne kadar etkili olduklarını ölçer.

Ayrıca, iç perspektif maksimum verimlilikte çalışmayan alanları belirleyerek ekiplerin gerekli ayarlamaları yapmasına olanak tanır. Bu değişkenler şunları içerir:

• Makine duruş süresi
• Ürün ve hizmetlerdeki hatalar
• Planlanmış kesinti süresi
• Envanter doğruluğu
• Başarısız denetimler

Öğrenme ve Büyüme 

Bu bakış açısı şirketinizin organizasyonel kapasitesine odaklanır. İç süreçlerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için gerekli becerileri, teknolojiyi ve bilgiyi hesaba katar. Bu beceriler, tüketicilerin paralarının karşılığını almalarını sağlamak ve böylece müşteri memnuniyetini artırmak açısından da hayati önem taşır.

Öğrenme ve büyüme, stratejik hedeflerinize göre değişiklik gösterebilir. Aşağıdakiler gibi metrikleri içerir:

• Devir Oranı
• Çalışan eğitimi için harcanan zaman
• Müşteri Hizmetleri eğitiminde harcanan zaman
• Çalışanları Elde Tutma
• Faturalandırılabilir saatler.

Metrikler 

Metrikler bir şirketin büyümesini izlemek ve ölçmek için kullanılır. Bir kuruluşun ilerlemesini hedefleriyle karşılaştırmak ve bunu engelleyebilecek uygulamaları ayıklamak için gereklidirler.

Aşağıda puan kartı metriklerine örnekler verilmiştir:

Pazarlama ölçümleri

1. Dönüşüm oranı
2. Web sitesi trafiği
3. Geri Bağlantılar
4. Müşteri edinme maliyeti
5. Sosyal medya takipçileri.

Satış ölçümleri

1. Ortalama müşteri geliri
2. Müşteri tutma oranı
3. Ürün performansı
4. Satış geliri
5. Yanıt süresi.

Finansal ölçütler

1. Nakit akışı
2. İşletme sermayesi
3. Brüt kâr
4. Net gelir
5. Borç/Özkaynak Oranı

İK ölçümleri

1. Çalışan devir oranı
2. Çalışan memnuniyeti
3. Çalışan başına gelir
4. Kiralama başına maliyet
5. Devamsızlık oranı

📝 KPI puan kartı nasıl oluşturulur

Görüşmeleri ayarlayın ve katılımcılara karar verin

Bir KPI karnesi oluşturmanın ilk adımı, şirketin hedefleri hakkında fikirlerini almak için çalışanlarla görüşmektir. Ardından, hangi eylem planının işyeri değerleriyle uyumlu olduğuna dair önerilerini alın.

Stratejik hedefler belirleyin

Stratejik hedefler şirketinizin neyi başarmasını istediğinizi belirler. Kurum içindeki herkes de bu hedefleri göz önünde bulundurmalıdır. Ayrıca, hedefler şirketin değerleriyle de uyumlu olmalıdır.

Stratejik bir harita ekleyin 

Hiçbir performans karnesi stratejik bir harita içermeden tamamlanmış sayılmaz. Harita yukarıda bahsedilen dört perspektiften oluşur; finansal, iç, müşteri ve öğrenme ve büyüme.

Skor kartı metriklerinin bir listesini oluşturun

Metrikler bir şirketin verimliliğini ölçmek için kullanılır. Her biri bir kuruluşun çeşitli bölümlerine hitap eden farklı kategorilerde bulunurlar. Bu bölümler şunları içerir:

• Finansal
• Satış
• Pazarlama
• Performans

Stratejilerinin hedefleriyle ne kadar etkili bir şekilde çalıştığına dair net bir projeksiyon sağlarlar. Ayrıca kurumsal süreçlerdeki kusurları vurgulayarak ekip üyelerinin gerekli ayarlamaları yapmasına olanak tanırlar.

Uygun bir format seçin

Çalışan karneleri dijitalden basılıya kadar çeşitli formatlarda olabilir. Bazı şirketler çok fazla yer kaplamadıkları ve uzaktan erişime izin verdikleri için PDF ve Excel gibi dijital versiyonları tercih etmektedir. Ancak basılı format, evraklar biriktikçe hacimli hale geldiğinden depolama konusunda zorluk çıkarabilir. 

Görüşmeleri yürütürken, KPI puan kartının fiziksel veya dijital bir kopyasına sahip olmayı daha kolay bulacaksınız. Bu şekilde, bilgileri girebilir ve hemen saklayabilirsiniz.

Bir sıralama sistemi oluşturun (isteğe bağlı)

İnsanları performanslarına göre sıralamak herkes için harika bir his değildir. Bazen bir sıralama hayal kırıklığına neden olabilir. Öte yandan, gerçek şu ki çoğu zaman iş metrikleriyle uğraşıyoruz ve bunun arkasında her zaman sonuçlar var.

Bazıları, puan kartını numaralandırılmış bir değerle değil, yalnızca bir açıklama ile doldurmayı önermektedir. Her ikisine de sahip olmak kesinlikle mantıklı olsa da, en azından bunu bilinçli bir karar haline getirmenizi rica ediyoruz.

Sıralama sistemi aşağıdakileri dikkate almalıdır:

• Performans
• Geliştirme
• Değerler

En yaygın olanları 1-3 veya 1-5 arasında değişen değerlerdir.

Sayısal bir ölçek kullanabileceğiniz gibi farklı değişkenlere bağlı bir ölçek de kullanabilirsiniz. Ayrıca, çalışanlarınızla yaptığınız görüşmeler sırasında derecelendirme sistemi üzerinde anlaşmaya varmalısınız.

Oturumlardan toplanan girdileri anlamlı bir ölçüm ölçeği geliştirmek için kullanabilirsiniz. Puanlama sistemi çalışanlara bir hedef vererek onları motive eder. Ayrıca eşitliği sağlar ve hesap verebilirliği teşvik eder.

Bir eylem planı geliştirin

Karnenizdeki bir eylem planı net bir yapı sağlar ve çalışanlara güçlü yönlerine göre roller verir. Ayrıca sürekli izleme ve değerlendirmeye de olanak tanır. Son olarak, bir eylem planı ekip liderlerinin olası zorlukları tespit etmesini ve çözmesini sağlar.

Planları uygulayın

Bu adım, önceki aşamalardaki strateji ve önlemlerin uygulanmasını içerir. Her çalışan rollerini stratejik ve gelişimsel hedeflere göre yerine getirmelidir. 

Sürekli değerlendirin

Stratejik hedefleriyle uyumlu olduklarından emin olmak için çalışan karnelerini düzenli olarak gözden geçirin. Ayrıca ekip liderlerinin daha da yüksek performans için uygulamalarını sürekli olarak geliştirmelerine olanak tanır.

Değerlendirmelerin sıklığı şirketin organizasyon sürecine bağlıdır ancak tipik olarak haftalık veya aylık olmalıdır. Çalışanların sorunlu noktalarını nasıl iyileştirebilecekleri konusunda geri bildirimde bulunabilecekleri ve paylaşabilecekleri oturumlar düzenleyin.

🗃️ Kullanabileceğiniz şablonlar 

‍

📣 Bir puan kartı nasıl uygulanır

Gözden geçirme döngünüzü tanımlayın (Ne sıklıkla)

Bir çalışan karnesinin etkili bir şekilde çalışması için sürekli değerlendirme yapılması gerekir. Bir gözden geçirme döngüsü oluştururken çalışanlarınızı da dahil edin. Performanslarını iyileştirmeye yönelik fikir ve çözümlere daha fazla kaynak sağlamak için sonuçlarını açık forumlar aracılığıyla paylaşmalarını teşvik edin.

Yol boyunca çalışanların ilgisini çekin ve hedeflerini hatırlatın

Yöneticiler ve ekip liderleri, çalışanlara hedeflerini sık sık hatırlatmalıdır. Sürekli kontroller onları motive eder ve olası zorlukları giderir.

Zavvy adresindeki Goal Companion şablonumuzla çalışanlarınızın hedefleriyle kolayca etkileşime geçebilir ve onlara hedeflerini hatırlatabilirsiniz.

Bir eylem planı geliştirin

Bu, şirketinizin stratejik hedeflerine ulaşmak için gerekli adımları detaylandıran bir kontrol listesidir. İlerlemeyi takip etmeyi kolaylaştırdığı için bir çalışan karnesi oluşturmanın hayati bir bileşenidir. Ayrıca her bir kişinin rolünü vurgulayarak işbirliğini geliştirir.

Eylem planı şunları içermelidir:

• Açıkça tanımlanmış bir hedef
• İzlenecek adımların kısa bir listesi
• Tamamlanması için son tarihler ve zaman çizelgeleri
• Sorunsuz çalışmayı sağlamak için proje ekip liderleri
• Ekipleri motive etmek için kilometre taşları
• Görev tamamlama için kaynaklar
• Düzenli değerlendirme

Eylem maddesi nedir?

Bir eylem maddesi, belirli bir zaman dilimi içinde tamamlanması gereken belirli bir görevdir. Genellikle tek bir kişiye atanır. Bir eylem maddesi üç soruya yanıt verir:

• Kimi?
• Ne?
• Ne zaman?
  

Her birey kendi görevini açıkça tanımladığı için genel performansın iyileştirilmesine yardımcı olur. Yöneticiler, personel toplantıları sırasında eylem maddeleri atar.

Eylem maddeleri nasıl tanımlanır?

1. Aklınızda net bir hedef olsun. Açıkça tanımlanmış bir eylem maddesi hataları en aza indirir.
2. Bir son tarih atayın. Bir son tarih, çalışanların zamanlarını ve kaynaklarını uygun şekilde dağıtmalarına yardımcı olur.
3. Bir çalışan atayın. Bu kişi görevi tamamlamak için gerekli becerilere sahip olmalıdır.
4. Gerekli kaynakları sağlayın. Örnek olarak ofis malzemeleri veya finansman verilebilir. 

🔥 Çalışanlarınızı daha iyi performans için nasıl motive edebilirsiniz?

Performans, bakmanız gereken tek KPI olmasa da, puan kartlarının önemli bir bileşenidir. İşte motivasyon yoluyla bunu geliştirmenin birkaç yolu.

Teşvikler sunun

Bir çalışan puan kartındaki hedeflerine her ulaştığında ikramiye gibi ödüller vermeyi düşünün. Bu takdir gösterileri, personelinizin enerjik olmasını ve hedeflerine odaklanmasını sağlayacaktır.

İşte teşvik programınız için birkaç fikir:

• Çalışan indirimleri
• Ücretli tatil gezileri
• Ekstra komisyon
• Kâr paylaşımı.
  

İşyerinizi baştan yaratın

İyi bir çalışma ortamı çalışanlarınızı ve müşterilerinizi önemli ölçüde artırabilir. Ofislerin temiz, iyi aydınlatılmış ve yeterli havalandırmaya sahip olduğundan emin olun. Bütçeniz buna elvermiyorsa klima veya büyük pencerelere yatırım yapın.

Ayrıca, personeliniz için rahat masalar ve sandalyeler, tercihen ortopedik olanlar alın. Bilgisayar başında geçirilen uzun saatler sırt ağrısına ve omurgayla ilgili diğer sorunlara neden olabilir. Son olarak, ekipmanın verimli çalıştığından emin olun. Düzenli bakım, verimliliklerini ve raf ömürlerini artırır. 

Çabalarını takdir edin

Bu basit bir tebrik mesajı olabileceği gibi bir sonraki genel toplantınızda seslenmek de olabilir. Bir çalışan iyi bir iş çıkardığında onu takdir etmek, performansını ve özgüvenini artırır. 

Bu, işyerini sağlıklı ve eğlenceli kılan nitelikler olan görüldüklerini ve onaylandıklarını hissetmelerini sağlar. Olumlu geri bildirim ayrıca iş memnuniyetini artırır ve çalışan devrini azaltır.

Çalışan özerkliği

 Çalışanların özerkliği, daha iyi performans için gereklidir. Kimse kendisini sürekli mikro yöneten bir patron istemez. Ayrıca araştırmalar, işyerinde bağımsızlığın iş tatminini artırdığını ve yaratıcılığı teşvik ettiğini göstermektedir.

Çalışanlarınıza yeni fikirler keşfetmeleri için alan açarak özerkliği teşvik edebilirsiniz. Örneğin, toplantılar sırasında tüm üyelerin katkıda bulunabileceği açık forumları teşvik edin.

İşbirliğini teşvik edin

"Tek başımıza çok az şey yapabiliriz; birlikte çok şey yapabiliriz." Helen Keller.

İşbirliği, başarılı bir işyeri için hayati önem taşır. Ekip olarak çalışan çalışanlar projeleri daha hızlı tamamlar. Ayrıca, bireysel olarak çalışanlara göre sorunları daha hızlı çözmeleri de muhtemeldir.

Sık molalar planlayın

Araştırmalar, çalışma saatleri içinde sık sık verilen kısa molaların verimliliği artırdığını ve çalışanların motivasyonunu yükselttiğini kanıtlamıştır. Ayrıca bu molalar, performansı olumsuz etkileyen faktörler olan yorgunluk ve tükenmişliği de azaltmaktadır.

Ayrıca işin monotonluğunu kırarak çalışanlara rahatlamaları için zaman verirler. Aynı şekilde, sık molalar çalışanlarınızın yaratıcılığını artırır.

➡️ Son sözler

Çalışan karnesi, işyerinde performansı artırmak için mükemmeldir. Sadece üretkenliği artırmakla kalmayıp aynı zamanda kişisel gelişimi de teşvik eden çok yönlü bir araçtır.

Bir KPI puan kartı oluşturmak zor olmak zorunda değildir:

1. Neleri dahil edeceğinizi öğrenmek için görüşmeler ayarlayın.
2. Ulaşmak istediğiniz stratejik hedeflerin ve metriklerin bir listesini yapın. Performans, gelişim ve değerleri dahil edin.
3. Puan kartınızı PDF ve Excel dahil olmak üzere çeşitli formatlarda hazırlayabilirsiniz. Ama bir tanesine bağlı kalın.
   

Hedef takibi için bir eylem planına da ihtiyacınız olacak. Son olarak, yolunuzdan sapmadığınızdan emin olmak için ilerlemenizi sık sık değerlendirin. Daha iyi performans için iş yerinizde bugün puan kartları oluşturmanızı öneririm.

❓ SSS

Skor kartları ile gösterge tabloları arasındaki fark nedir?

Gösterge tablosu, bir şirketin performansını izlemek için kullanılan çizelgeler ve grafikler gibi görsel bilgilerden oluşan bir koleksiyondur. Bir kuruluşun operasyonel faaliyetlerinin hızlı ve doğru sonuçlarını sağlar.

Öte yandan, puan kartları bir kuruluşun hedefleriyle ilgili performansını yönetmek için tasarlanmış araçlardır. KPI'ları izlemek için kullanılırlar ve genellikle ayda bir olmak üzere periyodik olarak güncellenirler.