Hur kommunicerar du resultaten av rapporten om medarbetarengagemang på ett effektivt sätt? (med exempel)

Du genomförde en undersökning om medarbetarnas engagemang - det är perfekt! 

Du mäter redan personalens engagemang för ditt uppdrag, teamet och deras roll inom företaget.

Men vad ska du göra med de resultat som du har fått från deras input? 

Viktigast av allt är hur du ska gå från rapporten om medarbetarnas engagemang till att uppfylla dina medarbetares önskemål om karriärutveckling?

Har du fortfarande svårt att hitta svaren?

Vår guide är till för dig! Vi har samlat råd och exempel som gör det möjligt för dig att:

• Vet exakt vad du ska göra med data från undersökningar om medarbetarnas engagemang.
• Gör det begripligt vad uppgifterna avslöjar.
• Utmärkt på att kommunicera resultat från undersökningar om engagemang.

Följ oss genom den här artikeln för att lära dig hur du bygger upp en värdefull och strategisk rapport om medarbetarnas engagemang!

❗️ Betydelsen av medarbetarnas engagemang för företagen

Först och främst: relevansen och effekten av en rapport om medarbetarnas engagemang sträcker sig längre än till HR-gränserna. Att mäta engagemanget är naturligtvis en uppgift för personalavdelningen. Och det är också en av trenderna för medarbetarengagemang - lyssnaaktivt för att avgöra om arbetstagarna trivs.

Men en rapport från en undersökning om medarbetarengagemang går bortom oron för teammedlemmarnas ambitioner. Det är ett instrument fullt av insiktsfull information som chefer behöver för att förstå hur frisk och robust deras personalstyrka är.

Och det är en strategisk fråga. För det finns ingen möjlighet att driva affärsresultat utan en engagerad och entusiastisk personal!

Medarbetarnas engagemang driver produktivitet, överprestationer och en positiv arbetsplats. 

Gallup rapporterade att det minskar omsättningen med upp till 43 % och ökar kundlojaliteten med 10 %, försäljningen med 18 % och lönsamheten med 23 %.

📊 Analysera dina uppgifter om medarbetarnas engagemang

Låt oss anta att du redan vet hur man utformar en enkät om medarbetarnas engagemang och fastställer dess mål. 

Nu ska vi fokusera på att analysera de resultat som du fick genom att genomföra studien.

Det första viktiga rådet här är att förbereda sig i förväg för analysen. För att åstadkomma detta bör man införa mekanismer för att kvantifiera och segmentera uppgifterna.

Använd numeriska skalor, poäng och procenttal.

Använd numeriska skalor och omvandla svaren till numeriska värden varje gång du kan i din enkät om engagemang. 

Du kommer att märka att det inte är särskilt svårt att jämföra uppgifterna. 

Det beror på att siffror är mycket mindre benägna att misstolkas än personalens åsikter i fritext.

Överväga kvalitativ input

Även om kvantitativa data är objektiva måste du också analysera kvalitativa data. Ibland är det nämligen inte lätt att sätta tankar och känslor i siffror. Och utan detaljer är det omöjligt att dra slutsatser om anställdas motivation, attityder och utmaningar.

Om du till exempel ber människor att ange 1-5 poäng på hur nöjda de är med sitt team, kommer en siffra som är högre än fem inte att säga så mycket. Men om du ber dem att skriva om orsaken till att de inte är helt nöjda, får du en bild av deras klagomål eller oro.

Segmentera grupper av respondenter

Dina arbetstagare delas in i olika grupper enligt olika kriterier. Detta leder till olika uppfattningar om deras jobb, kollegor och din organisation.

För att ta reda på det kan du segmentera resultaten av enkätundersökningar om engagemang samtidigt som svaren hålls anonyma. 

Försäkra dina anställda om att de är anonyma och be dem att ange sina åsikter:

• ålder;
• kön;
• avdelning och grupp;
• anställning;
• oavsett om de är lägre, medelhög eller högre tjänstemän;
• vilken chefsnivå de befinner sig på (chef, direktör, vice vd eller C-nivå).

Läs konsensus

Det är i detta steg som den verkliga analysen börjar! 

Om du har följt våra rekommendationer för att kvantifiera (och segmentera) undersökningsdata är du redo att fastställa vad de försöker berätta för dig.

Om de flesta eller alla i din personalstyrka har samma åsikt i en fråga måste du undersöka ämnet och förbättra något. 

Om det å andra sidan bara är ett fåtal personer som är missnöjda med samma fråga behöver du kanske inte ta upp den lika grundligt.

Allt beror på hur viktigt ämnet är för verksamheten och för att teamet och företaget ska fungera väl. Och det är upp till de rätta intressenterna att avgöra om det är värt att ägna kraft åt att upptäcka vad som ligger bakom resultaten.

Korsuppgifter

Engagemangsnivåerna har inte alltid med personalens position, lag eller ditt företag att göra. Istället kan dessa nivåer ha att göra med andra faktorer, till exempel lön eller förmåner, för att nämna några.

Och det är upp till dig att kombinera data från undersökningen om engagemang med data från andra källor.

Ta därför hänsyn till information från ditt personalhanteringssystem när du granskar dina resultat för engagemanget.

Utvärdera också engagemangsdata i förhållande till affärsinformation. 

Det är information som du kan hämta från ditt ERP-system och som är nära kopplad till affärsresultat.

Jämför resultat

Den ultimata poängen med att analysera data från enkätundersökningar om engagemang är att upptäcka kritiska förbättringsområden. Och för att göra det på ett så omfattande sätt som möjligt måste du jämföra dina nuvarande resultat från undersökningen om engagemang med följande

• Dina tidigare resultat från undersökningar om engagemang - för attvisa engagemanget i din organisation, dina avdelningar och team över tid.
• Nationella och globala resultat från undersökningar om engagemang - särskiltfrån andra företag inom din bransch som har en verksamhet som liknar din.

Och det är dessa insikter som du ska leta efter:

• Varför presterar din organisation bättre eller sämre än tidigare?
• Varför presterar vissa avdelningar och team bättre eller sämre än tidigare?
• Varför presterar ditt företag bättre eller sämre än liknande företag i ditt land eller utomlands?

📈 Organisera data i din rapport om medarbetarnas engagemang

En undersökning om medarbetarnas engagemang måste belysa hur engagemanget påverkar verksamhetens och personalens resultat. 

Men en sådan rapport är inte bra om du inte organiserar uppgifterna i den på rätt sätt. Låt oss se hur.

För det första måste du ha undersökningens mål i åtanke. Det är att utveckla en handlingsplan för att förbättra de områden som har en större positiv inverkan på de anställdas engagemang.

Var också medveten om att vissa områden traditionellt sett får låga poäng i alla organisationer. Vi talar om kompensation och förmåner, karriärutveckling och politik på arbetsplatsen, för att nämna några.

Men som en tumregel bör du prioritera de områden där ditt företag fick låga poäng jämfört med branschens riktmärken. Det är de som med största sannolikhet kommer att:

• Generera en positiv ROI när du förbättrar dem.
• Främja förbättringen av alla andra områden som rör medarbetarnas upplevelse.

Vanligtvis är de mest betydelsefulla områdena:

• Uppskattning av anställda;
• Svar på proaktiva anställda;
• De anställdas delaktighet i beslutsfattandet;
• Kommunikation med ledarna.

Men du kan föreslå andra områden att fokusera på.

Nu måste du organisera undersökningsresultaten på ett lämpligt sätt i din rapport om medarbetarnas engagemang. 

Med andra ord måste du redovisa antalet engagemang:

• för hela företaget;
• per avdelning;
• av laget;
• efter ålder och kön;
• per mandatperiod;
• per ledningsnivå;
• efter tjänstgöringstid;
• per period (innevarande månad, kvartal eller år jämfört med föregående månad, kvartal eller år);
• per region (inom ditt land, på dina platser utomlands och mot nationella och globala riktmärken för din bransch);
• En kombination av ovanstående som är meningsfull, t.ex. efter kön och lag eller efter ålder och avdelning.

Och för att kunna peka ut de områden som behöver förbättras måste du visa undersökningsdata för dessa områden inom var och en av avdelningarna ovan. Vi rekommenderar att du omvandlar dessa avdelningar till separata dokumentavsnitt.

Vi rekommenderar också att du använder metoder för att visualisera resultaten, t.ex. diagram och grafer. 

Använd till exempel:

• Stapeldiagram föratt identifiera trender över tid.
• Linjediagram - föratt jämföra årets uppgifter med förra årets uppgifter.
• Grafiska utrop för attlyfta fram överraskande siffror eller slutsatser.

Dessa bilder hjälper dina intressenter att förstå och objektivt analysera resultaten i din rapport om medarbetarnas engagemang. Men viktigast av allt är att visualisering gör det lättare att prioritera förbättringsområden och ge resultat som kan användas.

🏆 Bästa metoder för att kommunicera resultaten av undersökningar om engagemang

När du har samlat in och analyserat data från din undersökning om medarbetarnas engagemang är det dags att dela med dig av dem inom företaget.

Här är våra tips för att kommunicera resultaten av enkätundersökningar om engagemang till dina anställda och ledare.

💡 3 tips för att dela med sig av resultaten från undersökningar om engagemang med de anställda

Direkt efter att undersökningen om medarbetarnas engagemang är avslutad måste VD:n göra ett meddelande till hela företaget. Alternativt kan personalchefen eller en högre chef för personalfrågor göra det.

Och i den kommunikationen gör de en bekräftelse.

Tacka de anställda för deras deltagande i studien.

Din ledare - om det inte är du själv - kan göra detta antingen via e-post eller på ett möte med alla medarbetare. 

Men det är viktigt att de tackar de anställda så snart undersökningen avslutas. Förutom att tacka måste ledaren bekräfta sitt engagemang för att höja engagemanget till högre nivåer.

Råd dem att uppskatta de anställdas engagemang för att bidra till att förbättra din organisationskultur. Det kommer att sända ut budskapet att medarbetarnas feedback är värdefull, vilket i sig har en positiv inverkan på engagemanget.

Presentera kortfattat de uppgifter om engagemang som du har fått fram.

En vecka efter att undersökningen avslutats måste din ledare dela med sig av resultaten till organisationen. Även här räcker det med ett e-postmeddelande eller ett möte för hela företaget.

Översikten måste innehålla statistik över deltagandet och en sammanfattning av de viktigaste resultaten (bästa och sämsta siffrorna). 

Detta är också ett utmärkt tillfälle för din ledare att förklara vad medarbetarna kan förvänta sig härnäst. Ett sätt att skapa förväntningar är att beskriva handlingsplanen.

Din ledare kan dock inte ge några detaljer i nuläget. 

Den första kommunikationen av resultaten av medarbetarnas engagemang måste fokusera på de siffror som har en bredare inverkan. 

Med andra ord är detta ett tillfälle att koncentrera sig på effekten av uppgifterna på organisationsnivå.

Informera om de fullständiga uppgifterna om engagemanget och förbättringar av planerna.

Tre veckor efter det att undersökningen avslutats måste HR och ledare - lagledare och andra chefer - börja:

• Granska resultaten noggrant.
• Detaljerad handlingsplan: de förbättringsområden som du kommer att ta itu med och de initiativ till engagemang som du kommer att genomföra. 

När de viktigaste intressenterna har beslutat om handlingsplanen är det dags att kommunicera alla detaljer till de anställda. 

Tidsfristen bör inte vara längre än en eller två månader efter det att undersökningen avslutats.

💼 3 tips för att dela med sig av resultaten av enkätundersökningar om engagemang till ledare och viktiga intressenter

När resultaten av undersökningen om engagemanget är klara är det första steget att dela dem med ledningsgruppen. Här är våra bästa rekommendationer om hur du ska gå tillväga för att lösa denna uppgift.

Skynda inte ledarna att bestämma vad de ska göra med uppgifterna.

Ge ledarna tid att granska uppgifterna om engagemang, ta till sig dem och noggrant reflektera över dem. 

Vi rekommenderar denna tidslinje:

• En vecka efter det att undersökningen avslutats, innan resultaten på hög nivå meddelas.
• Tre veckor efter det att undersökningen har slutförts, innan man börjar diskutera uppgifterna och fördjupa handlingsplanen.
• En till två månader efter det att undersökningen avslutats, innan de detaljerade resultaten meddelas.

Att öka engagemanget hos dina anställda är en förändringsprocess. Och som med alla andra företagsförändringar går det inte att internalisera den över en natt. Dessutom är det era ledare som måste styra förändringshjulet, så de behöver tid att förbereda sig.

Betona slutmålet och ge utrymme åt dialogen.

Processen att grundligt undersöka engagemangsdata börjar med dig. Presentera dina ledare med:

• det totala resultatet för medarbetarengagemanget;
• trender för hela företaget;
• Institutionsspecifika trender;
• styrkor och svagheter (eller möjligheter).

Ledarna måste tydligt förstå vilken organisationskultur du vill ha. 

Och resultaten av undersökningen kommer att hjälpa dem att ta reda på vad som saknas. 

Se därför till att du förmedlar detta till dem.

Samtidigt som du diskuterar uppgifterna på djupet måste du främja en öppen dialog. Det är det enda sättet för dina ledare att komma överens om en effektiv handlingsplan för att öka engagemanget.

Sopa inte problemen under mattan

Det går inte att öka medarbetarnas engagemang utan öppenhet. Och du spelar också en roll i detta. 

Du måste dela med dig av de fantastiska resultaten och de dåliga siffrorna från din undersökning om engagemang till dina ledare.

Det är obligatoriskt att rapportera alarmerande upptäckter för att förbättra situationen. 

Hur kan man förbättra något utan att helt förstå och analysera det? 

Att undersöka de negativa betygen och kommentarerna är i slutändan en win-win-situation för både personalen och företaget.

🏢 E xempel påverkliga rapporter om medarbetarnas engagemang

Här är fyra rapporter om medarbetarengagemang som fångade vår uppmärksamhet. Vi undersöker varför de gjorde det och vad du kan lära dig av dem.

1. New Mexicos miljödepartement

Rapporten från New Mexicos miljödepartement: 

1. Börjar med ett meddelande från en toppledare i deras organisation, som ger:

• Den totala svarsfrekvensen;
• Den övergripande engagemanget;
• Några områden som kan förbättras;
• En bekräftelse på de högsta ledarnas engagemang för att ta itu med de anställdas feedback.

2. Använder callout-grafik för att lyfta fram de mest insiktsfulla resultaten.

3. Fördjupar siffrorna från en allmän översikt till höga och låga siffror per avdelning och undersökningsavsnitt under året .

4. Jämför sin nivå av medarbetarengagemang med ett nationellt riktmärke.

5. Innehåller information om organisationens åtgärder under året före undersökningen.

6. Bryter ner demografin för de som svarat på undersökningen.

7. Redogör för ledarnas nästa steg och hur medarbetarna kan delta.

8. Uppger en bilaga som innehåller årsresultat för alla enkätfrågor där de använde en numerisk skala.

👀 O bs: Jämförelsen mellan åren gör det möjligt för denna organisation att identifiera trender i medarbetarengagemanget.

2. GitLab

Engagemangsrapporten från GitLab:

• Förklarar hur enkätsvaren kommer att behandlas konfidentiellt.
• Listar undersökningens fokusområden.
• Visar en tidslinje över de åtgärder som företaget vidtog i samband med undersökningen.
• Förtydligar de steg som kommer att följa på nedläggningen av undersökningen.
• Presenterar den övergripande svarsfrekvensen, den övergripande engagemangsnivån och ett branschriktmärke.
• Tack till medarbetarna för deras deltagande i undersökningen.
• Redovisar de svar som rankats högst inom de tre viktigaste fokusområdena och jämför dem med branschriktmärket.
• Lyfter fram de områden som behöver förbättras.

👀 O bservera: Tidslinjen med undersökningsåtgärder kan tyckas obetydlig. Det är dock ett element av öppenhet som bygger upp förtroendet bland rapportens läsare.

3. UCI Irvines personalavdelning

Rapporten om medarbetarnas engagemang från University of Californias HR-avdelning:

1. Börjar med att motivera varför medarbetarengagemang är viktigt för arbetsplatskulturen och olika intressenter.
2. Definierar ansvarsområdena för alla som är involverade i att engagera dessa intressenter.
3. Minns resultaten från den tidigare undersökningen av medarbetarnas engagemang och fastställer dem som baslinje.
4. Jämför resultaten från den senaste undersökningen med baslinjens siffror.
5. Skiljer mellan engagerade, oengagerade och aktivt oengagerade medarbetare mellan föregående och senaste data per organisatorisk enhet.
6. Listar de nya möjligheter som avdelningen måste ta itu med och de styrkor som de måste fortsätta att utforska.
7. Presenterar en tidslinje för ett stegvist engagemangsprogram och några planerade åtgärder.
8. Beskriver de nästa stegen som ledarna måste följa med sina teammedlemmar.

👀 Notera: Rapporten påpekar att siffrorna varierar mellan de två undersökningsupplagorna eftersom HR-avdelningen uppmuntrade personalen att delta istället för att tvinga dem att göra det.

4. UCI Riverside, kanslerns kontor

Rapport om medarbetarnas engagemang från University of California's Office of the Chancellor at Riverside:

1. Innehåller instruktioner om hur poängen beräknades.
2. Jämför resultaten från undersökningen av medarbetarnas engagemang med olika typer av riktmärken, från tidigare undersökningsresultat till nationella siffror.
3. Lyfter fram de frågor som är prioriterade för organisationen.
4. Skiljer på den statistiska signifikansnivå som varje siffra har, vilket klargör hur meningsfulla de är.
5. Beskriver föreslagna åtgärder med viss detaljrikedom.
6. Grupperar poängen per kategori - t.ex.karriärutveckling eller prestationshantering - roll - t.ex. chef eller direktör - kön, etnicitet, tjänstgöringstid och löneintervall.
7. Delar upp poängen inom varje kategori.
8. Visar den totala andelen medarbetare på varje engagemangsnivå, från mycket engagerad, aktiverad och energisk till oengagerad.
9. Slutsatser om de viktigaste drivkrafterna för engagemang, t.ex. främjandet av socialt välbefinnande.

👀 Obs: Dokumentet är mycket visuellt och bygger på färger för att presentera data. Även om detta tilltalar de flesta läsare gör det dokumentet mindre inkluderande och äventyrar den organisationsövergripande tolkningen.

💡 Nu när du vet hur du ska analysera dina enkätdata och organisera din rapport om engagemang kan du ta reda på hur du skapar en program för medarbetarengagemang.

➡️ Engagera och möjliggöra för dina medarbetare med Zavvy

Zavvy är nästa steg i utvecklingen av medarbetarengagemanget. 

Vår plattform främjar mätning av engagemang och uppföljning av medarbetarnas synpunkter och utmaningar.

Använd Zavvy:s programvara för medarbetarengagemang för att:

• Gör undersökningar som mäter engagemang och tillfredsställelse.
• Aktivt förbättra engagemanget i flera dimensioner, inklusive karriärutveckling och medarbetar onboarding.

Här är ett urval av de lösningar som vi erbjuder för att öka engagemanget hos dina anställda:

• 🧭 Karriärvägar-för att stödja öppenhet i karriärutvecklingen för anställda på alla nivåer.
• 👩‍🎓 Plattform för inlärningsupplevelser-för att skapa och leverera personligt anpassat utbildningsinnehåll som främjar prestationer och organisatoriska förändringar.
• 👯 Anslutningar-för att främja kommunikation, förtroende, empati och sammanhållning bland dina lagmedlemmar.

Schemalägg din Zavvy-demo idag! Och gör dig redo att ta fram en handlingsbar rapport om medarbetarengagemang som kommer att gynna dina medarbetare och ditt företag.