Hur man skapar inspirerande inbjudningar till undersökningar om anställdas engagemang (5 exempel på e-postmeddelanden ingår)

Det vet vi alla. En positiv arbetskultur och en sund arbetsmiljö leder till engagerade medarbetare, vilket i slutändan gynnar organisationens resultat.

Ta det från Tony Hsieh, VD för Zappos och förespråkare för företagskultur:

"I slutändan ska du bara komma ihåg att om du har rätt kultur kommer det mesta av det andra - inklusive att bygga ett bra varumärke - att falla på plats av sig självt."

En undersökning om medarbetarnas engagemang är ett av stegen för att skapa en fantastisk arbetsmiljö.

Men vad händer om dina anställda inte ens öppnar inbjudningarna till din enkät om medarbetarengagemang? 

Det är inte svårt att gissa: en svarsfrekvens som ligger under genomsnittet. 

Så hur ska du kunna förbättra förhållandena och kulturen på din arbetsplats om dina anställda inte vill uttrycka sina åsikter?

Upptäck viktiga steg och bästa praxis för att göra dina inbjudningsmejl mer engagerande. Dessutom hittar du fem exempel på inbjudningar till undersökningar om engagemang. 

❗️ Varför öka deltagarfrekvensen i din medarbetarundersökning

Det kan finnas flera orsaker till att dina undersökningar om medarbetarnas engagemang får en låg svarsfrekvens:

• Folk tror att det är en tråkig uppgift som tar för mycket av deras tid. 
• Skepsis mot svarens anonymitet.
• Bristande insyn i undersökningsresultaten. 
• Uppfattningar om att undersökningen bara är en rutinkryssning utan uppföljning.

Du kan vinna dina anställdas förtroende för din undersökningsprocess genom att bjuda in dem till en enkät om medarbetarengagemang.

Med hjälp av välformulerade försäkringar, tydlig kommunikation och en transparent tidslinje kan du proaktivt ta itu med de anställdas oro och skepsis. 

Ett högt deltagande i dina undersökningar om medarbetarnas engagemang innebär att du får ett representativt urval som hjälper dig att dra korrekta slutsatser.

Den hjälper dig att skapa en effektiv plan för medarbetarengagemang.

👀 Kolla in denna statistik om medarbetarengagemang för att se hur ett högt medarbetarengagemang påverkar produktivitet, lönsamhet, arbetsglädje och bibehållande av personal.

🔍 Vad räknas som en bra deltagarfrekvens i en medarbetarundersökning?

En svarsfrekvens på mellan 50 och 60 procent är acceptabel. 

Mellan 60 och 70 procent är bra. 

Över 70 % är det utmärkt. Det visar att du erbjuder en bra medarbetarupplevelse.

Om deltagandet i din undersökning ligger under 50 % är det en dålig nyhet. Engagemanget är så lågt att de flesta anställda inte bryr sig om att svara på din enkät.

📝 3 steg för att göra ditt e-postmeddelande med inbjudan till undersökning engagerande

En Hubspot-undersökning som analyserade 26 miljoner interaktioner med intern e-post visade följande data:

• Totalt sett var den genomsnittliga öppnings- och klickfrekvensen för interna e-postmeddelanden per e-post 79 % respektive 15 %.
• När antalet anställda ökar minskar antalet öppna e-postmeddelanden. 
• Företag med sändlistor med över 5 000 mottagare har de lägsta engagemanget.
• Till exempel är öppningsfrekvensen för e-postmeddelanden från organisationer med 5 001-10 000 anställda 71 %, med en klickfrekvens på 12 %.

Om du vet hur du skapar en övertygande e-postinbjudan till en enkät kan du öka öppningsfrekvensen och svarsfrekvensen.

Var uppmärksam på de tre viktigaste delarna i ditt e-postmeddelande med inbjudan till undersökningen:

• Ämnesraden
• Stödjande text
• Kallelse till handling (CTA).

1. Skapa en catchy ämnesrad

Om din ämnesrad inte fångar dina anställdas uppmärksamhet kan det lätt bli oöppnat.

Här är några tips för att optimera dina ämnesrader:

• Berätta för mottagaren vad e-postmeddelandet handlar om utan att avslöja all information. Gör dem nyfikna på att öppna det.
• Piggna mottagarnas nyfikenhet med en fråga. Det engagerar de anställda och får dem att öppna e-postmeddelandet.
• Lägg till en personlig touch genom att nämna mottagarens namn. Det kommer att fånga deras uppmärksamhet.
• Håll det kort. Ämnesrader med högst 7 ord har högst engagemang.
• Var inte för allvarlig. Använd en emoji.

3 exempel på ämnesrader som du kan använda i ditt e-postmeddelande med inbjudan till medarbetarundersökningen

1. John, har du två minuter? Förbättra din arbetsplats 🙂

2. Jane, hur kan vi förbättra oss? 🤔 Bli hörd

3. Hjälp oss att skapa en bättre arbetsplats, John 

2. Utkast till stödtext

E-postmeddelandet bör innehålla lite bakgrundsinformation om undersökningen om medarbetarnas engagemang.

Börja med att svara på vad, vem och varför:

• Anledningen till att de får inbjudan.
• Vem ska svara på enkäten.
• Varför måste de svara på enkäten?

Här är ett exempel på en inledning:

Vi är övertygade om att våra medarbetare är kärnan i (företagets namn) framgång.

Och när vi fortsätter att växa vill vi ständigt skapa en positiv arbetskultur för dig.

En sund arbetsmiljö hjälper dig att bygga upp vänskapsband på arbetsplatsen, förbättra ditt personliga välbefinnande och prestera optimalt.

Vi samarbetar med Zavvy för att genomföra en fullständig undersökning av medarbetarnas engagemang i (företagets namn) för att hjälpa oss:

• Huvudmål nr 1 för undersökningen.
• Viktiga mål nr 2 för undersökningen.
• Viktiga mål nr 3 för undersökningen.

För att kunna genomföra de förändringar som du vill se vill vi lyssna på dina ärliga och obehindrade åsikter om olika frågor.

Använd den här medarbetarundersökningen för att berätta hur vi presterar. 

Dina svar kommer att ge oss grundläggande data som vi kan använda för att genomföra rätt strategier och handlingsplaner.

När du har täckt dessa områden i förväg kan du ta itu med följande:

• När undersökningen avslutas.
• En realistisk uppskattning av hur lång tid det kommer att ta att fylla i enkäten.
• Kontaktuppgifter om arbetstagaren har frågor eller problem.
• Konfidentialiteten i fråga om enkätsvaren.
• Friheten att göra undersökningen om engagemang under arbetstid.
• Din plan för hur du ska granska resultaten av undersökningen och använda dem för att förbättra den övergripande upplevelsen för de anställda.

3. Avsluta med en tydlig uppmaning till handling

Avsluta med att tala om för dina anställda vad de ska göra härnäst. Dela enkätlänken i en kontrastrik CTA-knapp som sticker ut i e-postmeddelandet.

Glöm inte att tacka dem för att de deltog i undersökningen.

3 exempel på CTA:er som du kan använda i ditt e-postmeddelande med inbjudan till medarbetarundersökningen

1. Klicka på knappen nedan för att påbörja undersökningen. Vi vill göra de förändringar som du vill se.

(Länk till undersökningen)

Tack på förhand.

2. Börja undersökningen. Klicka på knappen nedan.

(Länk till undersökningen)

Tack för att du delar med dig av dina ärliga svar! Det hjälper oss att stärka ledarskapet och kulturen på (företagets namn).

3. Klicka på länken nedan för att påbörja undersökningen.

(Länk till undersökningen)

Ditt ärliga bidrag till detta viktiga projekt är mycket uppskattat!

💡 6 bästa metoder för att optimera dina inbjudningar till medarbetarundersökningar

1. Använd en aktiv röst

Tänk på dessa två meningar:

"En anonym enkät finns på den här webbplatsen för oss."

"Den här webbplatsen är värd för en anonym undersökning åt oss."

Du måste hålla med. Den första meningen är lättare att läsa eftersom den är i aktiv röst. Den andra meningen är däremot i passiv röst.

Vid aktiv röst utför subjektet handlingen, medan subjektet i passiv röst tar emot handlingen.

Du kommer att använda mycket "du". Det är bäst om du utformar din inbjudan till enkätundersökningen med en aktiv röst. Det blir lättare för dina anställda att förstå ditt e-postmeddelande och vidta den önskade åtgärden.

Tips: Håll dig borta från företagsjargong. Det kan få dig att låta som en robot. Använd i stället ett konversationsspråk och håll det ändå professionellt.

2. Gör dina enkätmeddelanden läsbara

Väggar av text är inte lätt att se. De är skrämmande och kan få dina anställda att undvika att läsa mejlet.

Korta meningar och stycken gör det lättare att läsa enkätinbjudan.

Skapa mycket vitt utrymme för användare av datorer och mobila enheter genom att begränsa dina stycken till tre rader.

För meningar är högst 20 ord per mening att föredra. De är lättare att läsa och mer begripliga.

Tips: För långa e-postmeddelanden med inbjudan till enkätundersökningar om medarbetarnas engagemang kan du dela upp sektionerna med hjälp av rubriker.

3. Segmentera dina mottagare

Genom att segmentera din interna e-postlista kan du öka antalet öppningar och klick.

Du kan segmentera undersökningsdeltagarna utifrån företagshierarki och geografi.

Skräddarsy sändningstiden och budskapet till varje segment. Gör till exempel fördelarna med att delta i undersökningen mer relevanta för varje segment.

Tips nr 1: När du delar in information efter företagets hierarki bör du vara försiktig så att du inte undanhåller viktig information från vissa anställda. 

Tips #2: Börja med att skapa en mall som innehåller alla viktiga uppgifter. Komplettera den sedan med innehåll som är relevant för varje segment.

4. Markera viktiga detaljer

Betona viktig information i inbjudan till enkätundersökningen.

Använd fet eller kursiv stil så att de är lätta att urskilja. Dessa kan vara:

• Slutdatum för undersökningen.
• Undersökningens varaktighet.

Tips: Observera att de som besvarat enkäten kan uppfatta det som att "skrika" om du använder versaler. Undvik också att understryka. Det får texten att framstå som hyperlänkad, vilket kan vara förvirrande för läsaren.

5. Fokusera på fördelarna för de anställda

Låt e-postmeddelandet handla om att förbättra medarbetarnas upplevelse.

Din stödtext bör informera dina anställda om fördelarna med att delta i undersökningen om engagemang:

• Nämn hur undersökningen ger dem en röst. 
• Framhäv hur den hjälper dig att skapa datadrivna förändringar. 
• Försäkra dem om att undersökningen bara är ett av stegen i ett mer omfattande engagemangsprogram som kommer att skapa en positiv företagskultur.

6. Inbädda den första frågan

Att bädda in den första frågan i e-postmeddelandet med inbjudan till undersökningen om medarbetarnas engagemang fungerar som en krok. Det kan öka svarsfrekvensen med 22,1 % och öka antalet avslutade enkäter med 19,3 %.

När mottagarna väljer att svara på enkäten omdirigerar du dem till den första sidan av din enkät där de kan slutföra den.

Om de av någon anledning väljer att bara fylla i en del av enkäten har du fortfarande svaret på den första frågan. Det räknas som data som du kan använda.

Tips: Eftersom den första frågan får flest svar, se till att den är den viktigaste i din enkät om engagemang.

💻 5 exempel på e-postinbjudningar till medarbetarundersökning

Här är några exempel på inbjudningar till undersökningar om medarbetarnas engagemang som du kan använda som inspiration.

1. Meddelande till alla anställda före undersökningen

Ämne: Jane, hur kan vi förbättra oss? 🤔 Bli hörd

Vi vill ständigt förbättra medarbetarnas upplevelser på (företagets namn). Därför har vi samarbetat med Zavvy, en plattform för medarbetarskap, för att få allas röster hörda.

Vi kommer att genomföra en kort företagsomfattande medarbetarundersökning den (datum).

Denna online-enkät hjälper oss att vidta rätt åtgärder för att göra (företagets namn) till en bättre arbetsplats för dig.

Alla svar kommer att behandlas konfidentiellt. Inte ens företagets ledare kommer att få tillgång till de enskilda svaren.

Vi kommer att dela med oss av resultaten till hela företaget under veckorna efter undersökningen. 

Utifrån dessa resultat kommer HR och ledningen att diskutera hur man ska gå vidare för att ta itu med problemområden och ändra ineffektiva strategier.

Du kommer att få ett e-postmeddelande med ytterligare instruktioner om hur du ska ge din feedback.

Ta tillfället i akt att delta och skapa den miljö som du vill arbeta i.

Tack på förhand för att du ger oss din ärliga åsikt.

2. E-postmeddelande om påminnelse om undersökningen

Ämne: John, vi har fortfarande inte hört av dig 😞

Som vi tidigare meddelat inleddes vår företagsövergripande medarbetarundersökning den (datum).

Undersökningen är snart avslutad och vi har ännu inte fått ta del av dina värdefulla insikter om din upplevelse på (företagets namn).

Vi ser fram emot en svarsfrekvens på 100 % för att samla in tillräckligt med data för att kunna genomföra meningsfulla förbättringar.

Vänligen ta några minuter för att delta i undersökningen genom att klicka på länken nedan.

(Länk till undersökningen)

Varje respondent har en unik länk som hjälper oss att spåra svarsfrekvensen och sammanställa data. Skicka därför inte vidare den till dina kollegor.

Som vi tidigare har nämnt är individuella svar anonyma för alla på (företagets namn). 

Kontakta dock (projektets kontaktperson) om du har några frågor eller funderingar.

Tack!

3. Tackmejl efter undersökningen

Ämne: Vi uppskattar din feedback, John ☺️

Tack för att du tog dig tid att delta i den företagsövergripande medarbetarundersökningen.

Undersökningen har avslutats.

Deltagandet var x %, vilket ger en korrekt bild av hur du känner dig som anställd på (företagsnamn).

Våra ledare kommer att dela en översikt över resultaten av undersökningen med hela organisationen under de närmaste fem veckorna.

Förvänta dig detaljerade resultat inom x tidsramar och de handlingsplaner som ledningen har för avsikt att vidta.

Undersökningen är en av många åtgärder som vi kommer att vidta för att förbättra personalens upplevelse. Vi kommer att ge ledarna i uppdrag att vidta lämpliga åtgärder utifrån dessa resultat och genomföra förändringar.

Återigen tack för att du tog dig tid att lämna ditt bidrag.

Du har spelat en viktig roll för att göra (företagets namn) till en bättre arbetsplats och för att stödja organisationens framtida framgång.

➡️ Här är ytterligare sex exempel som du kan kopiera för att kommunicera resultaten av din undersökning om medarbetarnas engagemang.

4. Inbjudan till pulsundersökning via e-post

Ämne: Vill du ha en fantastisk arbetsplats? Gör denna undersökning

Välkommen till vår enkät om engagemangspuls.

Detta är den första av en serie undersökningar om medarbetarnas engagemang som vi kommer att skicka ut under de kommande x månaderna.

Vår årliga enkät om engagemang ger oss djupa insikter om hur det ser ut på vår arbetsplats. Denna pulsundersökning hjälper oss dock att göra en snabb kontroll av din upplevelse som anställd på (företagets namn) eller "ta pulsen".

De uppgifter vi samlar in kommer att ha en direkt inverkan på våra åtgärder för att skapa en bättre kultur och förbättra din upplevelse på (företagets namn).

Det tar x minuter, och du kan ta det under arbetstid.

Zavvy kommer att sköta denna pulsundersökning. Det innebär att ingen i organisationen kan spåra ditt svar tillbaka till dig.

Var ärlig och förse oss med korrekt information som kan ge upphov till verkliga förändringar.

Klicka på knappen nedan för att ge ditt svar. Undersökningen avslutas den (datum).

(Länk till undersökningen)

Om du har några problem eller frågor, kontakta (kontaktperson).

Tack för ditt ärliga svar.

5. Påminnelse om förlängning av tidsfristen

Ämne: Undersökning Utökad: Jane, få dina åsikter hörda

Uppgifter visar att ni ännu inte har slutfört er undersökning om medarbetarnas engagemang.

Vi värdesätter varje medarbetares åsikt. Därför har vi förlängt tidsfristen för undersökningen. Den kommer att vara öppen fram till (nytt datum).

Detta tillägg kommer att förbättra svarsfrekvensen. Dessutom kommer det att hjälpa oss att få en bredare och mer gedigen förståelse för de anställdas erfarenheter på (företagets namn).

Använd det här tillägget för att ge din värdefulla feedback. Som en påminnelse är dina svar anonyma. Du får gärna göra undersökningen under arbetstid.

Kom igång genom att klicka på knappen nedan.

(Länk till undersökningen)

Hjälp oss att skapa en positiv arbetsplats. Tack på förhand för ditt deltagande.

➡️ Aktivera din personal med Zavvy

Att veta hur man skapar engagerande e-postmeddelanden för inbjudan till enkätundersökningar om medarbetarnas engagemang är ett viktigt första steg för att locka medarbetarna till din process. 

Zavvy tillhandahåller en helautomatisk feedbackfunktion som är lätt att anpassa. Baserat på dina behov kan du:

• Kombinera olika typer av undersökningar om engagemang och dela dem automatiskt.
• Hantera anonymitetsinställningarna för dina undersökningar.
• Välj enkätfrågor från en omfattande frågebank. 
• Anpassa målgrupper.
• Få tillgång till våra mallar för medarbetarundersökningar.

Men vad händer härnäst?

När du har samlat in data och skapat en rapport om engagemanget, hur följer du upp det?

Zavvy ger dig verktygen du behöver för att aktivt förbättra ditt engagemang:

• Är dina nyanställdas engagemang lågt? 🚀 Våra arbetsflöden på onboarding engagerar nyanställda redan på första dagen och leder dem till full integration och produktivitet.
• Är brist på karriärutveckling en orsak till att man inte vill vara med? 🌱 Våra ramar för personalutveckling vägleder människor längs deras utvecklingsväg och uppmuntrar till ägarskap och samarbete.
• Känner dina medarbetare att deras feedback inte hörs? 🔄 Vårt feedbacksystem kan anpassas efter önskemål, vilket leder till aktivt lyssnande och ansvarstagande. 
• Känner sig dina medarbetare ensamma? ☕️ Våra automatiserade kafferuletter hjälper dina anställda att få kontakt med kollegor, även på distans.

Vill medarbetarna ha kompetensutveckling och omskolning?

• 💪 Våra utbildningsprogram levererar innehållet steg för steg istället för att överväldiga deltagarna.

Alla dessa verktyg hjälper dig att skapa en miljö där de anställda känner sig engagerade och vill prestera sitt bästa.

Kontakta oss för att se våra verktyg i aktion.