Automatisering av rekrytering av personal 101

I takt med att distansarbetet ökar och talangpoolen för ett visst jobb växer, blir bördan för rekryterare och rekryterande chefer tyngre för varje ny roll som öppnas.

Automatiserad rekrytering håller dig på rätt spår oavsett hur många kandidater du pratar med. Med rätt verktyg för automatiserad rekrytering kan du hålla ett öga på de sökande under hela rekryteringsprocessen.

I den här guiden går vi igenom grunderna för automatiserad rekrytering och dess fördelar för rekryterare, kandidater och hela organisationen. Sedan går vi in på vad HR-automatisering av rekrytering kan göra för dig.

⚙️ Vad är automatiserad rekrytering?

Automatiserad rekrytering tillämpar teknik i rekryteringsprocessen för att hjälpa dig att göra snabbare och bättre rekryteringar.

Verktyg för automatiserad rekrytering kombinerar de starkaste funktionerna från ditt system för sökandeuppföljning (ATS) med dem från en kundrelationshanterare (CRM) - och till och med artificiell intelligens. Du kan spåra sökande, lägga ut jobb och till och med förhandsgranska kandidater.

Automatisering av HR-rekrytering ger People Ops-team och rekryterande chefer bättre insikter om kandidatpoolen. Genom att ansluta alla intressenter i rekryteringsprocessen delas informationen snabbare, vilket leder till snabbare rekrytering. 

Automatiserad rekrytering kan göra mycket, men är inte en ersättning för mänsklig rekrytering. Automatiserad rekrytering förbättrar och förstärker snarare rekryteringsteamets arbete. 

📝 8 sätt att använda automatiserad rekrytering vid anställning

Automatiserad rekrytering kan ske på många olika sätt och med många olika verktyg. System för uppföljning av sökande eller CRM-system för rekrytering kan innehålla automatiserings- och/eller rekryteringsfunktioner. Eller så kan du investera i specialiserade rekryteringsplattformar för att styra din rekryteringsprocess från början till slut.

Här är några av de många arbetsuppgifter som du kan automatisera för att spara tid och göra bättre anställningar. 

1. Placera jobbannonser

När du lägger ut jobbannonser manuellt begränsar du din räckvidd till de jobbannonser där du har bestämt dig för att lägga ut en roll. För en enskild rekryterare är det helt enkelt inte meningsfullt att spendera en hel dag på att lägga ut ett enda jobb på dussintals olika jobbannonser. 

Plattformar för jobbannonsering som Appcast eller Wonderkind automatiserar placeringar och annonsering av alla dina lediga tjänster. 

Du skapar en annons och fastställer parametrar och budgetar för att rikta in dig på kandidater. Plattformen placerar sedan automatiskt platsannonser där de mest kvalificerade sökandena för dina krav kan hittas.

2. Granska CV:n och ansökningar

Med AI- och automatiseringsteknik kan du göra en smart screening av CV:n så snart kandidaterna skickar in sina ansökningar. Din ATS kan ha grundläggande funktioner för screening av CV:n, eller så kan du investera i ett mer grundligt verktyg för screening av CV:n. 

CV-screeners som Freshteam arbetar genom att analysera text från CV:n som du sedan kan filtrera och söka. Med automatiserade CV-screeners kan du ställa in regler för att sortera kandidater baserat på tjänsten.

Vissa verktyg för urval av kandidater, som Ideal, använder feedback från rekryterare för att förfina algoritmen för urvalet. Med detaljerad återkoppling blir screeningplattformen smartare och du kan anställa ännu snabbare.

Att granska kandidater med hjälp av programvara för automatiserad rekrytering ger ofta snabbare och mer exakta ledtrådar för dina lediga tjänster, men du får inte hoppa över den mänskliga kontakten: 19 % av arbetsgivarna uppger att sökare som granskas av programvaran utesluter vissa kvalificerade kandidater.

3. Svara på vanliga frågor om jobb

Får du samma fem frågor om varje jobb du lägger ut? Många rekryterare spenderar timmar med att svara på repetitiva e-postmeddelanden när en enkel automatisering kan spara massor av tid. 

Det är nu chatbots som gäller. På samma sätt som en chattbot för kundtjänst kan svara på frågor om priser, returrätt och produktfunktioner kan en chattbot för rekrytering prata om löneintervall, ansökningskrav med mera.

Utforska dina tidigare rekryteringsdata för att se vilka frågor du oftast får. Konfigurera sedan din chattbot med dessa svar. Granska och förbättra chattbotten regelbundet för att se till att den fortfarande uppfyller de sökandes behov. 

Chatbots behöver inte heller sluta med rekrytering. Överväg att utveckla en onboarding chatbot för att guida nyanställda genom deras första tid på företaget. Med Zavvy kan du till och med skapa automatiserade meddelanden som skickas via Slack för att ge onboarding till dina nyaste anställda.

4. Spåra de sökande

En av de mest användbara funktionerna i automatiserad rekrytering är spårning av sökande. Du kanske redan har ett system för spårning av sökande, eftersom det är viktigt att veta var dina sökande befinner sig i rekryteringsprocessen för att lyckas med rekryteringen .

Automatiserad rekrytering av personalresurser förbättrar ditt ATS på några olika sätt. När kandidaterna slutför en åtgärd, som att skicka in ett CV eller boka en intervju, kan du automatiskt flytta dem till ett nytt steg. 

Spårning av sökande hjälper dig också att granska tidigare kandidater för att hitta nya roller som kan passa bättre. Dessa plattformar använder AI-drivna screening- och matchningsverktyg för att hitta ledtrådar från din befintliga talangpool. Eftersom de redan finns i ditt rekryteringsekosystem kan det gå ännu snabbare att hitta kvalificerade sökande på detta sätt. 

5. Sök kandidater från sociala medier

Eftersom LinkedIn beräknas nå över en miljard användare år 2025 är det inte konstigt att du går dit först för att hitta kandidater för en ny tjänst. Men det finns gott om kandidater även på andra sociala medier. 

Verktyg för social rekrytering hjälper dig att hitta kandidater från deras offentliga profiler. Du kan sammanställa dessa uppgifter för att identifiera potentiella ledtrådar för dina lediga tjänster.

Du kan också automatisera dina inlägg i sociala medier för rekrytering med ett verktyg som Hubspot eller Hootsuite. Konsekvens och professionalism är viktiga för att bygga upp ditt varumärkes rykte i sociala medier, och automatisering av sociala medier hjälper dig att bygga upp det.  

6. Bedömning av de anställdas färdigheter

Jobbplattformar som Indeed och LinkedIn erbjuder inbyggda kompetensbedömningar som du automatiskt kan tilldela kandidater som skickat in en ansökan. 

Kandidaterna kan göra färdighetstester proaktivt eller så kan du uppmana dem att göra relevanta bedömningar när de ansöker. Allt du behöver göra är att koppla rätt tester till rätt tjänster. 

Vissa program för automatiserad rekrytering erbjuder verktyg eller integrering för att skapa egna bedömningar utifrån din kompetensmatris för rollen eller avdelningen. Du kan skapa ditt test i en formulärskapare och skicka det automatiskt till de sökande via e-post. 

7. Planera intervjuer

Har du någonsin fastnat i en ändlös diskussion med en kandidat och försökt hitta en tid då ni båda är lediga? 

Automatiserad rekrytering kan ändra detta för gott. 

Genom att schemalägga intervjuer automatiskt kan du och kandidaten nästan omedelbart komma överens om en tid.

Du skickar din tillgänglighet via ett schemaläggningsverktyg som Calendly (det är också det verktyg som vi använder), och allt kandidaten behöver göra är att välja en tid som passar honom eller henne. 

Verktyg för automatisk schemaläggning ansluts vanligtvis till flera kalendrar och uppdateras i realtid (eller nästan). Dessutom behöver du aldrig mer oroa dig för tidszoner när du schemalägger internationella intervjuer. 

8. Börja preboarding din nyanställda

Preboarding börjar i det ögonblick då en kandidat accepterar ditt jobberbjudande. Vid den tidpunkten kan du överföra din nyanställda från din programvara för automatiserad rekrytering till en programvara förpreboarding som Zavvy.

Övergången från sökande till anställd är avgörande för den nyanställdes upplevelse. Genom att automatisera preboarding och onboarding kan du erbjuda samma kvalitet på upplevelsen som när du anställde. Du kommer att öka medarbetarnas tillfredsställelse och behålla dem i hela organisationen. 

🎁 Fördelarna med automatiserad rekrytering av HR-personal

Att automatisera rekryteringsprocessen gynnar alla - rekryterare, kandidater och företaget som helhet. 

Generellt sett bidrar automatiserad rekrytering till att rekryteringen går snabbare och ger bättre resultat. Det ger också en bättre upplevelse för alla inblandade.

Låt oss ta en närmare titt på fördelarna med automatiserad rekrytering. 

För rekryterare

Rekryterare har mest att vinna på automatiseringsmjukvara. Med rätt verktyg för automatiserad rekrytering kan de spara tid genom att förstärka sina insatser i alla rekryteringskanaler. 

Programvara för automatiserad rekrytering hjälper rekryterare och HR-personal genom att: 

• Förbättrad effektivitet: 85 % av de arbetsgivare som använder sig av automatisering vid rekrytering rapporterar om tidsbesparingar och ökad effektivitet för deras personalavdelning.
  

• Förstärkning av insatserna: Lite räcker långt när det gäller automatiserad rekrytering. När du ställer in den får rekryterare bättre resultat för samma mängd arbete.
  

• Skär bort onödig information: Automatisering hjälper rekryterare att snabbt och enkelt hitta den viktigaste informationen för rekrytering, oavsett om det handlar om en specifik kompetens eller uppdaterad kontaktinformation.
  

Automatisering är ingen ersättning för rekryterare. Det är snarare ett sätt att förbättra det arbete som de redan utför. 

För kandidater

De sökande drar också nytta av automatiserad rekrytering. Med en snabbare och smidigare rekryteringsprocess får kandidaterna ett bra första intryck av ditt företag, vilket hjälper dig att locka till dig de bästa talangerna. 

Automatiserad rekrytering kan ge kandidater: 

• En bättre helhetsupplevelse vid rekrytering
• Ett snabbare beslut om deras ansökan
• Snabba svar på deras frågor 
• Minskad fördomsfullhet vid rekrytering
  

En stor del av kandidatens upplevelse av automatiserad rekrytering beror på hur du ställer in din rekryteringsprocess i programvaran. En helt automatiserad rekryteringsprocess som övervakas noggrant av ditt People Ops-team kommer sannolikt att ge en bättre upplevelse än att automatisera bitar och delar. 

För företaget

Fördelarna med automatiserad rekrytering omfattar hela verksamheten - inte bara de som arbetar med rekrytering. Det är en kumulativ effekt som gynnar ditt företag på lång sikt. 

Så här kan automatiserad rekrytering gynna hela din organisation: 

• Snabbare tid till anställning: Automatisering gör att tjänster tillsätts snabbare, vilket gör att organisationen får färre luckor i produktiviteten. När du utökar automatiseringen till preboarding och onboarding för nyanställda får du också snabbare tid till produktivitet.
  

• Högkvalitativa anställningar: Med alla automatiseringsverktyg till ditt förfogande kan du hitta mer erfarna och efterfrågade kandidater från ett så brett område som du vill. Genom att rekrytera topptalanger investerar du i organisationens långsiktiga framgång.
  

• Minskning av bias: Vissa plattformar för automatiserad rekrytering erbjuder verktyg för att minska snedrekrytering, t.ex. anonymisering av ansökningar för att fokusera på kandidatens ansökningar snarare än på personliga uppgifter. På så sätt ser du till att du fokuserar på kompetens och inte på omedvetna fördomar.
  

Tänk på att automatiserad rekrytering fortfarande kräver ett mänskligt öga för att upptäcka fel. Vissa arbetsgivare är fortfarande oroliga för att automatiserad rekrytering utesluter kvalificerade kandidater eller inte lyckas minska fördomar på ett lämpligt sätt. Se regelbundet över din rekryteringsautomatisering för att undvika dessa problem. 

⏰ När ska du skaffa programvara för automatiserad rekrytering av personal?

Programvara för automatiserad rekrytering är en bra investering för alla organisationer som vill utöka sitt team nu eller i framtiden. 

Om du förbereder dig för en betydande tillväxt kan du lägga en stark grund för rekrytering med hjälp av ditt automatiseringsverktyg. Om du redan befinner dig i en tillväxtperiod kan automatiserad rekrytering minska bördan av en rekryteringsprocess med hög volym. 

Många programvaror för automatisering av rekrytering erbjuder ovanstående funktioner antingen som inbyggda funktioner eller som ytterligare integrationer. Om du använder en hel uppsättning verktyg för HR- och rekryteringsautomatisering är det dags att samla dem i en enda plattform. 

📈 Automatisera bortom rekrytering med Zavvy

Automatiseringens fördelar slutar inte när rekryteringen börjar. Du kan utöka automatiseringen till onboarding, utbildning och utveckling av dina nyanställda under hela deras tid i organisationen. 

Med Zavvy kan du automatisera allt från preboarding till att sätta upp 90-dagarsmål och kontrollera årliga utvärderingar. Nyanställda kan ansluta sig till onboarding buddies och sin chef för att slutföra tidiga uppgifter, medan personalansvariga får en översikt över onboarding för hela organisationen. 

➡️ Prova Zavvy's preboarding programvara idag.