Hur man genomför utvecklingssamtal som ger medarbetarna förutsättningar för framgång

Arbetsplatser och medarbetare förändras.

Utvecklingssamtal är inte längre en fruktad händelse för anställda. Istället vill Gen Z och Millennials ha mer feedback på jobbet. 

Som ett resultat av detta har de traditionella systemen, som: 

❌ Utvärdera prestationen i en årlig cykel.

❌ Håll inte en kontinuerlig återkopplingsslinga. 

❌ Att bara ha check-ins som en årlig uppgift på checklistan kommer inte längre att vara relevant .

Faktum är att 81 % av HR-cheferna redan överväger att ändra prestationshanteringssystemet, enligt pwc (fler insikter från deras studie nedan).

Har du sett över ditt performance management-system ännu? 

Om inte, här är din fusklapp.

Vi ger dig en djupgående guide till hur du genomför en utvecklingssamtal i linje med förändrade förväntningar på arbetskraften.

🕵️‍♀️ Varför lägga så stor vikt vid utvecklingssamtal? 

1. Anpassa medarbetarnas förväntningar till chefernas (och företagets) mål

Med ett system för utvecklingssamtal har chefer och medarbetare ett särskilt tillfälle att diskutera mål. 

För det första gör det att de hamnar på samma sida.

För det andra granskar cheferna också om de anställdas planer överensstämmer med organisationens mål.

I Ciscos process för prestationshantering får cheferna till exempel en checklista för att granska de anställdas mål.

En av de kritiska frågorna i checklistan är: Är målen relevanta för verksamheten?

Ett system för prestationsutvärdering säkerställer därför att medarbetarna växer i takt med företaget. 

2. Öka engagemanget bland medarbetarna

Utformade mål och framtidsinriktad feedback ger medarbetarna en tydlig riktning framåt, vilket ökar engagemanget. 

Ett exempel på detta: Gallup har identifierat 12 drivkrafter för medarbetarnas engagemang:

1.  Jag vet vad som förväntas av mig på jobbet.
2. Jag har de material och den utrustning jag behöver för att göra mitt jobb på rätt sätt.
3. På jobbet har jag möjlighet att göra det jag gör bäst varje dag.
4. Under de senaste sju dagarna har jag fått erkännande eller beröm för att ha gjort ett bra arbete.
5. Min chef, eller någon annan på jobbet, verkar bry sig om mig som person.
6. Det finns någon på jobbet som uppmuntrar mig att utvecklas.
7. På jobbet verkar mina åsikter räknas.
8. Mitt företags uppdrag eller syfte får mig att känna att mitt jobb är viktigt.
9. Mina medarbetare eller kollegor är engagerade i att utföra kvalitetsarbete.
10. Jag har en bästa vän på jobbet.
11.  Under de senaste sex månaderna har någon på jobbet pratat med mig om mina framsteg.
12. Under det senaste året har jag haft möjligheter att lära mig och utvecklas på jobbet.

💡 Du kan direkt adressera 6 av dessa 12 drivkrafter i ditt system för utvecklingssamtal.

3. Lösa problem med anställda 

Väl avvägda utvecklingssamtal ger en chans till tvåvägskommunikation där medarbetarna också får en plattform för att ta upp sina klagomål. På så sätt kan cheferna ta reda på vilka problem som finns och hjälpa till med lösningar.

Toppföretag som Adobe uppmuntrar regelbundna avstämningar mellan medarbetare och chefer för prestationshantering. Som ett resultat får medarbetarna stöd av chefer som ger konstruktiv feedback och svarar på deras frågor. 

🔗 Ta reda på hur du kombinerar kontinuerlig feedback med utvecklingssamtal.

4. Stödja medarbetarnas tillväxt 

Frekvent feedback skapar en kontinuerlig cykel av tillväxt. Därför behöver chefer inte begränsa sig till att ge feedback på aktuella prestationer. 

De vägleder också medarbetarna i områden som behöver förbättras och hur de kan växa ytterligare. 

Låt oss ta Zappos som exempel. 50 % av prestationsutvärderingen på Zappos fokuserar på medarbetarnas nuvarande bidrag. Resterande 50 % av samtalet handlar om medarbetarens styrkor och möjligheter till professionell utveckling.

5. Öka antalet anställda som stannar kvar

Utvecklingssamtal påminner medarbetarna om att deras arbete uppskattas och berättar vad de kan arbeta med för att klättra i graderna. Denna ständiga återkoppling ökar medarbetarnas engagemang och arbetstillfredsställelse och minskar personalomsättningen.  

✍️ Vad du bör göra inför ditt nästa utvecklingssamtal

1. Se över er vision för prestationsstyrning 

Pwc:s rapport Future of Performance Management, Rewards & Recognition visar hur systemet för prestationsutvärdering ser ut idag och hur framtiden kommer att se ut. Här är en snabb sammanfattning. 

Det nuvarande normala är:

• Att statiska mål ses över årligen.
• Inget fan av feedback. 
• Att ha check-ins som en checklista och inte för samtal.
• Fokuserar på de mål som uppfyllts, inte det värde som skapats.

Men framtiden och det nya normala för prestationsstyrning förväntas bli:

• Ha kortare granskningscykler. 
• Håll målsättningarna flexibla.
• Ge medarbetarna möjlighet att nå hållbar produktivitet.
• Förbättra chefernas förmåga att föra en meningsfull dialog.
• Snabbare tillväxt för medarbetarna.

Utvecklingssamtal som är kopplade till årliga lönesamtal och fyllda med generisk feedback hör till det förflutna. 

Som framgår av rapporten är prestationshantering nu mer av en möjlighet att coacha anställda och investera i deras karriärutveckling (vilket hjälper företaget på lång sikt).

Vad innebär detta för dig?

Det innebär att det första steget är att se över din vision för prestationshantering för att hålla jämna steg med det föränderliga medarbetarlandskapet.  

2. Förklara din nya vision för medarbetarna

Nästa steg är att få med alla medarbetare på idén. Förklara sedan den förändrade visionen för dem.

Några bra frågor att besvara är:

• Vad kan de förvänta sig av utvecklingssamtalen, och hur hänger de ihop med affärsmålen?
• Hur ofta kommer utvärderingarna att ske? 
• Kommer check-in-möten att komplettera eller ersätta de formella utvecklingssamtalen?
• Vilken roll kommer cheferna att ha i personalutvecklingen?
• Vilka verktyg kommer företaget att implementera för att genomföra dessa processer?
• Vilken typ av mål bör de sätta upp: prestationsmål, kompetenshöjningsmål, teambundna mål?

🎯 Upptäck hur du stärker din personal med prestations- kontra utvecklingsmål.

3. Utveckla coachingfärdigheter

Det finns en viktig punkt i hela diskussionen om förändrade förväntningar och det nya normala med prestationsbedömningar hittills: Chefer förväntas nu rutinmässigt delta i meningsfulla dialoger och stödja medarbetarna. Det har sina fördelar. 

En färsk Gallup-studie visar att anställda som fått meningsfull feedback under den senaste veckan är nästan fyra gånger mer benägna att vara engagerade än andra anställda.

Det innebär att din roll nu skiftar från traditionell ledare till chef-som-coach. Det är dags att fräscha upp dina coachningskunskaper så att du kan vägleda medarbetarna i rätt riktning, ge dem möjlighet att hitta lösningar och ge feedback i rätt tid. 

✅ 7-stegs handlingsplan för att genomföra dina nästa utvecklingssamtal

1. Definiera granskningscykeln

En utvecklingssamtalscykel är en process i tre steg: 

• planeringsmål;
• Övervakning av framsteg;
• och utvärdering av anställdas prestationer i slutet. 

Målen är olika för olika företag och roller. 

Oftast är det en blandning av projekt-, person- och teamsamarbete. 

Som ett första steg bör ni definiera hur ofta ni vill genomföra dessa granskningscykler: Två gånger per år, kvartalsvis eller ännu oftare. 

Den stora frågan som uppstår är: Vilken frekvens kommer att vara bäst?

Och svaret är: Det är subjektivt.

Det finns många faktorer som spelar roll när man beslutar om en period för utvecklingssamtal. Några av de viktigaste är

• Är din organisation snabbväxande med föränderliga prioriteringar? Hur långt kan medarbetarna planera sina mål: ett år, sex månader eller tre månader?
• Har du en feedbackkultur på jobbet? Kommer medarbetarna att tycka att 6-månadersutvärderingar är för mycket, eller får de regelbunden feedback utan att vänta på en formell utvärdering?
• Hur många arbetsuppgifter ingår i varje granskningscykel? 

Ta hänsyn till alla dessa faktorer och hitta den löptid som passar bäst för din organisation.

2. Be medarbetarna att sätta upp mål

Nästa steg är att diskutera målen med medarbetarna. Det finns två vanliga sätt att kringgå detta:

1. Använd ett styrkebaserat utveckling ssamtal och definiera styrkebaserade mål så att medarbetarna får utlopp för sina starka sidor.
2. Välj ett kompetensbaserat utvecklingssamtal och specificera vilka kompetenser som krävs för att utmärka sig i varje roll. Slutför sedan medarbetarnas mål för att förbättra eller finslipa dessa kompetenser.

💡 Vi föreslår att du väljer den kompetensbaserade vägen för prestationsutvärdering. För att hjälpa dig att komma igång har vi skapat en kostnadsfri mall för kompetensbaserad utvärdering. 

3. Övervaka framstegen och stödja de anställda

När du har satt upp mål ska du inte låta medarbetarna ta reda på saker på egen hand. Schemalägg istället regelbundna enskilda möten för att: 

• Erbjud stöd om medarbetare fastnar någonstans.
• Hjälp dem att hitta lösningar.
• Ge medarbetarna möjlighet att identifiera sina styrkor.
• Ge konstruktiv feedback.
• Granska om de rör sig i rätt riktning.

En annan viktig fördel med täta personliga möten är att det gör det möjligt att korrigera kursen tidigare snarare än senare. 

Amy Spurling, VD och grundare av Compt Comptsäger att de diskuterar prestationsfrågor tidigt under dessa möten. De väntar inte med att plötsligt sätta någon i en plan för prestationsförbättring (PIP) och sedan avslöja deras oväntade prestationer.

Tips: Anteckna regelbundet under de enskilda mötena så att du har underlag att gå tillbaka till när granskningscykeln avslutas. 

4. Initiera granskning mot slutet av cykeln

Du kan initiera självutvärdering och recensioner när prestationsutvärderingscykeln närmar sig slutet. Shaunak Amin, medgrundare och VD för SwagMagic, föreslår att man inför 360-graders feedback för anställda för att få en djupare inblick i deras prestationer. 

360-graders feedback är en utvärderingsmetod där medarbetarna inte begränsar sig till att få feedback från cheferna. Istället ber de även om feedback från kollegor, direktrapporterande medarbetare och ibland även kunder. Medarbetarna gör också självutvärderingar som en del av 360-gradersfeedbacken.

➡️ Undrar du hur du skapar dessa formulär för 360-graders utvärdering? Kolla in vår detaljerade guide om hur man skapar formulär för utvecklingssamtal och vår kostnadsfria resurs med 59 bästa frågor för utvecklingssamtal för inspiration.  

När utvärderingsformulären är ute kommer de också att komma till dig som chef. Det är här anteckningarna från de enskilda mötena kommer in i bilden. Det kommer att säkerställa att du granskar hela cykeln, inte bara prestationer (eller upptrappningar) från ditt senaste minne.

5. Boka tid för mötet om prestationsbedömningen

När alla intressenter har slutfört utvärderingen är det dags att presentera resultaten för medarbetarna genom att hålla ett utvecklingssamtal. Det skiljer sig från ditt vanliga en-mot-en-möte. Detta möte är mer av en reflektion av hela utvärderingscykeln.

Under detta möte kan du

• Diskutera de mål som sattes upp i början av cykeln och hur det gick för den anställde att uppnå dem
• Reflektera över eventuella viktiga diskussioner/frågor 
• Uppmärksamma viktiga prestationer 
• Lyfta fram områden för förbättring
• Ge konkreta förslag för framtiden
• Planera mål för nästa prestationsutvärderingscykel

Tips: Välj dina ord med omsorg. Låg prestation kan vara känsligt, och dåligt framförd feedback kan skada medarbetarnas motivation och prestation. Det sista du vill är att skicka dina medarbetare in i en nedåtgående spiral. 

➡️ Kolla in 45 exempel på feedback för alla anställdas prestationsnivåer, från att inte uppfylla förväntningarna till att vara högpresterande.

6. Mätning av effektivitet

Istället för att kasta pilar i mörkret kan du göra en kort lista över viktiga resultatindikatorer (KPI:er) för att avgöra om ditt performance management-system ger en positiv förändring. Några vanliga KPI:er att mäta är intäkter, konverteringsgrad, lönsamhet, projekt som slutförs i tid och produktivitet.

➡️ Letar du efter en mer specifik lista? Få en detaljerad lista med 45 nyckeltal för medarbetarprestationer som omfattar flera rollspecifika nyckeltal.

7. Genomför en snabb enkät i slutet av cykeln

Mitch Chailland, VD för Canal HR, säger: "Mitt bästa tips för att göra prestationshantering till nytta för anställda och organisationen är att inte fastna i ett sätt att göra saker på. Om ditt team tycker att en annan metod skulle vara bättre, prova den och förbättra och optimera kontinuerligt."

Detta är ett bonussteg, men det är ändå till stor hjälp. 

Genom att avsluta utvärderingscykeln med en kort pulsmätning får du feedback på om medarbetarna tycker att prestationshanteringen är bra och samarbetsinriktad. 

Några frågor att kontrollera skulle vara:

• Är cykelns längd för kort eller för lång?
• Är frågorna i formulären för 360-graders feedback relevanta?
• Är frekvensen av personliga möten tillfredsställande?
• Får du feedback i tid?
• Är det något du skulle vilja ändra på i nästa översynscykel?

Det ger dig tillräckligt med input för att förbättra och experimentera inför nästa cykel. 

🏢 3 företag som förnyat sin process för utvecklingssamtal

Letar du efter inspiration inför uppdateringen av din performance management-process? Här kan du se hur tre toppföretag förändrade sina system. 

Zappos införde holacracy

Zappos övergick från HR-drivna årliga prestationsutvärderingar till att införa holacracy. Holacracy är ett självförvaltningssystem där det inte finns några ledare. Det innebär att medarbetarna delas in i självorganiserande grupper där de får frekventa utvärderingar från sina kollegor. Zappos uppmuntrar feedback i realtid genom veckovisa teammöten. Varumärket, som är känt för sin unika kultur, använder också ett internt 360-feedbackverktyg för formella avstämningar. 

➡️ I vår djupgående guide om Zappos prestationshanteringssystem finns en detaljerad förklaring av förändringen.

Adobe ersatte traditionell utvärdering med frekventa avstämningar

Adobe släppte taget om det traditionella systemet med årliga utvärderingar 2012. Istället införde de ett mindre formellt prestationshanteringssystem som kallas "Check-ins", som sker minst en gång i kvartalet. 

Varje check-in består av tre delar: sätta upp mål, dela feedback och utforska möjligheter till utveckling för medarbetarna. 

➡️ Vill du ha mer information om check-in-metoden? Du hittar dem i vår detaljerade fallstudie om Adobes mekanism för prestationsutvärdering.

Cisco använde teknik för att ta farväl av årliga utvärderingar

Cisco använder en intern plattform för att ta farväl av de årliga utvecklingssamtalen. Systemet består av tre huvuddelar:

• Medarbetarna kan lägga till sina ambitioner, utbildningsområden och expertkunskaper i portalen. På så sätt blir samtalen dubbelriktade.
• Cheferna sätter upp mål vid personliga avstämningar och delar feedback i realtid på plattformen.
• Chefer kan få snabba rapporter med hjälp av den inbyggda rapporteringsfunktionen. Den hjälper till att granska kritiska faktorer som medarbetarnöjdhet, framsteg och mycket mer.

➡️ Läs mer om deras tekniska anpassning i vår rapport om medarbetarsamtal på Cisco. 

➡️ Förnya utvecklingssamtalen med Zavvy

Här är en steg-för-steg-översikt över hur du uppgraderar hela ditt prestationshanteringssystem med Zavvy. 

1. Skapa cykler för utvärdering av prestationer

Du kan schemalägga återkommande utvärderingar. 

Du kan t.ex. ställa in granskningscykeln på kvartalsvis återkommande. I så fall startar en ny granskningscykel automatiskt var tredje månad.

2. Tilldela karriärvägar och nivåer

Du kan definiera karriärvägar för olika roller. Varje karriärväg kan ha allmänna kompetenser som är relevanta för befattningen. Dessutom kan du lägga till specifika kompetenser (om det behövs för projektet eller om medarbetarna vill utveckla dem). 

3. Planera in regelbundna personliga möten

Zavvy hjälper dig också att schemalägga regelbundna personliga möten så att du kan hålla koll på medarbetarnas framsteg och ta upp deras frågor.

4. Utföra 360 feedback

Mot slutet av cykeln kan du initiera 360 feedback så att medarbetarna kan självutvärdera och även få feedback från kollegor, arbetsledare och direktrapporterande chefer. 

5. Analysera feedbackanalyser och kompetensrapporter

Zavvy erbjuder individuella och teamkompetensrapporter som du enkelt kan konfigurera. De olika rapporterna hjälper dig att identifiera dina teammedlemmars styrkor och förbättringsområden. Använd dessa för att förbereda dig för dina slutliga diskussioner i slutet av cykeln.

6. Blockera tid för möten om utvecklingssamtal

När du initierar 360 feedback, låter Zavvy dig ställa in ett fönster för diskussion om prestationsgranskning. Du kommer att få meddelanden om att ordna möten i det fönstret.

7. Genomföra pulsundersökningar

Slutligen kan ni genomföra snabba enkäter för att utveckla era system för prestationsbedömning med tiden. 

➡️ Begär en demo nu, så hjälper en av våra experter dig att uppgradera ditt performance management-system innan nästa granskningscykel börjar.

❓ Vanliga frågor

Hur genomför man ett bra utvecklingssamtal?

Fem tips för att genomföra effektiva utvecklingssamtal är:

1. Diskutera målen i förväg.

2. Ha ömsesidigt fördelaktiga mål för både medarbetarnas och företagets framgång.

3. Genomför ofta enskilda möten för att bedöma framstegen och ta upp frågor.

4. Håll samtalen dubbelriktade.

5. Ge konstruktiv återkoppling.

Vilka är de fyra steg som ingår när man genomför en utvecklingssamtal?

De viktigaste fyra stadierna är

1. Att sätta upp mål för en prestationsbedömningscykel

2. Övervakning av framsteg genom enskilda diskussioner 

3. Initiera feedback i slutet av en prestationsbedömningscykel

4. Ha ett utvecklingssamtal för att diskutera prestationer och förbättringsplaner

Vilka är de 5 viktigaste delarna i ett utvecklingssamtal?

De fem viktigaste delarna i en prestationsbedömning är

1. Tydliga och överenskomna mål

2. Ömsesidigt fördelaktiga mål för både medarbetarens och företagets framgång

3. Kontinuerlig dialog för att övervaka framsteg och stödja medarbetare

4. Konstruktiv återkoppling

5. Samtal i två riktningar