Hur man skapar en effektiv strategi för att lyssna på medarbetarna och varför det är viktigt

När lyssnade du senast på ditt team på riktigt? Inte bara lyssnade, utan lyssnade aktivt?

Dina medarbetare är organisationens själ och hjärta, och att inte lyssna på deras behov och funderingar kan få katastrofala följder. När ni förbiser de ovärderliga insikterna och feedbacken från er personal öppnar ni dörren för en rad alarmerande utmaningar som kan äventyra själva kärnan i ert företag.

Om du inte lyssnar på dina medarbetare riskerar du att få problem:

• missnöjda och oengagerade medarbetare
• försämrad moral bland de anställda
• hög personalomsättning
• svårigheter att attrahera topptalanger
• Minskade intäkter (att förlora och ersätta personal kan bli mycket, mycket dyrt). 

Att lyssna är inte passivt, det är proaktivt. Det är ett handlingsbart, strategiskt val som kan leda till förändring. Därför behöver du implementera en heltäckande strategi för att lyssna på medarbetarna.

Denna artikel kommer att diskutera:

• Vad är medarbetarlyssning?
• Hur man bygger upp en effektiv strategi för att lyssna på medarbetarna.
• Vilka är metoderna för att lyssna på anställda.
• Hur medarbetarnas lyssnande kan göra skillnad i din organisation.

🕵️‍♂️ Vad innebär att lyssna på medarbetarna?

Employee listening är en process där man samlar in feedback från medarbetarna för att identifiera och bedöma deras önskemål och behov . Medarbetarundersökningar ger en helhetssyn på hur man kan förstå och förbättra medarbetarupplevelsen på arbetsplatsen. 

"Det handlar om att främja en miljö med öppen dialog och respekt, och att inse att medarbetarnas insikter är ovärderliga för organisationens tillväxt och utveckling." Sudhir Khatwani, grundare av The Money Mongers.

Vad är continuous employee listening? 

Kontinuerligt lyssnande på medarbetarna innebär att man samlar in feedback regelbundet. Du samlar in feedback oftare under medarbetarens hela livscykel för att kunna vidta riktade åtgärder.

En sådan strategi kan också leda till en bättre rekryteringsprocess eftersom du kan fatta välgrundade beslut om nödvändiga förbättringar baserat på de insikter du samlat in från dina nuvarande medarbetare. 

Vad är det inte?

Kontinuerligt lyssnande handlar inte om hur ofta du genomför undersökningar för att samla in feedback från medarbetarna. Att göra det kan vara kontraproduktivt eftersom du sätter upp orealistiska mål för ditt företag mellan de korta intervallen. En bra tumregel är att samla in feedback i realtid först när du är beredd att ta itu med problemen och vidta åtgärder .

👂 Vilka är metoderna för att lyssna på anställda? 7 Lyssningskanaler för att göra det effektivt

Att lyckas lyssna på medarbetarna är avgörande för att främja effektiv kommunikation och skapa en engagerad och produktiv arbetsstyrka. 

Enligt Forbes är det 4,6 gånger mer sannolikt att medarbetare som känner att de blir lyssnade på känner sig delaktiga och presterar sitt bästa.

Detta beror på att medarbetarna lyssnar:

• Visa att du bryr dig om dina anställda genom att värdesätta deras åsikter och funderingar, vilket kan bidra till att bygga upp deras förtroende och lojalitet.
• Ger dig insikter i realtid som du kan använda för att genomföra förändringar.

Här är några effektiva lyssningskanaler som kan hjälpa dig att visa hur du lyssnar på dina medarbetare.

Undersökningar om engagemang

Undersökningar av medarbetarnas engagemang mäter deras engagemang, motivation, känsla av mening och övergripande entusiasm för sin nuvarande roll och företaget.

Att identifiera hur engagerade dina medarbetare är är avgörande för att se till att deras perspektiv och erfarenheter av arbetet stämmer överens med företagets mål och syften. Dessutom hjälper det dig att identifiera förbättringsområden, t.ex. din ledarstil eller den övergripande arbetsplatskulturen. 

Diskussioner i fokusgrupper 

Fokusgrupper för anställda är ett utmärkt sätt att hjälpa företag att ta del av de anställdas åsikter och insikter för att förbättra det nuvarande arbetsplatssystemet eller ta itu med allmänna frågor. Genom dessa fokusgrupper kan du ta reda på vad de anställda tycker om arbetsmiljön, deras roller och ansvarsområden, ledningens uppfattning och mycket mer.

Möten för att lyssna på medarbetarna 

Att lyssna på medarbetarna är inte en engångsstrategi. Genom att bygga vidare på lyssningssessionerna kan du identifiera kunskapsluckor och återkommande konflikter på arbetsplatsen för att hjälpa dig att hitta lösningar. Dessutom kan de data du samlar in bidra till att förbättra ditt nuvarande arbetsplatssystem eftersom du tar hänsyn till dina anställdas behov. 

"Organisera regelbundna möten där ledare och medarbetare kan träffas i en avslappnad miljö. Detta initiativ främjar en öppen dialog och uppmuntrar alla att dela med sig av sina ärliga synpunkter utan rädsla för att bli dömda." Riva Jeane May Caburog, PR/Media-samordnare på Nadrich & Cohen.

➡️ Att lyssna på sina medarbetare börjar med att ställa rätt frågor. Här är en lista med frågor som kan användas för att lyssna på medarbetarna.

eNPS-undersökningar 

Employee Net Promoter Score (eNPS) är ett poängsystem som hjälper till att spåra medarbetarnas engagemang och mäta hur företagets aktiviteter påverkar medarbetarna. eNPS-undersökningen visar vad medarbetarna tycker om din organisation och om de kommer att rekommendera dig till personer de känner. 

För att beräkna ditt företags eNPS skickar du ut en kort enkät till dina medarbetare med frågan: "Hur troligt är det att du skulle rekommendera oss som arbetsplats till din familj och dina vänner?".

De anställda kommer att gradera sina svar på en skala från 0 till 10.

Pulsundersökningar

Medarbetarundersökningar är ett verktyg som genomförs regelbundet för att få medarbetarnas insikter om ämnen som deras jobb och ansvarsområden, kommunikation och relationer samt deras perspektiv på arbetsmiljön.

Pulsundersökningar använder korta och regelbundna frågor för att mäta kritiska indikatorer som arbetsplatsnöjdhet, engagemang och medarbetarnas välbefinnande.

Pulsundersökningar kan genomföras varje vecka, månad eller kvartal. De kan också delas som de är eller i ett relaterat utbildningsmaterial för anställda. 

Möten med chefer  

På ett chefsmöte samlas företagets chefer och teamet för att diskutera problem som kan förbättra teamets prestationer. Chefsmöten är ett utmärkt sätt att utbyta idéer, diskutera utmaningar och fatta beslut. 

1:1 möten

Vanligtvis är 1:1-möten (även kallade en-till-en-möten eller 1-mot-1-möten) regelbundna avstämningar mellan chefen och medarbetarna. Mötet är vanligtvis fritt och ger medarbetarna en trygg plats att dela idéer, ta upp problem och rapportera uppdateringar om specifika projekt.

Dessutom kan medarbetarna använda mötet till att diskutera karriärmöjligheter som de kan utforska och be om råd från dig. 

➡️ Även om 1:1-möten kan vara flexibla, kan ett strukturerat flöde bidra till att hålla samtalet produktivt. Ta en titt på dessa mallar för personliga möten inför nästa diskussion.

🏗️ Hur bygger man upp en strategi för att lyssna på medarbetarna? 

Det bästa sättet att bygga upp en effektiv strategi för att lyssna på medarbetarna är att behandla dem som man behandlar kunder . Det innebär att du har dina medarbetares intressen i åtanke och att ditt främsta mål är att hålla dem nöjda. Att skapa en givande medarbetarupplevelse bör börja med att veta vad som är viktigast för dem, och att lyssna på dem är en bra början. 

Här är en steg-för-steg-guide till hur du skapar en strategi för att lyssna på medarbetarna som fungerar.

Identifiera problemet

Börja med att ta ett steg tillbaka och se vad syftet med att implementera en strategi för att lyssna på medarbetarna är från första början. Varför finns det ett behov av att göra detta? Hur kommer detta att lösa problemet? Vad är problemet till att börja med? Att känna igen dessa faktorer kan hjälpa dig att hitta rätt verktyg och strategier för att lyssna på medarbetarna. 

Kommunicera med dina anställda

Var transparent mot dina medarbetare och låt dem förstå hur processen med medarbetarundersökningar och möten kan bidra till att förbättra det nuvarande systemet och gynna dem på lång sikt. På så sätt kommer de att uppmuntras att delta och uppskatta de insatser som görs av företaget.

Diskussionen bör omfatta följande:

• Detaljer om undersökningen och hur du tänker använda resultaten 
• En försäkran om eventuella farhågor beträffande den personliga integriteten
• Faktiska fallstudier visade sig vara en framgång

Samla in och analysera feedback från anställda

Nästa steg är att skapa kommunikationskanaler för att samla in och analysera de data som samlats in från medarbetarnas feedback. Det finns flera sätt att göra detta på: 

• 1:1-möten - individuella möten för att lösa specifika medarbetarproblem.
• Fokusgruppsdiskussioner - riktad metod för att få en mångfald av anställda att ta ställning till olika frågor.
• Undersökningar - För att undvika undersökningströtthet bör du identifiera vilken undersökning som ska genomföras beroende på vilka problem eller frågor som behöver lösas.

Sätt upp nyckeltal för framgång

Det är viktigt att fastställa kritiska framgångsmått för att mäta effektiviteten i er strategi för att lyssna på medarbetarna.

Om problemet till exempel är de ökande avgångarna, skapa ett riktmärke och se om din strategi kan bidra till att minska avgångarna. 

Du kan också jämföra tidigare undersökningar och se om det finns en uppåtgående trend i positiva recensioner jämfört med negativa för att bedöma eventuella förbättringar. 

Skapa en handlingsplan

När du har data kan du utarbeta en handlingsplan som en del av nästa steg i din strategi.

Om det finns ett behov av utbildning bör du förbereda dina chefer på att genomföra den med sitt team för att säkerställa att medarbetarnas synpunkter följs upp i tid. Omedelbara åtgärder kan få medarbetarna att känna att deras tid och synpunkter värdesätts. 

🏆 Varför är det viktigt att medarbetare lyssnar? 5 sätt att göra skillnad

Att lyssna på sina medarbetare är en utmärkt början om man vill hålla dem nöjda.

En undersökning visade att 64% av de anställda ansåg att "ledare som fattar beslut utan att ta hänsyn till synpunkter" var det största problemet de stött på på arbetsplatsen. 

Här är fem sätt på vilka medarbetarnas lyssnande kan göra en enorm skillnad för ditt företag.

Öka medarbetarnas produktivitet

I en nyligen genomförd opinionsundersökning 38% av medarbetarna initiativlösa när de upplever att ledarna inte lyssnar på deras idéer. När medarbetarna känner sig hörda är det mer sannolikt att de förblir produktiva och tar ansvar för de projekt de arbetar med. Att lyssna på medarbetarna kan också skapa förtroende och en god relation mellan chefer och medarbetare, vilket leder till en positiv och produktiv arbetsmiljö. 

Upprätthålla anslutning för distansarbete

Medan vi övergår till en tid efter pandemin har de flesta företag börjat anpassa sig till distans- och hybridarbetsplatser för att ge medarbetarna en chans att få en flexibel arbetsupplevelse där de kan hantera sin egen tid på jobbet. Att regelbundet stämma av med ditt team kan hjälpa dig att komma närmare dem, även med virtuella arrangemang.

➡️ Att ha en flexibel arbetsplats kan ge medarbetarna frihet. Ta del av dessa tips för att framgångsrikt implementera flexibla arbetsarrangemang för dina anställda.

Öka medarbetarnas engagemang och innovation 

Att lyssna på dina medarbetare kan hjälpa dig att hitta nya idéer och aktiviteter för att hålla dem engagerade. Du kan skapa tävlingar, belöningssystem och bonusstrukturer för att uppmuntra medarbetarnas åsikter. Det kan ha en positiv inverkan på den övergripande medarbetarupplevelsen.

Känna igen tidiga tecken på utbrändhet 

Utbrändhet är oundvikligt men kan hanteras genom att du försöker förstå och aktivt lyssna på dina medarbetare. Utbrändhet kan leda till ökad frånvaro, minskad produktivitet och hög personalomsättning. 

När du ständigt lyssnar på dina medarbetare kan du lätt känna igen tidiga tecken på utbrändhet, t.ex. när de ständigt klagar på att de är trötta eller överväldigade eller när de verkar kortstuckna och har svårt att hinna med sin arbetsbörda. Genom att vara uppmärksam på vad dina anställda har att säga kan du vidta åtgärder och ta itu med problemet innan det leder till uppsägning.

Förbättra medarbetarnas moral

Att lyssna på medarbetarna innebär inte bara att höra vad de säger - du måste också se till att det finns konkreta åtgärder för att ta itu med deras problem. Detta kan bidra till att höja deras moral, eftersom de vet att deras åsikter är viktiga för dig, och kan bidra till en positiv arbetsmiljö. Genom att lyssna på dina medarbetare kan du dessutom utveckla en mer effektiv strategi för att behålla medarbetare och minska personalomsättningen på ditt företag. 

➡️ Lyssna på och ta itu med dina medarbetares problem med Zavvy

Att implementera en effektiv strategi för att lyssna på medarbetarna är ingen dans på rosor. Det kräver tid, ansträngning och en hel del kommunikation. Men att ha rätt verktyg kan göra hela skillnaden när det gäller att skapa en effektiv strategi för att lyssna på medarbetarna.

Zavvy erbjuder en rad kraftfulla produkter som är skräddarsydda för att stärka din personalstyrka och öka kommunikationen.

Vårt anonyma feedbackverktyg kan hjälpa dig:

• Genomföra alla typer av undersökningar (engagemang, arbetstillfredsställelse, välbefinnande, allt möjligt). 
• Tillgång färdiga mallar eller bygg enkelt din egen.
• Använd kraftfulla analysmetoder när du exporterar data och utvärderar resultaten.

Och det är inte allt! Med vår programvara för personliga möten kan du kommunicera effektivt med dina medarbetare genom strukturerade 1:1-möten, pulsfrågor och en översikt över åtgärdsförslag.

Dessutom hjälper vår programvara för medarbetarengagemang dig att driva engagemang genom att låta dig: 

• Bygg ditt eget system för feedbackundersökningar. 
• Spåra nyckeltal som eNPS, välbefinnande och DEI-beredskap.
• Vidta riktade åtgärder med datadrivna resultat.

📅 Du är ett steg närmare att bygga en effektiv strategi för att lyssna på medarbetarna. Boka en demo nu och låt Zavvy hjälpa dig att komma igång.