Allt du behöver veta om digitala medarbetare Onboarding

I en affärsvärld efter COVID har den digitala medarbetaren onboarding blivit en avgörande erfarenhet i processen för nyanställning.

Men precis som de digitala arbetsmiljöerna i sig är processen för den digitala medarbetaren onboarding inte helt utan hinder:

• Det är svårt att skapa autentiska mänskliga kontakter i en avlägsen miljö, vilket gör det ännu viktigare.
• Studier visar dessutom att det finns ett starkt samband mellan produktivitet och psykisk hälsa - tvåav den globala arbetskraftens mest framträdande problem under pandemin.

Samarbete kring en uppgift, utbyte av implicit kunskap och skapande av mänskliga relationer.

Alla de saker som kan avgöra om en onboarding -upplevelse är mycket svårare i rent digitala miljöer.

Så hur kan du balansera onboarding erfarenhet och distansarbete?

💻 Men vad är egentligen digital onboarding?

I huvudsak är det den introduktionsresa som nyanställda gör för att bekanta sig med företaget, men den sker via digitala kanaler . Ju mer etablerat distansarbete är i ett företag, desto mer bygger det på digitala processer.

Precis som på onboarding får nyanställda lära sig om processer som är relevanta för både deras avdelning och företaget som helhet. De får också vanligtvis en anställd mentor eller "kompis", som finns där för att ge stöd och svara på frågor som de kan ha under resans gång.

Digitalt vs fjärrstyrt vs virtuellt onboarding

Låt oss göra det här kortfattat: 

I princip kan du använda alla tre termerna synonymt.

Digital onboarding innebär att skapa en upplevelse för nyanställda genom att främst utnyttja digitala kanaler/verktyg. Precis som i alla andra processer inom näringslivet och det offentliga livet hjälper digital teknik till att

1. automatisera tråkiga uppgifter
2. göra informationen tillgänglig vid alla tidpunkter
3. skapa personliga upplevelser
4. ...och mer

Digital onboarding utnyttjar modern teknik för att få människor att bli produktiva snabbare och skapa enastående upplevelser från första dagen.

Fjärrstyrd (eller hybrid) onboarding har en annan utgångspunkt: Människor flyttar mer och mer till avlägsna platser - och det gör det svårare än någonsin att skapa mänskliga kontakter och informellt utbyte. Därför använder sig onboarding av samma teknik för att övervinna utmaningarna på onboarding .

I slutändan är det samma sak med ett tydligare mål.

Virtuella onboarding använder vi helt synonymt med tidigare.

💢 Utmaningar med digital onboarding

Arbeta hemifrån: Ett dubbeleggat svärd

Det som gör modellen för arbete hemifrån så effektiv (dvs. ökad autonomi, flexibilitet och stillestånd) kan vara exakt samma sak som påverkar de anställda negativt.

79 % av de anställda som rapporterade att de bibehöll eller ökade sin produktivitet under pandemin var nöjda med följande

• social uppkoppling på arbetsplatsen
• psykisk hälsa
• fysisk hälsa,
• och tillgången till verktyg på arbetsplatsen.

Däremot kände sig bara 16 % av de anställda som rapporterade minskad produktivitet nöjda på dessa fyra områden.

Så hur passar den digitala onboarding in i allt detta?

Till exempel kan en effektiviserad digital erfarenhet av onboarding göra mycket för att skapa en väl sammanhållen miljö för distansarbete. Detta innebär att man måste ta itu med de fallgropar som är typiska för distansarbete: sällan förekommande kommunikation, minskat kunskapsutbyte, röriga processer och social isolering.

För det andra kan digitala onboarding ge nyanställda en välbehövlig struktur och lättåtkomliga resurscenter när de är rätt gjorda. Allt detta leder till en ökad känsla av tillhörighet och stöd, vilket har en positiv inverkan på de anställdas produktivitet och hälsa.

Låt oss prata lite mer om hur man skapar en smidig digital upplevelse för de anställda på onboarding .

📈 Fördelarna: Hur en korrekt digital onboarding hjälper

Markus Schwarz, People Experience Manager på Storyblok, vet att det inte är lätt att börja ett nytt jobb. Och att vara helt på distans är inte direkt till någon hjälp:

Naturligtvis kommer folk att sitta hemma med sin bärbara dator utan att träffa någon person.

Detta leder till att distansarbetare känner sig

• förlorad
• isolerad
• obetydlig
• och uteslutna.

"Om du inte löser detta kommer du helt enkelt inte att kunna behålla människor länge i en avlägsen miljö."
- Markus Schwarz, chef för personupplevelser på Storyblok

Det fina med en strukturerad digital onboarding är att den hjälper både nyanställda och redan anställda. När den digitala upplevelsen av onboarding är korrekt utförd får nyanställda en känsla av att vara informerade, anslutna, välkomna och säkra på sin roll i företaget. För företaget självt kan den viktigaste fördelen inte överdrivas: minskade omkostnader och onboarding .

Det finns dock andra fördelar med att digitalisera onboarding, till exempel

• Ökad konsekvens.
• snabbare tid till produktivitet
• bättre förmåga att behålla sina anställda.
• och möjligheten att komma i kontakt med nyanställda över hela världen.

I takt med att vi fortsätter att gå framåt i en värld av distansarbete är den digitala upplevelsen av onboarding här för att stanna.

👀 Hur ser en digital onboardingprocess ut?

En digital onboarding -upplevelse skiljer sig inte mycket från en vanlig onboarding när det gäller innehållet. Varje digital onboarding -upplevelse bör innehålla följande:

• Förberedelseprocesser för ombordstigning
• En öppen och strukturerad onboarding plan
• Relevanta handlingsinriktade uppgifter
• Buddy-system
• Interaktivt lärande
• Virtuella kohort-evenemang
• En metod för att samla in feedback i varje skede av resan.
  

Det är dock tidpunkten och syftet med dessa komponenter som avgör om en digital upplevelse för anställda onboarding blir framgångsrik eller inte.

📝 Hur skapar man konkret en digital onboardingprocess?

Att veta vad du ska inkludera i din digitala onboarding -process är en sak, men att veta hur du ska genomföra den är oändligt mycket mer värdefullt. I det här avsnittet kommer vi att dela upp varje steg i processen mer i detalj så att du kan skapa en mer robust och okomplicerad spelplan.

1. Processen före ombordstigning

Preboarding är chansen att lämna ett bra första intryck på dina nyanställda. Även om det på sätt och vis verkar onödigt, leder en solid preboarding-process till att fler anställda behåller sin anställning.

Företag som har en stabil preboardingprocess har 81 % större sannolikhet att behålla sina anställda efter det första året, enligt Aberdeen Group.

I detta inledande skede ska de nyanställda känna sig välkomna, trygga och anslutna till företaget. Detta kan översättas till konkreta åtgärder som t.ex:

• 💻 Inställning av bärbar dator
• 📅 Blockera kalendrar för onboarding och andra utbildningsmöten.
• 📦 Sändning paket av typen "Välkommen till laget". till nyanställda
• 💬 Att låta nuvarande anställda delta i rekryteringen av nya anställda.
  

Om du samordnar dessa uppgifter i förväg kan du bidra till att ge ett positivt intryck av företaget på nyanställda. Den sista uppgiften på listan kan dock vara den viktigaste:

Transparent kommunikation mellan dina nuvarande anställda kommer att göra det lättare för kandidaterna att få en effektivare upplevelse.

 2) Strukturera er plan för onboarding av digitala medarbetare

Tydlig plan = struktur

Att strukturera din digitala onboarding -plan på ett lättförståeligt och intuitivt sätt kan bidra till att stärka nyanställdas förtroende för företaget.

Det kan trots allt vara överväldigande att börja ett nytt jobb var som helst.

Se till att ha en tydlig struktur på plats innan preboarding börjar.

Detta innebär att ge nyanställda en plattform som tar upp deras kritiska frågor och problem och innehåller annan relevant information som de anställda kan hitta proaktivt (och snabbt!).

Tydliga uppgifter = åtgärder

Du bör också inkludera åtgärder för nuvarande anställda och chefer i din digitala plan för anställda onboarding .

Handlingsinriktade uppgifter kan vara t.ex.

• Skicka påminnelser till nyanställda och chefer.
• Påminn dig själv om att begära ett företags-ID
• Presentera nyanställda för sina kollegor och be dem träffa varandra.
• ..och mycket mer

Försök också att sprida ut dessa åtgärder om du kan.

Medarbetarnas tillfredsställelse med den digitala onboarding -processen ökar kraftigt när den genomförs i mindre delar.

Tydlig roll = prestation

Du kan orientera nya medarbetare mycket snabbare genom att ge dem en tydlig roll i början av den digitala onboarding -processen.

Vi rekommenderar att du ger nya anställda en grundlig och detaljerad guide som beskriver deras uppgifter i rollen. Detta hjälper till att skingra all osäkerhet kring vad de nyanställda ska göra för företaget. Den bör också rekommendera en lista över åtgärder som de anställda kan vidta för att lyckas i rollen tillsammans med förväntningar för de första 30,60 eller 90 dagarna.

3. Kompissystemet

Den digitala upplevelsen av onboarding blir oändligt mycket mänskligare när nyanställda har en nuvarande anställd som hjälper dem att komma in i den nya arbetsmiljön.

Detta mentor-mentee-förhållande, även känt som buddy -systemet, kan hjälpa till att besvara frågor om företagskultur, balans mellan arbetsliv och privatliv och roller inom företaget.

Kompissystemet fungerar också. Harvard Business Review fann att onboarding kompisar bidrog till att öka nöjdheten hos nyanställda med 36 % efter de första 90 dagarna på jobbet. Dessutom bidrog kompisar som träffade sina nyanställda minst åtta gånger under de första 90 dagarna till att öka produktiviteten med 96 %.

Den viktigaste slutsatsen är att buddy -systemet fungerar bäst när mentor-mentee-förhållandet får tid att utvecklas organiskt. Uppmuntra mentorerna att schemalägga regelbundna kontroller, ställa vägledande frågor och skicka automatiska påminnelser om utbildning till nyanställda. Tillsammans skapar dessa åtgärder en ovärderlig känsla av kamratskap genom datorskärmen.

4. Ha kul med det

En rejäl dos skoj gör alla digitala medarbetare onboarding till en oförglömlig upplevelse. Mellan interaktivt lärande och virtuella kohort-evenemang efter arbetstid finns det många sätt att ge energi åt din digitala erfarenhet onboarding och samtidigt se till att nyanställda får den hjälp och information de behöver.

Låt oss inse det: Uppmärksamheten blir allt kortare.

Det är här interaktivt lärande kan hjälpa till att engagera nyanställda i en distansutbildningsmiljö; frågesporter, rollspel och direktdiskussioner kan bryta upp monotonin i utbildningspresentationer. De kan också se till att nya anställda tar till sig och tillämpar ny information korrekt.

Virtuella gruppsessioner efter arbetstid kan också främja en känsla av community bland nyanställda - särskilt om de är informella. Oavsett om det är en snabb icebreaker-session på morgonen innan utbildningen börjar eller en happy hour på fredagseftermiddagen, finns det oändliga möjligheter att skapa genuina mänskliga kontakter i en distansarbetsmiljö.

🎉 Här är 17 sätt att göra onboarding rolig för nyanställda.

5. Få återkoppling

Förutom att lyckas med förberedelsefasen är det viktigt att samla in feedback från nyanställda och chefer under hela den digitala medarbetarprocessen onboarding för att lyckas.

Du kommer inte bara att kunna samla in data om vad du gör rätt, utan de insikter du får kan också hjälpa dig att ta itu med områden som behöver förbättras.

Gör automatiska enkäter i början och slutet av varje fas för att mäta förväntningarna och erfarenheterna hos alla som är involverade i processen. Ett annat förslag är att planera in veckomöten med chefer och mentorer i kompissystemet för att övervaka de nyanställdas framsteg. Oavsett hur du väljer att samla in dessa uppgifter, samla in dem kontinuerligt under hela den digitala medarbetarprocessen onboarding .

✅ En checklista för att digitalisera onboarding av medarbetare

Du har bestämt dig för att ta steget och digitalisera din process för anställda onboarding . Vad händer härnäst?

Gör en inventering av din nuvarande process för anställda onboarding och se vad du kan integrera i den digitala versionen. Om du har svårt att föreställa dig allt du behöver inkludera kan du använda vår praktiska checklista för anställda onboarding för att bättre förstå vilka uppgifter du kan digitalisera.

Kom ihåg att vi med "digitalisera" inte nödvändigtvis menar "automatisera". Även om vissa uppgifter i den digitala onboarding -processen för anställda kan automatiseras - tänk påminnelser, schemaläggning och feedbackundersökningar - bör verkliga människor utföra mer samarbetsinriktade uppgifter.

Du hittar hela checklistan här:

Genom att automatisera specifika uppgifter får du också mer tid och mental energi att ägna åt de personer som är viktigast i allt detta: de nya medarbetarna.

🚀 F allstudie: Skalning av onboarding när ni växte från 33 till 140 anställda

I ett företag som arbetar helt på distans är onboarding en av de största utmaningarna för personalgrupper.

People Experience-teamet på Storyblok klarade av denna utmaning i en tid då effektiv onboarding betydde allt.

Viktiga fakta

• ⭐️ 9/10 genomsnittligt betyg från nya deltagare
• ⏱ ...samtidigt som du sparar mer än 68 timmar (>2 448 euro) varje månad på repetitivt arbete.
• 💻 En övergripande enhetlig och engagerande upplevelse på distans onboarding

Det gjorde de genom att digitalisera

1. Förberedelser
2. Företag onboarding
3. Rollrelaterad onboarding

Här får du en detaljerad beskrivning av hur de gjorde det:

➡️ Storyblok sparar 15+ timmar varje vecka samtidigt som de tar sin onboardingupplevelse på distans till nästa nivå.

➡️ Digital programvara för onboarding av anställda: Allt du behöver för att lyckas

Den goda nyheten är att det finns digital programvara onboarding som hjälper dig med allt detta. Men den ännu bättre nyheten är att vi erbjuder denna programvara på Zavvy. Zavvys programvara för anställda onboarding gör ditt liv enklare genom att hjälpa dig i varje fas av den digitala anställningsupplevelsen onboarding . Med vår digitala programvara onboarding kan du:

• 🎉 Uppmuntra före dag 1 genom att guidad förträning
• 📝 Skapa en strukturerad digital onboarding -resa för nyanställda
• ⚙️ Automatisera specifika uppgifter för att effektivisera upplevelsen
• 📊 Samla in feedback, spåra framsteg och se om du når dina mål.
• 💬 Integrera kommunikationsplattformar för anställda som Slack och Microsoft Teams.
• 👬 Främja autentiska och organiska mänskliga kontakter

På Zavvy förstår vi hur värdefull en smidig digital onboarding -upplevelse kan vara för nyanställda. Det är därför vi är engagerade i att hjälpa företag att utveckla sina digitala onboarding resor med vår programvara. Genom att ge dig själv möjlighet kan du ge dina nya medarbetare möjlighet att göra det och odla en fjärrstyrd arbetsstyrka som gör att alla känner sig anslutna, välkomna och glada att komma till jobbet varje dag.

➡️ Är du nyfiken på hur det fungerar? Läs mer om vår programvara föronboarding här!