5-stegsguide för effektiv kompetensprofilering (+ tips för implementering)

Varje ledare, chef, HR-specialist och visionär är på jakt efter "den bästa talangen".

Men jakten gäller inte vilken talang som helst. Det handlar om talanger som passar in, som ger resonans, som passar in. Och där ligger utmaningen.

Det är här som kompetensprofilering kommer in i bilden.

Kompetensprofilering handlar inte bara om att lista färdigheter eller kvalifikationer. Det handlar om att fånga en rolls essens, kärna och DNA och kartlägga dem för den enskilda medarbetaren.

I denna artikel diskuterar vi:

• Vad är kompetensprofilering?
• Vilka är stegen för att starta en kompetensprofilering från grunden?
• Hur du kan dra nytta av att genomföra kompetensprofilering för vår personalstyrka.
• Hur kan Zavvy hjälpa dig i denna process?

🕵️‍♀️ Vad är kompetensprofilering inom HR?

Kompetensprofilering förväxlas ofta med kompetenskartläggning. 

Kompetenskartläggning innebär att man definierar vilka kompetenser som behövs för en roll. 

Å andra sidan innebär kompetensprofilering att man fastställer vilka kompetenser en individ för närvarande besitter. 

En kompetensprofil är en djupgående undersökning av en individs kompetenser. Den identifierar medarbetarens styrkor och förbättringsområden genom att utvärdera dennes färdigheter, kunskaper och beteenden i sin nuvarande roll.

Låt oss förstå detta med ett exempel.

Organisation ABC gjorde en kompetenskartläggning för sin roll som webbutvecklare. Det gav dem en kompetensmodell för rollen med kärnkompetens och teknisk kompetens, som visas i den första raden nedan.

Vidare gjorde de en kompetensprofilering av alla webbutvecklare mot denna ideala kompetensprofil. De fann vilka nivåer de för närvarande befinner sig på.  

Kompetenskartläggning sätter upp riktmärken. Kompetensprofilering utvärderar medarbetarna baserat på dessa riktmärken och sätter tydliga förväntningar. 

Så nu vet Emma och Frank att de måste jobba på sina Angular JS-kunskaper. 

‼️ En annan viktig punkt att notera är att kompetensprofilering inte är en engångsföreteelse. 

Prioriteringar kan ändras från tid till annan.

Låt oss ta ovanstående exempel igen. Samma organisation håller på att gå över till React JS för att bygga webbapplikationer, och Angular JS-applikationer kommer långsamt att bli föråldrade. Så de gjorde en kompetenskartläggning och profilering igen. De reviderade kompetensprofilerna är följande:

React JS är nu en ny post i profilen, och medarbetarna behärskar färdigheten minimalt men lever inte upp till förväntningarna.

Organisation ABC kan planera ytterligare utbildning av medarbetarna baserat på dessa reviderade profiler för en smidig övergång.

Regelbunden kompetensprofilering håller organisationerna uppdaterade om deras nuvarande kompetens och var de behöver investera .

✍️ 5 steg för att starta kompetensprofilering som en absolut nybörjare

Anta att du precis har börjat implementera en kompetensmodell i din organisation. I så fall är det första steget att slutföra kompetenskartläggningen. Detta steg är mer av en förutsättning. 

När du har den perfekta kompetenskartan för alla roller kan du påbörja profileringsprocessen.

➡️ Undrar du hur du ska få kartläggningen gjord? Hämta vår kostnadsfria mall för kompetenskartläggning för en genväg.

Vi intervjuade Ilam Padmanabhan, en erfaren ledare och coach med 20 års erfarenhet inom teknik- och finansbranschen, som berättade hur man gör för att starta kompetensprofilering från grunden.

Börja med den information du har

Granska medarbetarens profil eller andra relevanta dokument i era befintliga HR-system för att bedöma utbildning, erfarenhet och befintliga färdigheter (kan vara via deras CV). Det är en bra utgångspunkt i stället för att börja med ett blankt papper.

Planera hårda kompetensbedömningar (valfritt) 

Du kan också genomföra tester eller simuleringar för att utvärdera medarbetarnas färdigheter och kunskaper.

Detta steg är valfritt eftersom det kanske inte är möjligt för alla organisationer, och det beror helt på omfattningen och tillgängligheten av resurser eller plattformar för att genomföra dessa tester. 

Samla in (360) feedback

Detta steg är kärnan i arbetet med kompetensprofilering. 

Vi rekommenderar att man samlar in feedback från flera källor om medarbetarnas arbetsprestationer i förhållande till förväntade färdigheter. Inkludera åsikter från arbetsledare, kollegor, kunder och medarbetarnas självutvärderingar.

Flera synvinklar ger en mer välgrundad utvärdering av en medarbetares kompetens.

💡 Tips: Att genomföra 360 feedback är avgörande för att hålla profilerna uppdaterade. Ett sätt att säkerställa att det sker regelbundet är att koppla denna feedback till utvecklingssamtal. Bonus om du kopplar utvärderingarna till kompetenser.

➡️ Lär dig hur du genomför en kompetensbaserad utveckling ssamtal och få 15+ exempel på frågor. 

Boka ett kalibreringsmöte

Kompetensbaserade utvärderingar kan vara en ny övning för chefer och anställda.

Det är bra att genomföra ett kalibreringsmöte där alla granskare kan träffas och diskutera utifrån vilka parametrar de har utvärderat kompetensen. Det ger ett standardiserat tillvägagångssätt för utvärdering och övervinner partiskhet. 

Diskutera resultat och nästa steg med medarbetarna

Det sista steget är att hålla ett utvärderingsmöte med medarbetarna. Syftet med mötet är att diskutera var medarbetaren befinner sig just nu och vilka kompetenser han eller hon bör arbeta med för att lyckas. Cheferna kan sedan ta fram riktade utvecklingsplaner för att hjälpa medarbetarna att förbättra dessa kompetenser. 

🌟 Lär dig hur du skapar kompetensutvecklingsplaner för en starkare personalstyrka.

🏆 5 Fördelar med effektiv kompetensprofilering

Processen för kompetensprofilering är till hjälp inom alla viktiga områden av talent management. Här är hur.

Effektiv rekrytering

Kompetensprofilering ger dig möjlighet att fatta bättre anställningsbeslut genom att se om en medarbetare passar in i den idealiska profilen för rollen. För det första är en arbetsbeskrivning med förväntade kompetenser en tydlig kravspecifikation. Dessutom kan kompetensbaserade intervjufrågor hjälpa till att utvärdera om en kandidat passar bra för rollen. 

Riktade utbildnings- och utvecklingsinitiativ

Med en utvärdering i handen av vilken nivå medarbetarna befinner sig på för en viss kompetens, är det enkelt för chefer och team för lärande och utveckling (L&D) att tilldela specifik kompetensbaserad utbildning till medarbetarna.

Förbättrad resultatstyrning

Kompetensprofilering skapar tydliga förväntningar för både medarbetare och chefer. 

"En medarbetare ska aldrig behöva 'undra' vad som förväntas av honom eller henne, och inte heller ska de bli överraskade när det är dags för utvärdering", säger Marla J. Albertie, coach för chefer. ‍

Cheferna har också ett riktmärke att mäta medarbetarna mot. 

Bättre successionsplanering

Att ha kompetensprofiler för alla medarbetare underlättar successionsplaneringen för kritiska roller.

När Amazon till exempel gjorde en successionsplanering för sin VD-roll höll de reda på vilka färdigheter företaget skulle behöva hos en framtida VD. Efter ytterligare urval baserat på dessa färdigheter valdes Andy Jassy. 

Effektiva belöningar

Detta är en annan underutnyttjad fördel där organisationer kan planera mer meningsfulla belöningar i enlighet med kompetensutveckling. 

Till exempel, Swati SinhaHR-strateg, att varje medarbetare får en checklista med beteendemässiga och funktionella kompetenser (baserat på deras roll) i hennes organisation. De belönar medarbetare som uppnår milstolpar och utvecklar dessa kritiska kompetenser. 

➡️ Zavvy: Din one-stop-shop för allt som rör kompetens

Med Zavvy kan du integrera kompetenser i alla de viktigaste områdena inom talent management. I idealfallet kommer implementeringen av en kompetensmodell att se ut ungefär så här:

1. Välj ut alla relevanta kompetenser för din organisation.

2. Genomför kompetenskartläggning för alla roller.

3. Planera in kompetensbaserade utvärderingar för dina medarbetare.

4. Färdigställa kompetensprofiler för alla team.

5. Planera kompetensbaserat lärande för ytterligare medarbetarutveckling och kompetensutveckling.

Låt oss titta på hur du kan implementera varje steg med Zavvy.

🌟 Definiera avdelnings- och företagsomfattande kompetenser

Välj ut alla relevanta kompetenser för din organisation:

• kärna;
• ‍funktionell;
• teknisk;
• ‍kompetenser inom ledarskap.

Det här är en stor uppgift, så se till att du får hjälp av viktiga intressenter på dina avdelningar och i din ledningsgrupp.

⚠️ Fastnat på en svart sida, orolig för att skriva långa förklaringar av varje kompetens? Med Zavvy AI kan du definiera varje kompetens med specifika beskrivningar för varje roll och varje nivå. 

🗺️ Kartläggning av kompetens

Nu är det dags att mappa kompetenser till avdelningar.

Med Zavvy får du en samling kompetenser i kompetensdatabasen för att börja med kartläggningsresan. Du börjar aldrig från en tom sida.

En av våra experter guidar er genom hela kompetenskartläggningsprocessen. Så att du aldrig behöver göra allt på egen hand. 

📈Kompetensutvärderingar 

Det första steget i kompetensprofileringen är att genomföra kompetensutvärderingar. 

Steg 1: Börja skapa en feedbackcykel. Ge den ett namn och lägg till en beskrivning. 

Steg 2: Välj granskare från listan: self, peer, upward och downward. 

Steg 3: Definiera bedömningsfrågorna.

Steg 4: Markera den lilla kryssrutan som länkar kompetensmodellen till utvärderingsformuläret.

Till exempel: "I vilken utsträckning skulle du säga att du uppfyller dina rollförväntningar?"

En webbutvecklare har till exempel fem kompetenser för sin roll: Angular JS, Github, Kreativitet, Teamwork och Kommunikation.

Genom att välja alternativet kan denna fråga sedan ställas fem gånger. (Men du har friheten att välja vilka kompetenser som ska inkluderas för specifika frågor)

• I vilken utsträckning skulle du säga att du uppfyller dina rollförväntningar per Angular JS-kompetens?
•  I vilken utsträckning skulle du säga att du uppfyller dina rollförväntningar per Github-kompetens?
•  I vilken utsträckning skulle du säga att du uppfyller dina rollförväntningar per Creativity-kompetens?
•  I vilken utsträckning skulle du säga att du uppfyller dina rollförväntningar per Teamwork-kompetens?
•  I vilken utsträckning skulle du säga att du uppfyller dina rollförväntningar per kommunikationskompetens?

Gör denna ändring i alla granskningar: självgranskning, kamratgranskning, uppåtriktad granskning och nedåtriktad granskning. 

🏃 Du kan hoppa över dessa steg genom att börja från en Zavvy-mall.

Steg 5: Definiera anonymitetsinställningar.

Kan granskare se vem som kan se deras svar?

Lägg också till ett alternativ för granskare att se ytterligare information om den granskade personen, till exempel tillväxtplaner. Detta sammanhang hjälper dem att göra bättre bedömningar.

Steg 6: Definiera när granskningen ska starta. Du kan lägga till ett specifikt datum om det är första gången du profilerar dig.

Steg 7: Definiera tidsramar för processen: urval av kollegor, skrivgranskning och slutlig granskning av diskussionsinlägg.

Steg 8: Aktivera cykeln. Du är redo att köra. 🎊

📃 Kompetensprofiler

Kompetensprofiler genereras automatiskt i slutet av varje feedbackcykel. Du får uppdaterade profiler för alla dina utvärderingsobjekt.

🌟 Inga extra klick, inställningar eller godkännanden krävs.

Och det bästa är att du får mer än bara individuella kompetensprofiler. Du får också insikter på teamnivå, avdelningsnivå eller för hela organisationen. Allt du behöver göra är att leka med filtren.

🌱 Kompetensbaserat lärande

Slutligen tillhandahåller Zavvy också en omfattande LXP som kan hjälpa dig att skapa anpassade kurser och ge tillgång till 10000+ kurser, böcker, videor, evenemang och artiklar.

Så dina medarbetare har alla resurser till hands för att förbättra sina kompetensprofiler.

📅 Boka en demo nu och implementera kompetensramverk i hela medarbetarens livscykel.

❓ Vanliga frågor

Vad är syftet med en kompetensprofil? 

En kompetensprofil är en detaljerad översikt över de färdigheter och personliga egenskaper som krävs för att utföra en viss roll. Genom att förstå en individs kompetenser på djupet kan organisationer fatta mer välgrundade beslut om placeringar, befordringar och utbildning, vilket leder till bättre överensstämmelse mellan medarbetarnas kapacitet och organisationens behov.

Vad är skillnaden mellan jobbprofil och kompetensprofil?

En jobbprofil beskriver de specifika ansvarsområdena, uppgifterna och skyldigheterna för ett visst jobb. Den beskriver vad som behöver göras i ett jobb. Å andra sidan beskriver kompetensprofilen de färdigheter, kunskaper och beteenden som en person bör ha för att framgångsrikt kunna utföra sitt jobb. Varje ledare, chef, HR-proffs och visionär är på jakt efter "den bästa talangen". Men jakten gäller inte vilken talang som helst. Det handlar om att hitta talanger som passar in, som ger resonans, som passar in. Och där ligger utmaningen.