As empresas de todo o mundo reconheceram a necessidade de um bom processo de integração dos empregados.
Mas esqueceram-se de um passo vital: Mudanças internas de emprego.
E é exactamente por isso que muitos profissionais de RH falam hoje em dia de "integração interna" - ou abreviadamente: inboarding.
Vamos ver do que se trata.
Inboarding deriva de "inboard", que significa "dentro de um navio".
Em RH, este termo significa o processo que ajuda um empregado estabelecido a adquirir as competências necessárias para ter sucesso numa organização. Para os actuais empregados que pretendem ser promovidos ou mudar de local, o inboarding é a forma como adquirem a formação necessária para serem bem sucedidos nessa função.
A integração é fundamental em várias circunstâncias dentro de uma empresa.
Por exemplo, quando um empregado muda de divisão, como passar de TI para Vendas, precisa de se adaptar às mudanças de funções e expectativas. A integração ajuda-o a fazer a transição facilmente e com mais sucesso.
Alguns exemplos de casos de inboarding:
Resumindo: todos os empregados precisarão de ser integrados numa determinada altura da sua carreira.
O processo de integração também é bastante alargado.
Tem múltiplas facetas, incluindo
Inboarding e onboarding partilham a mesma definição: apoiar os funcionários para que adquiram os conhecimentos necessários para serem bem sucedidos numa organização. Mas há uma grande diferença entre os dois.
A integração refere-se ao processo de introdução de um colaborador recém-contratado numa organização e ajuda os colaboradores a compreenderem o seu novo cargo e as expectativas profissionais.
Através de um processo de integração eficaz, pode integrar os seus novos empregados sem problemas com o resto da empresa. O processo de integração inclui muitas actividades, desde a oferta de emprego à formação da equipa. Idealmente, as novas contratações sentir-se-ão confiantes e competentes quando o processo de integração estiver concluído.
Ao contrário do onboarding, que se centra nas novas contratações, o inboarding preocupa-se sobretudo com os trabalhadores existentes. Ambos os termos servem entidades diferentes no espaço de trabalho. O inboarding prepara os antigos funcionários, e não os novos, para o sucesso e a satisfação no trabalho.
Pense nisso como uma extensão do processo de integração. Larry Cassidy, um consultor sénior de RH, afirma:
Os trabalhadores não são máquinas de "definir e esquecer". A necessidade de informação é constante. Podem ser utilizadas muitas ferramentas e canais de comunicação de integração para transmitir continuamente a informação. Se a integração é como uma vacina, então a integração é como uma injecção de reforço".
A integração afecta todos os aspectos de uma organização. Os funcionários que trabalham há anos precisam de comunicação, formação e educação tanto quanto os novos contratados.
Umestudo da Harvard Business Review revelou que os trabalhadores que se deslocam entre unidades de uma empresa classificaram a dificuldade da transição em 70%, tão difícil como entrar numa nova empresa.
Precisa de mais motivação? Aqui estão algumas razões convincentes pelas quais o inboarding é essencial:
Em Novembro de 2021, cerca de 4,5 milhões de trabalhadores norte-americanos abandonaram voluntariamente os seus empregos. Embora muitos líderes empresariais tenham as suas próprias conclusões, tudo se resume a uma única afirmação: Contratar as pessoas certas não é suficiente - é preciso reter e cuidar da força de trabalho existente.
O custo da substituição de um empregado é de cerca de 100% a 300% do salário do empregado substituído. A isto acresce o facto de 3,6% da força de trabalho abandonar o emprego todos os meses.
Ao investir na integração, está a investir em pessoas que já possuem os conhecimentos necessários sobre a sua empresa e, até certo ponto, sobre a função em questão. Isto ajuda a reduzir os custos de rotação dos empregados e o tempo necessário para os novos contratados se adaptarem às suas funções.
Também não se verificará uma perda de produtividade, uma vez que os empregados já terão adquirido competências e formação cruzada para preencher eventuais vagas imediatas.
Um plano de integração ajuda os empregados que pretendem ser promovidos a um nível superior ou mudar de divisão numa empresa a fazer uma transição sem problemas. Inclui materiais de integração, tais como descrições das funções dos empregados, tarefas diárias, objectivos de progressão e processos para trazer empregados para preencher diferentes posições.
Desta forma, a sua organização terá um plano para qualquer pessoa que seja promovida ou mude de departamento.
O trabalho de projeto é outra técnica de integração que ajuda a facilitar a transição. Por exemplo, um trabalhador excecional que tenha a possibilidade de se tornar gestor pode não ter conhecimentos financeiros suficientes para essa função. Se lhe for atribuído um projeto, ele poderá adquirir as competências necessárias para ser bem sucedido nessa função. Pense nisto como uma aprendizagem no trabalho.
Quando um membro da equipa está ausente do escritório, seja por motivos pessoais ou por estar de folga, os restantes podem ter dificuldade em substituí-lo. Isto pode dificultar as operações, levando a uma perda de produtividade. Uma parte vital da integração, a formação cruzada evita que isto aconteça.
As actividades práticas de formação cruzada ensinarão aos colegas de trabalho o que os seus pares fazem, tornando mais fácil para eles intervir e tratar das tarefas destes últimos quando estão ausentes. Desta forma, a produtividade não se perde e as empresas não ficam dependentes de apenas um punhado de trabalhadores.
Os trabalhadores ressentem-se frequentemente dos seus pares que ganham mais, são frequentemente elogiados ou recebem mais oportunidades. Isto leva à desmotivação e a conflitos no local de trabalho.
A integração ajuda a prevenir este tipo de toxicidade. Ajuda a criar e a fomentar uma cultura de crescimento constante em que os empregados são encorajados a investir em oportunidades de aprendizagem para progredirem nas suas carreiras. Através do inboarding, os gestores podem fornecer à sua equipa um caminho claro para a aprendizagem e a evolução, de modo a que todos os empregados tenham a mesma oportunidade de brilhar.
94% dos trabalhadores afirmam que ficarão mais tempo numa empresa se esta investir na sua aprendizagem e desenvolvimento. Felizmente, o inboarding permite-lhe investir no bem-estar dos seus trabalhadores e nos seus objectivos de carreira em geral. Além disso, o facto de saberem que se preocupam com eles melhora o seu moral e empenho.
Proporcionar experiências de aprendizagem aos seus empregados também pode ajudar a sua empresa. Se investir no seu pessoal, este investirá em si. Veja empresas como a Apple, Google e Netflix, por exemplo. Estas empresas investem prontamente nos seus funcionários, que mostram o seu apreço pelos seus esforços ao serem 40% mais produtivos do que a média dos funcionários.
Permitir que os seus empregados aprendam, cresçam e progridam fará com que tenham mais probabilidades de dar o seu melhor, aumentando assim a produtividade.
A criação de um programa de integração envolve uma reflexão cuidadosa, planeamento, experimentação e um forte ciclo de feedback, semelhante ao da integração. Quando feito corretamente, afectará positivamente o bem-estar e a felicidade dos empregados, ajudando-o a reter os talentos com melhor desempenho durante mais tempo.
De seguida, apresentamos um resumo passo a passo do desenvolvimento e lançamento de uma estratégia de integração bem sucedida para a sua organização.
Se a sua primeira ideia é contactar uma agência de recrutamento - ou procurar na sua reserva de talentos - para preencher uma vaga na sua empresa, pare. Considere primeiro os seus actuais empregados. Tem alguém com potencial para desempenhar a função?
Crie um sistema de recrutamento interno estruturado que disponibilize as vagas em aberto aos membros actuais da sua equipa, estimulando a mobilidade interna. Os empregados podem também marcar-se como "abertos a oportunidades".
Isto não só o ajudará a poupar tempo na procura de talentos e na determinação da adequação cultural correcta, como também motivará a sua força de trabalho actual a tomar mais iniciativa no aperfeiçoamento das suas competências.
O objectivo do inboarding é desenvolver talentos para preencher vagas, normalmente mais elevadas. Mas para que isto funcione, é necessário compreender a estrutura actual da sua empresa. Pense: quantos níveis de funções tem dentro de uma função específica?
Estabeleça competências claras para cada função e antiguidade, de modo a que o seu pessoal actual possa compreender onde se encontra e o que precisa de fazer para melhorar. Seja claro quanto às aptidões, conhecimentos e experiência necessários para cada descrição de funções.
Em alternativa, pode utilizar o software de desenvolvimento de talentos da Zavvy para criar quadros de progressão na carreira a partir do zero - ou simplesmente utilizar os seus modelos prontos a utilizar para funções comuns.
À medida que constrói os planos de desenvolvimento dos seus colaboradores, pode adaptar estes cartões aos requisitos específicos da sua equipa e da sua empresa com base nas funções, níveis de funções para cada função, competências e descrições de competências. Quando terminar de definir a estrutura de desenvolvimento, pode ligar todos os pontos - desde a avaliação pelos pares aos modelos de competências e ao envio de lembretes guiados - a partir de um painel de controlo central.
Saiba como Freeletics utilizou Zavvy para apoiar o crescimento e desenvolvimento dos seus 40 gestores de pessoal.
Um aspecto fundamental de uma integração bem sucedida é ter empregados mais motivados e empenhados - e a melhor forma de os motivar é mostrar-lhes o impacto dos seus esforços na empresa e nas pessoas. O O.C. Tanner Institute resume este sentimento de uma forma muito bonita aqui:
"Os colaboradores prosperam quando se sentem parte de algo maior do que eles próprios, quando vencem desafios e oportunidades e quando criam relações significativas com os colegas de trabalho.
Os colaboradores prosperam quando se sentem ligados a uma organização de sucesso através das suas próprias realizações e do seu excelente trabalho. As organizações prosperam quando têm uma cultura que promove esta ligação. São mais resistentes e adaptáveis às forças externas que perturbam a cultura do local de trabalho."
Mostre-lhes o resultado dos seus esforços, seja em termos de aumento das receitas ou do tráfego, seja através de um testemunho de um cliente satisfeito. Melhor ainda se criar uma apresentação de diapositivos ou lhes der alguma forma de prova concreta para ilustrar o antes e o depois dos resultados da sua contribuição.
Se tem empregados dispostos a melhorar as suas competências, tem de lhes fornecer ferramentas de gestão de carreiras que os ajudem a melhorar as suas competências.
Mas antes de falarmos de ferramentas de trabalho ou de formação, temos de nos concentrar na disponibilidade de oportunidades de emprego. Para uma integração eficaz, é necessário eliminar os departamentos em silos e as descrições de funções compartimentadas. Dê aos funcionários amplas oportunidades de assumir mais responsabilidades com base nos seus interesses, permitindo-lhes aprender coisas novas, demonstrar iniciativa e obter mais visibilidade.
Embora este seja um bom começo, os empregados podem ainda precisar de melhorar as suas competências ou sentir-se inseguros quanto à exploração de novos departamentos. É aí que a formação entra em cena.
Um bom programa de integração incluirá sempre percursos de formação para quem quiser ser promovido ou experimentar tarefas entre departamentos. Isto pode incluir certificações, realização de projectos ao vivo, acompanhamento de mentores ou participação em dias de imersão com outros membros da equipa.
Isto ajudará os empregados a descobrir novas competências e atributos dentro de si próprios, beneficiando assim a sua empresa.
A integração não termina quando um membro da equipa é promovido a uma nova função na organização. Ainda há trabalho a fazer.
O empregado continuará a precisar de feedback detalhado para fazer o seu trabalho de forma eficiente e alinhar o seu desempenho com as expectativas da empresa. Programe avaliações de desempenho formais e informais regulares para dar feedback e informar os empregados sobre o seu desempenho no novo cargo.
Ao mesmo tempo, também quer reconhecer os seus esforços por um trabalho bem feito. Incorpore vias de reconhecimento sólidas para dar visibilidade às realizações de todos os tipos que vão para além dos objectivos numéricos. Aprecie os colaboradores sempre que estes aceitem novos desafios, como orientar uma nova contratação ou adquirir uma nova competência.
Se o fizer corretamente, nunca terá de se preocupar com a perda dos seus melhores profissionais.
Também pode descarregar o nosso modelo de plano de desenvolvimento dos trabalhadores em Excel para começar a fazer com que os seus trabalhadores cresçam com sucesso na carreira.
Depois de toda a teoria, vamos ver um exemplo prático da nossa própria ferramenta.
Neste caso, a Maria acabou de ser promovida a gestora de pessoal.
Como vai ser a primeira vez que lidera, há muita informação nova que Maria tem de assimilar, e fazer tudo isso de uma só vez seria um exagero.
Em vez disso, a sua promoção desencadeará automaticamente uma viagem automatizada que a acompanhará ao longo do primeiro ano e mais tarde, com orientação atempada.
Em cada passo importante do caminho, Maria receberá dicas e conteúdos de formação relevantes.
Este fluxo de trabalho vai além da integração tradicional, uma vez que combina os mundos da aprendizagem e do trabalho num fluxo mais poderoso.
Em Zavvy, pode executar este fluxo de trabalho ou criar o seu próprio fluxo de trabalho para casos como o regresso de uma licença parental, a promoção de um SDR ou de um executivo de vendas, etc.
Um empregado estabelecido já conhece a cultura e a missão da organização. Por isso, a sua formação requer mais reflexão e cuidado do que a que daria aos novos contratados.
Seguem-se alguns erros a evitar durante o processo de integração:
Inboarding não é apenas outra terminologia para desenvolvimento de carreira - é um compromisso dedicado e contínuo que uma organização assume para ajudar os seus empregados a darem o seu melhor no seu emprego actual. Também lhes proporciona a experiência e os conhecimentos necessários para oportunidades futuras.
Embora todas as empresas sejam diferentes, a incorporação de um excelente programa de integração pode ajudar a maioria das organizações na sua taxa de retenção e produtividade. É necessário investir no inboarding antes que a taxa de rotatividade dos funcionários dispare e os actuais membros da equipa comecem a perder o seu empenho.
Além disso, ferramentas como a Zavvy tornam a integração simples, eficaz e sem complicações. Saiba mais sobre a nossa ferramenta de estrutura de desenvolvimento e veja como ela pode ajudá-lo a configurar processos de L&D poderosos para agilizar a integração.
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