Desafios da automatização dos RH: 9 bloqueios nas transformações digitais que deve conhecer

Está a pensar em implementar a automatização dos RH na sua empresa? Não é o único.

Num inquérito realizado pela empresa de consultoria McKinsey a empresas seleccionadas, 56% dos inquiridos indicaram que tinham adoptado tecnologias de IA em pelo menos uma função. Entre os inquiridos que adoptaram a automatização nos recursos humanos, 40% referiram uma poupança de custos superior a 20%. 

A SHRM também realizou um inquérito aos seus membros e descobriu que cerca de um quarto dos inquiridos tinha utilizado a automatização inteligente para apoiar tarefas relacionadas com os RH. 

Embora a transformação digital possa trazer muitos benefícios, é essencial estar ciente dos potenciais desafios que podem surgir. Desde preocupações com a privacidade dos dados a considerações de custos, estes nove desafios das tecnologias de automatização de RH são obstáculos a que deve estar atento.  

O que é a automatização dos RH?

A automatização dos recursos humanos inclui ferramentas que automatizam tarefas manuais repetitivas na gestão da força de trabalho, incluindo a integração, a formação, o feedback e o desenvolvimento.

Alguns dos principais objectivos dos esforços de automatização e das ferramentas de automatização de RH são

• Liberte-se do fardo de realizar tarefas de trabalho repetitivas e mundanas.
• Eliminar os erros humanos manuais, em especial no que diz respeito a tarefas sensíveis abrangidas pela legislação laboral, como o processamento de salários e a declaração de impostos.
• Permitir que os empregados acedam aos serviços de RH 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Promover colaborações contínuas e significativas.
• Permitir que as operações de pessoal realizem tarefas mais estratégicas em vez de se concentrarem exclusivamente em tarefas administrativas. 
• Permitir a melhoria de processos complexos com uma série densa de actividades e vários intervenientes.

Fundamentalmente, a automatização dos RH não se destina a pré-programar a interacção humana, mas sim a libertar as pessoas para que possam ter relações profissionais mais significativas.

😟 Quais são os 9 principais desafios da automação de RH?

Para os departamentos de RH, as principais dificuldades residem no equilíbrio entre os avanços tecnológicos e as necessidades dos trabalhadores.

Com tantas tecnologias e ferramentas concorrentes que servem diferentes funções, é compreensível que os departamentos de RH se sintam sobrecarregados com todas as possibilidades.

De acordo com um inquérito da McKinsey sobre transformação digital, as empresas em que as pessoas com funções-chave colaboraram para garantir o sucesso das transformações digitais registaram uma taxa de sucesso 1,8 vezes superior às que não o fizeram. Além disso, as empresas cujos quadros superiores não fomentaram um sentido de urgência na implementação da transformação digital tiveram uma taxa de sucesso de apenas 12%.

Financiamento de iniciativas de IA

Infelizmente, muitas pequenas e médias empresas (PME) não dispõem de recursos suficientes para se dedicarem a soluções de IA. Para aquelas que atribuem orçamentos para a automatização, as equipas de gestão podem não lhe atribuir tanta importância como atribuiriam ao desenvolvimento de produtos e às campanhas de marketing. 

Os investimentos em IA são muitas vezes dispendiosos no início, porque alguma tecnologia antiga pode ter de ser revista.

A boa notícia é que existe um número crescente de soluções baseadas em subscrições que as PME podem explorar. 

Muitas ferramentas oferecem testes gratuitos para que possa testar algumas das suas funcionalidades antes de se comprometer totalmente com uma solução de software mais cara.

Integrar soluções de IA nas infra-estruturas internas existentes

É neste desafio que um especialista em automação interna pode ajudar melhor. É essencial compreender o actual ecossistema digital da empresa e a forma como as novas ferramentas se podem integrar nele. 

Além disso, as empresas devem estar preparadas para abandonar os seus sistemas antigos, se necessário. 

De facto, as infra-estruturas tecnológicas antigas são as mais propensas a ciberataques porque empregam soluções de cibersegurança desactualizadas.

Algumas das perguntas que as empresas de RH devem fazer aos seus fornecedores de automatização incluem:

• Como é que vai ser o processo de integração? 
• Em que medida estarão os nossos ficheiros seguros e protegidos durante a transição?
• Que outros tipos de tecnologias são suportados por esta plataforma?

Falta de escalabilidade

Alguns dos sinais de que um sistema de RH não vai evoluir e apoiar a expansão da empresa são

• Continua a ser essencialmente manual, incluindo a possibilidade de os empregados gerirem o seu próprio controlo de tempo e gestão de ausências.
• Não há espaço para a flexibilidade, por exemplo, para acomodar diferentes tipos de trabalhadores, como freelancers e contratados.
• Os sistemas não são sincronizados e as suas tarefas sobrepõem-se. Por exemplo, pode utilizar uma ferramenta para formação e desenvolvimento de competências e outra para feedback. Mas não pode sincronizar o feedback sobre a eficácia da formação com a ferramenta de desenvolvimento e formação. 
• Não existe uma auditoria coerente dos processos para determinar se podem ser racionalizados/automatizados.
• Não existem planos de transferência de conhecimentos e de resiliência em caso de rotação dos trabalhadores.

É por estas razões que os departamentos de RH precisam de ter uma estratégia de automatização clara antes de implementarem quaisquer iniciativas.

Suporte informático dispendioso e complexo 

Com a crescente popularidade do software como serviço (SaaS) baseado em subscrição, as empresas têm mais liberdade para experimentar diferentes plataformas. Esta evolução é também uma boa forma de as equipas de RH avaliarem os potenciais fornecedores. Algumas das questões que as empresas podem utilizar para avaliar os fornecedores de soluções são:

• Quais são os vossos serviços de apoio ao cliente? Como podemos contactá-los em caso de emergência?
• Com que frequência dá formação aos seus clientes sobre o lançamento de novas actualizações e se estas são gratuitas?
• Quais são os seus planos em matéria de cibersegurança?

Alguns fornecedores têm custos ocultos ou não são honestos quanto ao custo das funcionalidades adicionais, incluindo melhorias e resolução de problemas.

Gestão de fornecedores

Os sistemas de RH podem incluir diferentes fornecedores, consoante as necessidades da empresa. 

Para além dos fornecedores de tecnologia, as empresas também têm de lidar com os fornecedores de operações, como os fornecedores de escritórios e de equipamento. É nesta área que a automatização pode ser mais vantajosa, uma vez que muitas tarefas podem ser programadas, incluindo controlos de inventário e da cadeia de abastecimento.

O principal desafio aqui é seleccionar uma ferramenta versátil para acomodar diferentes tipos de fornecedores. Caso contrário, pode ser muito moroso supervisionar cada fornecedor e garantir que cumprem consistentemente as expectativas.

Preocupações com a segurança e a privacidade

De acordo com o inquérito da McKinsey de 2022, The state of AI, a maioria das empresas identifica a cibersegurança como o seu principal obstáculo à automatização, uma vez que os ciberataques têm continuado a aumentar desde 2019. 

Para os sistemas de RH, as violações de dados são desastrosas, uma vez que estes ficheiros contêm informações sensíveis sobre os empregados, incluindo endereços e avaliações de desempenho. 

Para além dos ciberataques, os departamentos de RH têm de equilibrar a prestação de serviço ao cliente aos funcionários e o respeito pela sua privacidade, especialmente no que diz respeito a questões de saúde.

A cibersegurança deve ser um dos principais pontos de venda de qualquer sistema de automatização, incluindo a encriptação de ponta a ponta e a autenticação multifactor. Além disso, os funcionários necessitam de formação constante para navegarem de forma segura e responsável nos sistemas digitais.

🔐 Consulte o curso de formação em segurança de dados daZavvy. Pode experimentá-lo para si e para a sua equipa com o nosso teste gratuito de 14 dias. 

Compliance preocupações

Nada inspira mais medo nos departamentos de RH do que compliance soluços, sejam eles erros de declaração de impostos ou pagamentos insuficientes. Para tornar as coisas mais complicadas, os diferentes países têm diferentes regulamentações laborais. 

Por exemplo, cada Estado pode impor as suas leis nos EUA, e estas políticas podem mudar rapidamente. 

Muitas equipas de RH têm centros de recursos dispersos para informações relacionadas com a regulamentação. Pior ainda, estes portais não estão muitas vezes tão actualizados como deveriam estar. 

Múltiplas ferramentas de recolha de dados e de elaboração de relatórios

Uma vez que os diferentes tipos de tecnologia se desenvolvem a ritmos diferentes, é compreensível que os sistemas de RH possam necessitar de painéis de controlo separados para necessidades específicas. No entanto, é importante avaliar regularmente as ferramentas existentes ou procurar no mercado sistemas que possam lidar com várias tarefas complexas. Muitas vezes, muitas soluções de software fazem essencialmente a mesma coisa. 

Outra desvantagem de ter sistemas separados é o facto de não existir uma metodologia normalizada de elaboração de relatórios. Esta questão dificulta às empresas a recolha eficaz de dados e a elaboração de relatórios exactos. As equipas de RH têm de determinar qual a solução que melhor lhes convém e construir os seus sistemas em torno dela.

Por exemplo, pode utilizar uma ferramenta para o processo de integração dos empregados e outra para os inquéritos aos empregados. Mas não pode ligar os resultados do seu inquérito de integração aos relatórios de integração gerados através da ferramenta de integração. 

Gestão complicada do ciclo de vida dos trabalhadores

Só durante a fase de integração, os empregados podem afogar-se em papelada redundante que exige demasiado tempo e esforço. Esta prática não só frustra os recém-chegados, como também aumenta o trabalho manual efectuado pelo pessoal. 

Em vez disso, as equipas de RH têm de se concentrar numa ferramenta holística de planeamento de recursos empresariais (ERP) que possa simplificar todos os processos num único painel de controlo. Se não tiverem qualquer experiência com essas ferramentas, podem procurar ajuda profissional junto de uma empresa de consultoria de ERP de confiança para pôr as suas ferramentas a funcionar.

As ferramentas de gestão da experiência dos trabalhadores não têm de ser complicadas. Só precisam de ser fáceis de utilizar, acessíveis e fáceis de operar e manter.

3 razões principais pelas quais não ter processos de RH automatizados pode ser um problema

Embora existam vários obstáculos em qualquer projecto de transformação digital, vale a pena explorar potenciais soluções de automatização. 

Por exemplo, de acordo com a SHRM, 69% das empresas que utilizaram a automatização para o recrutamento afirmaram que os seus tempos de resposta para o preenchimento de vagas melhoraram.

Para além da poupança de custos a longo prazo, os seguintes problemas podem agravar-se se os processos de RH não forem automatizados:

• Propenso a erros. Alguns lapsos são perdoáveis, outros nem tanto. No ano fiscal de 2021, o Departamento do Trabalho dos EUA descobriu que a média dos salários em atraso (salários que não foram pagos) equivalia a três semanas de trabalho. É por este incidente que a gestão dos salários deve ser uma das primeiras funções a ser automatizada.
• Perda de eficiência. Pelo menos 45% das actividades de trabalho repetitivas podem ser tratadas por software de automatização, reduzindo a carga de trabalho dos RH. Algumas empresas perdem meses de mão-de-obra com trabalhos entediantes que um algoritmo de automatização de processos robóticos (RPA) poderia ter tratado em minutos. Além disso, os funcionários sentem-se esgotados quando têm de prolongar os seus turnos para concluir processos manuais.

➡️ Veja como o nosso cliente, Storyblok, poupa 68 horas por mês com a solução de integração automatizada da Zavvy sem comprometer a experiência dos funcionários. 

• Má experiência de candidatura dos candidatos. O processo de recrutamento é a melhor campanha publicitária da empresa. Os candidatos podem ter uma impressão duradoura de uma empresa com base na forma como esta lida com o processo de candidatura. A maior parte dos candidatos a emprego não quer ver os recrutadores ou faz críticas negativas se considerar que o processo é demasiado complicado ou pouco transparente.

A automatização é a resposta? Só quando bem feita

A resposta é sim e não. 

Tudo depende da vontade de uma empresa em preparar a sua actividade para o futuro. 

É necessário um planeamento e investimento cuidadosos para levar a cabo projectos de automatização. Estes esforços começam com a identificação, por parte dos líderes empresariais, da forma como pretendem que as suas empresas evoluam. 

As perturbações vieram para ficar, mas a sobrevivência de uma empresa depende muito da sua capacidade de aceitar a mudança. 

Antes de iniciar um projecto de automatização de RH, é necessário definir as necessidades da sua empresa e concentrar-se numa solução de cada vez (metodologia ágil). E não se esqueça da liderança e da adesão dos funcionários.

A automatização só funciona quando a sua empresa aceitou e se preparou para um caminho acidentado. 

Com Zavvy, não obtém apenas uma ferramenta de software, mas um parceiro que o guiará ao longo do seu percurso e o ajudará a enfrentar os seus desafios específicos. 

Os nossos especialistas em experiência dos colaboradores utilizam as melhores práticas académicas e da indústria para responder às necessidades dos seus colaboradores e da sua empresa.

Reserve uma demonstração gratuita de 30 minutos para descobrir as muitas vantagens de utilizar Zavvy para automatizar os seus processos de RH.