Hoe je een inspirerende uitnodiging voor een medewerkersbetrokkenheidsonderzoek maakt (inclusief 5 voorbeeldemails)

We weten het allemaal. Een positieve werkcultuur en een gezonde werkomgeving leiden tot betrokken werknemers, wat uiteindelijk de winst van uw organisatie ten goede komt.

Neem het aan van Tony Hsieh, CEO van Zappos en voorstander van bedrijfscultuur:

"Onthoud uiteindelijk dat als je de cultuur op orde hebt, de meeste andere zaken - waaronder het opbouwen van een geweldig merk - vanzelf op hun plaats vallen."

Een medewerkersbetrokkenheidsonderzoek is een van de stappen om deze geweldige werkomgeving te creëren.

Maar wat gebeurt er als uw werknemers niet eens ingaan op de uitnodigingen voor uw personeelsbetrokkenheidsonderzoek? 

Niet moeilijk te raden: een minder dan gemiddelde respons. 

Hoe kunt u de omstandigheden en de cultuur op uw werkplek verbeteren als uw werknemers hun mening niet willen geven?

Ontdek de belangrijkste stappen en best practices om uw uitnodigingse-mails aantrekkelijker te maken. Bovendien vindt u vijf voorbeelden van uitnodigingen voor engagementenquêtes. 

❗️ Waarom het deelnamepercentage aan enquêtes over werknemersbetrokkenheid verhogen

Er kunnen meerdere redenen zijn waarom uw enquêtes over de betrokkenheid van werknemers een lage respons hebben:

• Mensen denken dat het een vervelende taak is die te veel van hun tijd in beslag neemt. 
• Scepsis over de anonimiteit van de antwoorden.
• Gebrek aan transparantie van de enquêteresultaten. 
• De perceptie dat het onderzoek slechts een hokje aanvinken is zonder follow-up.

U kunt het vertrouwen van uw werknemers in uw enquêteproces winnen met uw uitnodiging voor een personeelsbetrokkenheidsonderzoek.

Deskundig geformuleerde garanties, duidelijke communicatie en een transparant tijdschema helpen u proactief tegemoet te komen aan de bezorgdheid en scepsis van uw werknemers. 

Een hoge participatiegraad in uw onderzoeken naar de betrokkenheid van werknemers betekent dat u een representatieve steekproef krijgt die u helpt correcte conclusies te trekken.

Het helpt je bij het maken van een effectief plan voor werknemersbetrokkenheid.

👀 Bekijk deze statistieken over werknemersbetrokkenheid om de impact te leren kennen van een hoge werknemersbetrokkenheid op productiviteit, winstgevendheid, personeelsgeluk en behoud van personeel.

Wat is een goed deelnamepercentage aan een werknemersenquête?

Een respons op de enquête van 50% tot 60% is aanvaardbaar. 

Tussen 60% en 70% is het goed. 

Boven de 70% is het uitstekend. Het laat zien dat je een geweldige werknemerservaring biedt.

Als de participatiegraad van uw enquête onder de 50% ligt, is dat verschrikkelijk nieuws. Uw betrokkenheid lijkt zo laag dat de meeste werknemers niet de moeite nemen om op uw enquête te reageren.

📝 3 Stappen om uw uitnodigings-e-mail voor een enquête aantrekkelijk te maken

Uit een onderzoek van Hubspot waarin 26 miljoen interacties met interne e-mails werden geanalyseerd, kwamen de volgende gegevens naar voren:

• Over het geheel genomen bedroeg het gemiddelde open- en klikpercentage voor interne e-mails per e-mail respectievelijk 79% en 15%.
• Naarmate het aantal werknemers toeneemt, daalt het aantal geopende e-mails. 
• Bedrijven met mailinglijsten van meer dan 5000 ontvangers vertonen de laagste betrokkenheid.
• De open rate van e-mails van organisaties met 5.001-10.000 werknemers is bijvoorbeeld 71%, met een klikpercentage van 12%.

Als u weet hoe u een overtuigende e-mailuitnodiging voor een enquête opstelt, verhoogt u de openings- en responspercentages.

Besteed aandacht aan de drie cruciale elementen van uw e-mail met uitnodiging voor een enquête:

• De onderwerpregel
• Ondersteunende tekst
• De oproep tot actie (CTA).

1. Maak een pakkende onderwerpregel

Als uw onderwerpregel de aandacht van uw werknemers niet trekt, kan het gemakkelijk ongeopend blijven.

Hier zijn enkele tips om uw onderwerpregels te optimaliseren:

• Vertel de ontvanger waar de e-mail over gaat zonder alle informatie prijs te geven. Maak ze nieuwsgierig om hem te openen.
• Prikkel de nieuwsgierigheid van uw ontvangers met een vraag. Het boeit de medewerkers en zet hen aan om de e-mail te openen.
• Voeg een persoonlijk tintje toe door de naam van de ontvanger te vermelden. Het zal hun aandacht trekken.
• Houd het kort. Onderwerpregels van maximaal 7 woorden hebben de hoogste engagementsratio's.
• Wees niet te serieus. Gebruik een emoji.

3 voorbeeldonderwerpregels die u kunt gebruiken in de e-mail met de uitnodiging voor uw werknemersonderzoek

1. John, heb je 2 minuten? Verbeter je werkplek 🙂

2. Jane, hoe kunnen we verbeteren? 🤔 Laat je horen

3. Help ons een betere werkplek te creëren, John 

2. Ontwerp-ondersteunende tekst

De hoofdtekst van de e-mail moet enige achtergrondinformatie bevatten over het onderzoek naar de betrokkenheid van werknemers.

Begin met het beantwoorden van het wat, wie en waarom:

• De reden dat ze de uitnodiging krijgen.
• Wie moet de enquête beantwoorden.
• Waarom moeten ze de enquête beantwoorden.

Hier is een voorbeeld van een inleiding:

Wij zijn ervan overtuigd dat onze mensen de kern vormen van het succes van (bedrijfsnaam).

En terwijl we blijven groeien, willen we voortdurend een positieve werkcultuur voor jou creëren.

Een gezonde werkomgeving helpt u vriendschappen op te bouwen, uw persoonlijk welzijn te verbeteren en optimaal te presteren.

We werken samen met Zavvy om een volledig onderzoek naar de betrokkenheid van werknemers bij (bedrijfsnaam) uit te voeren:

• Belangrijkste onderzoeksdoel #1.
• Belangrijkste onderzoeksdoel #2.
• Belangrijkste onderzoeksdoel #3.

Om de door u gewenste veranderingen tot stand te brengen, willen wij luisteren naar uw eerlijke, onbevangen mening over verschillende kwesties.

Gebruik deze werknemers enquête om ons te vertellen hoe we presteren. 

Uw antwoorden geven ons basisgegevens die we kunnen gebruiken om de juiste strategieën en actieplannen uit te voeren.

Zodra u deze gebieden op voorhand afdekt, pakt u het volgende aan:

• Als de enquête sluit.
• Een realistische schatting van hoe lang het zal duren om de enquête in te vullen.
• Contactgegevens voor het geval de werknemer een vraag heeft of een probleem ondervindt.
• De vertrouwelijkheid van de antwoorden op de enquête.
• De vrijheid om de engagementsenquête tijdens de werkuren af te nemen.
• Uw plan om de resultaten van de enquête te evalueren en te gebruiken om de algemene ervaring van de werknemers te verbeteren.

3. Eindig met een duidelijke oproep tot actie

Eindig met het vertellen van de actie die uw werknemers vervolgens moeten ondernemen. Deel de enquêtelink in een contrastrijke CTA-knop die opvalt in de e-mail.

En vergeet niet hen te bedanken voor hun deelname aan de engagementsenquête.

3 voorbeelden van CTA's die u kunt gebruiken in de uitnodigingsmail voor uw werknemersonderzoek

1. Klik op de knop hieronder om met uw onderzoek te beginnen. We willen de veranderingen doorvoeren die u wilt zien.

(Enquête link)

Alvast bedankt.

2. Begin uw enquête. Klik op de onderstaande knop.

(Enquête link)

Dank u voor het delen van uw eerlijke antwoorden! Het zal ons helpen het leiderschap en de cultuur bij (bedrijfsnaam) te versterken.

3. Klik op de onderstaande link om met uw enquête te beginnen.

(Enquête link)

Uw eerlijke bijdrage aan dit belangrijke project wordt zeer gewaardeerd!

💡 6 Beste werkwijzen om uitnodigingen voor enquêtes over werknemersbetrokkenheid te optimaliseren

1. Gebruik een actieve stem

Denk aan deze twee zinnen:

"Een anonieme enquête wordt voor ons gehost op deze website."

"Deze website host een anonieme enquête voor ons."

Je moet het ermee eens zijn. De eerste zin is gemakkelijker te lezen, omdat het een actieve stem is. De tweede zin daarentegen is in passieve stem.

Bij een actieve stem voert het onderwerp de handeling uit, terwijl bij de passieve stem het onderwerp de handeling ontvangt.

U zult veel "u" gebruiken. Het is het meest zinvol om uw e-mail met uitnodigingen voor enquêtes op te stellen met een actieve stem. Uw werknemers zullen uw e-mail gemakkelijker begrijpen en de gewenste actie ondernemen.

Tip: Blijf uit de buurt van bedrijfsjargon. Daardoor kunt u als een robot overkomen. Gebruik in plaats daarvan spreektaal en houd het professioneel.

2. Maak uw enquête e-mails leesbaar

Muren van tekst zijn niet prettig voor het oog. Ze zijn intimiderend en kunnen ervoor zorgen dat uw werknemers de e-mail niet lezen.

Korte zinnen en alinea's maken de uitnodiging voor de enquête gemakkelijker te lezen.

Creëer veel witruimte voor gebruikers van desktop- en mobiele apparaten door je alinea's te beperken tot 3 regels.

Voor zinnen verdient een maximum van 20 woorden per zin de voorkeur. Ze zijn gemakkelijker te lezen en begrijpelijker.

Tip: Bij lange e-mails met uitnodigingen voor een enquête naar de betrokkenheid van werknemers, kunt u de secties opdelen met behulp van kopjes.

3. Segmenteer uw ontvangers

Het segmenteren van uw interne e-maillijst kan de open- en klikratio verhogen.

U kunt de deelnemers aan de enquête segmenteren op basis van bedrijfshiërarchie en geografie.

Stem het verzendingsmoment en de boodschap af op elk segment. Maak bijvoorbeeld de voordelen van deelname aan de enquête relevanter voor elk segment.

Tip #1: Wanneer u segmenteert per bedrijfshiërarchie, moet u oppassen dat u geen belangrijke informatie achterhoudt voor sommige werknemers. 

Tip #2: Maak eerst een sjabloon met alle essentiële gegevens. Vul het vervolgens aan met inhoud die relevant is voor elk segment.

4. Markeer belangrijke details

Leg de nadruk op belangrijke informatie in de uitnodiging voor de enquête.

Gebruik vet of cursief zodat ze gemakkelijk te onderscheiden zijn. Deze kunnen zijn:

• De sluitingsdatum van de enquête.
• Duur van het onderzoek.

Tip: Merk op dat de respondenten van de enquête het gebruik van alle hoofdletters kunnen opvatten als "schreeuwen". Vermijd ook onderstrepen. Hierdoor lijkt de tekst op een hyperlink, wat verwarrend kan zijn voor de lezer.

5. Focus op de voordelen voor de werknemers

Laat de e-mail gaan over het verbeteren van de werknemerservaring.

Uw ondersteunende tekst moet uw werknemers de voordelen van deelname aan de engagementsenquête duidelijk maken:

• Vermeld hoe de enquête hen een stem geeft. 
• Benadruk hoe het u zal helpen om datagestuurde verandering tot stand te brengen. 
• Stel hen gerust dat de enquête slechts een van de stappen is van een uitgebreider betrokkenheidsprogramma dat een positieve bedrijfscultuur zal opbouwen.

6. De eerste vraag insluiten

Het opnemen van de eerste vraag in de e-mail met de uitnodiging voor de medewerkersbetrokkenheidsenquête dient als een haakje. Het kan uw reactiepercentage met 22,1% verhogen en het voltooiingspercentage van de enquête met 19,3%.

Zodra de ontvangers ervoor kiezen de enquête te beantwoorden, leidt u hen door naar de eerste pagina van uw enquête, waar zij deze kunnen invullen.

Als zij, om welke reden dan ook, ervoor kiezen slechts een deel van de enquête in te vullen, beschikt u nog steeds over het antwoord op de eerste vraag. Dat zijn gegevens die u kunt gebruiken.

Tip: Aangezien deze eerste vraag de meeste reacties zal ontvangen, moet u ervoor zorgen dat dit de belangrijkste vraag is in uw engagementenquête.

💻 5 e-mailvoorbeelden voor uitnodigingen voor personeelsbetrokkenheidsonderzoek

Hier zijn enkele voorbeelden van uitnodigingen voor personeelsbetrokkenheidsonderzoeken die u als inspiratie kunt gebruiken.

1. Mededeling aan alle werknemers vóór de enquête

Onderwerp: Jane, hoe kunnen we verbeteren? Laat je horen

We willen de ervaringen van werknemers bij (bedrijfsnaam) voortdurend verbeteren. Daarom werken we samen met Zavvy, een employee enablement platform, om ieders stem te laten horen.

Op (datum) voeren wij een korte enquête onder onze werknemers uit.

Deze online enquête zal ons helpen de juiste acties te ondernemen om van (bedrijfsnaam) een betere werkplek voor u te maken.

Alle antwoorden blijven vertrouwelijk. Zelfs de leiders van het bedrijf zullen geen toegang hebben tot individuele antwoorden.

Wij zullen de resultaten in de weken na de enquête met het hele bedrijf delen. 

Op basis van deze resultaten zullen HR en het management bespreken hoe de problemen kunnen worden aangepakt en ondoeltreffend beleid kan worden gewijzigd.

U ontvangt een e-mail met verdere instructies over hoe u uw feedback kunt geven.

Grijp deze kans om deel te nemen en de omgeving te creëren waarin u wilt werken.

Bij voorbaat dank voor het kenbaar maken van uw eerlijke mening.

2. E-mailbericht ter herinnering aan de enquête

Onderwerp: John, we hebben nog steeds niets van je gehoord.

Zoals we eerder hebben meegedeeld, is ons bedrijfsbrede personeelsonderzoek begonnen op (datum).

De enquête sluit bijna, en we moeten uw waardevolle inzichten over uw ervaring bij (bedrijfsnaam) nog zien.

Wij kijken uit naar een respons van 100% om voldoende gegevens te verzamelen voor zinvolle verbeteringen.

Neem een paar minuten de tijd om deel te nemen aan de enquête door op onderstaande link te klikken.

(Enquête link)

Elke respondent heeft een unieke link om ons te helpen de respons te volgen en gegevens te verzamelen. Stuur het dus niet door naar uw collega's.

Zoals we al eerder zeiden, zijn individuele antwoorden anoniem voor iedereen bij (bedrijfsnaam). 

Neemt u echter contact op met (de contactpersoon van het project) als u vragen of problemen hebt.

Bedankt!

3. Bedankmail na de enquête

Onderwerp: Wij stellen uw feedback op prijs, John ☺️

Bedankt dat u de tijd heeft genomen om deel te nemen aan de personeelsenquête.

Het onderzoek is afgelopen.

Er was een deelnamepercentage van x%, wat een goed beeld geeft van uw gevoelens over werken bij (bedrijfsnaam).

Onze leiders zullen in de komende weken een overzicht van de onderzoeksresultaten met de hele organisatie delen.

Verwacht gedetailleerde resultaten binnen x tijdsbestek, en de actieplannen die de leiding voornemens is te nemen.

Deze enquête is een van de vele stappen die wij zullen nemen om de ervaring van de werknemers te verbeteren. Wij zullen de leiders opdragen om op basis van deze resultaten de nodige maatregelen te nemen en veranderingen door te voeren.

Nogmaals bedankt dat u de tijd heeft genomen om uw bijdrage te leveren.

Je hebt een cruciale rol gespeeld om van (bedrijfsnaam) een betere werkplek te maken en het toekomstige succes van deze organisatie te ondersteunen.

➡️ Hier zijn nog zes voorbeelden die u kunt kopiëren om de resultaten van uw onderzoek naar de betrokkenheid van werknemers te communiceren.

4. E-mailuitnodiging voor de pulsenquête

Betreft: Wilt u een geweldige werkplek? Vul deze enquête in

Welkom bij onze betrokkenheidsenquête.

Dit is de eerste van een reeks onderzoeken naar de betrokkenheid van werknemers die wij in de komende x maanden zullen versturen.

Onze jaarlijkse betrokkenheidsenquête biedt diepgaande inzichten in de huidige staat van onze werkplek. Deze pulse survey helpt ons echter een snelle check te maken van uw werknemerservaring bij (bedrijfsnaam) of 'een pols te nemen'.

De gegevens die we verzamelen hebben directe gevolgen voor onze acties om een betere cultuur te creëren en uw ervaring bij (bedrijfsnaam) te verbeteren.

Het duurt x minuten, en je kunt het tijdens werktijd doen.

Zavvy zal deze peiling beheren. Het betekent dat niemand in de organisatie uw antwoord tot u kan herleiden.

Wees alstublieft eerlijk om ons te voorzien van nauwkeurige informatie die echte verandering zal aanwakkeren.

Klik op de onderstaande knop om uw antwoord te geven. De enquête sluit op (datum).

(Enquête link)

In geval van problemen of vragen, neem contact op met (contactpersoon).

Bedankt voor je eerlijke antwoord.

5. Herinnering voor een verlenging van de termijn

Betreft: Enquête uitgebreid: Jane, laat je mening horen

Uit gegevens blijkt dat u uw medewerkersbetrokkenheidsonderzoek nog moet afronden.

De mening van al onze medewerkers is ons dierbaar. Daarom hebben we de deadline van de enquête verlengd. Hij blijft open tot (nieuwe datum).

Deze uitbreiding zal de respons verbeteren. Bovendien zal het ons helpen een breder en solider inzicht te krijgen in de werknemerservaring bij (bedrijfsnaam).

Gebruik deze extensie om uw waardevolle feedback te geven. Ter herinnering, uw antwoorden zijn anoniem. Voel je vrij om de enquête in te vullen tijdens de werkuren.

Begin door op de onderstaande knop te klikken.

(Enquête link)

Help ons een positieve werkplek op te bouwen. Alvast bedankt voor uw deelname.

➡️ Schakel uw personeel in met Zavvy

Weten hoe u uitnodigende e-mails voor personeelsbetrokkenheidsonderzoeken maakt, is een belangrijke eerste stap om uw werknemers bij uw proces te betrekken. 

Zavvy biedt een volledig geautomatiseerde feedbackfunctie die gemakkelijk kan worden aangepast. Op basis van je behoeften kun je:

• Combineer verschillende soorten betrokkenheidsenquêtes en deel ze op de automatische piloot.
• Beheer de anonimiteitsinstellingen van uw enquêtes.
• Kies enquêtevragen uit een uitgebreide vragenbank. 
• Pas het publiek aan.
• Krijg toegang tot onze sjablonen voor personeelsenquêtes.

Maar wat gebeurt er daarna?

Als je eenmaal gegevens hebt verzameld en een engagementrapport hebt gegenereerd, hoe zorg je dan voor de follow-up?

Zavvy geeft u de instrumenten die u nodig hebt om uw betrokkenheid actief te verbeteren:

• Is de betrokkenheid van nieuwe werknemers laag? 🚀 Onze onboarding workflows betrekken nieuwkomers al voor dag één en leiden hen naar volledige integratie en productiviteit.
• Is gebrek aan carrièregroei een reden voor disengagement? 🌱 Onze groeikaders voor mensen begeleiden mensen op hun ontwikkelingspad en moedigen eigenaarschap en samenwerking aan.
• Hebben uw mensen het gevoel dat hun feedback in dovemansoren valt? 🔄 Ons feedbacksysteem kan naar wens worden aangepast, wat leidt tot actief luisteren en verantwoordelijkheid. 
• Voelen uw mensen zich alleen? ☕️ Onze geautomatiseerde koffieroulettes helpen uw werknemers om in contact te komen met collega's, zelfs op afstand.

Hunkeren werknemers naar bijscholing en omscholing?

• 💪 Onze trainingsprogramma's leveren inhoud stap voor stap in plaats van leerlingen te overweldigen.

Al deze hulpmiddelen zullen u helpen een omgeving te creëren waarin werknemers zich betrokken voelen en graag optimaal willen presteren.

Neem contact op om onze tools in actie te zien.