Waarom een teamkennisbank belangrijk is om de productiviteit van nieuwe werknemers te verhogen

Nieuwe werknemers zijn het levenssap van elke organisatie, maar het kan een uitdaging zijn om hen snel en efficiënt in te werken.

Maar heeft u zich ooit gefrustreerd gevoeld door de tijd en middelen die het kost om nieuwe medewerkers in te werken?

Moet u steeds weer dezelfde vragen beantwoorden? Of merkt u dat nieuwe medewerkers moeite hebben om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen?

Dan ben je niet de enige. 

Kennissilo's kunnen gaten in de informatie creëren, waardoor nieuwe werknemers moeite hebben om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen. 

Het resultaat? Langere aanlooptijden, lagere productiviteit en meer verloop.

Maar wat als er een manier was om die kennissilo's te doorbreken en nieuwe werknemers een centrale opslagplaats van informatie te bieden die zij snel en gemakkelijk kunnen raadplegen? 

Dat is waar een teamkennisbank om de hoek komt kijken. 

Door een uitgebreide kennisbank te creëren, kunt u ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om productief te zijn. En door de tijd en moeite die nieuwe medewerkers moeten besteden aan het zoeken naar informatie te beperken, kunt u hen helpen sneller te groeien en hun productiviteit te verhogen.

Win-win. 

Ontdekken:

• Hoe snelle toegang tot kennis productiviteit mogelijk maakt.
• Must have elementen voor een gebruiksvriendelijke kennisbank.
• Tips voor het opzetten en onderhouden van een kennisbank.
• Hoe onboarding software uw kennisbank optimaal kan benutten. 

Wat is een team kennisbank?

Een kennisbank is een gecentraliseerde opslagplaats van informatie waarin essentiële informatie over een specifiek onderwerp, product of organisatie wordt opgeslagen, georganiseerd en beheerd. 

Het primaire doel is om gebruikers gemakkelijk toegang te geven tot relevante en accurate informatie, zodat zij: 

1. Zoek antwoorden op hun vragen. 
2. Problemen oplossen.
3. Een dieper inzicht krijgen in de materie.

Een goed opgebouwde kennisbank zou verschillende soorten inhoud bevatten:

• Standard Operating Procedures (SOP's);
• stap-voor-stap gidsen;
• documenten over beste praktijken;
• handleidingen voor het oplossen van problemen;
• FAQs;
• handleidingen; 
• workflows.

Een centrale plaats voor informatie kan het werk gemakkelijker en sneller maken, maar slecht georganiseerde informatie verspilt ieders tijd met zoeken.

Dus je hebt niet alleen een plek nodig om informatie te dumpen. 

In plaats daarvan hebt u een plaats nodig om informatie op een gebruiksvriendelijke en betrouwbare manier op te slaan.

Team kennisbank voorbeeld: Airbnb

Airbnb is een mooi voorbeeld van een kennisbank.

Ze creëerden een "Knowledge Repo" om "alle medewerkers in staat te stellen om data-geïnformeerde beslissingen te nemen, iedereen de mogelijkheid te geven om experimenten te gebruiken om de impact van hun beslissingen correct te meten, en inzichten over gebruikersvoorkeuren om te zetten in dataproducten die de ervaring van het gebruik van Airbnb verbeteren." AirbnbEng.

Hun kennisbasis is gebaseerd op vijf kernpijlers:

• Reproduceerbaarheid (het resultaat van elk project kan consequent en zonder afwijkingen worden gereproduceerd);
• Kwaliteit (gewaarborgd door herziening vóór publicatie);
• Consumeerbaarheid (nadruk op heldere inhoud en uniforme stijl);
• Ontvindbaarheid (focus op gebruikerservaring);
• Leren (de lezer in staat stellen te leren van het werk van anderen).

Hoe is kennis verbonden met productiviteit?

Productiviteit is een maatstaf voor de prestaties van werknemers die verwijst naar de output die een werknemer binnen een bepaald tijdsbestek kan genereren. Productiviteit meet hoe efficiënt en effectief werknemers taken kunnen voltooien, projecten kunnen uitvoeren of goederen en diensten kunnen produceren.

De eenvoudige manier om productiviteit te zien is als een verhouding tussen output en input. Hoe hoger de output ten opzichte van de input, hoe hoger de productiviteit. 

Kennis is essentieel voor de productiviteit omdat het werknemers in staat stelt:

• Efficiënter en effectiever werken. 
• Identificeer problemen. 
• Nieuwe ideeën genereren. 

Bedrijven die investeren in de ontwikkeling van de kennis van hun werknemers kunnen beter uitgerust zijn om te concurreren in hun sector. Wanneer werknemers over de kennis en vaardigheden beschikken die nodig zijn om de concurrentie voor te blijven, kunnen zij het bedrijf helpen een concurrentievoordeel te behouden, wat leidt tot een hogere productiviteit en groei.

Hier komt een kennisbank (KB) om de hoek kijken.

7 Voordelen van een interne kennisbank voor nieuwe werknemers

1. Snelle toegang tot informatie

In een teamkennisbank moeten nieuwe medewerkers in enkele seconden of minuten alles kunnen vinden wat ze moeten weten over een bepaald onderwerp. 

Ze hoeven hun collega's niet meer te bellen om vragen te stellen of hen een e-mail te sturen en dan te wachten op antwoord. 

2. Toegang tot de knowhow van ervaren collega's

Pas aangenomen werknemers kunnen veel vragen hebben, maar zich ongemakkelijk voelen om ze te stellen. Het resultaat? Een lange aanstellingstijd tot productiviteit, wat zich vertaalt in financiële verliezen. 

Aan de andere kant staan ervaren werknemers die veel weten, maar die kennis helpt hen alleen maar. Als zij naar elders overstappen of het bedrijf verlaten, gaat die kennis met hen mee. 

Een teamkennisbank zorgt ervoor dat kennis behouden blijft, zelfs wanneer een essentiële medewerker vertrekt.

Bovendien helpt het de bedrijfscommunicatie binnen het bedrijf te automatiseren. 

3. Verhoogde betrokkenheid van werknemers

Werknemers die zich betrokken voelen bij hun werk blijven langer bij een bedrijf en produceren werk van hogere kwaliteit dan hun ongeïnteresseerde collega's. 

Volgens Edward Lawler, geleerde op het gebied van organisatorische effectiviteit, zijn er vier elementen voor het opbouwen van een werksysteem met hoge betrokkenheid: 

• Macht: Mensen genieten van de mogelijkheid om beslissingen te nemen die belangrijk zijn voor hun werk en de kwaliteit van hun beroepsleven.  
• Informatie: Gegevens over de opbrengsten, kosten, winstgevendheid, output en feedback van klanten van de organisatie, waardoor werknemers effectieve beslissingen kunnen nemen.
• Kennis: De mogelijkheid bieden om voort te bouwen op bestaande vaardigheden en nieuwe vaardigheden te leren door middel van training en ontwikkeling. 
• Beloningen: Het belonen van werknemers voor de inspanningen die zij leveren om de prestaties van de organisatie te verbeteren.

Deze vier elementen leveren een hoge betrokkenheid op: werknemers die meer om hun werk geven en zich meer inspannen om hun bedrijf te helpen slagen.

4. Consistentie: Alle medewerkers hebben dezelfde kennis over uw product/dienst

Consistentie is essentieel voor het succes van een bedrijf. Dus wanneer verschillende afdelingen of teams in silo's werken en zich baseren op meerdere (inconsistente) informatiebronnen, is dat te merken bij de klanten. 

Het eenvoudigste voorbeeld: de verkoper zei tijdens een verkoop dat het product XYZ kon doen omdat hij de laatste productrelease verkeerd had begrepen. 

Toen het op het eigenlijke gebruik aankwam, lukte het de klant niet om het te laten werken. Dus wenden ze zich tot de klantenservice, maar de agent zegt dat XYZ niet bestaat. Vervolgens benaderen ze de technische ondersteuning - en horen dat de functie wel bestaat. Toch maakt het deel uit van een ander pakket met andere technische vereisten. 

U had deze onsamenhangende, inconsistente ervaring gemakkelijk kunnen voorkomen als er een up-to-date productgerichte kennisbank beschikbaar was geweest voor alle afdelingen. 

5. Betere introductie en opleiding

Onboarding kan de ervaring van nieuwe werknemers maken of breken en beïnvloeden of die persoon bij het bedrijf blijft.

Een goed gepland proces en een kennisbank kunnen de onboarding-ervaring vereenvoudigen en stroomlijnen. 

Hier zijn enkele elementen die u in de kennisbank van uw team kunt opnemen om het onboardingproces van uw werknemers te vergemakkelijken:

• de beveiligingsprotocollen van uw bedrijf; 
• een inleiding tot de structuur en de verantwoordelijkheden van de verschillende afdelingen binnen de organisatie; 
• een inleiding tot functieniveaus en carrièrepaden in uw bedrijf;
• een overzicht van uw feedbackcultuur en prestatiebeheersysteem.

6. Gestroomlijnde processen die leiden tot tijdwinst en een grotere efficiëntie van de werknemers

45% van de werknemers besteedt te veel tijd aan het zoeken naar relevante, actuele informatie. En 39% besteedt te veel tijd aan het zoeken naar de juiste mensen om een bedrijfsprobleem op te lossen.

Door het centraliseren van hulpmiddelen zoals how-to guides, best practice documenten en technieken voor probleemoplossing, zullen nieuwe teamleden minder tijd besteden aan het zoeken naar antwoorden en meer tijd aan het doen van hun werk. 

7. Mondige medewerkers op afstand

Zelfs vóór COVID-19 werd werken op afstand een trend.

Van de uitdagingen die daarmee gepaard gaan, nemen communicatie en samenwerking 20% in beslag, volgens Buffer's State of Remote Work report.

Omgevingen op afstand maken het delen van kennis vanzelfsprekend, waarbij elke afdeling op dezelfde plaats een bijdrage levert en samenwerkt. 

Wanneer teams hun kennissilo's hebben, vallen ze ten prooi aan het "uit het oog, uit het hart" syndroom voor iedereen buiten die teams.

Stelt u zich een team op afstand voor, verspreid over continenten en tijdzones. Kunt u het zich veroorloven dat een werknemer in Australië opgesloten blijft tot hij het antwoord krijgt van iemand in Canada? 

Een goede teamkennis helpt bij het oplossen van een dergelijke situatie.

🕵️‍♀️ Must-have functies voor uw interne kennisbank

Er zijn een paar belangrijke kenmerken die belangrijk zijn voor een teamkennisbank:

• Snel laden van informatie binnen enkele seconden nadat de zoekopdracht is gestart. 
• Krachtige zoekmachine die kan werken met verkeerd gespelde woorden, zoektermen van twee woorden in plaats van drie, vage zinnen voor zoektermen, en meer. 
• Tags, trefwoorden en andere etiketteringsmethoden werken parallel met de primaire structuurmethode. 
• Multimedia en bibliotheken met meerdere formaten, zoals teksten, afbeeldingen en video's.
• Versies, rollback en andere bewerkingsfuncties om informatie te creëren, bij te werken of te herstellen om verlies van inhoud te voorkomen.
• Leercentrum voor werknemers: één loket voor educatieve video's, cursussen en workshops, evenals updates over nieuwe mogelijkheden en wijzigingen in bestaand materiaal. 

💡 7 Praktische tips voor het opzetten en onderhouden van een succesvolle kennisbank

1. Organiseer de inhoud: Structureer uw kennisbank zodat gebruikers de informatie die ze nodig hebben gemakkelijk kunnen vinden. Gebruik categorieën, subcategorieën en tags om gerelateerde inhoud te groeperen.
2. Houd het actueel: Bekijk en actualiseer de inhoud regelmatig om ervoor te zorgen dat deze accuraat en relevant blijft. 

Tip: Wijs een teamlid of een groep aan die verantwoordelijk is voor het onderhouden en bijwerken van de kennisbank.

1. Gebruik duidelijke en beknopte taal: Schrijf uw inhoud in eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen taal. Vermijd jargon en technische termen die gebruikers in verwarring kunnen brengen. Gebruik visuals, zoals afbeeldingen en diagrammen, om complexe concepten te illustreren.
2. Verzamel feedback: Moedig gebruikers aan om feedback te geven over de inhoud en bruikbaarheid van uw kennisbank. 

Tip: Gebruik de inbreng van werknemers om vast te stellen waar verbeteringen mogelijk zijn en om de nodige aanpassingen door te voeren.

1. Volg het gebruik: Volg gebruikersgedrag en analyses om te begrijpen hoe medewerkers uw kennisbank gebruiken. Identificeer populaire inhoud, zoektrends en mogelijke hiaten in de informatie.
2. Promoot uw kennisbank: Zorg ervoor dat uw werknemers de kennisbank en de voordelen ervan kennen. Neem het op in opleidingsmateriaal en promoot het via interne communicatiekanalen.
3. Integreer met andere tools: Verbind uw kennisbank met verschillende tools en platforms die uw organisatie gebruikt, zoals projectbeheer, klantondersteuning of communicatietools.

Verhoog de productiviteit van nieuwe werknemers met Zavvy

Door onboardingsoftware te gebruiken, kan uw nieuwe medewerker toegang krijgen tot uw bloeiende kennisbank. 

Hier is hoe Zavvy zal helpen:

1. Centraliseer informatie: Bewaar en organiseer alle relevante documenten, handleidingen en hulpmiddelen op een centrale plaats, zodat nieuwe werknemers gemakkelijk toegang hebben tot alle noodzakelijke informatie.
2. De levering van inhoud automatiseren: Lever automatisch relevante content aan nieuwe medewerkers op basis van hun rol, afdeling of leertraject. U kunt aanpassen of alle inhoud op de eerste dag moet worden ontsloten, of kiezen voor een stapsgewijze levering, waarbij elke stap in een specifieke fase van het inwerkproces wordt ontsloten. De tweede aanpak zorgt ervoor dat werknemers tijdens hun inwerkproces de juiste informatie op het juiste moment ontvangen.
3. Voortgang volgen: Volg de vorderingen van nieuwe medewerkers in de inhoud van de kennisbank, zodat u hiaten in hun kennis kunt vaststellen of gebieden waarop zij extra ondersteuning nodig hebben.
4. Leerpaden aanpassen: Kan aangepaste leertrajecten creëren, afgestemd op de specifieke behoeften en doelstellingen van elke nieuwe werknemer.
5. Samenwerking aanmoedigen: Zavvy bevat functies die samenwerking en het delen van kennis tussen teamleden bevorderen, wat bijdraagt aan een cultuur van continu leren en verbeteren. Een van onze klanten gebruikt Zavvy om onderzoeksdagen te organiseren, waarbij nieuwe medewerkers automatisch worden gekoppeld en toegewezen aan onderwerpen die ze moeten onderzoeken en waaraan ze moeten samenwerken. Een geweldige manier om werkrelaties op te bouwen, kennis te maken met domeinkennis en kennis te delen met collega's.

Ontdek de voordelen van Zavvy's onboarding en enablement software in een gratis demo .