In een post-COVID-bedrijfswereld is digitale onboarding van werknemers een beslissende ervaring geworden in het nieuwe aanwervingsproces.
Maar net als de digitale werkomgeving zelf is het digitale inwerkproces van werknemers niet zonder obstakels:
Samenwerken aan een taak, impliciete kennis uitwisselen en menselijke relaties smeden.
Al die dingen die een inwerkervaring kunnen maken of breken zijn aanzienlijk moeilijker in een zuiver digitale omgeving.
Dus, hoe kun je onboarding-ervaring en werk op afstand in evenwicht brengen?
In wezen is het de kennismakingsreis die nieuwe werknemers maken om vertrouwd te raken met een bedrijf, maar dan via digitale kanalen. Hoe meer werk op afstand is ingeburgerd in een bedrijf, hoe meer het vertrouwt op digitale processen.
Net als bij de standaard inwerkperiode leren nieuwe werknemers over processen die relevant zijn voor hun afdeling en het bedrijf als geheel. Ze krijgen ook meestal een werknemersmentor of "buddy", die hen tijdens het hele traject ondersteunt en vragen beantwoordt.
Laten we het kort houden:
In wezen kun je alle 3 de termen synoniem gebruiken.
Digitaal onboarding betekent het creëren van een ervaring voor nieuwe werknemers waarbij vooral gebruik wordt gemaakt van digitale kanalen/tools. Net als alle andere processen in het bedrijfsleven en het openbare leven helpen digitale technologieën
Digitale onboarding maakt gebruik van moderne technologie om mensen sneller productief te maken en vanaf dag 1 een uitstekende ervaring te bieden.
Onboarding op afstand (of hybride) komt uit een andere hoek: Mensen gaan steeds meer op afstand werken - en dat maakt menselijke contacten en informele uitwisseling moeilijker dan ooit. Daarom maakt een goede onboarding op afstand gebruik van dezelfde technologieën met als doel de uitdagingen van onboarding op afstand te overwinnen.
Uiteindelijk is het hetzelfde met een duidelijker doel.
Virtuele onboarding gebruiken we volledig synoniem met het voorgaande.
Wat het werk-van-huis (WFH) model zo effectief maakt (d.w.z. meer autonomie, flexibiliteit en vrije tijd) kan precies hetzelfde zijn dat negatieve gevolgen heeft voor werknemers.
79% van de werknemers die aangaven hun productiviteit tijdens de pandemie te hebben behouden of verhoogd, was tevreden met
Daarentegen voelde slechts 16% van de werknemers die een verminderde productiviteit rapporteerden zich tevreden op deze vier gebieden.
Ten eerste kan een gestroomlijnde digitale inwerkervaring voor werknemers de toon zetten voor een goed verbonden werkomgeving op afstand. Dit betekent dat de valkuilen moeten worden aangepakt die typisch zijn voor werk op afstand: onregelmatige communicatie, beperkte kennisuitwisseling, rommelige processen en sociaal isolement.
Ten tweede kan digitale onboarding zorgen voor de broodnodige structuur en gemakkelijk toegankelijke resourcecentra voor nieuwe werknemers, mits goed uitgevoerd. Dit alles leidt tot een groter gevoel van verbondenheid en ondersteuning, wat een positieve invloed heeft op de productiviteit en gezondheid van werknemers.
Laten we wat meer praten over het creëren van een naadloze digitale inwerkervaring voor werknemers.
Markus Schwarz, People Experience Manager bij Storyblok, weet dat een nieuwe baan beginnen niet gemakkelijk is. En volledig op afstand werken helpt niet echt:
Natuurlijk zitten mensen thuis met hun laptop, zonder iemand persoonlijk te zien.
Hierdoor voelen werknemers op afstand zich
"Als je dit niet oplost, kun je mensen simpelweg niet lang vasthouden in een externe setting"
- Markus Schwarz, People Experience Manager bij Storyblok
Het mooie van gestructureerde digitale onboarding is dat het zowel nieuwe werknemers als huidige werknemers helpt. Indien correct uitgevoerd, geeft een naadloze digitale inwerkervaring nieuwe werknemers het gevoel geïnformeerd, verbonden en welkom te zijn en vertrouwen te hebben in hun rol in het bedrijf. Voor het bedrijf zelf kan het belangrijkste voordeel niet worden overschat: minder overhead- en inwerkkosten.
Er zijn echter nog andere voordelen verbonden aan het digitaliseren van het inwerken van werknemers, zoals
Nu we verder gaan in een wereld van werk op afstand, is de digitale inwerkervaring voor werknemers een blijvertje.
Een digitale onboarding ervaring verschilt inhoudelijk niet veel van een standaard onboarding. Elke digitale onboarding ervaring moet omvatten:
De timing en het doel van deze componenten zullen echter het succes van een digitale onboarding-ervaring voor werknemers bepalen.
Weten wat je in je digitale onboardingproces moet opnemen is één ding, maar weten hoe je het moet uitvoeren is oneindig veel waardevoller. In dit deel zullen we elke stap van het proces in meer detail uitwerken, zodat u een robuuster en eenvoudiger plan kunt opstellen.
Preboarding is de kans om een goede eerste indruk achter te laten bij uw nieuwe werknemers. Hoewel het in sommige opzichten onnodig lijkt, leidt een goed preboardingproces wel degelijk tot een hogere personeelsbinding.
Bedrijven met een robuust preboardingproces hebben 81% meer kans om hun werknemers ook na het eerste jaar te behouden, zo ontdekte de Aberdeen Group.
In deze eerste fase moeten nieuwe werknemers zich welkom, veilig en verbonden met het bedrijf voelen. Dit vertaalt zich in uitvoerbare zaken zoals:
Het vooraf coördineren van deze taken kan helpen om een positieve bedrijfsindruk achter te laten bij nieuwe werknemers. De laatste taak op deze lijst is misschien wel de belangrijkste:
Transparante communicatie tussen uw huidige werknemers zorgt voor een meer gestroomlijnde ervaring voor kandidaten.
Door uw digitale inwerkplan op een verteerbare, intuïtieve manier te structureren, kunt u het vertrouwen van nieuwe werknemers in het bedrijf versterken.
Een nieuwe baan beginnen kan immers overal overweldigend zijn.
Zorg voor een duidelijke structuur voordat het preboarden begint.
Dit betekent dat nieuwe werknemers een platform moeten krijgen dat hun kritische vragen en zorgen behandelt en andere relevante informatie bevat die werknemers proactief (en snel!) kunnen vinden.
U moet ook actiepunten voor huidige werknemers en managers opnemen in uw digitale inwerkplan voor werknemers.
Actiegerichte taken kunnen dingen zijn als
Probeer deze actiepunten zo mogelijk te spreiden.
De tevredenheid van werknemers over het digitale inwerkproces schiet omhoog als het in kleinere stukjes wordt uitgevoerd.
U kunt nieuwe werknemers veel sneller oriënteren door aan het begin van het digitale onboardingproces duidelijkheid te verschaffen over hun rol.
Wij raden aan nieuwe werknemers een grondige en gedetailleerde gids te geven waarin hun taken in de functie worden beschreven. Dit helpt elke onzekerheid weg te nemen over wat de nieuwe werknemers moeten doen voor het bedrijf. Het moet ook een lijst van acties bevatten die werknemers kunnen ondernemen om te slagen in hun functie, samen met de verwachtingen voor de eerste 30, 60 of 90 dagen.
De digitale inwerkervaring van werknemers wordt oneindig veel menselijker wanneer nieuwe werknemers een huidige werknemer hebben om hen te helpen in de nieuwe werkomgeving.
Ook bekend als het buddy systeem, kan deze mentor-mentee relatie helpen bij het beantwoorden van vragen over de bedrijfscultuur, het evenwicht tussen werk en privé en de rollen binnen het bedrijf.
Het buddysysteem werkt ook. De Harvard Business Review ontdekte dat onboarding buddies de tevredenheid van nieuwe werknemers met 36% verhoogde na de eerste 90 dagen. Bovendien hielpen buddies die hun toegewezen nieuwe werknemers ten minste acht keer ontmoetten binnen die eerste 90 dagen, de productiviteit van nieuwe werknemers met 96% te verhogen.
De belangrijkste conclusie is dat het systeem buddy het beste werkt wanneer de mentor-mentee relatie zich organisch kan ontwikkelen. Moedig mentoren aan om regelmatige check-ins te plannen, richtinggevende vragen te stellen en automatische trainingsherinneringen te sturen naar nieuwe werknemers. Samen creëren deze acties een waardevol gevoel van kameraadschap via het computerscherm.
Een gezonde dosis plezier maakt elke onboarding-ervaring van digitale werknemers onvergetelijk. Tussen interactief leren en virtuele cohortevenementen na sluitingstijd zijn er tal van manieren om uw digitale inwerkervaring te stimuleren en er tegelijkertijd voor te zorgen dat nieuwe werknemers de hulp en informatie krijgen die ze nodig hebben.
Laten we eerlijk zijn: de aandachtsspanne wordt korter.
Dit is waar interactief leren kan helpen om nieuwe medewerkers in een leeromgeving op afstand opnieuw te betrekken; quizzen, rollenspellen en live discussies kunnen de eentonigheid van trainingspresentaties doorbreken. Ze kunnen er ook voor zorgen dat nieuwe werknemers de nieuwe informatie goed opnemen en toepassen.
Virtuele cohort-sessies na sluitingstijd kunnen ook een gevoel van community kweken bij nieuwe werknemers - vooral als ze informeel zijn. Of het nu gaat om een snelle ijsbrekersessie in de ochtend voordat de opleiding begint of een happy hour op vrijdagmiddag, de mogelijkheden om echte menselijke banden te smeden in een externe werkomgeving zijn eindeloos.
🎉 Hier zijn 17 manieren om het inwerken van nieuwe werknemers leuk te maken
Naast het slagen van de preboardingfase, is het verzamelen van feedback van nieuwe werknemers en managers tijdens het digitale onboardingproces cruciaal voor succes.
Niet alleen zult u gegevens kunnen verzamelen over wat u goed doet, maar de inzichten die u krijgt, kunnen u helpen bij het aanpakken van gebieden die verbetering behoeven.
Voer aan het begin en einde van elke fase automatische enquêtes uit om de verwachtingen en ervaringen van alle betrokkenen bij het proces te peilen. Een andere suggestie is het plannen van wekelijkse vergaderingen met managers en buddy systeemmentoren om de voortgang van nieuwe aanwervingen te volgen. Hoe u ook besluit om deze gegevens te verzamelen, verzamel ze voortdurend tijdens het digitale onboardingproces van werknemers.
U hebt dus besloten de sprong te wagen en het onboardingproces van uw werknemers te digitaliseren. Wat gebeurt er daarna?
Maak de balans op van uw huidige onboardingproces en kijk wat u kunt integreren in de digitale versie. Als u het moeilijk vindt om voor te stellen wat u allemaal moet opnemen, gebruik dan onze handige checklist voor het inwerken van werknemers om beter te begrijpen welke taken u kunt digitaliseren.
Vergeet niet dat we met 'digitaliseren' niet noodzakelijkerwijs 'automatiseren' bedoelen. Hoewel sommige taken in het digitale onboardingproces voor werknemers kunnen worden geautomatiseerd - denk aan herinneringen, planning en feedbackonderzoeken - moeten echte mensen meer samenwerkingstaken uitvoeren.
De volledige checklist vind je hier:
Door specifieke taken te automatiseren, geeft u uzelf ook meer tijd en mentale energie om te besteden aan de mensen die er in dit alles het meest toe doen: de nieuwe werknemers.
In een bedrijf dat volledig op afstand werkt, is onboarding een van de grootste uitdagingen voor teams.
Het People Experience team van Storyblok beheerste deze uitdaging, in een tijd waarin efficiënte onboarding alles betekende.
Bekijk hier het gedetailleerde overzicht van hoe ze het deden:
➡️ Storyblok bespaart elke week meer dan 15 uur en tilt de inwerkervaring op afstand naar een hoger niveau.
Het goede nieuws is dat er digitale onboarding software bestaat om u hierbij te helpen. Maar het betere nieuws is dat wij bij Zavvy deze software aanbieden. De onboarding software van Zavvy maakt uw leven gemakkelijker door hulp te bieden bij elke fase van de digitale onboarding ervaring. Met onze digitale onboarding software kunt u:
Bij Zavvy begrijpen we de waarde die een naadloze digitale onboarding-ervaring kan creëren voor nieuwe werknemers. Daarom helpen we bedrijven met onze software bij het ontwikkelen van hun digitale onboarding-trajecten. Door u de kracht te geven, kunt u uw nieuwe werknemers de kracht geven en een extern personeelsbestand creëren waarbij iedereen zich verbonden en welkom voelt en elke dag graag komt werken.
➡️ Benieuwd hoe het werkt? Lees hier meer over onze onboarding experience software!
.png)
.png)
