Gids in 5 stappen voor effectieve competentieprofielen (+ tips voor implementatie)

Elke leider, manager, HR-professional en visionair is op jacht naar "het toptalent".

Maar de jacht is niet op eender welk talent. Het gaat om talent dat aansluit, dat resoneert, dat past. En daar ligt de uitdaging.

Daar komt competentieprofilering om de hoek kijken.

Competentieprofilering gaat niet alleen over het opsommen van vaardigheden of kwalificaties. Het gaat om het vastleggen van de essentie, de kern en het DNA van een rol en deze in kaart te brengen voor de individuele medewerker.

In dit artikel bespreken we:

• Wat is competentieprofilering.
• Wat zijn de stappen om vanaf nul te beginnen met competentieprofielen .
• Hoe u kunt profiteren van het invullen van competentieprofielen voor ons personeelsbestand.
• Hoe kan Zavvy je hierbij helpen?

🕵️‍♀️ Wat is competentieprofilering in HR?

Competentieprofilering wordt vaak verward met het in kaart brengen van competenties. 

Competenties in kaart brengen is bepalen welke competenties nodig zijn voor een rol. 

Aan de andere kant is competentieprofilering het bepalen over welke competenties iemand op dat moment beschikt. 

Een competentieprofiel is een diepgaand onderzoek naar de competenties van een persoon. Het identificeert de sterke punten en verbeterpunten van een werknemer door hun vaardigheden, kennis en gedrag in hun huidige rol te evalueren.

Laten we dit begrijpen aan de hand van een voorbeeld.

Organisatie ABC heeft competenties in kaart gebracht voor hun rol als webontwikkelaar. Het geeft hen een competentiemodel voor de rol met kerncompetenties en technische competenties, weergegeven in de eerste rij hieronder.

Verder hebben ze competentieprofielen gemaakt van alle webontwikkelaars ten opzichte van dit ideale competentieprofiel. Ze ontdekten op welk niveau ze zich momenteel bevinden.  

Competenties in kaart brengen stelt benchmarks vast. Competentieprofielen evalueren de werknemers op basis van deze benchmarks en stellen duidelijke verwachtingen op. 

Emma en Frank weten nu dat ze aan hun Angular JS-vaardigheden moeten werken. 

‼️ Een ander belangrijk punt is dat het opstellen van competentieprofielen geen eenmalige oefening is. 

Prioriteiten kunnen van tijd tot tijd veranderen.

Laten we het bovenstaande voorbeeld nog eens bekijken. Dezelfde organisatie stapt over op React JS om webapplicaties te bouwen en Angular JS-applicaties zullen langzaam overbodig worden. Dus hebben ze de competenties opnieuw in kaart gebracht en geprofileerd. De herziene competentieprofielen zien er als volgt uit:

React JS is nu een nieuw item in het profiel en werknemers beheersen de vaardigheid minimaal, maar voldoen niet aan de verwachtingen.

Organisatie ABC kan verdere training van medewerkers plannen op basis van deze herziene profielen voor een soepele overgang.

Door regelmatig competentieprofielen op te stellen, blijven organisaties op de hoogte van hun huidige vaardigheden en weten ze waar ze in moeten investeren.

✍️ 5 Stappen om als beginner te beginnen met competentieprofilering

Stel dat je net begint met het implementeren van een competentiemodel in je organisatie. In dat geval is de eerste stap het in kaart brengen van competenties. Deze stap is meer een vereiste. 

Zodra je de ideale competentiekaart hebt voor alle rollen, kun je beginnen met het profileringsproces.

➡️ Vraag je je af hoe je het in kaart brengen moet aanpakken? Vraag onze gratis sjabloon voor het in kaart brengen van competenties aan voor een kortere weg.

We interviewden Ilam Padmanabhan, een doorgewinterde leider en coach met 20 jaar ervaring in de Tech/Financiële dienstverleningssector, die de stappen deelde om competentieprofielen vanaf nul op te stellen.

Begin met de informatie die je hebt

Bekijk het profiel van de werknemer of andere relevante documenten in je bestaande HR-systemen om hun opleiding, ervaring en bestaande vaardigheden te beoordelen (bijvoorbeeld via hun cv). Dit is een goed uitgangspunt in plaats van met een lege pagina te beginnen.

Plan beoordelingen van harde vaardigheden (optioneel) 

Je kunt ook tests of simulaties uitvoeren om de harde vaardigheden en kennis van werknemers te evalueren.

Deze stap is optioneel omdat het misschien niet voor elke organisatie mogelijk is, en het hangt helemaal af van de schaal en de beschikbaarheid van middelen of platforms om deze tests uit te voeren. 

Verzamel (360) feedback

Deze stap vormt de kern van de competentieprofilering. 

We raden aan om uit meerdere bronnen feedback te verzamelen over de werkprestaties van werknemers ten opzichte van de verwachte vaardigheden. Denk hierbij aan de meningen van leidinggevenden, collega's, klanten en de zelfevaluaties van de werknemers.

Meerdere gezichtspunten zorgen voor een beter afgeronde evaluatie van de competenties van een werknemer.

Tip: 360 feedback is essentieel om de profielen up-to-date te houden. Een manier om ervoor te zorgen dat dit regelmatig gebeurt, is door deze feedback te koppelen aan functioneringsgesprekken. Bonus als je de beoordelingen koppelt aan competenties.

➡️ Leer hoe je een competentiegericht functioneringsgesprek voert en ontvang 15+ voorbeeldvragen. 

Plan een kalibratievergadering

Beoordelen op basis van competenties kan een nieuwe oefening zijn voor managers en werknemers.

Het is goed om een ijkbijeenkomst te houden waar alle beoordelaars samenkomen en bespreken op basis van welke parameters ze competenties hebben geëvalueerd. Dit zorgt voor een gestandaardiseerde aanpak van de evaluatie en voorkomt vooroordelen. 

Bespreek resultaten en volgende stappen met werknemers

De laatste stap is het houden van een beoordelingsgesprek met werknemers. Het doel van dit gesprek is om te bespreken waar een medewerker op dit moment staat en aan welke competenties hij of zij moet werken om succesvol te presteren. Managers kunnen verder gerichte ontwikkelingsplannen opstellen om werknemers te helpen deze competenties te verbeteren. 

🌟 Leer hoe je plannen voor competentieontwikkeling maakt voor een sterker personeelsbestand.

🏆 5 Voordelen van effectieve competentieprofilering

Het opstellen van competentieprofielen helpt op alle belangrijke gebieden van talentmanagement. Dit is hoe.

Efficiënte werving

Met competentieprofielen kun je betere aanwervingsbeslissingen nemen door te zien of een werknemer in het ideale profiel voor de functie past. Ten eerste worden de vereisten duidelijk vermeld in een functiebeschrijving met verwachte competenties. Verder kunnen competentiegerichte interviewvragen helpen evalueren of een kandidaat goed bij de functie past. 

Gerichte leer- en ontwikkelingsinitiatieven

Met een evaluatie in de hand over het niveau van medewerkers voor elke competentie, is het voor managers en Learning and Development (L&D) teams eenvoudig om specifieke competentiegerichte training aan medewerkers toe te wijzen.

Verbeterd prestatiebeheer

Competentieprofielen stellen duidelijke verwachtingen op voor zowel werknemers als managers. 

"Op geen enkel moment zou een medewerker zich moeten 'afvragen' wat er van hem of haar verwacht wordt en hij of zij zou ook niet verrast moeten worden tijdens de beoordelingsgesprekken," zegt Marla J. Albertie, een executive coach. ‍

Managers hebben ook een maatstaf waaraan ze medewerkers kunnen afmeten. 

Betere planning van opvolging

Het hebben van competentieprofielen van alle werknemers maakt het plannen van opvolging voor kritieke functies eenvoudiger.

Toen Amazon bijvoorbeeld een opvolgingsplanning maakte voor hun CEO, hielden ze bij welke vaardigheden het bedrijf nodig zou hebben in een toekomstige CEO. Na een verdere voorselectie op basis van deze vaardigheden werd Andy Jassy gekozen. 

Effectieve beloningen

Dit is een ander onderbenut voordeel waarbij organisaties zinvollere beloningen kunnen plannen op basis van competentieontwikkeling. 

Bijvoorbeeld, Swati Sinha, een HR-strateeg, deelt dat elke werknemer bij haar organisatie een checklist met gedragscompetenties en functionele competenties krijgt (gebaseerd op hun rol). Ze beloont werknemers voor het behalen van mijlpalen in hun leerproces en voor het ontwikkelen van deze cruciale competenties. 

➡️ Zavvy: Uw one-stop-shop voor alles wat met competentie te maken heeft

Met Zavvy kun je competenties integreren in alle topgebieden van talentmanagement. Idealiter ziet de implementatie van een competentiemodel er ongeveer zo uit:

1. Zoek alle relevante competenties voor uw organisatie uit.

2. Breng competenties in kaart voor alle rollen.

3. Plan competentiegerichte evaluaties voor je werknemers.

4. Voltooi competentieprofielen voor alle teams.

5. Competentiegericht leren plannen voor verdere groei en competentieontwikkeling van werknemers.

Laten we eens kijken hoe je elke stap met Zavvy kunt implementeren.

Afdelings- en bedrijfsbrede competenties definiëren

Zoek alle relevante competenties voor je organisatie uit:

• kern;
• Functioneel;
• technisch;
• ‍leiderschapscompetenties.

Dit is een grote taak, dus zorg ervoor dat je de hulp inroept van de belangrijkste belanghebbenden in je afdelingen en leiderschapsteam.

⚠️ Zit je vast op een zwarte pagina en maak je je zorgen over het schrijven van lange toelichtingen bij elke competentie? Met Zavvy AI kun je elke competentie definiëren met specifieke beschrijvingen voor elke rol en elk niveau. 

🗺️ Competenties in kaart brengen

Nu is het tijd om competenties aan afdelingen te koppelen.

Met Zavvy krijg je een verzameling competenties in de competentiedatabase om te beginnen met het in kaart brengen van de competenties. Je begint nooit met een lege pagina.

Een van onze experts begeleidt je door het hele proces van het in kaart brengen van competenties. Zo sta je er nooit alleen voor. 

Competentie-evaluaties 

De belangrijkste stap bij competentieprofilering is het uitvoeren van competentiebeoordelingen. 

Stap 1: Begin met het maken van een feedbackcyclus. Geef het een naam en voeg een beschrijving toe. 

Stap 2: Kies de beoordelaars uit de lijst: zelf, collega, naar boven en naar beneden. 

Stap 3: Bepaal de beoordelingsvragen.

Stap 4: Schakel het kleine selectievakje in dat het competentiemodel koppelt aan het beoordelingsformulier.

Bijvoorbeeld: "In hoeverre zou je zeggen dat je aan je rolverwachtingen voldoet?".

Een webontwikkelaar heeft bijvoorbeeld vijf competenties voor zijn rol: Angular JS, Github, Creativiteit, Teamwork en Communicatie.

Door vervolgens de optie te selecteren, kan deze vraag vijf keer gesteld worden. (Maar je hebt de vrijheid om te kiezen welke competenties je opneemt bij specifieke vragen)

• In welke mate voldoet u aan de rolverwachtingen per Angular JS competentie?
•  In welke mate voldoet u aan de rolverwachtingen per Github-competentie?
•  In welke mate denk je dat je voldoet aan de rolverwachtingen per Creativiteitscompetentie?
•  In welke mate denk je dat je voldoet aan de rolverwachtingen per competentie Teamwork?
•  In welke mate denk je dat je voldoet aan de rolverwachtingen per communicatiecompetentie?

Breng deze wijziging aan in alle beoordelingen: zelfbeoordeling, beoordeling door collega's, beoordeling naar boven en beoordeling naar beneden. 

Je kunt deze stappen overslaan door een Zavvy sjabloon te gebruiken .

Stap 5: Definieer anonimiteitsinstellingen.

Kunnen beoordelaars zien wie hun reacties kan bekijken?

Voeg ook een optie toe voor beoordelaars om meer details over de beoordeelde te zien, zoals groeiplannen. Deze context helpt hen beter te beoordelen.

Stap 6: Bepaal wanneer de beoordeling begint. Je kunt een specifieke datum toevoegen als het de eerste keer is dat je een profiel opstelt.

Stap 7: Definieer tijdlijnen voor het proces: peer-selectie, schrijfbeoordelingen en eindbeoordeling na de discussie.

Stap 8: Activeer de cyclus. U kunt aan de slag. 🎊

Competentieprofielen

Competentieprofielen worden automatisch gegenereerd aan het einde van elke feedbackcyclus. Je krijgt up-to-date profielen voor al je beoordelaars.

Er zijn geen extra klikken, instellingen of goedkeuringen nodig.

En het mooiste is dat je meer krijgt dan alleen individuele competentieprofielen. Je krijgt ook inzichten op teamniveau, afdelingsniveau of voor de hele organisatie. Het enige wat je hoeft te doen is spelen met de filters.

Competentiegericht leren

Tot slot biedt Zavvy ook een uitgebreid LXP waarmee je cursussen op maat kunt maken en toegang hebt tot meer dan 10000 cursussen, boeken, video's, evenementen en artikelen.

Uw medewerkers hebben dus alle middelen binnen handbereik om hun competentieprofiel te verbeteren.

📅 Boek nu een demo en implementeer competentieraamwerken in de hele levenscyclus van werknemers.

Veelgestelde vragen

Wat is het doel van een competentieprofiel? 

Een competentieprofiel is een gedetailleerd overzicht van de vaardigheden en persoonlijke eigenschappen die nodig zijn om een bepaalde rol uit te voeren. Door de competenties van een individu grondig te begrijpen, kunnen organisaties beter geïnformeerde beslissingen nemen over plaatsingen, promoties en training, wat leidt tot een betere afstemming tussen de capaciteiten van werknemers en de behoeften van de organisatie.

Wat is het verschil tussen functieprofiel en competentieprofiel?

Een functieprofiel beschrijft de specifieke verantwoordelijkheden, taken en plichten van een bepaalde functie. Het beschrijft wat er in een functie gedaan moet worden. Aan de andere kant beschrijft het competentieprofiel de vaardigheden, kennis en gedragingen waarover iemand moet beschikken om zijn job met succes uit te oefenen. Elke leider, manager, HR-professional en visionair is op jacht naar "het toptalent". Maar de jacht is niet op om het even welk talent. Het gaat om talent dat op één lijn zit, dat resoneert, dat past. En daar ligt de uitdaging.