Gestire le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti come Facebook (con una guida passo-passo)

Facebook è famoso per connettere persone in tutto il mondo e ha fondamentalmente inventato il "social network" come lo conosciamo oggi.

Nel corso del tempo, ha acquisito giganti come Instagram e WhatsApp, ha stravolto i social media tradizionali e si è adattata alle lingue regionali per espandere la propria presenza geografica.

Nessuna di queste crescite sarebbe stata possibile senza un team di persone motivate. Né senza un sistema di valutazione delle prestazioni accuratamente elaborato: 

• strutturato, 
• imparziale, 
• su misura per gli interessi individuali e aziendali.

Poiché gran parte della tecnologia proprietaria di Facebook si basa su un algoritmo di valutazione (i like e le impressioni decidono chi viene messo in primo piano nel feed!), è giusto aspettarsi che Facebook disponga di un sistema di valutazione delle prestazioni solido, basato su dati e valutazioni.

"Lanostra forza lavoro è di gran lunga la nostra risorsa più grande e abbiamo visto ripetutamente che l'impegno nei confronti delle persone rende le persone più impegnate nei confronti di Facebook". Sheryl Sandberg, ex amministratore delegato di Facebook.

Quindi, come fa Facebook a far sì che questo accada?

E come si possono implementare rapidamente i principali insegnamenti tratti da Facebook?

💬 Come si svolge la valutazione delle prestazioni su Facebook?

"La valutazione delle prestazioni è un processo concepito per riconoscere e apprezzare le persone che hanno svolto un ottimo lavoro. Ed è progettato per garantire che si riceva un feedback da tutte le persone con cui si lavora più regolarmente". Lori Goler, vicepresidente del reparto Persone di Facebook.

Per Facebook, i cicli di valutazione delle prestazioni sono il modo per valutare il valore di un dipendente per l'organizzazione e prendere decisioni su promozioni e aumenti di stipendio.

Le loro valutazioni delle prestazioni sono altamente strutturate e si basano su una ricca serie di dati quantitativi.

A differenza di molte aziende Fortune 500, Lori Goler non crede di potersi liberare delle valutazioni delle prestazioni .

In una discussione sulla Harvard Business Review, Lori rivela di aver condotto anche dei sondaggi con focus group per capire la posizione dei dipendenti sulle valutazioni formali delle prestazioni.

Circa l'87% dei dipendenti voleva mantenere il sistema di valutazione delle prestazioni!

🔄 Le recensioni a 360 gradi di Facebook 

Il ciclo di riepilogo delle prestazioni è un processo di due settimane che dà il via al processo di revisione sia per i manager che per i dipendenti.

I dipendenti sono innanzitutto incoraggiati a inviare un' autovalutazione approfondita. Le domande fondamentali che guidano la narrazione di fondo della valutazione sono le seguenti:

1. Qual è stato il vostro contributo quest'anno?
2. Come si può aumentare questo contributo?

Tutte le domande successive rientrano nell'ambito di questi temi generali.

Dopo l'autovalutazione, tutti i dipendenti devono nominare fino a cinque colleghi da inviare per una revisione. I colleghi devono essere persone che hanno lavorato a stretto contatto con loro su progetti nell'ultimo ciclo di valutazione.

Per saperne di più, si veda la sezione seguente.

Oltre alle valutazioni tra pari, c'è anche il feedback verso l'alto. Anche ai diretti collaboratori viene chiesto di dare un feedback sulle prestazioni del proprio capo.

Una volta ricevute le autovalutazioni e le valutazioni dei colleghi, i manager e i team leader si riuniscono e stabiliscono la valutazione delle prestazioni di ciascun dipendente negli ultimi sei mesi. La valutazione sarà determinante per le promozioni e per il licenziamento. 

È interessante notare che i cicli biennali di riepilogo delle prestazioni sono punti di controllo piuttosto che valutazioni investigative e rivelatrici.

Quindi, le informazioni comunicate dopo il ciclo di performance non dovrebbero sorprendere nessuno.

Se qualcosa sorprende, "qualcosa è andato terribilmente storto", ha sottolineato Lori Goler. 

Quindi i manager non tollerano prestazioni scadenti fino all'avvio formale di un ciclo di valutazione delle prestazioni.

Per quanto riguarda la fase di calibrazione, se ne parlerà più avanti.

👥 Valutazioni tra pari

"In Facebook, per attenuare i pregiudizi e fare le cose in modo sistematico, iniziamo a far scrivere le valutazioni ai colleghi.

Le condividono non solo con i manager ma anche, nella maggior parte dei casi, tra di loro, il che riflette i valori fondamentali dell'azienda di apertura e trasparenza". Lori Goler, responsabile delle persone di Facebook, Janelle Gale, responsabile dei Business Partner HR di Facebook, e Adam Grant, psicologo organizzativo, in HBR.

Per evitare la ridondanza, Facebook non consente ai dipendenti di avere più di cinque valutazioni tra pari.

I colleghi di Facebook si giudicano a vicenda in base a quattro fattori:

Giudizio

Questo fattore riguarda la capacità di prendere decisioni efficaci che hanno un impatto sul business. Può includere sia le vittorie che le sconfitte.

Esecuzione

Facebook crede davvero che l'esecuzione prevalga sulle "grandi idee generate". Questo fattore si concentra sul modo in cui i dipendenti eseguono i loro compiti: 

• coerenza; 
• qualità; 
• affidabilità.

Gestione del rischio

I dipendenti di Facebook che sono in grado di valutare i rischi, in particolare nei progetti con più parti in causa o nelle decisioni che comportano enormi compromessi, sono valutati in base a questo parametro. 

I dipendenti di Facebook sono tenuti a mostrare un certo grado di discernimento e ad aggirare efficacemente i potenziali rischi.

Apprendimento e sviluppo

Questo fattore valuta i dipendenti in base alla velocità con cui si aggiornano costantemente e aggiungono valore ai colleghi e all'azienda.

Il manager esamina attentamente ogni revisione da parte dei colleghi e dell'autovalutazione.

⚖️ Valutazione e calibrazione delle prestazioni

La calibrazione delle prestazioni è un processo di altre due settimane. 

Durante la calibrazione, i manager dei team che lavorano insieme si incontrano e discutono i risultati delle valutazioni dei colleghi e delle autovalutazioni. L'obiettivo è convalidare le informazioni raccolte durante il ciclo e stabilire la posizione di ciascuno.

"I manager si riuniscono e discutono i loro rapporti faccia a faccia, difendendo e sostenendo, discutendo e deliberando e incorporando il feedback dei colleghi.

L'obiettivo è ridurre al minimo l'effetto "valutatore idiosincratico", noto anche come opinione personale. Le persone non vengono ingiustamente punite quando i singoli manager sono dei severi valutatori o ingiustamente premiate quando sono dei facili valutatori". Lori Goler, responsabile delle persone di Facebook, Janelle Gale, responsabile HR Business Partners di Facebook, e Adam Grant, psicologo organizzativo, in HBR.

Al termine della calibrazione, i dipendenti ricevono un voto da sette livelli.

I livelli aiutano a distinguere i giocatori più importanti da quelli con prestazioni mediocri.

Ecco i sette livelli di valutazione, dal più alto al più basso. 

"Ridefinire"

Come suggerisce il nome, i dipendenti che rientrano in questa categoria ridefiniscono le aspettative non solo superandole, ma anche facendo cose che vanno ben oltre il loro ruolo. 

Meno del 5% dei dipendenti riceve questo grado. 

"Supera ampiamente le aspettative"

Circa il 10% dei dipendenti con un curriculum stellare riceve questa valutazione.

"Supera le aspettative" 

Si tratta di dipendenti che si collocano nel 35° percentile.

"Soddisfa tutte le aspettative" 

Si tratta di dipendenti che si collocano nel 35-40° percentile.

"Soddisfa la maggior parte delle aspettative"

Questa valutazione è considerata bassa e rende il futuro di una persona con Facebook incerto.

Soddisfare la maggior parte delle aspettative, ma non tutte, è un segno che i dipendenti devono riflettere e migliorare le loro prestazioni nei prossimi mesi.

"Soddisfa alcune aspettative" 

Questi voti sono scarsi. Sono una forte indicazione di dipendenti sul punto di essere licenziati.

"Non soddisfa" 

L'ultimo livello è raro, perché i dipendenti verrebbero licenziati o invitati a migliorare molto prima di raggiungere questo punto.

Una curva di valutazione mette in evidenza tutti i dipendenti su un grafico che mostra i massimi e i minimi e l'intero spettro di prestazioni che si trova nel mezzo.

Questo sistema di valutazione crea effettivamente una cultura delle alte prestazioni. Tutti i dipendenti vorrebbero far parte del 5% dei migliori.

💸 Compensazione 

Le valutazioni delle prestazioni e le valutazioni che ne derivano hanno un impatto diretto sulla retribuzione di base, sui bonus e sulle promozioni.

La retribuzione dei dipendenti viene abbinata alla loro valutazione in base a una formula predeterminata. 

"I manager non hanno alcuna discrezionalità nelle decisioni di retribuzione. È giusto: se si eccelle, il moltiplicatore del bonus aumenta in base a un'equazione predeterminata, non all'opinione di qualcuno. In questo modo i manager si concentrano su ciò che sono in grado di valutare con precisione e l'azienda può gestire le retribuzioni utilizzando le competenze in materia di retribuzione. 

È anche un enorme risparmio di tempo. Quando altre aziende eliminano le valutazioni delle prestazioni, passano comunque molte ore a rimuginare sulle decisioni in materia di retribuzione. 

Per noi, il tempo investito nelle valutazioni delle prestazioni è tempo risparmiato sui compensi". Lori Goler, responsabile delle persone di Facebook, Janelle Gale, responsabile HR Business Partners di Facebook, e Adam Grant, psicologo organizzativo, in HBR.

I manager discutono quindi la valutazione con i dipendenti in un incontro 1:1. 

Infine, i dipendenti ricevono una lettera di retribuzione con tutti i dettagli, compresi gli stipendi rivisti e i bonus.

Questo modo strutturato di condurre le valutazioni, di calibrarle e di fornire valutazioni trasparenti garantisce chiarezza e trasparenza. I bonus e gli aumenti sono il risultato di un'attenta deliberazione, quindi non ci sono "zone d'ombra".

La valutazione dura circa sei settimane, un'impresa lodevole per un organico di oltre 50.000 dipendenti in diverse aree geografiche.

🕝 Frequenza delle valutazioni delle prestazioni 

Facebook effettua la valutazione delle prestazioni con cadenza semestrale: una all'inizio dell'anno e una a metà, cioè a gennaio e a luglio.

Facebook ha mantenuto il ciclo biennale per garantire che i dipendenti ricevano aggiornamenti costanti sui loro contributi e che la trasparenza sia mantenuta per tutto il tempo.

"Lo facciamo due volte l'anno perché il business si muove molto velocemente e il nostro prodotto si muove molto velocemente e se si aspetta un anno intero, molte cose sono cambiate". Lori Goler ha sottolineato questo aspetto in un intervista del 2016 a Business Insider.

Tuttavia, Facebook sta passando da cicli biennali a un unico ciclo di revisione all'anno. 

"Questo cambiamento non riguarderà nessuno fino al 2022, ma stiamo condividendo la notizia in anticipo per dare a tutti lo spazio per prepararsi. Stiamo apportando questo cambiamento per riflettere meglio la direzione dell'azienda tenendo conto del lavoro a distanza e guidati dai nostri principi di equità, semplicità e costruzione a lungo termine". Tracy Clayton, portavoce di Facebook, citato da Business Insider.

👀 5 ragioni alla base dell'attuale sistema di valutazione delle prestazioni di Facebook

Il processo di valutazione delle prestazioni in Facebook è cambiato nel corso degli anni e si è adattato all'evoluzione delle sfide socio-economiche del mondo.

Facebook ha adottato un modello ibrido dopo la pandemia. 

Nonostante il mondo si sia fermato, hanno continuato il feedback a 360 gradi in tempo reale.

Avendo mantenuto i propri immobili, il 50% della forza lavoro lavorava dall'ufficio mentre il blocco iniziava a rilassarsi lentamente in alcune parti del mondo.

Tuttavia, per la maggior parte, la valutazione dei manager e gli incontri 1:1 per il feedback di persona sono continuati, ma ora si sono svolti virtualmente per la maggior parte dei dipendenti.

Inoltre, a partire dalla fine del 2022, si prevede che Facebook passerà da revisioni delle prestazioni biennali a revisioni annuali. Tuttavia, l'opportunità di essere promossi due volte all'anno per prestazioni eccezionali esiste ancora.

Quattro motivi per cui l'attuale sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti di Facebook funziona.

1. Miglioramento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata

L'opinione comune era che due revisioni in un anno fossero troppo stressanti per i dipendenti.

I manager cercavano di spingere al massimo i loro dipendenti con due revisioni in un anno, con conseguente burnout.

Riducendo la frequenza a una volta all'anno, gli interi team sarebbero molto più rilassati, il che porterebbe a un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

2. Orientamento a lungo termine

I vostri dipendenti potrebbero fissare obiettivi a lungo termine con un ciclo di valutazione delle prestazioni di 12 mesi.

Un ciclo di sei mesi consentirebbe di raggiungere solo obiettivi di crescita a breve termine.

3. Dipendenti con prestazioni insufficienti

Con un ciclo di valutazione delle prestazioni di 12 mesi, i dipendenti con prestazioni insufficienti avranno più tempo per correggere le proprie prestazioni e dimostrare il proprio valore.

Il sistema di valutazione sistematico fornirebbe a ciascun dipendente una visione olistica dei propri punti di forza e di debolezza e un piano di miglioramento attuabile.

4. Salvate la vostra larghezza di banda come manager

Due revisioni consumerebbero più di quattro settimane. Tuttavia, con un solo studio, potete risparmiare tempo e reindirizzare i vostri sforzi per aiutare l'organizzazione in altre aree.

5. Motivazione dei dipendenti

La maggior parte delle aziende tecnologiche oggi può aumentare la motivazione estrinseca dei propri dipendenti con vantaggi, pacchetti, bonus di rendimento e compensi interessanti.

Tuttavia, la motivazione intrinseca dei dipendenti non è ancora comunemente discussa dai responsabili delle prestazioni.

In Facebook, tutti i dipendenti hanno una motivazione sia intrinseca che estrinseca.

Qualcosa che è piuttosto difficile da decifrare.

Alcuni dei molti modi in cui Facebook riesce a migliorare la motivazione intrinseca dei suoi dipendenti sono: 

• Facendoli diventare parte integrante della roadmap dei prodotti e del percorso di crescita dell'azienda. 
• Instillare in loro un forte senso di responsabilità.

Una cultura olistica del feedback crea dei loop integrati che consentono ai dipendenti di ottenere regolarmente un quadro realistico delle proprie prestazioni e di intraprendere azioni adeguate per migliorarsi.

🌟 4 Principi alla base del sistema di valutazione delle prestazioni di Facebooks

Sebbene il sistema di misurazione delle prestazioni di Facebook sia strutturato e supportato da dati, è comunque radicato in solidi principi che costituiscono la spina dorsale della cultura aziendale.

Quattro principi costituiscono il fulcro del sistema di valutazione delle prestazioni di Facebook.

Trasparenza

La trasparenza crea un ambiente sano in azienda e aiuta i dipendenti a fidarsi gli uni degli altri. Eliminerete la politica e la tossicità e incoraggerete una cultura che celebra le critiche costruttive.

Il sistema di valutazione delle prestazioni a 360 gradi consente di capire come i colleghi si percepiscono reciprocamente.

Investire nei dipendenti

I dipendenti costituiscono la spina dorsale della vostra azienda.

È essenziale mantenere i dipendenti soddisfatti e motivati.

Investite nei dipendenti in modo olistico, retribuendoli adeguatamente e coinvolgendoli negli obiettivi a lungo termine dell'azienda.

Apprezzare i dipendenti

Le aziende devono apprezzare i dipendenti per il loro contributo.

Apprezzare le persone che volano alto crea un effetto a catena e una cultura aspirazionale ad alte prestazioni nell'azienda.

I comportamenti e le competenze giusti devono essere apprezzati e premiati, e un processo strutturato di valutazione delle prestazioni lo fa in modo efficace.

Ascoltare i dipendenti

Facebook conduce molti focus group e sondaggi tra i dipendenti, in linea con il suo DNA di social network.

Ottenere informazioni sui dipendenti aiuta la direzione ad avere il polso delle esigenze e delle emozioni dei dipendenti, soprattutto in un contesto di evoluzione dei tempi.

Hanno consultato i loro dipendenti per capire la loro percezione della valutazione. Inoltre, di recente, hanno ridotto la revisione biennale in seguito al feedback dei dipendenti. 

🗝️ La chiave del successo della valutazione delle performance di Facebook 

Ecco alcune best practice seguite da Facebook che hanno portato al suo successo:

• Facebook ha un sistema ibrido di valutazione delle prestazioni. In Facebook, i manager esaminano in egual misura le autovalutazioni e i feedback dei colleghi.
• Il software interno è fondamentale per tenere traccia dei feedback informali condivisi al di fuori dei cicli di revisione formali. Le revisioni sono trattate come punti di controllo, in modo che i dipendenti non siano mai sorpresi da qualcosa che viene sollevato durante la riunione di valutazione delle prestazioni.
• I manager si riuniscono e calibrano le valutazioni. Discutono le valutazioni delle prestazioni per eliminare i valori anomali. Una valutazione molto severa o indulgente spiccherebbe nel processo. Ogni decisione, di conseguenza, si basa su fattori imparziali e oggettivi basati su dati e su un consenso approfondito.
• Per gli aumenti di stipendio viene utilizzata una formula che consente di risparmiare la larghezza di banda del manager e di concentrarsi sulle valutazioni.
• Il processo di valutazione delle prestazioni distribuisce i dipendenti in sette fasce.

➡️ Come si può gestire un processo di valutazione delle prestazioni come quello di Facebook? 

Zavvy consente di gestire un processo di valutazione delle prestazioni come quello di Facebook.

Il processo è semplice. Ecco una spiegazione passo per passo.

1) Nominate il vostro ciclo e descrivetelo brevemente.

Scegliete un nome chiaro, in modo che tutti i vostri interlocutori ne comprendano lo scopo. 

Per replicare l'esempio di Facebook, potete chiamarlo "Ciclo annuale di riepilogo delle prestazioni".

2) Selezionare i tipi di feedback appropriati

È possibile scegliere:

• auto-revisione; 
• feedback verso il basso; 
• feedback verso l'alto; 
• feedback tra pari.

Quando si configura la raccolta di feedback dei peer, occorre definire il numero di peer che possono partecipare per ogni dipendente e le regole per la selezione dei peer. Facebook non consente più di 5 peer per dipendente.

Dovrebbe farlo il dipendente? O dovrebbe farlo il manager?

3) Creare domande per ogni tipo di feedback

Potete creare voi stessi tutte le domande o sceglierne alcune dai modelli disponibili. 

Aggiungere istruzioni per i recensori. È possibile aggiungere istruzioni su come fornire un feedback. 

Ad esempio, se si utilizzano scale di valutazione, è possibile spiegare la scala.

Per le peer review, ricordatevi di aggiungere domande incentrate su giudizio, esecuzione, gestione del rischio e apprendimento e sviluppo, proprio come fa Facebook.

4) Definire le impostazioni di anonimato

Chi deve vedere quale feedback?

Facebook promuove la trasparenza e incoraggia i colleghi a condividere le loro recensioni tra di loro, quindi è possibile disattivare la funzione "Condividi anonimamente".

5) Progettare l'esperienza del recensore

Cosa vorreste che vedessero i vostri recensori mentre scrivono e inviano il feedback? 

• I dipendenti potranno sapere chi vedrà le loro risposte?
• Dovrebbero vedere se le loro risposte sono anonime?

6) Abilitare la fase di calibrazione

La calibrazione è una parte essenziale del sistema di revisione di Facebook. Assicuratevi quindi di attivare la fase di calibrazione.

Una volta completata la fase di scrittura, i manager riceveranno una nomina per partecipare a una riunione di calibrazione. Potranno analizzare il cruscotto del team e identificare eventuali recensioni anomale. Potranno inoltre correggere eventuali anomalie prima della fase di condivisione e discussione. 

7) Selezionare i partecipanti al ciclo di revisione

Chi sarà sottoposto a verifica? Si possono selezionare reparti, team o dipendenti specifici.

È inoltre possibile scegliere tutti i membri dell'azienda con un solo clic. 

8) Definire la tempistica

Impostate le scadenze per tutte le fasi del ciclo di feedback che avete configurato. 

Ecco alcuni esempi di scadenze da considerare per un ciclo a 360:

• Per i dipendenti che presentano le loro autovalutazioni.
• Per i dipendenti che nominano i loro colleghi.
• Per i manager che inviano feedback al ribasso. 
• Per la revisione e la calibrazione dei risultati preliminari.
• Per condividere e discutere.

9) Il vostro feedback è pronto per essere pubblicato

Ricontrollare tutti i dettagli e attivare il ciclo.

Una volta avviato il nuovo ciclo di Performance Review, non resta che attendere i feedback!

Zavvyle caratteristiche bonus del film

Altre caratteristiche che distinguono Zavvy nella conduzione di valutazioni delle prestazioni standard del settore: 

• Modelli di sondaggio pronti all'uso progettati da scienziati dell'apprendimento qualificati. Le domande dei nostri sondaggi e i modelli di ciclo di feedback sono derivati dalle migliori pratiche HR di aziende come Microsoft e Google.

• Il costruttore di feedback a 360° è altamente personalizzabile e consente di creare processi di feedback e di valutazione delle prestazioni in base alle funzioni e ai casi d'uso.
• Le impostazioni avanzate di anonimato consentono di decidere cosa deve essere anonimo e cosa trasparente.
• La parte migliore? Il feedback iterativo è correlato ad altri casi d'uso, come i piani di crescita, la gestione degli obiettivi e i quadri di progressione della carriera. Inoltre, i vostri dipendenti possono creare automaticamente una nuova area di interesse su cui lavorare, derivata direttamente dal ciclo di feedback.

Combinando la tecnologia con la ricerca radicata nelle migliori pratiche di gestione delle persone, Zavvy è in grado di migliorare i risultati delle prestazioni nelle organizzazioni leader a livello mondiale. 

Prenotate una demo gratuita di 30 minuti per scoprire come creare il miglior sistema di valutazione delle prestazioni che aumenti la produttività della vostra organizzazione.