Les équipes ne se limitent pas à des tâches et à des délais. Ce sont des écosystèmes qui se nourrissent de rapports et de compréhension. Et pour les managers, les dirigeants ou toute autre personne qui dirige le navire, il est essentiel de connaître son équipage.
Mais les réunions ne sont pas la tasse de thé de tout le monde, surtout lorsqu'il s'agit de séances individuelles.
Alors, comment susciter des dialogues qui créent de la profondeur, de la perspicacité, de la réalité et des liens ? C'est l'art des questions de contrôle.
Pour ceux qui cherchent à transformer les réunions en creusets de connaissances, pour ceux qui veulent connaître leur équipe au-delà des feuilles de calcul, voici votre boîte à outils.
Les contrôles sont une excellente occasion pour vous d'obtenir des informations et d'entrer en contact avec vos employés.
Les discussions peuvent porter sur l'établissement de relations avec les collègues, le partage des mises à jour ou de l'avancement des projets, l'examen des buts et des objectifs, l'évaluation des performances des employés et l'offre d'un soutien en cas de besoin.
"Un manager a pour mission de lever les obstacles et d'aider les membres de l'équipe à réussir. Par conséquent, l'objectif principal d'un entretien individuel devrait être d'exposer ce qui fait obstacle, d'aider à trouver une solution et de s'assurer que les obstacles précédents ont été levés." Henry O'Loughlin chez Buildremote.
Préparer des questions de contrôle pour les réunions hebdomadaires peut être un excellent moyen d'évaluer les priorités et les échecs de l'équipe au cours de la semaine précédente et de définir les attentes pour la semaine suivante.
Lorsque vous organisez des réunions individuelles avec les membres de votre équipe, il est important de parler de leur charge de travail actuelle afin de pouvoir leur apporter votre soutien en cas de besoin.
Les questions à poser lors des réunions hebdomadaires peuvent être les suivantes :
Résumé de la semaine précédente :
Soutien ou ressources nécessaires de la part de l'équipe :
Projets ou tâches en cours pour la semaine en cours :
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Les questions de contrôle des relations peuvent être un excellent moyen de mieux comprendre vos employés. Cela leur permet de favoriser une communication transparente et ouverte sur leurs sentiments à l'égard de la direction et du lieu de travail.
Les questions de vérification des relations peuvent inclure les éléments suivants :
Solliciter le retour d'information des salariés :
Évaluer les plans de carrière des employés au sein de l'entreprise :
Vous pouvez profiter de vos entretiens avec vos subordonnés directs pour échanger des informations sur leurs performances et travailler ensemble à la réalisation de buts et d'objectifs spécifiques sur le lieu de travail. Il peut s'agir d'une excellente occasion d'organiser une réunion d'évaluation des performances au cours de laquelle vous discuterez des lacunes en matière de connaissances et des réalisations actuelles, ainsi que des clarifications concernant le rôle si nécessaire.
Les questions de contrôle des performances peuvent inclure les éléments suivants :
Réalisation d'une tâche ou d'un projet :
les performances globales de l'employé :
La santé mentale est une préoccupation majeure pour la plupart des employés, car elle peut affecter leurs performances au travail. En fait, selon une étude, 92 % des salariés sont confrontés à des problèmes de santé mentale qui ont un impact sur leur travail. 8 salariés sur 10 prennent en compte le soutien à la santé mentale lorsqu'ils choisissent leur employeur. Cela signifie que poser des questions relatives à la santé mentale lors de vos visites de contrôle est un excellent moyen de leur offrir le soutien dont ils ont besoin en matière de santé mentale.
Voici quelques questions à poser lors d'un bilan de santé mentale :
Certains entretiens ne doivent pas nécessairement être sérieux. Parfois, le fait de garder les choses légères au début peut être un excellent moyen de briser la glace et de faire en sorte que les employés se sentent à l'aise pour parler de leurs sentiments au travail.
Voici quelques questions amusantes pour briser la glace pendant les réunions :
Le défi des réunions virtuelles est de faire en sorte que votre équipe à distance écoute et se concentre. Vous devez donc faire en sorte qu'elles soient aussi attrayantes que les réunions en face à face. Pour ce faire, veillez à ce que le niveau d'engagement soit le même pour que vos employés se sentent à l'aise de partager leurs expériences lors des réunions de contrôle. Vous pouvez poser des questions amusantes pour briser la glace ou leur demander de rédiger des réponses écrites dont vous pourrez discuter pendant la réunion.
Voici quelques questions de contrôle que vous pouvez ajouter pour que les réunions virtuelles restent engageantes :
Lorsque les membres de votre équipe communiquent régulièrement, il est plus facile de déléguer ou de travailler ensemble sur une tâche. Il est également plus facile pour vous et vos collègues d'interagir et de tisser des liens autour du travail, ce qui peut favoriser la collaboration au sein de l'équipe.
Lors des réunions de contrôle, les managers peuvent profiter de cette occasion pour discuter des nouveaux objectifs et réfléchir à la manière de les atteindre ensemble.
Cela peut aider les employés à savoir quelles sont les priorités.
De plus, lorsque vous vous rencontrez régulièrement, vous pouvez suivre les progrès accomplis et les aider à s'orienter dans la bonne direction.
L'une des compétences que les managers doivent posséder est d'apprendre à identifier les défis potentiels qui affectent la qualité ou la productivité d'un projet sur lequel l'équipe travaille actuellement. Les check-ins avec les collègues permettent d'ouvrir la discussion sur les risques ou les défis potentiels liés à certaines tâches.
Les réunions de contrôle permettent aux employés de faire le point sur l'avancement de chaque projet et d'ouvrir la discussion à des fins d'évaluation. Les employés ont ainsi l'occasion de s'approprier leurs projets et d'accroître leur motivation à fournir les efforts nécessaires pour produire des résultats de bonne qualité.
Les réunions de contrôle sont essentielles pour favoriser la collaboration, la communication et l'alignement au sein de l'équipe. Cependant, il est difficile de faire en sorte que la réunion soit productive et que les employés y participent.
Voici des conseils pratiques pour vous aider à améliorer vos questions d'enregistrement.
Qu'il s'agisse de vérifier leurs performances, un projet ou une tâche, ou simplement de faire un point général, définir l'objet de la réunion au début de l'appel permet de fixer les attentes et d'éviter que la discussion ne dérape.
➡️Come vous rendre à vos entretiens individuels en étant bien préparé. Voici quelques modèles de réunions individuelles qui vous aideront à structurer et à organiser vos réunions.
C'est toujours une bonne idée de commencer par une simple question sur ce qu'ils ressentent afin d'entamer la conversation sur un plan personnel. Ensuite, demandez-lui s'il a besoin d'un soutien au travail afin d'établir une relation et de lui donner l'impression qu'on s'intéresse à lui.
N'oubliez pas de laisser l'employé diriger la conversation afin qu'il puisse discuter librement avec vous de tout problème éventuel.
"Pour maintenir l'intérêt des employés pour ces réunions, il est important de commencer la rencontre de manière décontractée et d'être ouvert à l'idée de partager des anecdotes personnelles ou d'utiliser des histoires pour montrer de l'empathie ou de la commisération. Restez ouvert et empathique aux situations qui peuvent survenir lors des entretiens de performance et écoutez activement." Jarir Mallah, spécialiste des ressources humaines et responsable du recrutement chez Ling App.
La meilleure façon d'encourager la participation est de poser des questions ouvertes qui peuvent ouvrir des discussions, des opinions, des idées ou des expériences.
Par exemple, au lieu de demander "Pensez-vous que ce plan est bon ?", demandez "Quels sont les avantages et les inconvénients de ce plan ?" ou "Qu'aimeriez-vous changer dans ce plan ?". Cela stimule la curiosité et l'esprit critique, et permet à vos employés de se sentir valorisés lorsqu'ils sont écoutés.
Lors de vos contrôles, veillez à prendre le temps de reconnaître et d'apprécier les petites et grandes victoires.
Exprimez votre gratitude aux membres de votre équipe pour avoir partagé leurs idées, célébrez leurs réalisations et reconnaissez leurs points forts. Cela vous permet d'encourager la participation et de faire en sorte que les employés prennent la parole pendant les réunions pour poser des questions et proposer des recommandations ou des suggestions.
Contrôlez en permanence l'efficacité de vos réunions de contrôle et apportez les modifications nécessaires à l'ordre du jour, à la fréquence, au format ou aux questions pour les rendre plus productives et plus efficaces. En prenant le pouls des préférences des employés, vous alignerez davantage vos réunions de contrôle sur vos objectifs.
Permettez aux membres de votre équipe d'indiquer comment les réunions de contrôle peuvent être améliorées. Vérifiez les schémas des réunions en tête-à-tête et mettez en œuvre les changements en fonction de leurs suggestions. Cette démarche peut contribuer à rendre vos réunions à la fois engageantes et efficaces.
Structurer des réunions de contrôle efficaces peut aider à établir de meilleures relations avec vos employés. La clé est de poser les bonnes questions de contrôle qui favorisent la cohérence et la responsabilisation, rendant ainsi vos réunions plus engageantes et dynamiques.
Zavvy peut vous aider à organiser des réunions productives :
Le logiciel de réunion individuelle de Zavvy, alimenté par l'IA, vous aide à transformer les réunions ennuyeuses et improductives en réunions de contrôle structurées, organisées et interactives qui peuvent aider à impliquer les membres de l'équipe et à stimuler la performance de l'entreprise.
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Qu'il s'agisse de réunions individuelles ou de réunions de groupe, les bonnes questions de contrôle dépendent de l'ordre du jour de la réunion. Les questions relatives aux relations et à la santé mentale sont idéalement utilisées lors des entretiens individuels, tandis que les questions relatives aux performances sont souvent utilisées lors des réunions de groupe. Les questions de contrôle amusantes peuvent également constituer un bon moyen de briser la glace lors des entretiens individuels ou des réunions de groupe.
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L'établissement d'un ordre du jour clair peut aider à rendre vos réunions de contrôle productives et engageantes. Il est important de commencer la réunion par des questions décontractées et de laisser la place au partage d'anecdotes personnelles. Faites également preuve d'empathie à l'égard des idées supplémentaires qu'ils pourraient partager. En fin de compte, l'essentiel est d'écouter activement pour mieux comprendre les préoccupations des employés.
Il est essentiel d'évaluer les objectifs de carrière de vos employés afin de leur apporter le soutien nécessaire. Vos questions devraient :
Poser les questions appropriées lors d'un entretien de développement peut vous aider à évaluer le niveau de connaissances et de compétences de votre employé afin d'identifier les possibilités de leadership à l'avenir.
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