Réunions en tête-à-tête : Guide pour les managers (avec des exemples concrets et un modèle gratuit)

Le travail des cadres est dix fois plus difficile qu'avant la pandémie.

Que se passe-t-il lorsque les managers ou les dirigeants ne tiennent pas leurs promesses ?

➡️ La production de l'équipe diminue, ce qui affecte les objectifs de l'organisation et l'évaluation des managers.

Ce guide, qui s'appuie sur des données, a été créé à partir des réflexions d'experts en ressources humaines et de dirigeants expérimentés, de managers ou de toute personne à la tête d'une équipe.

• ce que sont les entretiens individuels,
• pourquoi ils sont importants,
• et la manière de les mener. 

Les professionnels des ressources humaines et des opérations peuvent utiliser ce blog comme un manuel à partager avec les managers de leur organisation.

👥 Qu'est-ce qu'un entretien individuel?

Un entretien individuel (également appelé entretien en tête-à-tête, 1 contre 1 ou 1:1) est une rencontre entre un employé et son supérieur hiérarchique. Il sert à comprendre les préoccupations de chacun, à résoudre les problèmes et à partager les informations.

Cette réunion est également l'occasion de se faire une idée de la vie des membres de l'équipe en dehors du travail. En outre, les employés peuvent profiter de cette réunion pour discuter de leur évolution de carrière. 

Depuis la pandémie, le nombre de réunions individuelles a augmenté de 500 %, ce qui signifie que les employés en ont plus que jamais besoin. 

❗️ Pourquoi les rencontres individuelles sont-elles importantes ?

Mark Zuckerberg et les fondateurs d'entreprises comme Airbnb et Shopify ont une valeur nette de plusieurs milliards.  

Savez-vous ce que ces entrepreneurs prospères ont en commun ?

Un livre qui a massivement influencé leur style de gestion: "High Output Management" d'Andy Grove.

"Quatre-vingt-dix minutes de votre temps peuvent améliorer la qualité du travail de votre subordonné pendant deux semaines, ou pendant plus de quatre-vingts heures, et améliorer votre compréhension de ce qu'il fait. Andy Grove dans High Output Management.

Grove a été PDG et président d'Intel. Il était un fervent partisan des réunions individuelles, qu'il jugeait essentielles pour augmenter le rendement des employés tout en leur donnant le sentiment d'être appréciés. 

Voici cinq raisons pour lesquelles les entretiens individuels sont importants :

1. Améliore l'engagement des employés
2. Aide à la rétention
3. Améliore le processus de retour d'information
4. Favorise l'innovation et augmente le rendement de l'équipe 
5. Renforcement des relations professionnelles

Améliore l'engagement des employés

La plupart des cadres doivent participer à des réunions avec différentes parties prenantes - clients, cadres supérieurs ou équipes de projet internes. Les employés se sentent respectés lorsqu'ils prennent le temps, malgré leur emploi du temps chargé, d'avoir des entretiens individuels.

Selon une étude Gallup, les employés qui rencontrent régulièrement leurs supérieurs sont presque trois fois plus susceptibles d'être engagés dans leur travail que les employés qui ne le font pas.

En outre, les personnes occupant des postes de direction comprennent mieux les objectifs et la vision d'une organisation. Au cours de la réunion, ils peuvent expliquer aux employés pourquoi et comment leur travail (aussi insignifiant qu'il puisse paraître) joue un rôle essentiel dans la réussite de l'entreprise. L'engagement au travail augmente lorsque les gens trouvent que leur travail a un sens.

Aide à la rétention

Les managers jouent un rôle crucial dans l'instauration d'une bonne culture d'entreprise. Un entretien individuel leur permet de comprendre les problèmes des employés et de proposer une solution.

Par exemple, un employé très performant peut se sentir bloqué dans sa carrière et ne pas voir d'évolution au sein de votre entreprise. Le fait de planifier un appel avec le responsable pour discuter de ses préoccupations le met mal à l'aise. De plus, votre organisation ne dispose d'aucun système pour résoudre ce type de problème.

Enfin, le salarié accepte une offre d'une entreprise concurrente. 

Cela vous rappelle quelque chose ?

Un entretien individuel programmé peut venir à la rescousse d'un manager dans de tels cas. Il vous permet, en tant que manager, de répondre aux appréhensions de vos coéquipiers et pourrait les inciter à rester.

Les recherches menées par Hypercontext vont dans le même sens : les managers qui disposaient de 1:1 avaient 1,5 fois plus de chances de conserver l'ensemble de leur équipe que ceux qui n'en disposaient pas. 

Améliore le processus de retour d'information

Dans de nombreuses organisations, les employés ne reçoivent un retour d'information qu'à la fin du cycle d'évaluation.

Quel est le problème ?

Un employé peu performant ne saura que son travail n'était pas à la hauteur qu'à la fin du processus d'évaluation. 

Résultat ?

Travail et résultats inférieurs aux normes. 

Des entretiens individuels réguliers peuvent briser ce cycle et permettre à un manager de partager fréquemment son retour d'information, ce qui accélère la prise de décision et améliore l'efficacité. Les employés sont ouverts au retour d'information lors de ces sessions car ils ne risquent pas d'être ridiculisés par d'autres employés.

Favorise l'innovation et augmente le rendement de l'équipe 

De nombreux employés hésitent à poser des questions ou à partager leurs opinions lors d'une réunion de groupe. Et lorsque la plupart des membres de l'équipe travaillent à distance, cela devient encore plus compliqué ; il est beaucoup plus facile de suggérer des idées à un collègue ou à un responsable assis dans la cabine voisine.

Au cours d'un entretien individuel, les managers peuvent demander aux employés de discuter des défis qui entravent les résultats de l'équipe. Les gens se sentent plus à l'aise pour partager leurs idées car ils ne craignent pas les jugements de leurs collègues. 

De plus, lorsque vous partagez régulièrement un retour d'information spécifique et que vous proposez des mesures concrètes pour améliorer les performances, la productivité des employés augmente. 

Renforcement des relations professionnelles

Connaître le travail quotidien de chaque membre d'un projet peut s'avérer difficile pour le responsable d'une grande équipe. Les réunions individuelles leur permettent d'accorder une attention particulière à un membre du projet et de comprendre les obstacles éventuels.

L'employé se sent plus à l'aise pour aborder des questions telles que.. :

• Politique de bureau 
• Manque de soutien de la part des personnes âgées
• Lacunes dans les connaissances
  

Le directeur peut alors faire des suggestions ou aborder directement ces questions. 

La réunion permet également aux employés et aux managers de discuter de leur vie en dehors du travail. Cela renforce vos liens professionnels car vous vous associez mieux à une autre personne. Cela vous permet de comprendre les problèmes de vie d'un employé et la manière dont ils affectent ses performances. 

💬 S ujets à aborder lors d'un entretien individuel

Il est fréquent de voir des personnes enthousiastes à l'idée de participer à des réunions individuelles, mais qui finissent par perdre l'envie d'y assister. En tant que manager, votre plus grand défi est de faire en sorte que ces sessions restent passionnantes pour les employés.

Si le fait d'être flexible sur les sujets des réunions permet une libre circulation des idées,Julie Zhuo, auteur de The Making of a Manager et ancienne vice-présidente de la conception chez Facebook, affirme que la préparation est la clé d'un entretien individuel de qualité.

"Les entretiens individuels doivent être axés sur votre rapport et sur ce qui pourrait l'aider à mieux réussir, et non sur vous et sur ce dont vous avez besoin. Si vous souhaitez obtenir une mise à jour de votre situation, utilisez un autre canal. Les rares moments en tête-à-tête sont mieux utilisés pour les sujets qui sont plus difficiles à aborder dans un groupe ou par courrier électronique. Julie Zhuo.

Elle suggère que les réunions en tête-à-tête se concentrent sur ces quatre piliers de manière générale : 

• Calibrer ce que l'on entend par "génial".
• Discuter des priorités absolues
• Réfléchir à l'évolution de la situation
• Partager le retour d'expérience

L'ordre du jour et les questions de l'entretien individuel sont abordés dans les sections suivantes. 

⚙️ Comment mener des réunions 1:1 avec vos collaborateurs (+ conseils pratiques) ?

1. 📅 Établir un calendrier
2. 🗒️ Créer un ordre du jour de réunion
3. 💺 Faire en sorte que l'employé se sente à l'aise
4. 👂 Écouter plus que parler
5. ❓ Poser des questions pertinentes
6. 🔄 Partager et demander un retour d'information

1. 📅 Établir un calendrier

"Des entretiens individuels réguliers vous permettent de savoir ce que font vos subordonnés directs, ce qu'ils réussissent ou ce qu'ils ne réussissent pas, et ce qu'ils attendent de vous", déclare Marla Cormier, présidente du conseil d'administration de la Banque européenne d'investissement. Marla CormierMarla Cormier, une professionnelle de la recherche et du développement ayant plus de vingt ans d'expérience et fondatrice de la société Emerging Leader Training.

Mais comment se montrer cohérent lorsque des centaines de choses réclament votre attention ?

Demandez à l'employé de planifier une réunion récurrente. 

Le fait de voir une invitation en tête-à-tête dans votre calendrier vous incitera à la traiter comme toute autre réunion importante. Un calendrier vous permettra également de planifier vos autres engagements.

Vous pouvez demander à l'employé de planifier la réunion périodique, mais c'est au manager qu'il incombe de le faire :

• Planifier le premier entretien individuel
• Favoriser une culture de réunions régulières
• Augmenter ou diminuer la fréquence des réunions en fonction des besoins de l'employé

À quelle fréquence un manager doit-il organiser des entretiens individuels ?

La plupart des dirigeants expérimentés suggèrent un tête-à-tête hebdomadaire avec leurs subordonnés directs, mais la fréquence des réunions doit être fonction des besoins.

Selon M. Cormier, "la fréquence de ces réunions dépend de la structure de votre équipe et du travail que vous effect uez. Dans certains cas, des réunions hebdomadaires sont plus judicieuses, tandis que dans d'autres, des réunions mensuelles sont plus raisonnables".

Commencer par des réunions hebdomadaires

Lors du premier entretien individuel, identifiez les domaines dans lesquels l'employé a besoin d'aide. Ensuite, décidez de la fréquence des réunions pour répondre à ces besoins. 

"J'ai découvert qu'il était utile de commencer par une fréquence plus élevée au début, par exemple un appel hebdomadaire. Vous pouvez modifier le rythme pour le rendre bihebdomadaire ou mensuel au fur et à mesure que les employés se familiarisent avec leur nouveau rôle, leur nouvelle équipe, leur nouveau projet et leurs nouvelles parties prenantes", explique Gerrid SmithChief Marketing Officer chez Joy Organics.

Mais quel que soit votre emploi du temps, organisez des réunions individuelles avec vos employés au moins une fois par mois pendant 30 à 60 minutes. Vous pouvez organiser ces réunions dans votre bureau, dans un restaurant ou virtuellement si votre équipe travaille à distance.

2. 🗒️ Créer un ordre du jour de réunion

Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur un calendrier, il est temps de faire quelques préparatifs. 

Un agenda personnalisé vous permettra de rester sur la bonne voie et de vous assurer que les participants obtiennent ce dont ils ont besoin lors de la discussion - qu'il s'agisse d'un retour d'information sur les performances ou d'une solution à leurs problèmes.  

Qui est chargé de définir l'ordre du jour d'un entretien individuel ?

Les employés sont les premiers responsables de l'élaboration de l'ordre du jour, car la réunion est censée résoudre leurs problèmes. Toutefois, cela ne signifie pas que vous ne devez pas avoir votre mot à dire dans le choix du thème de la réunion. ‍

Gérer un document partagé 

Les deux parties peuvent conserver un document partagé dans lequel elles peuvent ajouter les points de discussion. 

Par exemple, M. Smith laisse ses subordonnés directs établir l'ordre du jour parce qu'il estime que "la réunion est pour eux". Mais il tient également un carnet de notes OneNote partagé pour chaque participant à la réunion et attend d'eux qu'ils le fassent : 

1. Classer la satisfaction au travail (sur une échelle de 1 à 5)
2. Classer la charge de travail actuelle (1-5)
3. Partager les trois principales priorités de travail : Il demande aux employés s'il y a des obstacles potentiels et s'il peut les aider à les surmonter.
4. Open spot : Pour discuter de sujets divers. 
   

Que faut-il mettre à l'ordre du jour d'un entretien individuel ?

Voici quelques points que vous pouvez aborder dans l'ordre du jour d'un entretien individuel :

• Durée de la réunion
• Objectif
• Questions
• Défis ou préoccupations sur le lieu de travail
• Progression des objectifs
• Nouvelles idées/rétroaction

Ajouter des questions individuelles pertinentes

Selon M. Cormier, le fait de poser des questions à l'avance permet de s'assurer que même l'employé le plus timide se présentera prêt à partager son expérience. 

Elle conseille d'ajouter des questions qui permettent aux employés de faire part de leurs sentiments :

• Charge de travail
• Défis sur le lieu de travail
• Succès ou victoires
• Nouvelles idées ou opinions 
  

Cela rendra la réunion utile pour les deux parties.

Nimisha Kunnath Chatterjee, une professionnelle expérimentée des ressources humaines, estime que les entretiens individuels sont tout aussi essentiels pour les managers. Selon elle, ces derniers peuvent structurer l'ordre du jour en posant des questions ouvertes :

• Qu'est-ce qui vous préoccupe cette semaine ?
• Avez-vous été heureux la semaine dernière ?
• Quelle a été votre productivité la semaine dernière ?
• Quel est votre retour d'expérience ?
  

Vous en apprendrez plus sur les questions de la réunion dans les sections suivantes.

💺 3. Faire en sorte que l'employé se sente à l'aise

Les entretiens individuels ne doivent pas être intimidants et ils sont l'occasion d'établir des relations avec les membres de votre équipe. Ne précipitez pas la réunion et ne vous concentrez pas uniquement sur les commentaires négatifs. 

Commencer la réunion sur une note positive

Commencez chaque réunion en partageant une victoire ou en posant des questions ouvertes sur la vie de l'employé en dehors du travail. Créez un environnement dans lequel les employés se sentent à l'aise pour partager leurs opinions sans craindre d'être jugés ou de subir des représailles.

"Utilisez des brise-glace pour amener les employés à parler de leur vie en dehors du travail.
‍
Cela vous permettra de mieux les comprendre en tant que personne et contribuera à créer un lien plus fort entre vous et vos employés." Gergo VariPDG de Lensa.

Quelles sont les bonnes questions à poser en tête-à-tête pour commencer la réunion ?

• Comment se passent les choses au bureau et à la maison ?

Remarque: le simple fait de demander "Comment allez-vous ?" peut susciter des réponses vagues telles que "Bien", "Très bien", qui peuvent ou non aider à poursuivre la conversation.

• Je me souviens que vous m'aviez fait part de votre passion pour [le hobby du salarié]. Avez-vous eu le temps de vous y adonner dernièrement ? 
• Si la réunion a lieu pendant une période de vacances : Comment prévoyez-vous d'occuper votre temps libre pendant [la période de vacances] ? Vous prévoyez de rendre visite à vos parents cette fois-ci ?
• S'ils reviennent d'un voyage en famille ou de vacances : Comment était [Nom du lieu] ? Vos enfants ont-ils aimé ?
  

Une fois que vous avez passé les premiers moments à échanger des informations sur votre vie, vous pouvez vous plonger lentement dans le programme principal de la session.

Note: Intéressez-vous réellement à la vie de vos subordonnés directs. Être superficiel ou poser des questions comme s'il s'agissait d'une tâche à accomplir est une perte de temps. 

👂 4. Écouter pour résoudre des problèmes 

"L'écoute est une capacité essentielle que les managers doivent acquérir. Prêtez attention à ce qui est dit et à la réponse que vous recevez", déclare Jamie OpalchukPDG et fondateur de HostPapa.

"N'oubliez pas que vous n'écoutez pas seulement pour être poli, mais aussi pour vous assurer que votre collaborateur direct reçoit le meilleur soutien possible.

L'écoute efficace en action

Voici une petite étude de cas qui montre comment une écoute efficace pendant les entretiens individuels peut aider les managers. 

Roselin Minj, chef de programme à l'Institut des ressources mondiales, raconte comment un de ses subordonnés directs s'est ouvert à elle lors d'un entretien hebdomadaire.

Minj dit de cette employée qu'elle est "très intelligente et qu'elle a souvent les yeux brillants". Pourtant, la coéquipière ne trouvait pas son travail utile, car elle se contentait de faire des PPT. "Ce n'est pas ce que je pensais faire lorsque j'ai voulu travailler dans le domaine de l'impact social", a-t-elle déclaré à Minj.

Le responsable du programme a répondu à la préoccupation de l'employée en faisant preuve d'empathie et en expliquant comment son travail jouait un rôle plus important.

Si ces questions ne sont pas abordées, le rendement des employés diminue ou les gens commencent à chercher un emploi où ils "pensent" avoir un impact. 

❓ 5. Poser des questions et discuter des points clés

S'il est essentiel de mettre l'employé à l'aise et de l'écouter, les managers doivent être en mesure de poser des questions qui feront parler leurs employés.

"S'il n'appartient pas au manager de fixer l'ordre du jour ou de parler, il doit essayer de faire ressortir les points essentiels de l'employé.

Plus l'employé est introverti, plus cela devient important. Si vous dirigez des ingénieurs, il est important de maîtriser la capacité à faire émerger les problèmes. Ben Horowitz.

Poser des questions ouvertes 

Au cours de l'entretien, posez des questions qui ne se limitent pas à une réponse par oui ou par non. Cela vous aidera à mieux comprendre le point de vue de l'employé et l'amènera à réfléchir à ce qu'il attend de son parcours professionnel. La clarté est bénéfique pour les deux parties à long terme.

Les bonnes questions conduisent à de meilleures solutions

Gergo Vari suggère aux managers de demander à chaque employé de donner son avis sur un sujet.‍

"Cela leur donnera l'occasion de s'exprimer et de suggérer des solutions potentielles", ajoute-t-il.

Par exemple, Vari a eu un jour un vendeur extrêmement timide qui était très silencieux en tête-à-tête. Lors de la réunion suivante, il a demandé aux employés de partager leurs opinions sur un sujet. 

Devinez ce qui s'est passé ? 

Le vendeur timide a suggéré quelque chose de tellement étonnant que le taux de satisfaction de la clientèle de l'entreprise de Vari s'en est trouvé complètement amélioré .

Si vous avez fixé des objectifs à chaque membre de l'équipe, il est essentiel de vérifier de temps à autre comment ils se débrouillent. Si l'un d'entre eux prend du retard ou éprouve des difficultés à accomplir une tâche, il est préférable de régler le problème avant qu'il ne se répercute sur l'ensemble de l'équipe.

Quelles sont les bonnes questions à poser aux salariés lors des entretiens individuels ?

Selon Ben Horowitz, investisseur en capital-risque et auteur du best-seller The Hard Thing About Hard Things, ces questions sont les suivantes questions efficaces en tête-à-tête:

• Si nous pouvions nous améliorer d'une manière ou d'une autre, comment le ferions-nous ?
• Quel est le problème numéro 1 de notre organisation ? Pourquoi ?
• Qu'est-ce qui n'est pas amusant dans le fait de travailler ici ?
• Qui donne vraiment le ton dans l'entreprise ? Qui admirez-vous ?
• Si vous étiez à ma place, quels changements apporteriez-vous ?
• Qu'est-ce qui ne vous plaît pas dans le produit ?
• Quelle est la plus grande opportunité que nous manquons ?
• Que ne faisons-nous pas alors que nous devrions le faire ?
• Êtes-vous heureux de travailler ici ?
  

Noelle Pittock, directrice des opérations d'intégration chez Remote, déclare que les questions individuelles suivantes sont ses préférées :

• Quelle est la chose que vous avez faite récemment et qui vous a surpris ? Qu'avez-vous appris de ce moment ?
• Quelle est la chose la plus effrayante ou la plus nerveuse à laquelle vous êtes confronté au cours de la semaine à venir ? Décortiquons-le et prenons de l'avance dès maintenant !
• Qu'est-ce qui est devenu clair (ou plus clair) pour vous cette semaine dans votre rôle et, à l'opposé, qu'est-ce qui reste le plus confus ?
• Vous arrive-t-il de vous sentir nerveux à l'idée de me parler de certaines choses ? Comment puis-je créer un environnement qui vous permette de vous sentir prêt à partager avec moi ? À quoi cela ressemble-t-il pour nous ?

🔄 6. Partager et demander un retour d'information

"Incluez le retour d'information dans chaque conversation. Veillez à ce que la reconnaissance fasse partie de la conversation, en soulignant les comportements spécifiques du rapport et leur impact sur les clients, l'équipe ou les objectifs de votre service", ajoute M. Cormier.

Discutez des points à améliorer et réfléchissez à des solutions de rechange pour toute tâche qui ne s'est pas déroulée comme prévu. Mais la chaîne du retour d'information doit toujours être bidirectionnelle. Faites part de vos observations aux employés et demandez-leur leur avis sur les processus, les systèmes et les projets. 

Cela vous donne une idée des domaines dans lesquels vous avez tous deux besoin d'une meilleure coopération ou si l'un d'entre vous ne fait pas assez d'efforts à un endroit ou à un autre. Gardez cette partie pour la fin afin de conclure la réunion par une mesure réalisable.

Soyez transparent au cours de l'entretien en partageant toute information susceptible d'aider votre employé à mieux faire son travail (comme les nouvelles politiques/procédures au travail). Cela lui permettra de mieux comprendre vos décisions et d'améliorer ses performances. 

❌ Erreurs courantes à éviter lors des entretiens individuels

Les entretiens individuels font partie de la panoplie de base du manager. Mais ils peuvent être une perte de temps et une source de stress si vous ne les abordez pas de la bonne manière.

Voici les erreurs les plus courantes commises par les managers lors des entretiens individuels :

Report ou annulation fréquents

Un entretien individuel est l'occasion de montrer aux employés que vous vous souciez d'eux. 

Si vous reportez fréquemment la réunion ou, pire, si vous l'annulez, vos employés auront l'impression du contraire. N'annulez la session que si vous êtes en vacances ou occupé par un autre travail urgent non planifié au bureau.

Ne pas avoir d'objectif ou d'agenda clair

Il est essentiel d'avoir un objectif clair avant de commencer une réunion. Si vous ne savez pas pourquoi vous rencontrez quelqu'un, vous risquez de vous sentir improductif et gêné. 

Supposons que vous ayez plusieurs entretiens individuels au cours de la journée avec différentes personnes. Dans ce cas, il est facile de ne plus savoir de quoi on parle et comment cela se rattache à d'autres conversations sans structure ni ordre du jour.

Absence de suivi

N'attendez pas la réunion suivante pour assurer le suivi des tâches essentielles discutées au cours de la session. Cela n'a peut-être pas beaucoup d'importance si vous avez des réunions hebdomadaires, mais ce serait un problème si vous avez des réunions mensuelles en tête-à-tête. 

Cela vous permet de réaffirmer ce qui a été discuté au cours de la réunion et de vous assurer que les deux parties comprennent clairement ce qui doit se passer ensuite.

Faire preuve de trop d'autorité

Bien qu'il soit important de donner un retour d'information positif et de formuler des critiques constructives, les réunions ne sont pas censées être des séances de dictature. Écoutez avec empathie les opinions de vos employés et proposez des solutions multiples dans la mesure du possible. Le respect de ces pratiques met les participants à l'aise. 

Ne pas prendre de notes

"Il peut se passer beaucoup de choses entre les réunions 1:1, alors prenez des notes pour documenter la conversation. Vous pourrez ainsi les relire avant la prochaine réunion et assurer le suivi des objectifs ou des demandes. Prendre des notes montre également que vous êtes à l'écoute et que ce que les employés partagent est suffisamment important pour être consigné par écrit", ajoute M. Cormier.

Maintenir le caractère strictement professionnel de la réunion

Bien qu'il soit important de rester respectueux pendant la réunion, le fait de partager vos apprentissages et vos expériences peut permettre à l'employé de se sentir plus proche. 

Marc StittMarc Stitt, Chief Marketing Officer (CMO) de FMXaffirme qu'il peut être bénéfique de partager des anecdotes lors d'un entretien individuel.

"En partageant votre expérience personnelle, vous pouvez fournir des conseils et un soutien à l'individu afin de l'aider plus efficacement.

En devenant plus personnel avec vos collaborateurs directs, vous les encouragerez à s'ouvrir et à partager les problèmes qu'ils rencontrent et qu'ils ne savent pas comment résoudre".

📩 Modèle d'e-mail pour votre premier entretien individuel avec un employé

—----------------------------------------------------------------

Sujet: Première réunion en tête-à-tête

Bonjour [nom de l'employé], 

Je suis heureux de vous compter parmi les membres de mon équipe et j'ai hâte de connaître les objectifs de carrière et les aspirations de tous les membres du projet. 

Dans le cadre de ce processus, j'organise régulièrement des réunions individuelles avec tous mes subordonnés directs, et voici l'invitation pour notre première réunion. Nous déciderons de la fréquence des réunions après avoir déterminé les domaines sur lesquels il faut se concentrer. 

Pour vous donner plus de contexte, voici ce que je pense des réunions en tête-à-tête et ce que j'en fais :

Vous êtes au centre de la session : La réunion est prévue pour comprendre vos préoccupations, vos aspirations professionnelles ou tout ce qui entrave vos performances. Je ne la traiterai pas comme une réunion de mise à jour.

L'ordre du jour : Vous êtes le premier responsable de l'élaboration de l'ordre du jour de la réunion, car je veux me concentrer sur la résolution de vos problèmes. Nous tiendrons à jour un document d'ordre du jour commun dans lequel j'ajouterai à l'avance les sujets que j'aborderai au cours de la réunion.

Le document commun comprendra le thème/objectif principal de la réunion, les questions et les problèmes que nous devons aborder. 

Le retour d'information : Je vous ferai part de mes commentaires après avoir défini les normes de performance et j'attends de vous que vous me corrigiez si je me trompe. L'objectif est de vous aider à mieux faire votre travail.

Nous nous connecterons pendant une heure pour le premier entretien individuel, puis nous déciderons de la fréquence et de la durée des entretiens suivants. 

Veuillez fixer la date de la réunion au cours de la semaine prochaine. Voici l'URL de mon [application de réservation de réunions].

Je me réjouis de notre conversation. N'hésitez pas à me faire part de vos questions. 

Merci, 

[Nom du gestionnaire}

—----------------------------------------------------------------------

❓ FAQ sur les réunions en tête-à-tête

Quel est l'objectif d'une réunion individuelle avec les employés ?

Les entretiens individuels aident les managers à mieux comprendre leurs employés, à leur donner un retour d'information sur leurs performances et à discuter des problèmes susceptibles d'affecter leur travail. Ces sessions renforcent la relation employé-manager et augmentent l'engagement des employés.  

De quoi devriez-vous discuter lors du premier entretien individuel avec votre employé ?

Au cours de ce premier entretien, demandez au salarié ce qu'il attend de sa carrière et de sa fonction actuelle. Cela vous aidera à comprendre ce que les salariés apprécient le plus dans leur travail et ce qu'ils espèrent réaliser dans leur carrière. Vous pouvez également discuter de leurs préoccupations éventuelles au cours de cet entretien, ce qui vous aidera à mieux comprendre ce qui les motive ou les décourage de bien faire au travail.

Après ce premier entretien, élaborez un plan d'action comportant des objectifs spécifiques que vous et votre collaborateur direct pourrez atteindre au fil du temps (par exemple, améliorer les compétences en matière de communication).

Comment un manager se prépare-t-il à un entretien individuel ?

Les managers peuvent préparer les entretiens individuels en confirmant leur disponibilité pour les réunions récurrentes et en collaborant à l'élaboration de l'ordre du jour. Ils peuvent également formuler des questions en tête-à-tête en se basant sur le pointage précédent et sur les performances de l'employé depuis la dernière réunion.