Mais il existe un meilleur moyen de simplifier ces tâches - un moyen qui garantit l'efficacité, la qualité et une expérience plus fluide pour les nouveaux employés. L'avantage dont nous parlons est le suivant : des processus d'intégration automatisés, qui offrent cohérence, gain de temps et une meilleure expérience pour accueillir et fidéliser les nouveaux employés, qu'ils travaillent dans un environnement hybride ou à distance.
Pour vous aider à démarrer l'automatisation de l'accueil des nouveaux arrivants, voici quelques conseils et stratégies à garder à l'esprit.
L'automatisation de l'intégration des employés consiste à créer une expérience structurée qui guide vos nouveaux employés à travers chaque étape de votre programme d'intégration - sans aucun effort manuel. Elle nécessite une configuration unique pour des processus tels que la formation des nouveaux employés, l'envoi de rappels, la mise en relation avec des collègues, etc.
Passer d'un onboarding manuel à un onboarding automatisé permet à votre département RH de gagner du temps, mais cela a également un impact positif sur la première impression que les nouveaux talents ont de votre organisation. Avec de tels avantages, beaucoup de recrues considèrent l'automatisation comme une option plus personnalisée et authentique pour obtenir de l'aide sur leurs problèmes.
Aujourd'hui encore, de nombreuses organisations suivent des processus manuels, lourds en documents, pour les flux de travail critiques. Cela ralentit considérablement le temps de productivité du nouvel employé et sa croissance globale. Voici d'autres difficultés rencontrées lors de l'intégration manuelle :
D'un autre côté, les processus d'accueil automatisés sont dotés d'une intelligence qui favorise l'assistance en libre-service. Nous examinerons de plus près chacun de ces avantages et d'autres encore, plus loin dans cet article. Mais voici en bref quelques-uns des principaux avantages :
La première étape de l'accueil des nouveaux employés dans votre organisation consiste à leur offrir la meilleure expérience d'intégration. Pour en maximiser le succès, les organisations introduisent aujourd'hui l'automatisation dans leur processus d'intégration afin d'offrir une expérience satisfaisante et informative. SHRM recommande aux organisations de suivre les quatre C d'un processus d'intégration automatisé :
La numérisation de l'accueil des nouveaux arrivants n'est qu'un début : il faut automatiser les processus pour en récolter les fruits. Voici quelques moyens d'intégrer l'automatisation dans votre onboarding avec Zavvy :
Avec un processus d'intégration automatisé, vous pouvez commencer le processus de documentation avant même le premier jour de travail de votre nouvel employé. Ils pourront ainsi consacrer plus de temps aux présentations, aux entretiens individuels et à l'établissement de liens avec leurs collègues. Consultez notre liste de contrôle pour les travailleurs à distance ou hybrides et notre guide pour l'intégration des spécialistes de la réussite des clients.
Moins ils passeront de temps à remplir toute la paperasse, plus ils pourront se concentrer sur leur travail. Vous pouvez utiliser des outils tels que DocuSign, Box et d'autres logiciels pour créer des dossiers de bienvenue contenant tous les documents - contrats des employés, manuels, politiques, etc. Ils peuvent les consulter à l'avance et dissiper tous les doutes avant de commencer à travailler.
Un processus d'intégration automatisé vous permet de collecter automatiquement toutes les données nécessaires concernant les nouveaux employés. Nous parlons ici de leur feuille de paie, des congés en cours et accumulés, de leur lieu de travail, etc.
La mise à jour automatique de ces informations dans l'un de vos systèmes d'enregistrement, tels que les progiciels de gestion intégrés (ERP) ou les logiciels de comptabilité, élimine les erreurs humaines. Elles vous permettent de générer à la demande des rapports précis sur les données démographiques, les effectifs et l'historique des emplois de vos employés.
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs complète l'efficacité en automatisant les processus financiers, en garantissant un enregistrement et une gestion précis des paiements sortants et en améliorant la transparence globale des flux financiers de votre organisation.
40 % des nouveaux embauchés déclarent qu'il faut trop de temps pour obtenir une réponse des RH. Cela se produit lorsque les équipes RH sont trop occupées à gérer la paperasserie et les tâches administratives redondantes qui sont exécutées lentement et laissent votre équipe vulnérable à des erreurs significatives
L'automatisation de ces processus leur permettra de gagner du temps et de se concentrer sur ce qui compte vraiment : la sensibilisation et le fait d'être une ressource utile pour les nouveaux talents.
L'automatisation permet à vos responsables RH de consacrer plus de temps à des tâches importantes telles que répondre aux questions des nouveaux talents, coordonner davantage de communications sortantes et créer une bibliothèque de questions fréquemment posées.
Aujourd'hui, les employeurs conçoivent des packages de bienvenue sur mesure pour retenir les nouveaux talents. L'automatisation joue un rôle prépondérant dans la création d'une offre parfaite pour l'entreprise. Voici comment : l'utilisation de systèmes automatisés tels que les formulaires web vous permet de recueillir des informations sur les employés, comme la taille des vêtements, les styles préférés, la personnalisation de l'équipement de bureau, et bien d'autres choses encore.
Vous êtes ainsi bien préparé pour le premier jour de votre nouvel employé. Tous les cadeaux et paquets peuvent être livrés sans problème pour faire une première impression durable.
Ce n'est pas pour rien que 72 % des salariés affirment que les entretiens individuels avec leurs supérieurs jouent un rôle important dans le processus d'intégration. Cela les aide à clarifier leur rôle, à nouer des relations fructueuses et à définir leurs attentes.
L'automatisation de l'intégration facilite cette tâche en programmant automatiquement les visites des bureaux, les séances d'orientation et de formation, la prise d'une photo professionnelle et d'autres tâches liées à l'embauche.
Offrir un ensemble d'avantages généreux est devenu essentiel pour attirer et retenir de nouveaux talents. Selon l'enquête 2015 de Glassdoor sur la confiance dans l'emploi, environ 60 % des personnes déclarent que les avantages sociaux sont un facteur important dans leur décision d'accepter ou non une offre d'emploi.
Sachant cela, il est important que vous envoyiez des courriels automatisés aux nouveaux employés dès leur premier jour afin de leur expliquer votre programme d'avantages sociaux. Il s'agit notamment d'expliquer comment bénéficier des réductions accordées par l'entreprise, des avantages liés aux déplacements domicile-travail, des plans de santé et de soins dentaires, des avantages liés à l'adhésion - tout ce qu'offre votre entreprise.
Même si ces programmes peuvent avoir des systèmes de gestion différents, un processus automatisé peut les regrouper sur une même plateforme afin de faciliter l'intégration des employés.
En recevant les commentaires des employés à temps, vous obtiendrez des informations précieuses sur votre programme d'intégration existant. Automatisez ce processus en envoyant des enquêtes aux nouveaux employés à l'issue de leur premier jour, de leur trentième jour ou de leur quatre-vingt-dixième jour dans le cadre de votre programme d'intégration.
Cela vous permet non seulement d'offrir une expérience transparente, mais aussi d'identifier les erreurs rencontrées par vos employés. De nombreuses entreprises utilisent aujourd'hui des logiciels d'IA qui excellent dans la prédiction, l'identification et la résolution des problèmes avant même qu'ils ne surviennent.
L'automatisation n'est pas un concept nouveau, mais avec Zavvy, vous pouvez automatiser l'accueil des employés. Nous avons tous eu notre part d'expérience avec les rappels automatisés et les robots de conversation. Mais pour offrir une expérience d'intégration intuitive, il faut plus que cela. Vous devez communiquer avec vos employés pour savoir ce qui manque, ce qui peut être improvisé ou simplifié pour offrir une expérience d'intégration saine.
Dans le logiciel d'intégration des employés de Zavvy, nos modèles sont conçus pour répondre à vos objectifs d'intégration. Vous pouvez soit créer votre propre modèle en quelques minutes, soit choisir parmi notre gamme de modèles soigneusement sélectionnés. Ils sont faciles à utiliser, personnalisables et vous permettent d'apporter des solutions plus rapides à vos employés, sans pour autant sacrifier l'expérience.
Voici quelques applications courantes des outils d'accueil de Zavvy :
L'intégration préalable commence quelques jours/semaines avant que le nouveau candidat ne prenne ses fonctions.
Une fois que votre employé a accepté l'offre d'emploi, vous pouvez utiliser notre plateforme pour automatiser le processus d'intégration de l'employé pour les actions telles que :
Pour en savoir plus sur notre logiciel de pré-embarquement, cliquez ici.
Des applications de communication comme SlackTeams, Notionetc. ont rendu possible le travail à distance. Automatisez et rationalisez votre processus de communication en connectant les personnes où qu'elles se trouvent.
En connectant des applications telles que Microsoft Teams ou Slack , vous pouvez facilement :
D'autre part, il y a le contenu que vous possédez peut-être déjà. Il s'agit de vidéos d'entreprise, de documents et de bien d'autres choses encore.
L'automatisation signifie également l'intégration de contenus provenant de différentes sources en un lieu central.
Et oui, vous pouvez également intégrer vos GIF, images et emojis amusants.
Soulagez l'anxiété de votre nouvel employé au cours des premières semaines en passant du temps avec lui autour d'un déjeuner ou d'une tasse de café. Cela peut se faire en personne ou virtuellement via Microsoft Teams/Zoom.
Mettez automatiquement vos collègues en relation pour des réunions occasionnelles ou des rencontres à pied afin de renforcer les relations professionnelles et de faire une pause devant l'écran. Les sessions donnent lieu à des conversations intéressantes qui peuvent améliorer l'esprit d'équipe, la productivité et la santé mentale.
Utilisez nos modèles pour automatiser ce processus pour l'ensemble de votre équipe. Voici comment procéder :
Pour plus d'informations sur ces programmes, consultez nos programmes de connexion.
Les quiz sont un excellent moyen de rendre l'apprentissage facile et amusant.
Les enquêtes constituent une stratégie efficace pour améliorer votre programme d'intégration. Elles vous permettent de comprendre comment vos employés perçoivent et agissent au cours des processus d'intégration. Les enquêtes vous permettent également d'obtenir d'autres informations sur les employés afin de préparer un cadeau d'entreprise personnalisé.
Un programme de jumelage est exactement ce qu'il semble être : un employé existant est chargé d'accueillir et d'orienter les nouveaux employés au sein de votre organisation.
Les copains aident les nouveaux employés à se familiariser avec toutes les informations essentielles tout en partageant des connaissances non structurées sur des sujets tels que la culture du lieu de travail, les politiques de l'entreprise, les avantages et les bénéfices, et bien plus encore.
Avec Zavvy, vous pouvez faire des programmes d'accueil des copains un élément central de votre processus d'accueil.
Lorsque l'on pense à l'automatisation, on se demande naturellement si elle nous isole des autres humains. Contrairement à la croyance populaire, l'automatisation ne nous isole pas des interactions humaines. En fait, elle multiplie les occasions de se connecter et de nouer des relations.
Contrairement à la croyance populaire, l'automatisation crée en fait plus d'opportunités pour les personnes de se connecter et de construire des relations. Lorsque vous automatisez votre processus d'intégration, la plupart des questions et des tâches simples sont traitées automatiquement, qu'il s'agisse d'un travail hybride ou d'un travail à distance.
L'automatisation libère votre équipe des tâches administratives redondantes et vous permet de consacrer votre temps précieux à de véritables conversations plutôt qu'à des présentations répétitives ou à des invitations manuelles. Elle vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus : les personnes.
En tant que responsable des ressources humaines d'une organisation en pleine croissance, les activités récurrentes d'intégration, telles que la documentation, l'envoi de rappels et la réponse aux questions les plus courantes, commencent à ressembler à un ensemble de responsabilités accrues. Dans la course au gain de temps, des incohérences commencent à apparaître et l'expérience des nouveaux employés s'en ressent.
Lorsque vous automatisez l'accueil des nouveaux employés avec Zavvy, ils sont plus productifs dès leurs premières semaines de travail. Ils passeront moins de temps à remplir de la paperasse et plus de temps à rencontrer leurs collègues autour d'un café, à visiter les bureaux ou entre deux réunions.
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