La beauté de l'automatisation des RH réside dans le fait qu'elle vous permet d'automatiser des tâches essentielles mais fortement manuelles : le genre de travail monotone, répétitif et sujet aux erreurs.
Des documents précieux peuvent disparaître, des formulaires peuvent être laissés incomplets et des produits livrables sont laissés inachevés. Mais ce n'est plus qu'une histoire ancienne si vous passez à un processus RH automatisé.
L'automatisation de vos processus RH permet :
Inutile de nous croire sur parole, nous avons des chiffres à l'appui. Des études indiquent que l'automatisation peut réduire les coûts administratifs de 30 % pour les professionnels des ressources humaines et de 49 % pour les employeurs.
Mais comment votre équipe peut-elle appliquer l'automatisation des RH pour bénéficier de ces avantages ?
L'automatisation des RH désigne le processus d'amélioration et de rationalisation des tâches de gestion des ressources humaines par l'utilisation de la technologie, de logiciels et de systèmes numériques. Elle vise à réduire les tâches manuelles et répétitives, à améliorer la précision et à permettre aux professionnels des ressources humaines de se concentrer sur des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
Ces tâches sont sensibles au temps et critiques, mais sujettes à des erreurs. Quelques exemples : la gestion des salaires, l'automatisation des formations, l'inscription aux avantages sociaux, l'accueil des nouveaux arrivants, la gestion des présences.
L'automatisation des RH profite à votre organisation pour une raison simple : libérer le temps de votre personnel RH afin qu'il puisse se concentrer sur des questions plus complexes telles que l'élaboration de stratégies et la prise de décisions, l'amélioration de l'expérience des candidats et des employés.
Selon les données de Zapier , les professionnels des RH gagnent huit heures par semaine grâce à l'automatisation. Ils peuvent utiliser ces heures supplémentaires chaque semaine pour se concentrer sur votre plus grand atout : votre personnel.
Les équipes RH doivent passer moins de temps à effectuer des tâches redondantes ou répétitives (par exemple : créer des événements dans le calendrier, intégrer des systèmes, envoyer des messages aux employés).
Le temps gagné sur ces tâches peut être réorienté vers des activités plus génératrices de valeur. Par exemple, le professionnel des ressources humaines peut résoudre plus rapidement les doutes des employés, ce qui se traduit par une livraison plus rapide.
La majorité des tâches liées aux ressources humaines reposent sur des documents. Elles peuvent être très inefficaces et prendre beaucoup de temps lorsqu'elles sont effectuées manuellement en raison d'erreurs, de problèmes de classement ou d'un "blocage" de la paperasserie.
En revanche, lorsque vous automatisez ces tâches, vous constatez une augmentation instantanée de la productivité et de l'efficacité. Plus besoin de chercher des dossiers physiques ou de trouver manuellement des numéros spécifiques. Une fois les données saisies dans le programme d'automatisation, la gestion des documents devient un jeu d'enfant.
Le département des ressources humaines peut au contraire se concentrer sur le développement de la culture et la communication avec les personnes, ce qui facilitera le développement de l'ensemble de l'organisation.
Les flux de travail nécessitent souvent l'intervention ou l'action d'autres membres de l'équipe ou d'autres services. Les retards de communication ou les problèmes de transfert peuvent entraîner des pertes de temps inutiles ou des frustrations sur le lieu de travail.
Heureusement, l'automatisation des RH permet aux employés d'acheminer plus facilement les éléments vers la bonne personne pour obtenir un retour d'information, une approbation ou une mise à jour de l'état d'avancement, quel que soit le service. Chaque membre de l'équipe bénéficie également d'une meilleure visibilité, ce qui signifie plus que de voir l'état des demandes et des éléments de travail.
L'automatisation des RH réduit la dépendance à l'égard du travail manuel qui ouvre la voie à l'erreur humaine.
Les possibilités d'erreurs sur le lieu de travail sont réduites, et les données de tous les départements, plateformes et applications sont unifiées pour fournir des enregistrements plus cohérents, éliminant ainsi la saisie répétée de données.
L'automatisation des processus RH peut vous permettre d'économiser de l'argent en remplaçant le traitement des documents papier.
Comme vous n'avez plus besoin d'imprimer autant de documents qu'auparavant, ni de les classer, vous réduisez vos besoins en papeterie et en espace de stockage. Tous vos documents peuvent être enregistrés et consultés d'un simple clic (heureusement !).
Votre organisation doit respecter les meilleures pratiques en matière de saisie et de gestion des données afin de se conformer aux réglementations en vigueur. Le problème est que les réglementations relatives à la sécurité des données et au site compliance deviennent de plus en plus strictes et souvent compliquées.
Même les erreurs les plus mineures peuvent entraîner des pénalités considérables et ternir la réputation de votre organisation, entraînant la perte d'opportunités commerciales.
Les meilleures pratiques en matière d'automatisation des RH garantissent que toutes les données sensibles relatives aux candidats et aux employés sont stockées en toute sécurité, et vont plus loin en veillant à ce que tous les candidats bénéficient de l'égalité des chances et d'un traitement équitable sur le lieu de travail.
Absolument pas. L'automatisation des opérations RH a pour but d'aider les professionnels des RH à travailler plus intelligemment et à obtenir de meilleurs résultats.
Comment ? L'automatisation vous offre davantage d'opportunités de vous connecter et de construire des relations significatives avec les autres. Le mécanisme de pilotage automatique libère du temps pour les tâches RH, ce qui vous permet de vous concentrer sur des conversations réelles avec vos collaborateurs au lieu de vous enliser dans des tâches administratives redondantes. Lorsque vous automatisez des processus RH manuels, les tâches simples et les requêtes sont traitées automatiquement avec peu ou pas d'intervention humaine.
En d'autres termes, l'automatisation des RH favorise et facilite la composante "humaine".
Prenons l'exemple de votre processus d'intégration. Si votre organisation recrute souvent de nouveaux talents, les responsables des ressources humaines n'auront pas à répéter le même processus et les mêmes procédures pour former les nouveaux employés à la culture de l'entreprise. Mettez en place un parcours d'intégration automatique une fois, et réutilisez-le pour le prochain programme d'intégration.
Les responsables des ressources humaines auront ainsi plus de temps pour accueillir les nouvelles recrues et apprendre à les connaître personnellement. De cette manière, vous pouvez réduire la rotation du personnel et améliorer l'engagement des employés à long terme. C'est la solution gagnant-gagnant par excellence.
Maintenant que nous avons établi les avantages de l'automatisation des RH, examinons les processus RH que vous devriez automatiser.
Votre département RH jongle déjà avec plusieurs tâches et responsabilités. En outre, l'envoi manuel de rappels et de notifications pour s'assurer que chaque tâche est accomplie peut être chronophage et ... frustrant.
Le logiciel RH peut envoyer des alertes automatiques par courrier électronique à l'équipe RH et aux employés concernés, pour leur rappeler les échéances à venir, les évaluations des performances, les nouveaux arrivants et d'autres événements. Ainsi, l'équipe dans son ensemble risque moins d'oublier des dates et des tâches importantes, et les responsables des ressources humaines n'auront plus à courir après les employés pour qu'ils accomplissent les tâches prévues.
L'automatisation, dans ce cas, facilite la communication, fait gagner du temps et aide compliance en garantissant que les actions vitales sont prises au moment opportun.
La gestion manuelle des salaires est un processus lent qui prend souvent des heures (voire des jours) et qui présente un risque accru d'erreurs. L'utilisation de systèmes de paie tels que QuickBooks ou ADP, en revanche, automatisera votre paie, ce qui se traduira par.. :
Le recrutement et l'intégration des nouveaux employés sont deux des tâches les plus importantes des responsables des ressources humaines. Elles impliquent un grand nombre de tâches administratives et de responsabilités importantes.
Lorsque l'onboarding et le recrutement sont manuels et basés sur le papier, vous avez affaire à de nombreux documents. La perte de documents est l'un des nombreux problèmes qui peuvent survenir, car les dossiers sont souvent transmis entre différentes personnes, ce qui prolonge les processus d'embauche.
L'automatisation des RH peut améliorer l'expérience des administrateurs, car les dossiers sont conservés dans un système informatique, ce qui permet une visibilité entre les services, minimise les erreurs humaines et évite la perte de documents.
Elle permet également de réduire considérablement les délais d'embauche en accélérant la sélection des candidats et la vérification des antécédents si elle est associée à l'analyse des données ou si elle fait appel à des services de conseil en matière d'analyse des données.
C'est un avantage considérable, car 57 % des demandeurs d'emploi se désintéressent d'un poste si le processus d'embauche est long.
L'époque où la gestion des performances était un événement annuel qui permettait de déterminer si les employés étaient bons dans leur travail est révolue.
Aujourd'hui, il s'agit d'un processus dynamique qui évalue régulièrement les performances des employés en les alignant sur les objectifs à court et à long terme de votre organisation.
Bien que la fréquence augmente, l'effort nécessaire pour évaluer les performances des employés diminue si vous utilisez un système d'automatisation des ressources humaines. Vous pouvez utiliser les outils d'automatisation pour identifier, mesurer et fournir des suggestions afin d'améliorer les performances des employés sans que vous ayez à vous impliquer activement.
L'automatisation garantit également l'exactitude des données relatives à chaque employé, ce qui permet une évaluation équitable de chacun d'entre eux.
Parmi les autres avantages de l'automatisation des performances des employés, citons le retour d'information en temps réel pour un développement efficace des employés, la découverte des lacunes en matière de formation et de développement, et des informations exploitables sur les activités contre-productives.
Les ressources humaines traitent également beaucoup de données. Malheureusement, la plupart de ces données ne sont pas utilisées en raison du volume important qu'il est pratiquement impossible de trier manuellement.
C'est là que l'analyse des RH entre en jeu.
L'analyse des RH consiste à enregistrer et à analyser les données RH afin d'améliorer les performances du personnel et l'impact des paramètres RH essentiels sur les performances globales de votre organisation. Voici comment cela fonctionne :
Le suivi des présences et des heures de travail des employés est une nécessité pour toutes les organisations. Cependant, l'enregistrement manuel du temps et la notation des présences sont des moyens inefficaces de gérer les présences.
Les outils modernes de suivi des présences permettent aux RH de contrôler, de suivre et d'enregistrer automatiquement les heures de travail et les détails des présences des employés. Ce système peut rendre l'ensemble du processus facile et sans tracas. Après l'utilisation de ce système, les données seront compilées et prêtes pour la paie.
L'automatisation des RH permet d'éliminer la paperasserie et de rendre l'activité RH plus efficace et sans erreur. Disposer du bon outil d'automatisation des RH peut donc aider à automatiser ces tâches et faire une grande différence.
Comme nous l'avons vu, l'objectif de l'automatisation des processus RH est de faciliter la vie des gestionnaires et des professionnels des ressources humaines et d'obtenir de meilleurs résultats, et non de les remplacer. Après tout, la touche humaine est la spécialité des RH.
Mais où se situe la limite ?
On ne peut jamais vraiment remplacer l'élément humain lorsqu'il s'agit du développement et de la direction de votre personnel. Les RH jouent un rôle essentiel en répondant à des questions complexes sur les avantages sociaux, en menant des conversations constructives, en donnant un retour d'information et en répondant aux plaintes et aux doutes des employés.
Les interactions individuelles efficaces avec les employés sont ce qui distingue un lieu de travail. La technologie n'est qu'un outil de plus dans la boîte à outils des RH - un outil qu'ils devraient utiliser pour libérer leur temps et se concentrer sur des tâches qui nécessitent des conversations humaines ou qui sont améliorées par celles-ci.
Nous examinerons ici des exemples concrets et des études de cas pour vous aider à comprendre comment les entreprises adoptent l'automatisation des processus RH et franchissent des étapes importantes.
FuelCell Energy ne devait faire qu'une simple opération de paie lorsque le responsable de la paie de l'entreprise s'est rendu compte que chaque employé allait recevoir le salaire de quelqu'un d'autre.
Sandi Mauro, directrice des ressources humaines de FuelCell Energy, et sa petite équipe avaient compilé des feuilles de calcul Excel avec les chiffres actualisés de l'indemnisation des accidents du travail pour les 600 employés. Malheureusement, l'une des feuilles de calcul avait été mal triée, ce qui a eu pour conséquence que des vétérans ont été payés comme de nouveaux employés, des travailleurs de base comme des cadres supérieurs - c'était le chaos le plus total.
Bien que M. Mauro soit parvenu à éviter la crise en interrompant le versement des salaires un jour avant leur traitement, l'incident a confirmé la nécessité de mieux contrôler les processus de planification des rémunérations.
Il y avait aussi des problèmes auparavant. La paie manuelle est souvent source d'erreurs et il n'y avait aucune transparence sur la manière dont les salaires étaient calculés pour les employés.
C'est alors que FuelCell Energy a décidé d'investir dans un logiciel d'automatisation SR. 90 jours plus tard, les résultats étaient clairs : le logiciel :
Le bureau du shérif du comté d'Osceola était confronté à une pénurie nationale de policiers. Le service savait donc qu'il avait besoin d'une alternative efficace à son processus de recrutement sur papier, qui entraînait souvent la perte de formulaires, plusieurs piles de paperasse et un ralentissement de la communication entre les services et les candidatures.
C'est alors que le personnel a mis en œuvre l'automatisation des RH dans le cadre d'une évaluation en ligne préalable à l'embauche.
Dès la première année de mise en œuvre, le bureau du shérif du comté d'Osceola a intensifié ses efforts de recrutement, passant de 446 candidatures en 2012 à 1 305 candidatures en 2013. Plus important encore, le service a trouvé des candidats de meilleure qualité et a pourvu les postes vacants plus rapidement.
Dans l'ensemble, l'automatisation du recrutement a permis au bureau du shérif d'effectuer des vérifications d'antécédents sans papier et d'envoyer des courriels automatisés aux candidats pour les informer de l'état d'avancement de leur candidature. L'économie de 2 000 dollars sur les fournitures de bureau est une autre cerise sur le gâteau.
Alasco avait des projets ambitieux en ligne avec sa mission d'aider les propriétaires immobiliers à maximiser le retour sur investissement : l'entreprise prévoyait d'augmenter ses effectifs de près de 60 % tout en s'adaptant à un modèle de travail hybride.
Au départ, l'intégration n'était pas un problème majeur. Les supérieurs présentaient personnellement les sujets essentiels aux nouveaux embauchés et leur envoyaient des instructions détaillées par courrier électronique pour qu'ils se sentent à l'aise pendant les premières semaines.
Les choses ont changé lorsque Alasco a dû se mettre à distance. Il est devenu plus difficile pour cette entreprise en pleine croissance d'offrir virtuellement aux nouveaux employés la même expérience d'intégration de haute qualité. C'est quelque chose qu'elle voulait continuer à faire.
Alasco utilise le logiciel d'accueil de Zavvypour automatiser (et accélérer) l'accueil, ce qui permet à l'entreprise de réduire de moitié la charge de travail manuel et de créer des processus internes structurés afin d'offrir une expérience riche et diversifiée au-delà des courriels traditionnels.
Les nouveaux employés apprécient également cette expérience nouvelle et améliorée. Ils ont attribué une note impressionnante de 4,7 étoiles sur 5 à leur expérience d'embauche sur Zavvy .
Dans cette section, nous avons compilé une liste restreinte d'outils d'automatisation des RH pour vous aider à commencer à automatiser les tâches administratives quotidiennes des RH.
Vous voulez porter l'expérience des employés à un autre niveau ? Utilisez Zavvy pour élaborer des parcours cohérents pour les employés et jeter les bases de relations durables dès le départ.
Zavvy s'occupe de tout : l'intégration, la formation et le développement des employés, le cycle de rétroaction et d'évaluation des performances et les programmes de connexion pour cultiver une culture de travail harmonieuse et engageante.
De plus, vous pouvez également utiliser le générateur de flux de travail de Slack avec Zavvy pour créer votre propre flux de travail automatisé et améliorer l'efficacité de l'accueil des nouveaux arrivants.
Vous n'avez pas le temps de créer un parcours à partir de zéro ?
Ne vous inquiétez pas. Zavvy propose des modèles préétablis que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins, ainsi qu'un puissant assistant IA prêt à prendre en charge les tâches les plus fastidieuses, comme la création de cadres de carrière.
De plus, notre équipe d'assistance vous aidera à chaque étape jusqu'à ce que vous soyez en mesure de gérer les choses par vous-même.
Jetons un coup d'œil sur les dernières tendances en matière d'automatisation des RH afin de vous aider à créer une stratégie d'automatisation actualisée pour votre organisation.
De nombreuses grandes entreprises telles que Twitter, Shopify, Facebook et Slack ont adopté et favorisé le travail à domicile. Cette évolution est logique si l'on considère que 65 % des travailleurs préfèrent continuer à travailler à domicile après le COVID.
En gardant cela à l'esprit, les départements RH doivent s'adapter à cette réalité et créer des flux de travail et des stratégies qui soutiennent une culture de travail entièrement à distance ou hybride.
Le recrutement peut être un processus répétitif et chronophage, ce qui en fait le domaine idéal pour l'automatisation. Pourtant, les entreprises n'automatisent actuellement que 6 % de l'ensemble des tâches de recrutement.
Nous pouvons nous attendre à ce que davantage de tâches liées au recrutement soient automatisées au cours des prochaines années, en particulier grâce aux progrès récents de l'IA et des outils RH.
Par exemple, le processus de recrutement peut être rationalisé en utilisant des outils d'automatisation de LinkedIn tels que Linked Helper, et ce n'est qu'un exemple parmi tant d'autres.
À l'ère numérique, les ressources humaines deviennent de plus en plus exigeantes et complexes. Pour ne pas se laisser distancer, les entreprises appliqueront l'automatisation de l'IA dans de nombreux domaines, notamment l'accueil, la formation et le recrutement.
Cela permettra aux RH d'anticiper les demandes et les problèmes, d'offrir une approche plus personnalisée, de minimiser les tâches répétitives, de se concentrer davantage sur les tâches nécessitant une touche humaine et d'assurer une disponibilité 24/7 grâce à des chatbots alimentés par l'IA.
L'idée principale derrière la formation des employés est d'augmenter la productivité du personnel. Avec la mise à distance des effectifs, il n'est que temps que la formation des employés suive le mouvement et devienne accessible en ligne.
Il faut s'attendre à ce que les entreprises se tournent vers des plateformes d'apprentissage en ligne automatisées et des ateliers pour offrir à leurs employés des possibilités d'apprentissage leur permettant de développer et d'améliorer leurs compétences.
Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont mis en place des logiciels de gestion des salaires afin d'automatiser divers processus, de l'envoi des factures à l'envoi des paiements directement sur les comptes bancaires des employés.
Le temps ainsi économisé peut être mieux utilisé pour mener des entretiens individuels constructifs et conduire les employés sur la voie de la réussite. Éviter les erreurs humaines lors du traitement des paiements, qui sont coûteuses en termes d'argent et de temps, est un autre avantage important.
Les entreprises sont de plus en plus poussées à offrir des expériences exceptionnelles à leurs employés, dans le sillage de la Grande Démission et des démissions discrètes. Grâce à l'automatisation des RH, vous pouvez créer des flux de travail unifiés pour améliorer les parcours des candidats et des employés et donner la priorité au plus grand atout de votre entreprise : son personnel.
Zavvy n'est pas seulement un outil d'automatisation des RH. C'est votre partenaire pour créer d'excellentes expériences pour les employés.
Avec Zavvy, vous automatiserez vos processus, améliorerez vos pratiques RH et donnerez à votre équipe les moyens de se concentrer sur ce qui compte vraiment : vos collaborateurs:
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