Desafíos de la Automatización de RRHH: 9 bloqueos en las transformaciones digitales que debes conocer

¿Está pensando en implantar la automatización de RR.HH. en su empresa? No está solo.

En una encuesta realizada por la consultora McKinsey en empresas seleccionadas, el 56% de los encuestados indicaron que habían adoptado tecnologías de IA en al menos una función. Entre los encuestados que adoptaron la automatización en recursos humanos, el 40% informó de un ahorro de costes superior al 20%. 

La SHRM también encuestó a sus miembros y descubrió que aproximadamente una cuarta parte de los encuestados había utilizado la automatización inteligente para apoyar las tareas relacionadas con los RRHH. 

Aunque la transformación digital puede aportar muchos beneficios, es esencial ser consciente de los retos potenciales que pueden surgir. Desde cuestiones de privacidad de datos hasta consideraciones de costes, estos nueve retos de las tecnologías de automatización de RRHH son obstáculos a los que querrás estar atento.  

🤖 ¿Qué es la automatización de los RRHH?

La automatización de los recursos humanos comprende herramientas que automatizan las tareas manuales repetitivas de la gestión de personal, como la incorporación, la formación y la retroalimentación y el desarrollo.

Algunos de los objetivos principales de los esfuerzos de automatización y de las herramientas de automatización de RR.HH. son:

• Libérese de la carga de realizar tareas laborales repetitivas y mundanas.
• Elimine los errores humanos manuales, sobre todo en tareas sensibles cubiertas por la legislación laboral, como las nóminas y la declaración de impuestos.
• Permita que los empleados accedan a los servicios de RR.HH. 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Promover colaboraciones fluidas y significativas.
• Permitir a People Ops realizar tareas más estratégicas en lugar de centrarse exclusivamente en tareas administrativas. 
• Permita la mejora de procesos complejos con una densa serie de actividades y múltiples partes interesadas.

Fundamentalmente, la automatización de RR.HH. no pretende preprogramar la interacción humana, sino liberar a las personas para que puedan dedicarse a relaciones profesionales más significativas.

😟 ¿Cuáles son los 9 principales retos de la automatización de RRHH?

En el caso de los departamentos de RRHH, las principales dificultades residen en equilibrar los avances tecnológicos con las necesidades de los empleados.

Con tantas tecnologías y herramientas que compiten entre sí y que cumplen diferentes funciones, es comprensible que los departamentos de RR.HH. puedan sentirse abrumados por todas las posibilidades.

Según una encuesta de McKinsey sobre transformación digital, las empresas en las que las personas que desempeñan funciones clave colaboraron para garantizar el éxito de las transformaciones digitales experimentaron una tasa de éxito 1,8 veces superior a las que no lo hicieron. Además, aquellas cuya alta dirección no fomentó un sentido de urgencia en la implementación de la transformación digital solo tuvieron una tasa de éxito del 12%.

Financiación de iniciativas de IA

Por desgracia, muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) no disponen de recursos suficientes para dedicar a las soluciones de IA. Para aquellas que asignan presupuestos a la automatización, es posible que los equipos directivos no le asignen tanta importancia como al desarrollo de productos y las campañas de marketing. 

Las inversiones en IA suelen ser costosas al principio, ya que es posible que haya que revisar algunas tecnologías heredadas.

La buena noticia es que cada vez hay más soluciones basadas en suscripciones que las pymes pueden explorar. 

Muchas herramientas ofrecen pruebas gratuitas para que puedas probar algunas de sus funcionalidades antes de comprometerte por completo con una solución de software más cara.

Integración de soluciones de IA en las infraestructuras internas existentes

En este reto es donde un experto en automatización interna puede ayudar mejor. Es esencial comprender el ecosistema digital actual de la empresa y cómo las nuevas herramientas pueden integrarse en él. 

Además, las empresas deben estar preparadas para desprenderse de sus sistemas heredados si es necesario. 

De hecho, las infraestructuras tecnológicas antiguas son las más propensas a sufrir ciberataques porque emplean soluciones de ciberseguridad obsoletas.

Algunas de las preguntas que las empresas de RRHH deben plantear a sus proveedores de automatización son:

• ¿Cómo será el proceso de integración? 
• ¿Qué seguridad tendrán nuestros archivos durante la transición?
• ¿Qué otros tipos de tecnologías admite esta plataforma?

Falta de escalabilidad

Algunas de las señales de que un sistema de RRHH no va a evolucionar y apoyar la expansión de la empresa son:

• Sigue siendo principalmente manual, lo que incluye dejar que los empleados gestionen su propio seguimiento del tiempo y la gestión de las ausencias.
• No hay margen para la flexibilidad, por ejemplo para dar cabida a distintos tipos de trabajadores, como autónomos y contratistas.
• Los sistemas no se sincronizan y sus tareas se solapan. Por ejemplo, puedes utilizar una herramienta para la formación y el desarrollo de habilidades y otra para la retroalimentación. Pero no puedes sincronizar el feedback sobre la eficacia de la formación con la herramienta de desarrollo y formación. 
• No existe una auditoría coherente de los procesos para determinar si pueden racionalizarse/automatizarse.
• No existen planes de transferencia de conocimientos ni de resistencia en caso de rotación de personal.

Estas cuestiones son la razón por la que los departamentos de RRHH necesitan tener una estrategia de automatización clara antes de poner en marcha cualquier iniciativa.

Soporte informático caro y complejo 

Con la creciente popularidad del software como servicio (SaaS) basado en suscripciones, las empresas tienen más libertad para experimentar con diferentes plataformas. Este desarrollo es también una buena forma de que los equipos de RR.HH. evalúen a los posibles proveedores. Algunas de las preguntas que las empresas pueden utilizar para evaluar a los proveedores de soluciones son:

• ¿Cuáles son sus servicios de atención al cliente? ¿Cómo podemos ponernos en contacto con ustedes en caso de urgencia?
• ¿Con qué frecuencia forma a sus clientes si salen nuevas actualizaciones, y son gratuitas?
• ¿Cuáles son sus planes de ciberseguridad?

Algunos proveedores tienen cargos ocultos o no son francos sobre cuánto pueden costar las funciones adicionales, incluidas las mejoras y la resolución de problemas.

Gestión de proveedores

Los sistemas de RRHH pueden estar compuestos por distintos proveedores, en función de las necesidades de la empresa. 

Aparte de los proveedores de tecnología, las empresas también tienen que lidiar con los proveedores de operaciones, como los proveedores de oficinas y equipos. En este ámbito es donde la automatización puede aportar más beneficios, ya que muchas tareas pueden programarse, incluidas las comprobaciones de inventario y de la cadena de suministro.

El principal reto aquí es seleccionar una herramienta versátil que se adapte a los distintos tipos de proveedores. De lo contrario, puede llevar mucho tiempo supervisar a cada proveedor y asegurarse de que cumple sistemáticamente las expectativas.

Seguridad y privacidad

Según la encuesta McKinsey 2022, El estado de la IA, la mayoría de las empresas identifican la ciberseguridad como su principal obstáculo para la automatización, ya que los ciberataques han seguido aumentando desde 2019. 

Para los sistemas de recursos humanos, las filtraciones de datos son desastrosas, ya que estos archivos contienen información sensible sobre los empleados, como direcciones y evaluaciones de rendimiento. 

Aparte de los ciberataques, los departamentos de RR.HH. deben encontrar un equilibrio entre la prestación de servicios a los empleados y el respeto a su intimidad, sobre todo en lo que respecta a la atención sanitaria.

La ciberseguridad debe ser uno de los principales argumentos de venta de cualquier sistema de automatización, incluidos el cifrado de extremo a extremo y la autenticación multifactor. Además, los empleados necesitan formación constante para navegar de forma segura y responsable por los sistemas digitales.

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Compliance preocupaciones

Nada inspira más temor en los departamentos de RRHH que los contratiempos de compliance , ya se trate de errores en la declaración de la renta o de impagos. Para complicar aún más las cosas, cada país tiene una normativa laboral diferente. 

Por ejemplo, cada Estado puede imponer sus leyes en EE.UU., y estas políticas pueden cambiar rápidamente. 

Muchos equipos de RRHH disponen de centros de recursos dispersos para la información relacionada con la normativa. Y lo que es peor, estos portales no suelen estar tan actualizados como deberían. 

Múltiples herramientas de recogida de datos y elaboración de informes

Dado que los distintos tipos de tecnología se desarrollan a ritmos diferentes, es comprensible que los sistemas de RR.HH. necesiten cuadros de mando separados para necesidades específicas. Sin embargo, es importante evaluar periódicamente las herramientas existentes o buscar en el mercado sistemas que puedan gestionar múltiples tareas complejas. A menudo, muchas soluciones de software hacen esencialmente lo mismo. 

Otra desventaja de disponer de sistemas separados es que no existe una metodología de elaboración de informes normalizada. Este problema dificulta a las empresas la recopilación eficaz de datos y la elaboración de informes precisos. Los equipos de RRHH deben determinar qué solución les funciona mejor y construir sus sistemas en torno a ella.

Por ejemplo, puede utilizar una herramienta para el proceso de incorporación de los empleados y otra para las encuestas a los empleados. Pero no puede vincular los resultados de su encuesta de incorporación con los informes de incorporación generados a través de la herramienta de incorporación. 

Gestión complicada del ciclo de vida de los empleados

Sólo durante la fase de incorporación, los empleados pueden ahogarse en papeleo redundante que requiere demasiado tiempo y esfuerzo. Esta práctica no solo frustra a los recién incorporados, sino que se suma al trabajo manual realizado por el personal. 

En su lugar, los equipos de RR.HH. deben centrarse en una herramienta integral de planificación de recursos empresariales (ERP) que pueda agilizar todos los procesos en un panel de control. Si no tienen experiencia con este tipo de herramientas, pueden recurrir a la ayuda profesional de una empresa de consultoría ERP de confianza para ponerlas en marcha.

Las herramientas de gestión de la experiencia de los empleados no tienen por qué ser complicadas. Sólo tienen que ser fáciles de usar, accesibles y fáciles de manejar y mantener.

😱 3 Razones clave por las que no tener automatizados los procesos de RRHH puede ser un problema

Aunque existen varios obstáculos en cualquier proyecto de transformación digital, merece la pena dedicar tiempo a explorar posibles soluciones de automatización. 

Por ejemplo, según la SHRM, el 69% de las empresas que utilizaron la automatización para la contratación afirmaron que sus plazos de entrega para cubrir puestos habían mejorado.

Aparte del ahorro de costes a largo plazo, los siguientes problemas pueden agravarse si no se automatizan los procesos de RRHH:

• Propenso a cometer errores. Algunos lapsus son perdonables, otros no tanto. En el ejercicio 2021, el Departamento de Trabajo de EE.UU. descubrió que la media de salarios atrasados (sueldos que no se pagaron) equivalía a tres semanas de trabajo. Este incidente es la razón por la que la gestión de nóminas debería ser una de las primeras funciones en automatizarse.
• Pérdida de eficiencia. Al menos el 45% de las actividades laborales repetitivas pueden ser gestionadas por un software de automatización, reduciendo la carga de trabajo de RRHH. Algunas empresas pierden meses de trabajo en tareas tediosas que un algoritmo de automatización de procesos robóticos (RPA) podría haber gestionado en cuestión de minutos. Además, los empleados se sienten agotados al tener que ampliar sus turnos para completar procesos manuales.

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• Mala experiencia de candidatura. El proceso de contratación es la mejor campaña publicitaria de una empresa. Los candidatos pueden tener una impresión duradera de una empresa en función de cómo gestione el proceso de solicitud. La mayoría de los solicitantes de empleo dejan de contratar o hacen malas críticas si consideran que el proceso es demasiado complicado o carece de transparencia.

🤔 ¿Es la automatización la respuesta? Sólo cuando se hace bien

La respuesta es sí y no. 

Todo depende de lo dispuesta que esté una empresa a preparar su negocio para el futuro. 

Emprender proyectos de automatización requiere una cuidadosa planificación e inversión. Estos esfuerzos comienzan cuando los líderes empresariales identifican cómo quieren que evolucionen sus empresas. 

Las disrupciones están aquí para quedarse, pero la supervivencia de una empresa depende en gran medida de su capacidad para aceptar el cambio. 

Antes de embarcarse en un proyecto de automatización de RR.HH., tendrá que determinar qué necesita su empresa y centrarse en una solución cada vez (metodología ágil). Y no te olvides del liderazgo y la implicación de los empleados.

La automatización sólo funciona cuando su empresa ha aceptado y se ha preparado para un camino lleno de baches. 

Con Zavvy, no obtiene únicamente una herramienta de software, sino un socio que le guiará a lo largo de su viaje y le ayudará a afrontar sus retos específicos. 

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