ROI de la incorporación de empleados: Los beneficios de la inversión en nuevas contrataciones

Un proceso de incorporación eficaz va más allá de ofrecer a sus empleados un montón de ventajas y enseñarles su elegante organización. Podrías tomarte todas esas molestias y aun así los empleados no se sentirían entusiasmados con su nuevo trabajo.

Si el proceso de incorporación parece una rutina y no tiene objetivos claros, no conseguirá integrar adecuadamente a los empleados en la cultura y las operaciones de la organización. Como resultado, el 25% de ellos se marchará antes de que acabe el año.

Un buen proceso de incorporación garantiza que los empleados 

• permanecer más tiempo
• reach their full competencies
• y genere ingresos más rápidamente para su organización.

Este artículo aborda sus puntos principales y cómo se traducen en un mayor retorno de la inversión (ROI). 

💲 The ROI of an effective onboarding program

Factors that influence ROI are: 

• grado de automatización
• cultura de empresa
• productividad
• y otros. 

En una sección posterior hablaremos de ellos como sólidos pilares del ROI de la incorporación de empleados. 

Pero primero, ¿qué es el ROI de la incorporación de empleados?

La incorporación es el proceso de integrar a los nuevos empleados en una organización. Implica presentarles a compañeros y clientes, formarles, enseñarles las instalaciones y otras actividades.

El objetivo de la incorporación es ayudar a los empleados a entender su nuevo puesto y prepararlos para desempeñar bien su trabajo.

El ROI de la incorporación es el dinero que se recupera cuando los empleados empiezan a obtener beneficios y a producir resultados innovadores para la organización. 

En pocas palabras, el ROI de la incorporación de empleados se refiere al dinero ganado por invertir en procesos de incorporación. 

He aquí cuatro indicadores clave que puede utilizar para obtener una estimación del ROI de su incorporación:

• Tamaño de la empresa
• Nuevas contrataciones al año
• Tasas de rotación
• Coste de las sustituciones por rotación

❗ Why effective onboarding strategies matter

Las estrategias de incorporación eficaces evitan que sus empleados salgan corriendo durante los primeros meses. Esto puede evitar costosas tasas de rotación para las organizaciones. 

Cuando un empleado renuncia, sustituirlo por alguien nuevo cuesta el 20% de su salario. Con una estrategia de incorporación deficiente, es más probable que experimentes tasas de rotación más elevadas. Esto hará que sea imposible obtener un retorno de la inversión.

Una estrategia de incorporación eficaz se caracteriza por una experiencia envolvente. No se trata simplemente de que los directivos digan a los contratados "esto es lo que debes hacer. Llámame si necesitas algo", y luego abandonarlos. Más tarde, el empleado empieza a enviarles spam con peticiones de ayuda o asistencia.

En su lugar, existe una cultura de colaboración en la que todos trabajan juntos para crear una experiencia significativa. Los nuevos empleados entienden claramente sus funciones y cómo se alinean con la visión y la misión de la organización. Se definen las expectativas y se establecen las normas que rigen los comportamientos. 

Cuanto antes lo consiga, antes será productivo el empleado. Ese proyecto de diseño de interfaz de usuario que normalmente lleva un mes estará listo en tres semanas.

📈 How does onboarding impact your bottom line?

Su cuenta de resultados significa simplemente sus ingresos netos.

Es el dinero que queda cuando se deducen todos los gastos o costes de los ingresos totales, por ejemplo, los impuestos y los gastos de préstamos. Deberías ver las cifras en la parte inferior de tu cuenta de resultados.

Sin un proceso de incorporación de calidad, los empleados no conocerán bien la organización. No dispondrán de los recursos intelectuales y físicos necesarios para mejorar su rendimiento. Esto se traduce en trabajadores improductivos y desmotivados.

• Estos trabajadores ralentizarán los procesos empresariales y a sus compañeros de equipo.
• Sólo trabajarán por dinero y no estarán dispuestos a ir más allá de sus responsabilidades primarias.
• Esto, a su vez, te costará más dinero del que ganas.

🎯 Onboarding focus points that increase ROI

La tecnología está cambiando rápidamente el funcionamiento de las organizaciones. Hay más presión que nunca para que los empleados aprendan a adaptarse. Contar con un proceso de incorporación digitalizado evitará que eso ocurra. 

Si ha estado arrastrando estrategias de formación de hace nueve o diez años, ahora es el momento de darle un toque nuevo. Aquí tienes cinco componentes esenciales para crear tu nueva estrategia de incorporación:

Including preboarding activities

Si no preparas a tus empleados, los estás preparando para fracasar.

Antes del proceso de incorporación, involucre a los empleados con actividades que les den ventaja. Ahorrará tiempo y reducirá el estrés del primer día.  

He aquí algunas ideas de actividades previas al embarque:

• Visite orientación para nuevos empleados. Dales una vuelta por la organización. Muéstrales el organigrama y explícales los distintos puestos. Entrégales manuales o guías, tarjetas de identificación y otros materiales necesarios.
• Programa check-ins. Puedes hacerlo a través de aplicaciones de videollamada como Zoom y Google Duo. Anímales a hacer preguntas y comparte con ellos información importante.
• Cumplimentar el papeleo virtualmente. Pueden utilizar software de firma electrónica como DocuSign, SignEasy y PandaDoc para cumplimentar los formularios I-9 y otros documentos en línea. 

Providing a positive new hire experience

El proceso de incorporación es la primera impresión que se causa a los nuevos empleados, por lo que es importante dar lo mejor de uno mismo. Los empleados que experimentan un proceso de incorporación eficaz se comprometen 18 veces más con su organización. Si el proceso es deficiente, perderá talento en favor de la competencia.

En Estados Unidos, el coste medio de sustituir a los empleados que renuncian es de 15.000 dólares por cabeza, lo que supone el 33% del salario.

Adelle Archer, cofundadora y consejera delegada de Eterneva, afirma que para crear el proceso de incorporación de empleados de ensueño..:

"Observar los puntos fuertes personales de cada persona contratada, comprender sus intereses y utilizar sus objetivos como métrica brindará la oportunidad de adaptar el proceso de incorporación al nuevo miembro del equipo, en lugar de tratar de imponerle objetivos empresariales que le empujen fuera de su zona de confort.

Al hacer que el empleado, y no la empresa, sea el centro del proceso de incorporación, conseguirá que se integre en la empresa, al tiempo que aprovecha su talento para mejorar las posibilidades de éxito."

A consistent process

Algunas organizaciones cometen el error de no documentar sus procesos. Para las grandes organizaciones con oficinas dispersas geográficamente, esto supone un gran problema, ya que no habrá uniformidad. El proceso de incorporación de un empleado hoy será diferente para otro mañana.  

Cada nuevo empleado debe empezar con la misma información básica que sus compañeros para una colaboración fluida y eficaz. 

Create a checklist. A checklist acts as a reminder of the activities you need to complete in their right order and stops you from going off-course.

Use automation. Record videos and design courses that will contain every information new hires need to know. Then upload them to your onboarding solution or Learning Management System (LMS) so employees can access them anytime. 

La mayoría de las soluciones LMS están ahora basadas en la nube o en la web, por lo que pueden almacenar su información de forma segura y evitar la pérdida de datos.

Storyblok ahorra más de 15 horas a la semana gracias a una experiencia de incorporación automatizada:

➡️ Estudio de caso: Cómo Storyblok pasó de 33 a 140 empleados en 1 año

Spend more time onboarding

Lo ideal es que la incorporación de los empleados dure un mínimo de tres meses. La duración restante del programa debe adaptarse a las necesidades de la organización.

Las organizaciones con muchas partes móviles (múltiples ubicaciones, escaparates o territorios de ventas) pueden tener dificultades para reservar tiempo para una incorporación adecuada. Los empleados se verán entonces presionados para terminar su formación y el proceso termina rápidamente.

Christa Reed, responsable de investigación del mercado laboral en JobSearcher, ofrece el siguiente consejo para dedicar tiempo a la incorporación:

"Recuerde que los primeros días de incorporación son cruciales para los nuevos empleados. Asegúrate de prestarles toda tu atención y haz que se sientan bienvenidos.

Una forma de hacerlo es emparejando al recién contratado con un compañero que pueda mostrarle los alrededores, presentarle a los miembros clave del equipo y ayudarle a asentarse en su nuevo puesto. También debes proporcionar al recién contratado un calendario detallado de su primera semana, que incluya cuándo y dónde tiene que estar, para que no haya sorpresas".

Include social integration

Emparejar a los empleados con un compañero de trabajo durante sus primeros 30-60-90 días afectará significativamente a su rendimiento. El programa de compañeros de Microsoft es prueba de ello, ya que los directivos se toman muy en serio las interacciones personales con los recién contratados.

A todos se les asigna un compañero de trabajo al que pueden acudir en busca de ayuda informal. Esto les ayuda a crear un sistema de apoyo y a aumentar la productividad. El 56% de los empleados que se reunieron con su compañero una sola vez en los primeros 60 días fueron más productivos. El 97% de los que se reunieron más de ocho veces dijeron lo mismo.

Christen Steele, consultora de contratación de RRHH, afirma que:

"The goal of creating a positive experience is to build connections with colleagues and company culture. This means that successful onboarding happens when new hires can establish effective working relationships early on."

"Más allá de las comidas y las charlas de café mencionadas anteriormente, éstas también pueden incluir medios sociales o canales de comunicación como Slack, donde los empleados pueden conectarse tanto personal como profesionalmente. Aquí en Yello, tenemos Slack canales dedicados a mascotas, bebés, deportes y otros intereses compartidos donde podemos compartir y tener un espacio para hacer preguntas, recibir ayuda y simplemente conectar."

🏛️ The five key pillars of onboarding ROI

Nuestra investigación reveló estos cinco sólidos pilares que construyen el ROI de la incorporación de empleados:

1. Automate tasks, emails, and reminders

Los procesos manuales presentan cuellos de botella y altos riesgos de error humano. Por ejemplo, usted envía accidentalmente su lista de comprobación personal a los nuevos contratados en lugar de la lista de comprobación de los documentos importantes que deben traer.

Entonces su empleado se presenta en la oficina con los documentos equivocados en la mano, provocando retrasos el primer día. Pero, ¿y si pudieran hacer todo esto por Internet? 

Sustituir los métodos tradicionales por herramientas automatizadas elimina esas ineficiencias y agiliza el proceso de incorporación. Herramientas como Zavvy te habrían ayudado a programar automáticamente el correo electrónico correcto para su entrega días antes. 

2. Increase productivity

Las organizaciones con procesos de incorporación eficaces obtienen un 54% más de beneficios que las que carecen de ellos. La relación tiempo-productividad también es mayor. El 77% de sus empleados alcanza su primer hito antes del periodo previsto de ocho meses.

3. Decrease turnover

El 77% de los empleados renuncian porque sienten que están solos en el progreso de sus carreras. Este es uno de los problemas que resuelve una incorporación eficaz. Demuestra el compromiso con el crecimiento del personal y hace que los empleados se sientan respaldados.

Los empleados empiezan a sentirse parte de la organización y se apasionan por alcanzar sus metas y objetivos. Estos empleados permanecerán más tiempo en la organización. 

4. Enhance culture

La cultura empresarial de Netflix se caracteriza por la comunicación libre y abierta, la ausencia de normas y la transparencia. Los empleados adquieren conocimientos ajenos a su especialidad, pero en general todos se comprometen a hacer lo mejor para la empresa porque también les afecta a ellos.

Una lección que puedes aprender de esto es construir una cultura que comunique tus valores. Fomente el intercambio de ideas recompensando las contribuciones innovadoras. Ofrezca una retroalimentación eficaz para ayudar a los empleados a saber qué están haciendo mal o bien.

Lo más importante es mostrar esta cultura durante el proceso de incorporación y mantenerla a largo plazo. No debe ser un acontecimiento aislado que termine cuando los nuevos empleados se hayan familiarizado con todo.

5. Support compliance

Todas las actividades de incorporación deben seguir el debido proceso. Por eso es esencial que te mantengas al día sobre las leyes que rigen el empleo en tu región. 

Por ejemplo, la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) establece que todos los empresarios estadounidenses deben cumplimentar un formulario I-9 para cualquier persona que contraten. Este formulario prueba que su nuevo empleado está autorizado a trabajar en EE.UU. y que no está gestionando un caso de inmigración. No hacerlo acarrea sanciones y multas de 234 a 2.332 dólares.

➡️ How to maximize your onboarding ROI with Zavvy

Aprovechar la automatización, mejorar la cultura de su empresa y automatizar las actividades son parte de lo que conforma el proceso de incorporación soñado. Una vez ejecutado correctamente, puede transformar rápidamente a los nuevos empleados en minas de oro. Puede utilizar una calculadora del ROI de la incorporación de empleados para medir la eficacia de su estrategia y determinar su ROI. 

Our new hire onboarding solution is equipped with templates and tools for building a scalable employee onboarding program. It provides a central platform where employees can start journeys, complete tasks, and connect with teammates for a hassle-free experience.  

Nuestros expertos están a su disposición para ayudarle a obtener más información. Conéctate con ellos para ver cómo funciona.